1.

perencanaan ( planning)
Tersedianya berbagai macam obat dipasaran, membuat para dokter tidak
mungkin up to date dan membandingkan berbagai macam obat tersebut. Produk
obat yang sangat bervariasi juga menyebabkan tidak konsistennya pola
peresepan dalam suatu sarana pelayanan kesehatan. Hal ini akan menyulitkan
dalam proses pengadaan obat. Disinilah letak peran seleksi dan perencanaan
obat.
a. Perencanaan (planning)
Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis,
jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan
anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode
yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah
ditentukan antara lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi metode konsumsi
dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Dalam pengelolaan obat yang baik perencanaan idealnya dilakukan
dengan berdasarkan atas data yang diperoleh dari tahap akhir pengelolaan,
yaitu penggunaan obat periode yang lalu. Tujuan dari perencanaan adalah
untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan kebutuhan,
menghindari terjadinya stock out (kekosongan) obat dan meningkatkan
penggunaan obat secara rasional.
Perencanaan merupakan tahap yang penting dalam pengadaan obat di
IFRS, apabila lemah dalam perencanaan maka akan mengakibatkan
kekacauan dalam suatu siklus manajemen secara keseluruhan, mulai dari
pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya pengadaan dan
penyimpanan, tidak tersalurkannya obat sehingga obat bisa rusak atau
kadaluarsa.
Perencanaan merupakan tahap awal pada siklus pengelolaan obat. Ada
beberapa macam metode perencanaan, yaitu:
1) Metode morbiditas/epidemiologi
Yaitu berdasarkan pada penyakit yang ada. Dasarnya adalah jumlah
kebutuhan obat yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load),
yaitu didasarkan pada penyakit yang ada di rumah sakit atau yang paling
sering muncul dimasyarakat. Metode ini paling banyak digunakan di
rumah sakit. Tahap-tahap yang dilakukan yaitu:
a) Menentukan beban penyakit
0
 (1) Tentukan beban penyakit periode yang lalu, perkirakan penyakit
yang akan dihadapi pada periode mendatang
(2) Lakukan stratifikasi/pengelompokkan masing-masing jenis,
misalnya anak atau dewasa, penyakit ringan, sedang, atau berat,
utama atau alternatif
(3) Tentukan prediksi jumlah kasus tiap penyakit dan persentase
(prevalensi) tiap penyakit.
b) Menentukan pedoman pengobatan
(1) Tentukan pengobatan tiap-tiap penyakit, meliputi nama obat,
bentuk sediaan, dosis, frekuensi, dan durasi pengobatan
(2) Hitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode sakit untuk masing-
masing kelompok penyakit
c) Menentukan obat dan jumlahnya
(1) Hitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk tiap penyakit
(2) Jumlahkan obat sejenis menurut nama obat, dosis, bentuk sediaan,
dan lain-lain
Perencanaan dengan menggunakan metode morbiditas ini lebih ideal,
namun prasyarat lebih sulit dipenuhi. Sementara kelemahannya yaitu
seringkali standar pengobatan belum tersedia atau belum disepakati dan data
morbiditas tidak akurat.
2) Metode konsumsi
Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan
pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan
koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya. Metode ini
banyak digunakan di Apotek. Langkah-langkah yang dilakukan yaitu:
a) Pastikan beberapa kondisi berikut:
(1) Dapatkah diasumsikan pola pengobatan periode yang lalu baik
atau rasional?
(2) Apakah suplai obat periode itu cukup dan lancar?
(3) Apakah data stok, distribusi, dan penggunaan obat lengkap dan
akurat?
(4) Apakah banyak terjadi kecelakaan (obat rusak, tumpah,
kadaluarsa) dan kehilangan obat?
(5) Apakah jenis obat yang akan digunakan sama?
b) Lakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan
datang
(1) Hitung kunjungan pasien rawat inap maupun rawat jalan pada
periode yang lalu
(2) Lakukan estimasi periode yang akan datang dengan
memperhatikan:

1
 (a) Perubahan populasi daerah cakupan pelayanan, perubahan
cakupan pelayanan
(b) Pola morbiditas, kecendrungan perubahan insidensi
(c) Penambahan fasilitas pelayanan
Perhitungan metode konsumsi
(1) Tentukan metode konsumsi
(2) Hitung pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu
(3) Koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu
terhadap kecelakaan dan kehilangan obat
(4) Koreksi langkah sebelumnya (koreksi hasil pemakaian tiap jenis
obat dalam periode lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan
obat) terhadap stock out.
(5) Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan langkah 1 dan 2
(6) Hitung periode yang akan datang untuk tiap jenis obat
Perencanaan obat dengan metode konsumsi akan memakan waktu lebih
banyak tetapi lebih mudah dilakukan, namun aspek medik penggunaan
obat kurang dapat dipantau. Kelemahannya yaitu kebiasaan pengobatan
yang tidak rasional seolah-olah ditolerir.
3)Metode gabungan, metode ini untuk menutupi kelemahan kedua metode
diatas.
Pedoman perencanaan obat untuk rumah sakit yaitu Daftar Obat
Essensial Nasional (DOEN), Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi
Rumah Sakit, ketentuan setempat yang berlaku, data catatan medik, anggaran
yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data
pemakaian periode yang lalu, atau dari rencana pengembangan.
Perencanaan yang telah dibuat harus dilakukan koreksi dengan
menggunakan metode analisis nilai ABC untuk koreksi terhadap aspek
ekonomis, karena suatu jenis obat dapat memakan anggaran besar disebabkan
pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Dengan analisis nilai ABC ini,
dapat diidentifikasi jenis-jenis obat yang dimulai dari golongan obat yang
membutuhkan biaya terbanyak.
Pada dasarnya obat dibagi dalam tiga golongan yaitu golongan A jika
obat tersebut mempunyai nilai kurang lebih 80 % sedangkan jumlah obat
tidak lebih dari 20 %, golongan B jika obat tersebut mempunyai nilai sekitar
15 % dengan jumlah obat sekitar 10 % - 80 %, dan golongan C jika obat
mempunyai nilai 5 % dengan jumlah obat sekitar 80 % - 100 %.

2
 Analisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensial dan
Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan
menggolongkan obat kedalam tiga kategori. Kategori V atau vital yaitu obat
yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, kategori E
atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit
atau mengurangi pasienan, kategori N atau non essensial yaitu meliputi
berbagai macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh
sendiri, obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis.5
Analisa kombinasi metode ABC dan VEN yaitu dengan melakukan
pendekatan mana yang paling bermanfaat dalam efisiensi atau penyesuaian
dana.

2. Pengadaan (Procurement) dan Penyimpanan serta pengendalian inventori

a. Pengadaaan (Procurement)
Pengadaan obat merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang
telah direncanakan dan disetujui melalui :
1) Pembelian :
a) Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi)
b) Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan
2) Produksi/pembuatan sediaan farmasi :
a) Produksi Steril
b) Produksi Non Steril
Proses pengadaan obat memiliki beberapa proses yang baku, dan
merupakan siklus yang berjalan terus menerus sesuai dengan kegiatan rumah
sakit. Langkah proses pengadaan dimulai dengan mereview daftar obat-
obatan yang diadakan, menentukan jumlah item yang akan dibeli,
menyesuaikan dengan situasi keuangan, memilih metode pengadaan,
memilih rekanan, membuat syarat kontrak kerja, memonitor pengiriman
barang dan memeriksa, melakukan pembayaran serta menyimpan yang
kemudian didistribusikan. Agar proses pengadaan berjalan lancar dan dengan
manjemen yang baik memerlukan struktur komponen berupa personel yang
terlatih dan menguasai permasalahan pengadaan, adanya prosedur yang jelas

3
 dan terdokumentasi didasarkan pada pedoman baku, sistem informasi yang
baik, didukung oleh dana dan fasilitas yang memadai.
Tiga elemen penting pada proses pengadaan yaitu :
1) Metode pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya
tinggi
2) Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja, sangat penting untuk menjaga
agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu, waktu dan kelancaran bagi
semua pihak.
3) Order pemesanan, agar barang sesuai macam, waktu dan tempat.
Setelah barang diadakan kegiatan berikutnya adalah pada proses
penyimpanan dan pengendalian inventori.
b. Penyimpanan dan Pengendalian Inventori
Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan
yang ditetapkan
1) Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya
2) Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya
3) Mudah tidaknya meledak/terbakar
4) Tahan/tidaknya terhadap cahaya
disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan
perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Tujuannya adalah untuk mempertahankan kualitas obat,
mengoptimalkan manajemen persediaan, memberikan informasi kebutuhan
obat yang akan datang, melindungi permintaan yang naik turun, melindungi
pelayanan dari pengiriman yang terlambat, menambah keuntungan bila
pembelian banyak, menghemat biaya pemesanan, dan mengurangi kerusakan
dan kehilangan.
Kegiatan dari penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan yang
dilakukan dapat diuraikan sebagai berikut :
1) Menerima obat/barang dan dokumen-dokumen pendukungnya antara lain
surat pesanan/surat kontrak, surat kiriman, faktur obat/barang.
2) Memeriksa obat/barang dengan dokumen-dokumen yang bersangkutan
baik dari segi jumlah, mutu, expire date, merk, harga, dan spesifikasi lain
bila diperlukan, pentingnya meneliti barang-barang adalah sangat perlu

4
 untuk menjamin kebenaran dari spesifikasi kuantitas dan kualitas barang
yang diterima.
3) Menyimpan obat/barang sesuai ketentuan:
a) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan digudang dan
menjamin bahwa obat yang disimpan mudah diperoleh dan
mengaturnya sesuai penggolongan barang, kelas terapi obat/khasiat
obat dan sesuai abjad.
b) Perlu diperhatikan untuk obat-obatan dengan syarat penyimpanan
khusus, obat-obat thermolabiel, dan expiration date obat.
c) Memeriksa secara berkala dan menjaga obat dari kerusakan/hilang
yang merupakan fungsi dari pemeliharaan dan pengendalian (control
link).
d) Memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman obat
dan menyiapkan dokumen-dokumennya.
e) Mengirim obat dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan
mengarsipkannya.
f) Mengadministrasikan keluar masuknya obat dengan tertib.
g) Menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat
penyimpanan/gudang.

5
IV. Daftar Pustaka
Anonim, 2004, Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang
Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta : Depkes RI.
Anonim, 2002, Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pedoman Supervisi dan Evaluasi
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. Jakarta : Direktorat Jenderal
Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Direktorat Bina Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan
Djoko, W., 1999, Manajemen Mutu. Teori Strategi dan Aplikasi. Vol. I. Surabaya : Airlangga
University Press
Daris, A., 2006, Perkembangan praktek kefarmasian (online)
http://www.ikatanapotekerindonesia.net/artikel-a-konten/sekilas-
info/153.html, diakses 23 agustus 2010
Gandjar,I.G., 2009, Asosiasi Pendidikan Tinggi Farmasi Indonesia, Kompetensi Apoteker di
Indonesia, (online) diakses tanggal 23 Agustus 2010.
Handayani, S., 2008, Standar Kokpetensi Apoteker (online)
http://srihandayani.blogsome.com/2008/05/17/standar-kompetensi-apoteker/
diakses tanggal 23 agustus 2010.
Istinganah., dkk. 2006, Evaluasi Sistem Pengadaan Obat dari Dana APBD Tahun 2001-2003
Terhadap Kesediaan dan Efisiensi Obat [Jurnal]. Manajemen Pelayanan
Kesehatan Vol. 09/No. 01/Maret 2006.
Ida Prista Maryetty, 2008, Regulasi Obat yang Mempengaruhi Peresepan. (Online).
fkuii.org/tiki_wiki_attachment.php?
attId=199&page=pengobatan_rasional_handout diakses tanggal 23 Agustus
2010.

6
Ozal, 2010 Metode perencanaan (online) http://apoteker-istn.blogspot.com/2010/03/metode-
perencanaan.html, diakses 23 agustus 2010
Pudjaningsih, D., 1996, Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi
Rumah Sakit [Tesis]. Yogyakarta : Magister Manjemen Rumah Sakit
Universitas Gadjah Mada ;
Quick, 1997, Managing Drug Supply (2nd ed). Management Sciences for Health USA :
Kumarian Press
Siregar, J.P dan Amalia, l., 2004, Farmasi Rumah Sakit : Teori dan Penerapan. Jakarta :
EGC.
Yoga, AC., 2003, Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI Press