Latar Belakang Masalah

Rapat merupakan salah satu cara untukdapat memediasi berbagai kepentingan dantuntutan dari individ
u-individu yang bernaungdalam sebuah lembaga termasuk lembagapendidikan (sekolah). Rapat,
selain berfungsisebagai media konsolidasi, juga berperansebagai media komunikasi,
harmonisasi danekspansi program sesuai dengan rancangan darisituasi mutakhir yang terjadi. Dari
rapat akankelihatan mana personel yang serius danbekerja keras untuk kemajuan lembaga, sertamana
yang setengah-setengah dan hanyamencari keuntungan finasial.[1] Namun demikian seringkali pula
muncul komentar-komentar yang bernada negative terhadap penyelenggaraan rapat maupun
menyangkut hasil rapat. Atau seringkali pula seseorang sudah merasa jengah atau tidak suka ketika
mendengar kata rapat. Ada yang berkomentar sudah terlalu sering rapat, rapat hanya buang-buang
waktu, rapat tidak menghasilkan apa-apa, dan sejenisnya.

Sebenarnya jika sebuah rapat bisa berjalan efektif maka akan dapat menghasilkan keputusan yang baik
dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya membuang-buang waktu.
Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak
menghasilkan sesuatu kecuali hanyalah keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk
mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan
penyusunan agenda yang rinci. Dan saat rapat berakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat
seutuhnya.

Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat
karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk
melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam
suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran
beberapa orang.[2]

Oleh karena itu, pertimbangan perlu tidaknya menyelenggarakan rapat menjadi hal penting. Tidak perlu
diadakan rapat kecuali bila topiknya penting, tidak dapat ditunda dan memerlukan suatu pertukaran ide-
ide. Jika aliran informasi hanya bersifat satu arah dan tidak memerlukan umpan balik maka tidak perlu
menjadwalkan sebuah rapat. Ingat, biaya nyata sebuah rapat adalah produktivitas yang hilang dari
para personel atau pelaku kerjaakibat kewajiban mereka menghadiri sebuah rapat. Untuk memutuskan
apakah tujuan rapat tersebut penting, sebaiknya diadakan diskusi singkat dari orang-orang kunci yang
dalam lembaga pendidikan bersangkutan, utamanya tentang perlu tidaknya menyelenggarakan rapat.
Dengan demikian, penyelenggaraan rapat benar-benar akan dapat memunculkan ide-ide segar dan dapat
menghasilkan keputusan yang baik.
B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang dipaparkan di atas, maka untuk memudahkan
pembahasan, dibuat rumusan masalah sebagai berikut:

1. Apakah pengertian rapat?

2. Apa saja jenis-jenis rapat di lembagapendidikan?

3. Apakah fungsi diselenggarakannya rapat di lembaga pendidikan?

4. Bagaimana menyelenggarakan rapat yang baik?

C. Tujuan Pembahasan

Tujuan pembahasan dalam makalah ini agar pembaca tahu tentang:

1. Pengertian rapat.

2. Jenis-jenis rapat di lembaga pendidikan.

3. Fungsi diselenggarakannya rapat di lembagapendidikan.

4. Penyelenggaraan rapat yang baik.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Rapat

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan rapat adalah pertemuan (kumpulan)
untuk membicarakan sesuatu.[3] Pengertian inisejalan dengan yang tertulis dalam kamusbahasa Inggris
yang mengartikan rapat denganmeeting yang berarti pertemuan.[4]

Daru Asih mengemukakan pengertian rapatsecara singkat sebagai pertemuan para anggotaorganisasi/pe
rusahaan (parastaf pegawai) untukmembahas hal-hal yang
berhubungan dengankepentingan organisasi/kantor/perusahaan.[5]

Pada intinya rapat merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat
penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk pengambilan
keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan
dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.Maka tidak lantas semua
jenis pertemuan bisa dikatakan sebagai rapat. Sebuah pertemuan bisa disebut rapat jika memenuhi
persyaratan berikut:

1. Dalam pertemuan tersebut dibicarakan suatumasalah yang berhubungan dengan tujuan organisasi,
dan harus dipecahkan secara musyawarah.
2. Setiap peserta harus berpartisipasi aktif.

3. Pembicaraan harus bersifat terbuka, tidak ada prasangkaatau praduga yang bersifat negative
diantara para peserta.

4. Adanya unsur pemimpin dalam suatu pertemuan, yang memberikan pengarahan,

bimbingan terhadap jalannyapertemuan.[6]

Dengan demikian, penyelenggaraan rapat harus tetap memperhatikan berbagai hal, baik menyangkut
waktu penyelenggaraan, urgensi masalah atau materi yang dirapatkan, serta hal-hal lain yang bersifat
teknis.

Rapat perlu diselenggarakan jika:

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para
pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.

2. Materi yang akan dibicarakan tidak akan tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya
sehingga pemimpin menganggap perlu untuk dirapatkan.

3. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran-
saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan
kepentingan bersama.

4. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.

5. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk
diselenggarakan rapat secara berkala.[7]
B. Jenis-Jenis Rapat

Jenis rapat di lembaga pendidikan sebagaimana di lembaga lain pada umumnya, dapat ditinjau
dari sisi tujuan rapat, sifat rapat, waktu pelaksanaan rapat, dan frekwensi rapat.

Ditinjau dari sisi tujuannya, rapat di lembaga pendidikan dibedakan menjadi tigamacam, yaitu:

1. Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada
parapendidik/tenaga kependidikan tentang kebijakan yang diambil oleh
kepala lembaga pendidikanmengenai prosedur kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.

2. Rapat pemecahan masalah yaitu rapat yang bertujuan untuk mencari jalan keluar, suatu masalah
yang dihadapi lembaga pendidikan. Misalnya masalah antar pelajar, dll.

3. Rapat perundingan yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan
diantara pendidik/tenaga kependidikan, dan untukmencari jalan tengah agar tidak saling merugikan
kedua belah pihak.

Berdasarkan sifatnya, rapat di lembagapendidikan dapat dikelompokkan menjadiempat macam, yaitu:

1. Rapat formal merupakan rapat resmi yang diselenggarakan lembaga pendidikan, dengan suatu
perencanaan yang matang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Rapat informal merupakan rapat yang tidak direncanakan secara khusus, yang dapat diadakan
setiap saat, peserta yang dilibatkan bisa berasal dari lapisan masyarakat.
3. Rapat terbuka merupakan rapat yang bisa dihadiri oleh seluruh warga lembaga pendidikan, tidak
terbatas pada tenaga kependidikan, peserta didikpun bisa terlibat pada rapat yang diselenggarakan.

4. Rapat tertutup merupakan rapat yang dihadiri oleh oleh peserta tertentu, dan masalah yang
dibahas sifatnya masih rahasia.

Berdasarkan waktu pelaksanaannya, rapat di lembaga pendidikan dapat

dibedakanmenjadi empat macam, yaitu:

1. Rapat Mingguan yaitu rapat yang dilaksanakan sekali seminggu, membahas masalah-masalah yang
bersifat rutin yang dihadiri oleh kepala lembaga pendidikan beserta wakilnya.

2. Rapat Bulanan merupakan rapat yang diselenggarakan sekali sebulan, membahas masalah atau
peristiwa rutin yang terjadi sebulan yang lalu.

3. Rapat Semesteran merupakan rapat yang diselenggarakan selesai ujian semester, untuk
mengevaluasi secara rutin proses pembelajaran yang dilakukan selama semester yang lalu.

4. Rapat Tahunan merupakan rapat yang dilakukan sekali setahun, untuk membahas kinerja lembaga
pendidikan selama setahun yang lalu.

Berdasarkan frekuensinya, rapat di lembagapendidikan di bedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Rapat Rutin merupakan rapat yang waktunya sudah ditentukan, misalnya mingguan, bulanan.

2. Rapat Insidental ialah rapat yang dilakukan sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan dan masalah
yang dihadapi[8]
C. FungsiDiselenggarakannyaRapat

Fungsi diselenggarakannya rapat dilembagapendidikan sebagaimana di lembaga lain,

dapatdikemukakan sebagai berikut:

1. Untuk menerima laporan dari peserta rapat.Lebih dari itu juga terbuka kesempatan berdiskusi
untuk menentukan langkah lebihlanjut.

2. Untuk mencapai keputusan bersama. Rapat memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat
untuk menyatakan pendapatnya. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan
oleh peserta rapat melalui persetujuan bersama. Peserta rapat perlu mengetahui sesuatu yang mereka
harapkan dari awal sampai akhir, saat rapat menetapkan keputusan.

3. Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan. Pada saat permasalahan

teridentifikasi, suatu solusi atau cara bertindak yang dapat dilakukan akan muncul dari pembicaraan
dalam rapat. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan interaksi ide, pengalaman, informasi, dan
wawasan. Hasil terbaik akan diperoleh melalui interaksi.

4. Untuk mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan.Ide, program, dan keputusan baru
merupakan “komoditas” yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah
kesediaan audiensi dalam rapat untuk menerimanya. Apabila peserta rapat secara aklamasi dapat
menerima, hal ini membuktikan “komoditas” tersebut mempunyai daya jual.

5. Untuk menyatukan pandangan yang berbeda.Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu
yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh suatu lembaga. Pertukaran pemikiran merupakan suatu
kekuatan yang kreatif dan dinamis. Namun, jika perbedaan sudut pandang berkembang dan
meninggalkan kecenderungan yang tidak diharapkan, hal tersebut dapat meluas menjadi konflik di
tempat kerja. Rapat akan membantu terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan
peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta sehingga dapat tercapai kesamaan
pandangan tentang suatu subyek.

6. Untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi.Cara ini merupakan komunikasi dalam
rapat yang sangat penting.
7. Untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari
rapat.[9]

D. Penyelenggaraan Rapat yang Baik

Ada kalanya hasil rapat tidak banyak memberikan kontribusi nyata terhadap kemajuan lembaga
pendidikan bersangkutan. Kadang justru malah memunculkan masalah baru yang dapat mengganggu
roda lembaga pendidikan tersebut. Maka perlu dicermati apakah rapat yang diselenggarakan sudah
memenuhi kriteria sebagai rapat yang baik.

Secara umum rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.

2. Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.

3. Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima
informasi dari rapat.

4. Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada
waktu dan tindakan yang sia-sia.

5. Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada saat yang memungkinkan.
6. Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan
memberikan kontribusi.

7. Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas secara tuntas.

8. Langkah lanjut purna rapat disusun dengan baik.[10]

Maka secara teknis, rapat juga memerlukan persiapan yang matang agar proses dan hasil rapat dapat
membawa manfaat besar bagi instansi/lembaga bersangkutan. Agar terselenggara rapat yang baik, perlu
diadakan persiapan terlebih dahulu. Adapun persiapan tersebut adalah:

1. Agenda, yaitu menentukan materi yang akan dibahas dan banyaknya waktu yang diperlukan untuk
membahas materi tersebut.

2. Working paper, jika dianggap perlu harus ditentukan siapa yang akan membuatnya, jika sudah siap
kepada siapa working paper itu dibagikan.

3. Pemimpin rapat, tentukan siapa yang akan memimpinnya.

4. Jumlah peserta rapat, perlu diperhitungkan jumlah anggota rapat. Terlalu banyak anggota rapat
akan mengurangi keefektifan rapat.

5. Undangan rapat, sebaiknya diedarkan jangan terlalu jauh dari hari H-nya.

6. Pengaturan ruang rapat, perlu diperhatikan cahaya dan ventilasi serta pengaturan tempat duduk.

7. Alat perlengkapan rapat. Agar rapat terselenggara dengan baik perlengkapan perludisiapkan
dengan baik. Alat-alat tersebut misalnya pengeras suara, papan tulis (whiteboard) lengkap dengan
penghapus dan alat tulis, OHP, dan alat lain yang diperlukan.
8. Kesehatan termasuk di dalamnya menu konsumsi serta obat.

9. Akomodasi jika dianggap perlu, jika rapat memakan waktu lebih dari satu hari.[11]

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya untuk mendapatkan saling
pengertian.Dari pihak pimpinan, rapat bertujuan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk
menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung kepada pimpinan.Dari pihak bawahan, rapat
merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya.

Tujuan diadakannya rapat adalah untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah, untuk
menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan, sebagai alat koordinasi, agar peserta rapat dapat
ikut berpartisipasi dalam memecahkan masalah yang sedang terjadi, mempersiapkan suatu kegiatan,
serta menampung permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

Dengan demikian, ada persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi agar

rapat dapat mencapaitujuan tersebut, yaitu:

1. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik yakniseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap,
dapatmemberikan bimbingan dan pengarahan pada saatrapat berlangsung.
Dapat berbicara dengan jelas, bersikaptegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidakotoriter,
memberikan kesempatan yang sama padasetiap anggota untuk memberikan suaranya.

2. Suasana rapat terbuka, artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan.

Tiap anggota rapat berbicarasecara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkanprasangka yang
negative terhadap peserta rapat yang lain.

3. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindariterjadinya monopoli pembicaraan.

4. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan.

Dalam hal ini pimpinan rapat berfungsi sebagaipemberi bimbingan, pengarahan,
kemudahanterhadap para peserta rapat.
Pimpinan harus mampumengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, terhadap peserta rapat,
baik secara kelompokmaupun individu, agar pembicaraan tidakmenyimpang dari tujuan rapat.

5. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektifapabila terjadi debat berkepanjangan tanpa arah,
sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidaktercapai.[12]

Disamping persyaratan-persyaratan di atas, rapat di

lembaga pendidikan hendaknyadirencanakan dengan baik dan dilaksanakan sesuairencana serta ditindak
lanjuti sesuai kesepakatan yang telah dicapai dalam rapat.

https://kampus215.blogspot.com/2018/01/rapat-di-lembaga-pendidikan.html?m=1