HRD/01/X/2017/00

INSTRUKSI KERJA DEPARTEMEN HRD PT. MAYATAMA MANUNGGAL SENTOSA 2017

Quality Objective: 1. Menekan tingkat absensi karyawan di bawah 2%

2. Memenuhi permintaan karyawan max 2 (dua) minggu untuk karyawan

operasional dan 2 (dua) bulan untuk karyawan staf

3. Mengadakan Training untuk pengembangan potensi dan kompetensi karyawan

minimal 2 kali dalam setiap semester

1. HRD HEAD
1.1.Daily
1.1.1. Periksa absensi harian. Setiap pagi, ambil form surat ijin yang belum diperiksa oleh
HRD di pos sekuriti untuk di input pada file “absensi karyawan tetap & staf”,
“absensi karyawan kontrak”, dan “absensi karyawan borongan”. Hal ini penting,
mengingat banyaknya karyawan yang membutuhkan ijin terlambat/ ijin keluar/ ijin
pulang cepat yang dilakukan di luar jam operasional staf (08.00-16.00) sehingga ijin
tersebut hanya diverifikasi oleh atasan karyawan ybs dan belum melewati verifikasi
HRD Head dan seringkali tidak terekam pada ceklog. Verifikasi ini akan berpengaruh
pada gaji karyawan ybs.

Langkah-langkah:
 Setiap datang Pagi ambil form surat ijin yang belum
diperiksa oleh HRD di pos sekuriti
 Tanda tangani surat ijin yang belum ada tanda tangan HRD
Head, sobek, dan kumpulkan sesuai dengan status
karyawan (tetap, kontrak atau borongan)
 Buka Folder Daily yang ada pada desktop, buka file “Absensi
Karyawan Tetap & Staf”, “Absensi karyawan kontrak”, buka
folder absensi borongan pada desktop, buka file “Rekap
absensi borongan”.
 Input data dari surat ijin yang telah ditandatangani sesuai
status karyawan (Tetap, kontrak, atau borongan).

1.1.2. Download Ceklog. Data ceklog ini digunakan sebagai acuan pembayaran gaji
bulanan karyawan, disamping untuk rekap kedisiplinan.

Langkah-langkah:
 Buka program FingerSpot
 Isi Username dengan “admin”, password dikosongi, klik OK
 Klik “mesin” -> centang mesin -> download Scanlog
->download data terakhir -> download, tunggu hingga
selesai
 HRD/01/X/2017/00

1.1.3. Entry data payroll. Entry data payroll berfungsi untuk perhitungan gaji karyawan
sekaligus cek absensi karyawan. Beberapa karyawan yang terlambat dan belum
membuat surat ijin dapat dideteksi dalam proses ini.

Langkah-langkah:

 Buka program AR gaji, isi username dan password

 Transaksi -> Absensi harian -> Tambah -> isi periode terbaru
-> isi kode departemen -> cek jam masuk dan keluar -> isi
jam kerja(1) dan cek SPL (surat perintah lembur) -> simpan.

Note: berikut kode masing-masing departemen yang ada

“1-1” Produksi cutting

“1-2” Produksi Pre Prosses

“1-3” Produksi Prosses

“3-1” Quality Control

“3-2” RnD

“6-3” Gudang

“7-2” Sekuriti

“7-3” Umum

“8-1” Ekspedisi

“8-2” Packing

“9-1” Mekanik

“10-1” Staf(2)

“10-2” Operasional khusus(2)

(1) Pengisian jam kerja melihat shift masing-masing karyawan.

*Karyawan non shift masuk jam 08.00-16.00 atau 07.00-15.00
*Karyawan shift pagi masuk 06.00-14.00
*karyawan shift siang masuk 14.00-22.00
*Karyawan shift malam masuk 22.00-06.00
(untuk hari sabtu jam kerja 5 jam)
Bila karyawan masuk dan keluar sesuai jam di atas, maka dia bekerja
7 jam. Namum, bila ada keterlambatan atau pulang cepat, maka
jumlah menit terlambat atau pulang cepat akan dikurangkan dari 7
jam tersebut.
 HRD/01/X/2017/00

Penting! Untuk departemen produksi divisi DE, SE, Flat, Waterjet,

Ekspediter dan departemen QC, pada hari Senin, Selasa, Rabu (atau
sesuai jadwal) berjalan 4 shift, sehingga jam kerja hnya 6 jam. Dalam
kondisi ini, lihat jadwal produksi dan karyawan yang memang
memiliki jam kerja 4 shift dianggap bekerja 7 jam. Jika ada ijin
terlambat atau pulang cepat dikurangkan pada 7 jam tersebut.

(2) kode “10-1” dan “10-2” hanya digunakan untuk cek absensi dan
lembur. Tidak untuk input data gaji

1.2.Weekly
1.2.1. Laporan Absensi Mingguan. Dalam satu minggu, pada hari senin HRD melaporkan
rekap absensi karyawan (tetap, kontrak, borongan) dan outstanding pemenuhan
karyawan kepada Factory Manager dan juga Manager atau dept head departemen
terkait

Langkah-langkah:
 Buka file “Absensi karyawan tetap”, “absensi karyawan
kontrak”.
 Buka folder “2017” pada desktop -> Laporan Bulan … 2017
 Input data dari File “Absensi karyawan tetap”, “absensi
karyawan kontrak” ke “Laporan Bulan … 2017”.
 Email ke manajer dan dept head masing-masing
departemen
 Khusus borongan, buka file “rekap absensi borongan” dan
buka file sharing absensi dari computer HRD 2 entry data
dari file absensi computer HRD 2 ke file “rekap absensi
borongan”-> kirim ke email FM, Manajer Produksi dan Shift
head.

Note : Karyawan yang tidak masuk 3x tanpa keterangan

konfirmasikan kepada shift head unt di cut off.

1.2.2. Uang Makan Lembur. Uang makan lembur dibayarkan 2 minggu sekali pada hari
jumat sesuai dengan kalender.

Langkah-langkah:

 Buka program AR Gaji -> Laporan -> cetak UM lembur

 Lampirkan SPL warna merah muda untuk masing-masing
departemen.
 HRD/01/X/2017/00

1.2.3. Gaji Umum. Gaji umum dibayarkan setiap hari jum’at. Setiap hari jum’at pagi ambil
absensi manual karyawan umum di pos sekuriti.

Langkah-langkah:
 Buka AR Gaji -> Transaksi -> penggajian harian -> Sesuaikan
data pada absensi manual dengan data pada program, jika
sudah sesuai simpan.
 Buka toolbar laporan -> cetak slip gaji

1.3.Monthly
1.3.1. Entry Potongan Gaji. Entry potongan BPJS KT, BPJS KS (khusus karyawan tetap) dan
potongan koperasi. Untuk data nominal potongan BPJS KT dan BPJS KS lihat di file
“rekap gaji bulanan” sedangkan nominal potongan Koperasi tanyakan Kabag
Akunting.

Langkah-langkah:
 Buka program AR Gaji -> Transaksi -> Potongan gaji
 Entry potongan masing-masing karyawan

Note: sebelum melakukan potongan gaji, ubah data potongan

gaji di “Master” dan sesuaikan dengan bulan berjalan.

Berikut kode potongan: “01” Pot BPJS KT

“03” Pot Koperasi

“05” Pot BPJS KS

1.3.2. Gaji bulanan karyawan. Pembayaran gaji bulanan karyawan tetap dan kontrak.
Periode dimulai tanggal 26 bulan lalu sampai tanggal 25 bulan berjalan.

Langkah-langkah:
 Buka file Rekap gaji bulan sebelumnya, Save As di folder
bulan berjalan.
 Hapus potongan koperasi bulan sebelumnya, dan sesuaikan
dengan potongan koperasi terbaru.
 Hapus potongan dan tambahan lain-lain. Sesuaikan dengan
potongan dan tambahan terbaru
 Buka AR gaji -> Transaksi -> Penggajian -> Tambah
 Masukkan periode berjalan dan kode masing-masing
departemen
 Sesuaikan jumlah gaji pada excel dan AR gaji
 Jika sudah sesuai -> simpan
 Buka toolbar Laporan -> Cetak Slip Gaji
 Buat tanda terima, buka folder gaji pada desktop
 HRD/01/X/2017/00

 Pilih TT payroll 2017. Sesuaikan dengan data yang ada pada

file “rekap gaji bulan... 2017” -> Print -> lengkapi TTD ->
serahkan pada bagian kasir. Jika sudah dikoreksi, emailkan
ke BRI

Note: Dalam hal ini, Excel berfungsi untuk crosscheck data dari
AR gaji dikarenakan kemungkinan terjadinya error pada AR Gaji.

1.3.3. Pembayaran BPJS KS. BPJS kesehatan dibayarkan tiap bulan sebelum tanggal 10
pada bulan berjalan. BPJS ini khusus karyawan tetap.

Langkah-langkah:
 Buka folder daily -> BA Rekonsiliasi 2017 -> Sesuaikan
dengan bulan berjalan -> Print -> mintakan paraf direktur ->
serahkan bagian kasir.

1.3.4. Pembayaran BPJS KT. Pembayaran BPJS KT dilakukan 2 hari sebelum akhir bulan
berjalan.

Langkah-langkah:
 Buka Folder daily pada desktop -> pilih file excel “jamsostek
mayatama 2017”.
 Buka www.bpjs-ketenagakerjaan.go.id isi username dan
password
 Sesuaikan data yang ada pada file excel dengan data yang
ada pada website BPJS tenaga kerja.
 Finalisasi -> print laporan pembayaran dari website dan
mintakan acc pada direktur untuk diteruskan pada bagian
kasir.

Note: PENTING! Perhatikan karyawan yang masuk dan resign

pada bulan yang akan dibayarkan.

1.3.5. Laporan Gaji bulanan. Laporan gaji dilakukan pada awal bulan di awal bulan
berikutnya.
1.3.6. Laporan Absensi Bulanan. Laporan absensi bulanan beserta outstanding dan Quality
Objective
1.3.7. Lemburan Staf dan Operasional Khusus. Dibayarkan pada akhir bulan. Entri SPL staf
1 hari sebelum akhir bulan. Cocokkan datanya dengan bagian akunting.

1.4.Tambahan
1.4.1. Rekrutmen. Rekrutmen dilakukan ketika ada permintaan dari departemen terkait.
Ketahui jobdesk dan criteria dari karyawan yang diminta. Mintalah kepada
departemen untuk mengisi form permintaan karyawan untuk ditandatangani
Factory Manager dan direktur. Jika sudah disetujui, buatlah postingan pada media
social, papan pengumuman perusahaan, dan media yang bisa digunakan.
 HRD/01/X/2017/00

Langkah-langkah:
 Ketahui criteria dan jobdesk karyawan yang diminta
 Posting lowongan
 Seleksi administrasi lamaran
 Panggil karyawan yang memenuhi criteria
 Tes tulis dan interviu 1
 Seleksi karyawan yang akan dipanggil unt interviu 2
 Interviu 2 bersama manajer departemen terkait
 Seleksi
 TTD perjanjian kerja

Note: untuk karyawan operasional sekali interviu dan tes

lapangan. Karyawan yang lolos langsung ttd perjanjian kerja.

1.4.2. Perjanjian kerja. Pada saat perjanjian kerja, jelaskan hak dan kewajiban karyawan,
aturan-aturan yang ada dalam perusahaan dan aturan terkait BPJS
ketenagakerjaan.

1.4.3. Data Karyawan. Setelah karyawan menandatangani perjanjian kerja, isi data
karyawan secara lengkap

1.4.4. Daftar BPJS KT. Setiap karyawan baru WAJIB LANGSUNG DIDAFTARKAN DI BPJS
KETENAGAKERJAAN setelah tanda tangan kontrak kerja.

Langkah-langkah:

 Buka website www.bpjs-ketenagakerjaan.go.id

 Isi username dan password -> tambah karyawan -> isi data
-> isi upah -> download laporan pendaftaran.

Note: karyawan yang resign wajib ditulis di daftar karyawan

masuk dan keluar yang ada di dinding HRD untuk dikeluarkan
dari kepesertaan pada akhir bulan.

1.4.5. Daftar BPJS KS. Setiap ada pengangkatan karyawan tetap, cek kepesertaan
karyawan ybs di BPJS KS, apakah dia terdaftar sebagai peserta mandiri atau ikut
perusahaan suami/istri. Jika mandiri daftarkan ke BPJS dengan meminta FC KTP, KK,
Akte kelahiran anggota keluara. Bawa ke kantor BPJS ks di jl cisadea.

Note: jika ada karyawan tetap yang resign segera keluarkan dari kepesertaan BPJS
KS dengan mengirim email ke email kepesertaan BPJS kesehatan malang.
 HRD/01/X/2017/00

1.4.6. THR dan Bingkisan. THR dan Bingkisan dibayarkan setiap tahun pada 10 hari
sebelum Hari Raya Idul Fitri(Bagi karyawan yang beragama islam) Natal (Bagi yang
beragama nasrani) Waisak (Bagi yang beragama Buddha). Nominal THR karyawan
Tetap tergantung gaji karyawan ybs. Sedangkan nominal gaji karyawan non-tetap
tergantung dari TMT karyawan ybs.

1.4.7. Performance Appraisal. Dilakukan setiap 6 bulan sekali pada bulan juli dan januari.
Performance Appraisal merupakan acuan bagi kenaikan gaji karyawan tetap.

Langkah-langkah:
 Rekap Absensi selama 6 bulan -> email ke masing-masing
departemen.
 Serahkan form penilaian pada masing-masing manajer
departemen.
 Kumpulkan hasil penilaian dan rekap.

1.4.8. Jaminan Kecelakaan Kerja. Saat terjadi kecelakaan kerja, konfirmasikan pada pihak
RS agar pasien segera ditangani. Kumpulkan semua dokumen yang dibutuhkan
untuk klaim jaminan kecelakaan kerja.
Langkah-langkah:
 Isi Form JKK Tahap 1 dan emailkan ke petugas BPJS
maksimal 2x24 jam.
 Kumpulkan Surat Ket Istirahat dari dokter
 Lampirkan FC KTP, KPJ, Absensi
 Isi form tahap 2 dan dokumen terkait.
 Kirimkan ke RS Prima atau ke BPJS KT
 Lengkapi data Rekam JKK

1.4.9. Penegakan PKB dan Penyelesaian problem kepersonaliaan sesuai dengan PKB dan
UU yang berlaku

1.4.10. (Belum terlaksana) Training

1.4.11. (Belum terlaksana) Pengawasan K3 (Kesehatan dan keselamatan kerja)
1.4.12. (Belum terlaksana) Pengawasan 5R

2. HRD Admin
2.1.Daily
2.1.1. Download ceklog. Setiap hari download ceklog borongan untuk dibuatkan laporan
kehadiran karyawan borongan. Laporan kehadiran dikirimkan kepada HRD head dan
sebagai acuan pembayaran Uang Makan
 HRD/01/X/2017/00

2.1.2. Entry Payroll Borongan. Input laporan hasil produksi karyawan borongan ke
program.
Langkah-langkah:
 Ambil Laporan Produksi
 Memberi harga pada masing-masing item
 Entry Payroll Borongan
2.2.Weekly
2.2.1. Pembayaran Gaji Borongan. Dilakukan setiap hari Jum’at
Langkah-langkah:
 Print hasil entri
 Kelompokkan sesuai dengan grup borongan
 TTD Manajer terkait
 Serahkan bagian kasir

2.2.2. Laporan Analisis Rasio Borongan

2.3.Monthly
2.3.1. Laporan Analisis Rasio Borongan Bulanan

2.4.Tambahan
2.4.1. Membantu HRD Head dalam menjalankan fungsi departemen HRD