DRAFTING SOP

HR STAFF PREPARATION CLASS

Minggu, 18-19 Feb 2023
Anna Yuliani, M.Si, MM
An Opening Question
Kapan Seorang Karyawan dapat dikatakan telah melakukan pekerjaannya dengan
BENAR?
Apakah MENYELESAIKAN pekerjaan sama dengan melakukan pekerjaan dengan BENAR?
Proses Dalam Sistem Managemen

Input Process Output

• Manpower, Raw • What, Who, • Product:
material, Where, When Services/ Goods
Money, etc • How / Information

“Mekanisme yg jelas untuk menjadi Pedoman Kerja bagi karyawan

adalah Penting agar mendorong Pencapaian output yg diinginkan. Inappropriate
Sebagaimana karyawan penting mengikuti Pedoman tersebut agar
memenuhi kriteria kinerja yg disyaratkan” [DS Susanto] (Unexpected)
 What is SOP?
• SOP (Standard Operating
Procedure) adalah serangkaian
mekanisme kerja tertulis yg
dibakukan terkait tahap-tahap
pelaksanaan berbagai kegiatan
di sebuah perusahaan
• SOP dibuat secara tertulis oleh
personel yg kompeten dan
disahkan oleh Pimpinan/
Direksi
• SOP merupakan salah satu
perangkat kerja sistem
managemen perusahaan yg
dibuat secara sistematis dan
terperinci
• SOP dibuat agar
mempermudah perusahaan
dalam mengatur dan
menjalankan proses kerja
• SOP jg menjadi alat kontrol
perilaku karyawan
Why should Junior HR Learn SOP?

HR Staff harus paham SOP sebagai pedoman resmi dalam melakukan kegiatan
kerja rutin di perusahaan

Fungsi HR sebagai administrator & kontroller kinerja karyawan, mengacu

pada berbagai perangkat kerja Sistem Managemen, yg diantaranya adalah
SOP

Sebagai portofolio tambahan bagi calon HR Professional agar dapat berkiprah

dan berkarir sejak dini di lingkungan kerja baru nantinya
Transitioning
Sering terjadi kesalahpahaman terkait prosedur dan kebijakan dalam sebuah perusahaan. Keduanya
merupakan hal yang berbeda, dan memiliki tingkatan yang berbeda. Seperti apa perbedaannya?
Kebijakan atau Prosedur?

Setiap karyawan diwajibkan mengenakan Seragam Kerja resmi ketika masuk kerja

Manager Divisi mengajukan rekrutment karyawan kepada Divisi HR paling lambat 14 hari kerja
sebelum karyawan baru dibutuhkan, dengan mengisi formulir Request For Recruitment

Pengiriman barang pesanan dilakukan dalam 48 jam setelah pelunasan diterima

Karyawan mengajukan form Izin Cuti kepada Divisi HR paling lambat 2 minggu sebelum Hari
Cuti, dengan sepengetahuan dan persetujuan Manager Divisi
Policies vs Procedures

Mendefinisikan tujuan &/ apa yg

POLICIES akan dilakukan

• Fungsi Apa /Siapa yg melaksanakan (terlibat)

• Kapan dilaksanakan
PROCEDURE
• Dimana pelaksanannya
• Bagaimana melaksanakannya
 Piramida Dokumen Tata
Kerja
Based on ISO 9001: 2015
QUALITY ASSURANCE Policy & Mendefinisikan tujuan &/ apa yg dilakukan
MANUAL Guideline

INTERACTION BETWEEN Fungsi apa (Saiapa) saja yg terlibat, Kapan & Dimana
UNITS/ DEPARTMENTS
Procedure harus dilakukan, Bagaimana prosesnya

HOW SHOULD EACH TASK BE Petunjuk tehnis cara melakukan;

Work Instruction Penggunaan alat, worksheet, checklist, dll
CARRIED OUT

Bukti pelaksanaan Sistem Tata Kerja;

Rekaman Formulir, Lembar Kerja & TTD, Foto, dst
SOP AND WORK INSTRUCTIONS
Illustration

Policy
Pengiriman Barang harus selesai
dalam 48 jam

Procedure:
Deal (sales) > Transaksi
(kasir/finance) – Surat Jalan
(admin sales) – Packing
(warehouse) – Delivery (driver)
– After Sales Service (sales)
Why Companies Need SOP?
 OPPORTUNITIE
S

RISKS

SOP dibuat untuk mengoptimalkan Peluang dan Menekan Resiko Kegiatan Bisnis
yang mungkin muncul.
Steps in Drafting SOP

Catat Efisiensi & Proses Apa Saja,

Efektifitas Waktu, Wewenang & Bagaimana Cara
Pahami Profile Pahami Referensi Melakukannya
Perusahaan & Visi Kebijakan, Pedoman Biaya, Sumberdaya. Otoritas Siapa,
Tenaga, dsb terkait Kapan & Dimana (Form, Dokumen,
Misinya Umum Yg Ditetapkan dll)
proses yg terkait [Kumpulkan Data]

Buat Ukuran
Identifikasi Input & Keberhasilan
Rincikan Daftar Definisikan Istilah2
Output proses Pelaksanaan (eg: Susun Flow Chart
tersebut Urutan Langkah Jumlah, spesifikasi, Yg Digunakan
etc)
Tehnik Mengumpulkan Data

Brainstorming FGD Wawancara

Review
Survei Studi Banding Dokumen
Jenis-Jenis SOP

Administratif Tehnis
Makro/ Generik Mikro/ Parsial/Specifik

Tidak menggambarkan Menggambarkan Rincian

Rincian Detail. Hanya Mekanisme Detail pada
Gambaran Umum setiap Tahap Proses Kegiatan
Format SOP

NARASI VISUAL
SIMPLE
HIERARCHIC GRAFIS FLOWCHARTS
STEPS

LINEAR BERCABANG SWIMLANE

SOP: NARASI SEDERHANA
Prosedur Pembuatan E-KTP
1. Datang ke RT/RW untuk mendapatkan Surat Pengantar pembuatan E-KTP
2. Bawa Surat pengantar tersebut ke Kantor Lurah, serahkan ke petugas dan isi Formulir Permohonan
Pembuatan E-KTP dan tanda tangani, kemudian serahkan ke Petugas
3. Lurah akan menandatangani Surat Permohonan tersebut dan menyerahkan kembali kepada
Pemohon
4. Bawa Surat Permohonan tersebut beserta Foto Copy Kartu Keluarga ke Kantor Camat dan serahkan
ke
petugas
5. Petugas Kecamatan akan memverifikasi dan memvalidasi data kependudukan Pemohon. Selajutnya Surat
Permohonan disampaikan ke Camat untuk ditandatangani.
6. Petugas Kecamatan akan meneruskan Surat Permohonan ke Dinas Pencatatan Sipil secara kolektif setiap
hari Rabu dan Jumat pukul 14.00 WIB.
7. Setelah semua proses selesai, E-KTP baru akan dicetak oleh DUKCAPIL setempat dan diserahkan kepada
petugas Kecamatan ketika proses pengambilan E-KTP.
8. E-KTP yang telah selesai dicetak, akan diberitahukan oleh Petugas kepada warga agar dapat diambil di
kantor Kecamatan.
9. Selesai
SOP: NARASI HIRARCHIS
Prosedur Pengajuan Cuti Karyawan
1. Mengisi Formulir 3. Pelaksanaan Cuti
a. Form tersedia di Bagian HRD a. Karyawan yg cuti melaporkan tugas
b. Isi Form dan serahkan ke HRD untuk tugas terakhir yg dia kerjakan
diverikasi sisa hak cuti sebelum mulai cuti
c. Form ditandatangani HR dan b. Karyawan cuti wajib melaporkan ke
dikembalikan ke karyawan atasan jika sudah selesai mengambil
cuti

2. Persetujuan Atasan Langsung

a. Karyawan mengajukan cuti ke
Atasan Langsung
b. Atasan Langsung menolak atau
menerima pengajuan cuti karyawan
c. Pejabat yang berwenang memberi
cuti bertanda tangan langsung pada
form permintaan cuti
Arti Simbol pada Format SOP Flowchart

Pre-Defined Process
Terminal Points Penghubung Keluar/ Masuk
Rincian operasi berada
Awal &/ Akhir proses ke bag Lain flow chart
di Tempat lain
Dalam Hal yg berbeda
Input &/ Output Manual Operation Magnetic Drum
Tanpa Melihat Jenis Operasi manual Input output yg menggunakan
perlatannya Tanpa teknologi Drum Magnetic

Penghubung Keluar/ Masuk Dokumen Cetak Magnetic Disk

ke bag Lain flow chart Input Output berupa Input output yg menggunakan
Dalam Hal yg sama Dokumen yg Disket Magnetic
dicetak
Keying Operation Input Output
Proses
Memasukkan data manua Yg menggunakan kartu
Kegiatan Operasi
Dengan keyboard berlubang

Magnetic Tape
Preparatio
Keputusan Input output yg menggunakan
n
Dari program/ proses Pita Magnetic
Persiapan
Display Online Storage
Penyimpanan online
FORMAT SOP GRAFIS

OSS System
Online
Single
Submission
General
Procedure
[Example
Only]
FORMAT LINEAR VS FLOWCHART BERCABANG
FLOWCHART SWIMLANE
Contoh Format Swimlane Flowchart
CONTOH DRAFTING SOP FORMAT
SWIMLANE
NO KEGIATAN USER RECRUITER ADMIN HR MANAGER STAFF MANAGER SEKRETARIS DIREKTUR WAKTU
(DIVISI) HR FINANCE KEUANGAN (DURASI)

1 Pengajuan Rekrutmen Mulai Tidak 14 hari kerja

Karyawan Baru sebelum butuh
Request for Verifikasi karyawan
Recruitment IYA

2 Penyusunan Rencana 1 Hari Kerja

Rekrutmen Recruitment
Plan

3 Pengajuan Rekrutmen Tanda

Tanda
1-2 Hari Kerja
Pengajuan Tangan
& Kebutuhan Biaya Biaya Berkas
Verifikasi Tangan
Berkas

Tidak
4 Persetujuan Direksi 2 Hari Kerja
Pengajuan
Biaya
IYA

5 Pembayaran Biaya Kondisional Sesuai

Jadwal Realisasi
Realisasi
Rekrutmen Biaya

6 Pemasangan Iklan Pasang Iklan

Kondisional Sesuai
Jadwal Tayang
Loker Loker via Vendor Iklan Loker
Drafting Format SOP Berbasis ISO 9001

• Draft SOP Nomor, Judul, Tgl

memburuhkan Berlaku, Jml &
Tgl Revisi,
Tujuan SOP Ruang Lingkup Penanggungjawab

Heading: Halaman

Satuan Kerja Ketentuan Referensi Indikator

Lembar
Lampiran
Pengesaha
n
Komponen Dokumen SOP

• Nomor : di Header/Footer eg. 0011/SOP/ILS/HRD/IX/2020

• Judul : jelas – sederhana – mudah dipahami
• Revisi : No Revisi di bag Header / Footer halaman
• Tanggal Penerbitan : di bag Header / Footer hal
• Halaman : jumlah halaman
Lihat Contoh
• Isi SOP
• Tujuan : Hasil Akhir dari sebuah Prosedur Kegiatan
• Ruang Lingkup : Cakupan prosedur kegiatan meliputi tahapan apa saja
• Penanggungjawab : Siapa yang secara penuh bertanggungjawab atas proses SOP
• Satuan Kerja : Unit Unit Kerja yang ikut terlibat
• Ketentuan : Kebijakan / Aturan yg harus ditaati
• Referensi : Rujukan Informasi, Acuan Perundangan, dsb
• Istilah, Definisi, Singkatan (Jika Diperlukan)
• Prosedur : Tahap demi Tahap [Uraian &/ Flow Chart]
• Indikator : Ukuran Keberhasilan Pelaksanaan
• Lampiran : Formulir2, Tabel, Grafik, Lembar Kerja, dsb
• Pengesahan : Penyusun, Pemeriksan, dan Pimpinan Yg Menyetujui
Pengesahan SOP

Siapa Yang Siapa Yang Siapa Yang

Membuat Menyetujui
Tanggal, Nama Memeriksa Tanggal, Nama
Terang, Jabatan, Tanggal, Nama Terang, Jabatan,
& Tanda Tangan Terang, Jabatan, & Tanda Tangan
& Tanda Tangan
Bisa Manager Biasanya oleh Oleh Direktur
Management
Divisi/ Spv secara langsung
Representativ
e
SOP BERIKUT INI APAKAH
PERLU?
Merawat Kebersihan Perawatan Kendaraan
Toilet Operasional
Perusahaan
Kecil/Menengah (NO) Perusahaan Kecil (NO)

Perusahaan Besar / Perusahaan Menengah/

Hotel (YES) Besar (YES)
CONTOH SOP KEGIATAN RUTIN
KANTOR
1) Kerja Lembur

2) Tugas Dinas

3) Regular Meeting

4) Briefing Harian
Tahap-Tahap Penerapan SOP

Monitor
SOP Draft Simulasikan Evaluasi &
Kendala &
Selesai (Parsial)
Posesnya
Feedback

Perbaikan & Penetapan & Control & Evaluasi &

Finalisasi Sosialiasi Laporan
Monitoring
Factors Behind SOP

Menurut ISO 9001: Guidelines for Quality Management System

documentation, 3 hal yang mempengaruhi SOP sebuah perusahan
yakni:
SOP Ain’t Always
Good
SOP baru diterapkan di perusahaan anda
perihal mekanisme pembayaran kegiatan
marketing & promosi memakai Bilyet Giro
(BG) dengan jadwa waktu pencairan 30
hari setelah BG dibuat.
Reaksi bermunculan baik dari tim
Marketing & Promotion serta dari sejumlah

Good Bad
mitra vendor kegiatan promosi, khususnya
penyedia jasa sewa tempat stand
Pameran. Mereka enggan untuk
menyetujui ketentuan bayar pakai BG
untuk sewa stand di tempat mereka.
Sejumlah rencana kerja terancam akan
batal karena prosedur baru ini dan di atas
kertas, pencapaian target penjualan dan
promosi relatif mengkhawatirkan.
Fenemona apakah ini?
 Bad vs Good

Good SOP Bad SOP

Reduce Ensure
Save time & Cause errors Increase Waste time
training consistent
mistakes & training cost & money
costs result
frustation
Empower Detract Unfair
Support Enable work Inflexible
the from quality workload
quality goals delegation
workforce goals distribution
Functions

Get read & Don’t get

used read & used
Task: Membuat Flowchart Rekrutmen
Karyawan Baru

Lihat Contoh Draft SOP Recruitment

Karyawan Baru

Mengacu pada Beberapa Narasi Tahapan2

Rekrutment tersebut

Buatlah SOP Recruitment Karyawan Baru

dalam bentuk Format Flowchart

Kumpulkan maksimal minggu depan

 Terima Kasih

Keep Learning & Stay Positive