sy
ur
ur
fa
fa
ha
ha
yu
yu
.si
.si
@@
up
up
nj
nj
ati
ati
m.
m.
ac.
ac.
id
id
Analisis Proses Bisnis
04 – DOKUMENTASI PROSES
• DOKUMENTASI PROSES
• IDENTIFIKASI PROSES BISNIS
• RELATIONSHIP MAPPING
Dokumentasi • FLOWCHART
Proses •
•
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
SEVERAL-LEVELED FLOWCHART
• PAPER-AND-PENCIL OR PC?
• PROCESS OWNERSHIP
DOKUMENTASI PROSES
Self assessment
Process Performance Improvement
& Performance Improvement
Documentation Measurement Planning
Evaluation
Kapan dokumentasi proses dilakukan?
Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai untuk
meningkatkan proses tersebut
Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:
Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang
melakukan setiap langkah
Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang berdampingan
Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut
Pendekatan ini sesuai untuk:
Perusahaan yang kekurangan sumber daya
Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat
Dokumentasi Proses di awal Improvement Journey
Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara kedua lebih berguna
Banyak perusahaan telah memiliki kerangka yang baik untuk proses dokumentasi
dalam bentuk prosedur yang dikembangkan untuk sertifikasi ISO 9000
Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari kualitas seringkali
menunjukkan situasi ideal bukan yang sesungguhnya
Tujuan haruslah medokumentasikan proses seperti yang dilakukan saat ini (as is),
bukan bagaimana seharusnya dilakukan (to be).
Identifikasi proses bisnis
Seluruh proses ini dilakukan dalam sebuah grup yang terdiri dari berbagai
partisipan dalam proses
Relationship Mapping
Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan hubungan
antar satu pihak dengan yg lain
Relationship map tidak memperhitungkan aktivitas dan urutannya
Relationship map dibuat dengan:
Menggambarkan berbagai unit, departemen atau individual yang terlibat dalam atau
mempengaruhi proses
Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukan tipe hubungan (diwakili
dengan panah yang berbeda
Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemen lainnya dihapus dari map
Map digambar ulang
Relationship Mapping
C
Contoh relationship mapping untuk u Sales Planning
proses sampel s
t
o
m Manufacturing Purchasing
e
r
s
Suppliers
Discussion/
Order
Negitiation
Flow of goods Information
Contoh Kasus Relationship Mapping (1)
Sebuah perusahaan internasional terdiri dari sebuah pusat manufaktur yang melayani permintaan seluruh
Eropa dan dealer lokal yang terdapat di beberapa negara.
Masing-masing dealer memiliki persediaan barang jadi untuk melayani kebutuhan konsumen.
Ada indikasi bahwa proses supply yang meliputi komunikasi kebutuhan dari dan distribusi barang ke dealer
lokal belum berjalan dengan baik. Manajemen perusahaan memulai proyek untuk meningkatkan aliran
material dan informasi yang dimulai dari perusahaan induk.
Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi dari pihak-pihak yang terlibat mengenai transaksi yang
melibatkan mereka.
Contoh Kasus Relationship Mapping (2)
Suppliers
Negotiation about
Goods
frame agreements
Central
manufacturing
site
Goods
Prognoses &
orders
Local Local Local
Dealers Dealers Dealers
Sales
consultations Goods
Input/output
Document
Customer
demands
Customer
order
Production
Lanjutan dari relationship planning
Delivery
Customer
Satisfaction
Contoh Kasus Flowchart
Sekelompok sekertaris pada bagian public office sebuah perusahaan mengalami kesulitan dengan
dokumen dan material lain dimana setelah difilekan sulit untuk dicari kembali pada saat dibutuhkan.
Diantara karyawan ada kecurigaan bahwa beberapa orang menggunakan prinsip yang berbeda dalam
filing. Oleh karena itu diputuskan sebagai usaha bersama untuk menentukan bagaimana proses yang
dilakukan saat ini dan bagaimana proses seharusnya dilakukan. Untuk melakukan hal ini digunakan
flowchart.
Para sekretaris berkumpul di ruang pertemuan dan ditemukan bahwa mereka pada dasarnya
menggunakan langkah-langkah yang sama dalam filing tapi kriteria dimana material harus difilekan
sangat berbeda-beda. Setelah debat yang panas akhirnya mereka menyetujui proses dan kriteria filing.
Hasilnya adalah flowchart berikut.
Material for filing
Flowchart untuk Proses Filing
Type of
material?
Update
document list
Filed material
Cross-Functional Flowchart
Menambahkan
Planning Procurement Manufacturing Distribution
Customer Department Department Department Department
informasi ini tidak
menghabiskan banyak
Customer waktu dibandingkan
demand
dengan flowchart biasa
Ordering namun memberikan
Production
Planning gambaran yang lebih
Procurement jelas
Manufacturing Umumnya disarankan
Satisfied Delivery untuk memakai cross-
customer
functional flowchart
Informasi lain dalam Cross-functional flowchart
Cross functional flowchart dapat digunakan untuk menampilkan informasi lebih lanjut.
Sepanjang garis vertikal (horizontal jika flowchart digambarkan dalam format landscape), dapat
ditambahkan informasi berikut:
Waktu yang dihabiskan dalam proses
Biaya yang dikeluarkan
Value added
Tingkat penyelesaian
Tapi menambahkan semakin banyak informasi apalagi untuk proses yang kompleks sulit dipahami
Apa solusinya???
Customer Procurement
demand Contoh Several-Leveled Flowchart list
Satisfied
customer Manufacturing
Paper & Pencil or PC
Pemasok adalah pihak terkait sebelum proses yang menjadi objek observasi. Pemasok harus
menyiapkan input sesuai dengan permintaan yang berasal dari pemilik proses.
Pemasok eksternal adalah pihak diluar perusahaan yang memasok sesuatu ke dalam
perusahaan.
Istilah-istilah(3)
Pelanggan adalah pihak terkait setelah proses yang menjadi objek observasi. Dengan kata lain,
pelanggan adalah pihak yang menerima dan menggunakan hasil (output) dari proses.
Pelanggan internal adalah pihak dalam perusahaan yang menggunakan sesuatu yang dihasilkan
proses (rekan kerja) sebelumnya di dalam perusahaan. Dengan kata lain pelanggan internal adalah
proses selanjutnya dari proses yang diamati.
Input adalah segala sesuatu yang menjadi masukan awal ke dalam sebuah proses dapat berupa
barang (material), jasa maupun informasi. Ada tiga macam input, yaitu :
Barang : Produk dengan karakteristik fisik
Jasa : Pekerjaan yang dilakukan
Informasi : Laporan, saran, instruksi, data.
Output adalah segala sesuatu yang dihasilkan oleh sebuah proses. Seperti halnya dengan input,
output juga dapat berupa barang (material), jasa maupun informasi
Proses Inti dan Pendukung
Proses inti dapat diidentifikasi dengan memeriksa setiap proses satu persatu.
Pengujian dilakukan dengan mempertimbangkan akibat yang timbul apabila suatu
proses tidak dikendalikan dengan baik.
Penjualan dan Pemasaran Menjual produk dan jasa yang Identifikasi potensi pelanggan
dihasilkan organisasi Definisikan kebutuhan dan
keinginan pelanggan
Identifikasi kesempatan pasar
Membuat pelanggan melirik
produk/jasa
Membujuk pelanggan untuk
membeli
Lakukan transaksi pembelian
Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (2)
PT. Elektronika Semesta adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan Tunai barang-barang elektronik. Semua transaksi di
perusahaan masih dilakukan secara manual. Berikut ini adalah kegiatan kegiatan yang dilakukan oleh bagian Penjualan dalam melaksanakan
transaksi penjualan Barang di dalam perusahaan.
1. Pemesanan barang
Setiap kali Bagian penjualan akan menjual barang ia selalu menerima surat pesanan dari pelanggan. Berdasarkan Surat pesanan tersebut bagian
penjualan kemudian mencatat dan merekamnya kedalam Arsip Surat Pesanan. Berdasarkan Arsip surat pesanan tersebut, bagian penjualan
membuatkan Faktur dan Surat Jalan yang dikirimkan kepada Pelanggan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah terealisasi dan
rangkapnya disimpan sebagai Arsip Faktur dan Arsip Surat Jalan.
2. Pembuatan Kwitansi
Apabila Faktur dan Surat Jalan sudah sampai ditempat pelanggan, maka pelanggan megirimkan Pembayaran yang kemudian oleh bagian
penjualan dibuatkan Kwitansi yang dibuat berdasarkan Arsip Faktur yang kemudian diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan
rangkapnya disimpan kedalam Arsip Kwitansi
3. Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan Bagian Penjualan selalu membuat Laporan Penjualan berdasarkan Arsip Faktur dan Laporan Pesanan berdasarkan Arsip
Pesanan dan Laporan Pengiriman berdasarkan Arsip Surat Jalan yang ditujukan kepada Kepala Bagian Penjualan
Latihan Soal B
Koperasi Gelora adalah sebuah koperasi yang mengelola simpan pinjam bagi para anggotanya, berikut ini adalah kegiatan yang
dilakukan oleh bagian Kredit dalam menangani pemberian pinjaman bagi para anggotanya.
Setiap kali bagian kredit akan memberikan pinjaman kepada Anggota maka Anggota diharuskan mengisi Formulir Permohonan
Pinjaman yang berisi Nomor FPP, Tanggal Permohonan, Nomor Anggota, Nama Anggota, Jumlah Permohonan dan
Keperluan. Yang kemudian oleh Bagian Kredit dicatat dan disimpan kedalam Arsip FPP. Berdasarkan Arsip FPP tersebut
Bagian Kredit membuat Bukti Peminjaman yang diberikan kepada Anggota yang berisi No. BP, tgl BP, Nomor Anggota, Nama
Anggota, Jumlah Realisasi, Lama Angsuran, Jumlah Angsuran dan Bunga.
Setiap Bulan Anggota diharuskan membayar Angsuran sejumlah Angsuran yang disepakati pada saat Peminjaman yang
kemudian oleh bagian Kredit dicatat dan direkam kedalam Arsip Angsuran. Berdasarkan Arsip Angsuran tersebut bagian Kredit
membuat Bukti Angsuran yang diberikan kepada Anggota yang berisi No. BA, Tanggal BA, No. BP, Jumlah Angsur dan Bunga
Pada akhir bulan Bagian Kredit selalu membuat Laporan Peminjaman dan Laporan Angsuran yang diberikan Kepada Ketua
Koperasi.
Next Week :
Proses VS Produk
Performance Measurement
Persiapan UAS
30 Maret 2016