Peraturan Pelatihan

Bahasa Jepang untuk Angkatan ke-13

The Japan Foundation, Jakarta
BNP2TKI

“Peraturan pelatihan” ini diterapkan dengan tujuan :

1. Terciptanya kondisi yang aman dan nyaman bagi semua pihak, baik di kelas maupun di area P4TK
2. Tercapainya target kemampuan bahasa Jepang dengan baik.
3. Terbentuknya kedisiplinan dalam diri peserta sebagai bekal untuk menjalani hidup dan bekerja di Jepang nantinya.

A. Hal-hal yang terkait dengan kehidupan sehari-hari

(1) Pakaian
1. Peserta wajib untuk selalu mengenakan name tag (ID) dan menjaga kerapihan diri selama di area P4TK.
2. Selama mengikuti pelajaran, peserta wajib menggunakan kemeja katun putih tanpa motif, lengan panjang, tidak
ketat dan tidak menerawang; celana panjang hitam; sepatu bisnis hitam/pantofel; rambut rapi, tidak boleh dicat.
Peserta wanita dapat menggunakan rok hitam 7/8 atau panjang tanpa belahan, atau celana panjang. Jilbab 1
warna (polos). Bagi peserta wanita yang tidak berhijab dan berambut panjang dapat di ikat rapi (sanggul kecil)
Rambut peserta pria harus rapi pendek, kumis dan jenggot dicukur rapi.
3. Peserta wajib berpakaian sopan di lingkungan pelatihan termasuk di lingkungan ruang makan. Tidak
diperbolehkan memakai celana/rok pendek dan baju tanpa lengan di luar kamar.

(2) Asrama
1. Selama pelatihan berlangsung, peserta harus tinggal di kamar asrama yang telah ditetapkan JF dan tidak boleh
pindah kamar, serta harus kembali ke kamar masing-masing paling lambat jam 24.00.
2. Peserta harus berada di asrama antara jam 22.00 – 04.30.
3. Peserta diharapkan tidak membuat keributan terutama saat malam dan pagi hari.
4. Tamu (termasuk anggota keluarga peserta) tidak diperbolehkan memasuki area P4TK Bahasa. Jika anggota
keluarga perlu memasuki P4TK untuk mengantarkan barang atau sebagainya, peserta harus menghubungi staf
admin EPA atau Staf BNP2TKI terlebih dahulu.
5. Peserta dilarang masuk ke asrama lawan jenis.
6. Peserta diharapkan menjaga barang pribadi masing-masing. Kehilangan barang menjadi tanggung jawab
peserta sendiri.

(3) Keluar Masuk P4TK Bahasa

1. Pintu utama gerbang P4TK Bahasa dibuka pada pkl 04.30 s.d. pkl. 22.00. Pada jam di luar itu tidak bisa keluar
dan masuk. Peserta akan terkena sanksi pemotongan tunjangan jika melanggar. Apabila tidak kembali ke P4TK
Bahasa sebelum pkl. 22.00, peserta harus melaporkan hal tersebut sebelumnya kepada staff Admin EPA atau
BNP2TKI melalui telepon, WA atau SMS.
- Jika sudah dilaporkan sebelum jam 22.00 dan kembali ke asrama antara jam 22.00 s/d 24.00, diberikan Surat
Teguran.
- Jika tidak dilaporkan sebelum jam 22.00 dan kembali ke asrama antara jam 22.00 s/d 24.00, peserta akan
diberikan Surat Teguran dari JF/BNP2TKI, sanksi potong tunjangan 1 hari.

- 1 -
 - Walaupun telah dilaporkan sebelum pkl 22.00, jika kembali ke asrama lewat pkl 24.00, peserta akan diberikan
sanksi potongan tunjangan selama 1 hari.
- Jika kembali lewat pkl 24.00 tanpa dilaporkan sebelum pkl 22.00, dianggap menginap di luar tanpa ijin.
2. Peserta diperbolehkan keluar masuk dari tempat pelatihan melalui pintu utama gerbang saja dan diharuskan
melakukan finger print pada pintu utama Pos Satpam P4TK Bahasa dan Sekretariat BNP2TKI. Jika finger print
tidak terbaca, segera lapor ke staf admin EPA.
3. Jika peserta terlambat karena force majeure seperti bencana alam, perang, demo pengemudi atau kekacauan
lainnya yang menyebabkan akses jalan tidak tersedia atau keterlambatan, peserta harus melapor Admin EPA
atau Sekretariat BNP2TKI sebelum pukul 22.00 disertai dengan bukti pendukung. Keterlambatan penerbangan
karena masalah operasional maskapai atau cuaca minimal 4 jam.
4. Hal-hal diluar dari peraturan ini terkait dengan kegiatan tertentu akan diinformasikan oleh Japan Foundation dan
BNP2TKI.

(4) Ruang Makan

1. Makan akan disediakan selama pelatihan. Walaupun makan dengan cara mengambil sendiri (prasmanan),
peserta diharapkan mengambil makanan secukupnya.
2. Makanan yang disediakan di Ruang Makan termasuk buah, tidak boleh dibawa ke luar Ruang Makan, kecuali
bagi peserta yang sakit.
3. Jam buka kantin sebagai berikut.
Sarapan pagi pkl. 06.30 – 08.00
Makan siang pkl. 12.20 – 13.20 / Jumat pkl. 11.20 – 13.00
Makan malam pkl. 17.30 – 19.00
#Note : Untuk bulan Ramadan, jadwalnya akan diberitahukan kemudian.

(5) Lain-lain
1. Dilarang merokok di dalam asrama, kantin dan ruang kelas. Peserta merokok di tempat khusus yang
diperbolehkan untuk merokok. Untuk detailnya, akan diberitahukan kemudian.
2. Peserta dilarang menggunakan fasilitas P4TK Bahasa seperti aula atau ruang kelas tanpa izin pengelola P4TK.
3. Peserta dilarang merayakan ulang tahun pengajar/peserta di lingkungan P4TK.
4. Apabila ingin menggunakan fasilitas baik itu di kelas, asrama, dan lainnya wajib menginformasikan kepada Japan
Foundation
5. Dokumen/Paket yang dikirim kepada peserta disimpan di Pos Security P4TK. Barang hanya dapat diambil
setelah jam pelajaran selesai sampai pkl 21.00. Peserta harus mengambil maksimal 3 hari setelah barang datang.
BNP2TKI dan The Japan Foundation tidak bertangung jawab untuk kerusakan atau kehilangan barang.
6. Peserta harus memberitahukan kepada BNP2TKI, JICWELS serta bagian Admin EPA nomor HP dan alamat
e-mail yang baru apabila ada perubahan.

B. Hal-hal yang terkait dengan pembelajaran.

(1) Pembelajaran
1. Peserta harus mengikuti seluruh program pelatihan dan kegiatan yang diselenggarakan oleh JF.
2. JF akan menyediakan bahan pelajaran yang akan digunakan di kelas.
3. Daftar absensi peserta diisi oleh pengajar di setiap kelas. Peserta yang absen/tidak hadir maupun terlambat akan
dilaporkan kepada BNP2TKI.
4. Peserta harus datang tepat waktu. Apabila akan terlambat, harus melapor ke staf Admin EPA sebelumnya. Jika:

- 2 -
 ● terlambat di bawah 15 menit = 1 kali keterlambatan dan surat teguran
● 3 kali keterlambatan di bawah 15 menit secara berturut-turut = 1 hari absen (pengurangan
tunjangan 1 hari) dan surat peringatan
● terlambat 15menit atau lebih = Tidak diberikan tunjangan pada hari
tersebut dan surat teguran
5. Pelajaran/ujian tambahan tidak akan diberikan untuk peserta yang absen.
6. Telepon genggam (HP) harus selalu dimatikan pada saat pelajaran di kelas maupun di aula.
7. Peserta tidak boleh makan dan minum di dalam kelas kecuali air putih.
8. Peserta tidak boleh menanyakan nomor hp dan sebagainya kepada pengajar. Jika diperlukan misalnya untuk
mengadakan acara kelas, hanya ketua kelas yang boleh menghubungi pengajar.
9. Peserta tidak boleh memberi hadiah kepada pengajar.

(2) Ujian
1. Jika peserta curang atau juga membantu kecurangan pada saat ujian, akan dilaporkan kepada BNP2TKI dan nilai
ujiannya menjadi ‘0’ serta diberikan sanksi berat yaitu pengurangan tunjangan selama 3 hari dan Surat
Peringatan.
2. Peserta harus mematuhi instruksi pengajar pada saat ujian. Termasuk mematuhi aturan pada saat penyelesaian
ujian supaya tepat waktu. Apabila terdapat peserta yang melanggar akan mendapat surat teguran.

(3) Absen
1. Apabila tidak masuk kelas dengan alasan sakit dan sebagainya, peserta harus lapor ke Administrasi EPA (tidak
boleh diwakilkan) dengan hp, WA atau sebagainya sebelum pelajaran mulai dan menyerahkan permohonan
absen. Jika tidak dilapor akan dianggap absen tanpa izin dan jumlah tunjangan akan dikurangi dan diberikan
Surat Teguran (kecuali dalam kondisi yang tidak bisa dilakukan sendiri).
2. Jika peserta absen lebih dari 4 jam pelajaran, surat keterangan telah berobat (resep obat / hasil pemeriksaan) dari
dokter harus diajukan ke Administrasi EPA. (Misalnya jika peserta keluar dari kelas dari jam ke-2, isitirahat di
asrama sampai pelajaran ke-6 dan kembali kelas dari jam ke-7, maka peserta harus pergi ke rumah sakit / klinik .
Jika peserta tidak masuk kelas dari jam pertama s/d jam ke-4 dan kembali kelas dari jam ke-5, maka surat
keterangan telah berobat dari dokter tidak perlu diajukan)
3. Jika peserta akan izin absen 2 hari atau lebih secara berturut-turut, maka peserta harus lapor ke staf admin
sebelum pelajaran hari berikutnya dimulai.
4. Waktu keluar dari kelas peserta harus lapor ke staf admin EPA dan mengisi permohonan absen dalam hari yang
sama. Laporan melalui pengajar tidak diperbolehkan. Jika peserta sendiri tidak bisa melapor ke admin, boleh
diwakili peserta lain. Jika peserta keluar dari kelas tanpa lapor ke staf admin, maka dianggap tidak masuk kelas
tanpa izin.
Jadwal Pelajaran:

Senin s.d. Kamis Jumat

Jam ke-1 08：30～09：20 Jam ke-1 08：30～09：20
Jam ke-2 09：30～10：20 Jam ke-2 09：30～10：20
Jam ke-3 10：30～11：20 Jam ke-3 10：30～11：20
Jam ke-4 11：30～12：20 Istirahat 11：20～13：00
Istirahat 12：20～13：45 Jam ke-4 13：00～13：50
Jam ke-5 13：45～14：35 Jam ke-5 14：00～14：50
Jam ke-6 14：45～15：35 Jam ke-6 15：00～15：50
Jam ke-7 15：45～16：35 Jam ke-7 16：00～16：50

- 3 -
(4) Resource Center atau RC (Perpustakaan dan Ruang PC EPA)
1. Peserta dapat meminjam buku dan kamus elektronik. Jika hilang atau rusak, harus mengganti barang tersebut.
2. 1 CD Player + 2 (buku) CD akan dipinjamkan untuk 1 kamar asrama guna latihan menyimak bahasa Jepang.
Kerusakan dan kehilangan CD Player dikarenakan kelalaian menjadi tanggung jawab peserta.
Jam buka RC :
Hari Senin s/d Kamis : Pkl. 07.30 - 08.20 , 12.20 - 13.35 , 16.35 - 17.10
Hari Jumat : Pkl. 07.30 - 08.20 , 11.20 - 12.50 , 16.50 - 17.20
Hari Sabtu : Buka Minggu 1 & 3 (tentatif)
Hari Minggu dan Hari Libur Nasional : Tutup

【Nomor kontak staf admin EPA】

Bagian Konsultasi Peserta : 0821-1018-4912 (Ibu Rinda), 0812-1170-9533 (Ibu Matsuoka)
Apabila nomor kontak tersebut di atas tidak dapat dihubungi, peserta dapat menghubungi nomor kontak berikut ini :
0812-9596-5040 (Ibu Yamamoto), 0811-1442-423 (Ibu Watanabe)
Sekretariat BNP2TKI di P4TK : Nomor Sekretariat (Whatsapp) : 081284191994

C. Hal-hal yang terkait dengan Menginap di Luar

1. Peserta dapat menginap di luar satu kali dalam sebulan mulai dari bulan December 2019.
2. Apabila ingin menginap di luar, peserta harus menyerahkan “Formulir Izin Menginap di Luar Asrama” kepada
Adiministrasi EPA 2 hari sebelumnya (misalnya izin paling lambat sampai hari Rabu jika ingin menginap di luar
pada hari Jumat malam). Untuk libur panjang, cara permohonannya akan diberitahukan kemudian. Apabila
peserta menginap di luar tanpa izin, akan dikenai sanksi berat yaitu Surat Peringatan dan pengurangan tunjangan
3 hari. Selain itu peserta tidak dapat menginap di luar selama 1 bulan berikutnya.
3. Cara perhitungan Menginap di Luar:
 Menginap di Luar selama semalam atau dua malam bersambung atau lebih pun dianggap “1 kali”.
Penghitungan tanggal dalam ‘1 bulan’ (Untuk bulan Nov, tidak diperbolehkan Menginap di Luar)
I. Bulan ke-1: 01/12/2019– 31/12/2019
II. Bulan ke-2: 01/01/2020 – 31/01/2020
III. Bulan ke-3: 01/02/2020– 29/02/2020
IV. Bulan ke-4: 01/03/2020– 31/03/2020
V. Bulan ke-5: 01/04/2020– 31/04/2020
VI. Bulan ke-6: 01/05/2020– 14/05/2020

4. Ketentuan pemberian izin Menginap di Luar

▪ Tidak boleh absen kelas, tidak boleh keluar kelas lebih cepat dan tidak boleh terlambat masuk kelas.
▪ Hari berikut setelah malam menginap bukan hari belajar atau acara BNP2TKI.
Misal: tidak diijinkan menginap di Luar pada hari Minggu, juga hari Jumat jika hari Sabtu ada pelajaran; dsb.
5. Cara mengajukan form Menginap di luar asrama sebagai berikut;
(1) Mengajukan form tersebut 2 hari sebelum keberangkatan ke staf admin EPA.
(2) Setelah 1-2 hari dari pengajuan tsb, datang ke admin EPA dan mendapat fotocopy form yang sudah diijinkan
sebagai referensi peserta sendiri.
(3) Setelah diberikan izin menginap, peserta baru dapat memesan tiket kendaraan, hotel, dsb.

- 4 -
 (4) Pada saat keluar dan kembali ke asrama, peserta harus melakukan finger print di pos satpam.

D. Perawatan Kesehatan

1. Selama pelatihan berlangsung, peserta diminta untuk menjaga kesehatan, karena peserta dapat kehilangan
status pencalonannya apabila dinyatakan tidak sehat (unfit) pada hasil MCU saat pelatihan berlangsung.
2. JF akan menyediakan asuransi kesehatan bagi peserta dengan besaran manfaat/persyaratan tertentu. Namun
karena kondisi tertentu peserta terkadang harus membayar sendiri terlebih dahulu biaya pengobatan, baru
kemudian klaim kepada perusahaan asuransi. Karena itu, peserta disarankan menyiapkan uang untuk keperluan
tersebut. Biaya berobat di rumah sakit untuk masuk angin atau sakit perut saja bisa sekitar Rp 1,000,000,-.
3. Jika terjadi kasus darurat (kecelakaan atau sakit parah dsb.) pada malam hari, harap segera menghubungi
petugas/staf BNP2TKI yang bertugas di P4TK dan staf admin EPA. Untuk kasus darurat yang terjadi di pagi hari
pada pukul 08.00 s.d 17.00, harap untuk menghubungi staf admin EPA kecuali hari libur.

E. Mengenai Tunjangan

1. Tunjangan diberikan kepada peserta untuk memicu semangat kehadiran dan kedislipinan selama masa
pelatihan.

Tanggal transfer Jumlah hari

Tanggal dibayar *
(tentatif) yang dibayar
1 10 Januari 43 hari 19 Nov – 31 Dec
2 14 Februari 32 hari 1 Jan – 4 Feb
3 27 Maret 42 hari 5 Feb – 17 Maret
4 30 April 30 hari 18 Maret – 16 April
5 TBI 29 hari 17 April – 15 Mei
Total 176 hari
# Pengambilan kurs adalah pada hari pembukaan. Kurs diambil dari kurs TTB SMBC.
# Tunjangan ke-5 akan ditransfer sebelum berangkatan. Tanggalnya akan diberitahukan kemudian.
Note ) * Libur pergantian kelas dijadwalkan 1/2/2020 s/d 3/2/2020. Tunjangan harian tidak diberikan pada 3 hari
tersebut. Namun makanan di kantin akan disediakan 3 kali sehari seperti biasa.

2. Tunjangan harian akan ditransfer ke rekening BNI untuk transfer tunjangan sesuai tanggal yang telah ditentukan.
3. Apabila kartu ATM hilang,atau ingin mengganti nama di buku tabungan, harap hubungi admin EPA. Berikut
kantor cabang BNI terdekat yang buka pada Sabtu/Minggu:
BNI KLN Pondok Indah Mall 1 dan 2
Jl. Metro Pondok Indah, Kebayoran Lama
Buka pada hari Sabtu dan Minggu, pukul 10:00 -16:00 WIB

F. Sanksi dan Perhitungan Tunjangan

Tunjangan harian peserta tidak akan dibayarkan dan dikurangi dalam hal berikut ini:
Tidak menggunakan ID selama pelatihan di area pelatihan 3 kali berturut-turut Surat Teguran

- 5 -
 Tidak masuk kelas tanpa izin. ( > 1 jam pelajaran) 1 hari +SP

Tidak masuk kelas dengan alasan tertentu (selain sakit) 1 hari

1 hari + Surat
Terlambat masuk kelas lebih dari 15 menit.
Teguran
Terlambat masuk kelas kurang dari 15 menit sebanyak 3 kali berturut-turut 1 hari + SP

Kembali ke P4TK antara pukul 22.00 s/d 24.00 WIB (sudah dilaporkan sebelumnya) Surat Teguran

1 hari + Surat
Kembali ke P4TK antara pukul 22.00 s/d 24.00 WIB (tanpa dilaporkan sebelumnya)
Teguran
Kembali ke P4TK lewat dari pukul 24.00 WIB (sudah dilaporkan sebelumnya) 1 hari

Tidak finger print di pos satpam pada saat keluar/masuk P4TK Surat Teguran

Tidur di kamar peserta lain. Atau berada di luar kamar setelah pukul 24.00 WIB 1 hari

Berada di luar asrama antara pkl. 22.00 s/d 04.30 WIB tanpa izin sebelumnya. 1 hari + SP

Mendapatkan Surat Teguran sebanyak 3 kali SP

Menginap di luar tanpa izin. 3 hari + SP

Mengajak tamu masuk ke area P4TK tanpa izin. 1 hari + SP

Kecurangan pada saat ujian. Atau tidak mematuhi instruksi pengajar pada saat ujian 3 hari + SP

Melanggar peraturan cara pemakaian SNS 3 hari + SP

Memasuki asrama lawan jenis 3 hari + SP

Tindakan yang tidak sesuai sebagai peserta pelatihan seperti penindasan dsb 3 hari + SP

Melakukan tindakan kriminal seperti menggunakan norkoba, pencurian dsb. SP x 3

G. Cara Penggunaan Media Sosial

Selama mengikuti pelatihan bahasa, peserta harus perhatikan cara penggunaan media sosial, seperti blogs,
Instagram, facebook, dsb.
Peraturan ini akan tetap berlaku setelah pelatihan selesai kecuali nomor 3. Mohon baca peraturan ini secara teliti
sampai mengerti benar-benar.

1. Peserta tidak boleh meng-upload foto apapun yang diambil di dalam area P4TK pada media sosial peserta,
teman peserta dan keluarga peserta. Foto yang diambil saat memakai kartu ID EPA juga tidak boleh di-upload
walaupun diambil di luar area P4TK.
2. Foto-foto seperti atas tidak boleh digunakan sebagai foto profile juga.
3. Selama pelatihan berjalan Peserta tidak boleh “add friend” kepada pengajar dan staf Admin EPA. Dan juga tidak
boleh “approve” bila di-add friend (boleh menjadi “friend” sesama peserta).
4. Peserta tidak diperbolehkan mengambil foto berkas-berkas yang berhubungan dengan program EPA walaupun
foto diambil luar area P4TK, misalnya ujian, daftar nilai, teks, serifikat, surat, dokumen resmi, dsb.
5. Bila Terjadi kasus atau kejadian tertentu pada saat pelatihan di P4TK, maka staf admin EPA dapat meminta
peserta untuk dapat menunjukkan akun SNS/Medsos miliknya.

- 6 -
6. Kelalaian dan pelanggaran dalam peraturan ini, dianggap telah melakukan pelanggaran berat dan akan dikenai
sanksi potong tunjangan 3 hari dan Surat Peringatan.

H. Pengunduran Diri

1. Peserta yang mengundurkan diri/unfit harus meninggalkan asrama dalam dua hari dari pengajuan permohonan
pengunduran diri.
2. Jika peserta mengundurkan diri atau dihapus status calon pesertanya maka tunjangan sampai hari pengunduran
diri akan ditransfer sesuai dengan jadwal di atas. Karena itu, mohon jangan menutup rekening BNI atau ganti
nama rekening agar proses transfer tidak bermasalah.

I. Hal yang harus diperhatikan sebelum mengikuti Pelatihan Bahasa

Jepang

Mohon dibaca “Peraturan Pelatihan” ini dengan sungguh-sungguh agar Anda dapat memahami isi peratuan ini
dengan baik. Apabila peserta setuju dengan peraturan ini, peserta dan wali peserta harap menandatangani “Surat
Pernyataan untuk Mengikuti Pelatihan Bahasa Jepang”, kemudian menyerahkan surat pernyataan tersebut pada saat
peserta memasuki pelatihan ini, yaitu pada tgl. 18 November 2019. Jika peserta tidak membawa surat tersebut,
peserta tersebut dianggap tidak siap untuk mengikuti pelatihan ini.

Peserta harus mematuhi semua peraturan selama mengikuti pelatihan. Apabila peserta melanggar peraturan
pelatihan, kami akan melaporkan kejadian dan nama pelaku tersebut kepada BNP2TKI dan The Japan Foundation
(JF) akan memberikan sanksi.

Jika peserta melakukan Pelanggaran Berat maka akan diberikan Surat Peringatan Pertama dari JF dan diketahui
BNP2TKI. Apabila peserta melakukan Pelanggaran Berat kedua kalinya, maka akan diberikan Surat Peringatan
Terakhir dari JF dan BNP2TKI. Apabila melakukan Pelanggaran Berat ketiga kalinya maka akan diberikan Surat
Resmi Pelanggaran Peraturan dari JF dan BNP2TKI. Peserta kemudian harus mengajukan “Surat Pengunduran
Diri” kepada Kepala BNP2TKI sehingga tidak dapat melanjutkan pelatihan bahasa Jepang.

Pelanggaran Berat:
- Menginap di luar tanpa izin
- Mengajak/menerima tamu (bukan peserta, termasuk keluarga peserta) ke dalam wilayah P4TK Bahasa tanpa izin
- Kecurangan atau juga membantu kecurangan pada ujian apa pun selama mengikuti pelatihan ini.
- Melanggar peraturan cara pengunaan SNS (Media Sosial)
- Bertindak/bertingkah laku yang dianggap tidak sesuai sebagai peserta pelatihan ini, yaitu:
Masuk ke asrama lawan jenis, penindasan, penganiayaan.

PELANGGARAN BERAT AKAN DIKENAI SANKSI BERAT YAITU PEMBERIAN SURAT PERINGATAN DAN
PEMOTONGAN TUNJANGAN HARIAN SELAMA 3 HARI.
# APABILA PESERTA MELAKUKAN PELANGGARAN HUKUM SEPERTI MEMAKAI NARKOBA, MAKA
AKAN LANGSUNG DIKELUARKAN DARI PELATIHAN BAHASA JEPANG.

- 7 -