Pelatihan

Business Process Engineer (BPE)

Pemetaan Proses As-Is
Disampaikan oleh:
Maulia Jayantina Islami, S.Kom, M.T

Digital Talent Scholarship 2022

 Tujuan
Pembelajaran

Setelah mengikuti
pembelajaran mata
pelatihan ini, peserta
dapat melakukan
pemetaan proses bisnis
As-Is
Pendahuluan
proses bisnis As-Is adalah
proses yang berjalan saat ini di organisasi

PEMETAAN

untuk mengetahui kondisi saat ini sebelum dilakukan

rekayasa ulang terhadap proses yang dijalankan

sehingga

mengetahui kelemahan atau peluang perbaikan yang

perlu di lakukan di masa datang.
Latar Belakang Pemetaan Probis
1. Perkembangan pelayanan pemerintah
2. Proses yang baik dibuat untuk pengaturan kecil efisien dan
responsif
3. Seiring dengan meningkatnya permintaan akan layanan, semakin
banyak orang, fungsi, dan hierarki yang terlibat dalam suatu proses
sehingga perlu dipetakan setiap proses dan perannya
TANTANGAN

1. Proses berasal dari perangkat hukum dan peraturan yang

mendasarinya
2. Persyaratan kepatuhan dan kontrol lebih tinggi
dibandingkan dengan proses bisnis (Iso)
3. Mengubah proses secara radikal mungkin memerlukan
perubahan hukum dan peraturan
Tujuan
▪ Memahami “bagaimana kita benar-benar bekerja”
▪ Memahami empat atribut proses
• pemain
• aliran proses
• kebijakan, standar dan tanggung Jawab
• kejelasan titik awal dan akhir garis waktu proses
▪ identifikasi titik kritis
▪ identifikasi “Quick Wins” dalam proses
▪ memahami waktu respons dan waktu siklus
▪ menentukan potensi efisiensi proses Value-added and Non value-added
activities
▪ memperkirakan biaya proses
▪ konsep “sampah”
Penggambaran
Acuan Pemetaan

Acuan
Proses
Bisnis
Pusat

Acuan
Proses
Bisnis
Daerah
SIPOC
Peta SIPOC membantu menciptakan pemahaman bersama tentang ruang lingkup proyek
perbaikan dari ujung ke ujung. Ini memberikan gambaran visual tentang bagaimana bisnis
bekerja dan keterlibatan semua pemain

S I P O C
▪ Apa Saja Input Dari mana
▪ Siapa Saja Siapa
yang di Proses dimulai? ▪ Apa output
Pemasok Tiap Butuhkan Oleh pelanggan/
Bagaimana? dari Proses?
Input Proses untuk Dimana Proses customer dari
Memenuhi berakhir? setiap output?
harapan
customer

Perbandingan BPMN dan Flowchart
BPMN
❑ Merupakan notasi standar internasional
untuk memodelkan proses bisnis;
❑ Mampu menggambarkan logika proses
secara lebih eksplisit, dan kaya arti sehingga
siapapun yang membaca peta proses bisnis
dapat memahami dan memaknai artinya
tanpa ada interpretasi ganda;
❑ Hasil peta proses yang disusun menjadi
sebuah dokumen terintegrasi yang mudah
diakses;
❑ Dapat langsung diotomatisasi dan
dieksekusi menggunakan aplikasi BPM Suite
(Business Process Management) yang
tersedia
Government
Transformation
Academy
FLOWCHART
FLOWCHART
❑ Belum ada standar baku yang digunakan
secara internasional;
❑ Kurang mampu menggambarkan logika
probis secara akurat dan eksplisit sehingga
dapat menimbulkan bermacam-macam
interpretasi terhadap satu probis yang
sama;
❑ Meskipun digambarkan keterhubungan
antar dokumen di dalam flowchart, tetapi
secara fisik dokumen tersebut masih
terpisah-pisah dalam banyak dokumen;
❑ Masih memerlukan proses lanjutan untuk
menterjemahkan ke dalam Model yang
dimengerti oleh programmer aplikasi
Video Tutorial
BPMN 2.0

https://www.youtube.com/watch?v=BwkNceoybvA&t=1s
Relasi antar Bisnis Proses dan SOP

Note: Bispro level 3 s.d. 5,

alurnya bisa sama dengan alur SOP
 Contoh Pemetaan

Tingkat Kementerian/Lembaga
Mengidentifikasi Ruang Lingkup Organisasi

Tugas dan fungsi utama Kementerian Komunikasi dan

Informatika adalah merumuskan kebijakan nasional, kebijakan
pelaksanaan, dan kebijakan teknis di bidang komunikasi dan
informatika yang meliputi pos, telekomunikasi, penyiaran,
teknologi informasi dan komunikasi, layanan multimedia dan
diseminasi informasi.
Mengidentifikasi Ruang Lingkup Organisasi Lv-0

Supplier Process Customer

Input Output
Tahap Pemetaan – Identifikasi Fungsi (Lv-1)
Tahapan Pemetaan – Identifikasi Fungsi
(Lv-2 yang tidak terdapat subtask)
Tahapan Pemetaan – Identifikasi Fungsi
(Lv-2 yang masih ada subtask)
Tahap Pemetaan
Tahap Pemetaan – Contoh Lv-3 (Layanan KP)
 Contoh Pemetaan

Tingkat Pemerintah Daerah

Tahap Pemetaan Proses Bisnis Level-n

3
1
Pemetaan
Persiapan Aktor
dan Pekerjaan
2 4
Persiapan Alat Penyempurnaan
Bantu/Aplikasi
Tahap Persiapan

1. Inventarisir Aktor/Unit/Instansi yang terlibat dalam proses

bisnis level n yang akan dipetakan dalam BPMN
2. Inventarisir tahapan bisnis proses layanan pemerintahan
yang akan dipetakan (sesuai dengan kondisi dilapangan,
Bisa melihat Alur SOP Layanan apabila SOP sudah ideal)
3. Kelompokan Aktor atau Sistem yang berada dalam satu
ruang lingkup instansi atau fungsi
Tahap Persiapan Alat bantu/Aplikasi Pemetaan
Persiapan Alat Bantu

Siapkan Siapkan Dokumen

aplikasi/alat bantu penjelasan
(Visual Paradigm Penggunaan
atau Tool sejenis) BPMN

Pemetaan

Pastikan Notasi dibuat

Siapkan Pool dan Lane
Buat Notasi dan secara detail dan Penggambaran peta
Sesuai jumlah Aktor,
Keterangan Kegiatan mudah dimengerti proses menggunakan
Sistem dan Unit yang
untuk setiap Notasi (satu kegiatan, satu pendekatan SIPOC
terlibat
task)
Tahap Penyempurnaan

1. Teliti kembali setiap Proses yang sudah di

petakan ( Bisa diskusi dengan pimpinan atau
tim terkait)
2. Sempurnakan pemetaan apabila masih
terdapat kegiatan/task yang belum detail
3. Simpan Hasil Pemetaan dalam bentuk
master dan JPG/PNG
 LATIHAN
Dengan menggunakan VP, petakan Proses Bisnis As-Is
dari Layanan pada Organisasi
yang teridentifikasi “bermasalah” hasil Identifikasi
Masalah

We’re here
TUGAS 1. Menyelesaikan Pemetaan Proses Bisnis As-Is
2. Upload pada LMS, dengan format nama file : Nama
INDIVIDU Peserta_Tugas 3
3. Batas waktu pengumpulan hari ini pukul 23.59 WIB.

Hasil penugasan akan dipresentasikan di sesi setelah

break

We’re here
 Terima Kasih

Disclaimer: Dokumen ini digunakan hanya untuk kebutuhan Digital Talent Scholarship Kementerian Komunikasi dan
Informatika Republik Indonesia. Konten ini mengandung Kekayaan Intelektual, pengguna tunduk kepada undang-undang
hak cipta, merek dagang atau hak kekayaan intelektual lainnya. Dilarang untuk mereproduksi, memodifikasi,
menyebarluaskan, atau mengeksploitasi konten ini dengan cara atau bentuk apapun tanpa persetujuan tertulis dari
Digital Talent Scholarship Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia.