TUGAS AKHIR
Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya
pada Universitas Negeri Semarang
Oleh :
Puput Wahyudi
NIM 7351308013
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2013
PERSETUJUAN PEMBIMBING
Hari :
Tanggal :
Mengetahui,
Dosen Pembimbing,
Dra. Palupiningdyah, M. Si
NIP. 195208041980032001
ii
PENGESAHAN KELULUSAN
Tugas Akhir ini telah dipertahankan di depan sidang ujian Tugas Akhir
Hari :
Tanggal :
Penguji I Penguji II
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi
iii
PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-
benar hasil karya sendiri, bukan jiplakan dengan karya tulis orang lain, baik
sebagian atau seluruhnya. Pendapat ataupun temuan orang lain yang terdapat
hukum berlaku.
Yang menyatakan,
Puput Wahyudi
NIM 7351308013
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
PERSEMBAHAN
Untuk orang tuaku tercinta yang
selalu m endoakanku, kakak adikku
yang selalu mendukungku
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan
Tugas Akhir dengan lancar tanpa halangan, dengan judul “Sistem Kearsipan di
Dalam menulis tugas akhir ini tentunya tidak lepas dari partisipasi
melanjutkan studi.
melakukan studi.
vi
5. Andhi Wijayanto, S.E, MM selaku dosen penguji yang telah menguji
sungguh.
studi.
7. Dek Ria, Bedoel, Piadut dan semua teman-teman yang selalu setia
dengan baik.
Dalam penulisan tugas ini, penulis mohon maaf apabila di dalam penulisan
tugas akhir ini terdapat banyak kesalahan dan kekurangan. Penulis sangat
mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat konstruktif sebagai acuan
Akhirnya semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua
Puput Wahyudi
7351308013
vii
SARI
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ i
PERSETUJUAN PEMBIMBING_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ii
PERNYATAAN _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ iv
SARI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ viii
DAFTAR ISI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ix
BAB I PENDAHULUAN
ix
2.7 Penyimpanan Arsip ________________________________________________ 17
x
4.2. Hasil Penelitian ___________________________________________________ 40
xi
DAFTAR LAMPIRAN
3. Surat Ijin Penelitian dari Badan Kestuan Bangsa, Politik, dan Perlindungan
Masyarakat
5. Foto Penelitian
6. Kartu Kendali
xii
BAB I
PENDAHULUAN
Dewasa ini setiap perusahaan yang berdiri berkembang dengan pesat, baik
itu perusahaan yang berskala besar maupun perusahaan yang berskala kecil yang
berstatus sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) maupun Badan Usaha
Milik Swasta (BUMS) baik yang bergerak dibidang Jasa, Perdagangan, maupun
Indonesia yang sampai sekarang belum membaik. Salah satu faktor yang dihadapi
upaya untuk efesiensi dalam lapangan kerja yang semakin kompleks. Salah satu
ketrampilan dan keahlian dalam berbagai bidang pekerjaan. Oleh karena itu,
Perbekalan, Tata Usaha dan Perwakilan (The Liang Gie, 1980: 3). Namun dalam
1
2
penelitian ini yang akan diungkapkan adalah Tata Usahanya saja, karena didalam
Dalam pelaksanaan Tata Usaha pada semua kantor banyak sekali digunakan
kertas-kertas dan peralatan tulis menulis yang beraneka ragam. Oleh karena itu
Tata Usaha sering disebut juga sebagai pekerjaan Tulis Menulis. Dengan
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Prosedur atau pengelolaan arsip pada
suatu kantor berbeda satu dengan yang lainnya. Namun demikian tidak tertutup
agar kegiatan kearsipan dapat berjalan secara teratur juga efektif dan efisien.
Pengelolaan arsip yang efektif dan efisien akan menjamin terlaksananya program
kegiatan yang telah ditentukan. Namun sering terjadi permasalahan jika suatu
kantor tidak melaksanakan pedoman kearsipan secara benar, hal ini dapat
maka suatu organisasi mempunyai pusat ingatan dan sumber informasi yang dapat
peranan arsip menjadi sangat penting dan mempunyai nilai guna sangat tinggi,
maka diperlukan pelayanan informasi yang cepat dan akurat. Pada lembaga
3
sangat penting sebagai sumber informasi. Maka arsip harus disimpan dan di
pelihara untuk generasi yang akan datang agar dapat mengetahui perkembangan
Tampak jelas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting yaitu
kehidupan kebangsaan, selain itu juga sebagai salah satu bahan penelitian ilmiah,
SEMARANG”.
Semarang”, maka tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
Semarang adalah :
a. Manfaat Teoritis
b. Manfaat praktis
1. Bagi Penulis
2. Bagi Instansi
3. Bagi Akadademik
LANDASAN TEORI
Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah menjadi suatu kebulatan
Bahasa Indonesia, sistem adalah perangkat unsur yg secara teratur saling berkaitan
sehingga membentuk suatu totalitas. Dan jika digunakan dalam kearsipan, sistem
sampai dengan cara penyingkiran dan pemusnahan arsip yang sudah tidak
diperlukan lagi.
Arsip merupakan bagian dari kegiatan ketata usahaa. Tata Usaha adalah
Liang Gie 1980:13). Salah satu tugas dari Tata Usaha dari pengertian diatas
Istilah arsip yang sering di dengar, di tulis, dan di ucapkan adalah istilah yang
mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang ujudnya
dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain Arsip
dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan bukti-
6
7
bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip
Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-
Istilah arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai
bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi
menjadi ‘Arsip’. Kalau yang dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai
bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘Pertinggal’.
Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya
tempat untuk menyimpan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa inggris disebut
Dalam bahasa perancis arsip adalah “Dossier” yang berarti catatan baik dalam
bentuk tulisan, rekaman, gambar atau bentuk lain yang berujud berkas terdiri dari
Dengan uraian konsep arsip, dapat ditarik kesimpulan, bahwa arsip perlu
cepat.
kehidupan kebangsaan.
kebangsaan.
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
Arsip adalah warkat yang disimpan yang ujudnya dapat berupa selambar
surat, kuitansi, data statistik, film kaset, cd dan sebagainya (Sularso Mulyono
dkk,2012;2).
kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah
9
dengan cepat.
1. Arsip Dinamis
Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan
yaitu :
a. Arsip Aktif
Yaitu arsip yang bersifat dinamis atau arsip yang sering digunakan
jangka waktu tertentu arsip aktif ini sering keluar masuk tempat
b. Arsip Inaktif
arsip yang segera dihapus dan puak arsip yang harus disimpan terus
(abadi).
2. Arsip Statis
Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks
Proklamasi.
Negara
Teknis pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan
Gunungpati Kota Semarang juga telah sesuai dengan teori yang didapat dibangku
a. Penerimaan
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,
c. Pencatatan
keluar kedalam buku agenda harian (buku harian). Buku ini bisa disebut
agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda
surat masuk.
f. Penyampaian surat
Ekspedisi Intern.
untuk kantor tersebut. Dari uraian diatas, maka dapat dijelaskan gambar
Pendistribusian Surat
Surat Dinas Rahasia
Langsung Disampaikan Pendisposisian Surat
Kepada Pemimpin
Penyimpanan Surat
14
Keterangan gambar :
1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan dipilah
2) Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan bukan
disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia
oeh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya dan
disposisi dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau baagian kiri atas
paraf dan tanggal disposisi. Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat akan
4. Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca surat akan diproses surat
5. Selanjutnya Arsiparis akan mencatat surat pada buku arsip sesuai dengan
pokok soal.
15
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. konsep surat ini dibuat
dan disusun sesuai bentuk surat yang benar atau dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan
kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala
unit pengolah harus tekun dan teliti menarik hasil pengetikan konsep surat
hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (net surat), setelah melalui
koreksi kesalahan.
d. Penandatanganan
e. Pencatatan
berikut:
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh
3) Surat dinas setelah dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut
1. Sentralisasi
Kelebihan sentralisasi:
kearsipan
2. Desentralisasi
pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah dan menyimpan
arsipnya.
17
Kelebiahan desentralisasi:
masing-masing.
kerja sendiri.
warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian
di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah
bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat,
arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu (Mulyono 2012:42).
Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu
desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip
secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer
dengan sebutan “filing system". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk
menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan
a) Sistem Abjad
orang, organisasi, atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.
19
c) Sistem Wilayah
d) Sistem Subyek
berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu waktu dikirim
keluar.
a) Map Arsip/Folder
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi
lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan
karat/api.
d) Rak Arsip
kotak arsip.
h) Rak Sortir
sebelum disimpan
Banyak konsep pemeliharaan dan pengamanan arsip yang telah berubah dan harus
dinyatakan atau dapat ditemukan sebagai bagian dari kegiatan preservasi atau
pelestarian. Pemeliharaan berasal dari kata dasar pelihara yang berarti jaga atau
rawat, sedangkan kata pemeliharaan berarti proses atau cara atau perbuatan yang
“pemeliharaan arsip dapat berarti juga proses atau cara atau perbuatan untuk
menjaga dan merawat arsip, sedangkan kata “pengamanan arsip” dapat berarti
perbuatan atau cara yang dilakukan agar arsip bebas dari bahaya, bebas dari
pengamanan atau perlindungan arsip baik fisik maupun informasi yang terekam di
dalamnya.
Setiap format arsip dalam bentuk media apa pun mempunyai sifat-sifat
sebagai “arsip”, yaitu sifat permanen. Oleh karena itu, sebaiknya fisik arsip atau
media rekam arsip sebagai carrier atau pembawa informasi harus mempunyai
Namun demikian, yang perlu diperhatikan bahwa sebagus apa pun media
rekam arsip, dia akan tetap mempunyai keterbatasan daya tahan maksimal
sehingga media rekam arsip akan tetap mengalami penurunan daya tahan
kerusakan atau menghambat penurunan daya tahan media rekam arsip sehingga
dapat bertahan selama mungkin, lebih lama dari kekuatan maksimal media rekam
tersebut.
menghadapi faktor internal maupun karena faktor eksternal, dapat dibagi menjadi
23
akurat.
yang diperlukan oleh pimpinan atau pihak lain, dan menerima kembali untuk
petugas .
dibutuhkan.
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan,
2.11 Penyusutan
masing-masing.
ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan
biaya untuk pengadaan sarana, dan waktu dalam usaha pencarian kembali arsip
yang disimpan. Arsip yang telah disisihkan berdasarkan jangka waktu retensinya,
25
harus diadakan penilaian kembali untuk dapat menentukan arsip-arsip mana yang
dapat dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan, dari unit kearsipan III ke
unit kearsipan II, dan dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I atau dari unit
arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai
kegunaan lagi (Mulyono 2012:77). Hanya untuk arsip yang mempunyai nilai
nasional yang tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip nasional untuk disimpan
orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka
1. Pembakaran arsip
cek apakah kertas sudah terbakar secara sempurna (sudah jadi abu).
26
Apabila tidak dicek dapat terjadi masih ada kertas-kertas yang belum
tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang
mengenai badan.
METODE PENELTIAN
diteliti. Objek kajian dalam penelitian ini adalah sistem kearsipan di Bagian
1. Sumber data
penelitian ini dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan apa yang
diharapkan penulis. Sumber data yang diperoleh adalah dari umum pada
2. Jenis data
Data adalah hasil pencatatan peneliti, baik yang berupa fakta ataupun
27
28
1997 disebutkan bahwa data adalah segala fakta dan angka yang dapat
Adapun jenis data yang akan digunakan penulis dalam penelitian ini
adalah:
a. Data Primer
bukti atau saksi utama dari kejadian yang lalu. Data primer
Semarang.
b. Data Sekunder
sistem kearsipan.
29
informasi yang diinginkan sesuai dengan bagian dalam instansi yang diambil oleh
1. Observasi
Semarang.
2. Wawancara
a. Pedoman wawancara
3. Dokumentasi
yang berupa catatan, buku, transkip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat,
lengger, agenda dan sebagainya. (Suharsimi, 2006:231). Dalam hal ini dokumen
yang digunakan berasal dari literature dan dokumen instansiyang berupa catatan,
buku profil, struktur organisasi dan susunan tata kerja kantor Kecamatan
penyusunan proposal tugas akhir ini dan untuk diperoleh suatu kesimpulan maka
data yang telah terkumpul akan dianalisis dengan mengamati mengenai kriteria
hal-hal yang diperlukan dalam suatu penyajian. Data yang telah dikumpulkan
Berdasarkan wawancara yang didapat dari Ibu Kurotun, Staf Umum Sub
Gunungpati pernah menjadi sebuah kabupaten tersendiri. Hal ini dapat dibuktikan
dari masih adanya dua pohon asam di tengah alun-alun, sekitar 50 tahun yang
lalu. Bahkan sampai sekarang, kita masih bisa menjumpai kampung Ngabean,
Pasar Kliwon, Jagalan dan Kauman disekitar masjid, serta sebuah penjara
adalah Pak Seten. Setelah Indonesia merdeka, tepatnya pada tahun 1947, wilayah
camat yaitu : (1) Bapak Waluyo, BA, (2) Bapak Wibowo, (3) Bapak Soekijono,
(4) Bapak Soumanto, (5) Bapak Bayi Priyono, SH tahun 1983 s/d 1988, (6) Bapak
Drs. Soemargono tahun 1988 s/d 1993, (7) Bapak Drs. Djoko Santoso tahun 1993
s/d 1998, (8) Bapak Drs. Mardiyanto tahun 1998 s/d 2000, (9) Bapak Zaenudin
31
32
Ekhwan, SH tahun 2000 s/d 2003, (10) Bapak Drs. HR Triyanto (8 bulan), (11)
Bapak Endar Winarno, SH tahun 2003 s/d 2006, (12) Bapak Drs. H. Sudarmadji
Mulyono tahun 2006 s/d 2011, Bambang Surono, S,IP tahun 2011 s/d 2012 ,
424 RT (data sampai dengan Februari 2012). Berikut ini data sebaran penduduk di
Kecamatan Gunungpati :
10) Kelurahan Sukorejo, 11) Kelurahan Sadeng, 12) Kelurahan Cepoko, 13)
Kelurahan Kandri.
Visi adalah keadaan yang ingin diwujudkan SKPD pada akhir periode
Renstra sesuai dengan tugas pokok dan fungsi serta sejalan dengan visi pada
sesuai tugas pokok dan fungsi dalam rangka mewujudkan visi SKPD. Misi
Kecamatan Gunungpati pada Renstra tahun 2010-2015 ini adalah sebagai berikut :
34
Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai dari setiap misi SKPD, dilengkapi
dengan sasaran yang terukur dan dapat dicapai dalam periode yang direncanakan
Sementara itu, sasaran yang ingin dicapai dari beberapa tujuan tersebut
wilayah.
(a) Camat; (b) Sekretariat : 1) Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi, 2) Sub
Sosial; (f) Kepala Seksi Kependudukan; (g) Kepala Seksi Ketentraman Dan
CAMAT
Kelompok Sekretaris
abatan Camat
Fungsional
Gambar 4.1
pelaporan tugas Kecamatan; 16) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh
koordinasi dengan Muspika, dinas atau instansi terkait; 5) kerjasama dengan para
Selain tugas pokok dan fungsi untuk Kantor Kecamatan Gunungpati yang
telah diuraikan di atas, beikut ini akan disajikan tugas pokok dan fungsi pejabat
Kecamatan Gunungpati.
ruang lingkup tugasnya dan / atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintah
Desa / Kelurahan; 11) pelaksanaan fungsi Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)
Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian antara lain:
kekayaan daerah lainnya yang ada di wilayah kerjanya; 10) menyiapkan bahan
15) menyiapakan bahan penyusunan laporan kinerja program Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian; 16) melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris
Untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik dan sesuai dengan tujuan
yang ingin diacapai, maka diperlukan persiapan untuk mendaatkan data yang
Semarang
dikambilakan.
instansi lain).
pengiriman surat.
3) Pencatat Surat
berikut.
rangkap dua (putih dan biru) yang diisi informasi pada kolom
(2) Surat rahasia / pribadi tidak boleh dibuka selain oleh pemilik
diterima.
42
(4) Apabila surat rahasia / pribadi sudah diterima oleh nama yang
(2) Informasi yang diisi pada kartu kendali yaitu nomor urut
isi surat, indeks berkas, asal surat, tanggal surat, nomor surat,
(3) Surat dinas dan isi kartu kendali kemudian dilampirkan lembar
surat).
pengendali surat.
4) Pengendali Surat
kuning sudah diparaf oleh petugas (tata usah unit pengolah) maka
secara kronologis.
Penerimaan
Pemusnahan surat Peralatan dan
arsip perlengkapan
Penemuan Pemeliharaan
kembali arsip Peminjaman arsip
arsip
Gambar 4.2
dengan salah satu teori yang ada sesuai dengan teori Mulyono, (198:4;32).
Semarang
penyimpanan arsip. Selain perlengkapan utama untuk menyimpan arsip perlu juga
arsip tersebut, dengan adanya fasilitas tersebut maka dalam penataan arsip akan
tertata lebih rapi dan memudahkan arsiparis dalam pencarian arsip yang akan
digunakan.
kegiatan kearsipan. Pada kantor hanya menggunaan map, guide, lemari arsip hal
penyimpanannya.
Semarang
warkat agar mempermudah dalam bekerja dan penemuan warkat yang sudah
diperlukan seketika.
tanggal ini sesuai dengan Mulyono (1984 : 19) tentang dasar-dasar kearsipan.
Semarang sudah berjalan dengan baik dan hanya terdapat kekurangan pada
sumber daya manusia yang kurnag ahli dalam mengelola arsip. Hal ini
penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terdapat pada sistem penyimpanan yang
sebenarnya.
Semarang
keluarnya arsip dari penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip
tersebut dipinjam dan tidak ada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan
agar arsiparis dapat mengetahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang
sesuai dengan teori yang ada, kendalanya pada saat peminjaman tidak disediakan
dalam peminjaman ini tanpa ada syarat-syarat khusus, hanya mengunakan asas
kepercayaan pegawai kepada peminjam dan tidak ada batas waktu pengembalian.
Kecamatan Gunungati Kota Semarang belum sesuai dengan teori yang ada.
Semarang
segera. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah penemuan
kembali arsip.
kembali arsip yang akan digunakan masih dilakukan secara manual, yaitu petugas
arsip mencari arsip yang akan dipinjam tanpa menggunakan alat bantu yang
modern, seperti komputer, hanya melalui buku agenda dan lembar disposisi.
Fungsi yang peting tapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk
pemeliharaan arsip guna untuk penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak
kerusakan sedapat mungkin menggunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem
dan bahan lain yang bermutu sehingga lebiuh awet. Penjepit kertas yang terbuat
daripastik lebih baik dari pada yang terbuat dari logaam, karena plasti anti karat.
kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang sudah sesuai dengan teori yang ada,
arsip.
Semarang
fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai
guna lagi.
dilakukan dengan tiga cara yaitu: pembakaran arsip, penghancuran arsip dengaan
bahan kimia (misal dengan soda api), dan pencacahan arsip dengana mengunakan
pemusnahan sudah sesuai dengan teori yang ada, arsip yang lebih dari lima tahun
kearsipan adalah:
menangani arsip
2) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuai
dikembalikan.
5) Ruangan tidak ber AC. Hal ini mengakibatkan arsip mudah diserang
ngengat karena suhu udara pada ruangan tidak dapat diatur sebagaimana
yang dibutuhkan
50
sangat luas.
arsip, agar dalam melakukan penyimpanan arsip tidak mengganggu proses kerja,
sehingga para pegawai yang ada diruangan tersebut dapat melakukan pekerjaan
dipinjam masih digunakan atau tidak, jika sudah tidak dipergunakan maka petugas
pengarsipan.
Menambahkan AC pada ruangan arsip agar suhu udara pada ruangan arsip
dapat diatur sebagaimana yang dibutuhkan. Hal ini sangat mengurangi adanya
5.3. Simpulan
penemuan kembali arsip tidak dapat ditemukan secara tepat dan tepat.
sudah sesuai dengan teori yang ada, sehinga dapat memperdalam lagi untuk
3. Penanganan arsip dilaksanakan secara langsung oleh tiap unit kerja yang
51
52
5.4. Saran
lunak pada komputer yang lebih canggih. Hal ini bertujuan untuk
agar arsip yang masuk dapat ditampung, terpelihara dengan baik, dan
dengan segera.
pengarsipan.
DAFTAR PUSTAKA
Abu Bakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka
Utama.
Kator Pengelolan Data dan Arsip Daerah. 2008. Pedoman Pola Klasifikasi Di
Kator Pengelolan Data dan Arsip Daerah. 2008. Pedoman Teknis Pedoman Bahan
The Liang Gie. 1980. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Yayasan Studi
Pokok Kearsipan.