Business Process

Mapping
DALAM MENDUKUNG IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN
MUTU PERUSAHAAN

AGAVI INSTITUTE
FSMS Specialist Intensive Course © AGAVI 2023
 Sari Nurmayani
BACKGROUND AND EXPERIENCE
Food Safety and Food RND Consultant at PT Agritama Sinergi Inovasi
5 years experience at Food Industry related
20+ Food Safety, QMS and Food RND Projects

EDUCATION
Agro-industrial technology education - UPI
Agronomy and Horticulture - IPB University
International Business - Griffith University

TRAININGS AND CERTIFICATIONS

Integrated QMS ISO 9001 & ISO 22000 Internal Auditor
Food Safety Auditor based on HACCP
TODAY'S MENTOR FSSC 22000
ISO 19011
ISO 17025

© AGAVI 2023
BUSINESS
PROCESS MAPP 1 Definisi dan Konsep
dasar

2 Tujuan dan Manfaat

3 Bagian-bagian BPM

Identifikasi dan
4 Perancangan

© AGAVI 2023
Jenis
Memberikan gambaran jenis usaha yang akan dilakukan
oleh suatu perusahaan atau bisnis.

Visi dan Misi

Setiap perusahaan/ bisnis pasti memiliki visi dan misi
tersendiri yang akan dicapai melalui proses bisnis yang
dilakukan.

Ruang Lingkup
Ruang lingkup industri akan memberikan gambaran
mengenai sejauh mana aktivitas perusahaan akan
berlangsung untuk mencapai tujuannya.

© AGAVI 2023
Mengenal Jenis Perusahaan

Perusahaan Jasa Perusahaan Perusahaan Perusahaan Agraris Perusahaan

Perusahaan yang Dagang Industri Perusahaan yang bergerak Ekstraktif
menyediakan jasa bagi Perusahaan penyalur Perusahaan pengelola dengan metode Perusahaan ekstraktif
para pelanggan mereka. Di barang hasil produksi yang bahan mentah menjadi pengelolaan tanah. merupakan sebuah badan
mana perusahaan akan dari produsen untuk bahan setengah jadi yang Dengan demikian, dapat yang mengambil hasil
mendapatkan imbalan konsumen. berfungsi sebagai bahan menjadi lahan yang alam secara langsung.
profit dari jasa yang baku. Namun, ada juga berguna untuk memenuhi Contohnya adalah
perusahaan jalankan. perusahaan industri yang kebutuhan (Perikanan, pembuatan garam,
mengolahnya menjadi perkebunan, peternakan & penangkapan ikan,
barang jadi. pertanian) pengambilan rumput laut,
dan lain-lain.

© AGAVI 2023
KARAKTERISTIK
PERUSAHAAN INDUSTRI
Aktivitas perusahaan industri
adalah memproses barang
mentah jadi produk siap pakai,
ataupun produk setengah jadi.
Pendapatan perusahaan
berasal dari penjualan barang.
Ada HPP (Harga Pokok
Penjualan) untuk
menentukan Laba Rugi
perusahaan.
Terdapat biaya produksi,
antara lain biaya bahan baku,
biaya tenaga kerja, biaya
transportasi, dan biaya
overhead pabrik.
© AGAVI 2023
BUSINESS PROCESS MAPPING

Visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari

suatu organisasi, yang mendemonstrasikan
bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut
dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan
tergambar dengan jelas/eksplisit.

Process mapping fokus pada mengidentifikasi dan

mendokumentasikan aktivitas dalam proses bisnis
dan membantu dalam mendukung pembuatan
model proses bisnis.

© AGAVI 2023
# REFLEKSI 1
Setiap organisasi/ perusahaan pasti memiliki tujuan dan ruang lingkupnya tersendiri.
Pemetaan proses bisnis/ Business process mapping akan sangat membantu
perusahaan untuk mencapai tujuan dan melakukan kegiatan sesuai dengan ruang
lingkupnya.

Business Process Mapping merupakan visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas

dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam
organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan
jelas/eksplisit.

© AGAVI 2023
TUJUAN PEMBUATAN BPM
Menjadi model untuk menerapkan standar proses/ cara kerja STANDAR

Memahami dan menganalisis alur proses saat ini VERIFIKASI

Desain ulang dan perbaikan proses IMPROVEMENT

Orientasi dan pelatihan karyawan baru KADERISASI

Memiliki fungsi komunikasi internal

KOMUNIKASI
maupun eksternal

© AGAVI 2023
Manfaat Pembuatan BPM
Menjelaskan gambaran besar proses kerja perusahaan dengan lebih rinci
sehingga memudahkan karyawan atau yang terlibat dalam memahami
tujuan bisnis.

Memvisualisasikan tanggung jawab setiap pihak dalam organisasi atas tiap

bagian dari suatu proses. Dengan begitu, proses komunikasi dalam pekerjaan
antar karyawan dan/atan antar perusahaan lebih efektif.

Mengontrol fungsi proses bisnis secara lebih sistematis dan membantu

menetapkan standar operasional bisnis yang sesuai sehingga proses audit
perusahaan lebih efisien dan mudah

Mengurangi redundansi atau pengulangan proses yang berlebihan.

Meningkatkan visibilitas dalam menemukan risiko potensial (pure risk) yang

mungkin terjadi dalam proses bisnis. Misalnya, masalah legalitas hukum,
kesehatan bisnis, dan masalah keamanan.
MENGAPA PERLU BPM?

1 - Mendokumentasikan
2 - Mengukur 3 - Pembuatan SOP
Menggambarkan seluruh
Mengukur kualitas dan Pembuatan SOP untuk
proses/ aktivitas bisnis
performa proses setiap proses/ aktivitas

© AGAVI 2023
MENGAPA PERLU BPM?
Membantu perusahaan dalam memiliki sistematika kerja yang baik dalam rangka optimalisasi
pencapaian tujuan perusahaan.

© AGAVI 2023
Hubungan PDCA
dengan

BPM

© AGAVI 2023
IMPLEMENTASI BPM DALAM
QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
Identifikasi kebutuhan bisnis, tantangan bisnis (internal
& external issues), Keinginan para pemangku
kepentingan, Kebutuhan akan perbaikan/improvement
model bisnis, dan sebagainya.
Pelajari industry best practice (atau framework yang
ada) yang relevan
Identifikasi proses bisnis yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan bisnis dan sesuai dengan best
practice/framework.
Jika perlu, prioritaskan dengan asesmen risiko,
Identifikasi kebutuhan bisnis berdasarkan tantangna
bisnis (internal & external issues) bisa dengan
menggunakan pendekatan Klausul 4 ISO 9001 : 2015.

© AGAVI 2023
BAGAIMANA
ALUR HIDUP BPM?
1. Design: Mengidentifikasi semua proses yang
dibutuhkan/ terjadi dalam sebuah bisnis/
perusahaan
2. Modelling: Memetakan semua proses menjadi alur
yang saling terkait dan dapat mengolah input
menjadi output yang bernilai tambah
3. Execution: Mengimplementasikan BPM yang telah
dibuat
4. Monitoring: Mengamati dan mengawasi kesesuaian
proses aktual dengan BPM yanxg telah dibuat
5. Optimization: Memperbaiki dan mengoptimalkan
BPM dan proses aktual untuk memperoleh output
maksimal

© AGAVI 2023
# REFLEKSI 2
Tujuan pembuatan BPM diantaranya adalah untuk menetapkan standar, melakukan
verifikasi, memperoleh peluang perbaikan, pelatihan karyawan dan komunikasi.

Pembuatan BPM memiliki banyak manfaat bagi perusahaan diantaranya untuk

memberikan gambaran yang jelas mengenai proses bisnis dan proses pencapaian
tujuan.

BPM tentu berkaitan dengan implementasi sistem management mutu terutama

berkaitan dengan konteks organisasi, implementasi, dan evaluasi sesuai dengan
prinsip PDCA.

© AGAVI 2023
# REFLEKSI 2
Prinsip PDCA digunakan sejak perancangan proses bisnis untuk memastikan proses
bisnis berjalan sesuai dengan

Alur hidup BPM disebuah organisasi meliputi fase design, modeling, execution,
monitoring dan optimization untuk menunjang terlaksannya perbaikan
berkelanjutan.

© AGAVI 2023
Bagian-bagaian
BPM

AGAVI INSTITUTE
FSMS Specialist Intensive Course
Komponen
pada BPM Rangkaian aktivitas logis yang saling
berhubungan dan berkesinambungan dalam

Proses mengolah keluaran dari supplier, memberi nilai

tambah, dan menjadikannya keluaran bagi
customer.

Bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik

dalam mendukung major process. Sub proses
Sub Proses merupakan bagian dari proses, bila major
process terlalu kompleks.

Gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan

minor dalam sebuah organisasi. Task adalah
Task pekerjaan di dalam work process yang harus
dilakukan.

Aktivitas Bagian terkecil dari pekerjaan yang harus

dilakukan untuk menyelesaikan suatu task.

© AGAVI 2023
Komponen
Proses
Serangkaian Aktivitas dan
Tugas yang merubah
input menjadi output,
yang dilakukan oleh
Durasi rata-rata atau
Partisipan dalam Peran yang diinginkan untuk
tertentu, diatur dalam
Urutan tertentu,
diarahkan dan diukur
berdasarkan Waktu dan
Peristiwa/ Kejadian.
Aktivitas / Tugas Peristiwa / Trigger
Satu unit kerja, dapat Kejadian yang
dilakukan oleh menyebabkan proses
seseorang atau sistem dimulai, mengarahkan
urutan proses, atau
menyebabkan proses
berakhir
Waktu Peran
Peran/ tanggung jawab
yang menghubungkan
item pekerjaan antara peserta dan
aktivitas/tugas
Urutan Partisipan
Urutan logis di mana Orang atau sistem yang
langkah-langkah kerja memberikan masukan,
dilakukan atau melakukan langkah-
langkah kerja dalam suatu
proses
© AGAVI 2023
Karakteristik Proses

Definitif

Keterkaitan Urutan

Proses Bisnis

Nilai
Tambah User

© AGAVI 2023
Contoh pengelompokan Proses

© AGAVI 2023
Simbol dan tanda
pada BPM

Standar Business Process

Modeling Notation (BPMN),
dikelola dan didukung oleh Object
Management Group telah
digunakan di Visio untuk
mempermudah pembuatan BPM

© AGAVI 2023
Contoh penggunaan Simbol
pada BPM

© AGAVI 2023
# REFLEKSI 3
BPM memiliki 4 komponen utama yaitu proses, sub proses, task dan aktivitas yang
saling berkaitan satu sama lain untuk mewujudkan tujuan perusahaan.

Serangkaian Aktivitas dan Tugas yang mengubah input menjadi output, yang dilakukan
oleh Partisipan dalam Peran tertentu, diatur dalam Urutan tertentu, diarahkan dan
diukur berdasarkan Waktu dan Peristiwa/ Kejadian.

Karakteristik proses bisnis senantiasa definitif, memiliki urutan yang logis,

menghubungkan antar personil/ user, berorientasi untuk memberi nilai tambah, selalu
memiliki keterkaitan satu sama lain.

Beberapa tools yang dapat digunakan dalam pembuatan BPM antara lain diagram alir/
flow chart dan Business process Modelling Notation (BPMN)

© AGAVI 2023
Identifikasi dan Penyusunan
BPM

Pemetaan
Identifikasi
personil terlihat
Urutkan
proses
Identifikasi Identifikasi 5
proses
Profil Proses 4
Bisnis
3
2
1

© AGAVI 2023
 Nama Proses Bisnis Produksi dan penjualan saus kemasan

Identifikasi Goal Proses Bisnis Customer mendapatkan jenis saus yang diinginkan

Profil Proses Bisnis Input Penerimaan bahan baku dan penunjang

Output Keuntungan dari Penjualan saus

Purchasing, Produksi, QC, Personil Gudang, Sales,

Pelaku proses bisnis Cleaning, Management

Management memutuskan untuk memproduksi dan

menjual produk saus kemasan dan menginstruksikan
seluruh personil di organisasinya mewujudkan tujuan
tersebut. Purchasing membeli bahan baku dan
penunjang sesuai dengan permintaan kebutuhan
produksi, Bagian produksi membuat produk sesuai
dengan standar perusahaan, Bagian QC memastikan
Deskripsi aktivitas
bahan baku, proses dan hasil jadi sesuai dengan
standar, bagian gudang memastikan produk disimpan
dengan aman, bagian sales menjual produk saus
kepada customer, dan bagian cleaning membersihkan
fasilitas dan peralatan setelah proses produksi selesai,
lalu management kembali mengevaluasi seluruh
proses yang terjadi.

© AGAVI 2023
Elemen Proses Bisnis
pada BPM
Proses Pendukung

Proses managemen

Proses Operasional

© AGAVI 2023
Proses Managemen
Proses managemen berperan sebagai sistem
yang mengoperasikan magemen umum
seperti tata kelola perusahaan dan tidak
berhubungan langsung dengan proses yang
berkaitan dengan produk.

Sistem
Legal
Management

Management
Finance
Improvement

© AGAVI 2023
Proses Operasional
Proses operasional yang berkaitan dengan
seluruh kegiatan yang berkaitan dengan
proses produksi dan penambahan nilai pada
produk yang ditawarkan pada konsumen.

Penerimaan
Proses produksi
Bahan baku

Quality Control Distribusi

Penanganan Recall dan

Konsumen withdrawal

© AGAVI 2023
Proses Pendukung
Proses pendukung berkaitan dengan elemen-
elemen pendukung untuk menunjang semua
proses dalam mencapai tujuan/ visi usaha
namun tidak berkaitan secara langnsung
dengan produk.

General Affair
Human
Resources

Security IT

© AGAVI 2023
Contoh Hasil Penyusunan BPM
Menggambarkan seluruh
proses bisnis
Membagi menjadi 3
elemen proses
Menjelaskan input dan
output dari setiap
aktivitas
Menjelaskan partisipan
penanggung jawab dari
setiap proses

© AGAVI 2023
Penggunaan BPM dalam
Dokumentasi FSMS
Identifikasi seluruh dokumen yang dibutuhkan dalam setiap
aktivitas
Mengidentifikasi alur penggunaan dokumen dari setiap
partisipan (individu, divisi atau departemen)
Mengelompokan dokumen berdasarkan kategori proses
(Managemen, Operasional, dan Pendukung)
Melakukan pembaruan pengelolaan dokumen sesuai dengan
kebaruan pada BPM

© AGAVI 2023
Contoh Daftar Induk Dokumen
Berdasarkan BPM

© AGAVI 2023
# REFLEKSI 3
Tahapan untuk menyusun BPM anatara lain identifikasi profil proses bisnis, identifikasi
proses, pengurutan proses, identifikasi personil terlibat, dan pemetaan proses.

Secara umum proses bisnis terbagi menjadi 3 kelompok yaitu proses management,
proses operasional dan proses pendukung.

Proses management berperan sebagai sistem yang mengoperasikan management

umum seperti tata kelola perusahaan dan tidak berhubungan langsung dengan proses
yang berkaitan dengan produk.

Proses operasional yang berkaitan dengan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan
proses produksi dan penambahan nilai pada produk yang ditawarkan pada konsumen.

© AGAVI 2023
# REFLEKSI 3
Proses pendukung berkaitan dengan elemen-elemen pendukung untuk menunjang
semua proses dalam mencapai tujuan/ visi usaha namun tidak berkaitan secara
langnsung dengan produk.

BPM harus dibuat berdasarkan kebutuhan dan kondisi riil yang terjadi di perusahaan
untuk mempermudah implementasi sistem management mutu. Selanjutnya BPM dapat
digunakan sebagai referensi pembuatan dokumentasi FSMS sesuai dengan proses
bisnis yang berjalan.

© AGAVI 2023
PT. AGRITAMA SINERGI INOVASI
Jl. Sangkuriang No.C-2, Dago, Kecamatan Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat 40135
contact@agavi.id | +62 851-6258-4100 | www.agavi.id