LAPORAN MAGANG
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOK
JANUARI 2012
LAPORAN MAGANG
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOK
Januari 2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang tak henti-hentinya
melimpahkan segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
laporan magang ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Penulisan laporan magang
ini dilaksanakan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan magang ini tanpa bantuan
dan bimbingan dari berbagai pihak sejak masa awal perkuliahan hingga pada saat
penyusunan laporan magang ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih
yang sedalam-dalamnya kepada berbagai pihak yang telah membantu merampungkan
laporan magang ini. Pada kesempatan ini penulis ingin berterimakasih kepada :
1. Allah SWT atas semua rahmat dan hidayah-Nya yang diberikan kepada
penulis sehingga penulis dapat merampungkan laporan magang ini. Besarnya
limpahan karunia yang telah Dia berikan membuat penulis senantiasa selalu
bersyukur dan berusaha untuk lebih baik.
2. Orang tua penulis, Alm. Muliabudi dan Gurmini Pancasari yang telah
memberikan dukungan terbaik bagi penulis untuk mencapai semua cita-cita.
Terima kasih untuk semua doa dan motivasi yang luar biasa serta bantuan
yang tidak ternilai dalam proses pembuatan laporan magang ini. Terima kasih
penulis sampaikan juga kepada adik penulis, Muhammad Dani Muliaputra
yang sudah memberikan semangat kepada penulis dalam proses pembuatan
laporan magang ini.
3. Keluarga Besar Penulis terutama kepada Ibu, Tante Neng & Om Lautan, Om
Budi & Tante Fitri yang telah memberikan dorongan dan semangat serta doa
kepada penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini. Tidak lupa para
sepupu, Bang Adri & Shinta yang telah memberikan semangat kepada penulis
hingga pada waktu penulis akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Untuk
Farel, Queen, dan Keanu yang telah menghibur dan menghilangkan kepenatan
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
vii
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
viii
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
ix
Akhir kata, penulis beharap semoga Allah SWT membalas segala kebaikan semua
pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini.
Penulis telah berusaha dengan segenap kemampuan dan tenaga dalam pembuatan
laporan magang ini. Seperti kata pepatah, tak ada gading yang tak retak, begitu pula
dengan laporan magang ini tak luput dari kekurangan akibat segala keterbatasan
penulis. Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis menerima segala saran dan kritik
yang bersifat konstruktif dari pembaca sehingga dapat menjadi perbaikan di
kemudian hari. Atas perhatiannya penulis ucapkan terima kasih.
Penulis
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
x
ABSTRAK
Kata kunci :
siklus pengeluaran, pengendalian internal, tujuan pengendalian, penilaian risiko,
aktivitas pengendalian
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
xi
ABSTRACT
Key words:
expenditure cycle, internal control, control objectives, risk assessment, control
activities
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
xii
DAFTAR ISI
Halaman Judul................................................................................................................ i
Halaman Pernyataan Orisinalitas...................................................................................ii
Tanda Persetujuan Laporan Akhir Magang.................................................................. iii
Halaman Pengesahan.................................................................................................... iv
Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi................................................................... v
Kata Pengantar.............................................................................................................. vi
Abstrak........................................................................................................................... x
Abstract......................................................................................................................... xi
Daftar Isi...................................................................................................................... xii
Daftar Tabel................................................................................................................. xv
Daftar Gambar............................................................................................................ xvi
Daftar Lampiran.........................................................................................................xvii
Bab 1 PENDAHULUAN..............................................................................................1
1.1 Latar Belakang................................................................................................ 1
1.1.1 Latar Belakang Program Magang........................................................... 1
1.1.2 Latar Belakang Pemilihan Tema............................................................. 1
1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang................................................................ 4
1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang............................................................4
1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang....................................................... 4
1.5 Pelaksanaan Kegiatan Magang....................................................................... 5
1.6 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang...................................................6
1.7 Metode Penulisan Laporan Magang............................................................... 6
1.8 Sistematika Penulisan Laporan Magang.........................................................6
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
xiii
Bab 4 PEMBAHASAN…………………………………………………………….. 37
4.1 Penggunaan SAP pada PT ABC..................................................................... 37
4.2 Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................................................... 38
4.2.1 Ordering Materials, Supplies, and Services…………........................... 38
4.2.1.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 46
4.2.1.2 Risk Assessment....................................................................... 47
4.2.1.3 Control Activity........................................................................ 50
4.2.2 Receiving and Storing Goods…………………………............................ 53
4.2.2.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 57
4.2.2.2 Risk Assessment....................................................................... 57
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
xiv
Daftar Pustaka.............................................................................................................. 90
Lampiran...................................................................................................................... 91
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
xv
DAFTAR TABEL
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
xvi
DAFTAR GAMBAR
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Universitas Indonesia
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
BAB 1
PENDAHULUAN
Universitas Indonesia
Yang menjadi objek penulisan laporan magang kali ini adalah siklus
pengeluaran dari PT ABC. PT ABC sendiri memiliki beberapa proses bisnis
dalam melakukan operasinya, yaitu sebagai berikut :
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
dari profil produk perusahaan, proses bisnis perusahaan serta struktur organisasi
perusahaan.
Bab 4 : Pembahasan dan Analisa
Bab ini meliputi penerapan System Application and Product pada PT
ABC, gambaran siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC beserta analisa
tujuan pengendalian; penilaian risiko; dan aktivitas pengendalian, jurnal terkait
siklus pengeluaran pada PT ABC, dan ringkasan analisis terhadap siklus
pengeluaran PT ABC.
Bab 5 : Kesimpulan dan Saran
Bab ini memaparkan kesimpulan yang diperoleh dari seluruh pembahasan
dan saran yang diajukan untuk perusahaan klien dan untuk KAP RSM AAJ.
Lampiran
Pada bagian akhir dari laporan, penulis menyertakan beberapa lembar
lampiran yang dapat digunakan sebagai pendukung dalam membaca laporan ini.
Universitas Indonesia
LANDASAN TEORI
8 Universitas Indonesia
1. Control Environment
Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, dan
prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen puncak,
para direktur dan pemilik dari suatu entitas mengenai pengendalian
internal dan pentingnya pengendalian internal bagi entitas itu. Tanpa suatu
lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya tidak
mungkin menghasilkan pengendalian internal yang efektif. Pengendalian
lingkungan yang lemah mencerminkan kelemahan komponen lain di
dalamnya. Jika para manajemen menganggap pengendalian penting, maka
Universitas Indonesia
seluruh karyawan akan menganggap hal yang sama dan merespon dengan
melaksanakan prosedur pengendalian dengan baik juga.
Pengendalian ini merupakan sebuah dasar dalam menentukan
arahan organisasi dan mempengaruhi kesadaran orang-orang di dalamnya.
Lingkungan pengendalian tersebut mencakup hal-hal berikut:
− Integrity and ethical value
− Commitment to competence
− Board of Director or Audit Committee participation
− Management’s philosophy and operating style
− Organizational structure
− Human resource policies and practices
2. Risk Assessment
Penilaian risiko merupakan identifikasi dan analisa manajemen
terhadap risiko relevan yang mungkin timbul dalam hubungannya dengan
penyusunan laporan keuangan. Komponen ini membentuk dasar
bagaimana risiko dikelola. Ketika manajemen sudah mengidentifikasi
risiko, kemudian mengestimasikan seberapa besar tingkat signifikansi dari
risiko, menilai dan membandingkan dengan risiko-risiko yang pernah ada,
maka pada akhirnya manajemen akan mengembangkan tindakan spesifik
yang perlu untuk diambil guna mengurangi risiko sampai batas yang bisa
diterima oleh perusahaan.
3. Control Activities
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang
dibuat manajemen untuk meminimalisasi risiko kesalahan dan kecurangan
dalam mencapai tujuan perusahaan. Banyak aktivitas pengendalian yang
bisa dijalankan oleh perusahaan baik bersifat manual atau pengendalian
otomatis. Aktivitas pengendalian umumnya dikategorikan menjadi lima
tipe yaitu:
− Adequate separation of duties
− Proper authorization of transactions and activities
− Adequate documents and records
Universitas Indonesia
5. Monitoring
Aktivitas pengawasan merupakan penilaian manajemen secara
periodik mengenai pengendalian internal perusahaan untuk menentukan
apakah masih berfungsi secara efektif atau perlu diadakan peningkatan dan
perbaikan. Informasi yang dinilai dalam pengawasan bisa berasal dari
berbagai sumber, termasuk pemahaman terhadap pengendalian internal
yang ada, laporan auditor internal, laporan oleh regulator seperti laporan
bank, umpan balik dari bagian operasi dan pengaduan dari konsumen.
Universitas Indonesia
Pada tahap ini, yang pertama kali harus dilakukan adalah mengidentifikasi
apa, kapan, dan berapa jumlah barang yang akan dibeli. Pendekatan tradisional
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Bagian gudang akan menerima barang dari supplier beserta packing slip
dan invoice. Setelah menerima barang, bagian gudang akan melakukan inspeksi
barang untuk menyesuaikannya dengan Purchase Order. Setelah dilakukan
inspeksi, bagian gudang harus membuat Receiving Report. Receiving Report yang
terbentuk akan dikirimkan ke bagian penyimpanan persediaan di gudang dan
bagian akuntansi. Seandainya terjadi kasus barang yang rusak, maka disiapkanlah
dokumen Debit Memo oleh bagian akuntansi untuk mencatat penyesuaian apakah
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
2.5 Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian pada Siklus
Pengeluaran
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
3.1 Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar & Saptoto (RSM
AAJ)
RSM AAJ didirikan oleh Amir Abadi Jusuf pada tahun 1985. Kantor pusat
RSM AAJ bertempat di Gedung Plaza ABDA lantai 10-11, Jl. Jenderal Sudirman
kav.59 Jakarta. RSM AAJ memiliki kantor cabang yang terletak di kota Surabaya.
RSM AAJ telah beberapa kali mengalami pergantian nama, saat ini nama resmi
sesuai dengan izin usaha dari menteri keuangan adalah KAP Aryanto, Amir Jusuf,
Mawar, dan Saptoto.
RSM AAJ adalah anggota dari RSM internasional, salah satu dari jaringan
independent accounting and consulting firms terbesar di dunia, yang memiliki
lebih dari 25.000 tenaga profesional dari 662 kantor yang berada di lebih dari 64
negara di dunia. Afiliasi Kantor Akuntan Publik (KAP) Aryanto, Amir Jusuf, dan
Mawar & Saptoto dengan RSM membuat KAP ini secara tidak langsung
meningkatkan kualitas serta kinerja KAP dalam kaitannya dengan jasa yang
diberikan kepada klien.
Lebih dari 20 tahun RSM AAJ beroperasi dan melayani klien dalam
berbagai lini jasa bisnis dan keuangan. RSM AAJ menyediakan banyak jenis jasa
yang dapat membantu proses bisnis perusahaan. Jasa yang disediakan oleh RSM
AAJ antara lain adalah sebagai berikut:
a. Jasa Akuntansi dan Administrasi
Jasa ini mencakup jasa pembukuan dan penyusunan laporan keuangan baik
interim maupun tahunan, jasa analisa laporan keuangan, dan juga jasa
administrasi gaji.
b. Tax Advisory Service
Jasa ini mencakup jasa konsultasi perpajakan serta kepatuhan terhadap
peraturan perpajakan.
27 Universitas Indonesia
Univeritas Indonesia
semen milik Pemerintah yaitu PT ABC, PT DEF dan PT GHI, yang terealisir pada
tanggal 15 September 1995, sehingga saat ini PT ABC berada dibawah PT GHI
Tbk. (GHI Group).
Univeritas Indonesia
Univeritas Indonesia
Sebagai perusahaan dengan skala besar serta siklus bisnis yang rumit, PT
ABC membutuhkan sebuah sistem yang handal untuk menunjang serta
mengintegrasikan semua siklus kegiatannya. Oleh karena itu, perusahaan
menggunakan SAP sebagai sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang
Univeritas Indonesia
Univeritas Indonesia
Univeritas Indonesia
Univeritas Indonesia
Univeritas Indonesia
PEMBAHASAN
37 Universitas Indonesia
Seperti yang telah dijelaskan pada bab 3, tahap pertama yang dilakukan
pada proses pemesanan adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa jumlah
barang yang akan dibeli. Setelah melakukan identifikasi, maka proses selanjutnya
adalah proses pembuatan PR yang harus diotorisasi oleh level otorisasi yang
sesuai. Proses pembuatan PR pada PT ABC berdasarkan jenis pengadaan yang
akan dilakukan, yaitu terdiri dari pengadaan barang dan pengadaan jasa.
i. Barang Stock
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Berdasarkan PR yang dibuat oleh user dan telah disetujui sesuai level
otorisasi, bagian pengadaan akan melakukan pemilihan supplier. PR yang belum
disetujui sesuai dengan level otorisasi yang berlaku tidak akan dilakukan proses
pembeliannya oleh bagian pengadaan. Proses pemilihan supplier terbagi atas tiga
Universitas Indonesia
proses, yaitu proses tender, proses tunjuk langsung, dan proses pembelian
langsung.
a. Proses tender
Dalam proses tender, terlebih dahulu dilakukan pemilihan supplier
potensial yang sesuai dengan pengadaan terkait. Rekomendasi supplier
potensial ini dilakukan oleh Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian
Perbekalan dengan menggunakan bidder list system. Bidder list system
merupakan sistem yang digunakan untuk pengelolaan pengelompokkan
material atau jasa yang disediakan oleh para supplier. Data ini digunakan
sebagai sources of supply untuk proses seleksi supplier yang akan diundang
dalam proses tender. Supplier rekomendasi yang terpilih untuk mengikuti
proses tender akan didokumentasikan dalam form bidder list. Form bidder list
akan diverifikasi oleh Kepala Bidang dan Kepala Biro Pengadaan Barang
ataupun Jasa terkait kesesuaian vendor terhadap barang dan jasa yang ingin
dibeli oleh perusahaan. Apabila mereka ingin menambahkan supplier, maka
akan langsung dicantumkan pada form bidder list. Apabila mereka ingin
menghapus salah satu supplier yang direkomendasikan, maka nama supplier
terkait akan dicoret pada form tersebut. Setelah melakukan verifikasi, Kepala
Bidang dan Kepala Biro Pengadaan Barang ataupun Jasa akan memberikan
tanda tangan pada form bidder list.
Setelah form bidder list disetujui, maka selanjutnya bagian pengadaan
akan membuat request for quotation (RFQ) pada sistem SAP modul MM yang
selanjutnya akan dikirim kepada setiap supplier terpilih yang tercantum pada
form bidder list melalui email. Sebagai bukti telah melakukan pengiriman
RFQ melalui email, Staf Bidang Pengadaan akan mendokumentasikan sent
items email pengiriman RFQ tersebut. Berdasarkan dokumen RFQ yang
dikirimkan kepada supplier, supplier akan datang untuk menghadiri proses
tender pada waktu yang sudah ditentukan dengan membawa surat penawaran
dan beberapa dokumen pendukung, seperti brosur sesuai dengan yang
tercantum pada RFQ.
Universitas Indonesia
Supplier. Surat penawaran dan dokumen pendukung dari supplier yang tidak
lolos verifikasi tidak dilanjutkan ke tahap evaluasi. Sedangkan surat
penawaran dan dokumen pendukung dari supplier yang telah lolos verifikasi
akan dilanjutkan ke tahap evaluasi. Proses evaluasi tender yang terbagi atas
dua macam evaluasi, yaitu evaluasi spesifikasi teknis dan evaluasi harga.
Evaluasi spesifikasi teknis akan dilakukan oleh user, sedangkan evaluasi harga
akan dilakukan oleh bagian pengadaan. Hasil evaluasi teknis akan diverifikasi
dan ditandatangani oleh level otorisasi user. Sedangkan hasil evaluasi harga
akan diverifikasi dan ditandatangani oleh Kepala Bidang dan Kepala Biro
Pengadaan Barang atau Jasa. Supplier terpilih merupakan supplier yang lolos
evaluasi spesifikasi teknis dengan harga penawaran terendah.
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
4.2.1.2 Risk Assesment pada tahap ordering materials, supplies, and services
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
4.2.1.3 Control Activity pada tahap ordering materials, supplies, and services
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Berdasarkan berita acara serah terima jasa, maka bagian pengadaan jasa
akan membuat service acceptance pada sistem SAP modul MM dan kemudian
dicetak. Service acceptance yang dicetak terdiri dari beberapa rangkap, yaitu :
Universitas Indonesia
itu, sistem SAP terkonfigurasi untuk tidak dapat membuat good receipt
terhadap barang yang memiliki PO yang belum terotorisasi.
b. Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.
Pada saat menerima barang dari supplier, maka akan dilakukan inspeksi
perhitungan dan penilaian kualitas barang yang dilakukan secara manual
oleh bagian penerimaan di gudang, user terkait serta supplier secara
langsung dan ketiganya memberikan verifikasi dan tanda tangan pada
inspection report. Selain itu, PT ABC menggunakan konsultan independen
untuk melakukan perhitungan dan penilaian kualitas barang curah.
c. Verifikasi penerimaan jasa
Ketika pengadaan jasa selesai, bagian pengadaan jasa akan menerima
dokumen berita acara serah terima jasa yang ditandatangani oleh supplier
dan user. Berdasarkan dokumen tersebut, selanjutnya bagian pengadaan
jasa membuat service acceptance yang akan diverifikasi dan diotorisasi
sesuai dengan level otorisasi. Biaya terkait pengadaan jasa akan
dibebankan langsung kepada divisi yang melakukan pengadaan jasa. Hal
tersebut dilakukan untuk meminimalisasi kecurangan yang mungkin
terjadi.
d. Pencurian barang persediaan
PT ABC memiliki pemisahan tanggung jawab pada bagian penerimaan
barang dengan bagian penyimpanan barang di gudang walaupun dibawahi
oleh satu biro, yaitu Biro Pengelolaan Persediaan. Akses terhadap gudang
persediaan dibatasi, hanya orang-orang yang telah terotorisasi yang dapat
masuk ke dalam gudang persediaan. Setiap persediaan yang akan disimpan
di gudang akan didokumentasikan pada dokumen transfer slip yang
diotorisasi oleh Kepala Biro Pengelolaan Persediaan. PT ABC melakukan
stock opname untuk melakukan pengecekan fisik di gudang yang
dibandingkan dengan pencatatan persediaan di SAP, namun hal tersebut
dilakukan secara tidak rutin. Stock Opname dilakukan dan diverifikasi oleh
Satuan Pengawas Internal dan Biro Pengelolaan Persediaan serta
dilaporkan kepada para direksi. Sering kali terjadi persediaan barang curah
mengalami perbedaan pencatatan yang diakibatkan dari lokasi
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
payment, maksudnya dokumen tersebut masih belum siap untuk dilakukan proses
pembayaran. Ketika Bidang Kas dan Bank akan melakukan proses pembayaran,
status block for payment akan diubah menjadi status accepted, maksudnya adalah
dokumen siap untuk dilakukan proses pembayaran.
Apabila tagihan yang diproses merupakan tagihan yang standar dan tidak
rumit, maka staf Akuntansi Hutang bisa langsung melakukan posting park
invoice, namun approval dokumen tetap harus ditandatangani oleh level otorisasi
yang sudah ditentukan. Contoh tagihan yang bisa di-posting langsung oleh staf
Akuntansi Hutang misalnya tagihan pembelian barang persediaan atau barang
expense dan tagihan pengadaan jasa untuk memperbaiki fasilitas perusahaan.
Universitas Indonesia
Secara ringkas, proses persetujuan tagihan supplier dapat dilihat pada lampiran
11.
Universitas Indonesia
tercantum pada inspection report dan good receipt. Jumlah barang yang diakui
adalah jumlah barang yang lolos inspeksi. Pengembalian barang yang tidak lolos
inspeksi dilakukan pada saat setelah selesai dilakukan inspeksi. Supplier turut
serta dalam melakukan inspeksi dan hasil inspeksi juga disetujui oleh supplier.
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Aktivitas pembayaran diawali pada saat Bidang Kas dan Bank menerima
dokumen tagihan yang dilengkapi dengan disbursement voucher yang telah
diotorisasi beserta dokumen pendukung lainnya dari Bidang Akuntansi Hutang.
Staf Bidang Kas dan Bank akan melakukan verifikasi terkait akurasi jumlah,
kelengkapan persetujuan dan ketersediaan nomor rekening yang tercantum pada
disbursement voucher dari Bidang Akuntansi Hutang. Apabila data yang
tercantum pada disbursement voucher belum lengkap, seperti tidak terdapat
nomor rekening, maka Kepala Bidang Kas dan Bank tidak bisa melakukan proses
pembayaran dan dokumen akan dikembalikan kepada Bidang Akuntansi Hutang
untuk dilengkapi. Namun, apabila data yang tercantum pada disbursement
voucher sudah lengkap maka Kepala Bidang Kas dan Bank akan melakukan
pembayaran berdasarkan disbursement voucher tersebut.
Bidang Kas dan Bank akan melakukan pembayaran berdasarkan
berdasarkan tanggal jatuh tempo tagihan. Kepala Bidang Kas dan Bank akan
melihat display pencatatan hutang supplier pada sistem SAP modul FI yang
memuat informasi mengenai tanggal jatuh tempo dan kemudian melakukan sortir
tanggal yang mendekati tanggal jatuh tempo.
Kepala Bidang Kas dan Bank mengisi form aplikasi setoran, transfer,
kliring dan inkaso dari bank. Yang memiliki otorisasi untuk melengkapi form
aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso dari bank hanyalah Kepala Bidang
Universitas Indonesia
Kas dan Bank. Form aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso akan disetujui
sesuai dengan level otorisasi berikut :
• Pembayaran sampai dengan Rp 25 juta akan ditandatangani oleh Kepala
Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro Pengelolaan Kas
• Pembayaran lebih dari Rp 25 juta sampai dengan Rp 250 juta akan diparaf
oleh Kepala Bidang Kas dan Bank serta ditandatangani oleh Kepala Biro
Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen Pembendaharaan.
• Pembayaran lebih dari Ro 2 Milyar akan diparaf oleh Kepala Bidang Kas
dan Bank, Kepala Biro Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen
Pembendaharaan serta ditandatangani oleh Direktur Keuangan dan
Direktur Utama.
Setelah form aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso diotorisasi, form
tersebut beserta beberapa dokumen pendukung seperti nomor rekening dan jumlah
tagihan dikirimkan ke bank oleh Staf Bidang Kas dan Bank. Selanjutnya, bank
yang akan men-transfer tagihan tersebut kepada para supplier.
Setelah menerima bukti setor dari bank, maka Staf Bidang Kas dan Bank
akan melakukan proses outgoing payment pada sistem SAP modul FI. Proses ini
dilakukan untuk membuat jurnal pembayaran pada sistem SAP modul FI. Setelah
dilakukan proses outgoing payment pada sistem SAP, Staf Bidang Kas dan Bank
akan mencetak payment register. Payment register yang terbentuk akan
diverifikasi akurasinya oleh Kepala Urusan Kas dan Bank. Setelah diverifikasi
oleh Kepala Urusan Kas dan Bank, Kepala Urusan Kas dan Bank akan
memberikan paraf dan tanggal verifikasi akurasi pada payment register serta
mengirimkan kepada Kepala Bidang Kas dan Bank untuk melakukan verifikasi
akurasi lebih lanjut. Setelah diverifikasi oleh Kepala Bidang Kas dan Bank, maka
Kepala Bidang Kas dan Bank akan memberikan paraf dan tanggal verifikasi
Universitas Indonesia
akurasi pada payment register. Bukti setor, payment register serta dokumen
pendukung lainnya akan disatukan dan diarsipkan sesuai tanggal pembayaran.
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
pembayaran sehingga tidak ada lagi hutang dengan supplier terkait yang
masih outstanding.
d. Pencurian kas
PT ABC melakukan pemisahan tanggung jawab terhadap bagian yang
melakukan pencatatan hutang dengan bagian yang melakukan pembayaran
dan juga melakukan pembatasan akses kepada supplier master file
terutama pada bagian pencatatan hutang dan pembayaran suplier. Form
aplikasi setoran bank hanya boleh dilengkapi oleh Kepala Bidang Kas dan
Bank dan diotorisasi sesuai level otorisasi yang ada dimana form aplikasi
setoran bank akan ditandatangani oleh dua level otorisasi. Setiap harinya,
Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi untuk membandingkan
rekening Koran perusahaan yang berasal dari bank dengan pencatatan pada
sistem SAP.
e. Penyalahgunaan cek
PT ABC tidak menggunakan cek untuk melakukan pembayaran.
f. Permasalahan arus kas
Setiap minggu, Kepala Bidang Kas dan Bank membuat anggaran arus kas
untuk mencegah tingginya pengeluaran arus kas dibandingkan dengan
pendapatannya. Anggaran tersebut akan diverifikasi dan diotorisasi sesuai
dengan level otorisasi yang berlaku.
Universitas Indonesia
Berikut ini penulis akan membahas tentang jurnal terkait pada siklus
perngeluaran. Proses penjurnalan pertama kali adalah pada saat pembuatan Good
Receipt atau Service Acceptance yang dilakukan oleh Staf Penerimaan barang di
Gudang atau Staf Bidang Pengadaan Jasa. Good Receipt merupakan dokumen
yang menandakan bahwa bagian gudang sudah menerima barang dari supplier
sedangkan Service Acceptance merupakan dokumen yang menandakan bahwa
pengadaan jasa telah selesai dilakukan. Berikut ini adalah jurnal yang terbentuk
pada saat pembuatan Good Receipt atau Service Acceptance :
Universitas Indonesia
Dr. Cr.
Beban-Beban xxx
Hutang Pembelian Lainnya xxx
Dr. Cr.
Hutang Pembelian Lainnya xxx
PPN Masukan xxx
Hutang Pembelian Pihak Ketiga xxx
Ketika Bidang Kas dan Bank akan melakukan proses pembayaran, maka
terlebih dahulu Kepala Bidang Kas dan Bank mengubah posted invoice dengan
status block for payment menjadi posted invoice dengan status accepted yang
berarti bahwa dokumen siap untuk dilakukan proses pembayaran. Bidang Kas dan
Bank akan melakukan proses pembayaran pada sistem SAP modul FI dengan
melakukan proses outgoing payment. Proses outgoing payment akan membentuk
jurnal sebagai berikut :
Dr. Cr.
Hutang Pembelian Pihak Ketiga xxx
Bank Clearing xxx
Universitas Indonesia
Dr. Cr.
Bank Clearing xxx
Main Bank xxx
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Cash disbursement
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
5.1 Kesimpulan
84 Universitas Indonesia
telah tercapai karena semua pengadaan harus melalui proses otorisasi terlebih
dahulu. Untuk memastikan pengadaan barang dihitung berdasarkan Economic
Order Quantity (EOQ),maka pengadaan barang persediaan dilakukan berdasarkan
reorder point pada MRP controller. Perhitungan EOQ tidak dilakukan pada
pengadaan barang CAPEX atau barang expense, sebagai bentuk pengendaliannya
untuk pengadaan barang CAPEX direncanakan dan dianggarkan sejak awal tahun,
sedangkan untuk pengadaan barang expense dikendalikan dengan pembatasan
anggaran dari setiap departemen. Untuk meminimalisasi risiko pada tahap ini, PT
ABC telah melakukan berbagai pengendalian, seperti seperti memiliki fungsi
tersentralisasi dalam proses pengadaan untuk meminimalisasi risiko pada
pemesanan barang-barang yang tidak dibutuhkan dan melakukan stock opname
untuk mendapat pencatatan persediaan yang akurat, namun stock opname
dilakukan secara tidak rutin. Aktivitas pengendalian yang dilakukan PT ABC juga
sudah baik, terdapat pemisahan tanggung jawab antara proses pembuatan PR dan
pembuatan PO serta level-level otorisasi yang yang harus menyetujuinya, level
otorisasi pada proses verifikasi dan persetujuan PR dan PO sudah memadai, PR;
RFQ; dan PO merupakan prenumbered document.Untuk aktivitas
pengendalianPhysical control over assets and recordstidak relevan untuk
diimplementasikan pada tahap ini.
Tahap kedua dalam siklus pengeluaran adalah proses receiving and storing
goodsdimana pada tahap ini akan dilakukan inspeksi penerimaan barang dan
pembuatan Good Receipt pada pengadaan barang serta verifikasi berita acara
serah terima jasa dan pembuatan Service Acceptance pada pengadaan jasa. Tujuan
pengendalian pada tahap ini telah tercapai karena bagian penerimaan barang akan
melakukan inspeksi untuk memastikan jumlah barang sesuai dengan yang dipesan
dan dalam kondisi yang baik serta dilakukannya otorisasi serta verifikasi sebelum
dan sesudah dilakukannya pengadaan jasa. Secara keseluruhan, PT ABC telah
melakukan berbagai pengendalian untuk meminimalisasi risiko yang mungkin
terjadi, seperti inspeksi dilakukan oleh user, supplier dan Staf Bidang Penerimaan
Barang serta konsultan independen khusus untuk barang curah dan para inspector
harus melakukan verifikasi dan menandatangani form inspection report. Namun,
PT ABC tidak melakukan stock opname secara rutin yang dapat menimbulkan
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
5.2 Saran
Dari serangkaian proses magang dan analisa yang telah dilakukan, maka
penulis akan memberikan saran untuk PT ABC, KAP RSM AAJ Associates, dan
juga untuk Departemen Akuntansi FEUI. Saran ini bertujuan untuk
menyempurnakan segala kekurangan yang penulis temukan untuk proses
perbaikan pada masa yang akan datang. Berikut saran-saran bagi ketiga pihak
tersebut :
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Arens, Alvin A, Randal J. Elder, and Mark S. Beasley. Auditing and Assurance
Services: An Integrated Approach 14th edition. New Jersey: Prentice Hall,
2012.
90 Universitas Indonesia
memantau kinerja
pengiriman dari supplier
Membeli dari supplier Memelihara daftar supplier
yang tidak terotorisasi yang sudah disetujui dan
menkonfigurasi sistem agar
pembelian hanya dapat
dilakukan kepada supplier
yang disetujui
Melakukan review dan
memberikan persetujuan
terhadap pembelian kepada
supplier yang baru
Menggunakan
pengendalian spesifik dari
Electronic Data
Interchange (EDI).
Kickbacks Melakukan pelatihan
terhadap karyawan
Melakukan rotasi pekerjaan
dan mewajibkan karyawan
untuk liburan sejenak
Melakukan audit terhadap
kegiatan pembelian secara
tiba-tiba
Bagian pembelian
menandatangani pernyataan
yang berisi pengungkapan
semua laporan keuangan
pada supplier yang sudah
ada
Menerima dan Menerima barang yang Memerintahkan bagian
menyimpan barang tidak dipesan penerimaan barang untuk
menerima barang yang
dilengkapi dengan salinan
PO yang telah disetujui.
Kesalahan dalam Tidak memberi tahu bagian
menghitung barang yang penerimaan jumlah barang
diterima yang dipesan
Meminta karyawan bagian
penerimaan untuk
menandatangani RR
Memakai teknologi bar-
code atau RFID
Memberikan insentif pada
Universitas Indonesia
karyawan yang
menemukan kesalahan
Verifikasi penerimaan jasa Menunjuk supervisor
dalam pengadaan jasa
Membandingkan biaya
aktual dengan anggaran
secara rutin
Melakukan audit terhadap
pengadaan jasa
Pencurian barang Disimpan pada lokasi yang
persediaan aman dengan akses yang
terbatas
Seluruh transfer persediaan
harus didokumentasikan
Melakukan perhitungan
persediaan yang dimiliki
dan membandingkan
dengan pencatatan
persediaan secara periodik
Pemisahan tanggung jawab
antara bagian penerimaan
dan penyimpanan
persediaan.
Menyetujui tagihan Gagal menangkap Mengecek keakuratan
supplier kesalahan dalam tagihan tagihan
supplier Membatasi akses terhadap
supplier master data
Kesalahan dalam Pengendalian data entry
melakukan posting ke dan pemrosesan data
akun hutang Membandingkan saldo
akun supplier sebelum dan
sesudah cek diproses
dengan tagihan yang
sedang diproses
Saldo akun supplier
dibandingkan secara
periodik dengan jumlah
akun hutang di buku besar.
Pengeluaran kas Membayar untuk barang Hanya membayar tagihan
yang memiliki RR yang
yang tidak diterima
asli
Melakukan pengendalian
terhadap anggaran
Gagal dalam mengambil Pengajuan tagihan dengan
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Biro Perencanaan
dan Pengendalian
Perbekalan
Planned
order
Planned
order
evaluation
Review
and
Approval
Planned order
evaluation
report
Approved planned
order evaluation
report
Input evaluation
report
Review and
PR PR display PR master file
Approval
Review and
PR PR display
Approval
Print PR PR
PR
Sign PR
PR
Sign PR
PR
User
Create Planned Planned Order
Order Master File
Input reservation
data
Planned
Order
Reservation
Create reservation
master file
Convert planned
PR master file
order to PR
Reservation
PR
Reservation Review and
display Approval
Approved
reservation
Review and
PR PR display
Approval
PR
Print PR
Sign PR
PR
Sign PR
PR
PR
Lampiran 4 :
User
User
Input PR data
PR
Review and
PR display
Authorize PR
Approved PR
Sign PR
PR
Stock Procurement
A B
PR
Procureme
nt Contract
PR Master File
Create PO and
select vendor PO Master File
based on contract
Supplier Master
File
Review and
PO PO Display PO Master File
Authorize PO
Review and
PO PO Display
Authorize PO
Print PO PO
5
4
3
2
1
PO
Sign PO
5
4
3
2
1
Signed PO
Sign PO
K 5
4
3
2
J 1
Signed PO
N
Supplier
PR
Review
PR Supplier Master
File
Find potential
PR
suppllier on Bidder
List System
PR
Bidder list form
Review
and
authorize
bidder list
form
PR
Approved bidder
list form
Review
and
authorize
bidder list
form
PR
Approved bidder
list form
PR Approved bidder
list form
RFQ
RFQ
Supplier
Staf Biro Pengadaan Kepala Bidang Pengadaan Kepala Biro Pengadaan User
Supplier Technical
Evaluation
Supplier’s
quotation PR Approved bidder
RFQ Master list form RFQ Approved
File supplier’s Technical
D quotation
Evaluation report
Verificatio
n of
supplier’s
quotation
Review
PR Approved bidder and
list form authorize
RFQ Approved technical
supplier’s evaluation
quotation
PR Approved bidder
Price list form Approved
RFQ
evaluation supplier’s Approved
and quotation technical
choose Evaluation report
selected
supplier
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
supplier’s Approved Review
quotation technicalPrice evaluation and
Evaluation report report authorize
price
evaluation
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
supplier’s Approved Review
quotation technicalApproved price and
Evaluation report
evaluation report authorize
price
evaluation
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
supplier’s Approved
quotation technicalApproved price
Evaluation report
evaluation report
Create request
discount letter
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
supplier’s Approved Review
quotation technicalPrice evaluation and
Evaluation report reportRequest discount
authorize
letter
request
discount
letter
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
supplier’s Approved Review
quotation technicalApproved price and
Evaluation report Approved request
evaluation report authorize
discount letter
request
discount
letter
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
supplier’s Approved
quotation technicalApproved price
Evaluation report Approved request
evaluation report
discount letter
Supplier
D
Supplier
PR Approved bidder
list form RFQ Approved Reply of request
Approved
supplier’s discount letter
technical Approved price
quotation Approved request
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Create
procurment
contract
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technical Approved price
quotation Approved request Review
Evaluation report
evaluation report
discount letterProcurement and
contract authorize
procurmen
t contract
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technical Approved price
quotation Approved request
Evaluation report
evaluation report Approved
discount letterProcurement
E contract
Supplier Master
File
D
PR Master File
PO Master File
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technical Approved price
quotation Approved request Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letterProcurement
contract PO Review PO PO Display
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technical Approved price
quotation Approved request Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letterProcurement
contract
PO
G
Print PO PO Master File F
PR Approved bidder
list form RFQ Approved 5
Approved
supplier’s 4
technical Approved price
quotation Approved request Approved 3
Evaluation report
evaluation report
discount letterProcurement 2
contract 1
Approved PO Review
PO
I PR Approved bidder 5
list form RFQ Approved 4
Approved
supplier’s 3
technicalApproved price
quotation Approved requestApproved 2
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Procurement
PR Approved bidder contract Approved PO
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technicalApproved price
quotation Approved requestApproved
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Procurement 2
contract Signed PO H
Review
and
D
authorize
procurmen
t contract
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technical Approved price
quotation Approved request Review
Evaluation report
evaluation report Approved
discount letterProcurement and
authorize Supplier
contract
procurmen
t contract
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technical Approved price
quotation Approved request Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letterProcurement
contract
PO Master File
F Review and
PO Display
Authorize PO
PO Master File
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technical Approved price
quotation Approved request Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letterProcurement
contract Review and
PO PO Display
Authorize PO
PR Approved bidder
list form RFQ Approved
Approved
supplier’s
technical Approved price
quotation Approved request Approved
Evaluation report
evaluation report
discount letterProcurement
contract
PO
H G
Sign PO
PR Approved bidder 5
list form RFQ Approved 4
Approved K
supplier’s 3
technicalApproved price
quotation Approved requestApproved 2
Evaluation report
evaluation report
discount letter
Procurement 1
contract Signed PO
Sign PO
J
PR Approved bidder
5
list form RFQ Approved
Approved 4
supplier’s
technicalApproved price 3
quotation Approved requestApproved
Evaluation report
evaluation report 2
discount letter
Procurement
1
contract Signed PO
I
Supplier
Receiving Goods
K
Supplier
5
Packing Slip PO
PO Master file
Match with PO
Create inspection
form
Inspection form
Supplier
Count and
inspect
User
received
items
Consultant
Inspection form
Supplier
Review
User
and Sign
Consultant
5
4
3
2
1
Good Receipt
Inspection form
Review
and Sign
5
4
3
2
1
Approved
Review
Inspection form Good Receipt
and Sign
5
4 Biro Pengadaan
D
3 Barang
2
1
Approved
Inspection form Good Receipt Supplier
Storing Stock
Bidang
Penerimaan
Barang
Good Receipt
PO Master File
Good Receipt
Master File
Good Receipt
Transfer Slip
Review
and sign
Good Receipt
Approved Transfer
Review
Slip
and sign
Stock Master
File
Good Receipt
Approved Transfer
Update Stock
Slip
Master File
Good Receipt
Approved Transfer
Slip
Storing Non-Stock
Bidang
Penerimaan
Barang
Good Receipt
Sends
goods to
user
Good Receipt
User
User Staf Bidang Pengadaan Jasa Kepala Bidang Pengadaan Jasa Kepala Biro Pengadaan Jasa
Supplier
Berita Acara 1
Serah Terima
Jasa
Services
procurmen
t
PO Master File
Match with PO
Create Berita
Acara Serah
Terima Jasa Create and print
service
acceptance
3
2
Berita Acara 1
Serah Terima 5
Jasa 4
3
2
1
Berita Acara 1 Services
Serah Terima Acceptance
Review
Supplier Jasa
and sign
3 Review
2 and sign
Berita Acara 11
Serah Terima
Jasa
D 5
4
3
2
1
Berita Acara 1 Services Review
Serah Terima Acceptance
and sign
Jasa
L
5
4
3
2
1
Services
Berita Acara 1 Acceptance Supplier
Serah Terima
Jasa
Staf Back Office Bidang Kepala Urusan Administrasi Kepala Bidang Administrasi
Staf Bidang Administrasi Perbendaharaan Staf Bidang Pajak dan Asuransi
Administrasi Perbendaharaan Perbendaharaan Perbendaharaan
J L
Supplier
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Verify
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verified document
Fulfill and
Sign
paper of
verification
document
GR/SA
PO Document
Tax Invoice (2) Control
Tax Invoice (1)
Invoice
Verification
document Update Sistem
Pengedalian Dept
Perbendaharaan
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Tax Invoice (1)
Invoice
Verification
document
Check Tax
Invoice
GR/SA
PO
App. Tax Invoice (2)
Invoice
Verification 1
document Approved Tax
Invoice
D
M
M
Update sistem
Dokumen
pengendalian
Control
dokumen
GR/SA
PO
Tax Invoice (2) GR/SA
Invoice PO
Tax Invoice (2)
Verification
Invoice
document
Approved
verification
document
Parked invoice
Staf Verify
Entry invoice master file
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Parked
Invoice
invoice
Verified
verification
document
Parked invoice
master file
Verify
document Verify park invoice
Display parked
invoice
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
Parked
verification
invoice
document
Parked invoice
master file
Verify
document Verify park invoice
Display parked
invoice
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
Parked
verification
invoice
document
Posted Invoice
A/P Master File
Master File
GR/SA Posted
PO invoice
Tax Invoice (2) “Block for
Invoice payment”
Verified
verification
document
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Disbursement
voucher
Verify and
authorize
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Approved
disbursement
voucher
Bidang Akuntansi Hutang Staf Bidang Kas dan Bank Kepala Bidang Kas dan Bank Level Otorisasi
GR/SA
N PO Account Bidang Kas dan
Tax Invoice (2) Payable Master Bank
Invoice File
Disbursement
GR/SA voucher Display Sort due date of
PO Supplier invoice and chage
Tax Invoice (2)
Accout status of posted
Invoice
Payable invoice
Approved
disbursement
voucher Verify
document
Cash flow Cash Flow
master file analysis
GR/SA
PO
Posted
Tax Invoice (2)
invoice
Invoice
“Accepted
Verified D for
disbursement
payment”
voucher
Fulfill
transfer
application
form
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
disbursement
voucher Transfer
application form
Review
and
authorize
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
disbursement
voucher Transfer Review
application form and
authorize
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
Verified
D disbursement
Bank voucher Transfer
application form
Receipt
Bank
Account
Payable Master General Ledger
File Outgoing Payment
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
disbursement voucher
Receipt
Review
Payment register
and
Authorize
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
disbursement voucher
Receipt
Payment register
Bank
Bank
Statement
Manual Bank
General Ledger
Statement
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
disbursement voucher
Receipt
Payment register
Reconciliation Review
report and
Authorize
GR/SA
PO
Tax Invoice (2)
Invoice
disbursement voucher
Receipt
Payment register
Reconciliation
report