TECHNOLOGY CAREERS EXPERT'S CORNER STARTUP JOBS

5 Contoh Surat Peringatan

Home Media Careers Untuk Karyawan (Teguran, SP1,
SP2, SP3)

08 September 2021

Careers

5 Contoh surat peringatan

untuk karyawan (Teguran,
SP1, SP2, SP3)
Maria Tri Handayani

Pernahkah kamu mendapatkan surat peringatan

karyawan di kantor? Surat peringatan atau SP
biasanya diberikan perusahaan kepada karyawan yang
dinilai melakukan pelanggaran. Hal ini dilakukan
sebagai peringatan agar kesalahan yang sama tidak
terulang kembali di kemudian hari. 

Nah, jika kamu tidak begitu memahami aturan terkait

hal ini, ada baiknya kamu perhatikan penjelasan
mengenai surat peringatan karyawan beserta contoh
surat peringatan karyawan berikut. 

Apa itu surat peringatan karyawan? 

Surat peringatan kerja adalah pemberitahuan formal atas tindakan pelanggaran

karyawan - EKRUT

Surat peringatan adalah pemberitahuan formal yang

dikeluarkan oleh seseorang yang berwenang terhadap
tindakan individu yang dianggap tidak pantas,
melanggar atau negatif. Surat peringatan ini dianggap
sebagai langkah awal untuk mengatasi konflik, dan
biasanya bila tidak diindahkan akan diikuti dengan
tindakan disipliner. 

Dalam lingkup pekerjaan, pihak yang berwenang

adalah pimpinan atau perusahaan sementara individu
adalah karyawan di dalamnya. Umumnya surat
peringatan karyawan dikeluarkan sebagai bentuk
pengakuan resmi atas pelanggaran dalam etos kerja
perusahaan. Ini merujuk pada kinerja yang buruk,
perilaku yang tidak pantas di tempat kerja, kesalahan
dalam mengelola sumber daya perusahaan, atau
karena mengabaikan kebijakan perusahaan. 

Contoh jenis pelanggaran karyawan yang umumnya

dapat diberikan surat peringatan tersebut seperti
sering absen tanpa pemberitahuan, sering terlambat
bekerja, membocorkan rahasia perusahaan, tidak
memenuhi tanggung jawab pekerjaan, dan lain-lain.
Surat peringatan karyawan tidak selalu berakhir pada
pemecatan. Surat peringatan karyawan juga bisa
bersifat layaknya teguran yang membantu kamu
memperbaiki diri dan  perilaku dalam bekerja di masa
depan. 

Meski begitu bukan berarti kamu bisa meremehkan

pentingnya surat peringatan kerja. Jika kamu sudah
mendapatkan surat peringatan ini, maka itu berarti
kesalahanmu sudah dianggap sangat serius. 

Baca juga: Disiplin kerja dan alasan penting

menjaganya dengan baik

Apply to high REGISTER

quality jobs only at NOW
EKRUT

Aturan surat peringatan karyawan di

Indonesia

Pemberian surat peringatan karyawan telah diatur dalam undang-undang - EKRUT

Penerapan surat peringatan karyawan di Indonesia

sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun
2003 tentang Ketenagakerjaan pada pasal 161 yang
berbunyi: 

Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran

ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja,
peraturan perusahaan atau perjanjian kerja
bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan
hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh
yang bersangkutan diberikan surat peringatan
pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut. 
 
Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6
(enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam
perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau
perjanjian kerja bersama. 

Seperti yang dijelaskan dalam pasal tersebut, surat

peringatan kerja karyawan akan diberikan secara
bertahap yakni SP-1, SP-2, dan SP-3 dengan masing-
masing masa berlaku selama enam bulan. 

Ini berarti SP-1 akan berlaku selama jangka waktu 6

bulan, di mana jika karyawan tersebut terbukti
melakukan pelanggaran lainnya sebelum masa berlaku
SP-1 berakhir, maka perusahaan berhak mengeluarkan
SP-2. Begitu pula dengan SP-3, akan dikeluarkan bila
di masa berlaku SP-2 karyawan tersebut terbukti
masih melakukan pelanggaran. 

Meski demikian perlu diingat bila keputusan untuk

masa berlaku pemberian setiap surat peringatan
karyawan dapat bergantung kembali lagi pada kontrak
perjanjian kerja bersama perusahaan dan karyawan.

Dalam UU No 13 tahun 20013 tentang

Ketanagakerjaan pasal 161 ayat 2 disebutkan
sebagai berikut: 

Masing-masing surat peringatan dapat diterbitkan

secara berurutan atau tidak, sesuai dengan
ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau
peraturan perusahaan atau perjanjian kerja
bersama. 

Ini berarti penerbitan surat peringatan karyawan tetap

kembali kepada yang sudah diatur dalam perjanjian
kerja atau peraturan perusahaan, perjanjian kerja
bersama.

Oleh karena itu, bisa jadi masing-masing perusahaan

memiliki semacam SOP surat peringatan  tersendiri
yang tidak hanya dapat mengatur jenis pelanggaran
karyawan apa saja yang dapat dikenai SP namun juga
mekanisme pemberian surat peringatan tersebut.
Karena itu pastikan untuk mengetahui aturan-aturan
yang sudah disepakati dalam perusahaan mengenai
hal tersebut. 

Lalu bagaimana dengan PHK? 

Pemutusan hubungan kerja bisa diberlakukan bila

karyawan kembali membuat kesalahan atau ketika
dianggap tidak kunjung memperbaiki diri selama kurun
waktu berlaku surat peringatan karyawan ketiga
tersebut.

Aturan terkait pemutusan hubungan kerja tersebut

juga diatur di ayat ketiga Undang-Undang Nomor 13
tahun 2003 tentang ketenagakerjaan pada pasal 161
tersebut yang berbunyi: 

Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan

hubungan kerja dengan alasan sebagaimana
dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang
pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156
ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1
(satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang
penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat
(4).

Format surat peringatan karyawan 

Surat peringatan karyawan harus dibuat dengan jelas agar tidak salah tafsir -

EKRUT

Struktur surat peringatan karyawan pada dasarnya

akan mirip dengan surat-surat formal lainnya. Ada
beberapa unsur yang bisa kamu temukan di dalamnya
seperti:

Alamat pengirim
Tanggal
Judul dan nomor surat
Isi 
Nama dan tanda tangan 

Format surat peringatan karyawan memang terbilang

sederhana, singkat dan to the point. Pada bagian isi
harus dijelaskan nama dan jabatan karyawan yang
melakukan pelanggaran, alasan pemberian surat
peringatan karyawan serta tujuan dari pemberian surat
peringatan tersebut.  Pelanggaran yang menjadi dasar
dari pemberian surat peringatan juga harus ditulis
secara jelas untuk menghindari salah tafsir. 

Baca juga: Harus bagaimana kalau kena PHK?

5 Contoh surat peringatan karyawan 

Perusahaan bisa memiliki SOP surat peringatan karyawan tersendiri - EKRUT

Berikut beberapa contoh surat peringatan

karyawan dapat kamu perhatikan. 

1. Contoh surat peringatan karyawan berupa

teguran 

Seringkali perusahaan mengeluarkan SP 1 diberikan

sebagai bentuk teguran terhadap pelanggaran
kedisiplinan karyawan. Berikut contoh surat teguran
disiplin tersebut: 

PT. CONTOH MERDEKA PERMAI

Menara ABC, Jl Sudirman no. 3, Jakarta
Telp (12345)
SURAT PERINGATAN
No: SP/020/06/2020
Surat peringatan ini dibuat oleh perusahaan dan
ditunjukan kepada:
Nama            : Ezra
Nomor karyawan    : 2345
Jabatan            : Staff IT
Surat peringatan ini diterbitkan berdasarkan
tindakan pelanggaran disiplin atas tata tertib yang
telah Sudara Ezra lakukan. Saudara diketahui tidak
masuk kerja tanpa memberikan keterangan 2 kali
berturut-turut dalam satu bulan. 
Berdasarkan peraturan yang berlaku di perusahaan,
ketidakhadiran tanpa keterangan maksimal memiliki
toleransi 1 (satu) hari dalam satu bulan. Jika
melebihi batas tersebut namun masih tidak ada
kabar yang jelas, maka perusahaan dapat
mengeluarkan surat peringatan pertama.
Oleh karena itu, Saudara Ezra akan mendapatkan
sanksi berupa SP 1 yang berlaku 2 bulan sejak
terbitnya surat ini. Apbila sauduara masih
melakukan pelanggaran kembali, maka perusahaan
akan memberikan sanksi yang lebih keras.
Demikian surat peringatan ini dibuat untuk dijadikan
acuam melakukan intropeksi. Atas perhatian
Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 6 Juni 2020
 
Kepala personalia,
Budiman

2. Contoh surat peringatan karyawan dengan

sanksi pemotongan gaji 

Seperti dijelaskan di atas, dalam beberapa kasus

pemberian surat peringatan karyawan bisa jadi tidak
hanya berupa teguran namun pemberian sanksi
tambahan sesuai aturan yang telah disepakati antara
perusahaan dan karyawan. Misalnya sanksi
pemotongan gaji, seperti dalam contoh surat
peringatan karyawan berikut ini.

PT. CONTOH MERDEKA PERMAI

Menara ABC, Jl Sudirman no. 3, Jakarta
Telp (12345)
SURAT PERINGATAN
No: SP/020/06/2020
Surat peringatan ini dibuat oleh perusahaan dan
ditunjukan kepada:
Nama            : Ezra
Nomor karyawan    : 2345
Jabatan            : Staff Marketing
Surat peringatan ini diterbitkan sebagai peringatan
atas pelanggaran tata tertib di lingkungan
perusahaan yang telah dilakukan oleh Saudara
Ezra. Saudara Ezra diketahui telah melanggar tata
tertib yakni tidak masuk kerja tiga hari berturut-
turut tanpa pemberitahuan.
Atas pelanggaran yang telah dilakukan oleh
Saudara Ezra, maka pihak perusahaan akan
memberikan sanksi kepada yang bersangkutan
berupa pemotongan gaji sebesar 20% dari gaji
pokok untuk periode bulan Juni 2020.
Dengan dikeluarkannya surat peringatan dan sanksi
ini, diharapkan Saudara Ezra tidak melakukan
keslahan yang sama lagi dan berintropeksi untuk
terus menerus mematuhi peraturan tata tertib yang
berlaku.
Demikian Surat Peringatan ini diberikan untuk dapat
diperhatikan.
Jakarta, 6 Juni 2020
Mengetahui,
Kepala personalia,
Budiman

3. Contoh surat peringatan karyawan tahap 1 /

SP-1

Jika kesalahan yang dilakukan oleh karyawan masih

tergolong ringan, biasanya akan diberikan SP1. Surat
tersebut dimaksudkan agar karyawan tersebut dapat
memperbaiki sikapnya dan terhindar dari pemutusan
kerja. Karyawan yang mendapatkan surat ini biasanya
melakukan kesalahan seperti tidak memenuhi target,
melanggar SOP, atau daftar kehadiran yang buruk.
Berikut ini contoh surat peringatan karyawan SP-1.

PT ABCDE
Jl. Sudirman, Jakarta 
Telp. (021) 123456
Nomor        : SP/008/06/2021
Lampiran    : 1 (satu) berkas
Perihal        : Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudari Linda
Staff Marketing PT ABCDE
di Tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja Tour and
Travel PT ABCDE tertanggal 01 Februari 2021,
dengan ini Kepala personalia PT ABCDE
menginformasikan.
Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan dari Ketua
Tim Marketing PT ABCDE. Kinerja Saudari Linda
selama bekerja sebagai staff marketing  dinyatakan
tidak memenuhi target yang ditetapkan perusahaan
selama 3 bulan berturut-turut.
Saudari Linda juga memiliki absensi yang buruk
selama waktu yang telah disebutkan di atas.
Oleh karenanya Saudari Linda diberikan Teguran
Tertulis
Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan
disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 8 Juni 20212
PT ABCDE
 
Yusuf
Kepala personalia

4. Contoh surat peringatan karyawan tahap 2

/ SP-2

Contoh surat peringatan karyawan tahap 2 akan

diberikan bila karyawan tetap melakukan kesalahan
yang sama dan tidak menunjukkan perbaikannya.
Dalam surat ini biasanya juga diberikan keterangan
sanksi untuk karyawan yang bersangkutan. Sanksi
tersebut dapat berupa pemotongan gaji, insentif, atau
lainnya. Selain itu juga akan diberitahukan bahwa akan
diberikan SP-3, jika tidak terjadi perubahan. Berikut ini
adalah contoh surat peringatan karyawan SP-2.

PT ABCDE
Jl. Sudirman, Jakarta 
Telp. (021) 123456
Nomor        : SP/008/06/2021
Lampiran    : 1 (satu) berkas
Perihal        : Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudari Linda
Staff Marketing PT ABCDE
di Tempat
Bersama dengan surat ini, perusahaan harus
menyampaikan surat peringatan kedua (SP-2)
sebagai tindak lanjut dari surat peringatan pertama
(SP-1) yang sebelumnya disampaikan kepada
Saudari Linda. Namun, Saudari Linda tidak
memberikan perbaikan atas surat peringatan
tersebut.
Agar Saudari Linda dapat memperbaiki sikap dan
bekerja dengan profesional kembali, maka
perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan
aturan yang berlaku dan disepakati, yakni:
Pemotongan insentif sebesar 50 persen selama 2
bulan.
Apabila dengan adanya Surat Peringatan 2 ini,
saudari Linda masih belum menunjukan respon
 yang baik, maka perusahaan akan mengeluarkan
SP-3 yang berarti pemutusan kerja sama.
Demikian Surat Peringatan 2 ini diterbitkan supaya
dapat ditaati sebagaimana harusnya. Untuk Saudari
Linda diharapkan agar menunjukan peningkatan
sikap yang baik dan profesional.
Jakarta, 08 Juni 2021
PT ABCDE
 
Yusuf
Kepala personalia

5. Contoh surat peringatan karyawan tahap 3 /

SP-3

Jika sudah melewati 2 tahap surat peringatan yang

sebelumnya dan karyawan bersangkutan masih
melakukan hal yang merugikan perusahaan. Maka
bagian HR akan menerbitkan SP-3, dimana sekaligus
surat pemutusan hubungan kerja kepada karyawan
bersangkutan. Adapun contoh surat peringatan
karyawan SP-3 sebagai berikut:

PT ABCDE
Jl. Sudirman, Jakarta 
Telp. (021) 123456
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor; 008/SP3/2021
Surat Peringatan Ketiga (SP-3)/PHK ditujukan
kepada:
Nama        : Linda
Jabatan        : Staff Marketing
Dengan ini perusahaan memberikan Surat
Peringatan Ketiga (SP-3). Sekaligus pula
disampaikan sebagai Surat Pemutusan Hubungan
Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar
kesalahan yang telah dilakukan oleh Saudari Linda
secara berturut-turut selama 6 bulan terakhir. 
Kami memohon maaf karena dengan sangat
terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja
kepada Saudari. Keputusan ini dibuat supaya
kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik
dan semestinya.
Sehubungan dengan ini pula, honor Saudari Linda
akan diberikan pada akhir bulan tanggal 30 Juni
2021.
Demikianlah Surat Peringatan Ketiga (SP-3) dibuat
supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati
oleh yang bersangkutan.
Jakarta, 08 Juni 2021
PT ABCDE
 
Yusuf
Kepala personalia

Apa hak karyawan jika terkena PHK?

Tidak hanya mengetahui contoh surat peringatan karyawan, kamu

juga harus memperhatikan hak jika di PHK. (Sumber: Pexels)

Setelah mengetahui contoh surat peringatan

karyawan, jika kamu terpaksa harus di PHK oleh
perusahaan, maka kamu berhak mendapatkan uang
pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang
penggantian hak.

Dilansir dari hukumonline.com, adapun ketentuan hak

yang kamu terima sebagai berikut:

Uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan

pesangon
Uang penghargaan masa kerja (UPMK) sebesar 1
kali ketentuan UPMK
Uang penggantian hak (UPH)

Ketentuan besaran uang pesangon yang didapatkan

tergantung pada masa kerja karyawan yang
bersangkutan, yaitu

masa kerja kurang dari 1 tahun, 1 bulan upah;

masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2
tahun, 2 bulan upah;
masa kerja 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari
3 tahun, 3 bulan upah;
masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari
4 tahun, 4 bulan upah;
masa kerja 4 tahun atau lebih tetapi kurang dari
5 tahun, 5 bulan upah;
masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari
6 tahun, 6 bulan upah;
masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari
7 tahun, 7 bulan upah;
masa kerja 7 tahun atau lebih tetapi kurang dari
8 tahun, 8 bulan upah;
masa kerja 8 tahun atau lebih, 9 bulan upah.

 Sedangkan ketentuan besaran UPMK adalah sebagai

berikut

masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari

6 tahun, 2 bulan upah;
masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari
9 tahun, 3 bulan upah;
masa kerja 9 tahun atau lebih tetapi kurang dari
12 tahun, 4 bulan upah;
masa kerja 12 tahun atau lebih tetapi kurang dari
15 tahun, 5 bulan upah;
masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari
18 tahun, 6 bulan upah;
masa kerja 18 tahun atau lebih tetapi kurang dari
21 tahun, 7 bulan upah;
masa kerja 21 tahun atau lebih tetapi kurang dari
24 tahun, 8 bulan upah; dan
masa kerja 24 tahun atau lebih, 10 bulan upah.

 Adapun UPH yang seharusnya diterima meliputi:

cuti tahunan yang belum diambil dan belum

gugur;
biaya atau ongkos pulang untuk pekerja/buruh
dan keluarganya ke tempat di mana pekerja
diterima bekerja; dan
hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian
kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian
kerja bersama.

Nah, jika kamu terkena PHK, jangan ragu untuk segera

melamar pekerjaan di tempat lain. Kalau ingin lebih
cepat, kamu bisa lho mendaftarkan diri di Ekrut untuk
mendapatkan pekerjaan lainnya, jadi tunggu apa lagi?
Yuk, buat akunmu sekarang!