Training BPCD

Penyusunan Bisnis Proses & Context Diagram
Slide: 1
Penyusunan Bisnis Proses

& Context Diagram
Global Partner for Business Success

Slide: 2
Penyusunan Bisnis Proses

Slide: 3
Tujuan
Untuk menyusun bisnis proses yang disesuaikan
dengan situasi, kondisi dan proses-proses yang ada
dalam organisasi dalam memenuhi persyaratan dari
pelanggan, persyaratan peraturan perundangan dan
Standard Sistem Manajemen baik Sistem Manajemen
Mutu ISO9001, Sistem Manajemen Lingkungan
ISO14001 atau Sistem Manajemen Keselamatan
OHSAS 18001/SMK3.

Slide: 4
Latar Belakang
Organisasi harus
Menyusun, mendokumentasikan, mengimplementasikan, memelihara dan
secara berkelanjutan menyempurnakan keefektifitasan sistem manajemen
mutu; Untuk
a) Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan untuk SMM ;
b) Menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses ;
c) Menetapkan kriteria dan metode untuk operasi yang efektif ;
d) Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang
diperlukan ;
e) Mengukur, memonitor dan menganalisa proses-proses dan;
f) Menerapkan tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang
direncanakan dan peningkatan berkelanjutan dari proses tersebut.
ISO 9001:2008 Klausul 4.1

Slide: 5
Latar Belakang
Organisasi harus menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang

mencakup :
a) Ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk perincian dan
alasan adanya pengecualian
b) Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen
mutu atau merujuk kepadanya, dan
c) Gambaran interaksi antara proses-proses dari sistem manajemen
mutu
ISO 9001:2008 Klausul 4.2.2

Slide: 6
Program Pelatihan/Workshop
1. Pengenalan konsep bisnis proses

2. Identifikasi proses-proses
3. Penyusunan peta bisnis proses
4. Pemetaan persyaratan Sistem
Manajemen terkait dan identifikasi
proses-proses yang diperlukan
untuk peningkatan.

Slide: 7
1. Pengenalan Bisnis Proses
Definisi peta bisnis proses

Manfaat peta bisnis proses
Keseluruhan metode bisnis proses
Kategori bisnis proses

Slide: 8
Definisi Peta Bisnis Proses
Suatu gambaran menyeluruh dari

fungsi-fungsi yang ada dalam
organisasi dan hubungannya, yang
mencerminkan bagaimana suatu
organisasi menjalankan bisnisnya

Slide: 9
Cara Terbaik Menggambarkan Sebuah

Peta Bisnis Proses ?
Dengan Flowchart (Diagram Alir)
Apakah Diagram Alir itu ?
Gambaran grafis mengenai bagaimana fungsi-

fungsi/proses-proses yang berbeda
berhubungan satu sama lain.
Satu gambar menceritakan lebih banyak dari

seribu kata.

Slide: 10
Apa Saja Jenis Flow Chart ?

Diagram Alir Fungsi (Mis : Bisnis Proses Map)
Diagram Alir Proses (Mis : Context Diagram)
Diagram Alir Kegiatan (Mis : SOP)
Diagram Alir Tahapan (Mis : WI)

Slide: 11
Manfaat Pendekatan Bisnis Proses
1. Proses teridentifikasi dan memiliki kejelasan

2. Penyederhanaan proses dan perubahan
3. Perbaikan dan penyempurnaan proses
4. Perbaikan mutu dan bisnis

Slide: 12
Keseluruhan Metode Bisnis Proses

1. Memetakan fungsi kedalam bisnis proses
2. Menginterpretasikan persyaratan Sistem
Manajemen
3. Mengintegrasikan persyaratan Sistem
Manajemen ke dalam bisnis proses
4. Menyusun Kebijakan/Prosedur untuk
memenuhi kebutuhan bisnis dalam
hubungannya dengan Standard
5. Menjalankan, menelaah dan meningkatkan

Slide: 13
Empat Kategori Kelompok Fungsi

Dalam Peta Bisnis Proses
1. Fungsi inti
2. Fungsi perencanaan
3. Fungsi pendukung
4. Fungsi penelaahan dan
perbaikan

Slide: 14
Fungsi Inti
Fungsi inti diawali/digerakkan oleh
persyaratan/permintaan pelanggan dengan hasil/
keluaran akhir berupa barang atau jasa yang
dikirimkan/diserahkan ke pelanggan.
Contoh kelompok proses yang termasuk dalam fungsi inti :
Penanganan Penjualan dan Kontrak

Pemrosesan Order dan Pengiriman
Pabrikan dan Pengiriman
Pemasangan dan Pemeliharaan
Manajemen Proyek dan Rekayasa Proyek
Slide: 15
Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan biasanya diawali/
digerakkan oleh rencana dan tujuan bisnis.
Contoh kelompok proses yang termasuk dalam fungsi

perencanaan :
Desain Produk/Jasa
Perencanaan Sumber Daya
Evaluasi dan Perencanaan

Slide: 16
Fungsi Pendukung
Fungsi pendukung digerakkan oleh fungsi inti atau
oleh fungsi perencanaan dengan hasil/ keluaran
yang mendukung fungsi inti.

pendukung :
Pendukung Produksi
Pendukung Teknis
Pengendalian Material
Pendukung Operasional

Slide: 17
Fungsi Penelaahan dan Perbaikan

Fungsi penelaahan dan perbaikan umumnya
menggunakan keluaran dari berbagai fungsi lain
dalam bisnis proses dan mengawali/memulai
perbaikan yang perlu.
penelaahan dan perbaikan :
Pengendalian Dokumentasi Sistem Mutu

Manajemen Catatan Mutu
Pelayanan Pelanggan
Program Perbaikan Intern
Slide: 18
Menyusun Peta Bisnis Proses

1. Tentukan beragam kelompok proses
I PROSES A D PROSES A R PROSES A P PENELAAHAN & A
INTI PENDUKUNG PERENCANAAN PERBAIKAN
I, D, R, P = Kode Proses
A = Antar Muka

Slide: 19
Menyusun Peta Bisnis Proses

1. Tentukan beragam kelompok proses
2. Tempatkan Kelompok Proses Inti dalam urutan antara
Persyaratan Pelanggan dan Pelanggan
3. Tempatkan Kelompok Proses Pendukung di sebelah
Kelompok Proses Inti
4. Identifikasi relasi utama antara Kelompok Proses dengan
mengikuti alur Perencanaan Bisnis dan Permintaan
Pelanggan
5. Tambahkan Proses Penelaahan dan Perbaikan.
6. Identifikasikan pemilik proses untuk setiap kelompok
proses.
Slide: 20
Workshop
1. Masuklah ke dalam kelompok sebagaimana ditentukan oleh
tutor dan susun Bisnis Proses perusahaan anda.
2. Setiap kelompok harus diwakili oleh personel dari
departemen yang berbeda.
3. Berikan presentasi mengenai bisnis proses yang sudah
disusun.
4. Dengan menggunakan Bisnis Proses yang sudah dipilih oleh
masing-masing kelompok :
Telaah dan hasilkan Peta Bisnis Proses yang OK
Petakan persyaratan Sistem Manajemen ke dalam Peta
Bisnis Proses

Slide: 21
Mengintegrasikan Persyaratan Sistem

Manajemen ke Dalam Bisnis Proses
Tujuan:
1.Untuk mengidentifikasikan pemenuhan persyaratan-
persyaratan dalam Standard Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001 / Lingkungan ISO 14001/ Keselamatan
OHSAS 18001 / SMK3 yang mempunyai relevansi
dalam proses bisnis dapat diterapkan dalam bisnis.
2.Untuk mengidentifikasi proses-proses yang perlu
diterapkan atau up grade guna memastikan
pemenuhan persyaratan tersebut di atas.

Slide: 22
Organisasi Desain/Pabrikan Tipikal

Slide: 23
Organisasi Jasa Tipikal

Slide: 24
Penyusunan
Context Diagram

Slide: 25
Tujuan
Menyusun bagan alir PROSES-PROSES untuk setiap

kelompok proses atau setiap fungsi yang sudah
ditentukan dalam peta proses bisnis demi
terlaksananya bisnis perusahaan secara efektif dan
memenuhi standar Sistem Mutu.

Slide: 26
Bagian 1 :
Pengenalan Context Diagram
Definisi Proses
Definisi Context Diagram
Manfaat Context Diagram
Contoh Context Diagram

Slide: 27
Definisi Proses
PROSES adalah suatu susunan kegiatan yang

berkaitan yang membutuhkan masukan (input) dan
mengubahnya menjadi keluaran (output) yang
dikehendaki dengan sumber daya yang ada.
Neville Clarke Indonesia

Slide: 28
Proses
PENGENDALIAN Prosedur
Standard (Sistem Manajemen)
Petunjuk
Peraturan
Persyaratan
(Dari) (Ke)
MASUKAN PROSES KELUARAN
yang diinginkan
Informasi
Material
Instruksi
Orang
Mesin
MEKANISME
Peralatan
Perhitungan
Slide: 29
Definisi Context Diagram
Sebuah bagan alir visual dari proses-proses utama yang ada

dalam sebuah fungsi dan hubungan antar proses-proses
tersebut.
Menggambarkan bagaimana sebuah fungsi yang ada dalam
peta Proses Bisnis, berjalan efektif dalam kapabilitas dan
kapasitas tertentu.
Merupakan turunan dari peta proses bisnis yang memetakan
fungsi-fungsi yang ada dalam sebuah organisasi.

Slide: 30
Manfaat Context Diagram

Memperjelas proses-proses yang ada dalam suatu fungsi.
(Anda mengetahui apa yang terjadi)
Memperjelas Persyaratan Masukan & Keluaran.
(Anda mengetahui apa-apa yang diperlukan proses)
Meningkatkan komunikasi antar proses dan fungsi.
Memperlihatkan kemungkinan untuk Penyempurnaan Proses.
Pemeliharaan yang efektif dari Dokumentasi Sistem Manajemen
Mutu.
Memastikan dihasilkannya Sistem Manajemen Mutu yang
menyeluruh
Slide: 31
Contoh Context Diagram - Produksi

Slide: 32
Contoh Context Diagram - Operational

Slide: 33
Contoh Context Diagram - EHS

Slide: 34
Bagian 2
Proses Penyusunan Context Diagram
1. Tetapkan berbagai proses yang terkait dalam pelaksanaan
kelompok proses dan tuliskan informasi yang dibutuhkan
dalam Tabel Identifikasi Context Diagram.
2. Pengelompokan proses berdasarkan tujuan umum dari proses
yang ditetapkan.
3. Tetapkan urutan proses dalam setiap Context Diagram.
4. Konfirmasikan masukan dan keluaran setiap proses.
5. Petakan persyaratan Sistem Manajemen ke dalam Context
Diagram.
6. Tetapkan proses baru yang dibutuhkan untuk memenuhi
persyaratan Sistem Manajemen atau perbaikan pada sistem
yang berlaku.
Slide: 35
Tabel Identifikasi Context Diagram

Judul Kelompok Proses : Pengendalian Material________
Elemen Sistem Manajemen : 7.4__________
No Elemen
Judul Proses/Kegiatan Masukan Keluaran
Sistem
1 Pemrosesan Permintaan Material Rencana Kebutuhan Material 7.4.2

Slip Permintaan Material
2 Pemeriksaan Ketersediaan Material Permintaan Pembelian 7.5.5

Nota Pengeluaran Barang
Verifikasi Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian 7.4.2
3
Pencarian Supplier Database (Sumber Data) Permintaan Penawaran 7.4.3
4 Supplier
Evaluasi dan Seleksi Penawaran Katalog Supplier 7.4.2, 8.4
5
Pemrosesan Order Pembelian Penawaran dari Supplier Order Pembelian 7.4.2
6 Permintaan Pembelian
Penawaran dari Supplier
SEBELUM PENGELOMPOKAN

Slide: 36

No Elemen
Judul Proses/Kegiatan Masukan Keluaran
Sistem
7 Pemrosesan Pembelian Lokal Order Pembelian 7.4.2

8 Pemrosesan Import Order Pembelian Dokumentasi Import 7.4.2

9 Perubahan Order Pembelian Permintaan Perubahan Order Pembelian 7.4.2

Order Pembelian
10 Evaluasi dan Pemilihan Supplier Baru Permintaan Supplier Baru Laporan Evaluasi Supplier 7.4.1
Baru
11 Evaluasi Kinerja dan Kualifikasi Kinerja Supplier Triwulanan Kinerja Supplier Tahunan 7.4.1
Supplier yang ada
SEBELUM PENGELOMPOKAN

Slide: 37

Elemen
No Judul Proses/Kegiatan Masukan Keluaran Sistem
A Perencanaan Pengeluaran Material (No. Rencana Kebutuhan Material Permintaan Pembelian 7.4.2, 7.5.5
Sub Kelompok 1 & 2) Slip Permintaan Material Nota Pengeluaran Barang
Permintaan Pembelian Order Pembelian 7.4.1, 7.4.2

B
Pembelian Database Supplier Dokumentasi Import
(No. Sub Kelompok 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9) Katalog Supplier
Permintaan Perubahan
Order Pembelian
C Evaluasi dan Kualifikasi Supplier (No. Sub Permintaan Supplier Baru Kinerja Supplier Tahunan 7.4.1
Kelompok 10, 11) Kinerja Supplier Triwulanan Laporan Evaluasi Supplier
Baru
SETELAH PENGELOMPOKAN

Slide: 38
Pemetaan Context Diagram

Pengendalian Material

Slide: 39

Judul Kelompok Proses : _____________________________
Elemen Sistem Manajemen : _________
No Judul Proses/Kegiatan Keluaran Elemen

Masukan
Sistem

Slide: 40
Policy Issue Penyusunan Sistem Mutu

Judul Context Diagram: Lembar dari ______
No. Masalah yang Ditemukan Usulan/Saran
Tanda Tangan : Pemilik Kelompok Proses

Tanggal : _________________
Tanggapan dari Kelompok Penggerak (Steering Group):
Tanda Tangan : _____ Tanggal : _____________

Slide: 41
Proses Penyusunan Context Diagram

(lanjutan)
7. Telaah Context Diagram yang sudah disusun terhadap

Bisnis Proses untuk memastikan ketepatan/keakuratan
antar-muka.
8. Selenggarakan pertemuan antar Pemilik Kelompok Proses
untuk memeriksa antar-muka antara berbagai Context
Diagram.
9. Sesuaikan Business Process.

Slide: 42
Latihan 1 Context Diagram

1. Bentuklah tim kerja.
2. Pilih Kelompok Proses yang akan dikembangkan menjadi Context Diagram.
3. Tentukan elemen Sistem Manajemen yang relevan.
4. Tentukan proses-proses tunggal (yang dijalankan saat ini).
5. Temu-kenali Policy issue berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen.
6. Temu-kenali proses BARU yang diperlukan.
7. Susun Context Diagram.
8. Pastikan relasi yang tepat antar Context Diagram.
9. Telaah terhadap Business Process untuk memastikan antar muka kelompok sudah termasuk.
10. Pastikan bahwa semua elemen Sistem Manajemen 9001 tercakup.
Waktu : 3 jam (Penyusunan CD.); 1 jam (presentasi).

Slide: 43
Pekerjaan Rumah
Susun Context Diagram untuk setiap kelompok proses
yang ditemu-kenali dalam Business Process
Telaah dan selesaikan Context Diagram di antara Pemilik
Kelompok Proses
Sesuaikan Business Process
Temu-kenali Masukan/Keluaran, Kendali, dan Mekanisme
untuk setiap proses yang ditemu-kenali dengan
menggunakan TABEL PENGEMBANGAN PROSEDUR.

Slide: 44
Tabel Pengembangan Prosedur

Judul Kelompok Proses : _____________________________
Elemen Sistem Manajemen : _________
Masukan Dari Kendali Mekanisme Keluaran Ke

Kode Judul Proses & - Informasi (Kode SOP Mesin Informasi (Kode
Pro Langkah Utama - Data
Pro) Standar Alat Khusus Data Pro)
- Material Petunjuk Ketrampilan Material yang
WI
Kriteria Kinerja Khusus diproses
C Evaluasi & Kualifikasi B Daftar Periksa Penilaian Auditor Mutu Laporan Evaluasi B
Supplier Supplier Baru Terlatih Supplier Baru
Terima & Proses Permintaan Petunjuk Kualifikasi Daftar Supplier yang B

Permintaan untuk Supplier Baru E Supplier Baru Disetujui
Supplier Baru
Kriteria Kualifikasi Kinerja Supplier B
Supplier yang Ada Tahunan
Kinerja
Cari Supplier Baru
Supplier SOP Audit di Tempat
Triwulanan Supplier Baru
Permintaan Kriteria Kinerja

Penawaran & Mutu, Biaya,
Spesifikasi Pengiriman, Konsistensi,
Dukungan/ Pelayanan
Purna Jual
Penilaian Dokumen/
Lapangan

Slide: 45
Contoh : Policy Issue Tipikal

Policy Issue yang berhubungan dengan proses PENGENDALIAN MATERIAL umumnya berkisar :
1.Kebutuhan untuk proses persetujuan Vendor.

2.Kebutuhan untuk praktek pemeliharaan rumah tangga tertentu.
3.Kebutuhan untuk penandaan barang yang tidak sesuai dan pemisahan
4.Kebutuhan untuk praktek masa simpan dan rotasi persediaan.
Policy Issue yang timbul dari persyaratan Sistem Manajemen :
1.Apakah ada hasil dari Daftar Penilaian Vendor ?

2.Apakah semua material ditandai?
3.Apakah tingkat yang sesuai dari Pemeriksaan dan Pengujian Barang masuk sudah dilakukan ?
4.Apakah status dari semua material sudah diberikan dengan jelas?
5.Apakah lokasi persediaan ditandai dengan jelas?
6.Apakah daerah karantina tersedia?
7.Apakah praktek penanganan material sudah jelas ditentukan?

Slide: 46
Policy Issue Penyusunan Sistem Mutu

Judul Context Diagram: Pengendalian Mutu Lembar 1 dari 1
No. Masalah yang Ditemukan Usulan/Saran
01 Sistem yang ada untuk pemilihan Supplier didasarkan - Mengembangkan dan melaksanakan sistem berikut dalam
hanya pada penilaian penawaran yang diterima fungsi pembelian untuk memastikan mutu material yang
(harga/spesifikasi). Belum ada sistem penilaian diterima:
supplier yang resmi sebelum pembelian yang menjadi 1. Evaluasi dan Pemilihan Supplier Baru
sebab utama dari penolakan pada saat penerimaan. Ini 2. Evaluasi kinerja dan kualifikasi Supplier
juga merupakan penyimpangan dari elemen 7.4.1 yang ada
Sistem Manajemen9001 - Memelihara Daftar Supplier yang disetujui untuk mendata
supplier yang memenuhi syarat untuk pembelian lanjut.
Tanda Tangan: Pemilik Kelompok Proses Tanggal
Tanggapan dari Kelompok Penggerak (Steering Group):
Saran diterima. Pelaksanaan secepatnya
Tanda Tangan: Tanggal : _______________

Slide: 47
Terima Kasih

Training BPCD

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Training BPCD

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penyusunan Bisnis Proses & Context Diagram

Penyusunan Bisnis Proses

Global Partner for Business Success

Penyusunan Bisnis Proses

Global Partner for Business Success

Global Partner for Business Success

ISO 9001:2008 Klausul 4.1

Organisasi harus menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang

ISO 9001:2008 Klausul 4.2.2

Global Partner for Business Success

1. Pengenalan konsep bisnis proses

Global Partner for Business Success

1. Pengenalan Bisnis Proses

Definisi peta bisnis proses

Global Partner for Business Success

Definisi Peta Bisnis Proses

Suatu gambaran menyeluruh dari

Global Partner for Business Success

Cara Terbaik Menggambarkan Sebuah

Apakah Diagram Alir itu ?

Gambaran grafis mengenai bagaimana fungsi-

Satu gambar menceritakan lebih banyak dari

Global Partner for Business Success

Apa Saja Jenis Flow Chart ?

Diagram Alir Proses (Mis : Context Diagram)

Diagram Alir Kegiatan (Mis : SOP)

Diagram Alir Tahapan (Mis : WI)

Global Partner for Business Success

Manfaat Pendekatan Bisnis Proses

1. Proses teridentifikasi dan memiliki kejelasan

Global Partner for Business Success

Keseluruhan Metode Bisnis Proses

Global Partner for Business Success

Empat Kategori Kelompok Fungsi

Global Partner for Business Success

Penanganan Penjualan dan Kontrak

Contoh kelompok proses yang termasuk dalam fungsi

Global Partner for Business Success

Contoh kelompok proses yang termasuk dalam fungsi

Global Partner for Business Success

Fungsi Penelaahan dan Perbaikan

Pengendalian Dokumentasi Sistem Mutu

Menyusun Peta Bisnis Proses

Global Partner for Business Success

Menyusun Peta Bisnis Proses

Global Partner for Business Success

Mengintegrasikan Persyaratan Sistem

Global Partner for Business Success

Organisasi Desain/Pabrikan Tipikal

Global Partner for Business Success

Organisasi Jasa Tipikal

Global Partner for Business Success

Global Partner for Business Success

Menyusun bagan alir PROSES-PROSES untuk setiap

Global Partner for Business Success

Global Partner for Business Success

PROSES adalah suatu susunan kegiatan yang

Neville Clarke Indonesia

Global Partner for Business Success

Definisi Context Diagram

Sebuah bagan alir visual dari proses-proses utama yang ada

Global Partner for Business Success

Manfaat Context Diagram

Tanda Tangan : _ Tanggal : _________