Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

BAB 7
PEMODELAN PROSES,
PENINGKATAN PROSES,
DAN IMPLEMENTASI ERP

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah menyelesaikan bab ini, Anda akan dapat:

• Gunakan teknik diagram alur dasar untuk memetakan proses bisnis

• Kembangkan diagram rantai proses peristiwa (EPC) dari proses bisnis
dasar
• Mengevaluasi nilai tambah dari setiap langkah dalam proses
• bisnis Kembangkan saran perbaikan proses
• Diskusikan isu-isu kunci dalam mengelola proyek implementasi ERP
• Jelaskan beberapa alat utama yang digunakan untuk mengelola proyek
implementasi ERP

PERKENALAN
DI DALAM

NS tema manajemen proses bisnis mendasari banyak diskusi dalam teks ini. Di dalam

bab, kita akan mengeksplorasi alat, seperti diagram alur dan rantai proses, yang dapat digunakan untuk menggambarkan

proses bisnis. Anda akan mempelajari bagaimana alat-alat ini, yang tidak khusus untuk ERP, dapat membantu

manajer mengidentifikasi elemen proses yang perlu ditingkatkan. Kami akan menyelesaikannya dengan mempelajari peran

alat pemodelan proses ini bermain dalam proyek implementasi ERP.

 Bab 7

PEMODELAN PROSES
Sekarang, harus jelas bahwa proses bisnis bisa sangat kompleks. Menambah kompleksitas itu adalah
kenyataan bahwa individu dengan berbagai keterampilan dan kemampuan bertanggung jawab untuk
melaksanakan proses bisnis. Agar proses bisnis menjadi efektif (mencapai hasil yang diinginkan) dan
efisien (mencapai hasil yang diinginkan dengan penggunaan sumber daya minimum), proses harus
didefinisikan dengan jelas, dan individu harus cukup terlatih untuk melakukan peran mereka dan
memahami bagaimana peran mereka cocok dalam proses bisnis secara keseluruhan.
Kami akan menggunakan istilah model proses untuk menggambarkan representasi abstrak dari suatu
proses. Model proses dapat sesederhana diagram dengan kotak dan panah atau serumit perangkat lunak
184 komputer yang memungkinkan simulasi proses. Representasi grafis biasanya lebih mudah dipahami
daripada deskripsi tertulis, dan alat pemodelan proses menyediakan cara untuk menggambarkan proses
bisnis sehingga siapa pun yang melihat model dapat dengan mudah memahami prosesnya. Seringkali,
model proses dikembangkan oleh tim karyawan yang terlibat dalam proses. Interaksi yang diperlukan untuk
mengembangkan model proses sering kali mengungkapkan kesalahpahaman dan memastikan bahwa
semua anggota tim “ dihalaman yang sama. ” Model proses yang dikembangkan dengan baik memberikan
titik awal yang baik untuk menganalisis suatu proses sehingga peserta dapat merancang dan
mengimplementasikan perbaikan. Model proses juga dapat digunakan untuk melatih karyawan yang akan
mendukung proses bisnis.

Model Proses Diagram Alir

Flowchart adalah alat pemodelan proses yang paling sederhana. A flow chart adalah representasi
grafis dari gerakan atau aliran item konkret atau abstrak — bahan, dokumen, logika, dan sebagainya.
Flowchart berasal dari matematikawan dan pemrogram komputer, yang menggunakannya untuk
melacak jalur logis suatu algoritma. Pada hari-hari awal pemrograman komputer, sumber daya
komputer terbatas, dan menjalankan program menggunakan sumber daya yang cukup besar.
Akibatnya, sebagian besar programmer menghabiskan banyak uang
waktu dengan jelas mendefinisikan logika program mereka menggunakan diagram alur sebelum benar-benar
menulis kode dan menguji program.
Flowchart adalah representasi grafis yang jelas dari suatu proses dari awal hingga akhir, terlepas
dari apakah proses itu adalah algoritma atau prosedur manufaktur. Flowcharting telah digunakan
dalam aplikasi bisnis sejak tahun 1960-an untuk membantu pebisnis memvisualisasikan alur kerja dan
tanggung jawab fungsional dalam organisasi. Hari ini istilah proses pemetaan sering digunakan
secara bergantian dengan diagram alur, perbedaannya adalah bahwa pemetaan proses mengacu
secara khusus pada aktivitas yang terjadi dalam suatu ada proses bisnis. Pemetaan proses
mengembangkan dan “ dengan adanya ” representasi dari suatu proses, dengan tujuan mengungkap
kelemahan yang perlu diatasi. Setelah perusahaan mengembangkan peta proses, ia dapat melakukan
analisis kesenjangan, yang merupakan penilaian perbedaan antara bagaimana proses saat ini bekerja
dan bagaimana organisasi menginginkannya bekerja.

Flowcharting menggunakan seperangkat simbol standar untuk mewakili berbagai aktivitas bisnis. Anda dapat
menggunakan berbagai simbol untuk pemetaan proses, tetapi set dasar yang ditunjukkan pada Gambar 7-1 sudah
cukup untuk menggambarkan proses bisnis yang rumit sekalipun. Menggunakan beberapa simbol sederhana
menempatkan fokus pada proses daripada pada alat yang digunakan untuk mewakilinya.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

Batas (awal/akhir proses)

Operasi

Keputusan

185
Arah logika

1 Penyambung

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-1 Simbol diagram alur dasar

Bagian selanjutnya menjelaskan Fitter Snacker ' proses penggantian biaya tenaga penjualan untuk biaya bisnis
mereka; kita akan menggunakan contoh ini untuk menggambarkan pemetaan proses.

Proses Pelaporan Pengeluaran yang Lebih Pas

Maria adalah wiraniaga Fitter yang sering bepergian untuk pekerjaannya. Setelah Maria mengeluarkan biaya
perjalanan dengan kartu kredit pribadinya, dia menyelesaikan laporan pengeluaran kertas, membuat
salinan untuk catatannya, melampirkan tanda terima untuk setiap pengeluaran lebih dari $25, dan
mengirimkan laporan tersebut ke manajer zonanya di kantor cabang. Manajer, Kevin, meninjau laporan
tersebut dan menyetujuinya atau mengirimkannya kembali ke Maria dengan catatan yang meminta
penjelasan, verifikasi, atau modifikasi. Setelah Kevin menyetujui laporan pengeluaran, dia mengirimkannya
ke kantor perusahaan. Setelah asisten administrasi menyortir surat di kantor perusahaan, dia meneruskan
laporan pengeluaran ke petugas bagian utang usaha (A/P), yang melakukan pemeriksaan awal laporan.
Petugas menghubungi Kevin untuk klarifikasi yang diperlukan, kemudian meneruskan laporan pengeluaran
ke auditor laporan pengeluaran, yang mengulasnya. Jika ada masalah dengan laporan, auditor
mengirimkannya kembali ke Maria, yang merevisi dan mengembalikannya. Kemudian auditor memasukkan
laporan ke Fitter ' s sistem akuntansi berbasis PC dan file hard copy dengan tanda terima di lemari arsip,
diatur berdasarkan nama karyawan.
Pada akhir setiap minggu, petugas A/P menggunakan sistem akuntansi berbasis PC untuk
mencetak cek penggajian, pembayaran kepada pemasok, dan cek penggantian biaya. Ketika Maria
menerima cek penggantian, dia menyetorkannya ke rekening gironya dan mengirimkan pembayaran
ke perusahaan kartu kredit, yang mengkredit rekening kartunya. Gambar 7-2 menunjukkan peta
proses untuk bagian pertama dari proses pelaporan pengeluaran Fitter Snacker saat ini.
 Bab 7

Biaya yang dikeluarkan

Karyawan mempersiapkan
laporan pengeluaran

salinan karyawan
laporan dan kuitansi

186

Karyawan menempel
kuitansi untuk semua
pengeluaran > $25

Surat karyawan
laporan pengeluaran ke
Manager Penjualan

Manager Penjualan Karyawan memodifikasi

laporan ulasan laporan pengeluaran

Pengeluaran Manager Penjualan

laporan surat laporan kembali
disetujui Tidak untuk karyawan
?

Ya

Surat manajer penjualan

laporan pengeluaran ke
kantor perusahaan

1
Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-2 Peta proses parsial untuk Fitter ' proses pelaporan biaya

Menetapkan batas-batas proses adalah salah satu langkah terpenting dalam pemetaan proses.
NS batas proses menentukan kegiatan mana yang akan dimasukkan dalam proses, dan yang
dianggap sebagai bagian dari lingkungan — eksternal dari proses. Penting untuk secara jelas
mendefinisikan aktivitas yang merupakan bagian dari proses dan aktivitas yang berada di luar
proses. Tanpa batasan yang jelas, sebuah proyek dapat berkembang ke titik di mana ia dapat
menjadi tidak dapat dikelola. Banyak kegiatan yang terkait dengan pengeluaran karyawan penjualan
dianggap di luar batas Fitter ' s peta proses pelaporan biaya. Misalnya, Fitter mungkin memberikan
uang muka atau mengeluarkan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan. Karyawan mungkin
perlu membuat reservasi untuk perjalanan udara atau hotel
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

melalui kantor perjalanan perusahaan. Perusahaan mungkin mengharuskan karyawan untuk

menggunakan hotel pilihan, atau mungkin memiliki kebijakan khusus mengenai persewaan mobil,
termasuk perusahaan persewaan pilihan, kelas mobil yang disetujui, asuransi, dan gas prabayar.
Sementara semua pertimbangan ini penting dan harus didokumentasikan di suatu tempat, proses
yang dipetakan pada Gambar 7-2 adalah proses pelaporan biaya; batas-batas proses tidak termasuk
kegiatan tambahan yang berhubungan dengan perjalanan ini. Memasukkan pertimbangan eksternal
ini ke dalam peta proses akan sangat meningkatkan ukuran proyek pemetaan proses dan
menempatkan proyek perbaikan proses dalam risiko. Peta proses lengkap untuk proses pelaporan
pengeluaran dimulai setelah biaya perjalanan dikeluarkan dan diakhiri dengan penerimaan cek
pengembalian dana oleh wiraniaga. Titik awal dan akhir ini adalah batas proses untuk proses
187
pelaporan biaya.
Semua proses seharusnya hanya memiliki satu titik awal dan satu titik akhir. Pada Gambar
7-2, batas proses awal diwakili oleh sosok oval yang berisi teks
“ Biaya yang dikeluarkan. ” Selanjutnya, peta proses menunjukkan empat blok operasi yang mendefinisikan
tugas yang dilakukan oleh karyawan dalam menyelesaikan laporan pengeluaran. Jumlah blok operasi yang
digunakan dan tingkat detail dalam deskripsi adalah masalah preferensi dan tergantung pada tujuan
pembuatan peta proses. Jika peta proses akan digunakan untuk meningkatkan proses bisnis, dan anggota
tim perbaikan proses sudah familiar dengan prosesnya, maka detail yang dibutuhkan lebih sedikit.
Faktanya, terlalu banyak detail dapat mengaburkan fitur utama dari proses tersebut. Di sisi lain, jika peta
proses akan digunakan untuk mendokumentasikan proses pelatihan karyawan penjualan baru, diperlukan
lebih banyak detail untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat menggunakan peta proses untuk
mengikuti proses dengan benar.
Gambar 7-2 juga berisi satu berlian keputusan. Berlian keputusan mengajukan pertanyaan yang
dapat dijawab dengan Ya atau Tidak. Dalam hal ini, berlian keputusan menanyakan apakah manajer
penjualan menyetujui laporan pengeluaran. Hanya ada dua pilihan yang mungkin — Ya dan
Tidak. Pemula mungkin tergoda untuk membuat peta proses dengan berlian keputusan yang memiliki lebih dari
dua hasil; Namun, hal itu dapat menyebabkan logika yang membingungkan. Semua proses bisnis dapat
didefinisikan menggunakan satu atau lebih berlian keputusan, masing-masing dengan hanya dua hasil.

Akhirnya, karena Gambar 7-2 hanya menunjukkan bagian dari proses pelaporan pengeluaran, diagram
alur diakhiri dengan penghubung. Sebagian besar proses bisnis terlalu rumit untuk dimuat dalam satu
lembar kertas. Konektor menyediakan cara untuk melanjutkan proses peta dari satu lembar ke lembar
berikutnya.

Latihan 7.1
Lengkapi peta proses untuk proses pelaporan pengeluaran Fitter Snacker yang dimulai pada
Gambar 7-2, menggunakan deskripsi proses yang diberikan di awal bagian ini dan simbol
pemetaan proses yang ditunjukkan pada Gambar 7-1.

Ekstensi Pemetaan Proses

Perkembangan teknologi komputer — khususnya, antarmuka grafis berkualitas tinggi —
telah memungkinkan alat pemetaan proses berkembang melampaui simbol sederhana diagram alur. Salah
satu alat yang membantu adalah pemodelan hierarkis, yang merupakan jenis pemetaan proses di mana
proses bisnis dapat dijelaskan secara lebih rinci atau lebih rinci, tergantung pada tugas yang ada. Gambar
7-3 mengilustrasikan model hierarki Fitter ' proses pelaporan biaya.
 Bab 7

Biaya yang dikeluarkan

Karyawan mempersiapkan
laporan pengeluaran

Biaya yang dikeluarkan

salinan karyawan
laporan dan kuitansi

Karyawan mempersiapkan
laporan pengeluaran
188 Manager Penjualan
laporan ulasan
Karyawan menempel
kuitansi untuk semua
pengeluaran > $25
Karyawan memodifikasi
laporan pengeluaran

Surat karyawan
laporan pengeluaran ke
Manager Penjualan
Pengeluaran Manager Penjualan
laporan surat laporan kembali
disetujui Tidak untuk karyawan
?
Manager Penjualan Karyawan memodifikasi
Ya laporan ulasan laporan pengeluaran

Surat manajer penjualan

laporan pengeluaran ke
kantor perusahaan Pengeluaran Manager Penjualan
laporan surat laporan kembali
disetujui Tidak untuk karyawan
?
1 Ya

Surat manajer penjualan

laporan pengeluaran ke
kantor perusahaan

1
Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-3 Pemodelan hierarki Fitter ' proses pelaporan biaya

Untuk tujuan pelatihan, penting untuk mendokumentasikan langkah-langkah terperinci seorang penjual
harus mengikuti untuk menyelesaikan laporan pengeluaran; namun, detailnya dapat membuat peta proses menjadi
rumit untuk aktivitas perbaikan proses. Dalam pemodelan hierarkis, empat langkah yang diikuti wiraniaga untuk
menyelesaikan laporan pengeluaran dapat diringkas menjadi satu langkah: “ Karyawan menyelesaikan laporan
pengeluaran. ” Perangkat lunak pemodelan hierarki memberi pengguna fleksibilitas untuk berpindah dengan
mudah dari tampilan tingkat yang lebih tinggi, kurang detail ke tampilan tingkat yang lebih rendah dengan lebih
detail. Pemodelan hierarkis dapat membantu dalam pemetaan proses dengan memungkinkan pengguna untuk
membuat pandangan tingkat tinggi yang luas dari suatu proses dan kemudian menambahkan lebih banyak detail
saat proses dianalisis.
Jenis teknik pemetaan proses lain yang banyak digunakan dan dikenal luas adalah
diagram alur penyebaran ( juga dikenal sebagai diagram alur swimlane). Jenis diagram alur ini
menggambarkan anggota tim di bagian atas, dengan setiap langkah disejajarkan secara vertikal di bawah
karyawan atau tim yang sesuai. Gambar 7-4 menunjukkan proses pelaporan pengeluaran Fitter sebagai
diagram alur penerapan. Teknik pemetaan proses ini memiliki keuntungan dalam mengidentifikasi setiap
orang dengan jelas ' s tugas dalam proses.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

Penjualan A/P
Pramuniaga Pemeriksa
Pengelola staf

Biaya yang dikeluarkan

Karyawan mempersiapkan
laporan pengeluaran

salinan karyawan
laporan dan kuitansi 189

Karyawan menempel
kuitansi untuk semua
pengeluaran > $25

Surat karyawan
laporan pengeluaran ke
Sales manajer
laporan ulasan
Manager Penjualan

Pengeluaran
Karyawan memodifikasi laporan
laporan pengeluaran
disetujui
? Ya
Tidak

Manager Penjualan
surat laporan kembali
untuk karyawan

Surat manajer penjualan

laporan pengeluaran ke
kantor perusahaan

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-4 Deployment, atau swimlane, diagram alur Fitter ' proses pelaporan biaya

Diagram Rantai Proses Peristiwa (EPC)

GETAH ' Perangkat lunak ERP mendukung ratusan proses bisnis, dan SAP telah
mengembangkan model grafis untuk banyak dari proses bisnis ini menggunakan: rantai
proses peristiwa (EPC) format. Format EPC hanya menggunakan dua simbol untuk mewakili
proses bisnis. Keuntungan format EPC adalah cocok dengan logika dan struktur SAP ' s desain
perangkat lunak ERP. Teknik pemodelan EPC tersedia sebagai perangkat lunak melalui
Software AG ' s ARIS (Arsitektur Sistem Informasi Terpadu).
Dalam pemodelan EPC, dua struktur yang digunakan untuk mewakili proses bisnis adalah: acara
dan fungsi. Gambar 7-5 menunjukkan representasi grafis dari peristiwa dan fungsi dalam
 Bab 7

pemodelan EPC. Peristiwa mencerminkan keadaan atau status dalam proses dan diwakili oleh segi
enam memanjang, dan fungsi mencerminkan bagian dari proses di mana perubahan terjadi dan
diwakili oleh persegi panjang dengan sudut membulat.

Obyek

Pengeluaran
terjadi
190
Masa lalu

partisip
Peristiwa

Kata kerja

Mempersiapkan

laporan pengeluaran

Obyek

Fungsi

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-5 Komponen rantai proses peristiwa (EPC)

Pemodelan konvensi penamaan untuk fungsi dan acara juga digunakan dalam EPC untuk
standar. Misalnya, konvensi seperti yang penamaan acara adalah objek — partisip masa lalu,
ditunjukkan pada contoh berikut:

Obyek Past Participle

Pengeluaran terjadi

Laporan pengeluaran disetujui

Salinan dalam bentuk cetak diajukan

Untuk fungsi, konvensi penamaannya adalah kata kerja — objek, seperti yang ditunjukkan berikut ini:
contoh:

Kata kerja Obyek

Mempersiapkan laporan pengeluaran

Tinjauan laporan pengeluaran

Surat cek pengembalian dana

 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

Gambar 7-6 menunjukkan diagram EPC sederhana untuk bagian dari proses pelaporan
pengeluaran Fitter. Diagram EPC dimulai dan diakhiri dengan event. Selanjutnya, peristiwa harus
diikuti oleh fungsi, dan fungsi harus diikuti oleh peristiwa.

Pengeluaran
terjadi

191

Mempersiapkan

laporan pengeluaran

Laporan pengeluaran
lengkap

Biaya surat
laporan

Laporan pengeluaran
diterima

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-6 Tata letak EPC dasar

Selain koneksi langsung peristiwa ke fungsi, diagram EPC menggunakan tiga jenis konektor
percabangan. Percabangan terjadi ketika logika berasal dari lebih dari satu sumber atau
berlanjut ke lebih dari satu hasil potensial. Tiga jenis konektor adalah AND, OR, dan Exclusive
OR (XOR). Gambar 7-7 menunjukkan bagaimana fungsi konektor AND. Angka tersebut
menunjukkan bahwa laporan pengeluaran harus dicatat dan hard copy harus diajukan.
 Bab 7

Memasuki

laporan pengeluaran

DAN konektor

Laporan pengeluaran Salinan dalam bentuk cetak

192
tercatat diajukan

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-7 DAN konektor dalam diagram EPC

OR konektor menunjukkan bahwa satu atau lebih hasil potensial dapat terjadi; ini
tidak eksklusif. Gambar 7-8 menunjukkan aplikasi konektor OR, yang menunjukkan bahwa setelah
pembayaran diproses, tenaga penjualan diberitahu, atau manajer penjualan diberitahu, atau kedua
tenaga penjualan dan manajer penjualan diberitahu.

Proses
pembayaran

ATAU konektor

Pramuniaga Manager Penjualan

diberitahu diberitahu

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-8 ATAU konektor dalam diagram EPC

Gambar 7-9 menunjukkan bagaimana konektor XOR dapat digunakan untuk mewakili manajer '
keputusan tentang apakah akan menyetujui laporan pengeluaran. Berbeda dengan konektor OR, konektor
XOR bersifat eksklusif; hanya satu peristiwa yang dapat terjadi setelah konektor XOR. Gambar 7-9
menunjukkan bahwa hanya satu peristiwa yang dapat terjadi setelah meninjau laporan pengeluaran:
disetujui atau tidak disetujui.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

Tinjauan
laporan pengeluaran

konektor XOR

Laporan pengeluaran Laporan pengeluaran

193
disetujui ditolak

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-9 Konektor XOR dalam diagram EPC

Gambar 7-7 sampai 7-9 menunjukkan satu fungsi menghubungkan ke dua peristiwa
menggunakan konektor cabang; namun, fungsi tidak selalu mengarah ke konektor, begitu pula
beberapa peristiwa tidak selalu mengikuti konektor. Misalnya, Fitter dapat meminta staf penjualan
menyelesaikan laporan pengeluaran di akhir perjalanan penjualan singkat, tetapi pada akhir setiap
minggu jika perjalanan berlangsung lebih dari satu minggu. Kondisi ini diilustrasikan pada Gambar
7-10, di mana penyusunan laporan pengeluaran dapat dipicu oleh salah satu dari dua peristiwa: akhir
perjalanan atau akhir pekan. Mungkin juga lebih dari dua peristiwa bisa
memicu fungsi.

Perjalanan Pekan
lengkap berakhir

Mempersiapkan

laporan pengeluaran

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-10 ATAU konektor dengan dua peristiwa pemicu

Gambar 7-11 menunjukkan semua kemungkinan kombinasi koneksi. Perhatikan bahwa tidak mungkin
memiliki satu peristiwa yang terhubung ke beberapa fungsi dengan konektor OR atau XOR, karena peristiwa
mewakili status atau status. Ketika konektor OR dan XOR mengarah ke multiple
 Bab 7

hasil (fungsi atau peristiwa), maka keputusan diperlukan untuk memutuskan jalur apa yang harus diikuti
dan suatu peristiwa tidak dapat menghasilkan keputusan.

Pemicu acara Pemicu fungsi

Lajang Beberapa Lajang Beberapa

Peristiwa Peristiwa Peristiwa Fungsi Fungsi Fungsi

DAN
194
Fungsi Fungsi Fungsi Peristiwa Peristiwa Peristiwa

Peristiwa Peristiwa Fungsi Fungsi Fungsi

Bukan
ATAU
diizinkan
Fungsi Peristiwa Peristiwa Peristiwa

Peristiwa Peristiwa Fungsi Fungsi Fungsi

Bukan
XOR
diizinkan
Fungsi Peristiwa Peristiwa Peristiwa

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-11 Kemungkinan konektor dan kombinasi pemicu

Akhirnya, Gambar 7-12 menunjukkan pemisahan dan konsolidasi jalur melalui proses. Dalam hal ini,
tenaga penjual Fitter dapat mengirimkan laporan pengeluarannya secara online jika dia memiliki akses
Internet; jika tidak, dia harus mengirimkan laporan kertas. Perhatikan jenis konektor yang sama yang
digunakan untuk membagi jalur harus digunakan untuk menggabungkannya.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

Pengeluaran

terjadi

Memeriksa

ketersediaan internet

195

Internet Internet
tersedia tidak tersedia

Mempersiapkan Mempersiapkan

laporan online laporan kertas

Laporan Laporan
diserahkan dikirim
secara elektronik

Tinjauan
laporan pengeluaran

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-12 Memisahkan dan mengkonsolidasikan jalur

Diagram EPC dasar dapat ditambah dengan informasi tambahan. Dalam terminologi EPC,
informasi tambahan ini disebut elemen data. Misalnya, Gambar 7-13 menunjukkan bagian pertama
diagram EPC untuk proses pelaporan pengeluaran Fitter; diagram juga menunjukkan elemen data ( “
Laporan pengeluaran multikopi yang tidak disetujui ”) dan elemen organisasi ( “ Pramuniaga, ” “
Manager Penjualan ”). Elemen tambahan memungkinkan
 Bab 7

untuk deskripsi proses yang lebih lengkap, mendokumentasikan “ siapa ” dan “ Apa ”
aspek dari proses.

Pengeluaran

terjadi

196
Tidak disetujui
banyak salinan Mempersiapkan
Pramuniaga
laporan pengeluaran laporan pengeluaran

Laporan pengeluaran
lengkap

Biaya surat
Pramuniaga
laporan

Laporan pengeluaran
diterima

Tidak disetujui
banyak salinan Tinjauan Penjualan

laporan pengeluaran laporan pengeluaran Pengelola

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-13 Diagram EPC dengan elemen organisasi dan data

Latihan 7.2
Dengan menggunakan deskripsi proses yang diberikan sebelumnya dalam bab ini, lengkapi diagram
EPC dari proses pelaporan pengeluaran Fitter yang ditunjukkan pada Gambar 7-13. Tambahkan
elemen logika (peristiwa, fungsi, dan konektor) dan elemen organisasi.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

PENINGKATAN PROSES
Alat pemetaan proses memberikan kemampuan untuk menggambarkan proses bisnis dalam format
yang dipahami secara universal. Umumnya, tugas pemetaan suatu proses membutuhkan tim yang
terdiri dari personel kunci yang terlibat dalam proses tersebut. Seringkali, tindakan menggambarkan
proses secara akurat, dan memahami bagaimana area fungsional berinteraksi, menjelaskan kepada
tim langkah-langkah apa yang diperlukan untuk meningkatkan proses. Hal ini terutama berlaku untuk
organisasi yang sebelumnya berfokus pada tanggung jawab fungsional daripada proses bisnis.

Menggunakan teknik analisis nilai yang sederhana juga dapat menghasilkan ide-ide perbaikan
proses. Di dalam analisis nilai, setiap aktivitas dalam proses dianalisis untuk nilai yang ditambahkan 197

ke produk atau layanan. NS Nilai ditambahkan adalah peningkatan produk ' s atau layanan ' nilai,
dari perspektif pelanggan. Kegiatan dapat menambahkan:

• Nilai sesungguhnya — Nilai yang bersedia dibayar oleh pelanggan

• Nilai bisnis — Nilai yang membantu perusahaan menjalankan bisnisnya
• Tidak bernilai — Suatu kegiatan yang harus dihilangkan

Proses pelaporan pengeluaran Fitter tidak memberikan nilai nyata, karena Fitter ' Pelanggan s
tidak peduli apakah karyawan penjualan menerima penggantian biaya bisnis mereka dengan cepat
dan akurat. Namun, proses pelaporan biaya memang menambah nilai bisnis, dan harus memberikan
nilai ini dengan biaya minimum. Menentukan nilai suatu barang atau jasa itu mudah — itu adalah apa
yang seseorang bersedia membayar untuk itu. Mengevaluasi nilai bagian dari kegiatan bisnis,
bagaimanapun, bukanlah ilmu pasti karena bagian dari suatu proses tidak dapat dijual di pasar
terbuka. Meskipun merupakan tugas yang menantang, mengevaluasi setiap aktivitas berdasarkan
nilai yang diberikan dapat menyoroti peluang untuk perbaikan. Kegiatan yang biaya lebih dari nilai
tambah mereka harus ditingkatkan.
Konsep analisis nilai dapat diperluas ke evaluasi waktu dan biaya setiap langkah proses. Untuk
setiap langkah dalam proses saat ini, Anda memperkirakan waktu dan biaya yang sebenarnya.
Kemudian Anda memperkirakan waktu dan biaya nilai tambah — menentukan berapa banyak waktu
aktual yang menambah nilai dan berapa banyak biaya yang layak dibayar.
Kami akan menggunakan “ Laporan pengeluaran surat ” fungsi Fitter ' proses pelaporan biaya untuk
menggambarkan analisis nilai. Fungsi ini dapat menghabiskan biaya hingga $50, termasuk tidak hanya biaya
amplop dan perangko, tetapi juga waktu yang dihabiskan oleh tenaga penjual untuk mengirimkan laporan
pengeluaran melalui pos. Analisis nilai mencakup waktu yang telah berlalu untuk mengirimkan laporan
pengeluaran, termasuk waktu yang dibutuhkan wiraniaga untuk menemukan kotak surat, waktu yang dibutuhkan
layanan pos untuk mengirimkan laporan pengeluaran ke kantor pusat perusahaan, dan waktu yang dibutuhkan
perusahaan. ' sistem surat internal untuk mengirimkan laporan pengeluaran kepada manajer penjualan.

Misalkan untuk Fitter waktu yang telah berlalu biasanya tiga hari. Untuk melakukan analisis nilai, Anda
akan menentukan berapa banyak waktu dan biaya ini merupakan nilai tambah. Untuk menentukan nilai ini,
Anda harus melihat aktivitas “ Laporan pengeluaran surat ” dalam hal apa yang sebenarnya sedang dicapai.
Dalam hal ini, bukan pengiriman fisik kertas yang penting. Mengirimkan laporan pengeluaran adalah sarana
untuk mengirimkan data dan dokumentasi pengeluaran. Email dapat meminimalkan waktu dan biaya yang
diperlukan untuk mengirimkan data tersebut; oleh karena itu, mengirimkan laporan pengeluaran dengan
biaya $50, untuk tiba dalam tiga hari, hanya memberikan nilai yang bernilai sen (yaitu biaya untuk mengirim
email) dalam fungsi yang dapat dijalankan dalam hitungan detik. Melihat waktu dan biaya saat ini dari setiap
proses
 Bab 7

melangkah, lalu bertanya, “ Apa yang sebenarnya sedang dicapai, dan apa nilainya? ” dapat membantu
mengidentifikasi area untuk perbaikan proses.
Setiap langkah dalam proses bisnis harus ditantang untuk menentukan apakah itu memberikan nilai.
H. James Harrington, dalam bukunya Peningkatan Proses Bisnis, menyarankan agar perusahaan
mengajukan pertanyaan berikut tentang proses bisnis mereka untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan:

• Apakah ada checks and balances yang tidak perlu? Apakah aktivitas
• memeriksa atau menyetujui orang lain? ' pekerjaan? Apakah itu
• memerlukan lebih dari satu tanda tangan?
198 • Apakah banyak salinan diperlukan?
• Apakah salinan disimpan tanpa alasan yang jelas?
• Apakah salinan dikirim ke orang yang tidak membutuhkan informasi?
• Apakah ada korespondensi tertulis yang tidak perlu?
• Apakah ada orang atau lembaga yang terlibat yang menghambat efektivitas
dan efisiensi proses?
• Apakah prosedur organisasi yang ada secara teratur menghambat kinerja
tugas yang efisien, efektif, dan tepat waktu?
• Apakah seseorang menyetujui sesuatu yang telah mereka setujui (misalnya,
menyetujui pengeluaran modal yang disetujui sebagai bagian dari anggaran)?
• Apakah informasi yang sama dikumpulkan di lebih dari satu waktu atau lokasi?
• Apakah database duplikat dipertahankan?

Harrington juga menyarankan menggunakan pendekatan berikut untuk meningkatkan proses:

• Lakukan aktivitas secara paralel (misalnya, persetujuan).

• Ubah urutan kegiatan.
• Kurangi interupsi.
• Hindari duplikasi atau fragmentasi tugas. Hindari
• arus dan kemacetan yang kompleks.
• Menggabungkan kegiatan serupa.
• Kurangi jumlah penanganan. Hapus
• data yang tidak digunakan.
• Hilangkan salinan.

Mengevaluasi Perbaikan Proses Sebelum Implementasi

Meskipun mengidentifikasi perbaikan proses bisa jadi sulit, menerapkannya bahkan lebih menantang.
Mengganggu proses saat ini untuk membuat perubahan dapat memakan biaya dan waktu, dan
manajer sering enggan mengambil risiko mencoba ide-ide perbaikan proses — terutama jika ide-ide
tersebut memerlukan perubahan signifikan dalam cara menyelesaikan suatu kegiatan. Salah satu
cara untuk mengurangi risiko ini adalah dengan menggunakan pemodelan proses dinamis untuk
mengevaluasi perubahan proses sebelum diimplementasikan. Pemodelan proses dinamis mengambil
diagram alur proses dasar dan menjalankannya, menggunakan teknik simulasi komputer untuk
memfasilitasi evaluasi perubahan proses yang diusulkan. Simulasi komputer berulang kali
menghasilkan variabel acak (seperti pesanan pelanggan) yang berinteraksi dengan model logis dari
proses bisnis untuk memprediksi kinerja sistem yang sebenarnya. Model proses dinamis dapat
memperkirakan kinerja sistem, menggunakan ukuran seperti waktu siklus (berapa lama proses
berlangsung), produktivitas, biaya total, waktu idle, dan kemacetan.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

LAINNYA

Manajemen Proses Bisnis — Tanggung Jawab Bisnis

Meskipun banyak orang mungkin berpikir untuk mengotomatisasi proses sebagai tanggung
jawab TI, sebenarnya tidak. Ini adalah tanggung jawab bisnis. Pengguna bisnis dalam suatu
organisasi harus menyetujui proses bisnis lama sebelum organisasi dapat mulai berpikir untuk
mengadopsi — dan mengotomatisasi — proses bisnis baru. Itulah yang terjadi dengan Royal
Pharmaceutical Society of Great Britain (RPSGB).
RPSGB adalah badan profesional untuk profesional apoteker di Inggris Raya.
RPSGB ' Tanggung jawab s termasuk menyelidiki keluhan terhadap apoteker dan 199
teknisi farmasi, dan merekomendasikan penuntutan pidana, bila perlu.
RPSGB ' Proyek manajemen proses bisnis dimulai sebagai tanggapan atas tantangan yang
dialami organisasi dengan sistem database Access yang menangani keluhan. Pada tahun 2006, basis
data tidak dapat lagi secara efektif menangani volume pengaduan yang diterima RPSGB, sehingga
organisasi membentuk tim untuk memperkenalkan perangkat lunak baru untuk membantu
mengelola proses pengaduannya. Awalnya, tim tidak dapat memutuskan proses mana yang harus
diotomatisasi oleh perangkat lunak baru. Anggota tim juga tidak setuju pada tingkat otomatisasi apa
yang diperlukan dan jenis dokumentasi apa yang perlu dipertahankan. Oleh karena itu, tim
memutuskan bahwa mereka perlu mendefinisikan organisasi ' s proses bisnis saat ini sebelum
menentukan bagaimana membuat proses manajemen keluhan lebih efisien. Tim membuat berbagai
peta proses untuk mengembangkan representasi grafis dari proses yang ada.

Proses pengaduan dimulai ketika pengaduan diajukan terhadap apoteker.

Misalnya, keluhan mungkin dipicu oleh apoteker yang kasar atau, lebih serius, oleh
apoteker mabuk yang memberikan obat yang salah. Beberapa jenis keluhan
memerlukan tindakan khusus, yang didokumentasikan dengan peta proses.
Hanya setelah tim memetakan semua proses saat ini dan mengidentifikasi cara untuk
membuatnya lebih efisien, perangkat lunak diterapkan untuk mengotomatisasi proses tersebut. Tim
juga bekerja dengan pemerintah Inggris untuk memastikan proses baru memiliki fleksibilitas untuk
diubah dengan cepat jika aturan baru yang mengatur industri farmasi disahkan di Parlemen.

Seluruh proyek memakan waktu hampir dua tahun untuk diselesaikan. Selama waktu itu,
RPSGB memfokuskan energi yang cukup besar pada manajemen perubahan untuk meyakinkan
mereka yang terlibat bahwa mengubah proses itu bermanfaat. Dalam hal ini, banyak karyawan lebih
mudah diyakinkan tentang manfaat proyek karena undang-undang yang memerlukan perubahan
proses tertentu akan segera disahkan. Sistem otomatis baru sangat mengurangi RPSGB '
ketergantungan pada kertas, dan itu membantu organisasi mencapai tujuannya untuk memiliki 80
persen dari semua kasus yang memerlukan tindakan lebih lanjut yang diajukan ke organisasi ' s
Komite Investigasi dalam waktu tiga bulan setelah selesainya penyelidikan awal.

Pertanyaan:

1. Mengapa penting untuk memahami proses bisnis Anda saat ini sebelum
mencoba memperbaikinya?
2. Mengapa mungkin sulit bagi sekelompok pekerja untuk mencapai
kesepakatan tentang proses bisnis mereka saat ini?
 Bab 7

ALAT ALUR KERJA ERP

Sebagian besar proses bisnis dilakukan secara teratur, memungkinkan karyawan yang bertanggung jawab
atas proses menjadi efisien dalam tugas-tugas yang terlibat dalam proses. Misalnya, proses pesanan
penjualan merupakan hal mendasar bagi bisnis manufaktur; tenaga penjualan, juru tulis pesanan
penjualan, manajer gudang, juru tulis piutang, dan lainnya menghabiskan sebagian besar hari mereka
untuk mendukung proses tersebut. Jika proses dirancang dan dikelola secara efisien, dan karyawan dilatih
dengan baik, pekerja akan mengalami pengulangan yang cukup untuk menjadi efisien dalam tugas sehari-
hari mereka.
Beberapa proses bisnis, bagaimanapun, dilakukan hanya secara sporadis. Seringkali, proses
200 tersebut tidak efisien, terutama ketika proses melibatkan lebih dari satu area fungsional. Bekerja
mungkin “ jatuh melalui celah-celah, ” tidak harus karena kelalaian, tetapi karena kurangnya
pengulangan. Misalnya, proses penetapan batas kredit dapat terjadi hanya sesekali dan mungkin
memerlukan koordinasi antara Departemen Penjualan, yang mengidentifikasi pelanggan baru dan
mengumpulkan data dasar (nama kontak, alamat, syarat dan ketentuan kontrak) dan Departemen
Piutang Usaha, yang mengevaluasi pelanggan ' s sejarah kredit untuk menetapkan batas kredit.
Kecuali jika karyawan mengelola proses penetapan batas kredit dengan benar, pelanggan baru ' s
pesanan dapat diblokir untuk jangka waktu yang tidak dapat diterima. Untuk proses sporadis seperti
ini, alat perangkat lunak alur kerja dapat membantu karyawan menghindari “ menjatuhkan bola ”
dengan menyediakan alat untuk melacak dan memantau tugas dalam proyek dan memberikan
pengingat kepada karyawan yang terlibat.
Alat alur kerja adalah program perangkat lunak yang mengotomatiskan pelaksanaan
proses bisnis dan menangani semua aspek proses, termasuk aliran proses (langkah-langkah
logis dalam proses bisnis), orang-orang yang terlibat (organisasi), dan efek (informasi proses
yang mendokumentasikan langkah proses). Software ERP menyediakan sistem manajemen alur
kerja yang mendukung dan mempercepat proses bisnis. Ini memungkinkan karyawan untuk
melakukan proses bisnis yang kompleks dan melacak status proses saat ini kapan saja.

Alat alur kerja SAP ERP, yang disebut Alur Kerja Bisnis SAP, menghubungkan karyawan dengan
transaksi bisnis yang perlu dilakukan. Dalam proses bisnis normal, seorang karyawan menggunakan
pengetahuannya untuk menentukan transaksi apa yang akan diproses pada jam berapa. Terkadang
pekerjaan ini dipicu oleh sumber eksternal, seperti panggilan pelanggan yang menyebabkan petugas
pesanan penjualan melakukan transaksi pembuatan pesanan penjualan. Dalam kasus lain, seorang
karyawan menggunakan alat pelaporan untuk menentukan transaksi apa yang perlu diproses. Misalnya,
seperti yang dibahas dalam Bab 5, manajemen kredit industri diimplementasikan dengan memblokir
pesanan penjualan ketika ada masalah kredit. Laporan pesanan penjualan yang diblokir (ditunjukkan pada
Gambar 5-7) adalah laporan yang dapat digunakan karyawan untuk memutuskan transaksi apa yang harus
diproses untuk menyelesaikan masalah kredit.
Dalam kasus proses sporadis, alat SAP Business Workflow secara proaktif menghubungkan
karyawan dengan transaksi bisnis menggunakan SAP ' sistem email internal dan
tugas alur kerja, yaitu pesan email yang dapat menyertakan informasi dasar, catatan, dan dokumen,
serta tautan langsung ke transaksi bisnis. Sistem SAP dapat memantau tugas alur kerja, dan jika
tugas tidak selesai tepat waktu, sistem alur kerja dapat secara otomatis mengambil berbagai
tindakan, termasuk mengubah prioritas tugas alur kerja dan mengirimkan email pengingat kepada
karyawan yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

Pertimbangkan permintaan liburan. Karyawan yang melakukan tugas operasional penting dalam suatu
organisasi mungkin diminta untuk meminta cuti dari pekerjaan sebelumnya. Proses meminta cuti
kemungkinan merupakan proses yang relatif jarang terjadi yang dapat menimbulkan masalah operasional
dan moral karyawan jika tidak ditangani dengan benar. Dengan demikian, ini adalah kandidat utama untuk
alat alur kerja. Di SAP, Workflow Builder digunakan untuk menentukan proses di balik alur kerja. Selain
mendefinisikan langkah-langkah dalam proses bisnis, perangkat lunak mengidentifikasi individu

sebuah alur kerja

waktu istirahat.

201

Baris Sumber: SAP AG.

GAMBAR 7-14 Layar SAP ERP Workflow Builder

Pada langkah pertama dalam proses ini, seorang karyawan melengkapi layar Buat Notifikasi
Ketidakhadiran (ditunjukkan pada Gambar 7-15) untuk meminta cuti kerja.
 Bab 7

202

Baris Sumber: SAP AG.

GAMBAR 7-15 Buat layar Notifikasi Absen

Setelah karyawan menyelesaikan layar ini, permintaan waktu istirahat menjadi item alur kerja di
Tempat Kerja Bisnis untuk karyawan tersebut ' s pengawas. Business Workplace adalah antarmuka
untuk mengakses berbagai fungsi SAP, termasuk email, kalender, dan alur kerja — serupa dengan
paket perangkat lunak komunikasi dan kolaborasi komprehensif lainnya seperti Microsoft Outlook
atau IBM ' s perangkat lunak Lotus Notes.
Gambar 7-16 menunjukkan permintaan cuti di kotak masuk Workflow manajer ' s Bisnis Tempat
Kerja. Dari layar ini, manajer dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut. Jika permintaan
disetujui, karyawan menerima pemberitahuan persetujuan melalui email. Jika permintaan ditolak,
manajer dapat menyertakan catatan yang menjelaskan alasannya. Permintaan yang ditolak akan
dikirim ke karyawan ' s Kotak masuk alur kerja, tempat orang tersebut dapat mengubah permintaan
atau membatalkannya.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

203

Baris Sumber: SAP AG.

GAMBAR 7-16 Pengelola ' s Tempat Kerja Bisnis dengan tugas alur kerja

GETAH ' Alat alur kerja s menyediakan sejumlah fitur yang berguna. Karyawan dapat melacak kemajuan
tugas alur kerja yang mereka minati, meninjau status mereka kapan saja. Sistem dapat diprogram untuk
mengirim pengingat kepada karyawan yang bertanggung jawab atas suatu tugas setelah jangka waktu yang
telah ditentukan. Manajer juga dapat membangun fleksibilitas ke dalam tugas alur kerja dalam hal siapa
yang dapat melakukan tugas tersebut. Misalnya, Departemen Piutang Usaha (A/R) memiliki tiga karyawan
yang dapat menetapkan batas kredit. Manajer A/R dapat membuat tugas alur kerja untuk menetapkan
pelanggan baru ' s batas kredit dan kirimkan ke kotak masuk Workflow dari ketiga karyawan A/R. Saat salah
satu karyawan menyelesaikan tugas, sistem akan menghapusnya dari ketiga kotak masuk Alur Kerja.
Manajer juga dapat menghasilkan statistik tentang jumlah tugas alur kerja yang ditangani oleh setiap
karyawan dan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, sehingga menghasilkan
keputusan kepegawaian yang lebih baik.
Untuk proses bisnis biasa sehari-hari, alat alur kerja tidak diperlukan. Tetapi untuk proses
sporadis — yang cukup sering diulang untuk membenarkan biaya pengembangan — alat alur
kerja adalah cara yang ampuh untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses.

MENERAPKAN SISTEM ERP

Di Bab 2, Anda telah mempelajari beberapa masalah dan tantangan dalam mengimplementasikan sistem
ERP. Implementasi sangat menantang pada akhir 1990-an, karena banyak perusahaan bergegas
menerapkan sistem ERP untuk menghindari masalah Y2K. Pertumbuhan eksplosif dalam permintaan
implementasi ERP pada saat itu menyebabkan kekurangan konsultan berpengalaman yang signifikan. Sejak
2000, kecepatan implementasi telah melambat secara signifikan. Sebagian besar perusahaan Fortune 500 memiliki
 Bab 7

menerapkan sistem ERP. Area pertumbuhan saat ini dalam implementasi ERP adalah di pasar bisnis
kecil hingga menengah, dan vendor telah mengembangkan produk, termasuk Microsoft Dynamics
dan SAP Business One, yang disesuaikan dengan pasar ini.
Ingatlah bahwa implementasi ERP adalah proses yang berkelanjutan, bukan tugas satu kali.
Sistem ERP sangat rumit, dan tidak ada perusahaan yang memanfaatkan sepenuhnya semua
kemampuan dalam suatu sistem. Karena tantangan dalam implementasi awal sistem ERP, banyak
perusahaan membatasi ruang lingkup proyek implementasi hanya pada apa yang mutlak diperlukan
untuk mengoperasikan bisnis, dan memang demikian. Setelah implementasi selesai dan sistem
berjalan dengan lancar, banyak perusahaan berusaha untuk lebih meningkatkan proses bisnis
mereka dengan memperbarui dan memperluas implementasi sistem ERP asli mereka. Proyek
204
implementasi lanjutan ini, meskipun lebih kecil dari implementasi ERP awal, masih memerlukan
manajemen yang efektif.

LAINNYA

Peningkatan Proses Bisnis di Multi-Chem

Apa yang Anda lakukan ketika organisasi Anda tumbuh begitu cepat sehingga dokumen mulai jatuh melalui
celah? Perusahaan yang cerdas beralih ke manajemen proses bisnis untuk membantu mereka menjalankan
organisasi dengan lebih efisien. Multi-Chem, sebuah perusahaan kimia khusus internasional yang menjual
ke industri minyak dan gas, melakukan hal itu dalam upaya untuk meningkatkan proses bisnisnya.
Perusahaan ini berbasis di San Angelo, Texas, dan memiliki lebih dari 700 karyawan. Karena
pertumbuhannya yang cepat, perusahaan ' Proses persetujuan dokumen menjadi lambat dan tidak efektif.
Dokumen, seperti permintaan liburan, hanya menetes melalui proses persetujuan yang tidak efisien dan
bahkan ada yang mendekam di pekerja. ' meja.
Sebelum berangkat untuk meningkatkan proses bisnis yang tidak efisien ini, Multi-Chem '
s manajemen menetapkan beberapa kriteria untuk solusi. Perusahaan menginginkan program
yang lebih dari sekadar sistem email sederhana; solusinya harus bisa mengelola dokumen
secara elektronik, dan harus bisa mengontrol prosesnya ' alur kerja. Manajemen juga ingin
menempatkan sistem di pengguna ' tangan, yaitu, mereka tidak menginginkan sistem yang
harus dikelola oleh Departemen TI setiap hari. Selain itu, solusinya harus terukur karena
perusahaan berkembang pesat.
Solusi yang dipilih oleh Multi-Chem adalah BP Logix ' s Direktur Proses. Secara internal, Multi-
Chem mengacu pada sistem baru sebagai eDocs. Perusahaan pertama-tama berfokus pada
pembuatan formulir permintaan personel baru, yang digunakan untuk karyawan baru dan posisi
baru. Dengan sistem baru, Multi-Chem dapat merancang formulir yang mudah digunakan yang
menyederhanakan proses perekrutan, dan karena formulir dan proses baru ini sangat intuitif, maka
diterima secara luas oleh karyawan. Dan melalui sistem ' Dengan penggunaan jejak audit, otorisasi
pelacakan telah disederhanakan. Tahap implementasi lebih lanjut termasuk pengembangan
dokumen dan alur kerja baru untuk menyetujui belanja modal, melatih karyawan, dan membuat
profil pelanggan.
Multi-Kimia ' Sistem eDocs terus menghemat uang dan waktu perusahaan. Semua
karyawan menggunakan eDocs, dan sistem telah menjadi bagian penting dari pekerjaan mereka.

Pertanyaan:

1. Pikirkan contoh proses bisnis berbasis kertas yang tidak efisien, seperti yang mungkin Anda
lihat di dokter tradisional ' kantor. Bagaimana sistem dokumen elektronik yang
menggunakan alur kerja dapat meningkatkan efisiensi proses tersebut?
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

Biaya dan Manfaat Sistem ERP

Seperti yang Anda pelajari di Bab 2, implementasi ERP mahal (dengan biaya berkisar antara
$10 juta dan $500 juta, tergantung pada ukuran perusahaan). Biaya implementasi ERP meliputi:

• Biaya lisensi perangkat lunak — Perangkat lunak ERP cukup mahal, dan sebagian besar
vendor ERP membebankan biaya lisensi tahunan berdasarkan jumlah pengguna.
• Biaya konsultasi — Implementasi ERP memerlukan penggunaan konsultan dengan keterampilan
untuk mengkonfigurasi perangkat lunak untuk mendukung perusahaan ' proses bisnis s. Konsultan
yang baik memiliki pengalaman luas dalam cara sistem ERP berfungsi dalam praktik, dan mereka
205
dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang menghindari input data yang berlebihan,
sambil menangkap informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan manajerial.

• Waktu anggota tim proyek — Proyek ERP membutuhkan orang-orang kunci dalam
perusahaan untuk memandu implementasinya. Ini adalah anggota tim yang memiliki
pengetahuan rinci tentang perusahaan ' bisnis. Mereka bekerja sama dengan
konsultan untuk memastikan konfigurasi perangkat lunak ERP mendukung
perusahaan ' s, yang berarti para pekerja ini sering diambil dari tanggung jawab
sehari-hari mereka.
• Pelatihan karyawan — Anggota tim proyek membutuhkan pelatihan dalam perangkat lunak ERP
sehingga mereka dapat bekerja dengan sukses dengan konsultan dalam implementasinya. Anggota
tim tersebut juga sering bekerja dengan konsultan pelatihan untuk mengembangkan dan
memberikan program pelatihan khusus perusahaan untuk semua karyawan.
• Kehilangan produktivitas — Tidak peduli seberapa lancar implementasi ERP,
perusahaan biasanya kehilangan produktivitas selama minggu dan bulan pertama
setelah beralih ke sistem ERP baru.

Untuk membenarkan biaya yang terkait dengan sistem ERP, perusahaan harus mengidentifikasi
keuntungan finansial yang signifikan yang akan dihasilkan oleh penggunaan perangkat lunak, tetapi satu-
satunya cara perusahaan dapat menghemat uang dengan sistem ERP adalah dengan menggunakannya
untuk mendukung lebih efisien. dan proses bisnis yang efektif. Ini berarti bahwa proyek implementasi
seharusnya tidak hanya menciptakan kembali perusahaan ' proses dan sistem informasi saat ini, meskipun
itu adalah kemungkinan karena SAP menyediakan kode sumber dengan paket ERP-nya. Perusahaan dapat
memilih untuk mengubah paket melalui SAP ' bahasa pemrograman internal, yang disebut Advanced
Business Application Programming (ABAP) — yang pertama kali Anda pelajari di Bab 2. Dengan akses ke
kode sumber SAP ERP, adalah mungkin bagi perusahaan untuk menghabiskan sejumlah besar uang untuk
pengembangan kode perangkat lunak untuk menghindari perubahan proses bisnis ke proses praktik terbaik
yang dirancang ke dalam ERP perangkat lunak. Banyak perusahaan mengalami kesulitan dalam menangani
perubahan dan lebih memilih untuk terus melakukan bisnis seperti biasanya — daripada mengadopsi
praktik terbaik yang dibangun ke dalam sistem ERP.
Sebagai bagian dari implementasi, perusahaan juga harus mengelola transfer data dari sistem
komputer lama ke sistem ERP baru. Selain mengelola data master seperti data material, data
pelanggan, data vendor, dan sebagainya, perusahaan juga harus mentransfer data transaksi, yang
meliputi pesanan penjualan dan pesanan pembelian, yang banyak kemungkinan berada dalam
berbagai tahap pemrosesan. — tugas yang menantang.
 Bab 7

MANAJEMEN IMPLEMENTASI DAN PERUBAHAN

Bagaimana perusahaan memastikan bahwa investasi ERP-nya terbayar dalam peningkatan profitabilitas?
Tantangan utama bukanlah dalam mengelola teknologi, tetapi dalam mengelola orang. Sistem ERP
mengubah cara orang bekerja, dan agar sistem menjadi efektif, perubahan mungkin harus dramatis,
melampaui cara karyawan berinteraksi dengan perangkat lunak hingga cara mereka melakukan tugas
mereka. Selanjutnya, proses bisnis yang lebih efektif membutuhkan lebih sedikit orang. Beberapa karyawan
tidak lagi dibutuhkan. Bukan hal kecil untuk meminta orang berpartisipasi dalam proses yang mungkin tidak
hanya mengubah aktivitas mereka sehari-hari, tetapi juga dapat menghilangkan pekerjaan mereka saat ini.

206 Mengelola aspek perilaku manusia dari perubahan organisasi disebut

manajemen perubahan organisasi (OCM). Jangan meremehkan pentingnya aspek proses implementasi ini.
Salah satu kunci untuk mengelola OCM adalah menyadari bahwa kebanyakan orang tidak keberatan dengan
perubahan, mereka keberatan makhluk berubah. Jika implementasi ERP adalah proyek yang dipaksakan
pada karyawan, mereka akan menolaknya. Jika karyawan melihatnya sebagai peluang untuk membuat
perusahaan lebih efisien dan efektif dengan meningkatkan proses bisnis — dan jika perbaikan proses ini
akan membuat perusahaan lebih menguntungkan dan karena itu memberikan lebih banyak keamanan kerja
— ada kemungkinan lebih besar bahwa karyawan akan mendukung upaya implementasi. Seperti disebutkan
sebelumnya, cara terbaik untuk meningkatkan proses bisnis adalah membuat orang yang paling akrab
dengan proses tersebut memanfaatkan pengalaman dan kreativitas mereka untuk mengembangkan ide-ide
perbaikan proses. Ketika karyawan telah berkontribusi pada proses perubahan, mereka memiliki rasa
memiliki dan akan lebih mungkin untuk mendukung perubahan tersebut.

Alat Implementasi
Banyak alat tersedia untuk membantu mengelola proyek implementasi. Pemetaan proses, yang
dijelaskan sebelumnya, mungkin yang paling kritis. Agar implementasi ERP berjalan dengan lancar
dan memberikan nilai, sangat penting bagi perusahaan untuk memahami keduanya saat ini
proses dan keadaan proses yang diinginkan setelah penerapan.
SAP menyediakan Solution Manager, seperangkat alat dan informasi yang membantu
perusahaan mengelola implementasi SAP ERP. Di Solution Manager, proyek implementasi
ERP disajikan dalam Peta Jalan Implementasi, yang terdiri dari lima berikut:
fase:

• Persiapan Proyek (15 hingga 20 hari)

• Cetak Biru Bisnis (25 hingga 40 hari)
• Realisasi (55 hingga 80 hari)
• Persiapan Akhir (35 hingga 55 hari) Go
• Live dan Dukungan (20 hingga 24 hari)

Angka 7-17 menunjukkan contoh peta jalan ini. Sisi kiri Solusi
Layar manajer menunjukkan struktur menu hierarkis yang mengatur setiap langkah
dalam implementasi, dan di sisi kanan layar adalah item terperinci, deskripsi, dokumen,
kertas putih, alat, dan sebagainya untuk mendukung setiap langkah.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

207

Baris Sumber: SAP AG.

GAMBAR 7-17 Roadmap Implementasi di SAP ' Manajer Solusi

Tahap pertama dari Implementasi Roadmap adalah Persiapan Proyek. Beberapa tugas dalam
fase Persiapan Proyek termasuk mengatur tim teknis, mendefinisikan lanskap sistem (server
komputer, perangkat keras jaringan, dan periferal yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem
ERP), memilih vendor perangkat keras dan basis data, dan yang paling penting, menentukan proyek '
ruang lingkup — apa yang harus dicapai proyek. Masalah umum dalam implementasi ERP adalah
lingkup merayap, yang merupakan perluasan proyek yang tidak direncanakan ' S tujuan dan sasaran.
Scope creep menyebabkan proyek berjalan dari waktu ke waktu dan melebihi anggaran dan
meningkatkan risiko implementasi yang tidak berhasil. Mendefinisikan proyek ' Ruang lingkup
sebelumnya membantu mencegah masalah ini.
Pada fase kedua, Cetak Biru Bisnis, anggota tim proyek membuat dokumentasi rinci
tentang persyaratan proses bisnis perusahaan. Fase Business Blueprint menghasilkan
gambaran rinci tentang bagaimana perusahaan bermaksud menjalankan bisnisnya dengan
sistem SAP ERP. Pemetaan proses sangat penting dalam fase Cetak Biru Bisnis. Hasil dari fase
Business Blueprint akan memandu konsultan dan anggota tim proyek dalam mengkonfigurasi
sistem SAP ERP (yang terjadi pada fase ketiga). Selama fase Cetak Biru Bisnis, anggota tim
teknis menentukan metode transfer data dari perusahaan ' s sistem komputer yang ada
(disebut sistem warisan), yang dapat digantikan oleh sistem ERP atau dapat terus berfungsi
dengan sistem ERP melalui antarmuka.
 Bab 7

Pada fase Realisasi (fase ketiga), anggota tim proyek bekerja dengan konsultan untuk
mengkonfigurasi perangkat lunak ERP dalam sistem pengembangan. Dalam implementasi SAP,
perusahaan menggunakan tiga sistem SAP terpisah selama proses implementasi — sistem
pengembangan untuk mengonfigurasi perangkat lunak SAP agar sesuai dengan Cetak Biru Bisnis,
pengujian (atau kualitas asuransi) sistem untuk mengevaluasi konfigurasi perangkat lunak, dan
sistem produksi, di mana perusahaan menjalankan perangkat lunak akhir. Tim juga mengembangkan
kode ABAP atau alat lain yang diperlukan (seperti paket perangkat lunak pihak ketiga) dan membuat
koneksi yang diperlukan ke sistem lama.
Tahap keempat, Persiapan Akhir, sangat penting untuk keberhasilan proyek
implementasi. Tugas dalam fase ini meliputi:
208
• Menguji throughput sistem untuk proses bisnis penting (menentukan apakah
dapat menangani volume transaksi) dalam sistem jaminan kualitas

• Menyiapkan meja bantuan tempat pengguna akhir bisa mendapatkan dukungan

• Menyiapkan pengoperasian sistem produksi dan mentransfer data dari

sistem lama
• Melakukan pelatihan pengguna akhir
• Mengatur tanggal Go Live

Ketika scope creep terjadi dalam sebuah proyek, biasanya tidak ditemukan sampai
memasuki fase Realisasi, ketika tim mulai melewatkan tenggat waktu, dan biaya mulai melebihi
anggaran. Pada saat scope creep ditemukan dan dampaknya dipahami, seringkali hanya sedikit
yang dapat dilakukan manajemen untuk memperbaiki masalah, karena sebagian besar waktu
dan anggaran telah dihabiskan. Dalam beberapa kasus, manajemen memilih untuk
mempersingkat atau menghilangkan fase Persiapan Akhir, yang berarti pengujian sistem dan
pelatihan karyawan dikurangi atau dihilangkan. Sayangnya, dengan pengurangan pengujian,
kesalahan dalam mengonfigurasi sistem mungkin tidak ditemukan sampai sistem tersebut
digunakan. Demikian juga, dengan pelatihan yang berkurang, karyawan mungkin tidak tahu
cara menggunakan sistem dengan benar, yang dapat menciptakan rantai masalah yang rumit,
karena sifat sistem yang terintegrasi.

Pada fase kelima dan terakhir, Go Live and Support, perusahaan mulai menggunakan sistem
ERP baru. Manajer yang bijaksana mencoba menjadwalkan tanggal Go Live untuk periode ketika
perusahaan tidak terlalu sibuk. Staf bantuan yang tepat sangat penting untuk keberhasilan fase Go
Live karena pengguna memiliki pertanyaan terbanyak selama beberapa minggu pertama bekerja
dengan sistem baru. Anggota tim proyek SAP ERP dan konsultan harus dijadwalkan untuk bekerja di
meja bantuan selama beberapa minggu pertama periode Go Live.
Meskipun pengujian sistem dan pengaturan yang signifikan seharusnya dilakukan di
seluruh proyek, tidak mungkin untuk menguji semua pengaturan dan mengevaluasi
throughput sistem secara menyeluruh. Oleh karena itu, pemantauan sistem selama fase Go
Live dan Dukungan sangat penting agar perubahan dapat dilakukan dengan cepat jika kinerja
sistem tidak memuaskan. Terakhir, penting untuk menetapkan tanggal penyelesaian proyek.
Setiap peningkatan atau perluasan pada sistem harus dikelola sebagai proyek terpisah, bukan
sebagai perluasan dari proyek implementasi asli.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

LAINNYA

Implementasi ERP Membantu Organisasi Nirlaba

Direct Relief International, sebuah organisasi nirlaba yang menyediakan pasokan medis dan bantuan
kepada orang-orang yang terkena dampak kemiskinan, bencana, dan kerusuhan sipil di seluruh dunia, telah
menggunakan implementasi jaringan komunitas online baru-baru ini untuk membantu mereka yang
membutuhkan. Meskipun banyak organisasi nirlaba memiliki niat baik, mereka sering kekurangan informasi
yang mereka butuhkan agar efektif. Misalnya, setelah bencana gempa bumi Haiti pada bulan Januari
2010, banyak kontainer perbekalan kesehatan terparkir di bandara, tidak dapat mencapai
tujuannya. Dengan jaringan online-nya, yang dibangun di atas fondasi perangkat lunak SAP, Direct 209
Relief mampu memberikan bantuan lebih dari $50 juta kepada para korban gempa bumi. — karena
organisasi ' s perhatian untuk rantai pasokan dan rincian logistik.
Direct Relief awalnya mengimplementasikan beberapa modul SAP ERP pada tahun 2008,
dengan fase kedua pada tahun 2010. Pada tahap kedua, antarmuka jaringan komunitas online baru
dibangun menggunakan SAP ' Portal NetWeaver. Selain itu, SAP ' Alat CRM, BusinessObjects, dan
Business Warehouse digunakan untuk membuat jaringan online, yang menyatukan donasi dengan
kebutuhan. Bantuan Langsung ' Tujuannya adalah untuk membawa efisiensi perusahaan
berorientasi laba ke organisasi nirlaba. Setelah pengguna terdaftar dan disaring, mereka dapat
masuk ke portal aman untuk menyumbangkan obat-obatan dan layanan medis sukarela. Mereka
yang meminta bantuan dapat melakukan hal yang sama untuk menentukan persediaan dan layanan
apa yang tersedia. Jaringan ini awalnya diluncurkan hanya untuk pengguna di Amerika Serikat;
namun, sistem baru ini sangat sukses sehingga telah diperluas ke 70 negara.
Menurut Bantuan Langsung ' Presiden dan CEO, Thomas Tighe, organisasi nirlaba tersebut telah “
mampu meningkatkan aliran bantuan yang diberikan, membantu lebih banyak orang dengan biaya lebih
rendah, dan menghasilkan pelaporan yang lebih tepat, ” kesemuanya membantu organisasi menyesuaikan
kebutuhan kelompok tertentu dengan kebutuhan pemasok produk atau layanan yang dibutuhkan itu.
Sistem baru ini juga membuktikan bahwa itu terukur. Selama krisis gempa Haiti, donasi yang dilakukan
melalui jaringan berlipat ganda dalam periode dua minggu, dan selama beberapa hari, jumlah pengguna
sistem (menyumbang dan memasok) tumbuh 300 persen.
Ross Comstock, direktur TI, juga menjelaskan bagaimana sistem baru ini sangat ramah pengguna, “
Karena pendonor produk kami menawarkan produk yang dalam banyak kasus sudah ada di gudang kami,
kami memutuskan untuk mengadaptasi fungsi e-commerce agar dapat menghadap ke hulu juga —
sehingga kami dapat mengambil donasi produk melaluinya, yang menurut saya cukup inovatif. ” Efisiensi
menjalankan sistem real-time dengan database tunggal dan proses terintegrasi telah membuahkan hasil
dalam membantu mereka yang membutuhkan.

Pertanyaan:

1. Apakah menurut Anda penerapan sistem ERP ke dalam organisasi nirlaba berbeda
dengan di perusahaan nirlaba tradisional? Mengapa?
2. Sebutkan setidaknya tiga cara sistem ERP dapat membantu organisasi nirlaba, dan dukung
jawaban Anda menggunakan artikel berita yang menggambarkan masalah yang akan
dipecahkan oleh ERP.
 Bab 7

Konsep Lanskap Sistem

Untuk implementasi ERP, SAP merekomendasikan lanskap sistem seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 7-18. Dalam lanskap sistem ini, ada tiga sistem SAP yang sepenuhnya terpisah,
ditunjuk sebagai Pengembangan (DEV), Jaminan Kualitas (QAS), dan Produksi (PROD).

DEV QAS MELECUT

210

Direktori transportasi

Baris Sumber: Teknologi Kursus/Cengage Learning.

GAMBAR 7-18 Lanskap sistem untuk implementasi SAP ERP

NS Pengembangan (DEV) sistem digunakan untuk mengembangkan pengaturan

konfigurasi untuk sistem, serta peningkatan khusus menggunakan kode ABAP. Perubahan ini
secara otomatis direkam di direktori transportasi, yang merupakan lokasi file data khusus di
server DEV. Perubahan yang direkam dalam sistem DEV diimpor ke Sistem Jaminan Mutu (QAS),
di mana mereka diuji untuk memastikan mereka berfungsi dengan baik. Jika ada koreksi yang
diperlukan, mereka dibuat dalam sistem DEV dan kemudian diangkut lagi ke sistem QAS untuk
pengujian. Setelah pengaturan konfigurasi dan program ABAP lulus pengujian dalam sistem
QAS, semua pengaturan, program, dan perubahan diangkut ke
Sistem Produksi (PROD), yang merupakan sistem yang akan digunakan perusahaan untuk menjalankan proses
bisnisnya.
Penggunaan sistem terpisah penting selama implementasi awal sistem SAP ERP, dan
bahkan lebih penting lagi setelah fase Go Live. Semua paket perangkat lunak memiliki
pembaruan sesekali, dan memiliki sistem yang tersedia untuk menguji pembaruan ini sebelum
menerapkannya ke sistem Produksi dapat mencegah masalah. Jika perusahaan ingin
menggunakan fitur sistem SAP ERP yang tidak termasuk dalam implementasi proyek awal,
maka perusahaan harus memiliki proses seperti yang disediakan SAP untuk mengelola
perubahan di masa depan pada sistem produksi secara terkendali.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

Ringkasan Bab
• Sistem ERP menyediakan alat analisis dan komunikasi yang diperlukan untuk mendukung
proses bisnis yang efisien dan efektif. Pemodelan proses adalah alat dasar untuk memahami
dan menganalisis proses bisnis.
• Pemetaan proses adalah alat pemodelan proses yang menggunakan representasi grafis untuk
mendokumentasikan proses bisnis. Metodologi pemodelan proses lainnya termasuk pemodelan
hierarkis, diagram alur penyebaran, dan diagram rantai proses kejadian (EPC). Analisis nilai adalah
teknik yang dapat digunakan untuk menghasilkan ide perbaikan proses, dan pemodelan proses
dinamis menggunakan perangkat lunak untuk mengevaluasi perbaikan proses sebelum implementasi.
211
• Alat alur kerja ERP memberikan kemampuan untuk memantau dan memfasilitasi proses bisnis
sporadis sehingga pekerjaan penting tidak “ jatuh melalui celah-celah. ”

• Sebagian besar tantangan implementasi ERP melibatkan pengelolaan personel dan reaksi
mereka terhadap perubahan, daripada mengelola masalah teknis. Mengelola aspek perilaku
manusia dari perubahan organisasi disebut organisasi perubahan manajemen (OCM).
• GETAH ' s Solution Manager adalah seperangkat alat dan informasi yang membantu perusahaan
mengelola implementasi perangkat lunak SAP ERP. Di Solution Manager, proyek implementasi
ERP disajikan dalam Implementasi Roadmap, yang terdiri dari lima fase.
• GETAH ' lansekap sistem diperkenalkan untuk menunjukkan bagaimana perubahan pada sistem ERP
selama implementasi (dan seterusnya) dikelola. Dalam lanskap sistem ini, ada tiga sistem SAP yang
sepenuhnya terpisah, ditetapkan sebagai Pengembangan (DEV), Jaminan Kualitas
(QAS), dan Produksi (PROD).

Istilah Utama
diagram alur penyebaran (swimlane proses pemetaan
diagram alur) model proses
Pengembangan (DEV) system Sistem produksi (PROD) Sistem
dynamic process modeling Quality Assurance (QAS) merayap
event process chain (EPC)
flowchart direktori transportasi
analisis kesenjangan
Nilai ditambahkan
pemodelan hierarkis analisis nilai
batas proses manajemen perubahan alat alur kerja
organisasi (OCM) tugas alur kerja

Latihan
1. Kembangkan peta proses untuk proses pendaftaran kursus yang sudah ketinggalan zaman berikut di
universitas lokal:

• Siswa pertama-tama mengisi formulir daftar kelas yang mereka inginkan. Mereka membawa formulir yang telah
diisi ke kantor penasihat akademik, di mana, bekerja dengan seorang penasihat, mereka membuat dokumen
pemilihan kursus. Kemudian, siswa mengisi formulir yang dapat dibaca komputer dengan
 Bab 7

kursus dan nomor bagian untuk semua kelas yang disetujui oleh penasihat. Formulir ini
diserahkan ke kantor pendaftaran di mana ia dimasukkan ke dalam pembaca dokumen, yang
secara elektronik membaca formulir yang telah diisi; data tersebut kemudian ditulis ke disk jadwal
kursus master.
• Pada akhir periode pendaftaran dua minggu, data dari disk jadwal kursus master
dimasukkan ke dalam program penjadwalan master, yang menugaskan siswa ke kursus.
Program penjadwalan dirancang untuk memaksimalkan jumlah siswa yang menerima
kursus yang diminta sambil tetap berada dalam batas kapasitas kelas. Setelah program
penjadwalan master diperbarui untuk semua siswa, program menghasilkan tiga dokumen:
(1) jadwal individu untuk setiap siswa, (2) daftar siswa awal untuk setiap kelas, dan (3)
212
ringkasan laporan jadwal untuk administrasi.
• Setelah siswa menerima jadwal mereka, mereka diizinkan untuk membatalkan atau menambah kelas
untuk jangka waktu dua minggu. Untuk menambah atau menghapus kelas, seorang siswa harus terlebih
dahulu mendapatkan izin dari profesor yang mengajar kelas tersebut. Setelah tanda tangan diperoleh
pada formulir drop/add, siswa membawa formulir ke pusat komputer di mana petugas memasukkan
perubahan ke dalam sistem penjadwalan, yang pada gilirannya memperbarui disk kursus master.
Petugas kemudian mencetak jadwal baru untuk siswa itu.

2. Kembangkan peta proses swimlane untuk proses pemesanan online untuk Perusahaan Sepeda Aktif, yang
ditunjukkan di bawah ini. Masing-masing fungsi berikut harus menjadi satu swimlane: penjualan,
akuntansi, gudang, dan pengiriman.

• Prosesnya dimulai ketika pelanggan mengirimkan formulir pemesanan online ke Sepeda

Aktif melalui Web. Pelanggan memberikan nama, alamat, alamat email, nomor model
sepeda yang mereka inginkan, dan nomor kartu kredit.
• Ketika pelanggan mengklik tombol Konfirmasi di halaman Web, Sepeda Aktif ' s sistem mendapat
persetujuan untuk transaksi dari perusahaan kartu kredit. Jika tagihan kredit disetujui, sistem
memberikan nomor pada pesanan penjualan, menampilkan ringkasan pesanan untuk dicetak oleh
pelanggan, dan mengirimkan email konfirmasi kepada pelanggan. Jika tagihan kredit ditolak,
pelanggan diminta untuk memberikan bentuk pembayaran yang berbeda. Sistem kemudian
• menghasilkan faktur dua bagian, formulir pelepasan stok, dan formulir slip pengepakan dua
bagian. Formulir pelepasan stok dikirim ke Departemen Gudang, dan slip pengepakan dua bagian
dan satu salinan faktur dikirim ke Departemen Pengiriman. Salinan faktur lainnya disimpan dalam
arsip penyimpanan di Departemen Akuntansi untuk diajukan kemudian dengan sertifikat
pengiriman.
• Di gudang, karyawan menggunakan formulir pelepasan stok untuk menarik inventaris yang sesuai
untuk memenuhi pesanan. Dengan asumsi ada cukup stok (untuk keperluan latihan ini Anda
dapat mengasumsikan ada cukup stok), sepeda dikemas ke dalam kotak khusus untuk
pengiriman, dengan perlindungan tambahan sehingga tidak akan rusak dalam perjalanan.
Menggunakan formulir pelepasan stok, staf gudang memasukkan data ke dalam program
manajemen inventaris untuk memperbarui file inventaris induk. Petugas gudang juga harus
mengambil informasi dari formulir pelepasan stok dan secara manual mengisi sertifikat
pengiriman, yang dikirim ke Departemen Akuntansi untuk pemeriksaan lebih lanjut apakah
barang sudah dikeluarkan dari gudang. Inventaris kotak, bersama dengan slip pengepakan,
kemudian dikirim ke Departemen Pengiriman.
• Di Departemen Pengiriman, satu salinan slip pengepakan dua bagian ditempatkan di departemen
pengiriman ' lemari arsip, dan satu disertakan dengan barang yang akan dikirim ke pelanggan.
 Pemodelan Proses, Peningkatan Proses, dan Implementasi ERP

• Kembali ke Departemen Akuntansi, sertifikat pengiriman dicocokkan dengan salinan faktur,

dan database akuntansi diperbarui untuk mencatat penyelesaian pesanan. Program
akuntansi kemudian mengajukan permintaan pembayaran ke perusahaan kartu kredit, dan
baik sertifikat pengiriman maupun faktur diajukan di kantor akuntansi.

3. Kembangkan peta proses untuk proses permintaan penawaran berikut:

• Perusahaan Anda merakit mesin cuci yang terjangkau dari suku cadang yang dibeli. Pelanggan
Anda membeli dalam jumlah besar dari Anda dan kemudian memberi label ulang mesin cuci
dengan merek mereka sendiri. Pelanggan biasanya menginginkan fitur unik untuk mesin cuci
213
mereka, dan mereka sering mengajukan permintaan untuk fitur baru atau perubahan desain
lainnya, yang menghasilkan model baru yang dibuat. Pelanggan memulai proses desain baru
dengan mengajukan permintaan penawaran (RFQ), yaitu dokumen yang memberikan semua
detail untuk model mesin cuci baru, termasuk jumlah yang akan dipesan. Perusahaan Anda
menanggapi RFQ dengan penawaran tertulis, yang merinci biaya pesanan yang akan memenuhi
persyaratan RFQ. Banyak departemen yang berbeda, serta produsen suku cadang mesin cuci,
terlibat dalam pembuatan
kutipan. Departemen Penjualan harus bekerja sama dengan Departemen Biaya, Departemen
Pengadaan, dan Departemen Perakitan untuk memberikan penawaran harga yang kompetitif
kepada pelanggan. Buat diagram alur swimlane untuk mendokumentasikan aliran informasi
antara departemen dan mitra eksternal dalam membuat kutipan, dengan menggunakan
informasi berikut:
• Departemen internal berikut terlibat dalam proses RFQ:
• Penjualan — Menerima pelanggan ' s permintaan untuk penawaran harga; membuat kutipan akhir dan
mengirimkannya ke pelanggan.
• perakitan — Menyiapkan dokumen produksi yang merinci tenaga kerja, peralatan, dan
peralatan yang dibutuhkan untuk memproduksi mesin cuci baru.
• Pengadaan — Membuat RFQ untuk vendor untuk setiap komponen baru yang diperlukan
untuk desain baru.
• Biaya (Akuntansi) — Menghitung perkiraan biaya akhir.

• Pihak eksternal berikut ini terlibat dalam proses RFQ:

• Pelanggan — Mengajukan permintaan penawaran harga; menerima RFQ yang telah
• selesai. Penjaja — Menerima permintaan penawaran harga suku cadang, menghitung
biayanya, dan mengajukan penawaran.

4. Kembangkan diagram rantai proses peristiwa (EPC) untuk proses perekrutan staf berikut di
Yellow Brook Photography:

• Proses rekrutmen saat ini untuk Yellow Brook Photography membutuhkan waktu sekitar 90 hari. Ini
dimulai ketika seorang manajer menyelesaikan permintaan dan mengirimkannya ke Departemen
Sumber Daya Manusia. Departemen Sumber Daya Manusia meninjau dan menetapkan nomor
permintaan dan mengembalikannya kepada manajer untuk disetujui. Dia menyetujuinya, memperoleh
tanda tangan persetujuan yang diperlukan, dan kemudian mengembalikannya ke Sumber Daya Manusia.

• Selanjutnya, Sumber Daya Manusia membuat lowongan pekerjaan dan mengumumkan posisi secara internal
melalui perusahaan ' intranet, papan buletin, atau binder lowongan pekerjaan saat ini. Sumber Daya Manusia
mengumpulkan tanggapan secara internal selama delapan hari. Setelah itu, Sumber Daya Manusia meminta
resume dari sumber eksternal dengan memasang iklan di surat kabar dan
 Bab 7

on line. Sumber Daya Manusia kemudian menyaring resume dan meneruskan informasi tentang
kandidat yang memenuhi syarat kepada manajer perekrutan untuk ditinjau. Manajer perekrutan
memberi tahu Sumber Daya Manusia kandidat mana yang harus diwawancarai. Sumber Daya Manusia
melakukan wawancara telepon singkat terhadap kandidat yang direkomendasikan oleh manajer
perekrutan; jika wawancara telepon menjanjikan, Sumber Daya Manusia menjadwalkan wawancara di
tempat. Wawancara kandidat dengan manajer perekrutan dan dengan anggota staf Sumber Daya
Manusia. Sumber Daya Manusia mencatat wawancara dalam log alur pelamar.
• Setelah seorang kandidat dipilih untuk dipekerjakan, Sumber Daya Manusia dan manajer perekrutan
menyiapkan penawaran, dan pemeriksaan latar belakang kandidat dimulai. Kemudian, manajer
perekrutan harus menyetujui tawaran tersebut dan mendapatkan tanda tangan persetujuan yang
214
diperlukan pada formulir persetujuan tawaran pekerjaan. Selanjutnya, manajer perekrutan
menyampaikan penawaran secara lisan kepada kandidat, sementara Sumber Daya Manusia mengirimkan
penawaran tertulis, termasuk tanggal mulai pekerjaan. Setelah pemohon menerima tawaran tersebut,
skrining obat dijadwalkan untuk kandidat, yang juga harus menandatangani surat penawaran dan
mengembalikannya ke Sumber Daya Manusia. Pada saat itu, Sumber Daya Manusia memberi tahu
manajer perekrutan kandidat ' penerimaan. Akhirnya, jika tes narkoba kembali negatif, karyawan baru
menyelesaikan orientasi karyawan baru pada hari pertama kerja.

Untuk Studi dan Penelitian Lebih Lanjut

Bonneau, Lauren. “ Bantuan Langsung Membawa Teknologi dari Dunia Komersial ke

Dunia Kemanusiaan. ” profil orang dalam, 2, tidak. 4 (Oktober 2011): 24 - 29.
Cordes, Ronald M. “ Flowcharting: Alat Penting Kualitas. ” Intisari Berkualitas. Januari 1998.
www.teamflow.com/qdjan98.html. Coronado, Fernando. “ Multi-Chem Mengandalkan Solusi BPM
untuk Meningkatkan Proses Operasional. ”
Tren Proses Bisnis. 1 Februari 2011. http://www.bptrends.com/publicationfiles/
02-01-11-CS-Multi-Chem-Relies%20on%20BPM-Coronado-final.pdf.
Hammer, Michael, dan James Champy. Merekayasa Ulang Korporasi: Sebuah Manifesto untuk
Revolusi Bisnis. New York: Harper Collins. 1993. Harmon, Paul. “ Studi Kasus Royal
Pharmaceuticals. ” Tren Proses Bisnis. 4 Mei 2010.
www.bptrends.com/publicationfiles/05-10-CS-Royal%20Pharmaceuticals-Metastorm.doc2.pdf.
Harrington, H. James. Peningkatan Proses Bisnis: Strategi Terobosan untuk Total
Kualitas, Produktivitas, dan Daya Saing. New York: McGraw-Hill, April 1991.