Penulis:
RINI SETIAWATI, S.T., M.Pd.
MUHAMMAD KHAMDAN, S.Pd.I., M.A.Hum
2019
P a g e |2
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................... 3
A. Latar Belakang ............................................................................... 3
B. Deskripsi Singkat............................................................................. 5
C. Tujuan Pembelajaran ...................................................................... 5
D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok ............................................... 5
BAB II INSTRUMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN KEMENKUMHAM .... 6
A. Indikator Keberhasilan ....................................................................... 6
B. Persuratan ........................................................................................ 6
C. Kearsipan .......................................................................................... 12
BAB III PENATAAN BERKAS (Filing) ............................................................. 25
A. Indikator Keberhasilan ..................................................................... 25
B. Penataan Berkas (Filing) ................................................................. 25
C. Peralatan Filing ............................................................................... 27
BAB IV PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK ............................ 29
A. Indikator Keberhasilan ....................................................................... 29
B. Digital Record: Langkah Efisien Dalam Pengarsipan
Dan Penyimpanan Dokumen............................................................. 29
C. Proses Penciptaan Arsip Elektronik................................................... 31
D. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik .................... 32
E. Keuntungan Arsip Elektronik ............................................................ 33
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Saat ini kita berada pada era revolusi teknologi yang mau tidak mau mengubah
cara kita hidup dan bekerja. Dampak dari Revolusi Industri 4.0 sebagai perkembangan
peradaban modern telah kita rasakan pada berbagai sendi kehidupan, penetrasi
teknologi yang serba disruptif, menjadikan perubahan semakin cepat, sebagai
konsekuensi dari fenomena Internet of Things (IoT), big data, otomasi, robotika,
komputasi awan, hingga inteligensi artifisial (Artificial Intelligence).
Fenomena disrupsi yang mewarnai perkembangan peradaban Revolusi Industri
4.0, dengan dukungan kemajuan pesat teknologi, akan membawa kita pada kondisi
transisi revolusi teknologi yang secara fundamental akan mengubah cara hidup, bekerja,
dan relasi organisasi dalam berhubungan satu sama lain.
Perubahan lanskap ekonomi politik dan relasi organisasi sebagai konsekuensi
Revolusi Industri 4.0 menjadikan transformasi organisasi pemerintah sebagai suatu
keniscayaan dalam berbagai skala ruang lingkup, dan kompleksitasnya. Transformasi
organisasi pemerintah ini menjadi kata kunci yang harus terus diupayakan sebagai
instrumen bagi aparat pemerintah agar responsif terhadap perubahan.
Seperti kita ketahui bersama, dampak dari revolusi industri keempat salah
satunya adalah otomatisasi dan berkurangnya jumlah tenaga kerja manusia dalam
produksi. Seperti dicatat oleh Klaus Schwab, Industri IT di Lembah Silicon tahun 2014
menghasilkan pendapatan sebesar AS$1,09 triliun hanya mempekerjakan 137,000
orang. Sementara tahun 1990an, Detroit yang menjadi pusat tiga perusahaan otomotif
besar dunia mempekerjakan sepuluh kali lebih banyak untuk menghasilkan pendapatan
yang sama (Scwab 2017).
Dengan berbagai fenomena kemajuan teknologi serta dampaknya tersebut di
atas, menjadi nyatalah urgensi transformasi organisasi pemerintah untuk menjawab
tuntutan akuntabilitas publik dan transparansi yang semakin tinggi dewasa ini akibat
perkembangan era Revolusi Industri 4.0.
Perkembangan era Revolusi Industri 4.0 yang membawa konsekuensi
meningkatnya tuntutan akuntabilitas dan transparansi dari organisasi pemerintah serta
responsif yang tinggi dan cepat, hal ini membawa perubahan paradigma desain
organisasi.
Ukuran besarnya organisasi dengan struktur organisasi dan rentang kendali
yang besar, tidaklah menjamin efektifitas pelaksanaan tugas pokok dan
fungsi organisasi, yang lebih berperan adalah seberapa sukses transformasi organisasi
dilakukan agar adaptif terhadap perubahan yang sedemikian cepat guna menjawab
fenomena tomorrow is today.
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |4
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |5
seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan
organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus
ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan
penyusutan.
B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat Manajemen Arsip Modern ini memfasilitasi peserta diklat Manajemen
Perkantoran Modern berbasis E-Learning dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan, tentang manajemen kearsipan modern, yang ruang lingkupnya terdiri
atas Instrumen Administrasi Perkantoran di Lingkungan Kemenkumham, penataan
Berkas (Filing), serta Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik.
C. Tujuan Pembelajaran
Kompetensi dasar yang ingin dicapai melalui modul ini adalah: Setelah mengikuti
pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami tentang pengelolaan arsip
modern.
Untuk menilai ketercapaian kompetensi dasar tersebut dapat diukur melalui indikator
keberhasilan yang dirumuskan sebagai berikut:
Memiliki pemahaman tentang instrumen administrasi perkantoran di Lingkungan
Kemenkumham
Menjelaskan pengelolaan penataan berkas (Filing)
Menjelaskan Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |6
BAB II
INSTRUMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN KEMENKUMHAM
A. Indikator keberhasilan
Paparan pada Bab ini difokuskan pada kebijakan administrasi perkantoran di
lingkungan Kemenkumham. Dimana ruang lingkupnya terbagi menjadi dua
bagian yaitu terkait persuratan dan kearsipan. Setelah mempelajari seluruh
materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Menjelaskan kebijakan yang terkait dengan tata naskah dinas di lingkungan
Kemenkumham
2. Menjelaskan kebijakan yang terkait dengan tata persuratan di lingkungan
Kemenkumham
B. Persuratan
Di dalam Pasal 1 Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun
2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, disebutkan bahwa yang dimaksud
dengan Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan. Sedangkan Naskah Dinas adalah informasi tertulis
sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
Agar jenis dan format tata naskah dinas di lingkungan Kemenkumham
sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tersebut,
maka Kemenkumham telah melakukan penyesuaian dengan dikeluarkannya
Permenkumham No 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM.
1. Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas
Ruang lingkup Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang
mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah
dinas, serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan
lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |7
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |8
3) Petikan
4) Tembusan
c. Penomoran Naskah Dinas
Dalam permenkumham nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM mengatur tentang
penomoran naskah dinas.
Contoh Penomoran Surat Keputusan Menteri
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |9
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 10
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 11
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 12
C. Kearsipan
Di dalam pasal 1 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pokok-
pokok Kearsipan memberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat
dan diterima olehlembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah,
swasta ataupun perorangandalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk
naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi
organisasi, dandiputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan
pada masa yangakan datang.
Apapun jenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan
informasi terekam,(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat
dan dibaca, dirabadan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan
kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan evidence atau memiliki suatu
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 13
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 14
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 15
4. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip diatur dalam Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi
Manusia Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2016 Tentang Klasifikasi Arsip.
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan. Ini artinya Klasifikasi Arsip merupakan Daftar pengelompokan
Arsip/Dokumen berdasarkan permasalahan / pokok masalah yg disusun secara
berjenjang, logis dan sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi
organisasi.
Klasifikasi arsip memiliki fungsi sebagai panduan bagi satuan kerja di
lingkungan kementerian hukum dan ham untuk penciptaan, penyimpanan, dan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Manfaat Klasifikasi Arsip:
1) Pedoman baku untuk penataan Arsip/Dokumen yg didasarkan pada sistem
pemberkasan subyek.
2) Sarana pengendalian & akan membantu dalam mempercepat penemuan
kembali Arsip.
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 16
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 17
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 18
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 19
6. Penyusutan Arsip
Peraturan Pemerintah No. 43 Tahun 2009 tentang Penyusutan Arsip dalam
pasal 47 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah
masing masing;
a. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah masing-
masingmenyelenggarakan pemindahan arsip inaktip dari Unit
Pengolah ke UnitKearsipan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip
secaa teratur dan tetap.
b. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktip diatur oleh masing-
masingLembaga Negara dan Badan Pemerintah
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
a. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
dapatmelakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan, dantelah
melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantumd alam Jadwal Retensi
Arsip masing-masing. Dalam hal jadwal retensi arsip Kemenkumham diatur dalam
Permenkumham Nomor 54 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur
Penyusutan Arsip di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM. Berikut ini jadwal dari
retensi arsip Kemenkumham
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 20
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 21
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 22
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 23
Ada beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk mengetahui arsip vital.
1. Analisis Institusional
a. Analisis dilakukan dengan menyeleksi fungsi-fungsi vital
organisasi.
Selanjutnya analisis tersebut dituangkan dalam bentuk bagan
mengenaibagian-bagiannya sehingga tergambar secara jelas
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 24
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 25
BAB III
PENATAAN BERKAS (FILING)
A. Indikator keberhasilan
Paparan pada Bab ini difokuskan pada bagaimana menata berkas, jenis peralatan
filing dan penyimpanan filling.
Setelah mempelajari seluruh materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Menjelaskan tentang penataan berkas
2. Menyebutkan peralatan dan penyimpanan filling
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 26
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 27
C. Peralatan Filing
Sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih dahulu
peralatannnya, yaitu :
1. Filing Cabinet (Almari Arsip)
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip.
Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan
file/berkasdengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang
tersusun.Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang
tiga, duabahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filing cabinet
biasanyatersusun empat laci, yang masing-masing lacinya mempunyai daya
tamping 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke
belakang.
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 28
2. Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide
sebagi berikut:
3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Folder
ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi tanpa daun
daun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit,
Bahanyapun sama, dibuat dari kertas karton manila. Folder juga
mempunyai tap. Lihatgambar di bawah ini.
Gambar 11 Folder
Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide, yaitu
untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi
filenya.
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 29
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK
A. Indikator keberhasilan
Paparan pada Bab ini difokuskan pada pengelolaan arsip berbasis elektronik.
Dimana ruang lingkupnya terbagi menjadi digital record, proses penciptaan arsip
elektronik, sistem penyimpanan dan temu balik arsip elektronik. Setelah mempelajari
seluruh materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Memahami tentang arsip elektronik
2. Menjelaskan proses penciptaan arsip elektronik,
3. Menjelaskan sistem penyimpanan dan temu balik arsip elektronik
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 30
dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga
arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip,
kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada
sistem layanan otomasi.
Pengelolaan arsip yang dilakukan dengan cara digital disebut dengan
arsip elektronik. Hal itu sebagaimana dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan
kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik pada pasal 1 (5) yang menyebutkan
bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, dibuat, atau diterima dan
disimpan dalam format elektronik. Informasi dan data dari arsip dapat
dikomputerkan atau di-scan, tetapi fisiknya harus tetap ada sebagai bukti
otentik. Nilai sesuatu arsip tidak hanya pada informasi yang terdapat di
dalam setiap lembar arsip, tetapi yang lebih mempunyai nilai (hukum) adalah
tanda tangan yang tercantum pada arsip tersebut sebagai penanggung jawab
akhir terhadap kebenaran isi arsip bersangkutan. Di samping itu, bentuk fisik
dari arsip merupakan masalah penting dalam hubungannya dengan pembuktian-
pembuktian.
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 31
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 32
umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file
tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian
nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut
arsip dan nomor urut lembar arsip.
4). Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru
dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat
dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar
pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari
arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena
salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip
konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis
perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e | 33
Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk
optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor,
sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu
media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan
sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam
penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file
dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap,
hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy
disk, hard disk dan sebagainya.
Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara
standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali
informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur
sistem pengindekan
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM