IS PR O SES

ANALIS
DES AIN
DAN

FERRY CIVIADENTA 20090323544

NENA FEBRIANTY 20090323545
 LUA N,
DAHU R
N
PE N BELA JA Pemberian layanan secara tepat waktu
tergantung kualitas proses dan waktu. Sehingga

TUJUA diperlukan solusi berupa perbuhana proses atau

desain ulang.

Desain ulang terdiri dari beberapa tahapan

1. Pemodelan
2. Analisis
3. Desain ulang
Proses harus dirancang untuk meminimalkan kesalahan dan 4. Implementasi
memaksimalkan efisiensi. 5. Kontrol
Pada diskusi saat ini yang akan dibahas : 6. Penyempurnaan desain
1. Membuat model proses menggunakan diagram alur dasar, diagram
swimlane, peta aliran nilai
2. Mengembangkan 5W2H
3. Mengembangkan bagan aktivitas proses
4. Mengusulkan pendekatan untuk menyederhanakan proses
5. Merancang produk, fungsional berdasarkan karakteristik produk
6. Mengembang dagram proses untuk evaluasi
 ODE LAN
PEM ES
PROS

MODEL PROSES adalah representasi grafis

yang disederhanakan dari suatu proses

Model tersebut dapat berupa diagram sederhana yang menggambarkan alur

kerja dasar dari aktivitas yang menyusun proses. Diagram dapat disempurnakan
untuk memasukkan para pemain serta berbagai poin dalam proses. Pada keadaan
paling maju, model proses adalah model simulasi canggih yang meniru proses
yang ada, atau yang direncanakan, dan menghasilkan ukuran kinerja berdasarkan
konfigurasinya.
Diagram Alur

Diagram yang menunjukkan pergerakan

suatu unit aliran melalui serangkaian
kegiatan.

Unit alur : Entitas apa pun yang memasuki

proses, melewati urutan aktivitas, dan keluar
dari proses.

Diagram alir menampilkan kemajuan unit aliran

melalui proses sebagai susunan simbol dari kiri ke
kanan (atau dari atas ke bawah)
Diagram swimlane

Jenis diagram alur yang mengidentifikasi semua

pemain dalam proses. Ini terdiri dari beberapa
jalur, masing-masing sesuai dengan peserta dalam
proses tersebut.

Informasi ini berguna saat menentukan

berbagai sumber daya yang terlibat dalam
menjalankan proses; itu juga dapat
memasukan subproses yang dilakukan
oleh para pemain
Peta Value Stream

Diagram alir yang menggambarkan aliran proses

dari perspektif Lean. Dengan demikian, proses
tersebut harus menciptakan nilai optimal bagi
pelanggan.

peta aliran nilai menggabungkan aktivitas

yang berharga bagi pelanggan serta
aktivitas yang dianggap boros, dengan
demikian membantu dalam desain ulang
proses.
 Simulasi

Peniruan atau replikasi suatu proses. Ini adalah

abstraksi dari proses dunia nyata. Ini menghasilkan
metrik kinerja untuk memandu desain ulang

Level tertinggi dari pemodelan proses

adalah simulasi. Salah satu keuntungan
utama simulasi adalah konfigurasi proses
dapat diubah dengan mudah, dan statistik
kinerja dibuat ulang secara otomatis,
sehingga memungkinkan Anda menguji
berbagai solusi potensial sebelum memilih
dan menerapkannya.
 ANALIS
IS
Analisis yang menciptakan PROSES
pemahaman tentang aktivitas
proses dan mengukur keberhasilan
aktivitas tersebut dalam
memenuhi tujuan

Dapat dibantu dengan 5W2H

dan

bagan aktivitas proses

 W ho
? Where?
Siapa yang When?
What?
KERANG Kapan kegiatan
Di mana

KA
melakukan Kegiatan apa kegiatan
yang dilakukan dilakukan
aktivitas/ dilakukan
pekerjaan

5W 2 tersebut.

Why?
Tujuan atau How? How much?
mengapa Metode Biaya yang
kegiatan yang ada, biaya
dilakukan digunakan tentatif.
 PR OSES
BAGAN
IV ITAS
AKT

Alat yang digunakan untuk memeriksa aliran aktivitas dan

menilai apakah aktivitas tersebut memiliki sebuah nilai tambah
atau tidak dan mengkategorikan sebuah aktivitas menjadi
operasi, inspeksi, transportasi, penundaan, dan penyimpanan.
Jika kurang efektif, akan dibuat desain ulang proses

Kegiatan yang memenuhi atau melebihi harapan

pelanggan dianggap menambah nilai.
 L PAD A
SIMBO S
N PR OS E
BAGA
 U LA NG
DES AIN
H A R U S Diagnosa

PRO S ES
I K AN 5 Alasan disfungsi

PE RH A T proses harus Tujuan

ME M
BA G IA N dicantumkan dan
dijelaskan
Manfaat dari
perbaikan proses

INI
secara singkat

Lingkungan bisnis Masalah

Tekanan lingkungan
Masalah yang Biaya Kelambanan
bisnis
timbul karena
dipertimbangkan Yang harus dibayarkan jika
perubahan proses
apakah akan proses tidak sesuai
mendukung
perubahan atau tidak
DESAIN
PROSES

Bertujuan menciptakan proses

yang menurunkan kemungkinan
kesalahan (kualitas), meminimalkan
pemborosan (biaya), memudahkan aliran
(pengiriman), dan memungkinkan
untuk
modifikasi yang cepat (fleksibilitas)
 PRINSIP DESAIN PROSES
Kurangi Fragmentasi
Bekerja dalam ruang lingkup
kecil sangat kompleks dan
menimbulkan banyak
masalah. Seorang pekerja
harus mampu bekerja pada
sektor yang luas baik secara
horizontal meupun vertikal
Tetap Desain
untuk Aliran
Utama
Masalah muncul justru karena
ada perubahan alur proses
sehingga menjadi kompleks.
Buatlah aliran utama
sehingga kerumitan tersebut
tidak menimbulkan masalah.
Hindari Pendelegasian
Berlebihan
Mirip dengan prinsip 1 yang
mengurangi jumlah orang
dalam berkoordinasi. Prinsip ini
mencegah pengalihan
pekerjaan yang banyak.
Mencegah
Kesalahan Proses
Membuat alat atau cara untuk
mencegah kesalahan dalam
proses. Misalnya pompa
pintar yang diprogram untuk
mencegah infus dengan
dosis yang tidak aman dari
obat tertentu.
Menangkap Informasi
Informasi harus dikumpulkan
dan di-input satu kali
sehingga data pasien
terkumpul. Hindari
menginput ulang karena
memakan waktu dan
memungkinkan adanya
kesalahan.
Optimalkan
Seluruh Sistem
Jika optimasi hanya dilakukan
pada beberapa sektor, sektor
lain akan dirugikan dan
menyebabkan biaya
tambahan. Optimasi semua
sistem diperlukan agar saling
mendukung.
Lakukan Aktivitas
Paralel
Proses digambarkan seperti
rangkaian aktivitas. Padahal
ada beberapa aktivitas yang
dapat dilakukan sekaligus
untuk menghemat waktu.
Hilangkan Penyangga/
Buffer
Penyangga adalah
sekelompok unit aliran yang
telah ditahan sementara
hingga kapasitas tertentu dan
dibebaskan untuk
membiarkannya bergerak
melalui alur proses. Misalnya
antrean pasien dan persediaan
barang. Hal tersebut dapat
menghambat aliran proses.
Hubungkan Aktivitas
Paralel
Aktivitas paralel meski
dilakukan secara mandiri,
harus tetap ada koordinasi
sehingga tidak terjadi
kesalahan.
Kaitkan Tata Letak
dan Proses
Idealnya, tata letak lingkungan
kerja harus dirancang untuk
mengoptimalkan alur kerja dan
mencegah lalu lintas yang
boros. Staf perawat
menghabiskan banyak waktu
untuk berjalan.
Waktu ini akan lebih baik
digunakan untuk kegiatan
perawatan pasien serta
interaksi dengan anggota
keluarga.
 Perbedaan Desain Proses Asli
dan Desain Proses Ulang

Kinerja proses yang diusulkan dapat dibandingkan dengan yang asli dalam bagan proses
umum, yang merangkum peningkatan yang diharapkan dari desain ulang. Meskipun
jumlah langkahnya hanya dikurangi dua, namun total waktu proses telah dikurangi 5.370
menit atau 11 hari, 1 jam, dan 30 menit
 Hubungan Antara Proses dan Layout
Idealnya, layout lingkungan fisik harus memfasilitasi pergerakan unit aliran yang efektif
dan efisien (pasien, karyawan, bahan, informasi, dll.). Tujuannya adalah (Stevenson, 2012):

Mengurangi kesalahan

Memanfaatkan Menghindari
sumber daya dan penundaan
ruang secara dan hambatan
efisien
M eminimalka
M eminimalka
n gerakan
n handoff
dan transfer
c

2 Layout Dasar
Design Product Layout untuk Proses Repetitive
Layanan pendukung (Registration, scheduling, billing,
dan claims processing)
Mengatur sumber daya (alat dan orang) disekitar
layanan dan membakukan prosedur untuk kualitas
yang konsisten
Design Product Layout untuk Proses Repetitive

Line Balancing

Menyamakan beban kerja ke waktu siklus dan batasan hubungan

prioritas.

Tujuan: mengembangan tata letak yang efisien dengan jumlah langkah

proses yang minimal.
 Prosedur Line Balancing dan Contoh
Step 1 Step 2

Gambar diagram prioritas hitung cycle time (Cd)

Jumlah waktu maksimum yang

diperbolehkan dalam sebuah langkah
proses. Berdasarkan jumlah waktu kerja
yang tersedia dan jumlah pekerjaan yang
perlu diselesaikan:

250 bill setiap hari dan 6 karyawan

bekerja 8 jam sehari.
 Prosedur Line Balancing dan Contoh
Step 4
Step 3
Mengelompokkan tugas untuk membentuk langkah proses,
Menentukan jumlah langkah minimum dalam proses.
Waktu terlama setiap langkah proses tidak melebihi cycle
Jumlah langkah minimum: jumlah total waktu yang diperlukan
time (Cd)
untuk menyelesaikan semua tugas dibagi dengan waktu terlama
(Cd) yang diperbolehkan pada setiap langkah proses
 Prosedur Line Balancing dan Contoh
Step 5 Step 6

hitung efisiensi proses yang telah dibuat.

tentukan apakah efisiensi atau
Efisiensi adalah rasio waktu yang
keseimbangan yang lebih baik dapat
dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh
diperoleh.
aktivitas dengan jumlah waktu yang
dialokasikan oleh proses yang baru
balancing sedikit lebih baik jika F
dirancang.
dipindahkan ke langkah ketiga. Efisiensi
akan meningkat menjadi (24,5 / (3 ×
10)) × 100% atau 81,67%
Design Functional Layout untuk Proses Non Repetitive

Mengatur sumber daya ke dalam

departemen/bidang keahlian untuk proses yang
customized dan bervariasi

Metode:
block diagramming
relationship diagramming
Block Diagramming → meminimalkan beban – jarak
antar departemen, workstation, atau kantor
Step 1: periksa denah lantai, buat semua daftar departemen atau ruangan, dan catat jumlah lalu lintas rata-
rata serta jarak antara berbagai ruangan

Step 2: tentukan composite (two-way movements) load or traffic antar departemen/ruangan

Step 3: Hitung beban-jarak antar departemen atau ruangan

Step 4: periksa antar departemen/ ruangan dengan composite loads tertinggi dan rancang tata letak
percobaan yang akan meminimalkan jarak di antara keduanya. Hitung ulang jarak-beban

Menempatkan nurses’s station

lebih dekat dengan exam rooms
menghasilkan pengurangan total
daily traffic 13.370 - 11.725 =
1.645
 Relationship Diagramming
Menggunakan informasi kualitatif yang diberikan oleh analis, manajer, dan pekerja untuk menetapkan preferensi hubungan antar
departemen, workstation, atau kantor
 Software

Meskipun block diagram dan relationship diagram dapat digunakan untuk menginisiali ide awal, namun tidak cukup canggih
untuk menangani kasus tataletak yang rumit dan bangunan yang terbatas. Dalam hal tersebut maka dapat digunakan
software diantaranya adalah :
• CORELAP (computerized relationship layout planning)
berdasarkan peringkat kedekatan dan jumlah departemen serta luasnya → menempatkan antar departemen dengan
peringkat A, E, dan seterusnya → Muther’s grid
• CRAFT (computerized relative allocation of facilities technique) → metode Block Diagramming
Input: tata letak awal, interdepartmental traffic, biaya / jarak → menentukan departemen mana yang dapat ditukar dan
memperkirakan penghematan biaya dari pertukaran ini
• Arena, PROMODEL, or ExtendSim, : mengevaluasi desain tata letak dalam kaitannya dengan total jarak yang ditempuh
dan total waktu yang dihabiskan untuk pergerakan antardepartemen.
Terim
a

Kasih