Anda di halaman 1dari 33

DIKLAT ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN TINGKAT DASAR

MODUL MANAJEMEN ARSIP MODERN

Penulis:
RINI SETIAWATI, S.T., M.Pd.
MUHAMMAD KHAMDAN, S.Pd.I., M.A.Hum

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Hukum dan HAM

2019
P a g e |2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ………………………………………………………………………. 2

BAB I PENDAHULUAN.................................................................................... 3
A. Latar Belakang ............................................................................... 3
B. Deskripsi Singkat............................................................................. 5
C. Tujuan Pembelajaran ...................................................................... 5
D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok ............................................... 5
BAB II INSTRUMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN KEMENKUMHAM .... 6
A. Indikator Keberhasilan ....................................................................... 6
B. Persuratan ........................................................................................ 6
C. Kearsipan .......................................................................................... 12
BAB III PENATAAN BERKAS (Filing) ............................................................. 25
A. Indikator Keberhasilan ..................................................................... 25
B. Penataan Berkas (Filing) ................................................................. 25
C. Peralatan Filing ............................................................................... 27
BAB IV PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK ............................ 29
A. Indikator Keberhasilan ....................................................................... 29
B. Digital Record: Langkah Efisien Dalam Pengarsipan
Dan Penyimpanan Dokumen............................................................. 29
C. Proses Penciptaan Arsip Elektronik................................................... 31
D. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik .................... 32
E. Keuntungan Arsip Elektronik ............................................................ 33

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |3

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Saat ini kita berada pada era revolusi teknologi yang mau tidak mau mengubah
cara kita hidup dan bekerja. Dampak dari Revolusi Industri 4.0 sebagai perkembangan
peradaban modern telah kita rasakan pada berbagai sendi kehidupan, penetrasi
teknologi yang serba disruptif, menjadikan perubahan semakin cepat, sebagai
konsekuensi dari fenomena Internet of Things (IoT), big data, otomasi, robotika,
komputasi awan, hingga inteligensi artifisial (Artificial Intelligence).
Fenomena disrupsi yang mewarnai perkembangan peradaban Revolusi Industri
4.0, dengan dukungan kemajuan pesat teknologi, akan membawa kita pada kondisi
transisi revolusi teknologi yang secara fundamental akan mengubah cara hidup, bekerja,
dan relasi organisasi dalam berhubungan satu sama lain.
Perubahan lanskap ekonomi politik dan relasi organisasi sebagai konsekuensi
Revolusi Industri 4.0 menjadikan transformasi organisasi pemerintah sebagai suatu
keniscayaan dalam berbagai skala ruang lingkup, dan kompleksitasnya. Transformasi
organisasi pemerintah ini menjadi kata kunci yang harus terus diupayakan sebagai
instrumen bagi aparat pemerintah agar responsif terhadap perubahan.
Seperti kita ketahui bersama, dampak dari revolusi industri keempat salah
satunya adalah otomatisasi dan berkurangnya jumlah tenaga kerja manusia dalam
produksi. Seperti dicatat oleh Klaus Schwab, Industri IT di Lembah Silicon tahun 2014
menghasilkan pendapatan sebesar AS$1,09 triliun hanya mempekerjakan 137,000
orang. Sementara tahun 1990an, Detroit yang menjadi pusat tiga perusahaan otomotif
besar dunia mempekerjakan sepuluh kali lebih banyak untuk menghasilkan pendapatan
yang sama (Scwab 2017).
Dengan berbagai fenomena kemajuan teknologi serta dampaknya tersebut di
atas, menjadi nyatalah urgensi transformasi organisasi pemerintah untuk menjawab
tuntutan akuntabilitas publik dan transparansi yang semakin tinggi dewasa ini akibat
perkembangan era Revolusi Industri 4.0.
Perkembangan era Revolusi Industri 4.0 yang membawa konsekuensi
meningkatnya tuntutan akuntabilitas dan transparansi dari organisasi pemerintah serta
responsif yang tinggi dan cepat, hal ini membawa perubahan paradigma desain
organisasi.
Ukuran besarnya organisasi dengan struktur organisasi dan rentang kendali
yang besar, tidaklah menjamin efektifitas pelaksanaan tugas pokok dan
fungsi organisasi, yang lebih berperan adalah seberapa sukses transformasi organisasi
dilakukan agar adaptif terhadap perubahan yang sedemikian cepat guna menjawab
fenomena tomorrow is today.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |4

Revolusi Industri 4.0 sejatinya memberikan peluang besar dalam mengefektifkan


fungsi dan peran organisasi pemerintah dalam menjalankan tugas-tugasnya sehari-hari,
perkembangan IT yang cepat dapat menjadi peluang dalam percepatan penerapan e-
governance, sebagai digitalisasi data dan informasi seperti e-budgeting, e-project
planning, system delivery, penatausahaan, e-controlling, e-reporting hingga e-
monev serta apllikasi custom lainnya.
Pilihan strategis pemanfaatan IT dalam berbagai organisasi pemerintah sangat
diperlukan dalam membangun mental self-driving, self-power, kreativitas dan inovasi,
ketika mesin dibuat menjadi lebih pandai dari manusia, maka pintar saja tidak cukup.
Perlu dibangun teamwork yang mengedepankan kolaborasi dan sinergi bukan
kompetesi, disamping itu diperlukan adanya kesepahaman dalam pola pikir dan cara
bertindak dalam menghadapi era digitalisasi teknologi di semua lini.
Dalam mengantisipasi era disrupsi ini Kemenkumham sebagai organisasi
pemerintah telah melakukan berbagai terobosan dalam hal administratif. salah satunya
adalah dengan diluncurkannya aplikasi sistem kepegawaian (Simpeg), e-learning,
Sisumaker dan lain sebagainya. Hal ini dimaksudkan agar Kemenkumham dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya dapat lebih efesien dan efektif sebagai responsif
terhadap meningkatnya tuntutan akuntabilitas dan transparasi publik.
Transformasi organisasi Kemenkumham perlu terus diarahkan kedalam
perubahan dari desain lama yang kurang kondusif ke desain baru yang lebih kondusif
untuk terus mengembangkan inovasi, manajemen inovasi dan mengelola risiko serta
integrasi organisasi dalam membangun kolaborasi dan sinergitas.
Inovasi dalam bidang administrasi didukung dengan keluarnya beberapa
kebijakan diantaranya Keputusan Menteri Hukum dan HAM Nomor M.HH-01.TI.06.03
Tahun 2019 tentang Integrasi Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Hukum
dan HAM. Dengan kebijakan ini maka akan tercipta Sistem informasi di bidang Hukum
dan HAM yang cepat dan akurat serta mampu menyajikan data terkini.
Mengingat pentingnya kegiatan administrasi dalam birokrasi maka dibutuhkan
pengelolaan yang professional sehingga birokrasi dapat berjalan mengantisipasi
perubahan -perubahan di era Revolusi 4.0. Di dalam Kamus Daring Bahasa Indonesia
administrasi dapat diartikan sebagai (1) Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan
tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggara pembinaan organisasi ; (2) Usaha dan
kegiatan yang berkaitan degan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan ; (3)
Kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan ; (4) Kegiatan kantor
dan tata usaha pemerintah atau lembaga pemerintah. Sedangkan Administrasi
Perkantoran memiliki arti Keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan
pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi dalam sistem perkantoran untuk mencapai
sasaran organisasi.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |5

seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan
organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus
ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan
penyusutan.

B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat Manajemen Arsip Modern ini memfasilitasi peserta diklat Manajemen
Perkantoran Modern berbasis E-Learning dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan, tentang manajemen kearsipan modern, yang ruang lingkupnya terdiri
atas Instrumen Administrasi Perkantoran di Lingkungan Kemenkumham, penataan
Berkas (Filing), serta Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik.

C. Tujuan Pembelajaran
Kompetensi dasar yang ingin dicapai melalui modul ini adalah: Setelah mengikuti
pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami tentang pengelolaan arsip
modern.
Untuk menilai ketercapaian kompetensi dasar tersebut dapat diukur melalui indikator
keberhasilan yang dirumuskan sebagai berikut:
 Memiliki pemahaman tentang instrumen administrasi perkantoran di Lingkungan
Kemenkumham
 Menjelaskan pengelolaan penataan berkas (Filing)
 Menjelaskan Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik

D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok


Mata Diklat ini terdiri dari tiga materi pokok, yakni sebagai berikut.
1. Instrumen Administrasi Perkantoran Kemenkumham
a. Persuratan
b. Kearsipan
2. Penataan Berkas (filing)
a. Penataan Berkas (Filing)
b. Peralatan Filing
3. Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik
a. Digital Record: Langkah Efisien Dalam Pengarsipan dan Penyimpanan
Dokumen)
b. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik
c. Keuntungan Arsip Elektronik

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |6

BAB II
INSTRUMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN KEMENKUMHAM

A. Indikator keberhasilan
Paparan pada Bab ini difokuskan pada kebijakan administrasi perkantoran di
lingkungan Kemenkumham. Dimana ruang lingkupnya terbagi menjadi dua
bagian yaitu terkait persuratan dan kearsipan. Setelah mempelajari seluruh
materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Menjelaskan kebijakan yang terkait dengan tata naskah dinas di lingkungan
Kemenkumham
2. Menjelaskan kebijakan yang terkait dengan tata persuratan di lingkungan
Kemenkumham

B. Persuratan
Di dalam Pasal 1 Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun
2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, disebutkan bahwa yang dimaksud
dengan Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan. Sedangkan Naskah Dinas adalah informasi tertulis
sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
Agar jenis dan format tata naskah dinas di lingkungan Kemenkumham
sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tersebut,
maka Kemenkumham telah melakukan penyesuaian dengan dikeluarkannya
Permenkumham No 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM.
1. Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas
Ruang lingkup Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang
mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah
dinas, serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan
lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |7

yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum,


dan ralat.
2. Jenis Naskah Dinas
1) Naskah Dinas Arahan
Meliputi :
1. Naskah Dinas Pengaturan :
a. Pedoman
b. Petunjuk Pelaksanaan
c. Instruksi
d. Prosedur Tetap/SOP
e. Surat Edaran
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah)
2) Naskah Korespondensi
3) Naskah Dinas Khusus
4) Laporan
5) Telaahan Staf
6) Surat Peringatan
7) Sertifikat
8) Notula

3. Ketentuan – ketentuan dalam Tata Naskah Dinas di Lingkungan


Kemenkumham
a. Persyaratan Penyusunan tata Naskah Dinas
Dalam menyusun tata naskah dinas terdapat beberapa persyaratan yang
harus dipenuhi yaitu :
1) Ketelitian
2) Kejelasan
3) Logis dan Singkat
4) Pembakuan
b. Tingkat keaslian
Berikut ini tingkatan keaslian dalam tata naskah dinas,
1) Asli
2) Salinan/turunan

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |8

3) Petikan
4) Tembusan
c. Penomoran Naskah Dinas
Dalam permenkumham nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM mengatur tentang
penomoran naskah dinas.
Contoh Penomoran Surat Keputusan Menteri

Contoh Penomoran Surat Keputusan Kepala Kantor

Contoh penomoran surat usulan penghapusan BMN

Contoh penomoran Surat Keputusan Kepala UPT:

d. Derajat Kecepatan Pengiriman Surat


Beberapa derajat kecepatan pengiriman surat adalah sebagai berikut,

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |9

1) Amat Segera / Kilat  dikirim kurang dari 24 Jam;


2) Segera  dikirim maksimal 2 x 24 Jam;
3) Biasa  dikirim sesuai jadwal pengiriman kurir/caraka.
e. Penggunaan Huruf
Sesuai UU Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pembentukan Perpu huruf
yang digunakan adalah :
1) ARIAL 11 / 12
2) Naskah Dinas Pengaturan : Bookman Old Style 12
f. Penentuan Batas / Ruang Tepi
Untuk batas / tuang tepi dalam naskah dinas di lingkungan
Kemenkumham dapat dilihat pada gambar berikut ini,

Gambar 1. Batas / Ruang Tepi Dalam Naskah Dinas

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 10

g. Tingkat Keamanan Naskah dinas


Dalam hal klasifikasi keamanan arsip di lingkungan Kemenkumham telah
diatur dalam Permenkumham Nomor 56 Tahun 2016 tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Hak Akses Arsip Dinamis di
lingkungan Kementerian Hukum dan HAM. Adapun tingkat keamanan dari
naskah dinas adalah sebagai berikut,
1. Sangat Rahasia (SR)
2. Rahasia (R)
3. Biasa (B)
4. Terbatas
h. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Dan Ralat Naskah Dinas
1. Perubahan
Bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan dinyatakan
dengan lembar perubahan.
2. Pencabutan
Naskah dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan.
Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah
dinas baru.
3. Pembatalan
Seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah
dinas itu ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan
dengan penetapan naskah dinas yang baru.
4. Ralat
Perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah
cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.
i. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut,
atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan
naskah dinas yang sama jenisnya.
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan
pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas
tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,
dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas
atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 11

j. Pengendalian Naskah Dinas


1. Naskah Dinas Masuk
Adalah semua naskah dinas yang diterima dari orang/lembaga
lain.
* Tahapan Pengendalian :
1) Penerimaan Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul
tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi
keamanan: (SR), (R), (T), (B).
2) Registrasi Naskah : No Urut, Tanggal penerimaan, Tanggal dan
nomor naskah dinas, Asal, Isi ringkas, Tujuan dan Keterangan.
3) Pengarahan Naskah Dinas (SR) (R) (T) disampaikan langsung ke
tujuan, Naskah Dinas Biasa (B) dibuka baru disampaikan
4) Penyampaian dengan menggunakan lembar pengantar

2. Naskah Dinas Keluar


Adalah semua naskah dinas yang dikirim ke orang/lembaga lain.
* Tahapan Pengendalian :
1) Registrasi oleh unit kearsipan/unit lain yang melaksanakan
fungsi TU
2) Diperiksa kelengkapan naskah dinas (No, Cap, TTD dan Alamat)
3) Penggandaan
4) Pengiriman
5) Penyimpanan

k. Penandatanganan Surat Dinas yang menggunakan garis kewenangan


1. Atas Nama (a.n.)
Digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah
diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab;
2. Untuk Beliau (u.b.)
Digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat di bawahnya;
3. Pelaksana Tugas (Plt.)
Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas belum ditetapkan.
4. Pelaksana Harian (Plh.)

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 12

Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani


naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran
pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara
yang menggantikannya.

l. Penggunaan Logo Pengayoman

Logo Kementerian Hukum dan


HAM adalah logo pengayoman
yang berdasarkan Peraturan
Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia Nomor 16 Tahun 2012
tentang Perubahan Kedua Atas
Peraturan Menteri Hukum dan
Hak Asasi Manusia nomor M.HH-
05.UM.01.01 Tahun 2011 tentang
Logo Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia.

Gambar 2 Logo Kemenkumham

C. Kearsipan
Di dalam pasal 1 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pokok-
pokok Kearsipan memberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat
dan diterima olehlembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah,
swasta ataupun perorangandalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk
naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi
organisasi, dandiputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan
pada masa yangakan datang.
Apapun jenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan
informasi terekam,(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat
dan dibaca, dirabadan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan
kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan evidence atau memiliki suatu

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 13

legalitas tertentu yang dapatdigunakan dalam rangka menunjang proses


pelaksanaan kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi
pemerintahan dan juga bisnis.
1. Fungsi arsip
Berikut ini beberapa fungsi arsip,
1) Mendukung proses pengambilan keputusan
2) Menunjang proses perencanaan
3) Mendukung pengawasan
4) Sebagai alat pembuktian
5) Memori organisasi/perusahaan
6) Arsip untuk kepentingan Politik dan Ekonomi
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan.
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem
kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan
arsip danmampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan,
dan tepat waktu secara efisien.
3. Siklus Hidup Arsip
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas
kaitannyadengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan
melewati siklushidup sebagai berikut:
a. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan Sebagai
media penyampai informasi,sebagai dasar perencanaan,
pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain
sebagainya.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau
seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan
secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal
seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu
organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 14

Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan


dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan.
c. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu
arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat
dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang
frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus).
Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran
administrasi sehari-hari.
d. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu –waktu
dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find.
e. Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip
dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip
dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara
terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau
dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan
dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup
kantor
f. Tahap pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam
cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang
sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke
dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan
menggunakan mesin yang mahal.

Gambar 3 Siklus Hidup Arsip

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 15

Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip.


Jikasalah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius /
tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak
efektif. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara
lain berupa:
1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;
2) Hilangnya arsip yang penting;
3) “Banjir arsip”, arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi /
tempat penyimpanan, atau arsip yang sebenarnya sudah tidak
berguna tetapi masih disimpan;
4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan
dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut
cara penyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal mulai dari
penciptaan, cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan
arsip.

4. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip diatur dalam Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi
Manusia Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2016 Tentang Klasifikasi Arsip.
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan. Ini artinya Klasifikasi Arsip merupakan Daftar pengelompokan
Arsip/Dokumen berdasarkan permasalahan / pokok masalah yg disusun secara
berjenjang, logis dan sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi
organisasi.
Klasifikasi arsip memiliki fungsi sebagai panduan bagi satuan kerja di
lingkungan kementerian hukum dan ham untuk penciptaan, penyimpanan, dan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Manfaat Klasifikasi Arsip:
1) Pedoman baku untuk penataan Arsip/Dokumen yg didasarkan pada sistem
pemberkasan subyek.
2) Sarana pengendalian & akan membantu dalam mempercepat penemuan
kembali Arsip.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 16

3) Keutuhan informasi, Arsip dari kegiatan yg sama akan mengelompok ke


dalam satu berkas.
4) Mendukung secara langsung dalam penyusutan Arsip.

Ada 3 klasifikasi Arsip yaitu :


1) Klasifikasi Fisik/Kebendaan
Penggolongan arsip yang didasarkan atas bentuk atau wujud dari arsip
yang bersangkutan seperti: tekstual, kartografik, gambar statik, dan audio
visual.
2) Klasifikasi Fungsional/Struktural
Penggolongan arsip yang diatur berdasarkan fungsi dan kegiatan
organisasi/instansi yang bersangkutan.
3) Klasifikasi Masalah/Subyek
Penggolongan arsip yang didasarkan atas isi masalah yang terdapat di
dalam arsip. Arsip-2 yg memiliki keterangan (informasi) yang sama
dikelompokkan menjadi satu.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 17

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 18

5. Jenjang Masalah Klasifikasi Arsip


Adapun jenjang masalah klasifikasi Arsip adalah sebagai berikut
• POKOK MASALAH
SUB - MASALAH
SUB - SUB MASALAH
Contoh sebagai berikut
KP. KEPEGAWAIAN
01 Formasi Pegawai
01.01 Inventarisasi Jabatan/Peta Jabatan
01.02 Evaluasi Jabatan
01.03 Usulan Formasi
01.04 Alokasi Formasi
02 Penerimaan/Pengadaan Pegawai
02.01 Proses Penerimaan Pegawai
02.02 Berkas lamaran yang tidak diterima
02.03 Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 19

6. Penyusutan Arsip
Peraturan Pemerintah No. 43 Tahun 2009 tentang Penyusutan Arsip dalam
pasal 47 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah
masing masing;
a. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah masing-
masingmenyelenggarakan pemindahan arsip inaktip dari Unit
Pengolah ke UnitKearsipan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip
secaa teratur dan tetap.
b. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktip diatur oleh masing-
masingLembaga Negara dan Badan Pemerintah
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
a. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
dapatmelakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan, dantelah
melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantumd alam Jadwal Retensi
Arsip masing-masing. Dalam hal jadwal retensi arsip Kemenkumham diatur dalam
Permenkumham Nomor 54 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur
Penyusutan Arsip di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM. Berikut ini jadwal dari
retensi arsip Kemenkumham

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 20

Tabel 1 Jadwal Retensi Arsip

b. Pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai jangka retensi 10 tahun


atau lebih diteapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau
badanbadanPemerinta setelah mendengar pertimbangan Panitian
Penilai Arsip yang dbentuk olehnya dengan terlebih dahulu

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 21

mempeprhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan


sepanjang menyangkut arsip keuangan, dan Kepala Badan
Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian.
c. Pimpinan Lembaga negara atau Badan Pemerintah
menetapkankeputusan setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip
Nasional.
d. Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi
dikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksian oleh dua pejabat
daribidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan
dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
yangbersangkutan.
e. Untuk melaksanakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip-
arsip yang dimusnahkan dan Berita acara Pemusnahan Arsip.

Gambar 4 Contoh Daftar Arsip Usul Musnah

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 22

Gambar 5 Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip

3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional


Republikindonesia.
a. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai
bahanpertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi
untukpenyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui
jangkawaktu penyimpannya, ditetapkan sebagai berikut:

1) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau


BadanbadanPemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada
Arsipnnasional Pusat.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 23

2) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintah tingkat


Daerahharus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah sekarang
BadanKearsipan Daerah)
b. Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud (di atas) dilakukan
sekurangkurangnyasatru kali dalam 10 tahun, serta dilaksnakan
dengan membuatBerita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar
Pertelaan Arsip dariarsip-arsip yang diserahkan.

7. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Vital


Dalam pemeliharaan arsip terkandung dua pengertian yaitu (1)
Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan terhadap arsip). (2)
Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan terhadap
lingkungan, ruangan kerja, peralatan, tempetur, dankelembaban).
Arsip vital adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan kegiatan
operasionalsuatu organisasi. Pengelolaan arsip vital harus dilakukan
tersendiri untuk menjamin hanya orangatau instansi tertentu yang memiliki
akses, terjaga kelestariannya di saat terjadi musibah, dan terdapat rincian
tanggung jawab yang jelas pada waktu terjadikebocoran informasi atau
terjadi musibah. Selain itu, ada hal-hal lain yang mendasar mengenai arsip
vital, yaitu bahwa arsip vital :
1) Harus ada demi kelanjutan operasional instansi
2) Tetap dijaga kelestariannya dari bencana yang akan mengancam
3) Diperlukan bagi setiap organisasi atau perusahaan peninjauan status
hukum atau keuangan organisasi
4) Untuk menjamin keabsahan hak dan kewajiban terhadap pemegang
saham atau pekerja saat terjadi musibah
5) Biasa disebut arsip tingkat satu.

Ada beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk mengetahui arsip vital.
1. Analisis Institusional
a. Analisis dilakukan dengan menyeleksi fungsi-fungsi vital
organisasi.
Selanjutnya analisis tersebut dituangkan dalam bentuk bagan
mengenaibagian-bagiannya sehingga tergambar secara jelas

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 24

fungsi vital tersebu,dan akan terlihat fungsi-fungsi vital tugas


organisasi.
b. Analisis yang sama juga dapat dilakukan terhadap aspek
operasional organisasi swasta maupun instansi pemerintah.
c. Gabungan dari analisis tersebut harus dapat diperoleh jawaban
mengenai informasi atau arsip, jenis arsip yang diperlukan untuk
menjamin kelangsungan hidup instansi segera setelah terjadi
musibah.

2. Analisis Untung Rugi


Untuk menentukan jenis arsip vital juga dapat dilakukan dengan
analisisuntung rugi yang meliputi :
a. Aspek Fisik, seberapa jauh pengaruh keberadaan arsip vital
tersebutterhadap keamanan sarana / prasarana dan materi
instansi.
b. Aspek Pemasaran, seberapa jauh berpengaruh terhadap
penyusutannasabah.
c. Aspek Hukum, seberapa jauh akibatnya terhadap jaminan hak/
kewajibanInstansi.

3. Analisis Ciri-ciri Arsip Vital


Selain kedua analisis yang sudah disebutkan di atas, maka upaya
yang dapatdilakukan sebagai pegangan untuk mengidentifikasi arsip
vital adalah denganmempelajari ciri-ciri sebagai berikut:
a. Bila terjadi kesalahan dalam pemanfaatannya akan membuat
setiapkegiatan mendapat hambatan dan tidak lancar.
b. Bila terjadi kesalahan dalam pengelolaannya akan
mengakibatkan setiapkegiatan mengalami kemacetan.
c. Kerusakan dan kehilangan arsip vital dapat mengakibatkan
organisasi/perusahaan akan menghentikan kegiatannya.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 25

BAB III
PENATAAN BERKAS (FILING)

A. Indikator keberhasilan
Paparan pada Bab ini difokuskan pada bagaimana menata berkas, jenis peralatan
filing dan penyimpanan filling.
Setelah mempelajari seluruh materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Menjelaskan tentang penataan berkas
2. Menyebutkan peralatan dan penyimpanan filling

B. Penataan Berkas (Filing)


Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, agar
arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Kemudian,
dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing:menyimpan arsip
dalam suatu tempat yang aman, dan dengan suatu cara yangmemungkinkan
penemuan arsip dengan cepat.
Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang
berasal dari luar organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan,
kontrak,katalog,pernyataan, tagihan; dan (2) arsip yang berasal dalam
organisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, kontrak, tagihan dan
semacamnya. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi
yang asli, arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi
karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. Berikut ini alur pemberkasan
arsip negara berdasarkan klasifikasi arsip.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 26

Gambar 6 Alur Pemberkasan Arsip Negara Berdasarkan Klasifikasi Arsip

Gambar 7 Pemberkasan Arsip Negara Berpedoman pada Klasifikasi Arsip

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 27

Gambar 8 Contoh Hasil Pemberkasan/Pendokumentasian Arsip Aktif (Tekstual)


Di Sentral Arsip Aktif (Unit Pengolah/Unit Kerja)

C. Peralatan Filing
Sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih dahulu
peralatannnya, yaitu :
1. Filing Cabinet (Almari Arsip)
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip.
Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan
file/berkasdengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang
tersusun.Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang
tiga, duabahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filing cabinet
biasanyatersusun empat laci, yang masing-masing lacinya mempunyai daya
tamping 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke
belakang.

Gambar 9 Filing Cabinet

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 28

2. Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide
sebagi berikut:

Gambar 10. Sekat Petunjuk (Guide)

3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Folder
ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi tanpa daun
daun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit,
Bahanyapun sama, dibuat dari kertas karton manila. Folder juga
mempunyai tap. Lihatgambar di bawah ini.

Gambar 11 Folder

Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide, yaitu
untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi
filenya.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 29

BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK

Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan memahami pengertian


arsip elektronik, jenis arsip elektronik, mengelola arsip elektronik,
pengantar tata naskah dinas elektronik

A. Indikator keberhasilan
Paparan pada Bab ini difokuskan pada pengelolaan arsip berbasis elektronik.
Dimana ruang lingkupnya terbagi menjadi digital record, proses penciptaan arsip
elektronik, sistem penyimpanan dan temu balik arsip elektronik. Setelah mempelajari
seluruh materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Memahami tentang arsip elektronik
2. Menjelaskan proses penciptaan arsip elektronik,
3. Menjelaskan sistem penyimpanan dan temu balik arsip elektronik

B. Digital Record: Langkah Efisien Dalam Pengarsipan Dan Penyimpanan


Dokumen
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi
mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia
dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini
juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera
diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika
dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak
langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para
pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan
tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini
hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak
ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah,
mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang
memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat
menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan
memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip merupakan
barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 30

dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga
arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip,
kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada
sistem layanan otomasi.
Pengelolaan arsip yang dilakukan dengan cara digital disebut dengan
arsip elektronik. Hal itu sebagaimana dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan
kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik pada pasal 1 (5) yang menyebutkan
bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, dibuat, atau diterima dan
disimpan dalam format elektronik. Informasi dan data dari arsip dapat
dikomputerkan atau di-scan, tetapi fisiknya harus tetap ada sebagai bukti
otentik. Nilai sesuatu arsip tidak hanya pada informasi yang terdapat di
dalam setiap lembar arsip, tetapi yang lebih mempunyai nilai (hukum) adalah
tanda tangan yang tercantum pada arsip tersebut sebagai penanggung jawab
akhir terhadap kebenaran isi arsip bersangkutan. Di samping itu, bentuk fisik
dari arsip merupakan masalah penting dalam hubungannya dengan pembuktian-
pembuktian.

Gambar 12 Tampilan Jendela Sistem Informasi Persuratan

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 31

C. Proses Penciptaan Arsip Elektronik


Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1). Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip
elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera
digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2). Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses
digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses
penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk
melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan
memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip
elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses
penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang
simpan yang besar.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan
berikut:
1). Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,.
Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip
dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan,
berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering
digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip
dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar
penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip,
semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2). Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada
prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses
pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan master arsip elektronik.
3). Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian
mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 32

umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file
tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian
nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut
arsip dan nomor urut lembar arsip.
4). Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru
dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat
dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar
pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari
arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena
salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip
konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis
perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

D. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik


Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu
saja sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari
bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola
pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut.
Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun
juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah
proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.
Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media
penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media
elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi. Proses
penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan
pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau
lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh
sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media
yang bersangkutan.

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 33

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai


bentuk media penyimpanan, antara lain [:
1) Media Magnetik (magnetic Media)
2) Disk Magnetik (magnetic disk)
3) Pita magnetik (magnetic tape)
4) Kaset (cassette)
5) Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk
optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor,
sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu
media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan
sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam
penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file
dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap,
hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy
disk, hard disk dan sebagainya.
Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara
standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali
informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur
sistem pengindekan

E. Keuntungan Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa


keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip
secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik
adalah :
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)
3. Efisiensi waktu akses
4. Pengematan SDM
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM