Manajemen Proses dan

Perbaikan Proses
Nama Anggota Kelompok 4 :
 Pertanyaan no 1
Pada model perbaikan kualitas berorientasi proses yang digagas oleh william latzko dan dikembangkan oleh
Woerner terdapat pihak yang terlibat dalam manajemen proses misalnya sponsor, koordinator, pemilik proses,
kelompok penasihat dan tim. Bagaimana kontribusi kelompok penasihat dalam manajemen proses tersebut?

Jawaban:
William J. Latzko (1986) mengemukakan suatu metode perbaikan terstruktur yang dinamakan sistem pengukuran
kualitas (Quality Measuring System = QSM). Berdasarkan konsep utama Sistem Pengukuran Kualitas dari
Latzko itu, Woerner (1995) mengembangkan suatu manajemen proses terstruktur. Dimana para peserta yang
terlibat dalam manajemen proses terstruktur adalah Sponsor, Koordinator, Pemilik proses, Kelompok penasehat
manajemen dan Tim. Dengan Model manajemen proses terstruktur memiliki 9 langkah (Gasperz, 1997:99) yaitu
Identifikasi proses, Pemilihan tim, Penetapan Ruang Lingkup dan Tujuan, Identifikasi Kelemahan Proses,
Pengembangan Rekomendasi untuk Perbaikan Proses, Memperoleh Persetujuan, Pengembangan Rencana
Kualitas, Presentasi Rencana Kualitas, Implementasi dan Pemantauan Kemajuan Perbaikan Proses
Untuk jawaban dari pertanyaan “ Bagaimana kontribusi kelompok penasehat dalam manajemen proses tersebut?” yaitu
Kelompok penasehat manajemen, adalah manajer yang terlibat dalam proses yang sedang dianalisis. Kelompok penasehat manajemen
yang biasanya terdiri dari beberapa manajer yang terlibat dalam perbaikan proses mengkaji hasil-hasil pertemuan melalui koordinator..
Kontribusi kelompok penasehat dalam proses manajemen terstruktur yaitu di beberapa tahap model manajemen proses terstruktur.
Peran kelompok penasehat adalah mereka memberikan saran pada koordinator tentang suatu masalah penting yang membutuhkan
perhatian. Dimana disitu kelompok penasehat selalu mendampingi koordinator untuk memberikan saran dan ide-ide yang lain dalam
menunjang proses manajemen terstruktur tersebut.
- Dalam tahap ke 4 yaitu Identifikasi Kelemahan Proses. Tim, pemilik proses, dan coordinator beserta kelompok penasehat
bertemu untuk meninjau ulang aliran proses agar menjadi benar dan menjamin bahwa telah terciptanya pemahaman yang
lengkap di antara semua peserta tentang proses tersebut.
- Dalam tahap ke 5 Pengembangan Rekomendasi untuk Perbaikan Proses Tim, pemilik proses, dan coordinator didampingi
kelompok penasehat, mengembangkan rekomendasi dengan memperhatikan biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang akan
diperoleh, untuk memprioritaskan tugas-tugas yang akan dilakukan, analisis sebab akibat untuk menentukan akar penyebab
suatu masalah.
Penggunaan model manajemen proses terstruktur perlu adanya pendidikan dan pelatihan tentang prinsip – prinsip kualitas kepada
semua peserta perbaikan proses. Hal ini menyangkut pemahaman visi, kebijakan, kualitas, prinsip-prinsip kualitas dan peta atau
petunjuk perbaikan kualitas yang telah ditetapkan perusahaan

Sumber : Nur, M. Nasution.2015.Manajemen Mutu Terpadu.Jakarta: Ghalia Indonesia

Pertanyaan no 2

Seperti yang sudah dijelaskan, manajemen proses dalam perusahaan memerlukan banyak proses. Bagaimana
apabila perusahaan telah melakukan perubahan/perbaikan proses, namun setelah dievaluasi ternyata hasilnya
tidak sesuai yang diharapkan. Langkah apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan?

Jawaban:
Suatu rencana yang telah kita tentukan untuk dilakukan demi mencapai suatu keinginan/target terkadang
hasilnya tidak sesuai yang kita harapkan, kaitannya dengan hal ini bagaimana cara kita menghadapi agar tetap
mampu menghadapi berbagai kondisi sehingga kita bisa melalui hambatan yang ada dengan melakukan kaizen.
Kaizen adalah istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan 　 berkesinambungan". Secara harfiah
Kai= Merubah dan Zen= Lebih baik, bisa diartikan juga secara sederhana arti dari kaizen adalah usaha perbaikan
yang berkelanjutan untuk menjadi lebih baik dari kondisi saat ini/sekarang.
Konsep PDCA dan SDCA

➸Plan [rencana]
Yaitu penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapai target yang
diinginkan.
➸Do [lakukan]
Yaitu Pelaksanaan dari rencana yang telah di buat.
➸Check [memeriksa]
Yaitu kegiatan memeriksa seluruh prosedur yang telah dijalankan guna memastikan agar tetap berjalan sesuai
dengan rencana sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh.
➸Act [tindakan]
Sedangkan Act/tindakan yaitu menindaklanjuti ketiga langkah diatas sekaligus memutuskan prosedur baru
untuk menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan
selanjutnya.
Siklus PDCA tersebut terus
dijalankan terus menerus
dengan diiringi siklus SDCA.
Yang dimaksud SDCA adalah
Standardize, Do, Check, and
Act. Hemat kata SDCA ini
terfokus pada kegiatan
pemeliharaan sedangkan PDCA
ini lebih mengacu ke perbaikan.
Pertanyaan no 3

Terdapat beberapa langkah dalam perbaikan proses menurut Tenner dan De Toro dimana langkah ke 2 yaitu
menggunakan diagram alir dalam mendeskripsikan proses. Pertanyaan saya, bagaimana diagram alir tersebut
dapat mengidentifikasi dan mendokumentasi proses, serta seberapa efektifkah penggunaan diagram alir tersebut
dalam langkah perbaikan proses. Terima Kasih
 Jawaban Pertanyaan no 3

- Bagaimana diagram alir tersebut dapat mengidentifikasi dan mendokumentasi proses

Dalam mendeskripsikan suatu proses dapat menggunakan alat seperti diagram alir. Dalam pembuatan diagram
alir akan memungkinkan untuk melakukan aktivitas perbaikan sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi peserta (participants) dalam proses berdasarkan nama, posisi, atau organisasi.
b. Memberikan kepada semua peserta dalam proses suatu pemahaman umum tentang semua langkah dalam
proses dan peran dari individual mereka.
c. Mengidentifikasi inefisiensi, pemborosan, dan langkah-langkah yang berlebihan atau tidak perlu (redundant)
dalam proses.
d. Menyusun suatu kerangka kerja untuk mendefinisikan pengukuran proses.

Semua proses yang telah diidentifikasi harus didokumentasikan secara baik dan benar agar dapat digunakan
sebagai bahan informasi yang berguna dalam perbaikan proses secara terus menerus

Sumber : Nur, M. Nasution.2015.Manajemen Mutu Terpadu.Jakarta: Ghalia Indonesia

Jawaban Pertanyaan no 3
- Seberapa efektifkah penggunaan diagram alir tersebut dalam langkah perbaikan proses

Penggunaan Diagram ini dirasa efektif karena membantu

perusahaan dalam mengilustrasi atau penggambaran
penyelesaian masalah yang digunakan untuk mendesain dan
mendokumentasi proses perbaikan mutu

Diagram ini membantu menggambarkan apa yang sedang

terjadi dan masalah yang muncul atau bagian yang kurang
jelas di dalam sebuah proses, sehingga memudahkan
perusahaan dalam melakukan proses perbaikan mutu.

Sumber : Vincent Gasper (2002) Total Quality Management (TQM)

Pertanyaan no 4
Perkembangan pasar dewasa ini bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan yang semakin kompleks dan ketat,
menjadi sebuah tantangan baru bagi perusahaan. Apakah keuntungan dari suatu perusahaan yang menerapkan manajemen
proses bisnis dan mengapa sangat penting bagi perusahaan / usaha menerapkan manajemen proses bisnis? apakah hal ini
ada kaitannya dengan Business Process Reengineering? Terima kasih

Jawaban : Pada umumnya, semua produk diproduksi dan diserahkan kepada pelanggan melalui suatu proses produksi
atau proses kerja. Proses kerja atau proses produksi perlu ditingkatkan performansinya secara terus-menerus agar mampu
memuaskan pelanggan secara terus-menerus pula, dimana selera dan kebutuhan pelanggan akan selalu berubah. Suatu
proses mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi.
(Nasution, 2015)
Keuntungan penggunaan Manajemen Proses Bisnis :
1. Meningkatkan kelincahan bisnis
2. Biaya berkurang dan pendapatan menjadi lebih tinggi
3. Visibilitas yang lebih baik
4. Tingkat efisiensi yang lebih tinggi
5. Kesesuaian, keamanan dan keselamatan
Kaitannya manajemen proses bisnis dengan Business Process Reengineering :

Business Process Reengineering merupakan bagian dari manajemen proses bisnis. Dalam
pelaksanaan bisnis ada manajemen bagaimana ttg metode, teknik, dan alat untuk mengidentifikasi
dan menemukan, menganalisis, mendesain ulang, melaksanakan dan memantau proses bisnis untuk
mengoptimalkan kinerjanya. Apabila dalam perjalanan bisnis ada yang kurang sesuai dengan tujuan
bisnis maka diperlukan adanya Business Process Reengineering untuk memikirkan ulang atau
membuat rancang ulang tentang proses bisnis untuk mencapai tujuan yang diinginkan misalnya jika
ada permasalahan mengenai biaya, kualitas, layanan, atau kecepatan
Terima Kasih