Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G

(Proses Registrasi)

I. Alur Proses Umum Registrasi Data Pribadi Hingga Registrasi

Matakuliah

Alur Proses Umum Registrasi Data Pribadi dan Registrasi Matakuliah

Mahasiswa System Reg. Online UPBJJ Bank

Melakukan Proses
Registrasi Data Pribadi Mengirim Email Notifikasi
Sementara Pada Registrasi Data Pribadi
Aplikasi
Melakukan Proses
Validasi Data Pribadi
Calon Mahasiswa

Melakukan Proses Mengirimkan Email

[Gagal Validasi]
Ubah Data Pribadi Notifikasi Gagal Validasi

Mengirimkan Email
[Berhasil Validasi]
Notifikasi Berhasil Validasi

Mangakses Menu
Registrasi Matakuliah

Memilih Tanggal
[Mahasiswa Sipas Onlie]
Ujian dan Sesi

Memilih Tempat Ujian

[Bukan Mahasiswa Sipas Online] dan Matakuliah

Menyimpan Data
Registrasi

[Tidak Terdapat Kesalahan]

Mencetak Lembar
[Terdapat Kesalahan Menerima Nomor Lembar
Informasi Pembayaran
Pemilihan Matakuliah] Informasi Pembayaran
(LIP)

Melakukan Drop
Billing Registrasi

Melakukan Proses
Pembayaran Registrasi
Phase
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

II. Panduan Cara Melakukan Registrasi Data Pribadi Dan Registrasi

Matakuliah

A. Melakukan Registrasi Data Pribadi

1. Calon mahasiswa dapat mengakses menu:

“Registrasi”  “Data Pribadi”  “Registrasi Data Pribadi”

Keterangan:

a. Informasi data Pribadi terdiri dari beberapa item yang harus diisi, diantaranya:
1. Tempat lahir 11. No. telepon
2. Tanggal Lahir 12. No. HP
3. Agama 13. Email
4. Jenis Kelamin 14. Nama Ibu Kandung
5. Kewarganegaraan 15. UPBJJ
6. Status Perkawinan 16. Jenis Layanan
7. Alamat Pengiriman (Berkas)/Rumah 17. Program Studi
8. Propinsi 18. Status Pekerjaan
9. Kabupaten/Kota 19. Referensi Tentang UT
10. Kode Pos
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

b. Informasi “Pendidikan Terakhir” terdiri dari beberapa item yang harus diisi,
diantaranya:
1. Jenjang Pendidikan Terakhir
2. Perguruan Tinggi Asal
3. Jurusan Asal
4. Nomor Ijasah
5. Tahun Ijasah

c. Informasi “Informasi Tambahan” terdiri dari beberapa item yang harus diisi,
diantaranya:
1. Nama Bank
2. Nomor Rekening Bank
3. Tujuan Masuk UT
4. Rencana Lama Studi
5. Nomor NUPTK
d. Informasi “Khusus Bagi Guru” terdiri dari beberapa item yang harus diisi,
diantaranya:
1. Sebagai Guru, jika calon mahasiswa berstatus guru dapat mengklik radio
button “Ya” dan mengisi rincian data.
2. Tingkat Pendidikan yang Diajarkan
3. Tempat Mengajar
4. Lama Ajar
5. Status Guru

e. Informasi “Berkas Pendaftaran” ekstensi file harus .jpg/.jpeg dan Ukuran File
Maksimal 1MB. Terdiri dari beberapa item yang harus diisi, diantaranya:
1. Pas Foto, wajib diisi.
2. Foto Copy Ijasah terakhir, wajib diisi.
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

3. Form Isian Foto, Sidik Jari dan Tanda Tangan, wajib diisi.
4. Surat Keabsahan Dokumen, wajib diisi.
5. Surat Keterangan Mengajar (Khusus Bagi Guru), wajib diisi jika mahasiswa
berkerja sebagai guru.
f. Apabila di tengah proses pengisian data, mahasiswa mendapatkan kesulitan maka
dapat mengecek fasilitas yang telah disediakan.

g. Setelah melakukan pengisian data registrasi dan melakukan simpan data maka
calon mahasiswa akan mendapatkan nomor registrasi dan email konfirmasi (paling
lambat 1 x 24 jam ).

(Contoh Nomor Registrasi Data Pribadi Calon Mahasiswa)

 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

(Contoh Email Konfirmasi Hasil Proses Registrasi Data Pribadi)

h. Jika terdapat kesalahan dalam pengisian data, maka calon mahasiswa dapat
melakukan perubahan data selama data yang telah terinput didalam sistem belum
tervalidasi oleh Pegawai UPBJJ Universitas Terbuka dengan klik button “Ubah”.
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

i. Setelah seluruh proses rangkaian pengisian data registrasi selesai, maka pegawai
UPBJJ akan melakukan proses validasi. Apabila terdapat proses gagal validasi
yang disebabkan oleh kesalahan dalam pengisian data/berkas upload maka calon
mahasiswa akan mendapatkan “Email Konfirmasi Gagal Validasi”.

(Contoh Email Konfirmasi Gagal Validasi)

j. Apabila Pegawai UPBJJ telah melakukan proses validasi maka mahasiswa akan
mendapatkan email konfirmasi.

(Contoh Email Konfirmasi Berhasil Validasi)

 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

B. Melakukan Proses Registrasi

1. Registrasi Matakuliah Non Sipas
a. Mahasiswa melakukan proses registrasi matakuliah dengan memilih menu
”Registrasi”, sub menu “Registrasi Non Mtk Sipas”, dan dilanjutkan dengan klik
button “Cari”. Sistem akan menampilkan Detail Data Pribadi Mahasiswa.

b. Mahasiswa melakukan proses pengisian data registrasi.

Keterangan Langkah-langkah:
 Pilih “Kode Tempat Ujian”, mahasiswa dapat mengecek daftar kode tempat
ujian dengan klik button “Daftar Tempat Ujian”. Jangan lupa untuk
mengklik/memilih detail tempat ujian yang muncul setelah menginput “Kode
Tempat Ujian”. Pastikan field kode tempat ujian sudah terisi sempurna.
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

Data kode tempat ujian terisi sempurna

sempurna.

 Pilih “Kode Mtk” yang akan dilakukan registrasi. Daftar matakuliah dapat
diakses dengan mengklik button “Lihat Matakuliah tawar”. Jangan lupa untuk
mengklik/memilih detail kode matakuliah yang muncul setelah menginput “Kode
Mtk”. Pastikan field kode matakuliah sudah terisi sempurna. Mahasiswa hanya
diberikan kesempatan maksimal 9 kali untuk melakukan proses registrasi.
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

Button “Mata Kuliah Tawar”

Button “Hapus Matakuliah Terpilih”

Data mata kuliah sudah terisi sempurna.

 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

c. Jika sudah selesai input matakuliah klik button “Simpan”

d. Ketika mahasiswa selesai klik button “Save” , maka secara otomatis sistem akan
menampilkan halaman “Daftar Tagihan” , dimana terdapat beberapa aktivitas yang
dapat dilakukan pada interface tersebut, yaitu:
 Button “Cetak” untuk melakukan cetak billing.
 atau klik button “Drop” untuk dapat membatalkan billing.
 Button “Bayar” apabila mahasiswa ingin melakukan proses pembayaran
menggnakan kartu kredit.
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

2. Registrasi Matakuliah Sipas

a. Mahasiswa melakukan proses registrasi matakuliah dengan memilih menu
”Registrasi”, sub menu “Registrasi Mtk. Sipas”, dan dilanjutkan dengan klik button
“Cari”. Sistem akan menampilkan Detail Data Pribadi Mahasiswa.
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

b. Mahasiswa melakukan pemilihan “Tempat Ujian” dan simpan data registrasi dengan
mengklik button “Simpan”. Hal yang perlu diperhatikan bahwa mahasiswa hanya
diberikan kesempatan maksimal 9 kali untuk melakukan proses registrasi.

c. Sistem akan menampilkan “Halaman Tagihan”. Pada halaman ini mahasiswa dapat
melakukan beberapa aktivitas seperti:
 Klik Button “Lihat Mata Kuliah”, berfungsi untuk melihat matakuliah yang telah
diambil berdasarkan nomor billing yang dilakukan pengecekan.
 Klik Button “Bayar”, berfungsi apabila mahasiswa ingin melakukan proses
pembayaran registrasi dengan menggunakan kartu kredit.
 Klik Button “Cetak”, berfungsi apabila mahasiswa ingin melakukan proses
cetak billing registrasi.
 Klik Button “Drop”, berfungsi apabila mahasiswa ingin melakukan proses
drop/membatalkan billing registrasi.
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

3. Registrasi Matakuliah Sipas Ujian Ulang (UJUL)

a. Mahasiswa mengakses menu:

“Registrasi”  “Registrasi Mata Kuliah”  “Registrasi Mtk Sipas”.

 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

Keterangan:

 Klik button “Cari” untuk memunculkan data detail mahasiswa.

 Pilih “Tempat Ujian”

 Klik button “Simpan Billing Paket” untuk menyimpan billing paket sipas
semester terkait. Selama mahasiswa belum melakukan proses simpan billing
paket maka button “Tambah Matakuliah Ujul” tidak akan aktif.

b. Setelah billing paket tercreate, kembali ke halaman ”Registrasi Matakuliah Sipas”

dan lakukan proses registrasi ujul dengan mengklik button “Tambah Matakuliah Ujul”.

c. Tidak bisa melakukan registrasi dengan matakuliah > 24 SKS (jumlah SKS registrasi
paket + jumlah SKS matakuliah ujul). Jika sudah selesai memilih matakuliah ujul,
mahasiswa dapat klik button “Simpan” untuk melakukan simpan data dan create billing
ujul.
Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

4. Registasi Matakuliah Sipas Online

a. Mahasiswa mengakses menu “Registrasi Matakuliah” submenu “Registrasi Sipas

Online”, dilanjutkan dengan klik button “Cari” untuk menampilkan detal data pribadi
mahasiswa dan melakukan proses pengisian data registrasi.

b. Melakukan proses pemilihan “Tempat Ujian”, “Tanggal Ujian” dan “Sesi”. Dilanjutkan
dengan klik button “Simpan” untuk melakukan proses simpan data registrasi.
 Pedoman Penggunaan Aplikasi SRS 4G
(Proses Registrasi)

d. Setelah proses simpan selesai, sistem akan menampilkan “Form Pencarian

Billing Mahasiswa Sipas Online”. Pada halaman ini mahasiswa dapat melakukan
beberapa aktivitas seperti:
 Klik Button “Bayar”, berfungsi apabila mahasiswa ingin melakukan proses
pembayaran registrasi dengan menggunakan kartu kredit.
 Klik Button “Cetak”, berfungsi apabila mahasiswa ingin melakukan proses
cetak billing registrasi.
 Klik Button “Drop”, berfungsi apabila mahasiswa ingin melakukan proses
drop/membatalkan billing registrasi.

(Contoh Halaman Form Pencarian Billing Mahasiswa Sipas Onlie)