Check List Digital Cleaning Service

di ISM Bogasari - Cilincing

Copyright © 2021
PT Primajasa Tunas Mandiri
www.prima.my.id
 Agenda Pembahasan

1. Latar Belakang
2. Proses Kerja Sebelumnya (check list manual)
3. Kelebihan dan Kekurangan Proses Check List Manual
4. Perbaikan Proses Kerja melalui Digitalisasi Check List dan Proses Online
5. Bisnis Proses
6. Proses/ Alur Kerja
7. Kelebihan dan Kekurangan
8. Back up sistem dan Keamanan Data & Informasi ( terkait ISO 27001)

Copyright © 2021
PT Primajasa Tunas Mandiri
www.prima.my.id
 Checklist Digital
Background
1 Follow up atas hasil meeting koordinasi HRD/GA Bogasari dengan Primajasa (PTM) pada tgl 10
September 2021

2 Disampaikan oleh Bogasari bahwa Checklist pekerjaan cleaning dan pest control sangat banyak
dan seringkali menumpuk untuk proses pemeriksaan dan approval ( kurang lebih 97 check list)

3 Saat itu disampaikan oleh tim Bogasari agar Prima memikirkan satu sistem yang dapat membantu
mengatasi hal tsb. Selanjutnya disampaikan oleh Pak Jesaya bahwa Prima sedang dalam proses
pembuatan sistem terkait check list tsb ( Checklist Digital ), namun belum bisa disampaikan ke
Bogasari karena belum selesai (masih dalam tahap persiapan).

4 Dari pihak Bogasari meminta agar bisa segera ditindak lanjuti dan berharap bisa dimulai di awal
Th 2022.

5 Pada bulan Januari tahun 2022 pembuatan sistem Checklist Digital telah rampung dan dilakukan
ujicoba hingga akhir Maret 2022. Mulai April 2022 Checklist Digital untuk cleaning service dari PT
Primajasa Tunas Mandiri sudah dijalankan di ISM Bogasari – Cilincing.

www.prima.my.id
 2. Proses Kerja Sebelumnya (check list manual)

Form Check List Proses input Pemeriksaan Proses approval Output

(Pembuatan laporan kerja) Oleh user Oleh user

www.prima.my.id
 3. Kelebihan dan Kekurangan Proses Check List Manual

Kelebihan
• Tidak tergantung pada koneksi internet
• Data check list hanya tersimpan di lokasi Bogasari
• Data check list terjamin aman (tidak bocor kepihak eksternal).
• Proses input checklist mudah dilakukan.

Kekurangan

• Jumlah check list yang sangat banyak (97 check list) menjadikan penumpukan kertas kerja.
• Proses input checklist dilakukan setelah semua pekerjaan selesai (tidak real time)
• Proses pengecekan dan approval yang menyita waktu para user.
• Pengecekan / pemeriksaan oleh user hanya bisa dilakukan di lokasi kerja ( bisa tertunda jika user tdk berada di lokasi)
• Pada proses audit, akan memerlukan waktu yang relative lama apabila ingin mencari data check list untuk tanggal
tertentu
• Diperlukan space/ tempat yang cukup luas untuk menyimpan dokumen check list manual tsb ( masa retensi 3 tahun
sebelum dihancurkan)
• Dokumen Checklist manual rentan terhadap kerusakkan akibat rayap ( lapuk).

www.prima.my.id
 4. Perbaikan Proses Kerja melalui Checklist Digital

Mengubah form check list manual

menjadi digital, dengan melakukan
input data, pemeriksaan/ checker,
serta approval secara online (real
time) melalui sistem “PRIMA CHECK
LIST DIGITAL”
Output

www.prima.my.id
 5. Proses Bisnis Checklist Digital
Input Process

Pemeriksaan/ Verifikasi
Oleh Koordinator

Data Server
Output

Proses approval
Oleh user
 6. Alur Proses Checklist Digital
Proses Input ( Leader /SPV Prima) Proses Verifikasi (Koordinator Prima) Proses Approval (User
Bogasari)

Mulai Mulai Mulai

Menampilkan data
Melakukan verifikasi yang sudah di
Input data Form
atas data yang verifikasi utk disetujui
sesuai aktivitas
diterima
pengerjaan

Tidak Data
Ya
Ya Data Sesuai ?
Submit ? sesuai ?

Ya
Tidak
Ya
Approve / Menyetujui

Tidak

Selesai
 6. Alur Proses Checklist Digital (Narasi)

Leader /SPV Spv Koord/ Service Mgr User/ Customer

(INPUT Data) (Verifikasi) (Approval)

1. Leader / SPV Login dan 1. Spv Koord/ Service mgr 1. User/ customer dapat
Leader/SPV menginput data memilih menu (Form) dapat melihat terlebih melihat/me-review
form yang akan di input dahulu data yang telah di terlebih dahulu data yang
datanya. submit oleh leader/SPV. telah di verifikasi oleh
2. Leader/ SPV menginput 2. Jika data yang di submit Spv Koord/ Service Mgr
data sesuai dengan hasil belum sesuai, SM dapat 2. Jika data yang di submit
pekerjaan yang dilakukan. menolak/ me-reject data belum sesuai, user dapat
Spv Koord/ Service Mgr
melakukan verifikasi data 3. Jika data yang di isi belum tersebut untuk menolak/me-reject data
selesai leader dapat diperbaiki/ dikoreksi oleh tersebut untuk dikoreksi
menyimpan data yang Leader/SPV. oleh Leader/SPV.
sebagian telah di isi. 3. Jika data yang disubmit 3. Jika data yang disubmit
4. Jika data yang di isi telah sudah sesuai, Spv Koord/ sudah sesuai, user dapat
terpenuhi leader/SPV Service Mgr dapat memberikan
dapat mensubmit data memverifikasi data persetujuan/
User/ Customer Melakukan
persetujuan/Approval Data tersebut untuk di tersebut yang akan memberikan approval
verifikasi oleh Spv Koord/ diteruskan kepada untuk data tersebut.
Service Mgr USER/Client 4. Sampai disini tahapan
alur telah selesai.
 Leader/ Spv Spv Koord/ Service Mgr User/ Customer
MULAI

User/ Customer
Leader/ Supervisor Supervisor Koord/ Service Mgr
Melakukan Login
Melakukan Login Melakukan Login
Aplikasi Check List Digital
Aplikasi Check List Digital Aplikasi Check List Digital

Tidak
Tidak Tidak Cocok ?
Cocok ? Cocok ?

Ya Ya
Ya
Tampilkan Data Tampilkan Data Tampilkan data form
Form yang akan Form yang sudah di yg sudah di verifikasi /
diisi / diperbaiki isi / diperbaiki diperbaiki

User/ Customer
Leader/ Supervisor Spv Koord/ Service Mgr
Melakukan Approval
Menginput Data Check List Melakukan verifikasi
Aplikasi Check List Digital;
Aplikasi Check List Digital; Aplikasi Check List Digital;

Tidak/reject Ya
Tidak Tidak/reject Ya
OK ? Data Server
OK ? Data Server OK ? Data Server

Ya
Ya Ya

Selesai
Leader/ Supervisor Spv Koord/Service Mgr
Melakukan Submit Data Melakukan Submit Data

Aplikasi Check List Digital; Aplikasi Check List Digital;

Tidak
Ya Ya
Tidak
OK ? OK ?
 7. Kelebihan dan Kekurangan Checklist Digital

Kelebihan Kekurangan
1. Dengan sistem ini kita dapat mengefisiensi 1. Hanya bisa digunakan jika ada koneksi internet
waktu dalam proses input hingga approval. (Koneksi terputus dan blindspot)
2. Meminimalisir penggunaan kertas 2. Harus dilakukan oleh Leader/ Spv yang telah
3. Untuk pencarian data dokumen di waktu dilatih/ tidak gagap teknologi
tertentu bisa dilakukan dengan cepat.
4. Real time checking oleh user Bogasari
5. Data yang tersimpan lebih aman karena bisa
dilakukan double back up baik di server Online
maupun server lokal.
6. Tidak perlu area yang luas untuk menyimpan
data karena disimpan secara digital.
7. Retensi penyimpanan data hampir tak terbatas.

www.prima.my.id
 8. Empat (4) Aspek Penting Pada Checklist Digital

2. Data Security

1. Online Server

4. Tak Terbatas 3. Multi Devices

ruang dan waktu

www.prima.my.id
 9. Langkah dan Antisipasi untuk keamanan Data Check List Digital
No Deskripsi

1 Menggunakan dedicated server

2 Menggunakan SSL

3. Perlindungan DDos

4. Melakukan back up data secara rutin dan terjadwal baik Harian, Mingguan dan Bulanan

5. Melakukan update CMS secara terjadwal / meninjau kinerja sistem

6. Mengawasi konfigurasi server secara terjadwal

7 Batasi Percobaan Login untuk menghindari Brute force attack

www.prima.my.id
 System Information Cheklist Digital

Framework Laravel 7 • scalable

• Namespace dan tampilan
yang user friendly
• dikombinasikan dengan
beberapa komponen dari
framework lain
system
PHP PHP 7,5

Database Mysql

www.prima.my.id
 System Information Chek List Digital

Server type :
Dedicated Server
Lokasi di Indonesia

Web broser
• Chrome (Recommended)
• Microsoft Edge
• Firefox
• Safari

www.prima.my.id
Hal – Hal yang mungkin terjadi / Perkiraan resiko
Jika internet koneksi tidak ada (Blindspot), antisipasi apa
yang akan dilakukan ?
Jika server sedang ada gangguan, antisipasi apa yang akan
dilakukan ?
Kehilangan data yang mungkin terjadi, antisipasi apa yang
akan dilakukan ?
www.prima.my.id
Langkah antisipasi / Kontrol resiko
Penginputan data dapat dilakukan setelah mendapatkan
signal atau diluar area blindpsot
Saat server down, Langkah yang pertama dilakukan dengan
menginput secara manual, seraya menunggu server Kembali
normal (SLA 1 s/d 2 Jam)
Optimalisasi daily backup, untuk menghindari data dari hal –
hal yang tidak di inginkan.
www.prima.my.id