Proses Modelling

Dalam konteks ERP (Enterprise Resource Planning), Proses Modelling adalah praktik
memetakan dan menganalisis berbagai langkah yang terlibat dalam proses bisnis utama
perusahaan. Ini melibatkan pembuatan representasi visual dari aliran data, keputusan, dan
aktivitas yang mendorong berbagai fungsi departemen, seperti keuangan, penjualan,
produksi, dan lainnya.
Proses Modelling pada ERP memiliki beberapa tujuan utama:
 Memahami Proses Bisnis: Menciptakan dokumentasi terstruktur tentang bagaimana
tugas diselesaikan dalam perusahaan, yang membantu mengidentifikasi inefisiensi dan
area perbaikan.
 Menyederhanakan Implementasi ERP: Menyelaraskan proses bisnis dengan modul
dan fungsionalitas yang ditawarkan oleh sistem ERP, memastikan integrasi yang
lancar dan mengurangi risiko kegagalan implementasi.
 Meningkatkan Efisiensi: Mengidentifikasi peluang untuk menghilangkan langkah-
langkah yang tidak perlu, mengotomatiskan tugas, dan mempercepat keseluruhan
proses bisnis.
 Meningkatkan Komunikasi: Memberikan landasan bersama untuk diskusi lintas
departemen dan memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik.
Ada beberapa pendekatan untuk Proses Modelling yang dapat diterapkan pada ERP,
termasuk:
 Business Process Modelling Notation (BPMN): Standar industri untuk
menggambarkan proses bisnis secara visual, menggunakan simbol dan diagram untuk
menunjukkan aliran aktivitas, keputusan, dan entitas yang terlibat.
 Flowchart: Representasi sederhana dari langkah-langkah dalam proses tertentu,
menggunakan panah untuk menunjukkan arah aliran.
 Deskripsi Narratif: Penjelasan tertulis tentang langkah-langkah dan logika dari suatu
proses.
Manfaat dari Proses Modelling pada ERP:
1. Pemahaman yang Lebih Baik tentang Proses Bisnis: Proses modeling membantu
organisasi untuk memahami proses bisnis mereka dengan lebih baik. Dengan
menganalisis langkah-langkah yang terlibat dalam setiap proses, organisasi dapat
mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan atau optimalisasi.

2. Pengoptimalan Proses Bisnis: Dengan memodelkan proses-proses bisnis yang ada,

organisasi dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi dan
mengurangi pemborosan. Ini dapat mencakup penyederhanaan alur kerja, mengurangi
redundansi, atau mengidentifikasi proses yang tidak perlu.
 3. Integrasi yang Lebih Baik: Proses modeling memungkinkan organisasi untuk
merencanakan integrasi yang lebih baik antara proses-proses bisnis yang berbeda.
Dalam konteks ERP, ini berarti memastikan bahwa sistem ERP terintegrasi dengan
baik dengan semua aspek operasional perusahaan, mulai dari produksi hingga
pemasaran.

4. Penyesuaian dengan Sistem ERP: Dengan memodelkan proses bisnis sebelum

mengintegrasikannya ke dalam sistem ERP, organisasi dapat merencanakan dan
menyesuaikan konfigurasi sistem dengan lebih baik. Hal ini memungkinkan
implementasi ERP yang lebih lancar dan lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik
perusahaan.

5. Pemantauan dan Pengukuran Kinerja: Proses modeling dapat membantu dalam

menetapkan metrik kinerja yang jelas untuk setiap proses bisnis. Dengan memiliki
representasi visual dari proses-proses tersebut, organisasi dapat dengan lebih mudah
memantau kinerja mereka dan mengidentifikasi area-area di mana peningkatan
diperlukan.

6. Kesiapan untuk Perubahan: Dengan memiliki model proses bisnis yang

terdokumentasi dengan baik, organisasi menjadi lebih siap untuk menghadapi
perubahan. Ketika ada perubahan dalam kebijakan, teknologi, atau kebutuhan bisnis,
model-model tersebut dapat diperbarui dan disesuaikan dengan lebih cepat dan
mudah.

7. Peningkatan Responsivitas: Dengan memahami proses bisnis secara mendalam dan

memiliki model yang terstruktur, organisasi dapat menjadi lebih responsif terhadap
perubahan pasar atau kebutuhan pelanggan. Mereka dapat dengan cepat
menyesuaikan operasi mereka dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan
pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis mereka.

Langkah-langkah Proses Modelling:

1. Identifikasi Proses Bisnis: Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan
mendokumentasikan proses-proses bisnis yang ada dalam organisasi. Ini melibatkan
pengumpulan informasi tentang aktivitas-aktivitas yang terlibat, pihak yang terlibat,
dan aliran informasi.

2. Analisis Proses Bisnis: Proses selanjutnya adalah menganalisis proses-proses bisnis

yang telah diidentifikasi. Tujuan analisis ini adalah untuk memahami bagaimana
proses-proses tersebut berjalan, mengidentifikasi area-area yang memerlukan
perbaikan, dan menentukan kebutuhan bisnis yang harus dipenuhi oleh sistem ERP.

3. Desain Proses Baru: Berdasarkan hasil analisis, proses-proses bisnis yang ada
mungkin perlu dimodifikasi atau dirancang ulang. Desain proses baru ini harus
mempertimbangkan tujuan bisnis organisasi dan kemampuan sistem ERP yang
tersedia.
4. Pemodelan Visual: Proses modelling sering menggunakan representasi visual seperti
diagram alir, diagram use case, atau diagram lainnya untuk menggambarkan proses-
proses bisnis secara jelas dan terstruktur. Ini membantu pemangku kepentingan untuk
memahami dan mengevaluasi proses-proses yang dirancang.

5. Integrasi dengan Sistem ERP: Setelah proses-proses bisnis telah dimodelkan,

langkah berikutnya adalah mengintegrasikannya ke dalam sistem ERP. Ini melibatkan
konfigurasi sistem untuk mendukung proses-proses yang telah dirancang dan
memastikan bahwa data dapat mengalir secara efisien di seluruh organisasi.

6. Pengujian: Sebelum implementasi penuh, proses-model yang telah diintegrasikan ke

dalam ERP perlu diuji secara menyeluruh. Pengujian ini bertujuan untuk memastikan
bahwa sistem beroperasi sesuai dengan yang diharapkan dan dapat memenuhi
kebutuhan bisnis organisasi.

7. Penerapan: Setelah berhasil diuji, proses-model tersebut dapat diterapkan dalam

lingkungan produksi organisasi. Proses penerapan ini melibatkan pelatihan pengguna,
migrasi data, dan langkah-langkah lain yang diperlukan untuk menjalankan sistem
ERP secara efektif.