P

PRRO
OSSE
EDDU
URRP
PEEN
NGGA
ADDA
AAAN
NBBA
ARRA
ANNG
G//JJA
ASSA
A
A. TUJUAN

Penetapan prosedur pengadaan barang/ jasa ini bertujuan untuk memberikan arahan kepada petugas
rumah sakit tentang alur dokumen transaksi yang terkait dengan:
1. Pengadaan barang/ jasa yang pembiayaannya tidak dibebankan pada APBN/ D;
2. Pengadaan barang/ jasa yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya dibebankan pada
APBN/ D;
3. Pengadaan barang/ jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari pinjaman/ hibah luar
negeri (PHLN) yang sesuai atau tidak bertentangan dengan pedoman dan ketentuan
pengadaan barang/ jasa dari pemberi pinjaman/ hibah bersangkutan;
4. Pengadaan barang/ jasa untuk investasi yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya
dibebankan pada APBN/ D.

Pengadaan barang/ jasa di atas mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, termasuk aturan perubahan dan
pelaksanaannya. Prosedur yang diuraikan dalam bab ini tidak dibahas secara detil karena rinciannya
tetap harus mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya.

B. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur pengadaan barang/ jasa ini mencakup

1. Persiapan pengadaan barang/ jasa
2. Proses pengadaan barang/ jasa yang memerlukan penyedia barang/jasa
3. Pelaksanaan pengadaan barang/ jasa dengan swakelola
4. Pencatatan & pelunasan utang

C. UNIT TERKAIT
Sub Bag Rumah Tangga

Sub Bag Perbendahraan

Pengguna barang / jasa

Sekretaris Pengadaan

Sub Bag Anggaran &

penerimaan barang
Sub Bag Akuntansi

Tim Pemeriksaan /
Mobilisasi Dana
/ Inst Farmasi

Jenis prosedur
Panitia P3U
& Verifikasi

Bendahara

1. Persiapan pengadaan barang/jasa √ √ √ √

2. Proses pengadaan barang/jasa yang
memerlukan penyedia barang dan jasa √
3. Pelaksanaan kontrak pengadaan jasa
pemborong/jasa konsultan √ √
4. Pelaksanaan kontrak pengadaan
√ √
barang
5. Pencatatan & Pelunasan Utang Usaha √ √ √ √
D. BAGAN ALUR

1. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa

2. Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi – Seleksi Umum/Terbatas/Langsung
3. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Lainnya – Pelelangan Umum/Terbatas
4. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Lainnya – Pemilihan/Penunjukkan Langsung
5. Pelaksanaan Kontrak untuk Jasa Pemborong
6. Pelaksanaan Kontrak – Pengadaan Jasa Lainnya dan Barang
7. Pencatatan & Pelunasan Utang
 Bagan Alur : Persiapan Pengadaan Barang/Jasa (1)

Sub Bagian Rumah Tangga/ Farmasi/ SIM RS Pengguna Barang/ Jasa

Mulai
2 4
1 DPA
RBA

Masing-masing
bagian membuat Siapkan daftar
daftar permintaan kebutuhan barang/
barang untuk Diskusikan dengan jasa (DKBJ) sesuai
dimasukkan dalam pihak terkait & dengan RBA dan T
RBA sesuaikan dengan Verbal
APBD/N

Minta otorisasi
tidak verbal di
DKBJ bagian….
Daftar Permintaan
Barang
RBA sudah sesuai
dgn RenStra & Verbal
APBN/D

ya
1

Kumpulkan DPB dari Siapkan Dokumen

seluruh bagian RS di Pelaksanaan
Bagian Perencanaan dan Program
diskusikan bersama Anggaran dan minta
bagian Perencanaan, pengesahan Biro
sesuaikan dengan Keuangan Pemda
1
Anggaran

Tidak

4 DKBJ
3
DPB 2
1 Verbal
Wajar? DPA

Ya
DPA 1 dikirim ke Biro Diskusikan dengan
Keuangan PemDa; DPA pihak terkait &
2 diarsipkan; DPA 3 sesuaikan dengan
Penyusunan RBA dikirim ke Kepala Bidang APBD/N
di RS

P.Penga
daan
1/2
Bagan Alur : Persiapan Pengadaan Barang/Jasa (2)

Panitia Pengadaan

P.
Pengadaan
1/2
DKBJ
Siapkan
Verbal Perencanaan
Swakelola?
Pengadaan
Barang Jasa

Ya
T

tidak

Siapkan
Tentukan Paket Kerangka
Pengadaan Acuan Kerja
(KAK)

Dok. Paket
Pengadaan KAK

Susunan
Jadwal Susun Jadwal
Pelaksanaan Pelaksanaan
Pengadaan Swakelola

Jadwal Jadwal

Siapkan
Rincian Biaya Susun
Untuk Proses Rencana
Pengadaan Biaya
Pekerjaan/
Rincian Biaya
Kegiatan

Tetapkan sistem
pengadaan
yang
dilaksanakan Rencana Biaya
oleh penyedia
barang/ jasa

Susun Dokumen
Dok. Sistem
Pengadaan DPBJ
Pengadaan
Barang/ Jasa
(DPBJ) Selesai
Bagan Alur : Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultasi (1)- Seleksi Umum/ Terbatas/ Langsung

Panitia Pengadaan

Mulai

Lakukan Evaluasi
Administrasi dan
Buat Evaluasi Teknis
Dokumen
Prakualifikasi
Lap. Hasil
Evaluasi
Pengumuman

Tetapkan
Peringkat Teknis
Terima Dokumen
Prakualifikasi dan
Lakukan Penilaian Daftar
Prakualifikasi Peringkat Teknis
Dok.
Prakualifikasi
Buat
Peserta
Pengumuman
Peringkat
Lakukan Teknis
Penetapan Hasil
Prakualifikasi Pengumuman
Dok. Hasil
Prakualifikasi
Terima
Sanggahan
Buat
Penyedia
Pengumuman
Jasa
Hasil
Prakualifikasi Surat Sanggahan

Pengumuman

Buka Penawaran
Harga & Buat
Berita Acara (BA)
Undang Konsultan
yang Masuk Daftar BA
Prakualifikasi dan Beri
Penjelasan (aanwijzing)
Lakukan
Pengumuman Klarifikasi &
Negoisasi; Buat
Laporannya

Laporan

Terima Dokumen
Dokumen Penawaran Selesai
Penawaran
Bagan Alur : Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultasi (2)- Penunjukan Langsung

Panitia Pengadaan

Mulai

Undangan
Kirim Undangan

Terima dan Evaluasi Dokumen

Dokumen Prakualifikasi
Prakualifikasi

Dokumen
Beri Penjelasan
aanwizjing
(aanwizjing)

Terima Dokumen
Penawaran; Lakukan
Dokumen
Pembukaan Dokumen
Penawaran
Penawaran dan
Evaluasi Penawaran
sesuai dengan KAK

Klarifikasi dan
Negoisasi Teknis
Laporan BA
dan Biaya; Buat
Berita Acara &
Laporan

Tetapkan
Surat Penetapan
Penyedia Jasa
Konsultasi

Selesai
Bagan Alur: Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa lainnya (1)- Pelelangan Umum/ Terbatas

Panitia Pengadaan

Buat Berita Acara

Mulai
Hasil Pelelangan
(BAHP)

BAHP
Buat
Pengumuman
Pengumuman
secara Luas
Tetapkan
Pemenang Lelang;
Buat
Pengumuman
Pemenang Lelang
Terima Pendaftaran Dok.
& Lakukan Penilaian Pendaftaran
Kualifikasi Pengumuman
Pemenang

Terima
Susun Daftar Sanggahan
Peserta Lelang & Daftar Peserta Peserta Lelang
Kirim Undangan
Aanwijzing
Surat Sanggahan

Beri Penjelasan
Lelang
(Aanwijzing);
Terbitkan Surat
Buat Berita Acara
Penunjukkan
Penjelasan (BAP)
Penyedia Barang/
BAP Jasa (SPPBJ)

SPPBJ
Terima Dokumen
Penawaran &
Lakukan Evaluasi
Tanda-tangani
Dokumen kontrak
Penawaran

Lakukan 1
Verifikasi Calon Kontrak
Lap. Verifikasi
Pemenang &
Pemenang
Cadangan

Selesai
Bagan Alur: Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa Lainnya (2)- Pemilihan/ Penunjukan Langsung

Panitia Pengadaan

Mulai

Buat Permintaan
Lakukan Pemilihan
Ya Penawaran &
Prakualifikasi Langsung?
Negoisasi Harga

Permintaan
Penawaran

Buat
Pengumuman Tidak
Prakualifikasi

Tetapkan
Pengumuman Penunjukkan
Langsung

Buat Undangan Surat Penetapan

dan Permintaan Pemenang
Penawaran

Terima
Sanggahan
Dokumen Surat Sanggahan
Penawaran

Terbitkan Surat
Penunjukkan
Penyedia Barang/
Jasa (SPPBJ)
SPPBJ
Lakukan Evaluasi
& Tetapkan
Pemenang
Tanda-tangani
Kontrak

2
1
Kontak

Selesai
Bagan Alur: Pelaksanaan Kontak- Jasa Pemborong

Panitia Pengadaan

Mulai

Lakukan
Perlu
Evaluasi Usulan
Perpanjangan Ya
Perpanjangan
Terbitkan Waktu?
Waktu
Surat Perintah
Mulai Kerja

SPMK Tidak
Membuat
Addendum
Kontrak

Selenggarakan
Serah terima hasil
Rapat
pekerjaan dan
Persiapan
buat Berita Acara
Pelaksanaan
(BA) serah terima
Kontrak
hasil pekerjaan

2
Notulen Rapat 1
Addendum
Kontrak
Untuk
Dokumentasikan Penyedia
Kegiatan Jasa
Pelaksaan Proyek

Dokumentasi 2
Proyek 1
BA
Untuk
Penyedia T
Jasa
Terima
Laporan Hasil
Pekerjaan

Laporan Selesai
Pekerjaan
Bagan Alur: Pelaksanaan Kontak- Pengadaan Jasa Lainnya dan Barang

Pengguna Jasa Pengguna Barang

Mulai Mulai

Buat Persiapan 2
Pelaksanaan kontrak Terbitkan Surat
1 2
bersama penyedia Pesanan atau
Dok. Persiapan Purchase Order
jasa 1
(PO) PO

Lakukan
Pemeriksaan
BA
Personil dan Jadwal
Peralatan; Terima Informasi
Pengiriman
Buat Berita Acara Pengiriman

Selesai
Terima barang dan
periksa kesesuaian
BA
dengan spesifikasi yg
diminta,
Buat Berita Acara (BA)

Uji coba
barang dan
buat Berita
Acara (BA)

BA

Selesai
Bagan Alur: Pencatatan dan Pelunasan Utang Usaha (1)

Sekretaris Pengadaan Sub Bag Verifikasi Internal

1 BA

Mulai Tagihan

Menyiapkan Berita
Acara (BA) dan Verifikasi
Tagihan Vendor Tagihan
serta Dokumen
Pendukung Lainnya

1 BA

Tagihan
1 BA

Tagihan
1
2

Ur Akuntansi
1 BA

Ur. Tagihan
Akuntansi
1
2/1

Siapkan Pembayaran
untuk tagihan yang akan
1 BA
FC Check jatuh tempo

Tagihan

Otorisasi
Pembayaran oleh
KaSub Bag
Keuangan; Direktur
Entry Tagihan Entry Pembayaran

BA
BA

FC Check Tagihan
Tagihan

2
Bend.
SIM RS T
Pengeluaran
Selesai 1/2
Bagan Alur: Pencatatan dan Pelunasan Utang Usaha (2)

Bendahara Pengeluaran

Bend.
Pengeluaran
1/2

BA

Tagihan

Siapkan Check
dan FC Check,
minta otorisasi
Direktur

FC Check

Check

Catat
Pengeluaran Kas
di Buku Kas
Keluar

BA

Tagihan

FC Check

Ur.
Akuntansi
2/1

E. PROSEDUR

1. Prosedur Pembelian / Pengadaan Barang

Pada saat Persiapan Pengadaan Barang / Jasa

 Sub Bag Rumah Tangga & Perlengkapan / Inst Farmasi
1. Siapkan Daftar Permintaan Barang (DPB)
2. DPB didistribusikan ke bagian dan ruangan
3. Mengumpulkan DPB dari bagian / ruangan
4. Mengoreksi DPB bersama Bagian Anggaran
5. Jika belum siap, DPB dikoreksi sampai bernilai wajar
6. Jika DPB sudah wajar, menyiapkan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) tahunan dan
entry ke database
7. Mendiskusikan RBA dengan pihak terkait dan menyesuaikan dengan APBN/D
8. Jika RBA sudah sesuai dengan rencana strategi APBN/APBD kemudian menyiapkan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) rangkap 4 dan meminta pengesahan Biro
Keuangan Pemerintah Kabupaten
9. Mengirim DPA lembar 1 ke Pemerintah Kabupaten, lembar 2 diarsip, lembar 3
diserahkan ke Direktur Bidang RS dan lembar 4 diserahkan ke Pengguna Barang dan
Jasa

Pengguna barang dan Jasa

1. Menerima DPA lembar ke 4 dari Bagian Perencanaan & Catatan Medis
2. Menyiapkan daftar kebutuhan barang / jasa (DKBJ) & Verbal sesuai dengan DPA
3. Minta otorisasi Kabag Umum
4. Menyerahkan DKBJ & Verbal ke Sub Bag Anggaran & Mobilisasi Dana
5. Mengarsip DPA lembar 4

Sub Bag Perencanaan Program dan Anggaran

1. Menerima DKBJ & Verbal dari pengguna barang/jasa
2. Verifikasi nilai anggaran apakah melebihi anggaran
3. Minta otorisasi Kabag Keuangan & Direktur rumah sakit
4. Serahkan DKBJ & Verbal ke panitia pengadaan

Panitia P3U (Panitia Pengadaan / Pekerjaan Unit)

1) Menerima DKBJ & Verbal dari Sub Bag Anggaran
2) Menyiapkan perencanaan pengadaan barang / jasa (PPBJ)
(i) Jika Swakelola,
(a) Menyiapkan kerangka acuan verja (KAK)
(b) Menyusun jadwal pelaksanaan swakelola
(c) Menyusun rencana biaya pekerjaan / kegiatan
(ii) Jika tidak swakelola :
(a) Tentukan paket pengadaan
(b) Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan
(c) Menyiapkan rincian biaya untuk proses pengadaan
(d) Menetapkan sistem pengadaan yang dilaksanakan oeh penyedia barang / jasa
(e) Menyusun Dokumen Pengadaan Barang / jasa (DPBJ)

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsutansi – Seleksi Umum/Terbatas/Langsung

Panitia P3U
1. Membuat pengumuman prakualifikasi.
2. Menerima dokumen prakualifikasi dan lakukan penilaian kualifikasi
3. Lakukan penetapan hasil prakualifikasi
 4. Membuat pengumuman hasil prakualifikasi
5. Membuat undangan konsultan yang masuk daftar prakualifikasi dan beri penjelasan
(aanwijzing)
6. Menerima dokumen penawaran
7. Melakukan evaluasi administrasi dan evaluasi teknis
8. Menetapkan peringkat teknis
9. Membuat pengumuman peringkat teknis
10. Menerima sanggahan penyedia jasa
11. Membuka penawaran harga dan buat Berita Acara (BA)
12. Melakukan klarifikasi & negosiasi dan buat laporannya

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi – Penunjukan Langsung

Panitia P3U
1. Mengirimkan undangan
2. Menerima dan evaluasi dokumen prakualifikasi
3. Memberi penjelasan (aanwijzing)
4. Menerima dokumen penawaran
5. Melakukan evaluasi dokumen penawaran dan evaluasi penawaran sesuai dengan
Kerangka Acuan Kerja (KAK)
6. Melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya.
7. Membuat berita acara
8. Menetapkan penyedia jasa konsultansi

2. Pada saat proses pengadaan barang / jasa

1. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa – Pelelangan Umum/Terbatas

Panitia P3U
1. Membuat pengumuman secara luas
2. Menerima pendaftaran dan melakukan penilaian kualifikasi
3. Menyusun daftar peserta lelang dan mengirim undangan aanwijzing
4. Memberi penjelasan lelang (aanwijzing) dan membuat berita acara penjelasan (BAP)
5. Melakukan dokumen penawaran dan melakukan evaluasi
6. Melakukan verifikasi calon pemenang dan pemenang cadangan
7. Membuat berita acara hasil pelelangan (BAHP)
8. Menetapkan pemenang lelang
9. Membuat pengumuman pemenang lelang
10. Menerima sanggahan peserta lelang
11. Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ)
12. Menandatangani kontrak

2. Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemilihan / Penunjukan Langsung

Panitia P3U
1. Melakukan Prakualifikasi
(i) Jika pemilihan langsung,
(a) Membuat pengumumam prakualifikasi
(b) Membuat undangan dan permintaan penawaran
(c) Melakukan evaluasi dan menetapkan pemenang
(ii) Jika bukan pemilihan langsung,
(a) Membuat surat permintaan penawaran dan negosiasi harga
(b) Menetapkan penunjukan langsung
 2. Menerima sanggahan dari pemenang
3. Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang / jasa (SPPBJ)
4. Menandatangani kontrak

3. Pelaksanaan Kontrak

1. Pelaksanaan Kontrak – Jasa Pemborong

Panitia P3U
1. Menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
2. Melakukan rapat persiapan pelaksanaan kontrak
3. Mendokumentasikan kegiatan pelaksanaan projek
4. Menerima laporan hasil pekerjaan
(i) Jika membutuhkan perpanjangan waktu
(a) Melakukan evaluasi usulan perpanjangan waktu
(b) Membuat adendum kontrak rangkap 2
(c) Menyerahkan adendum kontrak lembar 2 ke penyedia jasa
(d) Mengarsip adendum kontrak lembar 1
5. Melakukan serah terima hasil pekerjaan dan membuat berta acara (BA) rangkap 2
6. Menyerahkan BA lembar 2 ke penyedia jasa
7. Mengarsip BA lembar 1

2. Pelaksanaan Kontrak – Pengadaan jasa lainnya dan barang

1) Pengguna Jasa
(i) Membuat persiapan pelaksanaan kontrak bersama penyedia jasa.
(ii) Melakukan pemeriksaan personil dan peralatan
(iii) Membuat Berita Acara (BA)

2) Pengguna Barang
(i) Menerbitkan Surat Pesanan atau Purchase Order (PO)
(ii) Menerima informasi pengiriman
(iii) Menerima barang pesanan, teliti / periksa barang dan buat berita acara serah
terima barang
(iv) Melakukan uji coba barang dan buat berita acara uji coba

2. Prosedur Pencatatan Utang Usaha

Sekretaris Pengadaan

1. Menyiapkan Berita Acara (BA) dan tagihan rekanan serta dokumen pendukung lainnya.
2. Mengirimkan BA beserta tagihan dan dokumen pendukung ke Sub Bag Perbendaharaan &
Verifikasi

Sub Bag Verifikasi Internal

1. Menerima BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya dari Sekretaris Pengadaan
2. Verifikasi tagihan
3. Mengirimkan tagihan yang telah diverifikasi ke Sub Bag Akuntansi
4. Menerima kembali BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya dari Sub Bag Akuntansi
5. Siapkan pembayaran untuk tagihan yang jatuh tempo
6. Meminta otorisasi tagihan ke Ka.Bag Keuangan, Bendahara, Direktur rumah sakit
7. Mengirimkan BA dan Tagihan serta dokumen pendukung ke Bendahara
 Sub Bag Akuntansi

1. Menerima BA dan Tagihan rekanan serta dokumen pendukung dari Sub Bag
Perbendaharaan & Verifikasi
2. Entry tagihan ke Database
3. Mengirimkan BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya ke Sub Bag Pebendaharaan
& Verifikasi
4. Menerima Fc Cek dan fc tagihan dari Bendahara
5. Entry Pembayaran ke Database
6. Mengarsip Fc Cek dan fc tagihan.

Bendahara Pengeluaran

1. Menerima BA dan Tagihan serta dokumen pendukung dari Sub Bag Perbendaharaan &
Verifikasi
2. Membuat Cek dan minta otorisasi Direktur rumah sakit
3. Memfoto kopi Cek
4. Memberikan Cek ke Rekanan/Vendor
5. Mencatat Pengeluaran ke Buku Kas Keluar
6. Mengarsip BA, Surat Tagihan, dan dokumen pendukung
7. Mengrimkan Fc Cek dan Fc tagihan ke Sub Bag Akuntansi

F. FORMULIR

1. Daftar Permintaan Barang

2. Verbal Pembelian/Pemeliharaan
3. Rencana Bisnis Anggaran
4. Dokumen Pelaksanaan Anggaran
5. Kerangka Acuan Kerja
6. Daftar Kebutuhan Barang/Jasa
7. Dokumen Paket Pengadaan
8. Surat penunjukan penyedia barang / jasa
9. Surat Perintah Mulai Kerja
10. Surat pesanan (SP) / Purchase Order (PO)
11. Berita Acara Serah Terima Barang
12. Berita Acara Uji Coba
13. Berita Acara serah terima hasil pekerjaan
14. Berita Acara Pembukaan Penawaran Harga
15. Berita Acara Hasil Klarifikasi dan Negosiasi