Buku Saku

Amag
Aplikasi Manajemen Data dan Arsip Digital
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah
Pemerintah Daerah Kabupaten Bangka Barat
Daftar Isi
Bagian I : Komponen Sistem Bagian 2 : Cara Penggunaan

1. Halaman Utama Pegawai 1. Log-in

2. Halaman Verifikator 1. Pertama kali Sign In kedalam Aplikasi
3. Halaman Approval 2. Data ASN
4. Halaman Pegawai BKPSDM 1. Menambahkan dan menyesuaikan Data Utama
2. Menambahkan dan menyesuaikan Data Posisi dan Jabatan
3. Menambahkan dan menyesuaikan Riwayat Kepangkatan
4. Menambahkan dan menyesuaikan Data Keluargan
5. Menambahkan dan menyesuaikan Data Lainnya
6. Mencetak Daftar Riwayat Pegawai
3. E-Dokumen
1. Menyimpan dokumen kedalam aplikasi
2. Mencari, membuka dan mengunduh E-Dokumen
4. Proses Verifikasi
1. Menindak lanjuti proses verifikasi
5. Proses Approval
1. Menindak lanjuti proses Approval
6. Fungsi Khusus Pegawai BKPSDM
1. Mengelola pegawai
2. Laporan
7. Mengganti Password
Bagian I: Komponen Sistem
 1. Halaman Utama Pegawai
Setiap pengguna sistem dapat melakukan aktivitas pekerjaannya melalui panel utama yang mereka miliki. Di
dalamnya, pengguna dapat melihat informasi-informasi yang mereka miliki, dan melakukan aksi terhadapnya.

Pengantian
Password

Pilihan
Pilihan panel
Hak Akses
user

Pilihan
halaman

User Guide
2. Halaman Verifikator
Aplikasi menyediakan fasilitas panel untuk proses verifikasi data yang dimiliki oleh user dengan akses Verifikator.
Verifikator dapat menindaklajuti permohonan perubahan data pegawai apakah dapat dilanjutkan atau
dikembalikan kepada pemohon

Jumlah antrian
dalam proses
Ambil
antrian permohonan
perubahan data
pegawai

User Guide
3. Halaman Approval
Aplikasi menyediakan fasilitas panel untuk proses approval data yang dimiliki oleh user dengan akses Approval.
Approval dapat menindaklajuti permohonan perubahan data pegawai apakah dapat disahkan sebagai informasi
yang sesuai dengan informasi pegawai saat ini

Jumlah antrian
dalam proses
Ambil
antrian permohonan
perubahan data
pegawai

User Guide
4. Halaman Pegawai BKPSDM
Pegawai BKPSDM memiliki kapabilitas khusus disamping kapabilitas sebagai pegawai unit kerja lain. Antaranya:
pengelolaan pegawai dan laporan.

pencarian
pegawai

Pilihan Melihat
halaman detail informasi
pegawai

Melihat file
E-Dokumen
Pegawai

User Guide
Bagian 2: Cara Penggunaan
1. Log In
Setiap pengguna memiliki user-id dan passwordnya masing-masing. Agar dapat mulai menggunakan Sistem,
pengguna haruslah memasukkan user-id (NIK Pegawai) dan password dimaksud dengan benar.

User Guide
1.1. Pertama kali Sign In kedalam Aplikasi
Pegawai diharuskan untuk menyetujui syarat dan ketentuan agar bisa menggunakan aplikasi ini. Setelah mengisikan
user id dan password default user diarahkan ke halaman persetujuan syarat dan ketentuan aplikasi

syarat dan
ketentuan

klik
menyetujui

cek untuk
persetujuan

User Guide
User diharuskan menganti password default dengan password pribadi masing-masing user

isi dengan
password
baru

User Guide
2. Data ASN Pegawai
Dalam halaman ini bisa dilihat data-data kepegawaian masing-masing pegawai

Pilhan kategori untuk

melihat data-data
kepegawaian

Halaman Data ASN

User Guide
2.1. Menambahkan dan menyesuaikan Data Utama
Setiap pegawai diharapkan untuk dapat melakukan pengkinian data kepegawaian, hal tersebut dapat
dilakukan dalam aplikasi

klik untuk
menambahkan dan
menyesuaikan data utama
pegawai

User Guide
Kemudian halaman akan menjadi mode edit, disini pegawai dapat menambahkan dan menyesuaikan data-data
kepegawaiannya

klik
simpan untuk
pengajuan perubahan
data utama

User Guide
Pengajuan perubahan data utama dikirim untuk proses verifikasi dan persetujuan

klik simpan
untuk pengajuan
perubahan data

User Guide
2.2. Menambahkan dan menyesuaikan Data Posisi dan Jabatan
Setiap pegawai diharapkan untuk dapat melakukan pengkinian data kepegawaian, hal tersebut dapat
dilakukan dalam aplikasi

klik edit untuk

menambahkan dan menyesuaikan
data posisi dan jabatan

User Guide
Kemudian halaman akan menjadi mode edit, disini pegawai dapat menambahkan dan menyesuaikan data-data
kepegawaiannya

klik simpan untuk

pengajuan perubahan data
Posisi dan Jabatan
pegawai

User Guide
Pengajuan perubahan data posisi dan jabatan dikirim untuk proses verifikasi dan persetujuan

User Guide
Pegawai juga dapat menambahkan riwayat jabatan untuk jabatan-jabatan yang telah dijabat selama menjadi pegawai

Klik untuk
menambahkan
riwayat jabatan

User Guide
Riwayat jabatan akan ditambahkan ke dalam rekap riwayat jabatan

Klik untuk menyimpan

riwayat jabatan

User Guide
2.3. Menambahkan dan menyesuaikan Riwayat Kepangkatan
Setiap pegawai diharapkan untuk dapat melakukan pengkinian data kepegawaian, hal tersebut dapat
dilakukan dalam aplikasi

klik edit untuk

menambahkan dan menyesuaikan
riwayat kepangkatan

User Guide
Kemudian halaman akan menjadi mode edit, disini pegawai dapat menambahkan dan menyesuaikan data-data
kepegawaiannya

klik simpan untuk

pengajuan perubahan riwayat
kepangkatan pegawai

User Guide
Pengajuan perubahan riwayat kepangkatan dikirim untuk proses verifikasi dan persetujuan

User Guide
Pegawai juga dapat menambahkan riwayat kepangkatan untuk kepangkatan yang telah dijabat selama menjadi
pegawai

Klik untuk
menambahkan riwayat
kepangkatan

User Guide
Riwayat Kepangkatan akan ditambahkan ke dalam rekap riwayat kepangkatan

Klik untuk menyimpan

riwayat kepangkatan

User Guide
2.4. Menambahkan dan menyesuaikan Data Keluarga
Setiap pegawai diharapkan untuk dapat melakukan pengkinian data kepegawaian, hal tersebut dapat
dilakukan dalam aplikasi

klik edit untuk

menambahkan dan
menyesuaikan data keluarga

User Guide
Kemudian halaman akan menjadi mode edit, disini pegawai dapat menambahkan dan menyesuaikan data-data
kepegawaiannya

klik simpan untuk

pengajuan perubahan
data keluarga

User Guide
Pengajuan perubahan data keluarga dikirim untuk proses verifikasi dan persetujuan

User Guide
2.5. Menambahkan dan menyesuaikan Data Lainnya
Setiap pegawai diharapkan untuk dapat melakukan pengkinian data kepegawaian, hal tersebut dapat
dilakukan dalam aplikasi

klik edit untuk

menambahkan dan menyesuaikan
data guru, untuk guru-guru

klik edit untuk menambahkan

dan menyesuaikan data guru, untuk
pegawai fungsional kesehatan

User Guide
Kemudian halaman akan menjadi mode edit, disini pegawai dapat menambahkan dan menyesuaikan data-data
kepegawaiannya

klik simpan untuk

pengajuan perubahan
data

User Guide
Pengajuan perubahan data lainnya dikirim untuk proses verifikasi dan persetujuan. Hal ini dapat dilakukan juga
terhadap data pegawai fungsional kesehatan

User Guide
Pegawai juga dapat menambahkan riwayat guru untuk riwayat mengajar yang telah dijabat selama menjadi pegawai.
Hal ini dapat dilakukan juga terhadap riwayat pegawai fungsional kesehatan.

Klik untuk
menambahkan
riwayat

Klik untuk
menyimpan riwayat

User Guide
2.6. Mencetak Daftar Riwayat Pegawai
Aplikasi menyediakan fitur untuk pegawai agar dapat mencetak daftar riwayat kepegawaian masing-masing pegawai

klik untuk preview daftar riwayat

hidup

User Guide
Pegawai dapat memeriksa apakah data riwayat hidup telah sesuai dan siap cetak

klik cetak untuk

perintah cetak

User Guide
Kemudian halaman akan menyediakan pilihan cetak sesuai dengan alat cetak yang tersedia

User Guide
3. E-Dokumen
Aplikasi memiliki fitur sebagai tempat penyimpanan dokumen berupa file-file yang berhubungan dengan kepegawaian
untuk mendukung kelengkapan dokumen kepegawaian

klik untuk
menampilkan data E-
Dokumen

User Guide
3.1. Menyimpan dokumen kedalam aplikasi
Aplikasi memiliki fitur sebagai tempat penyimpanan dokumen berupa file-file yang berhubungan dengan kepegawaian
untuk mendukung kelengkapan dokumen kepegawaian

klik untuk menunggah

dokumen kedalam aplikasi

User Guide
Cari file dan lengkapi dengan properti dokumen sesuai kategori dan deskripsi dokumen yang akan diunggah, setelah
itu simpan untuk melanjutkan proses ke proses verifikasi dan persetujuan.

klik
isi properti sesuai untuk menambahkan
dengan kebutuhan dokumen isi properti
sesuai dengan

klik untuk mengajukan

penambahan dokumen

User Guide
3.2. Mencari, membuka dan mengunduh E-Dokumen
Aplikasi memiliki fitur sebagai tempat penyimpanan dokumen berupa file-file yang berhubungan dengan kepegawaian
untuk mendukung kelengkapan dokumen kepegawaian

isi dengan kata

kunci pencarian

pilih kategori E-
Dokumen untuk
mempersempit area
pencarian

klik untuk
preview detil E- mengunduh ke
Dokumen komputer user

User Guide
User dapat melihat, mengunduh dan mengajukan perubahan E-Dokumen yang dimilikinya

klik untuk melihat

riwayat dokumen

klik untuk
mengunduh ke
komputer user

klik untuk mengajukan

perubahan dokumen

User Guide
4. Proses Verifikasi
Proses verifikasi dilakukan oleh PIC Verifikasi yang telah ditentukan oleh admin. Verifikasi dilakukan terhadap
perubahan dan penambahan data yang diajukan oleh user .

klik untuk
menampilkan
permohonan yang
diajukan
pilih hak akses
sebagai verifikator

User Guide
4.1. Menindak lanjuti proses verifikasi
Verifikator harus memeriksa kesesuaian perubahan data yang diajukan oleh pegawai, apakah dapat dilanjutkan ke
proses persetujuan, dikembalikan atau ditolak.

verifikasi isi data

yang diajukan
pegawai

Berikan catatan
untuk proses
berikutnya

Pilihan aksi untuk

tindak lanjut

User Guide
konfirmasi proses verifikasi dan dilanjutkan ke proses persetujuan

klik untuk melihat

riwayat dokumen

klik untuk
mengunduh ke
komputer user

User Guide
5. Proses Approval
Proses Approval dilakukan oleh PIC approval yang telah ditentukan oleh admin. Approval dilakukan terhadap
perubahan dan penambahan data yang diajukan oleh user untuk persetuan akhir sebelum disimpan kedalam aplikasi
sebagai data baru .

klik untuk
menampilkan
permohonan yang
diajukan
pilih hak akses
sebagai approval

User Guide
5.1. Menindak lanjuti proses Approval
Approval difungsikan untuk memeriksa kesesuaian perubahan data yang diajukan oleh pegawai, apakah dapat setujui
untuk disimpan, dikembalikan atau ditolak.

periksa isi data

yang diajukan
pegawai

Berikan
catatan proses jika
dibutuhkan

Pilihan aksi untuk

tindak lanjut

User Guide
konfirmasi proses persetujuan dan dilanjutkan dengan penyimpanan data baru pegawai

User Guide
6. Fungsi Khusus Pegawai BKPSDM
Pegawai yang terdaftar sebagai pegawai BKPSDM memiliki kapabilitas tambahan sebagai user yang dapat mengelola
pegawai lain dan laporan

pilih hak akses

sebagai pegawai
BKD

pilihan halaman

User Guide
6.1. Mengelola pegawai
Pegawai BKPSDM memiliki kemampuan untuk melihat seluruh pegawai yang telah terdaftar di aplikasi berkaitan
dengan berbagai kebutuhan khusus yang dimilikinya

pencarian
pegawai

Melihat
detail informasi
pegawai

Melihat file
E-Dokumen
Pegawai

User Guide
Mencari pegawai
Pencarian dilakukan dengan mengisi nama pegawai dan untuk mempersempit area pencarian dapat memilih Unit kerja
tempat pegawai bekerja

pencarian
pegawai

pilih
unit kerja untuk
mempersempit

User Guide
Melihat profil pegawai
Klik detail untuk dapat menampilkan profil pegawai seperti dibawah

User Guide
Melihat E-Dokumen milik pegawai
Klik daftar dokumen untuk dapat menampilkan daftar E-Dokumen yang dimiliki pegawai tersebut

preview detil E-
Dokumen
klik untuk
mengunduh ke
komputer user

User Guide
6.2. Laporan
Halaman laporan menampilkan rekapitulasi eselon dan golongan pegawai dilingkungan PemKab Bangka Barat

unduh
dalam bentuk
MS Excel

User Guide
7. Mengganti Password
Pegawai disarankan untuk secara periodik untuk menganti password untuk meningkatkan keamanan log in user id nya

klik untuk
menganti
password

isikan dengan
password baru

User Guide