Sample

Departement Sample bertugas untuk membuat Sample yang ditujukan untuk unit produksi
atau buyer sebagai referensi.
Departemen sample terdiri dari beberapa tim yaitu:
1. Industrial Engineering sample 2. Pattern Maker 3. Cutting Sample 4. Sewing
Sample 5. QC Sample 6. Operator
Ada beberapa sample yang dihasilkan berdasarkan tahapan awal sampai akhir order,
yaitu:
Development Sample/Proto Sample
Development sample/proto sample merupakan sample pertama yang dibuat setelah
menerima technical package dari buyer/ppmc.
Technical package terdiri dari detail spesifikasi fabric dan detail ukuran , bill
of materials (bom/ daftar aksesoris), construction detail & sketch.
Pada tahap ini material yang digunakan bisa menggunakan stock yang ada selama
jenisnya masih dalam ketentuan yang diberikan oleh buyer.
Tech-pack diterima oleh IE sample dan diteruskan ke Pattern maker. IE bertugas
membuat SMV (Standard Minute Value) atau estimasi beban kerja.
Pettern maker akan membuat pola. Pola tersebut akan diserahkan ke Gerber Garement
Technology (GGT).
GGT (di USG Ungaran) akan membuat minimarker dan menghitung yardage yield
(Y&Y)/kebutuhan kain.
Dalam menghitung kebutuhan kain terdapat ratio, yaitu perbandingan jumlah garment
untuk masing-masing ukuran (misal: M= 1000 pcs; L=1000 pcs; XL=500 pcs). Pada tahap
pembuatan sample, ratio yang digunakan berdasarkan estimasi standar.
Selanjutnya akan dilakukan proses cutting, sewing, finishing sample.Quality Control
(QC) dilakukan dalam ketiga proses tersebut.
Counter Sample
Setelah proto sample dikirim, buyer akan melakukan review dan memberikan comment.
Hasil review tersebut akan menghasilkan update technical package. Counter Sample
dibuat berdasarkan update technical package dan dalam tahap ini material yang
digunakan sebagian sudah sesuai dengan technical package.
Salesman Sample
Sample ini akan digunakan buyer untuk mendapatkan respon pasar.
Fit Sample
Salesman sample akan direview ulang oleh technical dari pihak buyer. Fit sample
digunakan untuk fitting oleh buyer menggunakan dummy atau live model. Fit sample
harus terkirim maksimal 1 hari sebelum fitting.
Pre-production Sample
Pada tahap ini, spesifikasi teknis harus sesuai dengan permintaan buyer. Sample ini
selain dikirim ke buyer juga akan dikirim ke lab untuk dilakukan garment test.
Pilot Sample
Pilot sample dikerjakan sesuai dengan PPS sample. Pilot sample dibuat sebagai bahan
pembahasan dalam pre production meeting dan sebagai acuan untuk bulk production.

Top sample
Top sample adalah sample yang dikerjakan oleh departemen produksi namun tidak semua
buyer meminta dibuatkan top sample.

Store

Store merupakan salah satu bagian yang terintegrasi dari PT Ungaran Sari Garments.
Store berfungsi sebagai tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian material ke
produksi serta administrasi dalam rangka membantu melancarkan proses produksi.
Store di dalam satu unit tidak hanya berfungsi untuk melayani satu unit saja
terapis juga melayani unit lain dari PT Ungaran Sari Garments.
Semuanya unit PT Ungaran Sari Garments merupakan kawasan berikat (bonded zone)
sehingga bebas dari Bea Cukai untuk impor dan ekspor material.
Warehouse PA 4 selain menyimpan finished goods juga berfungsi untuk menyimpan
material penunjang seperti Karton, Hanger, butterfly, dsb untuk PA 1,2 dan 3.
Store Fabric di PA 5 fungsi utamanya adalah menyimpan kain. Secara umum, PA 5
menyimpan 2 jenis kain yaitu kain biasa dan kain interlining/kain keras. Selain
kain, PA 5 juga menyimpan aksesoris.
Dalam proses penerimaan barang ada beberapa tahapan yang dilakukan antara lain:
1. Security check termasuk kelengkapan Dokumen dan memotret Driver
2. Foto kondisi kontainer, hal ini dilakukan agar tidak terjadi klaim apabila
terjadi kerusakan pada kontainer selama proses unloading material
3.Bongkar muatan/unload bersamaan dengan pengukuran quantity.
4. Inspeksi untuk pemeriksaan quality barang seperti jenis, warna dsb
5. Membuat inspection report termasuk jumlah material reject (apabila ditemukan) ke
PPMC. Inspeksi fabric dilakukan dengan alat khusus sedangkan inspeksi aksesoris
dilakukan secara manual dengan cars mengambil sample random sebanyak 10%.
6. Menyimpan material di Store dan mengelompokannya berdasarkan jenis material dan
buyer.

Untuk permintaan material dari gudang ke departemen lain menggunakan dokumen MR

(material requisition)

PPMC
Secara umum tugas dan tanggung jawab PPMC antara lain:
- Follow up mulai dari development stage hingga confirmed order
- Menjembatani komunikasi antara factory, buyer dan marketing
- Membuat rencana pemakaian material
- Memonitor Time & Action antara plan dan aktual
- Memonitor pemakaian material
- Membuat rencana produksi
- Memonitor proses produksi
- Mendiskusikan issue-issue yang terjadi mulai dari proses sample - produksi dengan
pihak terkait dan jika perlu dengan buyer
- Membuat rencana shipment
- Melakukan analisa terhadap material sisa dan melakukan langkah efisiensi yang
diperlukan ke depannya

Secara umum, tahapan yang dilalui dari awal hingga akhir produksi antara lain:

Development Stage
Development stage berjalan bersamaan dengan costing dan pengerjaan sample. Tugas
PPMC adalah menyerahkan tech pack ke departemen sample dan melakukan komunikasi
soal issue yang terkait dengan pengerjaan sample.
Bekerja Sama dengan pattern maker dan GGT untuk menghasilkan Yardage Yield (Y&Y),
bekerja sama dengan IE untuk menghasilkan SMV dan menghubungi Subcon untuk estimasi
harga dan waktu pengerjaan material di Subcon.

Order Confirmation

Setelah Y&Y, SMV & Subcon Price dihasilkan, selanjutnya akan dicompile dan
diteruskan ke bagian marketing.
Marketing akan mereview ulang costing dari PPMC, menambahkan profit margin dan
menghasilkan cost yang akan diberikan kepada buyer.
Terdapat setidaknya empat kemungkinan di tahap ini, antara lain:
1. Respon pasar oke, costing oke maka buyer akan confirm order
2. Respon pasar oke, costing tidak maka buyer akan move ke produsen lain
3. Respon pasar oke, costing tidak maka buyer akan drop
4. Respon pasar no, costing oke maka buyer akan drop juga.

Pre-Production

Tahap Pre-Production dilakukan bersamaan dengan pengerjaan Pre-Production sample,

Pilot Sample dan DO release ke supplier dan juga Subcon.
Selanjutnya apabila fabric sudah in house maka akan dilakukan Fabric Inspection
Report (FIR) dan juga Fabric analysis Report (FAR).
PPS dan Fabric juga akan dikirim ke buyer untuk direview dan akan dikirim ke lab
untuk dilakukan garment test.
Apabila semua sudah approved, maka PPMC akan menyusun agenda Pre-Production
Meeting.
PP meeting akan menghasilkan Bulk pattern dan Bulk minimarker.

Produksi
Pada tahap ini PPMC akan memonitor dan mendiskusikan issue yang muncul dalam proses
produksi di dalam pabrik mulai dari cutting,sewing, hingga finishing dan proses di
Subcon seperti printing dan washing. Selanjutnya PPMC akan mengerjakan Final
Inspection dan rencana Shipment.

Post-production

Pada tahap ini PPMC akan memonitor proses shipment hingga claim shipment.
Mendiskusikan issue-issue yang terjadi mulai dari proses sample - produksi dengan
pihak terkait dan jika perlu dengan buyer. Melakukan analisa terhadap material sisa
dan melakukan langkah efisiensi yang diperlukan ke depannya.

PPMC sendiri terdiri atas 3 tim utama yaitu:

1. PPMC Fabric
Bertugas untuk menghitung kebutuhan fabric bekerja sama dengan GGT

Submit ke marketing, kemudian marketing akan meneruskan ke buyer

PO release dari buyer, pada tahap ini ratio ukuran sudah keluar

Cek Y&Y dan Ratio

Marketing finalized booking

Order fabric, monitor supplier selama produce fabric

Kirim ke buyer kirim ke lab (Fabric Test Report)

Pre Production Yardage (PPY)

2. PPMC Sample
Bertugas membuat fit sample bekerja sama
dengan departemen sample, review spesifikasi detail, review workmanship (kualitas
kerapihan pekerjaan)

PPY in house & Fit sample OK

Pre Production Sample (kirim ke buyer)

Garment Test (kirim ke lab)

Subcon Approval (kirim ke buyer)

Release DO

3. PPMC Trim/Accessories
Bertugas membuat trim chart yang berisi trim apa saja yang dibutuhkan

Purchase Order
Cek kebutuhan trim

Develop material

Cek ke IE apakah ada tambahan mengenai thread, piping dsb

Order Material, Follow Up

Trim in house

Cek quality & quantity

Follow up issue

Sewing

Secara umum sewing dibagi menjadi tiga bagian yaitu:

Preparation
Bertugas untuk menyiapkan part-part dari garment untuk selanjutnya digabungkan
menjadi garmen utuh di bagian assembling.
Part-part garment untuk man's shirt secara umum terdiri dari Front, Back, Sleeve,
Collar, Cuff dan Pocket

Assembling
Untuk men's shirt, secara umum assembling terdiri dari beberapa bagian yaitu:
1. Join shoulder
2. Upper Collar
3. Close Collar
4. Join sleeve
5. Top Armhole
6. Join Front & Back
7. Join Cuff
8. Button gaming
9. Button hole, neck, sleeve, cuff, extras

Trimming
Setelah semua part digabungkan dan menjadi garmen utuh maka selanjutnya dilakukan
trimming untuk membersihkan thread sisa jahitan.

Proses sewing dilakukan menggunakan bundle & urgent bundle sebagai acuan

Industrial Engineering

IE line planner bertugas membuat line plan yaitu buku panduan yang berisi jadwal
produksi lengkap,styling, rencana shipment, quantity dll

IE Sewing, IE Cutting, IE Finishing melakukan fungsi monitoring dan analisis untuk

ketiga proses produksi tersebut. Beberapa hal yang dilakukan adalah mencatat waktu
yang dibutuhkan operator untuk menyelesaikan suatu pekerjaan menggunakan stopwatch,
melihat laporan kerja harian yang berisi target dan jumlah pekerjaan yang berhasil
diselesaikan

IE sample room bertugas untuk membuat SMV

standard minute value diperoleh dari basic time + allowance

basic time diperoleh dari cycle time x faktor efisiensi

cycle time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
sedangkan faktor efisiensi yang biasa digunakan adalah 0.8
allowance yang digunakan terdiri dari:
personal allowance seperti ibadah, makan, minum, buang air dll
fatigue allowance merupakan faktor kebugaran dari operator
technical allowance merupakan allowance karena faktor teknis dari mesin

Secara umum IE bertugas untuk membantu dalam meningkatkan tiga kualitas utama dari
PT Ungaran Sari Garments yaitu Product quality, On time delivery dan good price