PROPOSAL KEGIATAN

BYC FUN GYMKHANA

15 DESEMBER 2019
 Latar Belakang

Kegiatan ini diselenggarakan untuk memberikan wadah dan mencari bibit di dunia otomotif,
khususnya slalom di Bali. Kegiatan ini sendiri terdiri dari Kompetisi Slalom, Kompetisi Foto dan
Entertainment yang tergolong baru dan jarang di Bali. Di acara ini kami lebih akan menonjolkan atau
memfokuskan ke Kompetisi Slalom itu sendiri, dan Entertaiment kami adakan sebagai pendukung
dari semua susunan acara. Melihat banyaknya peminat slalom di pulau ini, yang inspirasinya belum
semua tersalurkan. Maka kami berusaha menyediakan sebuah wadah untuk mengapresiasikan
minat dan hobi mereka tehadap dunia per-slaloman.

Ini akan menjadi suatu hal yg menarik dan layak untuk kita angkat dan ditampilkan kepada
pengunjung, terlebih mereka yang tertarik ingin mengenal lebih luas dunia otomotif khususnya
slalom, sehingga pengunjung dapat lebih mengenal keanekaragaman atau sebuah bentuk
kreatifitas yang tercipta dari dunia otomotif itu sendiri. Seperti yang kita tahu acara ini, bukan hanya
sebagai tempat untuk para pecinta otomotif, tapi ada juga para pecinta seni lain seperti photography
yang belum berkesempatan untuk di tampilkan. Begitu banyak prestasi yang telah diperoleh dari
berbagai karya kreatifitas anak bangsa dan hasilnya pun sangat membanggakan. Menurut kami
kemampuan ini perlu untuk lebih kita kembangkan guna menghadapi persaingan di era globalisasi
yang banyak melahirkan inovasi.

Kami disini telah menyiapkan suatu ajang yang bisa di manfaatkan teman-teman atau
perusahaan manapun tidak hanya yang berkaitan dengan acara ini untuk bisa mengembangkan
inovasinya. Acara ini kita kemas bersama menjadi suatu ajang pertunjukan dan kesempatan bagi
mereka yang kreatifitas dan bakatnya nya ingin di nikmati oleh semua pengunjung yang datang.
Tidak mengenal usia atau status sosial, sehingga semua akan lebih mudah menyatu dalam suasana
kemeriahan “BYC FUN GYMKHANA”.
Tujuan Kegiatan

1. Mempererat rasa solidaritas dan tali persaudaraan antar pencinta

otomotif.
2. Meningkatkan eksistensi komunitas otomotif khususnya slalom di Bali.
3. Mengembangkan bakat dan kemampuan di dunia per-slaloman.
4. Menyediakan wadah kepada mereka yang ingin mengapresiasikan bakat dan
kemampuannya, khususnya di bidang slalom.
5. Menyediakan sarana bagi para pelaku bisnis untuk pengembangan dan memperkenalkan
usaha atau produknya

Sasaran Kegiatan

1. Para pecinta dan komunitas otomotif dan fotografi

2. Masyarakat umum, khususnya daerah Bali dan sekitarnya.
3. Para pelaku bisnis.

Venue

Ex. Terminal Ubung.

Rencana Susunan Kegiatan

- Pendaftaran dan Sruterineering di lakukan pada Sabtu, 14 Desember 2019. ( Tempat di

BPC x Lawas Garage, Waktu 15.00 wita s/d selesai ).

- Kompetisi akan berlangsung pada Minggu, 15 Desember 2019 ( Tempat di Terminal

Ubung, waktu 07.00 wita s/d selesai).
- Sebelum kompetisi akan ada maping, persiapan kendaraan, persiapan perlombaan.

- Lomba photography akan berlangsung bersamaan dengan kompetisi slalom.

- Selama kompetisi berlangsung, akan diiringi oleh DJ Performance.
- Kompetisi slalom akan dibagi menjadi 2 Heat.
- Perhitungan total waktu , pengumuman pemenang, dan pemberian hadiah.
 BYC FUN GYMKHANA
15 DESEMBER 2019

Activity :
Slalom Competition, Entertainment, & Photo Competition
 RANGKAIAN KEGIATAN

14 Desember 2019

 PENDAFTARAN

 SCRUTINEERING

15 Desember 2019

MAPING

 HEAT 1

 ISOMA

 HEAT 2

 PERHITUNGAN WAKTU

 PENGUMUMAN PEMENANG & PEMBERIAN HADIAH

 SUSUNAN KEPANITIAAN

Penaggung Jawab Toni

Ketua Panitia Putri
Wakil Ketua Panitia Dewa
Sekretaris Krisma
Bendahara & Panitia Registrasi Gek Widia & Manik
Humas Noer Hidayat
Perijinan Botax
Sie Konsumsi Manik & Ayu
Sie Perlengkapan Raka, Krisma, Dewa, Noer
Sie Sponsor Noer
Sie Acara Putri
Sie Regristasi Manik & Gek Widia
Runner Krisma
Marshal Botax
Sie Rohani Manik & Ayu
Sie Keamanan Raka, Dewa, Botax
Timer Gus Oby & Gek Widia
Pengawas Lomba Tony & Fani
Pimpinan Lomba Deni
Juri Photo Competition Gung Jaka & Fany
 ANGGARAN DANA

KELENGKAPAN SUB-TOTAL
Pagar ( Barricade ) 15.000.000
Tenda 5x5 1.800.000
Kursi & Meja 100.000
HT 510.000
No. Start & Stiker 7.500.000
Sensor 1.500.000
Petugas Start & Sensor 2.000.000
Kamar Hitung 2.000.000
Marshall 5.000.000
Sewa Lahan 2.000.000
MC 5.000.000
Polisi & Desa ( ijin ) 1.500.000
Pengawas Lomba 1.500.000
Rekomendasi IMI 1.500.000
Polisi tib-tiba 500.000
Kesbanglimas 750.000
Dishub 750.000
Intelkam 1.500.000
Satlantas 1.500.000
Banten 500.000
Pawang Ujan 1.000.000
Ambulan & Pemadam 4.000.000
DJ Performance 2.000.000
Hadiah Kelas FWD Rookie
Juara 1 750.000
Juara 2 500.000
Juara 3 300.000
Hadiah Kelas RWD Rookie
Juara 1 750.000
Juara 2 500.000
Juara 3 300.000
Hadiah Kelas FWD Pro
Juara 1 750.000
Juara 2 500.000
Juara 3 300.000
Hadiah Kelas RWD Pro
Juara 1 750.000
Juara 2 500.000
Juara 3 300.000
Hadiah Kelas FWD Umum
Juara 1 750.000
Juara 2 500.000
Juara 3 300.000
Hadiah Kelas RWD umum
Juara 1 750.000
Juara2 500.000
Juara 3 300.000
Hadiah Kelas OMR Yaris
Juara 1 750.000
Juara 2 500.000
Juara 3 300.000
Hadiah Kelas Wanita
Juara 1 500.000
Juara 2 300.000
Juara 3 150.000
Piala 39 Buah 5.0000.000
TOTAL 76.210.000
 SPONSORSHIP
Kami panitia BYC FUN GYMKHANA 2019 menyadari sepenuhnya bahwa terlaksananya acara
ini tidak lepas dari dukungan perusahaan atau instansi. Oleh karena itu, kami bermaksud
menawarkan kerja sama kepada perusahaan atau instansi yang Bapak/Ibu pimpin demi
terselenggaranya acara yang bermanfaat ini.

PROSEDUR KERJA SAMA

1. Pihak sponsor harus menyetujui dan menandatangani Surat kerja sama (MoU) dan
invoice bermaterai yang telah disepakati ke dua belah pihak (pihak sponsor dan
panitia).

2. Batas waktu memutuskan kesediaan menjadi sponsor dengan paket apa pun adalah
7 hari setelah penandatangan surat kerja sama terhitung setelah pengajuan proposal
dan permohonan kerja sama sponsor.

3. Pertemuan pertama berupa uang muka yang diserahkan kepada panitia minimal 60%
dari total keseluruhan dana sponsor, maksimal 10 hari setelah penandatanganan
surat kerja sama (MoU) dan invoice. Kemudian, 40% dari sisa anggaran dana
sponsor yang belum diserahkan kepada panitia, dibayarkan pada tanggal yang telah
disepakati bersama.

4. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai, atau melalui transfer bank yang telah
ditunjuk oleh panitia.
 KETENTUAN MATERI SPONSOR

1. Alat dan materi untuk kontrapretasi spanduk dan umbul-umbul perusahaan

serta pemutaran jingle atau iklan perusahaan saat rangkaian acara,
disiapkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

2. Materi sponsor merupakan wewenang sponsor. Materi meliputi logo,

jenis publikasi, tata letak, dan jenis huruf.

3. Materi promosi sponsor pada media publikasi yang akan diproduksi oleh
pihak panitia diserahkan selambat-lambatnya 10 hari setelah
penandatanganan kontrak kerja sama.

PEMBATALAN
1. Apabila pembatalan dilakukan oleh sponsor setelah membayarkan 60%
dana sponsor pertama, maka panitia berhak untuk tidak mengembalikan
dana tersebut karena telah terjadi input fasilitas promosi sponsor.

2. Apabila pembatalan dilakukan setelah penandatanganan kontrak, maka

pihak sponsor wajib bersedia dikenakan biaya sebesar 50% dari
keseluruhan dana sponsor yang telah disepakati bersama.

3. Apabila pembatalan dilakukan oleh pihak panitia, maka panitia akan

mengembalikan seluruh dana dari paket sponsor yang telah diberikan
oleh pihak sponsor.

4. Keputusan-keputusan diatas bersifat fleksibel dan dapat diubah sesuai

dengan keputusan bersama sebelum penandatanganan kontrak kerja
sama (MoU) dan invoice.
 PENUTUP

Penjelasan mengenai syarat, perjanjian, dan ketentuan kerja sama

sponsorship ini dapat dilakukan melalui negosiasi atau mengadakan audiensi
antara pihak panitia dengan perusahaan atau instansi terkait. Segala bentuk
perjanjian kerja sama akan tertuang secara hitam di atas putih dan
ditandatangai oleh kedua belah pihak.
 Sekretariat Panitia

BPC x Lawas Garage

Jl. Tunon No. 37
Banjar Kaja, Buduk, Mengwi.

Contact Person:
Agus Botax ( 082144006992 )
Putri ( 081246413771 )

Pembayaran dapat di transfer melalui:

No. Rekening Bank Central Asia ( BCA )
6700324964
a.n. Eka Dharma Sanjaya
 FORMULIR SPONSORSHIP

Kepada Yth

Panitia BYC FUN GYMKHANA

Jl. Tunon No. 37, Br. Kaja, Buduk, Mengwi

Telp 082144006992, 081246413771

Email : putri.uthibali@gmail.com

Kami dari perusahaan/instansi :

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

alamat:

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

Telp/Fax : .................................................................................................................. .

Email : ..................................................................................................................... ....

Kontak Person : ....................................................................................................... .

HP : ........................................................................................................................ ......

menyatakan kesediaan untuk menjadi sponsor dalam acara BYC FUN GYMKHANA.
 Kategori sponsor yang kami pilih adalah :

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

dan kami menginginkan bentuk kerjasama :

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

Demikian surat kesediaan kami, atas perhatian dan kerja samanya disampaikan terima kasih..

Pembayaran dapat dilakukan

melalui: ........................,. ................................... 2019

Nama : Eka Dharma Sanjaya

Bank : BCA

No Rek 6700324964

( Tanda tangan, Nama Terang & Cap Perusahaan)