Anda di halaman 1dari 125

UNIVERSITAS INDONESIA

OPTIMALISASI WAKTU REKAM MEDIS


DITEMUKAN DI UNIT REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT DR CIPTO MANGUNKUSUMO
TAHUN 2014

LAPORAN KARYA AKHIR

AINUS SYIFA
1106089823

PROGRAM VOKASI
RUMPUN KESEHATAN
PROGRAM STUDI PERUMAHSAKITAN

DEPOK
MEI 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

OPTIMALISASI WAKTU REKAM MEDIS


DITEMUKAN DI UNIT REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT DR CIPTO MANGUNKUSUMO
TAHUN 2014

LAPORAN KARYA AKHIR

Diajukan sebagai salah satu pemenuhan syarat tugas akhir studi

AINUS SYIFA
1106089823

PROGRAM VOKASI
RUMPUN KESEHATAN
PROGRAM STUDI PERUMAHSAKITAN

DEPOK
MEI 2014

ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Laporan Karya Akhir ini adalah hasil karya sendiri dan semua sumber baik yang
dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

: Ainus Syifa

NPM

: 1106089823

Tanda Tangan

Tanggal

: Mei 2014

iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan Magang ini telah disetujui oleh


Pembimbing Materi dan Pembimbing Lapangan
Program Studi Perumahsakitan
Rumpun Kesehatan Program Vokasi Universitas Indonesia

Depok, Mei 2014


Pembimbing Materi

Drs. Soedarto Soepangat, MARS

Pembimbing Lapangan
Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo

Yusirwan Tabrani, Amd. Per Kes

iv

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI


TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di
bawah ini:
Nama

: Ainus Syifa

NPM

: 1106089823

Bidang Studi

: Vokasi Rumpun Kesehatan

Jenis Karya

: Karya Akhir

Demi mengembangkan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada


Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusive (Non-exclusive RoyaltyFree Right) atas tugas akhir saya yang berjudul:
Optimalisasi Waktu Rekam Medis Ditemukan di Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo Tahun 2014
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti
Nonekslusive

ini

Universitas

Indonesia

berhak

menyimpan,

mengalihmediakan/memformatkan, mengelola dalam membentuk pangkalan data


(database), merawat dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap
mencantumkan nama saya sebagai penulis, pencipta dan sebagai pemilik Hak
Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di

: Depok

Pada Tanggal : Mei 2014

Yang menyatakan,

(Ainus Syifa)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama

: Ainus Syifa

Alamat

: Jl. Ir. H. Juanda Komp. Pon. Pes. Darun Nahwi


Rt/Rw:07/02 Singajaya Indramayu 45218

Tempat tanggal lahir : Indramayu, 21 Juli 1993

Riwayat Pendidikan :
1. Program Studi Perumahsakitan

Tahun 2011 2014

2. SMAN 1 Sindang Indramayu

Tahun 2008 2011

3. SMPN Unggulan Indramayu

Tahun 2005 2008

4. MI Darun Nahwi Indramayu

Tahun 1999 2005

5. RA Darun Nahwi Indramayu

Tahun 1997 1999

vi

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat dan karuniaNya penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Karya Akhir ini dengan segala
kemudahan dan kelancaran sehingga selesai tepat pada waktunya. Tugas Karya
Akhir ini disusun sebagai syarat kelulusan Ahli Madya Perumahsakitan Program
Vokasi Rumpun Kesehatan Universitas Indonesia. Banyak pengalaman dan
wawasan yang penulis dapatkan selama magang di RS Cipto Mangunkusumo
yang tidak penulis dapatkan selama kuliah. Dalam penyusunan laporan ini banyak
pihak yang telah mendukung baik secara langsung maupun tidak langsung, moril
maupun materiil. Untuk itu dengan setulus hati dan penuh rasa hormat penulis
ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Allah SWT karena tanpa ridho serta izin-Nya laporan ini tidak akan selesai
tepat pada waktunya
2. Amah dan Apah atas segala doa, dukungan, kasih sayang, pengertian dan
bimbingannya yang tak ternilai. Kedua kakak dan adikku yang selalu
memberikan semangat dan bantuanya.
3. Bapak Drs. Soedarto Soepangat, MARS selaku pembimbing materi yang telah
memberikan masukan dalam penulisan laporan ini.
4. Bapak Yusirwan Tabrani, Amd. Per Kes selaku pembimbing lapangan penulis
yang telah memberikan masukan dan pengarahannya serta mbanyaknya waktu
yang diluangkan selama proses bimbingan, kepada Bapak

Jalahan

Pandeangan, Amd. Per Kes selaku pembimbing lapangan rekan penulis di


Unit Rekam Medis yang juga membantu penulis dalam penyelesaian laporan
ini.
5. Bapak Gandi Agusniadi, BBA, SE selaku Kepala Unit Rekam Medis &
Admisi Pasien Rawat Inap RSCM yang telah mengizinkan dan memberikan
kesempatan penulis melaksanakan magang di Unit Rekam Medis serta
memberikan masukan dan semangat serta kemudahan yang diberikan kepada
penulis selama proses magang.

vii

6. Seluruh dosen pengajar Program Vokasi Perumahsakitan yang telah


memberikan banyak ilmu yang bermanfaat selama penulis belajar di
lingkungan Universitas Indonesia.
7. Seluruh pegawai Unit Rekam Medis RSCM, Mas Ilham dan Mas Okky yang
telah membantu penulis memberikan data-data yang diperlukan serta
pemikirannya untuk membantu penulis. Bagian rak penyimpanan, bagian
tracer dan ekspedisi, bagian evaluasi, bagian assembling, bagian prosesing,
bagian koding, bagian pelaporan, bagian Case Mix INA CBGs, serta seluruh
Runner terimakasih atas pengalaman dan kerjasamanya selama penulis
melakukan magang. Terimakasih telah menerima penulis seperti keluarga dan
telah memperlakukan penulis dengan sangat baik.
8. Seluruh pegawai bagian Admisi Pasien Rawat Inap yang dengan telatennya
mengajari penulis melakukan cara-cara pendaftaran pasien dan mengatasi
komplain pasien. Terimakasih telah menerima kekurangan dan kesalahankesalahan yang penulis perbuat selama proses magang serta atas doa dan
dukungan yang diberikan.
9. Segenap jajaran Direksi RSCM, selaku pihak organisasi yang mengizinkan
penulis untuk melaksanakan kegiatan magang selama empat belas minggu.
Seluruh karyawan yang ada di RSCM yang telah banyak membantu penulis
untuk melengkapi data yang dibutuhkan dalam menyelesaikan laporan
magang ini.
10. Teman-teman seperjuangan magang di RSCM, Dian, Merarry, Edo, Dhella,
Lita dan Ferry atas kerjasamanya dan kekompakannya selama proses magang
di Unit RM.
11. Seseorang yang selalu mendukung penulis serta dengan sabarnya memberikan
nasehat-nasehat selama ini, Arif. Sahabat-sahabat luar biasa yang selalu ada
untuk berbagi suka dan duka, Ayu, Dian, Sista, Dinny, Dyah, Alin Esti
terimakasih telah memberikan pengalaman dan kenangan selama tiga tahun
kuliah. Marsya, adik yang selama setahun terahir menemani hari-hari dikosan.

viii

12. Teman-teman sekelompok bimbingan Pak Darto yaitu Rika dan Iren
terimakasih telah membagi pengalaman dan saling mendukung untuk
menyelesaikan laporan ini..
13. Teman-teman kelas Perkantoran Medis

dan teman-teman perumahsakitan

angkatan 2011. Terimah atas semua yang terbaik yang pernah kita lewati
selama kuliah.
14. Terakhir, kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis untuk
dapat menyelesaikan Laporan Magang ini yang tidak dapat disebutkan satupersatu.

Dalam penyusunan laporan Tugas Karya Akhir ini penulis menyadari


masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat
membangun demi kesempurnaan laporan ini sangat penulis harapkan. Akhir kata
semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi seluruh pihak yang membutuhkan
trutama di dunia perumahsakitan.

Jakarta, Mei 2014

Penulis

ix

DAFTAR ISI

Pernyataan Orisinalitas ....................................................................................... iii


Lembar Pengesahan ............................................................................................. iv
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi.........................................................v
Daftar Riwayat Hidup ......................................................................................... vi
Kata Pengantar ................................................................................................... vii
Daftar Isi .................................................................................................................x
Daftar Tabel......................................................................................................... xii
Daftar Gambar ................................................................................................... xiii
Daftar Lampiran ................................................................................................ xiv

Bab I

Pendahuluan
A. Latar Belakang ....................................................................................1
B. Gambaran Umum Rumah Sakit ..........................................................2
1. Sejarah Rumah Sakit .....................................................................2
2. Visi, Misi, Tujuan, Motto dan Logo Rumah Sakit ......................3
3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .........................................7
4. Ketenagaan Rumah Sakit ...........................................................12
5. Fasilitas Rumah Sakit ................................................................14
6. Kinerja Rumah Sakit ..................................................................23

Bab II

Gambaran Umum Unit Rekam Medis RS Dr. Cipto Mangunkusumo


A. Penjelasan ........................................................................................28
B. Visi, Misi dan Tugas Unit ................................................................28
1. Visi .............................................................................................28
2. Misi ...........................................................................................29
3. Tugas dan Fungsi .......................................................................29
C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .............................................30
1. Struktur Organisasi ....................................................................30
2. Uraian Tugas ..............................................................................30
D. Aktivitas Unit ...................................................................................35

E. Target yang Hendak Dicapai ...........................................................37


F. Hubungan Kerja dengan Bagian Lain ..............................................44
Bab III Identifikasi Masalah
A. Kerangka Teori ................................................................................45
1. Pengertian Masalah ....................................................................45
2. Pengertian Sistem dan Unsur-Unsurnya ....................................45
3. Identifikasi Masalah ...................................................................47
4. Penentuan Prioritas Masalah ......................................................48
B. Cara Penemuan Masalah ..................................................................49
C. Daftar Masalah .................................................................................51
D. Penetapan Prioritas Masalah ............................................................54
E. Penjabaran Masalah .........................................................................58
F. Analisis Penyebab Masalah .............................................................60
Bab IV Alternatif Pemecahan Masalah
A. Alternatif Pemecahan Masalah ........................................................62
B. Penetapan Prioritas Pemecahan Masalah .........................................69
C. Kelebihan dan Kekurangan ..............................................................73
Bab V

Rencana Pelaksanaan Pemecahan Masalah


A. Penjelasan Prioritas Pemecahan Masalah ........................................74
B. Langkah Pelaksanaan .......................................................................76
C. Sumber Daya ....................................................................................79
D. Jadwal Pelaksanaan ..........................................................................82

Bab VI Kesimpulan dan Saran


A. Kesimpulan ......................................................................................84
B. Sarana ...............................................................................................85

Daftar Pustaka
Lampiran

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Tenaga Medis RSCM Tahun 2013 .........................................................12


Tabel 2. Tenaga Keperawatan RSCM Tahun 2013 ..............................................13
Tabel 3. Tenaga Kesehatan Lainnya RSCM Tahun 2013 .....................................13
Tabel 4. Tenaga Non Kesehatan RSCM Tahun 2013 ...........................................14
Tabel 5. Data Gedung RSCM ...............................................................................15
Tabel 6. Gedung Rawat Jalan ...............................................................................16
Tabel 7. Gedung Rawat Inap .................................................................................16
Tabel 8. Gedung Gawat Darurat ...........................................................................17
Tabel 9. Gedung Ruang Rawat Intensif ................................................................17
Tabel 10. Gedung Ruang Rawat Khusus (Isolasi) ................................................17
Tabel 11. Gedung Ruang Penunjang Medik .........................................................18
Tabel 12. Kinerja Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo ........................................24
Tabel 13. Rekapitulasi Penetapan Prioritas Masalah di Unit Rekam Medis..........57
Tabel 14. Hasil Prioritas Penentuan Penyebab Masalah ........................................61
Tabel 15. Daftar Alternatif Pemecahan Masalah ..................................................64
Tabel 16. Rekapitulasi Kriteria Matriks Prioritas Pemecahan Masalah ...............72
Tabel 17. Estimasi Biaya Mencetak Jejak Status RM pada Tracer .......................81
Tabel 18. Jadwal Pelaksanaan Mencetak Jejak Status pada Tracer Permintaan
Rekam Medis oleh Unit Rekam Medis .................................................83

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Logo Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo .....................................6


Gambar 2. Grafik Perkembangan BOR RSCM Tahun 2008-2012 .......................24
Gambar 3. Grafik Perkembangan ALOS RSCM Tahun 2008-2012 ....................25
Gambar 4. Grafik Perkembangan BTO RSCM Tahun 2008-2012 .......................26
Gambar 5. Grafik Perkembangan TOI RSCM Tahun 2008-2012 ........................27
Gambar 6. Diagram Fish Bone ..............................................................................61
Gambar 7. Hubungan Unsur-Unsur Sistem ..........................................................47
Gambar 8. Siklus Pemecahan Masalah .................................................................63
Gambar 9. Program Ekspedisi Jejak Status Unit Rekam Medis ...........................66
Gambar 10. Menu Pengembalian Dokumen Rekam Medis pada Program EHR .66
Gambar 11. Siklus PDCA .....................................................................................76

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Struktur Organisasi Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

Lampiran 2

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

Lampiran 3

Hubungan Kerja dengan Bagian Lain

Lampiran 4

Rekapitulasi Waktu Rekam Medis Ditemukan Bulan Februari


sampai April 2014

Lampiran 5

Foto Nomor Rekam Medis yang Tidak Tersusun Berurutan pada


Rak Penyimpanan

Lampiran 6

Rekapitulasi Laporan Double Number

Lampiran 7

SPO Penggunaan Petunjuk Keluar

Lampiran 8

SPO Pencarian Kembali (Retrieval)

Lampiran 9

Bentuk Tracer Permintaan Rekam Medis

Lampiran 10 Contoh Rancangan Tracer Permintaan Rekam Medis


Lampiran 11 Kuisioner Penetapan Prioritas Masalah
Lampiran 12 Kuisioner Alternatif Pemecahan Masalah

xiv

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah

sakit

adalah

institusi

pelayanan

kesehatan

yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang


menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat17. Dalam
pelayanan kesehatan diperlukan dokumen yang berisi keterangan tertulis
maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik,
diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien ,
dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat yang disebut rekam medis18. Rekam
medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada hanya catatan biasa,
karena didalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi
menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan
tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya
yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit19.
Penyelenggaraan rekam

medis merupakan proses kegiatan yang

dimulai pada saat dierimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan


pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis
di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang
meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat
penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien
atau untuk keperluan lainnya19. Seperti halnya di Unit Rekam Medis Rumah
Sakit

Cipto

Mangunkusumo

dengan

salah

satu

fungsinya

yaitu

menyelenggarakan pelayanan permintaan rekam medis untuk pengobatan


pasien rawat inap dan rawat jalan. Permintaan rekam medis terdiri dari pasien
lama dan pasien baru dimana untuk pasien lama harus dilakukan pencarian di

dalam rak penyimpanan untuk berkas rekam medis sebelumnya, kegiatan ini
disebut proses pencarian kembali atau retrieval.
Kecepatan dan ketepatan waktu pencarian kembali pada berkas rekam
medis menjadi salah satu tolak ukur kinerja Unit Rekam Medis. Semakin
cepat rekam medis ditemukan semakin menggambarkan baiknya kualitas
pelayanan. Sebaliknya semakin lama rekam medis ditemukan mengakibatkan
pengobatan tidak bisa dilakukan, komplain pasien dan ketidakpuasan pasien
akan berpengaruh pada mutu pelayanan rumah sakit. Oleh karena itu
pembuatan suatu metode baru agar rekam medis ditemukan sesuai standar
yang ditentukan sangatlah penting.

B. Gambaran Umum Rumah Sakit


Rumah

Sakit

Umum

Pusat

Nasional

(RSUPN)

Dr.

Cipto

Mangunkusumo adalah rumah sakit pendidikan yang secara teknis berada di


bawah Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Rumah sakit Dr. Cipto
Mangunkusumo merupakan rumah sakit pemerintah tipe A dan terletak di
Jalan Diponegoro No. 71 Jakarta Pusat. Rumah sakit berbasiskan pada
pelayanan medik sekunder dan tersier dengan tingkat kompetensi yang sangat
spesifik. Memiliki 1001 kapasitas tempat tidur dan berdiri di atas lahan seluas
117,910 m2. Untuk mengakses rumah sakit ini dapat melalui nomor telepon
021-500350 atau melalui fax 31348991. Kegiatan pelayanan yang tersedia
diwajibkan menerapkan konsep good clinical governance dengan prinsip
pelayanan prima (service excellence)1.

1. Sejarah Rumah Sakit1


Sejarah Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo tidak terlepas dari
sejarah Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia, karena perkembangan
kedua instansi ini adalah saling tergantung dan saling mengisi. Rumah
Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo mengalami transformasi sebelum ahirnya

menjadi Rumah Sakit Badan Layanan Umum seperti sekarang ini.


Transformasi-transformasi Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo, yaitu:
Tahun 1896 Dr. H. Roll sebagai pimpinan pendidikan kedokteran di
Jakarta. Saat itu laboratorium dan sekolah dokter jawa masih berada pada
satu pimpinan. Tahun 1910 sekolah dokter jawa diubah menjadi STOVIA.
Tanggal 19 November 1919 didirikan CBZ (Centrale Burgehijle
Ziekenhius).

Sejak

disatukannya

CBZ

dan

STOVIA,

maka

penyelenggaraan pendidikan dan fasilitas semakin maju dan berkembang


kea rah pelayanan spesialistik bagi masyarakat luas. Bulan Maret 1942
Indonesia dijajah Jepang, saat itu CBZ dijadikan rumah sakit perguruan
tinggi (Ika Daigaku Byangin). Tahun 1945, CBZ diubah menjadi Rumah
Sakit Omeoem Negeri (RSON) yang dipimpin oleh Dr. Asikin Widjaya
Koesoema. Tahun 1950, RSON berubah namanya menjadi RSUP (Rumah
sakit umum pusat). Tanggal 17 Agustus 1964, menteri kesehatan Prof. Dr.
Satrio meresmikan RSUP menjadi rumah sakit Tjipto Mangunkusumo
(RSTM), sejalan dengan perkembangan ejaan baru bahasa Indonesia,
maka diubah menjadi RSCM. Pada tanggal 13 Juni 1994, sesuai SK
Menkes nomor 553/Menkes/SK/VI/1994, berubah namanya menjadi
RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo. Tanggal 12 Desember 2000,
berdasarkan

PP

nomor

116

Tahun

2000

RSUPN

Dr.

Cipto

Mangunkusumo ditetapkan sebagai Perusahaan Jawatan (Perjan) Dr .


Cipto Mangunkusumo Jakarta. Dalam perkembangan selanjutnya, Perjan
RSCM berubah menjadi Badan Layanan Umum. Tanggal 13 Juni 2005,
berdasarkan PP. Nomor 23 tahun 2005, RSUPN Dr . Cipto
Mangunkusumo berubah menjadi RS Dr . Cipto Mangunkusumo yang
ditetapkan menjadi Badan Layanan Umum.
2. Visi, Misi, Tujuan, Motto dan Logo Rumah Sakit1,2

Visi
Menjadi rumah sakit pendidikan dan pusat rujukan nasional terkemuka
di Asia Pasifik tahun 2014

Misi
a. Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan bermutu serta
terjangkau oleh semua lapisan masyarakat
b. Menjadi tempat pendidikan dan penelitian tenaga kesehatan, serta
c. Tempat penelitian dan pengembangan dalam rangka meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat melalui manajemen yang Dinamis
dan Akuntabel

Tujuan Organisasi
1. Tujuan yang akan dicapai manajemen RSCM adalah menjadikan
RSCM sebagai rumah sakit pendidikan yang:
a. Mampu meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui
penyelenggaraan
internasional

pelayanan
dan

kesehatan

terjangkau

yang

bermutu

serta

dapat

dipertanggungjawabkan secara ilmiah kepada masyarakat yang


membutuhkan, serta merupaka acuan/ rujukan (reference) dari
pelayanan kesehatan nasional.
b. Mampu meningkatkan kompetensi SDM bidang kesehatan
yang memiliki kemampuan akademik, profesional, berwawasan
kebangsaan menjunjung tinggi etika profesi, mampu mendidik,
menapis, menerapkan dan mengembangkan IPTEK kedokteran,
sehingga menjadi acuan/ rujukan (reference) dari pendidikan
kesehatan nasional.
c. Mampu meningkatkan kompetensi SDM bidang kesehatan
yang mampu meneliti, serta menerapkan kemampuan tersebut
pada pelayanan dan pendidikan di RSCM agar menjadi acuan/
rujukan (reference) dari penelitian kesehatan dan kedokteran
nasional.
2. Untuk mencapai tujuan tersebut RSCM berpedoman pada:
a. Tujuan kesehatan nasional
b. Tujuan sistem pendidikan nasional

c. Kaidah dan etika ilmu pengetahuan


d. Tanggung jawab dan tanggung gugat secara profesional
e. Harapan dan kebutuhan staf RSCM yang selaras dan seimbang
dengan harapan dan kemampuan rumah sakit
f. Harapan dan kebutuhan masyarakat yang selaras dan seimbang
dengan kemampuan masyarakat
3. Dalam upaya mencapai tujuan, RSCM menekankan pada:
a. Kegiatan peningkatan mutu pelayanan bertaraf internasional,
baik dalam menunjang keseluruhan proses pendidikan,
penelitian

dan

pengembangan

IPTEK

kedokteran

dan

kesehatan, maupun dalam menyelenggarakan perannya sebagai


rujukan nasional.
b. Usaha-usaha yang dapat meningkatkan keterpaduan dan
keselarasan kegiatan pada berbagai departemen medik,
berbagai kelompok staf fungsional, berbagai organisasi, dan
kelompok staf administrasi.
c. Kegiatan

yang

bertujuan

untuk

mengembangkan

dan

memantapkan otonomi dan pengelolaan dan yang menekankan


pelayanan prima (service excellent) untuk kepuasan pelanggan
RSCM, baik pelanggan internal maupum eksternal.
d. Desentralisasi

dan

pendelegasian

(decentralization

and

delegation) atau disebut juga otonomi yang merupakan suatu


instrumen untuk melakukan alokasi atau pembagian pekerjaan
yang

meliputi

lebijakan,

tanggung

jawab,

dan

pertanggungjawaban kepada tingkat manajemen yang lebih


rendah.

Motto
Sebagai instansi yang memberikan pelayanan kesehatan RSCM
memiliki motto, RSCM (Respek, Sigap, Cermat, Mulia) Peduli.
Dengan definisi operasional sebagai berikut:

1. Respek: menghargai perbedaan, rasa saling membutuhkan dan


saling mempercayai dalam membangun hubungan kerjasama yang
sinergis, berprasangka baik dan bersikap tulus dalam memberikan
layanan terbaik.
2. Sigap: selalu siap untuk bertindak, tidak menunggu instruksi
berinisiatif untuk mencari peluang perbaikan dan teroboanterobosan untuk mencapai kualitas hasil kerja dan layanan yang
lebih baik.
3. Cermat: kompeten dan akuntabel yang manifestasinya tampak
melalui upaya untuk melakukan sesuatu yang teliti, seksama, dan
sungguh-sungguh untuk mencapai hasil terbaik
4. Mulia: disiplin dan konsisten, jujur dan dapat dipercaya.
5. Peduli: melayani dengan hati dan peduli terhadap lingkungan

Logo RSCM

Gambar 1. Logo Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo


Arti Logo RSCM
1. Tulisan RSCM dengan huruf Italic Tahoma berwarna biru yang
menggambarkan Visi RSCM
2. Garis lengkung dinamis merah kearah atas tulisan RSCM
merupakan gambaran dinamika RSCM dalam menyongsong
perubahan untuk senantiasa meningkatkan Pelayanan Prima, hasil
pendidikan dan penelitian, produktivitas SDM dan posisi bisnis
RSCM.

3. Lambang kesehatan putih dengan dasar biru, merupakan gambaran


penyelenggaraan pendidikan dan penelitian yang bermutu melalui
manajemen yang mandiri sesuai misi RSCM.
4. Kata peduli merupakan maknanya melayani dengan hati dan peduli
terhadap lingkungan RS.
3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas3
a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo terlampir
pada Lampiran 1.

b. Uraian Tugas

Direktur Utama
Memimpin dan mengelola rumah sakit dalam peyelenggaraan
upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara
serasi, terpadu dan berkesinambungan melalui peningkatan
kesehatan dan pencegahan serta upaya rujukan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dewan Pengawas

Komite Medik
Memberikan pertimbangan kepada direktur utama dalam hal
menyusun standar pelayanan medik, pengawasan dan pengendalian
mutu pelayanan medis, hak klinis khusus kepada staf medis
fungsional, program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta
penelitian dan pengembangan.

Komite Etik dan Hukum


Memberikan pertimbangan kepada direktur utama dalam hal
menyusun dan merumuskan medicotikolegal dan etik pelayanan
rumah sakit, penyelesaian masalah etik kedokteran, etik rumah
sakit, pemeliharaan etika penyeenggaraan fungsi rumah sakit,
kebijakan yang terkait dengan Hospital Bylaws serta Medical

Staff Bylaws, gugus tugas bantuan hukum dalam penanganan


masalah hukum di rumah sakit.

Direktorat Medik dan Keperawatan


Menyelenggarakan pengelolaan pelayanan medis, keperawatan dan
Keteknisan Medik yang bermutu melalui pengelolaan, pembinaan
dan pengembangan Departemen Medik dan Unit Pelayanan
Terpadu dalam rangka mencapai tujuan sasaran rumah sakit.

Direktorat Pengembangan dan Pemasaran


Menyelenggarakan pengelolaan penelitian, perencanaan dan
pengembangan, serta pemasaran produk pelayanan, pelayanan
pelanggan dan hubungan masyarakat, promosi kesehatan dan
peningkatan/

jaminan

mutu, peningkatan kerja sama dan

pembentukan jejaring rumah sakit.

Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) dan Pendidikan


Menyelenggarakan pengelolaan sumber daya manusia di seluruh
rumah sakit serta fasilitasi kegiatan pendidikan dan pelatihan,
pengelolaan kegiatan pelayanan hukum dan organisasi.

Direktorat Keuangan
Menyelenggarakan pengelolaan kegiatan keuangan, akuntansi,
anggaran untuk kebutuhan operasional dan pengembangan rumah
sakit.

Direktorat Umum dan Operasional


Melaksanakan pengelolaan organisasi, asset dan inventaris, teknik
sarana dan prasarana serta unit pelayanan dan instalasi medik
dalam rangka fasilitasi pengelolaan operasional pelayanan rumah
sakit.

Bidang Pelayanan Medik


Melaksanakan penyusunan rencana, sistem, rencana kebutuhan
tenaga, alat, bahan makanan/ kesehatan, obat-obatan serta
kebutuhan Departemen Medik dan Unit Pelayanan Terpadu dan
penyelenggaraan

pelayanan

medik,

serta

pemantauan,

pengendalian, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan


pelayanan medik serta pengembangan organisasi dan profesi
bidang pelayanan medik.

Bidang Keperawatan
Menyelenggarakan pengelolaan bimbingan pelaksanaan pelayanan
keperawatan, pelayanan klinik keperawatan serta pendidikan dan
pelatihan bagi tenaga keperawatan di rumah sakit.

Bidang Keteknisan Medik


Melaksanakan penyusunan standar, kriteria dan indikator mutu,
bimbingan, pelayanan dan pengelolaan logistik keteknisan medik
yang meliputi keteknisan medik dan keterapian fisik, serta evaluasi
dan mutu pelayanan keteknisan medik dan keterapian fisik di
Departemen Medik dan Unit Pelayanan Terpadu.

Bagian Perencanaan
Melaksanakan penyusunan rencana strategis, rencana jangka
panjang, rencana jangka pendek, rencana pengembangan serta
pengorganisasian penyusunan dan pengembangan program kerja
sama, system informasi, jejaring social.

Bagian Penelitian
Melaksanakan pengelolaan kegiatan penelitian rumah sakit, serta
merencanakan dan menyelenggrakan manajemen rumah sakit serta
kerja

sama

penelitian

yang

diperlukan

dalam

rangka

pengembangan rumah sakit.

Bagian Pemasaran
Melaksanakan pengelolaan kegiatan pemasaran yang meliputi
promosi dan pengembangan produk layanan kesehatan, paket-paket
pentarifan, hubungan masyarakat dan pelayanan pelanggan, srta
kerja sama pemasaran produk.

Bagian Sumber Daya Manusia (SDM)


Melaksanakan pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi
administrasi remunerasi, dan imbal jasa serta mutasi dan

pembinaan pegawai, penyusunan pedoman dan indikator mutu,


produktivitas dan kesejahteraan sumber daya rumah sakit.

Bagian Pendidikan dan Pelatihan


Melaksanakan penyusunan rencana dan program, pengelolaan dan
koordinasi kegiatan pendidikan dan pelatihan serta pemantauan dan
evaluasi program, kegiatan pendidikan dan pelatihan.

Bagian Hukum dan Organisasi


Melaksanakan pelayanan dan bantuan hukum, advokasi, serta
analisis, penataan dan evaluasi organisasi dan tata laksana rumah
sakit.

Bagian Anggaran
Melaksanakan penyusunan rencana belanja dan anggaran rumah
sakit, penetapan dan pelaksanaan alokasi anggaran, pengelolaan
anggaran rumah sakit, pemantauan dan pengendalian anggaran
serta evaluasi dan pelaporan.

Bagian Akuntansi
Melaksanakan akuntansi keuangan, akuntansi manajemnen, yang
meliputi pengadaan dan pemeliharaan pembukuan dan administrasi
keuangan serta penyiapan laporan keuangan berkala dan tahunan.

Bagian Perbendaharaan
Melaksanakan pengelolaan perbendaharaan, mobilisasi dana,
verifikasi,

bimbingan

teknis

administrasi

keuangan

dan

pengendalian keuangan, manajemen piutang, verifikasi dan


mobilisasi dana serta evaluasi penyusunan laporan pendapatan,
pengeluaran dan piutang.

Bagian Administrasi
Melaksanakan

administrasi

umum

rumah

sakit

meliputi

ketatausahaan, rumah tangga dan perlengkapan rumah sakit serta


evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan administrasi.

Bagian Aset dan Inventaris

10

Melaksanakan pengelolaan pendataan, mutasi dan penataan aset


dan inventaris rumah sakit serta pemantauan, evaluasi dan
penyusunan laporan kegiatan dibidang aset dan inventaris.

Bagian Teknik Pemeliharaan Sarana dan Prasarana


Melaksanakan bimbingan teknik pemeliharaan alat kesehatan, alat
non kesehatan, bangunan dan lingkungan serta pemantauan,
evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan teknik dan pemeliharaan
sarana prasarana rumah sakit.

Unit Pelayanan Terpadu


Menyelenggarakan pengelolaan pelayanan medik terpadu dari
multi disiplin, pengelolaan sumber daya dan penyiapan fasilitas
yang dibutuhkan untuk mendukung operasional pelayanan yang
bermutu, efektif dan efisien.

Departemen Medik
Mengelola kegiatan pelayanan medik, sesuai standar pelayanan,
etika,

disiplin

profesi,

dan

keselamatan

pasien,

serta

mengkoordinasikan pelayanan pendidikan dan penelitian rumah


sakit di departemen medik, baik yang bersifat rutin maupun
pengembangan pelayanan dan keilmuan.

Instalasi Promosi Kesehatan


Melakukan pengelolaan dan fasilitasi kegiatan promosi kesehatan
rumah sakit dan penyampaian informasi kegiatan rumah sakit
dalam rangka peningkatan mutu dan pengetahuan masyarakat
rumah sakit.

Unit Pelayanan Pasien Jaminan


Melakukan pengelolaan kegiatan pelayanan administrasi dan
pelaporan pasien dengan jaminan perusahaan atau asuransi.

Instalasi Pendidikan dan Pelatihan


Melakukan pengelolaan dan fasilitasi kegiatan pendidikan dan
pelatihan, peningkatan mutu serta evaluasi dan penyusunan laporan
pengelolaan pendidikan dan pelatihan rumah sakit.

11

Instalasi Medik
Melakukan penyiapan fasilitas, sarana dan prasarana serta
pemantauan kelancaran penyelenggaraan kegiatan operasional
pelayanan medik dan non medk di rumah sakit.

Unit Layanan Pengadaan


Melakukan penyiapan dan pelayanan administrasi pengadaan
barang dan jasa di lingkungan rumah sakit.

Unit Utilitas
Melakukan pengelolaan fasilitas penunjang non medik untuk
memfasilitasi

kegiatan

operasional

pelayanan

medik

dan

keperawatan, pelayanan non medik dan administrasi dalam rangka


peningkatan mutu dan kinerja pelayanan rumah sakit.
4. Ketenagaan Rumah Sakit4
Berikut rekapitulasi data kepegawaian RSCM menurut jenis
tenaga dan status kepegawaian keadaan per 31 Desember 2013:

a. Tenaga Medis
Tabel 1.
Tenaga Medis RSCM Tahun 2013
RSCM
No

Tenaga Medis

Selain Dokter Gigi


- Ahli
- Umum
Dokter Gigi
- Ahli
- Umum
Guru Besar dan
Dokter Konsulen
Sub Total

PNS

KEMENKES

NON
MAGANG PNS
PNS

PTT
(Dinkes)

DEP.
DIKNAS
&
UIBHMN

Jumlah

113
14

49
7

109
3

103
1

374
27

17
4
181

2
1
10

10

96

6
96

25
5
297

329

69

122

206

728

Sumber: Unit SDM Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

12

b.

Tenaga Keperawatan
Tabel 2.
Tenaga Keperawatan RSCM Tahun 2013
RSCM

No
1
2
3
4

Tenaga Medis

PNS

Pasca Sarjana
Sarjana
Sarjana Muda
SLTA
a. SPK/ SPR
b. Bidan
c. SPRG
SLTP
Sub Total

KEMENKES

5
55

DEP.
DIKNAS
Jumlah
&
UIBHMN
1
151
1417

60

NON
MAGANG PNS
PNS

1
119
705

27
612

304
6
17
1
1153

6
645

45

PTT
(Dinkes)

310
6
17
1
1903

Sumber: Unit SDM Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

c. Tenaga Kesehatan Lainnya


Tabel 3.
Tenaga Kesehatan Lainnya RSCM Tahun 2013
RSCM
No

Tenaga Medis

Tenaga
Kefarmasian
Tenaga Kesehatan
Masyarakat
Tenaga Gizi
Tenaga Keterapian
Fisik
Tenaga Ketehnisan
Medis
Sub Total

2
3
4
5

64

153

15

DEP.
DIKNAS
Jumlah
&
UIBHMN
232

32

46

80

26
32

22
9

48
41

239

141

381

393

371

16

782

PNS

KEMENKES

NON
MAGANG PNS
PNS

PTT
(Dinkes)

Sumber: Unit SDM Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

13

d. Total Non Kesehatan


Tabel 4.
Tenaga Non Kesehatan RSCM Tahun 2013
RSCM
No
1
2
3
4
5
6

Tenaga Medis
Pasca Sarjana
Sarjana
Sarjana Muda
SLTA
SLTP
SD
Sub Total

PNS
16
118
71
832
167
24
1230

KEMENKES

NON
MAGANG PNS
PNS
6
96
202
221
4
2
531

1
1

PTT
(Dinkes)

1
1
4
1
7

DEP.
DIKNAS
Jumlah
&
UIBHMN
1
23
1
216
275
1059
172
26
2
1771

Sumber: Unit SDM Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

Total seluruh pegawai RSCM Tahun 2013 meliputi tenaga medis,


tenaga keperawatan, tenaga kesehatan lainnya dan tenaga non kesehatan
yang terdiri dari pegawai RSCM, Kemenkes dan Dep. Diknas & UIBHMN
sebanyak 5.184 orang.
5. Fasilitas Rumah Sakit5
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo merupakan Rumah Sakit yang
dimiliki oleh Kementerian Kesehatan dengan status pengelolaan berupa
Badan Layanan Umum (BLU). Luas bangunan per Desember 2013 adalah
512.002,64 m2, terdiri dari:
-

Jl. Diponegoro

507.638,04 m2

Jl. Cik Ditiro no. 6

374,00 m2

Jl. Cik Ditiro no. 5,7

678,48 m2

Jl. Raden Saleh

2.642,43 m2

Jl. Adityawarman (PKG)

669,69 m2

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo terdiri atas 26 gedung yang


saling terpisah dan mempunyai karakter berbeda-beda.

14

Tabel 5.
Data Gedung RSCM
No
Nama Gedung
Jumlah Lantai
1
Gedung A
8
2
Kencana
7
3
IRJT
5
4
IGD
5
5
CMU 1
8
6
CMU 3
2
7
IBP
2
8
IRM
5
9
Radioterapi
3
10
Radiologi
3
11
G-H
2
12
Psikiatri
1
13
Geriatri
1
14
CMU 2
7
15
Kirana
8
16
Administrasi
8
17
IPD
3
18
Forensik PA
2
19
UPM
1
20
Laundry
1
21
Gizi
2
22
Mikrobiologi
2
23
PKG Adityawarman
2
24
Kebidanan Raden Saleh
2
25
Incenerator dan IPAL
2
26
Rumah Singgah
5
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

Berikut ini adalah Sarana dan Prasarana yang dimiliki oleh RSUPN dr.
Cipto Mangunkusumo:

15

a. Gedung

Tabel 6.
Gedung Rawat Jalan
Gedung

Lokasi/ Lantai
Jumlah Tempat Tidur
Lantai 1 Patologi Klinik
1
CMU 1
Lantai 4 Poliklinik PJT
10
Jumlah
11
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

Tabel 7.
Gedung Rawat Inap
Gedung

Lokasi/ Lantai
Jumlah Tempat Tidur
Lantai 1
60
Lantai 2
132
Lantai 3
25
Lantai 4
115
Gedung A
Lantai 5
79
Lantai 6
61
Lantai 7
107
Lantai 8
46
Lantai 1
Lantai 2
Lantai 3
Kencana
Lantai 4
41
Lantai 5
Lantai 6
Lantai 7
Lantai 2 ICU PJT
7
Lantai 3 Perinatologi
54
CMU 1
Lantai 4 Ranap Anak PJT
14
Lantai 5 Ranap Dewasa PJT
24
Lantai 8 Hemodialisa
32
TOTAL
131
PTK
Lantai 1
10
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

16

Tabel 8.
Gedung Gawat Darurat
Gedung

Lokasi/ Lantai

Jumlah Tempat Tidur


Brancar dewasa: 46
Lantai 1
Brancar anak: 4
Incubator:4
IGD
ICU: 6
Lantai 2
HCU: 4
IW: 6
Lantai 4
OK: 3
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

Tabel 9.
Gedung Ruang Rawat Intensif
Gedung
ICU IGD
ICU Kencana
CMU 1

Lokasi/ Lantai
Jumlah Tempat Tidur
Lantai 2
6
Lantai 4
2
Lantai 2 ICU PJT
7
Lantai 3 NICU Perinatologi
10
Total
25
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

Tabel 10.
Gedung Ruang Rawat Khusus (Isolasi)
Gedung

Lokasi/ lantai
Jumlah Tempat Tidur
Lantai 2 ICU PJT
0
Lantai 3 Perinatologi
2
CMU 1
Lantai 4 Ranap Anak PJT
1
Lantai 8 Hemodialisa
3
Total
6
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo

17

Tabel 11.
Gedung Ruang Penunjang Medik
Unit

Lokasi

Kapasitas

Gedung Forensik
22 24 mayat
Lantai 2 kamar operasi PJT
2
CMU 1
Lantai 2 kamar caterisasi PJT
2
Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Forensik

Lokasi &
Kapasitas
120 mayat
1
1

b. Unit Pelayanan
Pelayanan Rawat Jalan
Meliputi:

Klinik Farmasi

Poliklinik THT
Otologi
Neurotologi
THT Komunitas
Rinologi
Onkologi
Endskopi Broenkoesofagogi
Laring Faring
Plastik Rekontruksi
Alergi Imunologi

Poliklinik Kebidanan
Fetomaternal
Ginekologi
Obstetri dan Ginekologi Sosial
Endokrinologi
Uroginekologi
Kesehatan Reproduksi
Sitopatologi

Poliklinik Bedah

18

Bedah Digestif
Bedah Orthopaedi dan Traumatologi
Bedah Onkologi/ HNB
Bedah Plastik
Bedah Anak
Bedah Kardiotoraksis
Bedah Vaskuler
Bedah Urologi

Poliklinik Gizi

Poliklinik Akupuntur

Poliklinik Penyakit Dalam


Alergi Immunologi
Gastroentereologi
Geriatric
Ginjal Hypertensi Hypertensi
Hematologi Onkologi Medik
Hepatologi
Kardiologi
Metabolik Endokrin
Psikosomatik
Pulmonologi
Reumatologi

Poliklinik Gigi dan Mulut


Pedodonti Anak
Periodonti
Penyakit Mulut
Konservasi
Bedah Mulut
Prosthodonti
Orthodonti

Poliklinik Penyakit Saraf

19

Neurofisiologi, Epilepsi
NeuroOtologi, NO
CVD, Neurosonologi
Infeksi
Neurotrauma
Neurobehavior, Geriatri, Neurorestorasi
Neuroimfesifies
NeuroOnkologi
Neuropediatri
Neurokomunitas
Pain & Headache
Movement Disorders

Poliklinik Psikiatri
Penyakit tropic Infeksi
Psikiatri komunitas, Rehabilitasi dan Trauma Psikososial
Psikiatri Adiksi
Consultasion Liason Psychiatry
Psikiatri Anak dan Remaja
Psikiatri Geriatri
Psikiatri Forensik
Psikiatri Neuropsikiatri
Psikiatri Psikoterapi

Poliklinik Kulit dan Kelamin


Dermatologi Umum
Dermatologi Anak
Infeksi Menular Seksual
Dermatomikologi
Dermatoalergi Imunologi
Dermatoalergi Geriatrik
Tumor dan Bedah Kulit
Dermatologi Kosmetik

20

Lepra (Morbus Hansen)


Dermatopatologi

Poliklinik Anak
Alergi imunologi
Endokrinologi
Gastrohepatologi
Hemato Onkologi
Infeksi Pediatrik tropik
Kardiologi
Nefrologi
Neurologi
Nutrisi dan Metabolik
Perinatology
Pencitraan
Respirologi
Tumbuh Kembang Ped Sos

Poliklinik Geriatri Terpadu

Poliklinik Mata
Kornea & Bedah Reaktif
Infeksi & Immunologi
Vitreo Retina
Strabismus
Neuro Optalmologi
Glaucoma
Pediatrik Oftalmologi
Refraksi
Rekontruksi
Onkologi

c. Pelayanan 24 Jam Unit Gawat Darurat


d. Fasilitas Penunjang, meliputi:

21

Rumah Singgah

Pelayanan Jantung Terpadu

Radiologi
Radiologi Toraks
Radiologi Muskuloskeletal
radiologi Traktus Urinarius & Genital
Radiologi Anak
Neuroradiologi
Imejing Payudara
Radiologi Intervensional dan Kardiovaskuler
Imejing Kepala dan Leher

Forensik & Medikolegal


Forensik klinik
Patologi forensik
Laboratorium forensik
Kamar jenazah
Etik dan Medikolegal
Tissue Banking

Rehabilitasi Medik

e. Program Unggulan6
Program unggulan RSUPN Cipto Mangunkusumo adalah sebagai
berikut:
1. Persiapan Universal Coverage

Transplantasi Hati

Pelayanan Terpadu Uronefrologi

Pelayanan Terpadu Geriatri

Comprehensive Cance Center

Urban Health Programe (UHP)

Cleft Craniofacial Center (CCC)

22

Comprehensive Mwntal Health Science Service

Program Stem Cell

Blood Tranfution Medicine

Minimal Invasif Surgery

Layanan Neuro Vascular

2. World Class Hospital

JCI Sustainability

IT Governance

Transformasi Budaya

Hospital Safety

3. MDGs

Pembangunan PKIA

Pelayanan Terpadu Infeksi dan HIV

4. RSUPN-CM National Learning Center

Indonesia Clinical Training & Education Center (ICTEC)

6. Kinerja Rumah Sakit5


Kinerja merupakan hasil nyata dari upaya individu maupun sebuah
organisasi dalam bentuk kuantitas maupun kualtas yang dapat dijadikan
tolah ukur. Untuk dapat menentukannya diperlukan sebuah indikator yang
berfungsi sebagai alat yang dipergunakan sebagai acuan untuk
mengetahui, mengukur, atau melakukan evaluasi terhadap pencapaian
tujuan dan sasaran dari program yang telah dilaksanakan. Indikator yang
digunakan RSCM untuk mengukur baik tidaknya kinerja rumah sakit
adalah Bed Occupancy Rate (BOR), Average Length of Stay (ALOS), Bed
Turn Over (BTO) dan Turn Over Interval (TOI). Berikut kinerja Rumah
Sakit Cipto Mangunkusumo dapat dilihat pada tabel 12.

23

Tabel 12.
Kinerja Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Tahun
BOR
ALOS
BTO
2008
61,05
5,30
36,31
2009
67,67
5,63
38,04
2010
66,90
5,68
37,07
2011
69,55
5,70
40,13
2012
72,56
5,72
52,18
Sumber: Data Statistik Rawat Inap RSCM 2009 2012

TOI
3,91
3,09
3,26
2,79
2,38

a. Bed Occupancy Rate (BOR)


BOR yaitu persentase pemakaian tempat tidur pada satu satuan waktu
tertentu. Indikator ini memberikan gambaran tinggi rendahnya tingkat
pemanfaatan tempat tidur rumah sakit.

BOR =

Jumlah hari perawatan rumah sakit


Jumlah tempat tidur x jumlah hari dalam satu periode

X 100%

Persentase

Nilai parameter BOR ideal adalah 60% - 85%


74,00%
72,00%
70,00%
68,00%
66,00%
64,00%
62,00%
60,00%
58,00%
56,00%
54,00%
2008

2009

2010

2011

2012

Tahun
Gambar 2. Grafik Perkembangan BOR RSCM
Tahun 2008 2012

24

b. Average Length of Stay (ALOS)


ALOS

yaitu

rata-rata

rawat

seorang

pasien.

Indikator

ini

mendeskripsikan tingkat efisiensi dan mutu pelayanan, apabila


diterapkan pada diagnosis tertentu dapat dijadikan hal yang perlu
pengamaan lebih lanjut.

ALOS =

Jumlah lama dirawat

X 100%

Jumlah pasien keluar (hidup + mati)

Secara umum nilai ALOS yang ideal antara 6 9 hari.

5,8
5,7
Persentase

5,6
5,5
5,4
5,3
5,2
5,1
5
2008

2009

2010

2011

2012

Tahun
Gambar 3. Grafik Perkembangan ALOS RSCM
Tahun 2008 2012

25

c. Bed Turn Over (BTO)


BTO yaitu ferkuensi pemakaian tempat tidur pada satu periode, berapa
kali tempat tidur digunakan dalam satu satuan waktu. Indikator ini
menggambarkan tingkat efisiensi pada pemakaian tempat tidur.
BTO =

Jumlah pasien keluar (hidup + mati)

X 100%

Jumlah tempat tidur

Idealnya dalam satu tahun, satu tempat tidur rata-rata dipakai 40 50


kali.

60

Persentase

50
40
30
20
10
0
2008

2009

2010

2011

2012

Tahun
Gambar 4. Grafik Perkembangan BTO RSCM
Tahun 2008 2012

d. Turn Over Interval (TOI)


TOI yaitu rata-rata hari dimana tempat tidur tidak ditempati dari telah
diisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini juga menggambarkan
tentang efisiensi penggunaan tempat tidur.

26

TOI =

(Jumlah tempat tidur x Periode) Hari perawatan


Jumlah pasien keluar (hidup + mati)

Persentase

Idealnya tempat tidur tidak terisi antara 1 3 hari.

4,5
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
2008

2009

2010

2011

2012

Tahun
Gambar 5. Grafik Perkembangan TOI RSCM
Tahun 2008 2012

27

BAB II
GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS
RS DR. CIPTO MANGUNKUSUMO

A. Penjelasan
Rekam medis sangat penting dalam hal mengemban mutu pelayanan
medik yang diberikan oleh rumah sakit beserta staf mediknya, rekam medis
merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat
bagi pasien, dokter, maupun bagi rumah sakit.
Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien.7
Unit rekam medis RSCM merupakan suatu unit di RSCM yang
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan rekam medis dan
pemantauan

mutu

rekam

medis

di

seluruh

unit

pelayanan

serta

menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan admisi pasien rawat


inap8.

B. Visi, Misi dan Tugas Unit8


1.

Visi
Menjadi Unit Rekam Medis yang mampu memberikan informasi
kesehatan yang cepat, lengkap dan akurat dan menjadi tempat pendidikan
dan rujukan rekam medis terkemuka di Asia Pasifik pada Tahun 2014.

28

2.

Misi
a. Mengembangkan

kemampuan dan keterampilan SDM dibidang

InfoKes
b. Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dibidang InfoKes
c. Meningkatkan mutu pengelolaan rekam medis dan admisi pasien
rawat inap
d. Meningkatkan mutu sistem pelaporan rumah sakit

3.

Tugas dan Fungsi


Unit Pelayanan Rekam Medis dan Administrasi Pasien Rawat
Inap mempunyai tugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan
pelayanan rekam medis dan pemantauan mutu rekam medis di seluruh
unit

pelayanan

serta

menyelenggarakan

dan

mengkoordinasikan

pelayanan admisi pasien rawat inap di seluruh unit rawat inap rumah
sakit. Untuk mnyelenggarakan tugas tersebut, Unit Pelayanan Rekam
Medis dan Administrasi pasien Rawat Inap mempunyai tugas:
a. Menyelenggarakan kegiatan penyusunan perencanaan kegiatan dan
anggaran pelayanan dan pengendalian mutu rekam medis.
b. Mengkoordinaskan pemantauan dan penilaian mutu pelayanan rekam
medis, dan penerimaan/ admisi pasien.
c. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan
informasi tempat dan admisi pasien rawat inap.
d. Menyelenggarakan

kegiatan

pengawasan

dan

pengendalian

perencanaan kebutuhan dan pelayanan rekam medis dan administrasi


pasien.
e. Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan unit rekam medis.
f. Mengelola sumber daya agar dapat berfungsi secara efektif dan
efisien.
g. Melakukan evaluasi formulir rekam medis.

29

C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas


1. Struktur Organisasi8
Struktur Organisasi Unit Pelayanan Rekam Medis & Administrasi
Pasien Rawat Inap diberlakukan melalui Surat Keputusan Direktur Utama
RSCM No: 9229/TU.K/34/XII/2008 tertanggal 18 Desember 2008 tentang
Pemberlakuan Struktur Organisasi Unit Pelayanan Rekam Medis dan
Admisi Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo terdapat
pada Lampiran 2.

2. Uraian Tugas5
Berdasarkan Struktur Organisasi pada lampiran 2, uraian
tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Direktur Medik dan Keperawatan
Menyusun rancangan rencana strategis (renstra) pelayanan medis
dan keperawatan rumah sakit
Menyusun Rencana Bisnis dn Anggaran (RBA) Direktorat Medik
dan Keperawatan (termasuk Departemen dan Unit Pelayanan
Terpadu di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan)
Menyusun Rancangan Rencana Tahunan (RKT) Direktorat Medik
dan Keperawatan (termasuk Departemen dan Unit Pelayanan
Terpadu di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan)
Menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Direktorat Medik
dan Keperawatan
Menyusun

rancangan

kebijakan

medis,

keperawatan

dan

keteknisan medik rumah sakit


Menyusun rancangan Standar Prosedur Operasional (SPO) rumah
sakit dibidang medik dan keperawatan
Menyusun rancangan penerapan standar asuhan keperawatan
berdasarkan peraturan berlaku dan referensi terkait serta mengkaji

30

rancangan awal yang disampaikan oleh kepala bidang pelayanan


keperawatan
Menyusun

rancangan

pengembangan

tenaga

usulan
medis,

kebutuhan
tenaga

dan

keperawatan,

rencana
tenaga

kesehatan non keperawatan dan tenaga non medis di lingkungan


Departemen Medik dan Unit Pelayanan Terpadu
Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Direktorat Medik dan
Keperawatan dengan mengkaji rancangan para kepala bidang di
lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan
Menetapkan indikator kinerja dan kriteria penilaian pelayanan
medis, keperawatan,dan keteknisan medik rumah sakit dalam
rangka menegakkan manajemen klinik
Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan kegiatan dan pelayanan
medik, keperawatan, dan utilisasi faslitas pelayanan medis
berdasarkan peraturan berlaku dan referensi terkait
Menyelenggarakan pengendalian, pengawwasan dan evaluasi mutu
pelayanan medik dan keperawtaan serta pelayanan fasilitas RS
Menyelenggarakan pengorganisasian dan koordinasi di lingkungan
Direktorat Medik dan Keperawatan
Mengesahkan laporan berkala dan insidentil pelaksanaan kegiatan
Direktorat

Medik

rancangan laporan

dan

Keperawatan

dengan

menganalisis

yang disampaikan para kepala bidang

diserahkan kepada pimpinan


Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP) Direktorat Medi dan Keperawatan
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas
Mengevaluasi kegiatan dan kinerja pegawai di lingkungan
Direktorat Medik dan Keperawatan melalui penilaian hasil
pelaksanaan tugas kedalam DP3 untuk pengembangan dan
penimbaan karir pegawai

31

b. Kepala Unit Pelayanan Rekam Medis dan Administrasi Pasien Rawat


Inap
Menyusun rencana strategis dan business plan Unit Pelayanan
Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun Rencana Bisnis Anggaran Unit Pelayanan Rekam
Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Unit Pelayanan
Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun rancangan kebijakan pelayanan Rekam Medik dan
Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Unit Pelayanan
Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun rancangan Standar Prosedur Operasional (SPO)
pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun rancangan SPM pelayanan Rekam Medik dan
Administrasi pasien Rawat Inap
Mengusulkan kebutuhan alat pendukung lainnya untuk menunjang
kelancaran kegiatan
Mengusulkan kebutuhan dan pemeliharaan alat, sarana dan
prasarana
Mengusulkan kebutuhan dan pengembangan tenaga
Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan
Melakukan fasilitas kegiatan pendidikan dan penelitian
Mengadakan koordinasi dan kerjasama dengan seluruh unit kerja di
RSCM
Membuat laporan pelaksanaan kegiatan
Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP)
Laporan stock opname barang dan uang

32

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan


dalam rangka kelancaran tugas rumah sakit
Merekomendasikan penlaian DP3 bagi pegawai di lingkungan Unit
Pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap

c. Sub Unit Operasional


Menyusun rencana program pelayanan Sub Unit Operasional
rekam medis
Menyusun perencanaan kebutuhan sumber daya dalam rangka
penyukunan RKT dan RNA dalam lingkup Sub Unit Operasional
rekam medis
Menyusun standar dan indikator kinerja pelayanan pada Sub Unit
Opersdional rekam medis
Mempelajari

program

Unit

Pelayanan

Rekam

Medis

&

Administrasi Pasien Rawat Inap, peraturan dan perundangundangan yang berlaku, kebijakan direksi rumah sakit dan
anggaran rumah sakit sebagai pedoman pelaksanaan tugas
Menyelenggarakan pengelolaan pelayanan penerimaan pasien
rawat inap dan penerimaan pasien rawat jalan
Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolahan
administrasi & SDM, ketataushaan, pengelolaan logistik dan
pengelolaan kearsipan dalam lingkup Sub Unit Operasional rekam
medis
Mengkoordinasikan

kegiatan

peningkatan

mutu

pelayanan

penerimaan pasien rawat inap dan penerimaan pasien rawat jalan


Memberi masukan untuk usulan pengembangan teknologi Unit
Pelayanan Rekam Medis & Administrasi Pasien Rawat Inap
Mengumpulkan data kegiatan Sub Unit Operasional rekam medis
Menyusun laporan berkala & laporan evaluasi Sub Unit
Operasional rekam medis

33

Melakukan koordinasi tugas dengan unit kerja lain yang terkait


dengan Sub Unit Operasional rekam medis
Melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi pelayanan
penerimaan pasien rawat inap dan penerimaan pasien rawat jalan
Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Sub Unit Operasional
rekam medis
Melakukan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka
pelayanan rekam medis

d. Sub Unit Administrasi


Menyusun rencana program pelayanan Sub Unit Administrasi
rekam medis
Menyusun perencanaan kebutuhan sumber daya dalam rangka
penyusunan RKT dan RBA dalam lingkup Sub Unit Administrasi
Rekam Medis
Menyusun standar dan indikator kinerja pelayanan pada Sub Unit
Administrasi Rekam Medis
Mempelajari

program

Unit

Pelayanan

Rekam

Medis

&

Administrasi Paisen Rawat Inap


Peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, kebijakan direksi
rumah sakit dan anggran rumah sakit sebagai pedoman dalam
pelaksanaan tugas
Memberi masukan untuk usulan pengembangan teknologi unit
pelayanan rekam medis & administrasi pasien rawat inap
Menyusun jadwal kegiatan pertemuan internal dan dengan unit lain
yang terkait
Mengumpulkan data kegiatan sub unit administrasi rekam medis
Menyelenggarakan pengolahan rekam medis dan pelaporan data
rekam medis

34

Menyusun laporan berkala dan laoran evaluasi khusus sub unit


administrasi rekam medis
Menyelenggarakan dna mengkoordinasikan kegiatan pengolahan
administrasi & SDM, ketatausahaan, pengelolaan logistik dan
pengelolaan kearsipan dalam lingkup sub unit administrasi reakam
medis
Melakukan koordinasi tugas dengan unit kerja lain yang terkait
dengan unit pelayanan rekam medis dan administrasi pasien rawat
inap
Melakukan koordinasi kegiatan peningkatan mutu pengolahan
rekam medis dan pelaporan data rekam medis
Melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi pengolahan
rekam medis dan pelaporan rekam medis
Mengawasi ketertiban, keamanan dan kebersihan di lingkungan
unit pelayanan rekam medis & administrasi pasien rawat inap
untuk kelancaran dan keamanan dalam bekerja
Melakukan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka
pelayananan rekam medis
e. Penanggungjawab Penerimaan Pasien Rawat Inap
f. Penanggungjawab Penerimaan Pasien Rawat Jalan
g. Penanggungjawab Pengolahan Data
h. Penanggungjawab Pelaporan dan Penyajian

D. Aktivitas Unit8
Aktivitas/ kegiatan rekam medis berlangsung sejak pertama kali
pasien datang di rumah sakit yaitu di tempat pendaftaran untuk
mengumpulkan identitas pasien, kemudian pelayanan dokumen, perakitan,
klasifikasi penyakit, pengolahan data, sampai menyimpan dokumen dan secara
garis besar mencakup tiga segi yaitu:

35

1. Memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien, dokter, paramedis,


dan tenaga kesehatan lain di rumah sakit.
2. Merancang, menyusun, menyimpan dan menyediakan rekam medis yang
lengkap dan siap pakai.
3. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data/ informasi rekam medis
yang berguna bagi kepentingan rumah sakit dan institusi lain.
Kegiatan rekam medis secara terperinci meliputi:
1. Penyiapan Formulir dan Nomor Rekam Medis
Sistem pemberian nomor kepada pasien yang digunakan RSCM adalah
Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System). Sistem ini
memberikan satu nomor rekam medis kepada satu pasien pada saat datang
pertama kali dan digunakan untuk seluruh pelayanan di RSCM.
a. Formulir rekam medis disiapkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan
pelayanan pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.
b. Penerbitan dan monitoring nomor rekam medis dilakukan secara
sentral dari Unit Rekam Medis.
2. Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Pendaftaran pasien rawat inap dan manajemen tempat tidur
3. Pencatatan Rekam Medis
a. Ekspedisi dan cek rekam medis yang dikirim ke dan dari unit rawat
jalan, rawat inap dan gawat darurat
4. Perakitan Rekam Medis
a. Perakitan rekam medis pasien baru dan pasien lama rawat jalan,
b. Perakitan rekam medis pasien baru dan pasien lama rawat jalan.
5. Klasifikasi Penyakit & Tindakan
Koding penyakit dan tindakan dilaksanakan oleh petugas rekam medis
yang sudah terlatih dnegan menggunakan Buku ICD-10 dan ICD9CM
a. Klasifikasi penyakit dan tindakan pasien baru, pasien lama rawat jalan
dan gawat darurat

36

b. Klaifikasi penyakit, tindakan serta kematian pasien baru dan pasien


lama rawat inap
6. Indeks
a. Indeks pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat (Master Pasien
Index/ Komputer)
b. Indeks penyakit/ diagnosa/ tindakan/ kematian (komputer)
c. Indeks dokter (komputer)
7. Penyimpanan dan Pelayanan
a. Penyimpanan dan pelayanan rekam medis aktif menggunakan Sistem
Angka Akhir (Terminal Digil Filling System)
b. Penyimpanan dan pelayanan rekam medis non aktif
c. Pelayanan rekam medis untuk kepentingan pasien jaminan asuransi/
perusahaan/ pendidikan dan penelitian.
8. Pengolahan Data
a. Pengolahan data pelayanan pasien rawat jalan, IGD dan rawat inap.
b. Pengolahan data morbiditas.
c. Pengolahan data indikator RS (BOR, ALOS, TOI, BTO).
9. Evaluasi
a. Evaluasi ketepatan pelayanan rekam medis rawat jalan, UGD dan
rawat inap.
b. Evaluasi kelengkapan pengisian rekam medis rawat inap
10. Pelaporan
a. Pelaporan data untuk intern RSCM
b. Pelaporan data untuk ekstern RSCM

E. Target yang Hendak Dicapai9


Target Unit Rekam Medis RS dr. Cipto Mangunkusumo tercantum
dalam Key Performance Indicator (KPI) dengan mengikuti standar Joint
Commision International (JCI). Berikut target untuk Tahun 2014:

37

1.

Persentase Komplain yang Ditindaklanjuti


Perspektif

: Customer

Sasaran Strategis

: Terwujudnya pelayanan prima yang manusiawi

KPI

: Persentase Komplain yang Ditindaklanjuti*


Komplain adalah keluhan yang berkaitan dengan

Definisi

: proses pelayanan Rekam Medis, baik lisan


maupun tertulis
Jumlah komplain yang ditindaklanjuti dibagi

Formula

Bobot KPI (%)

: 5%

Person in Charge

: Unit Rekam Medis

seluruh jumlah komplain

1. Hasil survey kepuasan pelanggan Unit Rekam


Sumber Data

Medis

2. Jumlah komplain yang dicatat pada buku


komplain

PeriodePelaporan : 3 bulanan
Target 2014

2.

: 100%

Persentase Kecepatan Penyediaan Rekam Medis


Perspektif

: Proses Bisnis Internal

Sasaran Strategis

KPI

: Persentase kecepatan penyediaan rekam medis

Terwujudnya pelayanan rekam medis yang


bermutu

Kecepatan penyediaan rekam medis adalah


Definisi

waktu yang diperlukan untuk mencari berkas


rekam medis pasien lama dihitung dari saat
pasien mendaftar di Rawat Jalan atau tracer

38

dicetak sampai dengan berkas rekam medis


ditemukan dan siap dikirim ke Poliklinik sesuai
tujuan pasien berobat. Standar waktu pencarian
1 berkas rekam medis adalah 10 menit.
Jumlah berkas rekam medis yang tersedia dalam
Formula

waktu 10 menit dibagi jumlah seluruh


permintaan berkas rekam medis (tracer) pasien
lama yang harus dicari.

Bobot KPI (%)

: 15%

Person in Charge

: Unit Rekam Medis


1. Aplikasi program komputer pendaftaran

Sumber Data

pasien rawat jalan URJT


2. Ekspedisi rekam medis Rawat Jalan

3.

Periode Pelaporan

: 6 bulanan

Target 214

: 90%

Persentase

Temuan

Ketidak

Lengkapan

Rekam

Medis

yang

Ditindaklanjuti
Perspektif

: Proses Bisnis Internal

Sasaran Strategis

: Terwujudnya produktivitas layanan klinik

KPI

Persentase temuan ketidak lengkapan rekam


medis yang ditindaklanjuti
Temuan ketidak lengkapan rekam medis yang
ditindaklanjuti adalah berkas rekam medis yang
belum dibuat resume atau resume diisi tidak

Definisi

: lengkap, Catatan Lanjutan yang tidak ada nama


dan tandatangan DPJP, Informed consent bagi
pasien-pasien tindakan (prosedur) yang tidak
lengkap yang belum ditindaklajuti.

39

Jumlah berkas rekam medis yang tidak lengkap


Formula

: yang ditindaklanjuti dibagi seluruh jumlah rekam


medis pasien pulang rawat inap.

Bobot KPI (%)

: 17%

Person in Charge

: Unit Rekam Medis


1. Program komputer EHR rawat inap

Sumber Data

2. Buku register berkas rekam medis rawat Inap


3. Rekap evaluasi ketidaklengkapan rekam
medis

Periode Pelaporan : 6 bulanan


Target 2014

4.

: 90%

Akreditasi RS Internasional JCI


Perspektif

: Proses Bisnis Internal

Sasaran Strategis

KPI

: Akreditasi Internasional JCI*

Definisi

Formula

Bobot KPI (%)

: 10%

Person in Charge

: Unit Rekam Medis

Sumber Data

: 1. -

Terwujudnya pelayanan rekam medis yang


bermutu

Adalah pemenuhan standar pelayanan rumah


sakit menurut standar JCI
-

Periode Pelaporan : 1 tahun


Target 2014

: -

40

5.

Audit Koding Rawat Inap


Perspektif

: Proses Bisnis Internal

Sasaran Strategis

KPI

: Audit Koding Rawat Inap

Definisi

Mengubah sistem pengolahan dokumen ke arah


rekam medis elektronis (paper less)

Adalah monitoring ketepatan koding diagnosa


pada berkas rekam medis rawat inap
Jumlah berkas rekam medis yang dimonitor

Formula

penetapan kodingnya dibagi seluruh jumlah

berkas rekam medis rawat inap yang kembali ke


ruang rekam medis

Bobot KPI (%)

: 5%

Person in Charge

: Unit Rekam Medis

Sumber Data

1. Hasil monitoring penetapan koding rawat inap

2. Berkas rekam medis

Periode Pelaporan : 6 bulanan


Target 2014

6.

: 90%

Tingkat Kepuasan Staf


Perspektif

Sasaran Strategis

KPI

Learning & Growth


Mengembangkan kualitas SDM berbasis
kompetensi
Tingkat kepuasan staf
Pengukuran kepuasan staf /pegawai terhadap

Definisi

kegiatan pelayanan pasien, proses kerja, dan


posisi pekerjaan di unit rekam medis

41

Survey kepuasan staf terhadap kegiatan


Formula

pelayanan pasien, proses kerja, dan posisi


pekerjaan di unit rekam medis

7.

Bobot KPI (%)

10%

Person in Charge

Unit Rekam Medis

Sumber Data

1. Hasil survey tingkat kepuasan staf

Periode Pelaporan

tahunan (juli)

Target 2014

80%

Rasio Staf dengan Kinerja Excellent


Perspektif

: Learning & Growth

Sasaran Strategis

KPI

: Indeks Kinerja Pegawai

Mengembangkan kualitas SDM berbasis


kompetensi

Adalah pengukuran kinerja individu Unit


Definisi

: Rekam Medis dalam setiap job posisi dikaitkan


dengan unit kerja.
Jumlah staf dengan kinerja excellent = skor 1

Formula

Bobot KPI (%)

: 5%

Person in Charge

: Unit Rekam Medis

dibagi seluruh staf yang ada di unit kerja

1. Hasil penilaian kinerja individu


2. Hasil penilaian kinerja unit kerja
3. Data SDM (jumlah pegawai) dll
Sumber Data

: 4. Metode dan pedoman penilaian kinerja


individu
5. Metode dan pedoman penilaian kinerja unit
kerja

42

8.

Periode Pelaporan

: Tahunan (Juli)

Target 2014

: 20%

Indeks Budaya Korporat


Perspektif

: Learning & Growth

Sasaran Strategis

KPI

: Indeks Kinerja Korporat

Mengembangkan kualitas SDM berbasis


kompetensi

Adalah pengukuran tingkat penerapan nilai-nilai


Definisi

: budaya RSCM oleh setiap individu dalam setiap


job posisi dikalikan bobot;
Jumlah % individu dengan tingkat budaya x

Formula

Bobot KPI (%)

: 5%

Person in Charge

: Unit Rekam Medis

bobot tingkat penerapan budaya

1. Hasil penilaian kinerja unit kerja


2. Hasil Data SDM (jumlah pegawai) dll
Sumber Data

3. Metode dan pedoman penilaian kinerja


individu
4. Metode dan pedoman penilaian kinerja unit
kerja

9.

Periode Pelaporan

: Tahunan (Juli)

Target 2014

: 80%

Tingkat Kehandalan Sarana dan Fasilitas Sesuai Best Practice


Perspektif

: Learning & Growth

Sasaran Strategis

: Meningkatkan kualitas & kuantitas peralatan

43

rekam medis

KPI

Tingkat Kehandalan Sarana dan Fasilitas sesuai


best practice
Persentase prasarana yang memenuhi

Definisi

persyaratan OEE sesuai best practice yang


mencakup tiga sapek yaitu Ketersediaan,
Kinerja, dan atau Kualitas.

Ketersediaan (Ke) (availability) adalah


jumlah hari alat beroperasi dibagi jumlah
hari kerja sesuai best practice.

Kinerja (Ki) adalah kemampuan yang ada


dibagi kemampuan tersedia.

Kualitas (Ku) adalah hasil yang dapat


dipergunakan

Prasarana/fasilitas yang dinilai adalah:


-

Power supplay

Komputer

AC

Formula

: OEE = Ke x Ki x Ku

Bobot KPI (%)

: 10%

Person in Charge

: Unit Rekam Medis

Sumber Data

Periode Pelaporan

: Tahunan (Juli)

Target 2014

: 75%

1. Kartu kendali pemeliharaan alat


2. Kartu aset

F. Hubungan Kerja dengan Bagian Lain


Hubungan kerja dengan bagian lain terdapat pada Lampiran 3.

44

BAB III
IDENTIFIKASI MASALAH

A. Kerangka Teori
1.

Pengertian Masalah
Masalah adalah situasi yang menunjukkan kesenjangan keadaan
nyata (das sain) dengan tolok ukur tertentu (das sollen) sebagai situasi
ideal atau situasi yang seharusnya10. Berikut beberapa pengertian
masalah menurut beberapa ahli dan kamus Bahasa Indonesia11:
a. Menurut Prajudi Atmosudirjo, sesuatu yang menyimpang dari apa
yang diharapkan, direncanakan, ditentukan untuk dicapai sehingga
merupakan rintangan menuju tercapainya tujuan.
b. Menurut Agung Wijaya, masalah merupakan suatu keadaan yang
tidak seimbang antara harapan/ keinginan dengan kenyataan yang ada.
c. Menurut Dorothy Craig, situasi atau kondisi yang akan datang dan
tidak diinginkan.

2.

Pengertian Sistem dan Unsur-Unsurnya12


Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
(Jogiyanto, 2005, 1).
Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan
sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.
(Raymond Mcleod, 2001)
Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem
pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu
dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu. (Tata Sutabri, S.Kom, MM, 2005: 8-9).

45

Didalam mengidentifikasi suatu masalah dapat menggunakan


hubungan unsur-unsur dari sistem, antara lain13:
1. Masukan (Input)
Masukan adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam
sistem yang diperlukan untuk berfungsinya sistem tersebut. Elemen
tersebut terdiri dari manusia (man), uang (money), sarana (material),
metode (method) dan peralatan (machine).

2. Proses (Process)
Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam
sistem yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran
yang direncanakan. Elemen dalam proses terdiri dari perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating)
dan pengawasan (controlling).

3. Keluaran (Output)
Keluaran adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari
berlangsungnya proses dalam sistem. Elemen yang dihasilkan
menunjukkan hasil dari kegiatan.

4. Umpan Balik (Feed Back)


Umpan balik adalah kumpulan bagian atau elemen yang merupakan
keluaran dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem
tersebut.

5. Dampak (Impact)
Dampak adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran dari sistem

6. Lingkungan (Environment)
Lingkungan adalah unsur diluar sistem yang tidak dikelola oleh
sistem tetapi berdampak terhadap sistem.

46

Lingkungan

Masuka

Proses

Keluaran

Dampak

Umpan Balik

Gambar 7. Hubungan Unsur-Unsur Sistem

3.

Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah berkaitan erat dengan proses penentuan judul
penelitian dan perumusan masalah. Identifikasi merupakan bentuk lebih
lanjut dari proses imitasi dan sugesti yang pengaruhnya sangat kuat.
Identifikasi adalah suatu proses yang sulit karena proses tersebut bukan
merupakan proses yang sepihak14.
Identifikasi masalah adalah upaya untuk mengelompokan,
mengurutkan sekaligus memetakan masalah-masalah tersebut secara
sistematis berdasarkan bidang ilmu dan profesi peneliti. Sebab tujuan
dari identifikasi masalah adalah apabila akan mencari dan memilih
masalah atau fokus penelitian, jangan berdasarkan atas perenungan,
lamunan dan coba-coba14.
Identifikasi masalah adalah salah satu proses penelitian yang
boleh dikatakan paling penting diantara proses lain. Masalah penelitian
akan menentukan kualitas dari penelitian, bahkan juga menentukan
apakah sebuah kegiatan bisa disebut penelitian atau tidak. Masalah

47

penelitian secara umum bisa kita temukan lewat studi literatur atau lewat
pengamatan lapangan (observasi, survey, dan sebagainya).
Dalam melakukan identifikasi masalah, langkah awal yang harus
dilakukan adalah mencari penyebab masalah. Langkah penting dalam
menetapkan penyebab masalah antara lain13:
a. Menyusun daftar penyebab masalah
b. Melakukan konfirmasi daftar penyebab masalah
c. Menetapkan urutan prioritas penyebab masalah
d. Menyajikan urutan prioritas penyebab masalah

4.

Penentuan Prioritas Masalah


Penentuan prioritas masalah merupakan penyelesaian masalah
yang terkadang memiliki sumber daya yang sifatnya terbatas, maka
diharuskan untuk memilih masalah mana yang paling penting dan perlu
didahulukan yang disebut dengan penentuan prioritas masalah.
Penentuan prioritas masalah dapat dilakukan dengan dua cara yaitu12:
1. Scoring Technique
a. Importancy (pentingnya masalah tersebut)
Prevalency (besarnya masalah)
Saverity (akibat yang ditimbulkan)
Rate of increase (kenaikan besarnya masalah)
b. Technical Feasibility (teknologi yang tersedia)
c. Resources Avaibility (sumber daya yang tersedia)

2. Non Scoring Technique


a. Delphi Technique
Teknik untuk memperoleh kesepakatan melalui diskusi kelompok
untuk menentukan prioritas masalah.

48

b. Delbeq Technique
Proses penetuan kriteria diawal dengan pembentukan yang akan
merumuskan

dan

menetapkan

kriteria.

Adapun

langkah-

langkahnya yaitu dengan menginventarisir kriteria, dimana setiap


anggota menentukan kriteria berdasarkan keseriusan masalah
menurut pendapat masing-masing kemudian mengkaji kriteria
dengan mengklasifikasikan masing-masing kriteria.
c. Brainstorming Technique
Suatu bentuk diskusi dalam rangka menghimpun gagasan,
informasi, pengetahuan, pengalaman dari semua peserta.

B. Cara Penemuan Masalah


Kegiatan di rekam medis tidak selamanya berjalan sempurna, ada
beberapa yang menjadi kesenjangan dan dapat menjadi suatu masalah bagi
unit tersebut. Ada beberapa cara dalam penemuan masalah di Unit Rekam
Medis antara lain:
1.

Observasi
Observasi atau pengamatan adalah suatu perbuatan jiwa yang
aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya rangsangan atau
gejala nyata, pengamatan dapat dilakukan berulang-ulang2. Pengamatan
yang dilakukan adalah mengamati aktifitas kerja rekam medis pada saat
aktifitas unit berlangsung. Aktifitas di Unit Rekam Medis diantaranya
pendaftaran pasien rawat inap, permintaan berkas rekam medis, ekspedisi
berkas rekam medis, pencatatan, perakitan rekam medis, pengolahan data
medis dan masih banyak aktifitas kerja di Unit Rekam Medis.
Metode pengamatan menuntut adanya pengamatan dari penulis
secara langsung maupun tidak langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang
dilakukan Unit Rekam Medis RSCM. Penulis mengamati secara
langsung dan melibatkan diri untuk ikut berpartisipasi dalam kegiatankegiatan yang dilakukan Unit Rekam Medis. Penulis mencatat semua
hasil pengamatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Data

49

yang telah diperoleh lalu dikonfirmasikan kembali kepada pembimbing


lapangan atau yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut untuk
diperiksa kebenaran data, untuk selanjutnya dapat penulis olah dan
dijadikan daftar masalah yang akan dibahas lebih lanjut.
Observasi/pengamatan dilakukan selama penulis berada di Unit
Rekam Medis RSCM. Observasi dilakukan saat kegiatan rutin dilakukan
yaitu dari hari Senin hingga Kamis pada pukul 07.30-15.30 WIB
terhitung sejak Februari hingga Maret 2013 berdasarkan hasil observasi
berikut daftar masalah yang di temukan oleh penulis:

2.

1.

Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan

2.

Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan

3.

Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis

Wawancara
Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data dimana
pewawancara mendapatkan keterangan secara lisan dan berhadapan
muka dengan responden melalui percakapan2. Penulis melakukan
wawancara langsung dengan karyawan di Unit Rekam Medis RSCM,
hasil wawancara penulis dijadikan pertimbangan untuk selanjutnya
dimasukan dalam daftar masalah yang akan dibahas lebih lanjut.

3.

Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan ini maksudkan untuk mendapatkan landasan
teoritis dan konseptual sebagai dasar analisis. Penulis membandingkan
teori yang didapatkan pada saat perkuliahan yang bersumber dari diktat
kuliah dan dari buku-buku pegangan lainnya. Penulis juga menggunakan
beberapa referensi dari Unit Rekam Medis seperti buku pedoman rekam
medis, prosedur tetap dan target atau sasaran mutu yang hendak dicapai
oleh Unit Rekam Medis.

50

C. Daftar Masalah
Setelah dibahas sebelumnya tentang pengertian masalah dan cara-cara
penemuan masalah, selanjutnya akan ditentukan daftar masalah yang ada di
Unit Rekam Medis. Berikut adalah daftar masalah yang ditemukan di Unit
Rekam Medis, antara lain:

1.

Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan


Masalah ini ditemukan penulis saat melakukan observasi yaitu
dengan melihat Key Performance Indicator (KPI) Unit Rekam Medis
sebagai sasaran mutu dengan kenyataan yang ada. Dalam KPI Unit
Rekam Medis RSCM mendefinisikan kecepatan penyediaan rekam medis
adalah waktu yang diperlukan untuk mencari berkas rekam medis pasien
lama dihitung dari saat pasien mendaftar di Rawat Jalan atau tracer
permintaan rekam medis dicetak sampai dengan berkas rekam medis
ditemukan dan siap dikirim ke Poliklinik sesuai tujuan pasien berobat.
Sedangkan paien baru terhitung saat pasien mendaftar di rawat jalan
sampai dengan dicetak resume poliklinik oleh petugas rekam medis dan
siap didistribusikan ke poli tujuan. Standar waktu pencarian 1 berkas
rekam medis adalah 10 menit.
Dari hasil pengamatan penulis sehubungan dengan waktu
ditemukannya rekam medis, setiap harinya selalu ada pasien atau
keluarga pasien yang mendatangi Unit Rekam Medis untuk langsung
meminta berkas rekam medisnya. Tidak sedikit pula komplain dari
pasien dan keluarga pasien yang tidak sabar karena terlalu lama
menunggu. Oleh karena itu penulis menetapkan ini menjadi masalah.
Hal ini diperkuat dengan data dari Februari 2014 sampai 21 Mei
2014 dengan rata-rata waktu rekam medis ditemukan masing-masing
00:54:28, 00:38:54, 00:47:25, 00:41:36, rekapitulasi waktu rekam medis
ditemukan terdapat pada Lampiran 4. Pencapaian sasaran mutu untuk
kasus waktu rekam medis ditemukan selalu lebih dari 10 menit atau tidak
memenuhi target (0%) dari target pencapaian sebesar 90%. Masalah ini

51

terjadi sudah sangat lama dan akan terus terjadi jika tidak dicari
solusinya.
Penyebab yang mungkin terjadi dalam kasus rekam medis yang
ditemukan

lebih

dari

10

menit

diantaranya

karena

saat

ini

penanggungjawab masing-masing rak hanya 1 orang, hal ini akan


menjadi masalah apabila penanggungjawab tersebut mendapat shift
siang, cuti, atau berhalangan hadir maka permintaan rekam medis yang
masuk ke nomor rak tersebut dicari oleh penanggungjawab rak lain
secara random. Sistem pencarian kembali yang kurang maksimal dilihat
dari alur pencariannya serta program komputer yang belum terpusat dan
sistematis. Unit Rekam Medis RSCM menggunakan 2 program komputer
untuk melihat perjalanan rekam medis yaitu program Ekspedisi Jejak
Status Rekam Medis yang hanya dapat diakses di Unit Rekam Medis dan
program EHR (Electronic Health Record) yang dapat diakses oleh
seluruh RSCM.

2.

Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan


Masalah ini didapat berdasarkan observasi dan langsung dialami
oleh Penulis saat pencarian berkas rekam medis. Cara penomoran rekam
medis di Unit Rekam Medis RSCM menggunakan cara angka terakhir
(terminal digit filling system). Pada waktu menyimpan, petugas harus
melihat angka-angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke
daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama yang
bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam
medis disimpan di dalam rak penyimpanan sesuai dengan kelompok
angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomornomor pada kelompok angka ketigalah (tertiary digits), yang selalu
berlainan. Namun pada saat penulis melakukan pencarian sering
ditemukan berkas rekam medis yang tidak berurutan atau terselip nomor
tengah yang berbeda.

52

Hal ini diperkuat dengan keluhan dan pernyataan beberapa


pegawai lain yang ikut membantu pencarian ketika penggungjawab rak
berhalangan hadir, mereka mengatakan harus menyisir rak penyimpanan
dan melihat nomor tengah serta nomor ahir dengan teliti satu persatu.
Walaupun masalah ini terjadi pada beberapa rak penyimpanan saja
namun harus dicari solusinya karena akan menghambat pelayanan yang
akan berdampak kepada mutu Unit Rekam Medis. Foto rekam medis
yang tersusun tidak berurutan terdapan pada Lampiran 5.
Masalah ini terjadi pada saat penyimpanan kembali berkas rekam
medis, dimana penangggungjawab rak tidak teliti dalam memasukkan
berkas rekam medis berdasarkan nomor urut penyimpanan di rak
penyimpanan. Rak penyimpanan yang sempit dan penuh pun menjadi
salah satu penyebabnya.

3.

Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis


Permasalahan ini ditemukan melalui observasi saat Penulis
membantu mengecek nomor rekam medis untuk mengetahui dimana
posisi terakhir berkas tersebut. Masalah yang ditemukan yaitu satu pasien
memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis.
Jika pasien mempunyai nomor rekam medis ganda atau lebih hal
ini tidak sesuai SPO dengan ketentuan satu (1) nomor untuk satu orang
seumur hidup. Apabila seorang pasien memiliki dua atau lebih nomor
rekam medis hal ini akan menyalahi fungsi rekam medis sebagai
administrasi dan dokumentasi, dimana riwayat penyakit pasien tidak
terkumpul dalam satu berkas maka akan mengakibatkan perjalanan
penyakit yang tidak sistematis dan apabila tercecer maka akan terjadi
ketidaksesuaian ketika diperlukan untuk aspek hukum ataupun penelitian.
Hal ini terjadi karena pasien yang pernah mendaftar mengatakan
belum pernah berkunjung sebelumnya, maka oleh petugas dibuakan
kembali nomor rekam medis baru, seingga pasien tersebut mempunyai 2
nomor rekam medis bahkan lebih. RSCM memiliki beberapa pelayanan

53

seperti RSCM Kencana dan RSCM Kirana yang rekam medisnya diatur
sendiri namun nomor rekam medis yang digunakan tetap satu kesatuan
dengan RSCM pusat, hal ini salah satu penyebabnya yaitu ketidaktahuan
pasien yang mengira bahwa pelayanan tersebut terpisah rekam medisnya
dan harus mendaftar dengan nomor rekam medis yang baru. Rekapitulasi
laporan double number rekam medis terdapat pada Lampiran 6.

D. Penetapan Prioritas Masalah


Berdasarkan beberapa metode yang ada, untuk mendapatkan prioritas
masalah menggunakan teknik kriteria matriks, yaitu teknik pengutaan suara
dengan menggunakan kriteria tertentu.secara sedehana dapat dibedakan
menjadi atas tiga macam, diantaranya:2
1.

Pentingnya masalah (Importancy)


Cara ini akan mengelompokkan masalah dari yang tidak penting
sampai yang penting. Skala kepentingan masalah sebagai berikut:

Besarnya masalah atau prevalency (P)


Seberapa seringnya masalah tersebut muncul/ditemukan, prinsip
umumnya adalah masalah tersebut berbanding lurus dengan prioritas
masalah. Semakin sering masalah tersebut muncul, masalah tersebut
harus di prioritaskan.
Bobot untuk prevalensi masalah (P):
1 = Kemungkinan terjadinya masalah sangat kecil
2 = Kemungkinan terjadinya masalah kecil
3 = Kemungkinan terjadinya masalah cukup besar
4 = Kemungkinan terjadinya masalah besar
5 = Kemungkinan terjadinya masalah sangat besar

54

Akibat yang ditimbulkan atau severity (S)


Seberapa besar akibat yang di timbulkan oleh masalah tersebut
apabila akibat yang di timbulkan lebih serius maka hendaklah
masalah itu diprioritaskan.
Bobot untuk akibat yang ditimbulkan (S):
1 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah `hampir tidak ada
2 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah ringan
3 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah sedang
4 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah cukup berat
5 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah sangat berat

Angka peningkatan atau rate of increase (RI)


Faktor laju peningkatan masalah tersebut dari waktu ke waktu,
apabila kenaikan jumlah masalah lebih tinggi dan lebih cepat
dibandingkan periode sebelumnya maka masalah tersebut lebih
diprioritaskan.
Bobot untuk kenaikkan jumlah masalah (RI):
1 = Kenaikan masalah dari periode sebelumnya tidak ada
2 = Kenaikan masalah dari periode sebelumnya kecil
3 = Kenaikan masalah dari periode sebelumya cukup besar
4 = Kenaikan masalah dari periode sebelumnya besar
5 = Kenaikan masalah dari periode sebelumnya sangat besar

2.

Teknologi yang tersedia atau technological feasibility (T)


Yaitu teknologi yang diperlukan untuk pemecahan masalah,
emakin lengkap teknologinya maka semakin diprioritaskan. Bobot untuk
teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (T):
1 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah tidak ada
2 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah belum memadai
3 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah cukup memadai

55

4 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah memadai


5 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah sangat memadai

3.

Sumber daya yang tersedia atau resources avability (R)


Yaitu sumber daya guna mengatasi masalah antara lain adalah
dana (money), sarana (material) dan tenaga (man). Apabila sumber daya
yang tersedia lebih memadai maka masalah tersebut di prioritaskan.
Bobot untuk sumber daya yang untuk mengatasi masalah (R):
1 = Sumber daya yang ada tidak memiliki kemampuan
2 = Sumber daya yang ada memiliki sedikit kemampuan
3 = Sumber daya yang ada memiliki kemampuan cukup
4 = Sumber daya yang ada memiliki kemapuan besar
5 = Sumber daya yang ada memiliki kemampuan sangat besar

Adapun cara pengisian tabel kriteria matriks penentuan masalah yang


akan diprioritaskan adalah sebagai berikut:
Pastikan semua responden memiliki pengertian yang sama tentang daftar
masalah serta kriteria yang digunakan.
Minta setiap responden untuk mengisi angka pada tabel kriteria matriks
dengan memberikan pilihannya nilai 1 sampai 5 untuk setiap masalah.
Nili 1 diberikan apabila masalah kriteria tersebut tidak penting dan
seterusnya hingga nilai 5 diberikan apabila maalah kriteria tersebut
sangat penting.
Menghitung masing-masing nilai pada kolom kriteria yang telah diisi
oleh responden.
Perhitungan total prioritas masalah didapat dari perkalian jumlah I
(Importency) dengan T (Technology) dan R (Rate of increase) yaitu = I
x T x R, dimana jumlah keseluruhan I (Importancy) diperoleh dari
penjumlahan P (prevalency), S (Saverity) dan RI (rate of increase) yaitu
I

P + S + RI
3

56

Nilai tertinggi dari hasil perhitungan adalah kriteria yang akan ditentukan
sebagai prioritas masalah yang utama.

Dari ketiga daftar permasalahan yang ada, penulis mencoba untuk


membuat prioritas masalah untuk menentukan masalah utama yang terjadi di
Unit Rekam Medis RSCM yaitu pada tabel rekapitulasi masalah sebagai
berikut:
Tabel 13.
Rekapitulasi Penetapan Prioritas Masalah di Unit Rekam Medis RSCM
No

Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis

Responden
3
4

Total

Prioritas

60

178

18

28

101,68

22

21

115

30

24

20

44

24

21

10,68

24

18

30

Uraian masalah yang memiliki nilai tetinggi dalam tabel matriks


merupakan uraian masalah yang menjadi prioritas masalah. Dengan
menggunakan tabel kriteria matriks penulis menentukan nilai atau skor dari
masing-masing kriteria untuk setiap masalah yang ada dengan demikian dapat
diketahui masalah utama di Unit Rekam Medis RSCM dengan uraian yang
memiliki skor tertinggi.
Nilai 1 = Masalah lebih diprioritaskan
Nilai 2 = Masalah cukup diprioritaskan
Nilai 3 = Masalah kurang diprioritaskan

57

Dengan tabel kriteria matriks ini, maka penulis menentukan nilai


masing-masing kriteria untuk setiap masalah yang ada. Dengan demikian
dapat diketahui masalah utama di Unit Rekam Medis RSCM adalah masalah
yang nilainya tertinggi yaitu Rekam medis ditemukan diluar standar
waktu yang telah ditentukan.

E. Penjabaran Masalah
Setelah menetapkan prioritas masalah, langkah berikutnya adalah
penjabaan masalah dengan menggunakan metode 5W (what, who, when, why)
dan 1H (how).

1.

What (masalah apa yang sedang dihadapi)


Masalah yang menjadi prioritas di Unit Rekam Medis RSCM
adalah rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah
ditentukan. Masalah ini terkait dengan kegiatan retrieval atau pencarian
kembali berkas rekam medis RSCM dan masalah ini menjadi penting
karena manyangkut pelaksanaan pengobatan pasien, apabila berkas
tersebut tidak segera ditemukan akan menghambat pasien mendapatkan
pelayanan dari rawat inap maupun rawat jalan.

2.

Who (siapa yang terlibat dalam masalah tersebut)


Masalah yang menjadi prioritas melibatkan Unit Rekam Medis,
unit rawat jalan terpadu, unit rawat inap, IGD, ODC serta pasien yang
membutuhkan rekam medis untuk melakukan pengobatan.

3.

When (kapan masalah ini terjadi)


Masalah ini cukup lama terjadi dengan frekuensi yang berubahubah setiap periode. Saat ini, masalah rekam medis ditemukan diluar
standar waktu yang telah ditentukan masih terjadi setiap harinya.

58

4.

Where (dimana masalah itu terjadi)


Masalah rekam medis ditemukan diluar waktu yang telah
ditentukan terjadi di Unit Rekam Medis RSCM dengan bagian yang
paling terkait adalah bagian penyimpanan (filing).

5.

Why (mengapa masalah terjadi)


Masalah

tersebut

dapat

terjadi

karena

beberapa

faktor,

diantaranya:
Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap
rak
Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat
dan sistematis
Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval)
dan bagian perakitan (assembling)
Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan
tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya
Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval)
Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam
medis di komputer

6.

How (bagaimana masalah ini terjadi)


Setiap harinya selalu ada pasien yang langsung meminta berkas
rekam medis/ status langsung ke Unit Rekam Medis yang pada umumnya
pasien rawat jalan atau perawat yang meminta status untuk pasien rawat
inap, hal ini terjadi karena apabila rekam medis pasien tersebut belum
turun ke poli tujuan maka pasien belum bisa dilakukan tindakan. Situasi
tersebut mengakibatkan ketidakteraturan antrian tindakan pengobatan
yang akan mempengaruhi mutu rumah sakit kedepannya. Bahkan selama
penulis melakukan pengamatan, kepala Unit Rekam Medis pernah turun
langsung untuk mengatasi masalah ini. Walaupun sudah dilakukan
monitoring dan evaluasi serta supervisi setiap harinya sampai dilakukan

59

perubahan-perubahan baru masih saja belum bisa memenuhi standar


rekam medis ditemukan yaitu maksimal 10 menit.

F. Analisis Penyebab Masalah


Setelah menjabarkan, langkah selanjutnya adalah menganalisis
penyebab masalah yang bertujuan untuk mencari penyelesaian dari masalah
tersebut. Dalam menganalisis penyebab masalah menggunakan diagram
hubungan sebab-akibat atau diagram tulang ikan (fish bone diagram) yang
dikembangkan oleh Ishikawa. Diagram fishbone adalah suatu metode analisa
yang menyediakan cara sistematis untuk melihat efek dan penyebab yang
menimbulkan efek tersebut15. Diagram ini berguna untuk menganalisa dan
menemukan faktor-faktor yang berpengaruh secara signifikan dalam
menentukan karakteristik kualitas output kerja dan mencari penyebab
sesungguhnya dari suatu masalah. Analisa dapat dilihat dari pendekaan sistem
dan unsur-unsurnya seperti man, money, method, machine dan material atau
melihat dari proses dan lingkungan yang ada. Langkah-langkah yang
dilakukan meliputi:16
-

Tulis masalah pada bagian kanan (effect) atau kepala ikan

Tentukan kategori untuk tulang-tulang cabang, misalnya manusia,


metode, sarana, proses, lingkungan dan sebagainya sesuai dengan
masalahnya

Lakukan curah pendapat untuk setiap tulang cabang untuk mengisi


tulang-tulang sirip yang ada.
Untuk

mengidentifikasi

penyebab

timbulnya

masalah

akan

digambarkan dalam diagram tulang ikan (fish bone diagram) sebagai berikut:

60

Rekam medis ditemukan


diluar standar waktu
yang telah ditentukan
Kurangnya SDM secara
kuantitatif untuk
penanggungjawab setiap rak

Belum maksimalnya
SPO alur pencarian
kembali (retrieval)

Man

Method

Dibutuhkan waktu yang lama


untuk mencari jejak status
rekam medis di komputer

Belum tersentralisasi satu


program komputer khusus
secara terpusat dan sistematis
Kurangnya komputer
untuk kegiatan
pencarian kembali
(retrieval) dan bagian
perakitan (assembling)

Tidak diberikannya
tracer/ outguide sebagai
petunjuk tanda berkas
rekam medis tidak
berada pada tempatnya

Machine

Material

Gambar 6. Diagram Fish Bone

Melalui diagram tulang ikan diatas, penyebab yang ditemukan penulis yaitu:

Tabel 14
Hasil Prioritas Penentuan Penyebab Masalah
Masalah
1.
2.
Rekam medis
ditemukan
diluar standar
waktu yang
telah
ditentukan

3.
4.
5.
6.

Penyebab Masalah
Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap rak
Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat
dan sistematis
Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval)
dan bagian perakitan (assembling)
Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan
tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya
Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval)
Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam medis
di komputer

61

BAB IV
ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

A. Alternatif Pemecahan Masalah


Menyusun alternatif masalah sangatlah penting karena terkait dengan
upaya memperluas wawasan yang ada, apabila berhasil diwujudkan akan besar
peranannya dalam membantu kelancaran pelaksanaan pemecahan masalah.
Tujuan dari pemecahan adalah menghilangkan atau mengurangi faktor
penyebab masalah15.
Untuk memudahkan dalam pemecahan masalah (problem solving)
yang dihadapi oleh Unit Rekam Medis RSCM maka penyebab-penyebab
terjadinya masalah utama harus diselesaikan terlebih dahulu.
Seperti yang telah dibahas pada bab sebelumnya, penulis menetapkan
prioritas masalah yang terjadi pada Unit Rekam Medis RSCM adalah Rekam
medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan. Ada
beberapa tahapan yang harus dilakukan sebelum menentukan alternatif
pemecahan masalah, yaitu:15
1. Menentukan ruang lingkup masalah
Hal pertama yang dilakukan adalah menentukan ruang lingkup masalah.
Penentuan ruang lingkup ini akan menjadi dasar dalam menetapkan
masalah yang akan dicari alternatif pemecahannya.
2. Mengidentifikasi masalah
Sebuah upaya untuk memperjelas masalah dengan cara menguraikan rantai
masalah lain yang saling berkaitan.
3. Menetapkan prioritas masalah
Penetapan prioritas masalah dilakukan untuk dapat memudahkan dalam
penyelesaian suatu masalah.
4. Alternatif pemecahan masalah
Langkah selanjutnya setelah didapatkan prioritas masalah adalah membuat
alternatif pemecahan masalah.

62

5. Evaluasi alternatif
Alternatif yang tersedia kemudian dievaluasi untuk mendapatkan
kelebihan dan kekurangan masing-masing alternatif.
6. Pemilihan alternatif
Untuk mendapatkan alternatif yang paling tepat, maka dilakukan
pemilihan alternatif pemecahan masalah.
7. Penetapan keputusan
Setelah itu akan ditetapkan alternatif mana yang akan digunakan.
8. Diikuti dan dievaluasi
Keputusan sudah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan
alternatif pemecahan masalah yang telah dipilih.

DIIKUTI DAN

RUANG

DIEVALUASI

LINGKUP

PENETAPAN
IDENTIFIKASI

KEPUTUSAN

MASALAH
PEMILIHAN
ALTERNATIF

PRIORITAS
MASALAH

EVALUASI
ALTERNATIF
ALTERNATIF
PEMECAHAN MASALAH

MASALAH

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

DISELESAIKAN
PEMECAHAN MASALAH

Gambar 8. Siklus Pemecahan Masalah

63

Berdasarkan penyebab masalah yang telah dibahas sebelumnya


berbagai alternatif pemecahan masalah yang ditemukan penulis adalah sebagai
berikut:

Tabel 15.
Daftar Alternatif Pemecahan Masalah
Masalah

Penyebab Masalah

Man

Kurangnya SDM secara Penambahan 1 petugas


kuantitatif
untuk yang bertanggungjawab
penanggungjawab setiap rak untuk setiap rak
Belum tersentralisasi satu
program komputer khusus
secara
terpusat
dan
sistematis

Memperbaharui
sistem
pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi
status tertera pada satu
program khusus

Kurangnya komputer untuk


kegiatan pencarian kembali
(retrieval)
dan
bagian
perakitan (assembling)

Pengadaan 2 komputer di
bagian retrieval dan 1
komputer
di
bagian
assembling

Tidak diberikannya tracer/


outguide sebagai petunjuk
keluar dan tanda berkas
rekam medis tidak berada
pada tempatnya

Mensosialisasikan
kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk
berkas rekam medis yang
keluar

Machine
Rekam
medis
ditemukan
diluar
standar
waktu yang
telah
ditentukan

Material

Alternatif Pemecahan
Masalah

Belum maksimalnya SPO Revisi SPO alur pencarian


alur pencarian kembali kembali/ retrieval
(retrieval)
Method

Dibutuhkan waktu yang


lama untuk mencari jejak
status rekam medis di
komputer

Mencetak jejak status


rekam medis pada tracer
permintaan rekam medis
secara otomatis

64

Dari tabel tesebut bisa dilihat bahwa masalah Rekam medis


ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan disebabkan empat
akar masalah yaitu Man, Machine, Material dan Method. Dari keempat akar
masalah tersebut dicari alternatif pemecahan masalahnya sehingga didapatkan
alternatif-alternatif pemecahan masalahnya yang dapat dijabarkan sebagai
berikut:

1. Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab untuk setiap rak


Saat ini penanggungjawab rak penyimpanan Unit Rekam Meedis
yang terdiri dari 10 rak hanya mempunyai masing-masing 1
penanggungjawab. Nantinya akan ditambah 1 penaggungjawab lagi
untuk setiap rak dengan shift bergantian, dengan komunikasi yang
terjalin antar penanggungjawab maka beban pencarian akan terbagi dua
sehingga selalu ada pegawai pencarian setiap saat ketika diperlukan.

2. Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam medis agar ekspedisi


status tertera pada satu program khusus
Pengalihan fungsi program Ekspedisi Jejak Status Rekam Medis
yang dapat diakses hanya di Unit Rekam Medis kedalam program EHR
(Electronic Health Record) yang dapat diakses oleh seluruh jaringan di
RSCM. Dengan memanfaatkan menu pengembalian dokumen rekam
medis dengan isian proses yang ada diprogram EHR maka pengembalian
berkas rekam medis dari poli maupun rawat inap setiap harinya diinput di
program ini. Begitupula akan dan setelah selesainya proses seperti
koding, assembling dan evaluasi untuk berkas post rawat harus diinput
kedalam program EHR. Sehingga perjalanan satu berkas rekam medis
tertera hanya dalam satu program dengan tujuan efisiensi waktu saat
pengecekan ke komputer. Untuk input pengembalian berkas rekam medis
dilakukan oleh petugas pengembalian setiap harinya, sedangkan untuk
kegiatan proses masing-masing dilakukan oleh satu orang yang ditunjuk
oleh penanggungjawab proses tersebut.

65

Gambar 9. Program Ekspedisi Jejak Status Unit Rekam Medis

Gambar 10. Menu Pengembalian Dokumen Rekam Medis


pada Program EHR

66

3. Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan 1 komputer di bagian


assembling
Bagian retrieval yang dimaksud adalah pada rak penyimpanan
dimana saat ini terdapat 4 komputer untuk pencarian, 2 komputer untuk
rak 0 sampai 4 dan 2 komputer untuk rak 5 sampai 9. Dengan
ditambahkannya 2 komputer di bagian ini maka rak 0 sampai 4 memiliki
3 komputer pencarian begitu pula dengan rak 5 sampai 9 memliki 3
komputer untuk pencarian berkas rekam medis. Hal ini akan mengurangi
waktu pegawai pencarian untuk saling menunggu komputer yang sedang
terpakai, setidaknya dengan waktu menunggu yang berkurang akan
mempercepat waktu rekam medis ditemukan. Sedangkan di bagian
proses assembling untuk berkas rekam medis post rawat saat masih
manual menggunakan buku dikarenakan belum ada komputer yang
tersedia untuk menginput bahwa berkas telah diassembling dan
berpindah ke proses lain.

4. Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan tracer/ outguide untuk


berkas rekam medis yang keluar
Outguide atau petunjuk keluar (tracer) adalah suatu alat yang
penting untuk mengawasi pengunaan rekam medis. Dalam pengunaannya
petunjuk keluar ini diletakan sebagai pengganti rekam medis yang
diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Bon pinjam/petunjuk keluar
tetap berada di rak file tersebut. Sampai berkas rekam medis yang
diambil (dipinjam) kembali ke tempat semula. Petunjuk keluar paling
umum dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan kantong tempal
tempat meyimpan bon pinjam. Bon pinjam/petunjuk keluar ini dapat
diberi warna, yang maksudnya untuk mempercepat petugas melihat
tempat-tempat penyimpanan kembali berkas rekam medis yang
bersangkutan. Petunjuk keluar ini dibuat dari bahan yang keras dan kuat.
Saat ini penggunaan petunjuk keluar tidak lagi digunakan di bagian
penyimpanan sebagaimana tujuan dari penggunaan petunjuk keluar yang

67

terdapat pada SPO yaitu mempercepat pencarian rekam medis serta


mengetahui keeradaan rekam medis. Sosialisasi SPO petunjuk keluar
kepada petugas dengan tujuan mengingatkan kembali kegunaan dari
petunjuk keluar tersebut. SPO penggunaan petunjuk keluar terdapat pada
Lampiran 7.

5. Revisi SPO alur pencarian kembali/ retrieval


Pada SPO retrieval sebelumnya petugas rekam medis mencari
berkas rekam medis di rak penyimpanan, setelah berkas rekam medis
didapat kemudian diserahkan kepada petugas ekspedisi. Apabila rekam
medis tidak ditemukan di rak penyimpanan maka petugas rekam medis
harus melakukan cek ke komputer untuk mengetahui posisi rekam medis
pasien, apakah rawat inap atau tidak, apabila pasien post rawat maka
petugas penyimpanan memberikan ke petugas prosesing, SPO pencarian
kembali terdapat pada Lampiran 8. Dengan perubahan alur yaitu setelah
petugas menerima tracer permintaan rekam medis maka segera cek ke
komputer untuk mengetahui dimana posisi terakhir berkas rekam medis
berada, baru kemudian setelah apabila masih berada di poli segera
didistribusikan kepada runner poli tersebut dan apabila post rawat segera
diberikan kepada petugas prosesing. Alur tersebut dirasa efektif karena
akan meratanya waktu pencarian kembali antar pasien, dengan alur yang
seperti ini maka tracer permintaan rekam medis tidak tertahan terlalu lama
di tangan petugas pencarian rak.

6. Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis
secara otomatis
Kertas tracer permintaan rekam medis yang keluar akan tertera
dimana posisi terakhir rekam medis tersebut, akan tercetak keterangan
file, file CA, file CAOG, resume, koding, assembling, atau evaluasi.
Tujuannya agar petugas pencarian tidak memerlukan waktu untuk

68

mengecek ke komputer karena secara otomatis keterangan terahir berkas


rekam medis berada pada tracer permintaan rekam medis.

B. Penetapan Prioritas Pemecahan Masalah


Dalam menentukan prioritas pemecahan masalah digunakan teknik
kriteria matriks. Dengan menggunakan teknik kriteria matriks semakin besar
nilai yang didapat dari sebuah alternatif pemacahan masalah maka semakin
besar pemecahan masalah tersebut diprioritaskan. Tujuan dari prioritas
pemecahan masalah adalah untuk menetapkan pilihan yang paling efektif dan
efisien. Hal ini berkaitan dengan kemampuan yang dimiliki organisasi dalam
mengatasi masalah sehingga tidak semua alternatif masalah dapat dilakukan.15
Untuk mengatasi hal tersebut maka dilakukan pemilihan alternatif
pemecahan masalah yang paling menjanjikan efektif dan efisien bagi rumah
sakit. Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat kriteria penilaian
agar memudahkan dalam menyamakan persepsi atas gambaran prioritas.
Berikut ini merupakan penjelasan mengenai teknik kriteria matriks
yang dibagi menjadi dua macam yaitu:15
1. Efektifitas pemecahan masalah
Setiap alternatif dilakukan penilaian terhadap nilai efektifitas
menunjuk pada kemampuan program mengatasi penyebab masalah yang
ditemukan. Semakin tinggi kemampuan tersebut, maka semakin efektif
suatu program yakni dengan memberikan angka 1 (satu) sampai dengan
angka 5 (lima). Berikut ini beberapa pedoman yang dipakai untuk
mengukur efektivitas program.

a. Besarnya masalah yang dapat diselesaikan (M)


Hitung besarnya masalah (magnitude). Semakin besar kemungkinan
masalah yang dapat diselesaikan, maka semakin efektif cara

69

penyelesaian masalah tersebut. Dengan bobot penilaian sebagai


berikut:
1 = Sangat tidak dapat menyelesaikan penyebab masalah
2 = Tidak dapat menyelesaikan penyebab masalah
3 = Menyelesaikan penyebab masalah dalam jumlah kecil
4 = Menyelesaikan penyebab masalah dalam jumlah besar
5 = Menyelesaikan penyebab masalah dalam jumlah sangat besar

b. Pentingnya pemecahan masalah (I)


Hitung pentingnya pemecahan masalah (importancy). Makin penting
cara penyelesaian masalah dalam mengatasi penyebab masalah, makin
besar nilai penyelesaian tersebut. Jika cara penyelesaian dapat
meniadakan masalah untuk waktu yang lama atau untuk selamanya
maka cara penyelesaian masalah tersebut dinilai lebih penting.
Dengan bobot penilaian sebagai berikut:
1 = Tidak penting dalam penyelesaian masalah
2 = Kurang penting dalam penyelesaian masalah
3 = Cukup penting dalam penyelesaian masalah
4 = Penting dalam penyelesaian masalah
5 = Sangat penting dalam penyelesaian masalah

c. Sensitivitas pemecahan masalah (V)


Hitung sensitivitas pemecahan masalah (vulnerability). Tingkat
sensitivitas yang merupakan cara penyelesaian masalah terkait dengan
kemampuan menyelesaikan sesegera mungkin dalam mengatasi
masalah yang dihindari untuk alternatif. Makin cepat masalah teratasi,
maka semakin sensitif pemecahan masalah tersebut. Dengan bobot
penilaian sebagai berikut:
1 = Waktu pemecahan masalah sangat lama
2 = Waktu pemecahan masalah lama
3 = Waktu pemecahan maslah cukup lama

70

4 = Waktu pemecahan masalah cepat


5 = Waktu pemecahan masalah sangat cepat

2. Efesiensi pemecahan masalah (C)


Efisiensi program disini adalah yang menunjukan pemakaian
sumber daya. Apabila suatu cara penyelesaian masalah mampu
menyelesaikan penyebab (masalah) dengan biaya yang kecil, maka cara
penyelesaian masalah tersebut telah efisien. Untuk setiap efisiensi
pemecahan masalah yakni dengan memberikan nilai, angka1 (paling tidak
efisien) sampai dengan angka 5 (paling efisien). Dengan bobot penilaian
sebagai berikut:
1 = Biaya yang dikeluarkan sangat kecil
2 = Biaya yang dikeluarkan kecil
3 = Biaya yang dikeluarkan cukup besar
4 = Biaya yang dikeluarkan besar
5 = Biaya yang dikeluarkan sangat besar
Untuk menentukan prioritas alternatif pemecahan masalah, penulis
memberikan kuisioner kepada 5 (lima) orang yaitu karyawan Unit Rekam
Medis RSCM yang mengerti dan berhubungan langsung dengan masalah
yang diangkat oleh penulis. Dimana hasil dari total kelima nilai tersebut
akan diakumulasi untuk menentukan alternatif prioritas masalah yang
akan dilakukan.
Setelah responden mengisi kuesioner, maka penulis melakukan
akumulasi dari setiap alternatif pemecahan masalah yang ada.
Penjumlahan tersebut dilakukan untuk mengetahui alternatif pemecahan
masalah yang akan diimplementasikan. Cara menghitung prioritas (P)
yaitu dengan membagi hasil perkalian M xV x I dengan nilai C.
Pemecahan masalah dengan P tertinggi, merupakan prioritas pemecahan
masalah yang terpilih.
P=

M x I x V
C

71

Tabel 16.
Rekapitulasi Kriteria Matriks Prioritas Pemecahan Masalah
Responden
No

Pemecahan Masalah

Total

Prioritas

21,3

54,7

20

20

107,7

6,25

6,75

48

18

13,5

1,6

47,6

27

100

100

241

16

80

125

18

243

Penambahan 1 petugas
yang
bertanggungjawab
untuk setiap rak

16

3,6

1,8

12

Memperbaharui
sistem
pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status
tertera pada satu program
khusus

21,3

40

6,4

Pengadaan 2 komputer di
bagian retrieval dan 1
komputer
di
bagian
assembling

24

Mensosialisasikan kembali
SPO penggunaan tracer/
outguide untuk berkas
rekam medis yang keluar

13,5

Revisi SPO alur pencarian


kembali/ retrieval

Mencetak jejak status


rekam medis pada tracer
permintaan rekam medis
secara otomatis

Berdasarkan hasil rekapitulasi pembobotan kriteria matriks oleh 5


(lima) responden, maka didapatkan prioritas masalah yang dianggap paling
efektif dan efisien yaitu Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan rekam medis secara otomatis.

72

C. Kelebihan dan Kekurangan


Setelah prioritas alternatif pemecahan masalah didapatkan melalui
teknik matriks, maka langkah berikutnya yaitu melakukan analisa terhadap
kelebihan dan kekurangan dari prioritas alternatif pemecahan masalah
tersebut. Berikut adalah penjabaran kelebihan dan kekurangan dari alternatif
pemecahan masalah Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang
telah ditentukan sebagai berikut:

1. Kelebihan
-

Biaya yang dikeluarkan relatif murah karena hanya mengembangkan


program yang ada.

Tidak memerlukan sumberdaya manusia dari luar RSCM untuk


pengadaannya karena bisa ditangani oleh teknisi coorporate.

Memudahkan petugas pencarian karena tidak perlu cek ke komputer.

2. Kekurangan
-

Memerlukan waktu yang lama dalam menunggu proses pengadaannya


karena databasenya berdasarkan program EHR (Elecronic Health
Record) dimana saat ini belum semua jejak status tertera dalam
program EHR.

73

BAB V
RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH

A. Penjelasan Prioritas Pemecahan Masalah


Setelah proses identifikasi masalah yang ditetapkan dengan observasi,
wawancara dan studi kepustakaan mengenai masalah di Unit Rekam Medis
RSCM akhirnya ditemukan masalah tentang Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang telah ditentukan dari tiga masalah yang ada.
Dari masalah tersebut ditemukan enam penyebab masalah berdasarkan 5M
(man, material, method, money dan machine) yaitu:
1. Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap rak
2. Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat dan
sistematis
3. Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval) dan
bagian perakitan (assembling)
4. Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan tanda
berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya
5. Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval)
6. Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam medis di
komputer
Dari keenam penyebab masalah tersebut ditentukan alternatif
pemecahan masalah dengan menggunakan skala prioritas dengan metode
scoring untuk menetapkan prioritas masalah dan didapat prioritas pemecahan
masalah yaitu Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan rekam medis secara otomatis.
Tracer permintaan rekam medis adalah kertas yang secara otomatis
tercetak pada mesin tracer di Unit Rekam Medis setelah pasien melakukan
pendaftaran. Tracer permintaan berkas rekam medis berisikan nomor rekam
medis, nama pasien, poli yang dituju, nomor antrian, waktu tracer tercetak

74

dan kunjungan terakhir pasien. Bentuk tracer permintaan rekam medis


terdapat pada Lampiran 9.
Alur pencarian rekam medis saat ini adalah petugas menerima tracer
kemudian mencari ke dalam rak, apabila tidak ditemukan di dalam rak
kemudian dicek ke komputer untuk mengetahui dimana posisi terahir rekam
medis. Ada beberapa kemungkinan apabila berkas tidak ada di rak salah
satunya tidak kembali, sedang dalam proses, file CA dan CAOG atau
pokdisus dimana penyimpanannya dipisahkan untuk keperluan khusus. Untuk
inilah diperlukannya pengecekan di komputer dan setelah itu petugas
memberi keterangan pada kertas tracer,

apabila berkas tidak kembali

sebelumnya yaitu masih berada di poli atau ruang rawat maka pada tracer
tersebut dituliskan keterangan TK yang berarti Tidak Kembali, poli terakhir
atau ruang rawat terahir didistribusikan dan tanggal rekam medis terahir
keluar. Contoh: TK Bedah Urologi 20/02/2014, TK Rawat Gd A Lt 4 km 201
20/02/2014. Setelah itu diberikan kepada petugas pendistribusian untuk
diproses lebih lanjut. Begitupula apabila pada keterangannya berkas sedang
dalam proses maka dituliskan keterangan proses yang sedang dilakukan dan
tanggal proses tersebut. Contoh: Evaluasi 20/02/2014, baru kemudian
diserahkan kepada petugas prosesing. Untuk file CA dan CAOG pun diberi
keterangan pada kertas tracer baru kemudian dicari pada rak CA atau CAOG.
Begitu lamanya waktu yang diperlukan untuk satu tracer apabila
berkas rekam medis tidak berada pada rak penyimpanan. Oleh karena itu
dalam bab ini dijelaskan rencana pelaksanaan pemecahan masalah yaitu
mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis
secara otomatis. Teknis dari perencanan ini yaitu teknisi yang menangani
tracer permintaan rekam medis menambahkan keterangan proses yang sedang
dilakukan pada suatu berkas rekam medis yang juga menerangkan posisi
terahir berkas tersebut. Keterangan tersebut didapat dari program EHR.
Dengan adanya keterangan proses rekam medis pada tracer maka petugas
pencarian

setelah

mendapatkan

tracer

langsung

mencari

pada

rak

penyimpanan, rak CA atau CAOG. Sedangkan untuk keterangan TK dan

75

keterangan proses maka yang mendistribusikan adalah petugas tracer agar


petugas pencarian terfokus pada pencarian di rak sehingga efisien waktu.
Setelah dijelaskan mengenai prioritas masalah, langkah selanjutnya
adalah merencanakan pelaksanaan dari cara penyelesaian yang diajukan
diatas. Perencanaan yang dimaksud disini adalah dengan menyusun sebuah
rencana penyelesaian masalah yang dimulai dari membuat langkah
pelaksanaan, menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan terakhir
membuat jadwal pelaksanaan rencana pelaksanaan pemecahan masalah yang
diterapkan dengan metode siklus, dikenal dengan nama siklus PDCA (plan,
do, check, action) untuk penyelesaian masalah tersebut.

B. Langkah Pelaksanaan
Untuk dapat melakukan pemecahan masalah yang telah diuraikan,
penulis menyusun langkah-langkah dan tahapan dalam pemecahan masalah
berdasarkan proses yang terdiri dari (P) Plan, (D) Do, (C) Check, dan (A)
Action. Berikut adalah gambar siklus dari PDCA:17

Plan
(Perencanaan)

Action
(Perbaikan)

Do
(Pelaksanaan)

Check
(Pemeriksaan)

Gambar. 11 Siklus PDCA

76

Berdasarkan gambar tentang siklus PDCA, berikut penjelasan langkahlangkah kegiatan PDCA:

1. Plan (Perencanaan)
Perencanaan

adalah

menetapkan

penyebab

masalah

serta

menetapkan cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam


unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait dan terpadu sehingga
dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian
masalah yang akan dilaksanakan. Hasil akhir yang dicapai dari
perencanaan adalah tersusunya rencana cara penyelesaian yang bertujuan
untuk suatu perbaikan. Langkah yang dilakukan dalam perencanaan yaitu:

Mengajukan usulan kepada Kepala Unit Rekam Medis untuk mencetak


jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara
otomatis agar waktu rekam medis ditemukan sesuai dengan standar
yang telah ditentukan, meliputi lama waktu pelaksanaan kegiatan, siapa
yang bertanggung jawab dan sumber daya yang diperlukan.

Membuat jadwal rapat koordinasi antara Kepala Unit Rekam Medis,


Koordinator Operasional, Koordinator Administrasi, Teknisi Rekam
medis dan Unit

Manajemen Sistem Informasi terkait tentang

pelaksanaan, fungsi dan cara kerja.

2. Do (Pelaksanaan)
Pelaksanaan adalah bagian dari kelanjutan perencanaan yaitu
melaksanakan kegiatan yang direncanakan dan dilakukan berdasarkan
persiapan yang telah dibuat. Dalam melaksanakan rencana yang
melibatkan para staf maka diperlukan sosialisasi terlebih dahulu, sehingga
rencana dapat dipahami secara lengkap oleh staf pelaksana.
Setelah

dilakukan

perencanaan

langkah

selanjutnya

yaitu

melaksanakan yang sudah direncanakan. Pelaksanaan yang dilakukan


yaitu:

77

Mengadakan rapat koordinasi antara Kepala Unit Rekam Medis,


Koordinator Operasional, Koordinator Administrasi, Teknisi Rekam
Medis dan Unit Manajemen Sistem Informasi.

Melaksanakan kegiatan pengubahan data pada database tracer


permintaan rekam medis berdasarkan program EHR agar status
keberadaan terahir rekam medis tercetak pada kertas tracer permintaan
rekam medis.

Mengadakan sosialisasi kepada petugas pencarian kembali (retrieval),


petugas prosesing dan petugas tracer tentang cetakan tracer
permintaan rekam medis yang baru. Sosialisasi dilakukan agar petugas
melakukan tugas-tugasnya lebih terarah dan tepat guna, efektif dan
efisien

dan

dapat

meminimalisir

faktor

kesalahan

dan

ketidakdisiplinan petugas dalam melakukan proses kerja.

3. Check (Pemeriksaan)
Pada bagian ketiga ini pemeriksaan menjadi bagian dari evaluasi.
Evaluasi yang dimaksud adalah pemantauan atau pemeriksaan terhadap
hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Hasil dari pemeriksaan yaitu
menemukan dan mengetahui apakah sudah terjadi perubahan atau
perbaikan sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi dapat dilakukan
secara berkala dan berkesinambungan.
Pemeriksaan atau evaluasi cetakan tracer permintaan rekam medis
yang baru perlu dilakukan untuk melihat seberapa baiknya kegiatan telah
berjalan dan apabila terjadi masalah atau hambatan dalam pelaksanaannya
pada bagian ini akan dilakukan pemeriksaan atau evaluasi. Pemeriksaan
meliputi evaluasi pada hasil cetakan kertas tracer apakah telah sesuai
dengan database pada EHR atau tidak serta waktu rekam medis ditemukan
sudah sesuai standar dibawah 10 menit atau minimal waktu ditemukan
semakin cepat dari sebelumnya.

78

4. Action (Perbaikan)
Melaksanakan kegiatan lebih lanjut yang mengarah ke arah
perubahan. Apabila terjadi penyimpangan maka dapat dicatat dan
dilaporkan untuk menghindari ataupun mengurangi kesalahan yang terjadi.
Selanjutnya rencana kerja yang telah diperbaiki tersebut dilaksanakan
kembali dan dipantau kemajuan agar mencapai hasil yang maksimal.
Setelah mendapakan hasil dari proses pengecekan atau evaluasi.
Perbaikan yang dilakukan meliputi:

Melengkapi kekurangan dari hasil evaluasi agar program ini


memperoleh hasil yang maksimal.

Menerima dan mempertimbangkan masukan berbagai pihak dari


pembuatan program mencetak jejak status di tracer permintaan rekam
medis secara otomatis.

Sesuai penjelasan pada siklus PDCA yang tertera diatas selanjutnya


penulis membuatkan langkah-langkah pelaksanaan sebagai suatu panduan
dalam pelaksanaan pemecahan masalah untuk mendapatkan hasil yang
maksimal sesuai dengan pemecahan masalah yang sudah direncanakan
sebelumnya. Selain tahap-tahap PDCA, penulis juga memberikan penjelasan
mengenai sumber daya yang mendukung alternatif pemecahan masalah agar
terlaksana dengan baik yang terdiri dari sumber daya manusia, sumber dana,
material dan jadwal pelaksanaan berikut Gantt Chart.
Berikut merupakan langkahlangkah perencanaan program untuk
pemecahan masalah yang telah ditetapkan melalui skala prioritas:

C. Sumber Daya
Sumber daya merupakan faktor penting dalam mengatasi atau
memecahkan suatu permasalahan. Dengan adanya sumber daya yang
memadai, maka diharapkan suatu pemecahan masalah akan dapat terwujud
dengan hasil yang optimal. Untuk dapat menjalankan langkah pelaksanaan

79

yang telah disusun dalam prosesnya memerlukan sumber daya yang terdiri
dari Manusia (Man), Dana (Money), Bahan/Alat (Material) dan Waktu (Time).
Berikut adalah penjelasan mengenai sumber daya untuk melaksanakan
pemecahan masalah ini antara lain:

1. Sumber Daya Manusia (Man)


Sumber daya manusia adalah sumber daya yang sangat penting
yang harus ada dalam melaksanakan suatu kegiatan. Tanpa adanya sumber
daya manusia maka kegiatan tidak akan berjalan. Kualitas sumber daya
manusia pun menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan suatu
kegiatan. Sumber daya manusia yang baik akan sangat mempengaruhi
praktik pelaksanaan pemecahan masalah. Sumber daya yang dibutuhkan
dalam penyelesaian masalah yaitu:
a. Kepala Unit Rekam Medis & Admisi Pasien Rawat Inap
Sebagai pemantau, pemberi arahan dan penanggung jawab kegiatan.
b. Koordinator Operasional & Koordinator Administrasi
Memberi masukan kegiatan kepada Kepala Unit Rekam Medis dan
memberi arahan kepada petugas pelaksana.
c. Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI)
Unit yang membawahi Teknisi Coorporate sebagai petugas pelaksana
kegiatan pengubahan data pada tracer permintaan rekam medis
berdasarkan program EHR agar status keberadaan terahir rekam medis
tercetak pada kertas tracer permintaan rekam medis.
d. Teknisi Unit Rekam Medis
Bekerjasama dengan Teknisi Coorporate serta membantu dalam
pelaksanaan kegiatan sebagai yang mengetahui dan bertanggungjawab
atas data dan teknis di Unit Rekam Medis.

2. Dana (Money)
Dana merupakan perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan
secara nyata dalam bentuk uang. Dana yang dikeluarkan harus disesuaikan

80

dengan kebutuhan perencanaan pemecahan masalah. Dana

yang

dikeluarkan

dapat

diusahakan

agar

seminimal

mungkin

namun

menghasilkan output yang berkualitas. Selama kegiatan mencetak jejak


status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis,
dana yang dibutuhkan sebesar Rp 106,000,-. Rinciannya sebagai berikut:

Tabel 17.
Estimasi Biaya Mencetak Jejak Status RM pada Tracer
No Kegiatan

Jumlah

Satuan

Total

Konsumsi rapat koordinasi antara


kepala unit, koordinator operasional
8
serta teknisi rekam medis dan teknisi
pusat

Rp 10,000

Rp

80,000

ATK rapat

Rp 10,000

Rp

10,000

Handout materi rapat dan sosialisasi

Rp

Rp

16,000

Total

2,000

Rp 106,000

3. Materi (Material)
Sumber daya material adalah barang atau benda yang dibutuhkan
dan digunakan untuk menunjang dalam pelaksanaan kegiatan. Materia
yang dibutuhkan yaitu:
a. Ruangan untuk rapat koordinasi dan sosialisasi
b. Satu buah LCD untuk rapat
c. Satu buah laptop untuk rapat
d. Handout materi untuk rapat dan sosialisasi
e. Alat tulis kantor

4. Waktu (Time)
Sumber daya waktu adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk pelaksanaan, kegiatan. Diharapkan waktu yang telah ditetapkan

81

sudah bisa memecahkan masalah. Waktu untuk menjalankan program


yaitu dimulai dari perencanaan sampai pada pelaksanaan. Waktu yang
dibutuhkan yaitu selama enam minggu.

D. Jadwal Pelaksanaan
Setelah melalui tahap penjelasan prioritas pemecahan masalah,
langkah pelaksanaan dan penentuan sumber daya maka langkah selanjutnya
adalah membuat jadwal pelaksanaan dari rencana pemecahan masalah
tersebut. Jadwal pelaksanaan masalah dibuat dengan menggunakan bagan
yang disebut dengan Gantt Chart. Berikut ini gantt chart dari prioritas
pemecahan masalah:

82

Tabel 18.
Jadwal Pelaksanaan Mencetak Jejak Status pada Tracer Permintaan
Rekam Medis oleh Unit Rekam Medis
Minggu
Kegiatan

PJ
1

Perencanaan (Plan)
Mengajukan usulan mencetak jejak status pada tracer
permintaan kepada Kepala Unit Rekam Medis
diteruskan kepada Unit Manajemen Sistem Informasi
(UMSI)

Penulis

Membuat jadwal rapat koordinasi antara Kepala Unit


Rekam Medis, Koordinator Operasional,
Koordinator Administrasi, Teknisi Coorporate
(UMSI) dan Teknisi Rekam medis

Penulis

Pelaksanaan (Do)
Mengadakan rapat koordinasi antara Kepala Unit
Rekam Medis, Koordinator Operasional,
Koordinator Administrasi, Teknisi Coorporate
(UMSI) dan Teknisi Rekam medis

Kepala Unit
Rekam Medis

Melaksanakan kegiatan pengubahan data pada


database tracer permintaan rekam medis berdasarkan
program EHR

Teknisi
Coorporate
dan Teknisi
Rekam Medis

Mengadakan sosialisasi kepada petugas pencarian


kembali (retrieval), petugas prosesing dan petugas
tracer tentang cetakan tracer yang baru

Koordinator
Operasional

Pengawasan (Check)
Melakukan pengecekan dan pengawasan terhadap
hasil cetakan kertas tracer dan waktu rekam medis
ditemukan

Koordinator
Operasional

Perbaikan (Action)
Melakukan Perbaikan

Teknisi
Rekam Medis

83

BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Rekam medis menurut American Medical Record Asociation adalah
Catatan kesehatan (health record) berisikan semua informasi mengenai
seorang pasien, keadaan sakit, data pengobatan, dalam hal mana masukan
data dicatat secara beruntun sesuai saat kejadiannya. Pencatatan secara
kronologis ini mendukung diagnosa dan pengobatannya serta memudahkan
perolehan hasil. Seluruh catatan kesehatan yang dibuat untuk pelayanan
medis dengan bermacam-macam pada formulir yang bermacam-macam pula
disimpan bersama sebagai surat kesehatan19.
Hasil pengamatan, wawancara serta studi kepustakaan selama
Februari hingga Mei 2014 yang dilaksanakan hari Senin sampai Kamis pukul
08.00 15.30 di Unit Rekam Medis RSCM, penulis menemukan masalah
yaitu:
4.

Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan

5.

Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan

6.

Satu pasien memiliki dua nomor rekam medis


Berdasarkan

penilaian

menggunakan

teknik

kriteria

matriks

disimpulkan bahwa masalah yang menjadi prioritas adalah Rekam medis


RSCM ditemukan diluar standar watu yang telah ditentukan. Setelah
dilakukan scoring ditetapkan prioritas alternatif pemecahan masalah yaitu
mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam
medis secara otomatis oleh Unit Rekam Medis RSCM.
Alternatif pemecahan masalah diimplementasikan menggunakan
siklus Plan, Do, Check, Action (PDCA). Rencana pelaksanaan ini

84

memperhatikan sumber daya manusia, sumber daya dana, sumber daya


material dan sumber daya waktu. Serta berisi rencana kerja dan waktu
pelaksanaan pemecahan masalah yang dibuat dengan menggunakan Gantt
Chart.

B. Saran
Demi tercapainya visi, misi dan tujuan Unit Rekam Medis sudah
seharusnya hal-hal yang menghambat harus segera diatasi. Dengan demikian
mutu pelayanan di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo akan terus meningkat
seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi dan kesadaran masyarakat
atas pelayanan kesehatan.
Oleh karena itu, penulis mengajukan beberapa saran untuk Unit
Rekam Medis Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo agar tercapai tujuan
bersama, diantaranya:
1. Sentralisasi program EHR hendaknya segera dilaksanakan dengan
sistematis untuk mengisi database yang diperlukan.
2. Kegiatan mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan
rekam medis secara otomatis yang telah diusulkan penulis kiranya dapat
diimplementasikan dengan baik dan benar sesuai dengan PDCA (Plan,
Do, Check dan Action). Bentuk rancangan cetakan tracer yang baru
terdapat pada Lampiran 10.
3. Seiring berubahnya alur pencarian rekam medis sebaiknya tidak hanya
disosialisasikan pada saat pertemuan melainkan dibuat media publikasi
berupa pemasangan alur tertulis
4. Kesadaran penuh dari semua pihak di Unit Rekam Medis terutama
petugas pencarian untuk berkomitmen dalam rangka peningkatan mutu
pelayanan rumah sakit.

85

DAFTAR PUSTAKA

1.

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. 2011 RSCM Hospitals Enterprise Ltd.


http://www.rscm.co.id. Tanggal diakses 20 Februari 2014

2.

Nanlohy MWR. Optimalisasi Metode Monitoring dan Evaluasi Sistem


Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan RSCM Tahun 2013. Depok:
Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia;
2013

3.

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan


Tahun 2013 RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Jakarta: Bagian Hukum dan
Organisasi RSCM; 2013

4.

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Rekapitulasi Data Pegawai Rumah Sakit


Menurut Jenis Tenaga dan Status Kepegawaiam Keadaan Per 31 Desember
2013. Jakarta: Bagian Sumber Daya Manusia RSCM; 2013

5.

Hanifiyah ME. Penataan dan Tata Ruang Penyimpanan ATK dan Formulir
Rekam Medis di Unit Rekam Medis RSCM. Depok: Laporan Karya Akhir
Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia; 2013

6.

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Program Unggulan RSUPN Dr. Cipto


Mangunkusumo. Jakarta: Bagian Perencanaan RSCM; 2013

7.

Republik Indonesia. Pasal 1 Permenkes No. 269/menkes/per/III/2008 tentang


Rekam Medis. Jakarta: Sekretariat Negara; 2008

8.

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Company Profile Unit Rekam Medis &
Admisi Pasien Rawat Inap RS Dr. Cipto Mangunkusumo. Jakarta: Unit
Rekam Medis RSCM; 2013

9.

RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. KPI (Key Performance Indicator)


Renstra Rekam Medis RS Dr. Cipto Mangunkusumo. Jakarta: Unit Rekam
Medis RSCM; 2011

10. Yustiono

Eris.

Tips

Mencari

Masalah

Penelitian.

http://www.stialanbandung.ac.id/index.php?option=com_content&view=artic

le&id=252:tips-mencari-masalah-penelitian&catid=12:artikel&Itemid=85.
Tanggal diakses 19 Maret 2014
11. Utomo TW. Perilaku organisasi. Diktat kuliah bagi mahasiswa STIA LAN
Bandung; 1998
12. Febriyanti DA. Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di
Unit Rekam Medis Rumah Sakit Omni Pulomas Jakarta Tahun 2012. Depok:
Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia;
2012
13. Sungkar S. Diktat Kuliah Perencanaan dan Evaluasi Magang. Jakarta:
Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas
Indonesia; 2003
14. Prarri007luck. 2009. Definisi Identifikasi dan Kebutuhan Menurut Pakar.
http://prari007luck.wordpress.com/2009/04/. Tanggal Diakses 20 Maret 2014
15. Zen WM. Database Karyawan Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih
Tahun 2013. Depok: Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan
Universitas Indonesia; 2013
16. Bustami. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan dan Akseptabilitasnya.
Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama; 2011
17. Didie.

Pengertian

Rumah

Sakit.

http://kimdieyesung.blogspot.com/2012/05/pengertian-rumahsakit.html?m=1. Tanggal diakses 21 Maret 2014


18. Asmawati AS. Diktat Kuliah Administrasi Rumah Sakit Sesi 8 Tentang
Rekam Medis. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas
Kedokteran Universitas Indonesia; 2011
19. Hardiani RD. Juknis Rekam Medis Kuliah Manajemen Sistem Rekam Medis
Rumah Sakit. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas
Kedokteran Universitas Indonesia; 2012

LAMPIRAN

Lampiran 1
Struktur Organisasi RSCM

Lampiran 2
Struk Organisasi Unit Rekam Medis RSCM
No: 9229/TU.K/34/XII/2008

Proses Bisnis Unit Rekam Medis RSCM

Lampiran 3

Lampiran 4
Formulir Monitoring Dan Evaluasi Waktu Layanan Pasien
Poliklinik (URJT)
Bulan

TANGGAL

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

: Februari 2014
WAKTU PASIEN
MENDAPATKAN
PELAYANAN

WAKTU
PASIEN
MENDAPATK
AN
PELAYANAN

WAKTU PASIEN
MENDAPATKAN
NOMOR REKAM
MEDIK

PERAWAT

DOKTER

0:46:49
0:44:25
1:10:09
2:02:28
0:50:17

0:38:30
0:32:25
0:39:16
0:30:07
0:31:31

3:02:06
3:40:04
1:33:38
1:26:29
1:12:17

1:25:19
1:16:51
1:49:25
2:32:35
1:13:19

0:46:04
0:41:44
0:34:19
0:43:54
0:44:30

0:24:59
0:29:45
0:26:58
0:27:00
0:53:27

1:15:02
0:29:45
1:17:51
1:04:29
1:06:30

2:26:05
1:05:57
1:11:50
1:19:47
1:53:11

0:46:49
0:44:25
1:10:09
2:02:28
0:50:17

0:38:30
0:32:25
0:39:16
0:30:07
0:31:31

3:02:06
3:40:04
1:33:38
1:26:29
1:12:17

1:25:19
1:16:51
1:49:25
2:32:35
1:13:19

0:46:04
0:41:44
0:34:19
0:43:54
0:44:30

0:24:59
0:29:45
0:26:58
0:27:00
0:53:27

1:15:02
0:29:45
1:17:51
1:04:29
1:06:30

2:26:05
1:05:57
1:11:50
1:19:47
1:53:11

0:54:28

0:33:24

1:36:49

1:37:26

KETERANGAN

AVERAGE
PER
FEBRUARI
2014

Bulan

TANGGAL

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

: Maret 2014
WAKTU PASIEN
MENDAPATKAN
PELAYANAN

TOTAL
WAKTU
PASIEN
MENDAPATK
AN
PELAYANAN

WAKTU PASIEN
MENDAPATKAN
NOMOR REKAM
MEDIK

PERAWAT

DOKTER

0:33:42
0:34:13
0:44:11
0:38:48
0:37:16

0:27:05
0:29:10
0:26:32
0:44:29
0:34:26

0:54:53
1:17:10
1:04:04
0:44:29
1:11:50

1:09:33
0:59:42
1:04:42
0:46:01
1:04:54

0:41:06
0:38:08
0:44:11
0:38:48
0:34:32

0:30:03
0:29:31
0:26:32
0:44:29
2:25:15

1:03:42
1:26:32
1:04:04
0:44:29
0:42:56

1:07:03
1:07:39
1:04:42
0:46:01
2:59:48

0:37:52
0:44:37
0:35:43
0:34:32
0:46:59

0:31:04
2:09:20
1:46:31
2:25:15
0:36:55

1:03:25
0:50:27
1:06:36
0:42:56
0:15:11

1:08:56
2:53:57
2:22:14
2:59:48
0:23:51

0:46:59
0:35:43
0:34:32
0:38:48
0:37:16

0:29:14
1:46:31
2:25:15
0:44:29
0:34:26

0:15:11
1:06:36
0:42:56
0:44:29
1:11:50

0:23:51
2:22:14
2:59:48
0:46:01
1:04:54

0:38:54

1:02:15

0:54:41

1:28:47

KETERANGAN

AVERAGE
PER MARET
2014

Bulan

: April 2014
WAKTU PASIEN MENDAPATKAN PELAYANAN

TANG
GAL

BERKAS
REKAM
MEDIK
(DAFTAR
S/D DAPAT)

RUNNER
(RM S/D
POLI)

PERAWAT
(PETUGAS
POLI S/D
PERAWAT)

DOKTER
(PERAWAT
S/D
DOKTER)

TOTAL WAKTU
PASIEN
MENDAPATKA
N PELAYANAN
(DAFTAR S/D
PERAWAT)

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

0:44:53
0:46:49
1:00:29
0:51:25

0:38:39
0:38:55
0:35:05
0:32:10

1:31:17
1:17:23
1:23:17
1:45:19

1:29:37
1:37:03
1:25:30
1:36:04

2:09:17
1:50:33
2:06:24
1:52:00

KETERANGAN

Hari Libur
Hari Libur
0:51:54
0:51:08

0:31:33
0:30:45

0:48:33
1:23:25

1:15:28
1:40:58

1:37:10
1:49:32

0:41:27
0:54:14

0:30:08
0:37:31

1:40:50
2:24:38

1:45:56
1:48:37

1:46:53
2:41:55

Pemilu Legislatif

Hari Libur
Hari Libur
0:56:56
0:38:54
0:35:30
0:49:24

0:42:17
0:27:40
0:31:22
0:34:06

1:02:41
1:35:37
1:20:01
0:55:07

1:28:55
1:29:22
1:59:10
1:21:38

0:34:20
1:43:02
0:35:43
1:31:53
Paskah
Hari Libur
Hari Libur

0:47:54
0:43:28
0:48:14
0:36:50
0:49:25

0:32:43
0:28:05
0:29:26
0:26:36
0:26:19

0:59:54
1:12:44
1:47:57
1:08:53
0:40:53

1:33:15
1:34:51
1:47:21
1:09:58
0:43:06

1:19:35
1:27:12
1:44:19
1:05:01
1:01:11
Hari Libur
Hari Libur

0:47:14
0:49:25
0:42:54

0:31:07
0:27:45
0:25:51

0:41:34
0:31:04
1:25:03

1:17:05
1:26:01
1:26:47

1:05:27
0:57:32
1:20:09

0:47:25

0:31:54

1:16:48

1:29:50

1:30:57

AVERAGE
PER APRIL
2014

Bulan

: Mei 2014

(sampai tanggal 21)

WAKTU PASIEN MENDAPATKAN PELAYANAN


TANG
GAL

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

BERKAS
REKAM
MEDIK
(DAFTAR
S/D DAPAT)

RUNNER
(RM S/D
POLI)

PERAWAT
(PETUGAS
POLI S/D
PERAWAT)

DOKTER
(PERAWAT
S/D
DOKTER)

TOTAL WAKTU
PASIEN
MENDAPATKA
N PELAYANAN
(DAFTAR S/D
PERAWAT)

KETERANGAN

MayDay
0:47:52

0:26:48

0:34:06

1:15:19

0:59:35
Hari Libur
Hari Libur

0:46:40
0:46:53
0:56:06
0:57:52
0:38:09

0:35:12
0:34:20
0:24:22
0:27:44
0:14:46

0:42:01
0:36:36
0:54:38
0:46:32
0:03:58

1:12:40
1:11:13
1:05:13
1:25:35
0:08:37

1:02:38
1:04:07
0:55:11
1:07:27
0:57:36
Hari Libur
Hari Libur

0:33:44
0:30:36
0:29:10

0:17:13
0:13:27
0:14:36

0:04:31
0:05:41
0:04:35

0:08:41
0:11:34
0:07:54

1:03:46
1:10:11
1:09:25

0:38:39

0:16:43

0:03:25

0:09:20

1:21:26

Waisak
Hari Libur
Hari Libur
0:33:22
0:34:05
0:47:37

0:17:05
0:13:11
0:16:24

0:04:27
0:03:29
0:04:28

0:07:14
0:09:36
0:07:26

1:06:07
1:07:44
1:11:13

Hari Libur
Hari Libur
Isra Mi'raj
Kenaikan Isa Al
Masih

29
30

0:41:36

0:20:55

0:19:07

0:33:52

1:05:53

AVERAGE
PER MEI 2014

10

Lampiran 5
Contoh Nomor Rekam Medis yang Tersusun Tidak Beraturan
pada Rak Penyimpanan

11

Lampiran 6
Rekapitulasi Laporan Double Number

NO

TANGGAL

NAMA PASIEN

NO. RM TERPAKAI

NO. RM TIDAK
TERPAKAI /
DIHAPUS

JANUARI 2014
1

06/01/2014

Hartala Ardiwidjaja

386-08-64

368-61-17

07/01/2014

Ririn Regiana

380-24-72 (Pusat)

385-90-94 (Kencana)

07/01/2014

389-91-85 (Pusat)

385-92-37 (Kencana)

10/01/2014

Brem Ebdradewa

373-05-41 (Kencana)

376-99-07 (Kencana)

13/01/2014

Ali Basir

372-64-52

368-70-29

16/01/2014

Husein Shahab

389-47-29

385-96-90

17/01/2014

Tinawati Purnomo
Dewi

385-81-00

385-97-38

20/01/2014

Endang Lestari

366-72-37

366-72-73

20/01/2014

Vidia Milani

380-53-98

385-98-65

10

21/01/2014

Sri Haryanti

377-98-48

373-87-53

11

22/01/2014

Marsitta Purnama
Sitorus

387-51-82 (Pusat &


Kencana)

383-69-64 (Kencana)

12

23/01/2014

Fauzia Ning

385-19-75 (Pusat &


Kencana)

320-63-59

13

25/01/2014

Lidia Melanita
Weko

348-31-88 (Pusat)

344-94-47 (Kencana)

14

28/01/2014

Pandu Setiawan, Dr

337-52-68(Kencana)

377-59-28 dan
341-22-49 (Pusat)

15

28/01/2014

M. Rizal

385-89-11 (Kencana)

390-02-43 (Pusat)

12

Februari 2014
1

03/02/2014

Chairil Anwar, Dipl


Ing

03/02/2014

3
4

318-06-49 (PJT)

368-85-16 (Kencana)

Alif Nissa

390-00-07 (Pusat)

385-37-02 (Kencana)

04/02/2014

Gita Handanawuri

380-99-28 (Pusat)

383-56-56 (Kencana)

04/02/2014

Kanina Rahminny

383-23-81 (Kencana)

372-03-95 (Pusat)

373-51-44 (Kencana)

373-51-47 (Pusat, Tp
Salah Ketik),
390-29-91 (Kencana)

391-37-77 (Pusat)

390-28-56 (Kencana)

02/05/2014

Hendrarti

06/02/2014

Asep Wegi Giantara

06/02/2014

Retno Ariyani

385-74-41 (Kencana)

389-92-42 (Pusat)

10/02/2014

H. Mauludin , Sh,
Mba

344-95-87 (Kencana)

352-95-89 (Pusat)

11/02/2014

Kurniasari

385-92-29 (Kencana)

390-32-48 (Kencana)

10

11/02/2014

Muhammad Fadli

346-38-40 (Pusat)

359-32-85 (Kirana)

11

11/02/2014

Hanan Saleh

385-25-01

356-37-34

12

13/02/2014

Asta Sediyadi

387-94-92 (Pusat)

385-45-02 (Kencana)

13

18/02/2014

Dedy Hermansyah,
Dr

390-33-30

390-37-14

14

17/02/2014

Iin Partini

371-22-97

390-36-07, 389-1127, 349-88-22

15

18/02/2014

Kwee Tiong Lie

350-20-47

285-11-47

16

18/02/2014

Naning Bin Madih

336-70-45

344-94-07

17

18/02/2014

Iriyanto

378-35-54

390-37-06

18

19/02/2014

Yusro Mz

391-52-30 (Pusat)

386-69-84 (Kirana)

13

19

19/02/2014

Yamainun Mukti
Rani, Hj.

390-38-21 (Kencana)

375-90-88 (Xkencana
+Pusat)

20

20/02/2014

Imsriyati

324-47-99 (PJT)

390-38-87 (Kencana)

21

20/02/2014

Tuti Maryati

356-92-40 (Kencana)

371-94-37 (Pusat)

22

24/02/2014

Munaria

390-38-20

390-39-96

23

27/02/2014

Mustafa

337-05-69 (Pusat)

390-28-26 (Kencana)

24

28/02/2014

Yumnie Nagib

390-37-59 (Kencana)

373-90-59 (Kencana)

25

28/02/2014

Maruli Huta Gaol

390-43-18 (Kencana)

347-96-00(KiranaPusat(Tapi Di Pusat
Atas Nama Elfridarty)

26

28/02/2014

Supardi W

376-03-65 (Kencana)

386-71-87 (Kirana)

Maret 2014
1

04/03/2014

Asma Hasan Basri

05/03/2014

Irwan H Siboro

06/03/2014

Lisa Nurul Hidayah

357-63-56 Kencana)

356-24-91 (Kencana)

391-62-78 (Pusat)

345-68-91 (Kencana)

390-33-28 (Kencana)

391-62-50 (Pusat)

14

Lampiran 7
SPO Penggunaan Petunjuk Keluar

15

16

Lampiran 8

17

18

Lampiran 9
Tracer Permintaan Rekam Medis

19

Lampiran 10
Rancangan Tracer Permintaan Rekam Medis

Tracer Masuk
391-31-XX
Atikah Fatikah

POLIKLINIK JANTUNG

JAMINAN KESEHATAN NASIONAL


Pemeriksaan Poliklinik
23 Maret 2014 11:08
No

: 042

Proses Terakhir : File

Kunjungan Terakhir :
POLIKLINIK JANTUNG
21 Maret 2014 10:44
LAB KLINIK RAWAT JALAN
20 Maret 2014 08:22

dicetak oleh

: purnama.ditaruna

tgl 23 Maret 2014

11:01:56

20

Lampiran 11
Kuisioner penetapan prioritas masalah
Responden 1
Kriteria
No

Jumlah
IxTxR

30

24

24

I
S

RI

Jumlah
IxTxR

24

21

18

Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis

I
S

RI

Responden 2
Kriteria
No

Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis

21

Responden 3
Kriteria
No

Jumlah
IxTxR

20

10,68

30

I
S

RI

Jumlah
IxTxR

44

18

22

Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis

I
S

RI

Responden 4
Kriteria
No

Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis

22

Responden 5
Kriteria
No

Daftar Masalah
Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang
telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak
tersusun berurutan pada rak
penyimpanan
Satu pasien memiliki dua
atau beberapa nomor rekam
medis

Jumlah
IxTxR

60

28

21

I
S

RI

23

Lampiran 12
Kuisioner Alternatif Pemecahan Masalah
Responden 1
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Efisiensi

Nilai

Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis

MxIxV
C

16

21,3

13,5

16

Efisiensi

Nilai

Responden 2
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis

MxIxV
C

3,6

40

24

18

27

80

24

Responden 3
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Efisiensi

Nilai

Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis

MxIxV
C

1,8

6,4

6,25

100

Efisiensi

Nilai

Responden 4
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis

MxIxV
C

12

20

6,75

13,5

125

25

Responden 5
Efektifitas
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Efisiensi

Nilai

Masalah
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab
untuk setiap rak
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam
medis agar ekspedisi status tertera pada satu
program khusus
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan
1 komputer di bagian assembling
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan
tracer/ outguide untuk berkas rekam medis
yang keluar
Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer
permintaan secara otomatis

MxIxV
C

21,3

20

1,6

100

18

26