Gutnal flurni Sadar OTOMATISASI PERKANTORAN DALAM PENCATATAN INVENTARIS BARANG (STUDI KASUS PADA SMA NEGERI 4 PEMATANGSIANTAR) Heru Sugara, Henri Abdiel Simbolon (Politelnik Bisnis Indonesia) Abstrak Otomanisasi perkantoran dalam pencataian baramg tmventaris merupakan hall vane cukip vital dan penting untuk di tondaklanjuti secara lebih serius Karena menyangkut dengan hearia Kekayaan milik pemerintah maupun swasta yang ada di suatu fembaga yang kelreradaanya harus jelas. Karena pengolahaan yang cukup banyak dan rumit maka di usutkan peggunaan oiomatisast dengan sistem informast pengolahan barang inventaris dengan cara pengembangan perangkat hunak. Dengan sistem pengolahan yang terkompuerisasi diharapkan kinerja staf sarane don prasarana dapat di tingkat kan schingga dapat membantu kemajuon dalam pengolahan barting ‘inventaris verta sistem pelaporan yang menjadi meudah, cepat dan akurat unuik dipertangggung ‘awabkan kepada pimpinan ‘Rata kunci : Otomatisas, sistem informasi, barang, inventaris PENDANULUAN Gtomatisasi kantor diganakan untuk mendukumg fungsi suam Kantor stau organisasi. ‘Banya alat komputer maupun non komputer otomatisasi yang digumakan untuk menunjang suat pekerjaan kentor agar kantor dapat berfungs! secara optimal. Otomatisasi kantor yang. banyak digunakan pada saat ini yaitu untuk membantu suatu permasalshan yang ada di kantor apar sexera disclesaikan dengan keputuson yang cepat dan tepat, dimana ctomatisasi kimtor dapat membanta suatu mekanisine kerja dan membuat suatu informasi meajadi daa ‘Sudah sagtya perusahaan dan lembaga pemerintah untuk membiasakan karyawamnya agar memanfaatkan ofomatisasi kantor dalam membanm pekerjazn mereka, karena dapat mempermudah dalam penyimpanan data, pencarian data, dan Jebih imeminimalisir biaya. Selain itu, otomatisasi kuntor merupakan aplikasi teknologi informasi yang, dirancemg untuk meningkatkan produktivitas karyawan di kantor dengan memberi dukungan dalam bentuk koordinasi dan komunikasi dari sorang ke orang lain baik dari dalam mauoun luar perusatizan ‘Untuk memudahkan suatu gambaran dalam otomatisasi Kantor, maka perlu adanya model otomatisasi kantor Model adalah sustu gamparan, rencana, atau representatif dari suatu objek, suatu sistem, atau suatu konsep yang merupakan penyederhanoan gar lebih mudah dimengerti. Oleh Karena itu model otomatisasi Kantor adalah descripsi dari suamu sistem otomatisasi kantor _| Simbol ini digunakan untuk menggamberkan alin dara yang. | berjalan. ed Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang | sudah disimpan atau diarsipkan. | { lear Data Siore | | ai 21. Database Database sdaloh sckumpulan date yang terdiri atas sar atau lebih table yang si ‘bethubungan antara sama dengan yang Jain, dimana anda atau user inempunyai wewenang untuk ‘mengakses data terscbut, baik menambah, mengeamti, menghapus, dan mengedit data dalam table~ tubel tersebut, (MADCOMS, 2010 : 186). Data terscbut diorganisasikan sodemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tdisle petlu, schingga data diolah atau dicksplorasi dan mudah untuk menghasitkan informasi. Dacabase ‘memupekan komponen yang pening dalam pembangunan sebuah sistem informss}, karen menjadi tempat menampung dan mengorgaaisasikan selucuh data yang terdapat dalam sistem. MYSQL. Salah satu jonis database server yang sengat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan datatase sebagai sumber dan pengolahan datanya ( Rudianto, 2011: 152). Microsoft Visual Basic Net ‘Visual Basic. NET adalah bahasa pemograman yang relative ‘mudah’, torutame dalam hal pombuatan antarmuka pengguna (graphical user interfacenya). Meski demikian, Visual Basic, itinjau dari sudut pandang pengembangan aplikasi basis data, sudah sejak lama terkenal sebagai Dahssa pemograman yang sengat berdaya guna (powerful), ‘erutama untuk digunakan sebagai strana pengembangan aplikasi basis data. Kemudahaanya dalam hal pembuaian antarmuka pengguma berbasis gratis dan kemudahannya dalam hal teknis akses ke eystem basis data relasional (RDBMS) membuat banyak pemograman aplikasi Windows ‘jatub cinta’ pada Visual Basic. NET. Microsofl Visual Basic Nef adalah Salah satu bagian dari produk pemrograman terbaru yang dikeluarkan oleh Microsofl, yaitu Microsoft Viswat Studio 2010 ( Wahana Komputer, 2011 = 2) Crystal Report (Crystal Report merspakan program yang texpisah dengan program Microsofi Visual Basic 60, tetapi keduanya dapat dihubunekan (Zinkage). Membvat laporan dengan crysial report hasiinya lebih baik dan lebih mudah karena pada crystal report banyak tersedia objek-objek ‘maupun komponea yang mudah digunskan(MADCOMS, 2010 : 234), METODOLOGI PENELITIAN Analisis Sistem Berjalan Adapun dokumen —dokumen yang digunakan pada SMA N 4 Pematangsiantar dalam sistem informasi inventaris adalah sebagai berikul: Vol. 5 No, 3 Desember 2015 6Gucnal fluent Badax 1, Buku Iaventris ‘Adagun buku inventaris dikelola dengan manual dalam penyimpanan data inventaris pada SMAN 4. a su enn se er + 3B] te mers fe ee em | x prt =x = Gambar 1. Buku inventaris 2. Pencataton Barang Inventaris ‘Adapun Pencatatan inventaris dikelola dengan manual dalam penyimpanan data inventaris pada SMA.N 4 Pemalangsiantar adalah sebagai bevikut: = Buku Pecan tvetarts Fama ora rape finoape Pepe nr near acta ri es penne enn ae tap em 5 eee na sr sonar ht {aN ance 1 hs Sopa ea oy iets ie ra 0s nec rh keg et ‘Gambar 2. Pencatatan Inventaris, 3. Mutasi Barang Inventaris Adapun muiasi barang inventaris dikelola dengan manual dalam penyimpanan data ‘inventaris pada SMA N 4 Pematangsiantar adalah sebagai berikut: Vol. 5 No. 3 Desember 2015 7eens Soe See Sl ba al inl ne [| “| 1 —— Gambar 3, Mutast Barang Inventaris Metode Perancangan Sistem Metode perancangan sistem berisi rancangan yang, digumakan daiam membangnn sistem, diantaranya membangun proses, runcangum input, memgan ouput, rancangin database, ‘rancangan sistem dan rancangan interface. Perancangan Diagram Konteks Berisi gambar rancangan proses yang dimodelkan dengan Data Flow Diagram (DFP). ‘Penggambaran DFD harus dirinei, DFD harus dimulai dengan penggambaran konteks diagram, DFD level 0 dan DED level sclanjuinya. Semua proses dalam DFD yang dirancang diuraikan berdaserkin spesifikasi proses masing-masing. 1, Diagram Konteks __f . a ae a Gambar 4. Diagram Kontels Vol. 5 No. 3 Desember 2015 8 = 5 J eel eS SeJurnal Murnl Bedae Defenisi dari rincian perancangsn diagram konteks di atas adalal a Proses Pengelolaan data Admin menginput data berupa data mutasi, data herang, dan data karyawan yang. akan di input ke dalam sistem }. Pengelolwan Penyampaian Informasi Dari data yang sudsh di input maka sister akan memproses date dan menghesitkan Keluarsn bemupa kartu inventaris. ¢. Proses Pengelolaan Data Laporan Kepala Sekolah akan mencrima laporan benipa data seluruh inventaris vang, akan di tesima 4d akan dilaporkan perperiodik. 2. Overview Diagram Adapun gambar overview diagram dari Sistem Informasi Data Inventaris Barang dapat dilihat dari gambar dibawah ini. {pass} FE | [ i. aa Josten] nnn |e) | = Gambar 5. Overview Diagram Kelerangam: Adapun keterangan distas dapat di ketahui bahwa sistem menginput data hempa : data barang, data mutasi, dan data karyawan. Sedangkan pengslolaan data proses yaitn memproses kartu inventaris dan mutasi hasil laporan inventaris. 3.2.2, Perancangan Database ‘Basis data adalah sekumpolan data yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang terintegrasi satu sama lain, dimana setiap pemakai (user) diberi wewenang untuk dapat mengakses (mengubah, ‘menghapus, menganalisis, menambab, memperbaiki) data dalam tabel tersebut. Dengan kata lain basis data berfungsi sebagai media peayimpan tabel dengan segala keterangan. Perancangan basis data merupakan salah satu komponen penting dalam suatu sistem inforasi yang berfingsi sebagai basis data penyedia informasi bagi para pemakainya. Vol. 5 No. 3 Desember 2015 o 3Gurnal Hurnt Bader 32.2.1, Normalisasi Nomatisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvatidasi model data. Serangkaian aturan diberlakukan pada date model logis untuk meningkatkan pengataraanya. @. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized) Bentuk tabe! tidak normal adalah tsbel yang tordapat duplikasi data besar, anomaly msert, anomaly delete, dan anomaly update juga terdapat pansial depensi dan transitip depedensi. { mount | Tago | Ye wang | Rare ae ot [or | cooe-z0t6 [Ketan vs fiw) j= Ws | ‘Splat fun | | a2 | oanzane pen fs | ark | ce ee | Keras ive wm f= | (rie eee a ee ‘Gambar 6, Bentuk Tidak Normal(Uinnormalized) b, Bentuk Normal Pertama (NF) Normalisasi bentik pertama mempunyai citi — citi yaitu data yang dibentuk dalam sustu record mompunya nilai dari field berupe alamat vate atau tidak merupekan arribut yang berwlang ata atribut yang bemilai ganda (Muti Value) Gambar 7, Normal Pertama (LNF) ¢. Bentuk Nommal Kedua (2NF) Bentuk normal kedua yaitu atribut non-key bergantumg secara fimgsional kepada primary key dan tidak ada atribut yang tergantung pada sebagisn dari primary hey. [Netna | Kane aie ‘0: a ot “002 ou joc | enters (tose f= | inact Taree | Rioweng | Nemaiing {Semen | dees | [eo | coseanra | oot Kemeivs | mm |r| | oot | ceceane | one ster] oan | ou | openers | os Pulpen | Buon ATK | mz | ceezans | ont | Ketactvs Rm AK | om | cocoa | on | sett aun | ark Gambar 8. Normal Kedua (2VF) d. Bentuk Nounal Ketiga (3VF) Normalisas: bentuk ketiga merupakan pengembangan dari bentuk nonmalisasi kedua. Bentuk nonnalisasi ketiga mempunyai syarat setiap tabel tidak mempunyai field yang bergantung, Vol. 5 No. 3 Desember 2015 7”Gurnal fluent Bodax twansitif (data-data yang mungkin diisi berulang-alang dapat dibuat sebuah tabel baru) maksudnya hanya bergantung pada primary iey. Gambar 9, Normal Ketiga (3NF) Raneangan Keluaran (Ougput) Roneangan omipur merupakan keluaran dari sistem berupa laporon-laporsn hasil dari pengolahan data, yaita 1, Nama Keluaran + Data Inventaris Barang 2, Fungsi Untuk melihat data-data Barang Keluar 3. Media : Kertas 4. Distribusi + Pimpinan 5. Rangkap 2 (dua) 6. Frekuensi + Setigp akan membuct laporan butanan 7. Volume = Rata-rata setiap balan 8, Keterangan :No+NoUnit + Tel. Keliar + Kode + Barang + Jumiah + Ketermnean ' a | Gos | sauna Ku Homenaje Sep (082) 21S Kid Fon 2TH Remtgsnts | tage | t ‘Email smacpatvaen com Webeae Simanipesctamantar ch. EB | sj SMA NEGERI 4 PEMATANGSIANTAR i | | Seca a j yay | as feees permet aoe = | we | oe | ar [me i} ee] ee fae = 1 | reeienicconmmiy | | biker Cx ] = | | om | i a Senet ‘Gambar 10, Rancangan Ouiput Inventaris Barang, Vol. 5 No, 3 Desember 2015 n a iiForm tempat adatah form yang, dignnakan untuk mengimpet data tempat. Adspun rancangan formnya Gurnal furnt Bader Rancangan Masukan (Input) Form Tempat a BE ‘Gambar 11. Runcangan Form Tempat Form Input Barang Form inpust Barang digunakan wituk menginput data barang. ‘Gambar 12, Rancangan Form Input Barang, Form Barang Masui Form Input Barong Mesak digunaican untuk menginpud barang yang masuk. Vol. 5 No. 3 Desember 2015 n ByGambar 13. Rancangan Form input Barang Masuk HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil penefitian Sistem yang sudah dirancang selanjutnya skan diteruskan ketahap pengimplementasian sistem. Berisikan hasil atta tampilan dari menu, submeno, halaman masukan (iyput sistem), dan aporan (ouput sistem). 1. Form Login Setetah terkoncksi dengan database, maka kita akan masuk ke form /ogm. Berikut adalah ‘tampilan form login Gambar 14. Tampilsn Form Login Pada form login ini, user barus memssukan usemame dan password. Jika username dan password sesuai dengan database, maka user dapat masuk ke dalam sistem. Jika wermamentax ‘password tidak sesuai. maka akan kembali ke halaman form login. 2. Form Menu Utama Setelah berhasil gin, maka akan dilanjutkan dengan menampithan mens uiama, Pada Menu ‘Utama im akan ditampilkan menu-mena dan submenu yang akan dijalankan sesuai dengan Vol. 5 No. 3 Desember 2015 2B BeGurnal Murat Bader keinginan user. a. Menu Master Menu master terdiri dari beberapa submenu, diantararanya adalah submena Tempat, Jenis Barang, Input Barang. seperti tampak pads gambar dibawoh b. Menu Data Transaksi Menu data transaksi terdiri dari submenu Input Masukdan Input Keluar, seperti ampak pada gambar dibawah ini. Menu Laporan Menu Isporan terditi dari Submenu Laparan Barang Masuk dan Laporan Barang Keluar, ‘seperti gambar dibawah ini. ‘Masuhan (Input) Sister Masokan (input) sistem ini digunakan untuk memasukkan data ke dalam sistem. Adapun hhalaman-halaman untuk masukan (input) sistem adalah sebagai berikut - 1. Finrm Tempat : Form Tempat digunakan untuk mengolah data Tempat, Tampilan FormTempat dapat dilihat paca gambar dibawah ini pee Gambar 15.Tampilan orm Tempat Langkah-langkah untuk mengenaakan orm Tempat: a. Klik menu Master, pilih sub menu Tempat: b Isi date-data yang ada seperti data, Kode Tempat, Nama Tempat, tafu klik Simpan untule menyimpan data. c. Untuk menaunbah data, Klik Tambal, isi data-data yang ada seperti data, Kode ‘Tempat, ‘Nama Tempst, lalu ik Simpan untuk mmenyimpan data. d. Untuk menghapus date, klik salah satu data yang ada pada DataGridView, Tabu klik ‘Hapns, maka data akan terhapus ¢. Tombol Batsl diganakan untuk mengosongkan kembali data yang telah diisi pada texthox combober, £ Tombol Tutup digunakan untuk menutup form Tempat. 2. Form Jenis Barang Form Jenis Barang digunskan untuk mengolzh data Jenis Barang. Tampilan form Jenis Barang dapat dilihat pada gambar dibawah int, Vol. 5 No. 3 Desember 2015 1”Gambar 16.Tampilan Form Jenis Barang a. Klik menu Master. pilih submenu Jenis Barang b. [si data-data yang ada seperti data, Kode Jenis Nama Jenis, lalw klik Simpan uatule ‘menyimpan data. ©. Untuk menambah data, klik Tambah, Isi data-data yang ada seperti data, Kode Jenis Naat Jes, lalu Mik Simpan untuk menyimpan data. d. Untuk menghapus data, Klik salah satu data yang ada pads DataCiridView, tatu klik apas, maka data akan terkapus. ©, Tombol Batal digunakan untuk mengosongkan Kembali date yang telah diisi pada sextbax/combobox. £ Tombol ‘Tutup digmakan untuk memutup formulesis Barang. 3. Form Input Data Barang FormInput Data Barang digunakan untuk mengolsh daia Barang. Tampilan formlapwt Data Barang dapat dilihat pads gambar dibawah ini, Gambar 17.Tampilan Form Input Data Barang Vol. 5 No. 3 Desember 2015 mB =Gurnal Mural Bacar Laughal-langhalt untuk menggunakan Form Jnput Data Barang > a. Klik menu Master, pilih submenu Jyput Barang b, Asi data-data yang ada seperti data, kode, Barang, Tanggal, Stok, lalu Klik Simpam untuk Inenyimpan data ¢. Untuk menambah data, Klik Tanah, Is dati-data yang ada seperti data, kode, Baring, ‘Tanggal. Stok, lalu kidk Simpan untuk menyimpan data, : 4. Untuk menghapus data, Klik salah setu dala yang ada pada DataCiridView, lalu klik + ‘Hapus, maka data akan terhaps e. Tombol Batal digunakan untuk mengosongkan Kembali date yang telah diisi pada textbax/combobax. £ ‘Tombol Tutup digonakan untuk menutup fermdnput Data Baran. 4. Form Input Basang Masuk 7 Formingui BarangMasuk digunakaa untuk mengolah data barangmasuk. Tampilan /nput BarangMasukdapa dilihat pada gambar dibawah ini, bi ae: Gambar 18.Tampilan Form Input Barang Masuk Langkah-langkah untuk menggunakan Form/yput Barang Masui = a Klik menu Transaksi, pilih submenwnuBarangMasuk b. Ist data-data yang ada seperti data, No Masuk, Vangual, Kode, barang, Jumlahdan Keterangan,Jalu klik Simpan amtuk menyimpan data. Untuk menambah data, Klik Tambah, Isi dats-daia yang ada seperti data.No Masuk.Tanggat, Kode, barang, Jumlah dan Keterangan, lalu Klik Simpan untuk. | ‘menyimpan data 4. Unmk menghapas data, Klik salah satu data yang ada pada DataGridView, tata ‘klik Hapus, maka data akan techapus. | ¢. ‘Tombol Batai digunakan untuk mengosongkan kembali data yang telah diisi pada | sexthoxicamhobax { Tombol Tutup digunakan untuk meautup FormlnpetBarangMasuk Vol. No. 3 Desember 2015 16Gurnal ofturnt Bader Keluarase (Output) Sistem Keluaran (Quipuf) Sistem dari Sistem Informasi InventarisBarang ini adalah berupa Laporan Barangmasukdanbarangkeluar yang akan diberikan kepada pimpinan. 1, Fungsi + Pimpinan akan mengetahui kondisi Rarang Tnventaris. 2. Kelebihan = Dengaat adanyalaporan ini, pimpinan dapat ‘Melihatbarangdenganmadah, dan pinpinan jugx dapat meminimalisir pengeluaran barang bagi hal-bal yang tidak dibutubken Berikut adalah gambar dari laporsn pengeluaran Barang pada Sckolah SMA Negeri 4 Pematangsiantar. 2.P iar Kat Patient Ting OSTA 5 Hn Po 17 Patan 8 ‘SMA NEGERI 4 PEMATANGSIANTAR Tat seepegystc oe nla oman penanpsurarnld : oom -reL a or 3] a — foes oa] eae power 2 fear ara eae set Digetad Oh | | vena Mondo Leven, Kesala Sea, UDC EARMEN MANURLING, MPa | ‘Ne-tsostze 1986011 cot Gambar 19. Laporan Barang Masuk: KESIMPULAN Bahwa model otomatisasi perkantoran sangat penting, apabila perusahsan ingin terus berkembang. una membangun dan mencapai tajuan perusahaan. Adapun manféat itu sendiri bagi perusahaan. Otomaticasi parkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralaten Kantor yang banyak menggunakan icnaga manusia kepada furgsi-fimgs! ofomatis dengan menggunskan peralatan mekanis khususnya komputer. Model otomatisasi kantor yaitu deskripsi yang menielaskan svat sistem otomatisasi peralatant kantor, dimana otomatisasi pengalihan fungsi manual peralatan Kantor kepada fimgsi- Fangsi otomatis dengan peralatan mekanis khususnya komputer Dengan mengunakan Sistem Informasi Inventaris Barang yang telah di bangun dengan ‘menggunakan Visual Basic Net 2010 dan Xampp tersebut, make proses pengolahan, penyimmpanan, dan pencarian Data Tnventaris Bareng pada Sekolsh SMA Negeri 4 Pematangsiantar bisa diotomatisasi schingea pekerjaan menginventarisir barang dapat dilakukan dengan lebih cepat. Vol. 5 No, 3 Desember 2015 1 aGurnal Murat Bedar Sistem terscbut juga dapat menghasilkan laporan mengenai Data Inventaris Barang Pada Sckolah ‘SMA Negeri 4 Pematangsiantar, DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM, 2005. Analisis & Desain. Edisi 3. Yoayakerta : Andi. Junindar, 2008. Punduan Lenghap Menjadi Programmer Membuat Aplikasi Penjuatan Menggunakan VB. Net. Jil 1. Jakarta : Mediakita Kadir, Abdul, 2014, Peagenatan Sistem Informasi, Edisi 1. Youyakarta : Andi. Kendall, K-E. dan IE, Kendall. 2011. Systems Analysis and Design, lid |, Edisi 8. Prentice-Tiall, Tne. ‘Komputer, Waham, 2009, Menyenal Microsoft Viseat Basic 2008.'Yogyakarta : Andi Pratita, Y. D. (2014). Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen. Yogyskasta: Deepublish. Riyanto. 2013. Membangun Mobile Web Store dengan Codelgniter, MySOL & jQuery Mobile. Faisi | Yogyakarta > Andi : Raymond McLeod, J, G. (2008), Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat Vol. 5 No. 3 Desember 2015 B #-