Judul Materi

Proses Verifikasi
Reimbursement & Pertanggungjawaban Uang
Muka Operasional / PJ-UM
melalui Web Uang Muka / WUM
 Profil Penyusun Materi

Nama Expert : Andri Mursito

Tim Penyusun : Andri Mursito
No Ext : 2901
FOTO No HP : 081904508053
Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti materi ini :
01 Peserta mampu memahami alur proses
reimbursement dan pertanggungjawaban uang
muka (PJ-UM)
02 Peserta mampu memahami prosedur dan aturan
lain yang melandasi proses verifikasi
03 Peserta mampu menjalankan sistem WUM (Web
Uang Muka) untuk proses reimbursement dan PJ-
UM
 Gambaran Umum Materi
Alur materi dalam modul Penerimaan Tagihan adalah sebagai berikut :

Materi yg akan dibahas dalam chapter ini

1. Proses 2.
3. Memo
Verifikasi Tagihan 4. Evaluasi
Perintah
Reimburseme Barang & Pelatihan
Bayar
nt & PJ-UM Jasa
 Tujuan dari Konten Materi

01 Memahami proses verifikasi reimbursement dan

pertanggungjawaban uang muka operasional

02 Memahami risiko dalam proses verifikasi

reimbursement dan pertanggungjawaban uang
muka operasional

03 Mengetahui hasil posting didalam sistem SAP

setelah proses verifikasi
 Scope Materi
1. Pengenalan istilah

2. Pengenalan proses

3. Proses Kerja

4. Risiko dalam proses

5. Mitigasi Risiko

6. Produk hasil proses

 Pengenalan Istilah
WUM
• Web Uang Muka yaitu sistem web yang disediakan untuk user/unit
untuk permintaan, pengeluaran dan pertanggungjawaban uang
muka dan reimbursement yang terintegrasi dengan ERP-SAP

Uang Muka Operasional

• Pembayaran dana dimuka yang dibutuhkan unit untuk mendanai
suatu kegiatan yang telah disetujui Direksi

Ijin Prinsip Direksi

• Surat ijin melaksanakan kegiatan yang telah mendapatkan
persetujuan Direksi
 Pengenalan Istilah
Reimbursement
• Fasilitas bagi user/unit untuk mengajukan penggantian uang/biaya yang
dikeluarkan terlebih dahulu

PJ-UM
• Pertanggung jawaban biaya atas uang muka operasional yang telah diajukan
dan digunakan unit/user

ERP-SAP (Enterprise Resources Planning-System Analysis &

Development Program
• Sistem yang digunakan untuk menjalankan aktivitas perusahaan atau organisasi
 Pengenalan Proses

1 2 3 4

Verifikasi Proses Input Ke Verifikasi Hasil input Memastikan Biaya

Reimbursement / PJ-UM Sistem WUM melalui Memo Verifikasi terposting di SAP
Proses verifikasi berkas Proses input nilai Proses memverifikasi Memastikan bahwa hasil
reimbursement / PJ-UM reimbursement / PJ-UM serta memvalidasi hasil input terposting dengan
dan kelengkapan bukti yang telah diverifikasi input melalui hasil output benar ke dalam sistem
serta ketepatan kedalam sistem WUM WUM yaitu Memo SAP
penggunaan biaya Verifikasi
Proses Kerja Mengacu
SOP
Proses Kerja Mengacu
SOP
Proses Kerja Mengacu
SOP
 Risiko dalam Proses
Risiko Proses 1 Risiko Proses 2
Resiko tidak lengkap serta Resiko kesalahan input nilai
valid atas bukti-bukti yang kedalam sistem WUM
digunakan unit

Risiko Proses 4 Risiko Proses 3

Resiko terjadinya perbedaan Resiko tidak terposting
hasil input dengan hasil ataupun salah posting di
output sistem SAP
 Mitigasi Risiko
No Risiko Mitigasi
1 Resiko tidak lengkap serta valid atas bukti-bukti yang • Melakukan verifikasi keaslian bukti
digunakan unit • Mencocokkan nilai dengan bukti-bukti
• Melakukan penjumlahan dari semua bukti-
bukti
2 Resiko kesalahan input nilai kedalam sistem WUM • Membandingkan nilai yang telah diinput
dengan nilai verifikasi di sistem WUM
• Memastikan kedua nilai sama

3 Resiko terjadinya perbedaan hasil input dengan hasil • Mencetak memo verifikasi
output • Membandingkan data form dari user
dengan memo verifikasi
4 Resiko tidak terposting ataupun salah posting di sistem • Download hasil input data melalui WUM
SAP • Download data yang terposting di SAP
setelah proses final approved oleh Vice
President
• Memastikan semua hasil input data di
WUM terdapat dalam data SAP
 Produk Hasil Proses
01 02
Memo Verifikasi Laporan Aging Uang Muka
Output dari Wum
Operasional
berupa data – data Laporan umur uang muka operasional
terkait pengajuan UM yang belum dipertanggungjawabkan
Operasional oleh unit pengguna uang muka

03
Laporan Aging Piutang
Karyawan
Laporan umur piutang karyawan yang
timbul dari sisa penggunaan uang muka
yang belum dikembalikan unit ke kas PT
Petrokimia Gresik
Dokumentasi Produk Hasil
Proses
02
Next Slide
01
Next Slide

03
Next Side
 Dokumentasi Produk Hasil Proses
01 Memo Verifikasi

Foto 1
 Dokumentasi Produk Hasil Proses
02 Aging Uang Muka Operasional / Karyawan

No Requester Nilai Umur Uang Muka Operasional

Belum Jatuh 30hari 90hari 180hari
Tempo
 Dokumentasi Produk Hasil Proses
03 Aging Piutang

No Requester Nilai Umur Piutang Karyawan

Belum Jatuh 30hari 90hari 180hari
Tempo
Kesimpulan
Proses verifikasi PJ-UM & Reimburse harus benar-benar
dijalankan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ada
agar biaya/kegiatan yang digunakan unit sesuai dan selaras
dengan tujuan perusahaan.

Harus dilakukan monitoring yang baik pada kedua sistem

(WUM & SAP) agar kedua program dapat terintegrasi dengan
baik.

Setiap sistem memiliki kelemahan masing-masing termasuk

sistem WUM. Oleh karena itu perlu dilakukan mitigasi resiko
serta pembaruan cara proses (inovasi) yang lebih bagus agar
resiko dapat diminimalisir.
NEXT
CHAPT
ER
• Verifikasi Tagihan
Barang & Jasa

02
TERIMA
KASIH
 Dokumen Pendukung
• Prosedur no.PG-PR-30-1009
• IK no.03-18-2017
• Atau dokumen yang lain:
Lampiran • SK-0087
• SK-0260
• SK-0367
• ND-3486
• ND-0888