DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................................................ 1
B. Tujuan ............................................................................................................................... 2
C. Pendataan Ijazah ............................................................................................................ 2
D. Pengadaan dan Distribusi Ijazah ................................................................................ 2
E. Mekanisme Penggunaan Aplikasi .............................................................................. 3
F. Kebutuhan Minimum Sistem ...................................................................................... 3
G. Alur Proses Aplikasi SIMAZAH ................................................................................... 4
H. Hak Akses......................................................................................................................... 4
BAB II AKSES DAN PENGATURAN PROFIL ................................................................................... 6
A. Akses Pengguna ............................................................................................................. 6
B. Pengaturan Profil Pengguna....................................................................................... 7
BAB III REGISTRASI DAN PENATAUSAHAAN BLANGKO IJAZAH .......................................... 9

A. Dashboard........................................................................................................................ 9
B. Registrasi Ijazah Sekolah.............................................................................................. 9
BAB IV PENUTUP .............................................................................................................................. 13

ii Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)

 BAB 1
BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Ijazah adalah dokumen resmi yang diterbitkan sebagai pengakuan terhadap
prestasi belajar dan/atau penyelesaian suatu jenjang pendidikan setelah lulus dari
satuan pendidikan. Oleh karenanya ijazah merupakan dokumen yang sangat penting
dan dibutuhkan sebagai bukti awal capaian individu saat melamar suatu posisi
pekerjaan atau jabatan politik tertentu. Ijazah memiliki kriteria yakni (1) diterbitkan
oleh satuan pendidikan yang bersangkutan; (2) ditetapkan oleh kepala satuan
pendidikan yang bersangkutan; dan (3) memuat identitas lulusan, identitas satuan
pendidikan yang bersangkutan, daftar nilai mata pelajaran yang ditempuhnya, dan
pernyataan bahwa peserta didik yang bersangkutan telah memenuhi seluruh kriteria
dan dinyatakan lulus dari satuan pendidikan.
Blangko ijazah adalah format resmi yang dicetak oleh Pemerintah dan/atau
pemerintah daerah yang akan digunakan sebagai Ijazah. Karena Blangko ijazah
merupakan dokumen resmi yang dicetak pemerintah, maka blangko tersebut
dilengkapi dengan perangkat pengaman baik yang kasat mata maupun tidak. Namun,
meski perangkat pengaman dalam blangko sudah cukup banyak, mengingat
pentingnya ijazah, peluang terjadinya kasus pemalsuan dan penyalahgunaan
blangkonya pun cukup besar utamanya pada tahun politik. Kebutuhan kepemilikan
ijazah atau surat keterangan kesetaraan setingkat pendidikan menengah menjadi
syarat pendaftaran jabatan politik tertentu.
Pemalsuan ijazah sendiri dalam KUHP dinyatakan sebagai tindak pidana dan
dapat diancam hukuman 6 (enam) tahun penjara. Pemalsuan ijazah sendiri terdiri dari
beberapa tindakan yaitu (1) pencetakan blangko ijazah tidak resmi/asli (tidak
dikeluarkan oleh pihak yang berwenang mengeluarkan); (2) penggunaan blangko
ijazah palsu; dan (3) pemanfaatan blangko ijazah asli yang tidak sesuai dengan
peruntukannya. Contoh tindakan pemalsuan yang disebut terakhir adalah
penggunaan blangko ijazah oleh lulusan yang tidak lulus dari satuan pendidikan dan
pada tahun pelajaran sebagaimana yang tertulis pada ijazah. Hal ini salah satunya
dapat terjadi karena lemahnya penatausahaan blangko ijazah. Sehingga tidak jarang
perwakilan instansi penerbit atau pencetak blangko ijazah diundang pada persidangan
terkait kasus-kasus tersebut yang tentunya menyita waktu, tenaga, dan biaya yang
tidak sedikit.

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 1

B. Tujuan
Guna mencegah penyalahgunaan blangko ijazah dan meningkatkan
mamputelusur distribusi dan pemanfaatan blangko ijazah, Direktorat Pembinaan SMK
menerbitkan Petunjuk Teknis Penatausahaan Ijazah dan aplikasi Penatausahaan
Blangko Ijazah.

C. Pendataan Ijazah
Data penerima ijazah SMK diambil dari data peserta UN yang terdaftar pada
aplikasi BIO UN yang berkoordinasi dengan Sekretariat UN serta bekerjasama dengan
Puspendik selaku pemangku kebijakan dalam mendata peserta UN diseluruh
Indonesia.

D. Pengadaan dan Distribusi Ijazah

Alur pengadaan dan distribusi blangko ijazah SMK dapat digambarkan pada
skema berikut :

Gambar 1.1. Alur Pengadaan dan Distribusi Ijazah SMK

2 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)

E. Mekanisme Penggunaan Aplikasi
Aplikasi Penatausahaan Blangko Ijazah adalah aplikasi client-server berbasis web.
Pengembangan aplikasi SIMAZAH berbasis web daring ini bukan tanpa alasan. Alasan
terbesarnya adalah fleksibilitas perangkat yang dapat mengakses aplikasi ini. Selama
pengguna menggunakan perangkat yang memiliki web browser, baik itu PC Desktop,
Notebook, smartphone, atau tablet maka pengguna dapat menggunakan aplikasi ini.
Selain itu, dengan berbasis web daring, aplikasi dapat diakses dari mana saja
sepanjang terdapat koneksi internet.
Sebagai langkah awal, admin Direktorat Pembinaan SMK akan memberikan akses
berupa username dan password default pada petugas yang ditunjuk oleh Dinas
Pendidikan Provinsi. Selanjutnya fitur untuk masing-masing pengguna/user akan
secara otomatis menyesuaikan dengan hak aksesnya.

F. Kebutuhan Minimum Sistem

Spesifikasi minimal pengguna yang harus disediakan untuk aplikasi SIMAZAH
adalah sebagai berikut:
1. Hardware/ Perangkat Keras
o PC Desktop/Notebook
o Tablet/Telepon Seluler
o Scanner
o Printer
2. Software/ Perangkat Lunak
o Sistem Operasi Windows 7/Windows server 8/Linux/Android
o Web Browser
o Office Application
o PDF Reader

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 3

G. Alur Proses Aplikasi SIMAZAH
Alur proses penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

Gambar 1.2. Alur Proses Penggunaan Aplikasi SIMAZAH

H. Hak Akses
Pada aplikasi ini terdapat 3 tingkatan pengguna yaitu Administrator,
Administrator Dit.PSMK, dan Dinas Pendidikan Provinsi. Adapun hak akses pengguna
untuk setiap fitur SIMAZAH adalah sebagai berikut.

Tabel 1.1. Tabel Hak Akses Pengguna

ADMIN Sekolah
No FITUR ADMIN DISDIK
PSMK
1 Dashboard Lihat Lihat Lihat Lihat
2 Sistem
Tambah Tambah &
2.1 Pengaturan Pengguna
& Edit Edit
Tambah
2.2 Pengaturan Grup
& Edit
Tambah
2.3 Pengaturan Menu
& Edit
Lihat &
2.4 Pakta Integritas Unggah
Setujui

4 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)

 ADMIN Sekolah
No FITUR ADMIN DISDIK
PSMK
3 Pengiriman Ijazah
Lihat,
3.1 Permohonan Ijazah Tambah,
& Edit
Lihat, Lihat,
3.2 Pemanfaatan Ijazah Tambah, Tambah, &
& Edit Edit
4 Referensi
Lihat,
4.1 Jenis Ijazah Tambah,
& Edit
Lihat,
4.2 Wilayah Tambah,
& Edit
Lihat,
4.3 Jenis Pengguna Tambah,
& Edit
Lihat,
4.4 Jenis Permohonan Tambah,
& Edit
5 Penerimaan Ijazah
Lihat, Lihat
5.1 Penerimaan Ijazah Tambah,
& Edit
Lihat Lihat,
5.2 Pemanfaatan Ijazah Tambah, &
Edit

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 5

 BAB 2
BAB II AKSES DAN PENGATURAN PROFIL

A. Akses Pengguna
1. Karena aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah
(SIMAZAH) menggunakan sistem instalasi berbasis web maka proses
instalasi dapat diakses melalui web browser dengan URL (Alamat web)
sebagai berikut : https://psmk.kemdikbud.go.id/ijazah
2. Username sekolah menggunakan akun operator dapodik sebagai pembuka
awalnya.

Gambar 2.1 Halaman Login

kemudian setelah itu operator bisa membuatkan akun baru yang nanti nya
diserhakan ke penanggung jawab ijazah di masing-masing sekolahnya.
Buka menu Sistem > Pengaturan pengguna, sehingga akan mucul halaman
seperti pada contoh berikut :

Gambar 2.2 Daftar Pengguna

Tekan tombol “Data Baru” kemudian isikan data pada form yang akan
muncul sesuai contoh pada gambar berikut :

6 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)

 Gambar 2.3 Form Pendaftaran Pengguna

B. Pengaturan Profil Pengguna

1. Fitur pengaturan profil dapat diakses pada menu Pengaturan-Profil Saya

Gambar 2.3 Menu Profil Saya

2. Pengguna dapat melakukan penggantian identitas (Nama Lengkap, Email,
dan Foto) pada Form Data Pribadi (Gambar 2.4) dengan setelahnya menekan

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 7

 tombol Simpan. Selain itu pengguna dapat mengakses Form Ubah
Password dengan menggunakan tombol Ubah Password.

Gambar 2.4. Form Data Pribadi

3. Pengguna dapat mengubah password dengan memasukkan Password

Lama, Password Baru, Konfirmasi Password Baru, dan klik tombol Simpan.
Ketidaksesuaian pada password lama atau konfirmasi password baru
dengan password baru akan mengakibatkan ganti password tidak dapat
dilakukan.

Gambar 2.5. Form Ubah Password

8 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)

 BAB 3
BAB III REGISTRASI DAN PENATAUSAHAAN BLANGKO IJAZAH

A. Dashboard
1. Dashboard ini merupakan halaman yang berisi rangkuman aktifitas aplikasi
sekolah dalam aplikasi yang menampilkan data seperti data total siswa yang
lulus dan yang sudah/belum di registrasikan per tahun dll.

Gambar 3.1 Dashboard Sekolah

B. Registrasi Ijazah Sekolah

1. Fitur penatausahaan ijazah terdiri dari aktivitas Penerimaan, Pemanfaatan,
dan Pemusnahan Blangko Ijazah. Fitur ini dapat diakses melalui menu Reg.
Ijazah Sekolah

Gambar 3.2. Form Daftar Penerimaan Ijazah

Data tersebut menggambarkan kuota blangko ijazah yang diterima oleh
provinsi yang dikelompokan berdasarkan tahun dan Jenis Kurikulum,
sedangkan untuk data blangko ijazah yang telah di registrasi oleh masing-
masing sekolah dapat dilihat pada kolom ke-8, seperti pada contoh gambar
berikut :

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 9

 Gambar 3.3 Data Registrasi Sekolah
2. Aktivitas penatausahaan ijazah dapat dilakukan per jenis ijazah melalui
menu aksi pada tiap jenis ijazah

Gambar 3.4. Aksi Penatausahaan Ijazah

3. Form Registrasi Ijazah akan ditampilan sesuai dengan jenis kurikulum pada
baris data yang dipilih, seperti pada contoh berikut :

Gambar 3.5 Halaman Registrasi Ijazah

10 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)

4. Untuk melakukan registrasi ijazah, terlebih dahulu silahkan mengunduh
format registrasi ijazah dengan menekan tombol “Unduh Format” sehingga
akan muncul file excel yang berisi format pengisian registrasi ijazah, seperti
pada contoh berikut :

Gambar 3.6 Unduh format registrasi

Berikut adalah hasil exel format registrasi ijazah:

Gambar 3.7 Excel format registrasi

Pada format excel yang diunduh akan secara otomatis sudah berisi daftar
siswa yang lulus, sehingga sekolah hanya perlu menyesuaikan isian untuk
kolom selanjutnya sesuai dengan panduan yang tertera pada judul bagian
atas.

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 11

 5. Simpan File excel tersebut dengan menggunkana format Excel 1997-2003
WorkBook(*.xls) seperti pada contoh gambar dibawah ini:

Gambar 3.8 Excel format registrasi

6. Kembali ke aplikasi dan klik menu “Unggah Format” hingga sistem akan
menampilkan halaman “Upload Data Pemanfaatan Ijazah” seperti pada
contoh di bawah ini :

Gambar 3.9 Upload Format Excel

12 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)

 Pilih file excel yang sudah di sesuaikan isinya dengan cara menekan
tombol “Browse” kemudian jika sudah, tekan tombol “Simpan”

7. Apabila terdapat kesalahan pada saat mengisi excel dan sudah terlanjur di
unggah, maka data yang salah tersebut bisa di cari dan kemudian di hapus
dengan memberi centang pada baris data dan kemudian menekan tombol
hapus, seperti pada contoh di bawah ini :

Gambar 3.10 Hapus Data

Apabila diperlukan maka bisa menekan tombol “Hapus Seluruh Data”
untuk menghapus seluruh data yang sudah dimasukkan kemudian bisa
memulai untuk menggunggah excel lagi dari awal.

BAB IV PENUTUP

Salah satu parameter utama akuntabilitas pengelolaan distribusi dan

pemanfaatan blangko ijazah adalah tercatatnya jejak pemanfaatan dan pemusnahan
seluruh blangko ijazah. Ketidakmamputelusuran blangko ijazah akan berakibat pada
kasus-kasus penyalahgunaan blangko ijazah dan terbuangnya waktu pihak-pihak
berwenang yang seharusnya bisa diefektifkan untuk kegiatan lain.
Buku panduan ini diharapkan dapat membantu Dinas Pendidikan Provinsi untuk
menatausahakan blangko ijazah. Dengan demikian, upaya peningkatan layanan dan
akuntabilitas pengelolaan yang maksimal dapat tercapai.

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 13

14 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)