3 Contoh Surat Peringatan (SP1,SP2,SP3),

HRD Harus Tahu!

Posted by. Admin LinovHR on Januari 7, 2021
Semua perusahaan tidak ada yang menginginkan karyawannya dipecat karena alasan kurang kompeten
atau tidak disiplin. Namun, apabila menemukan karyawan yang melanggar aturan perusahaan akan
ditindak sesegera mungkin. Seperti diberikan surat peringatan SP1 dan SP2 agar karyawan bersangkutan
dapat memperbaiki sikapnya.  Pembahasan kali ini menjelaskan tentang berbagai contoh surat peringatan
yang wajib diketahui.
 

Regulasi tentang Surat Peringatan Kerja 

Karyawan yang melakukan kesalahan tidak dapat dipecat begitu saja. Ada beberapa tahapan seperti SP-1
dan SP-2. Pelanggaran atau tindakan yang dilakukan sudah melewati batas maka akan diberikan surat
peringatan SP3. Dimana surat peringatan yang terakhir ini sekaligus surat pemutusan hubungan kerja.
Surat peringatan kerja tidak dapat dibuat sesuka hati oleh perusahaan atau divisi HRD. Adapun regulasi
terkait surat peringatan berhubungan erat dengan pemutusan kerja yang mungkin dilakukan perusahaan.
Terkait regulasi yang mengaturnya tercantum dalam Pasal 151 ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun
2003 tentang Ketenagakerjaan yang menjelaskan bahwa pengusaha sebagai pemberi kerja, serikat
pekerja, dan pemerintah berupaya agar jangan sampai terjadi pemutusan hubungan kerja sepihak. 
Oleh sebab itu, dibutuhkannya surat peringatan karena pemberhentian pekerja tidak boleh dilakukan
secara mendadak. Merujuk pada Pasal 161 UU Ketenagakerjaan memuat hal-hal yang menjelaskan jika
karyawan yang melakukan pelanggaran yang diatur dalam perjanjian kerja dapat diberhentikan oleh
perusahaan setelah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga berturut-turut. Surat peringatan
tersebut berlaku maksimal 6 bulan kecuali ditentukan dalam perjanjian kerja bersama. 
 
Baca Juga: Jangan Abaikan Karyawan Berprestasi, Berikan 6 Penghargaan Berikut!
 

Tips Membuat Surat Peringatan Kerja

Pembuatan surat peringatan kerja tidak dapat sembarangan dilakukan. Pasalnya ada beberapa poin
penting yang berhubungan dengan masa depan karyawan dan perusahaan. Selain itu, surat peringatan
kerja juga harus dipatuhi sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan aturan pemerintah. Supaya tidak salah
maka perhatikan beberapa tips membuat surat peringatan kerja berikut :

1. Memastikan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan sudah melewati batas seperti yang disebutkan
dalam Surat Perjanjian Kerja awal.
 2. Memastikan jangka waktu berlakunya Surat Peringatan. Berdasarkan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan,
pemberian Surat Peringatan memiliki masa berlaku selama 6 bulan.
3. Pembuatan Surat Peringatan hanya dilakukan oleh Divisi HRD. Sehingga Divisi HRD benar-benar
bertanggung jawab atas penindaklanjutan masalah internal perusahaan.
4. Mencantumkan data karyawan yang diberikan Surat Peringatan dengan jelas. Minimal dalam Surat
Peringatan Kerja menuliskan nama asli, ID karyawan, dan Jabatan.
5. Mencantumkan tanda tangan dan nama dari pembuat Surat Peringatan Kerja.

Contoh Surat Peringatan Tahap 1 

PT Permata Berkah Abadi
Ruko Agung Jaya Kav. 1, B-8, Yogyakarta
Telp. (0274) 668020
Nomor: SP/006/10/2020
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudara Fitrianto
Staff Keuangan PT Permata Berkah Abadi
di Tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 15 Oktober 2020,
dengan ini Direktur PT Permata Berkah Abadi menginformasikan.

1. Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Permata Berkah Abadi.
Kinerja Saudara Fitrianto selama bekerja sebagai staff keuangan dinyatakan dan dinilai tidak mengacu
terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan.
2. Saudara Fitrianto tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik seperti yang disepakati pada surat perjanjian
kerja Penerbitan Pencetakan Majalah.
3. Oleh karenanya Saudara Fitrianto diberikan Teguran Tertulis. 

 
Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 16 November 2020
PT Permata Berkah Abadi
 
Alwiansyah
Direktur Utama
 
Baca Juga: Melakukan Perencanaan Sumber Daya Manusia Bersama LinovHR
 

Contoh Surat Peringatan Tahap 2 

 
PT Nusantara Berdaya
Ruko Sinar Muda Kav. 2, B-10, Yogyakarta
Telp. (0274) 7902991
SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor : 010/SP/XI/2019
Surat ini ditujukan kepada
Nama : Ninda
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan Pancasila 15 Yogyakarta
Bersama dengan surat ini, perusahaan harus menyampaikan surat peringatan kedua (SP-2) sebagai tindak
lanjut dari surat peringatan pertama (SP-1) yang sebelumnya disampaikan kepada Saudari Ninda. Namun,
Saudari Ninda tidak kunjung memberikan respon positif atas  surat peringatan tersebut. 
Supaya Saudari Ninda dapat memperbaiki sikap dan bekerja dengan profesional kembali, maka
perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku dan disepakati, yakni :

1. Pemotongan gaji sebesar Rp. 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) selama 2 bulan.
2. Tidak diperkenankan untuk menggunakan inventaris perusahaan berupa kendaraan.

Apabila teguran Surat Peringatan 2 ini juga tidak direspon dengan baik, maka dari itu perusahaan akan
mengeluarkan SP-3 yang berarti pemberhentian pekerjaan secara sepihak.
Demikian Surat Peringatan 2 ini diterbitkan supaya dapat ditaati sebagaimana harusnya. Untuk Saudari
Ninda diharapkan agar memperbaiki diri.
 
Yogyakarta, 29 November 2019
PT Nusantara Berdaya
Budi Hutomo
Direktur
 

Contoh Surat Peringatan Tahap 3 

PT Elegan Bening
Ruko Indah Permai Kav. 4, F-11, Jakarta Selatan
Telp. (021) 6607720
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor : 011/SP3/XII/2019
Surat Peringatan Ke tiga (SP-3)/PHK ditujukan kepada:
Nama : Andita Fitri
Jabatan : Customer Service
 
Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP-3). Sekaligus pula disampaikan sebagai
Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang telah
dilakukan oleh Saudari Andita Fitri selama bekerja.
Kami memohon maaf karena terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudari.
Keputusan ini dibuat supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan semestinya.
Sehubungan dengan ini pula, honor Saudari Andita Fitri diberikan pada akhir bulan tanggal 29 Desember
2019.
Demikianlah Surat Peringatan Ketiga (SP-3) dibuat supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati oleh
yang bersangkutan.
 
Jakarta, 17 Desember 2019
PT Elegan Bening
 
Supardi Makmur
Direktur
 

Hal yang Harus dilakukan Jika sudah Memberi SP

Karyawan
Setelah mengetahui contoh surat peringatan, HRD harus memahami apa yang harus dilakukan setelahnya.
Apabila HRD telah memberikan SP karyawan maka akan mencari solusi agar produktivitas karyawan
optimal seperti sedia kala. Baik itu dengan memberikan motivasi kerja, mengajak berdiskusi, dan
meninjau performa karyawan. Setelah itu, pantau kembali bagaimana kinerja karyawan, apakah sudah
meningkat dan diperbaiki atau belum. hal ini akan menentukan kebijakan perusahaan nantinya. 
Namun, HRD tidak sanggup mengurus permasalahan seluruh karyawan bermasalah di perusahaan. Oleh
karena itu sangat dibutuhkan aplikasi yang membantu pekerjaan HRD seperti Aplikasi HRD dari
LinovHR.  Aplikasi satu ini efektif mengelola SDM dan administrasi HR agar semakin efektif.
Kegunaannya sangat beragam yaitu menghitung upah karyawan termasuk PPh 21 dan BPJS
Ketenagakerjaan, review kinerja, pengembangan pelatihan dan pengembagan karyawan, dan lainnya.
Semoga informasi ini dapat bermanfaat!