BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi merupakan
aplikasi alat bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit yang mengikuti program
Akreditasi yang diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS).
Salah satu kendala terbesar yang dialami oleh pihak RS dalam kegiatan
akreditasi adalah masalah persiapan dokumen. Hampir 80% Rumah Sakit
melakukan pengelolaan dokumen secara manual, sehingga proses pencarian
menjadi lambat, dan sering dokumennya hilang atau tercecer dan rusak. Hal ini juga
berdampak pada penilaian oleh Surveior, karena keterbatasan waktu dalam
pengecekan semua dokumen yang dimiliki oleh Rumah Sakit.

Gambar 1. Pengelolaan Dokumen Secara Tradisional

Biaya persiapan akreditasi menjadi mahal karena harus dicetak dan disusun
dalam folder‐folder, dan kemudian harus dibuang karena tidak valid lagi untuk dipakai
pada kegiatan akreditasi berikutnya. Kalau tetap dipertahankan untuk disimpan,
maka akan butuh tempat penyimpanan dan perawatan.

Halaman 1/21
 Gambar 2. Pengelolaan Dokumen Menggunakan SISMADAK

Untuk meminimalkan risiko kerusakan dokumen dan biaya yang besar, serta
proses penyimpanan dan pencarian yang lebih cepat, maka pihak Rumah Sakit perlu
dihimbau untuk menggunakan aplikasi SISMADAK. Para Surveior yang melakukan
asesmen ke Rumah Sakit akan menggunakan aplikasi SISMADAK ini untuk
menelusur dokumen yang dibutuhkan.

B.Tujuan
Adapun tujuan aplikasi sismadak:
1. Sismadak berguna bagi RS dalam persiapan akreditasi untuk mengumpulkan,
menyimpan, dan mencari kembali dokumen bukti yang berhubungan dengan
akreditasi.
2. Kemudahan dalam penelusuran, integrasi konten dan workflow serta
keamanan data.

C .Fitur Sismadak
Adapun fitur‐fitur yang tersedia pada apikasi SISMADAK adalah sebagai berikut:
a. Tersedia Standard 2012 dan SNARS Ed.1.
b. Pengisian Self Assesment.
c. Upload Dokumen, Regulasi, dll untuk masing‐masing Elemen Penilaian.
d. File Manager untuk menyimpan dokumen.

Halaman 2/21
 e. Indikator Mutu dan Benchmark.
f. Pendataan Profil dan Staff RS.
g. Dashboard.
h. Pengaturan Hak Akses Pengguna.

D. Hak Akses Pengguna

Hak akses pengguna aplikasi Sismadak terdiri dari 4 kelompok :
1. Administrator
Administrator adalah orang yang bisa melakukan seluruh aktivitas yang ada di
menu aplikasi mulai dari membuat database, mengedit, menghapus,upload
dokumen, mengatur hak akses pengguna, dan melakukan konfigurasi
perawatan system. Adapun yang bertindak sebagai administrator adalah
Ketua TIM, Sekretaris dan satu personil dari Tim IT, ditunjuk berdasarkan SK
dari Direktur.
2. Tim Pokja
Hak akses tim pokja adalah satu orang perwakilan masing - masing pokja yang
ditunjuk berdasarkan SK Direktur. Aktivitas yang bisa dilakukan user ini adalah
upload dokumen, mengedit atau menghapus dokumen sesuai pokjanya.
3. Tim Dokumen Control
Bertindak sebagai verifikator dokumen akreditasi , terdiri dari 4 orang dari tim
sekretariat
4. Akses untuk File Manager
File manager ini berisi semua dokumen akreditasi yang sudah diupload tim
Pokja dan juga untuk penyimpanan dokumen-dokumen RSUD Raja Ahmad
Tabib oleh bagian tata usaha. Hak akses disesuaikan dengan fungsi dan
kepentingan user. Secara rinci hak akses untuk File Manager adalah sebagai
berikut:
a. Akses membaca dan mendownload dokumen : semua staf rumah sakit
yang diberi hak akses.
b. Upload dokumen diberikan kepada seluruh jajaran struktural, ketua pokja
atau perwakilan pokja dan ketua komite/tim/panitia atau perwakilan.
c. Menghapus dokumen hanya diberikan kepada direktur, seluruh wakil
direktur dan kepala bagian tata usaha.

Halaman 3/21
 BAB II
PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SISMADAK

A. KEBUTUHAN SISTEM DAN INSTALASI

Beberapa hal yang perlu disiapkan oleh Rumah Sakit adalah Server dan
infrastruktur jaringan, agar aplikasi SISMADAK dapat diakses secara sentral oleh
semua pengguna. Juga perlu mempersiapkan Sistem Operasi yang akandigunakan,
apakah Linux atau Windows. Syarat minimum versi aplikasi di bawah ini:
a. Apache 2.4 ke atas
b. PHP 5.4 ke atas (belum diukung oleh PHP 7 ke atas)
c. MySQL 5.1 ke atas
Khusus pada Sistem Operasi Windows, installer SISMADAK sudah tersedia Apache
PHP dan MySQL (karena menggunakan XAMPP) sehingga tinggal melakukan
penyetingan.
Infrastruktur Hardware yang perlu disiapkan adalah:
a. Server atau PC acting Server.
b. Tersedia jaringan agar unit lain bisa mengakses aplikasi SISMADAK dari server
yang terpasang.
c. Sebaiknya, RAM 4Gb dan HDD 200Gb. Semakin besar spesifikasi server dan
jaringan maka aksesnya akan semakin baik dan lancar.

Gambar 3. Arsitektur Jaringan

Halaman 4/21
B. CARA AKSES APLIKASI SISMADAK
Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, karena
aplikasi tersebut dibangun menggunakan pemrograman berbasis web. dan dapat
diakses di alamat IP RSUD Raja Ahmad Tabib :

192.168.8.9:8080/sismadak
Tampilan yang terbaik adalah melalui penggunaan browser Mozilla Firefox atau
Google Chrome. Berikut ini adalah urutan penggunaan aplikasinya.

1. Login

Untuk masuk ke sistem sismadak, silakan ketik alamat IP

RS:http://192.168.8.9:8080/sismadak dan akan tampil halaman seperti Gambar
berikut ini:

Gambar 4 . Tampilan Halaman Login

Halaman 5/21
2. Pengaturan Konfigurasi

Jika terjadi perubahan atau penyesuaian konfigurasi, maka dapat dilakukan

melalui menu PERAWATAN ‐> SYSTEM ‐> Konfigurasi

Gambar 5. Tampilan Halaman Menu Perawatan

3. Pendataan Unit/Bagian
Hal yang pertama sekali dilakukan adalah melakukan pendataan
Unit/Bagian. Aplikasi SISMADAK dapat diakses berdasarkan area, khususnya
pada pelaporan data indikator. Untuk mendatakan Unit/Bagian, silakan masuk
melalui menu PERAWATAN ‐> SYSTEM ‐> Daftar Unit/Bagian
4. Pendataan Pengguna
Setiap pengguna aplikasi SISMADAK, perlu dibuatkan akun per masing‐
masing Pokja atau Unit/Bagian. Masing‐masing akun dapat dilakukan
penyetingan hak akses. Pendataan pengguna dapat dilakukan melalui menu
PERAWATAN ‐> SYSTEM ‐> Daftar Pengguna
Penjelasan :
a. Nama : adalah nama pengguna
b. Tempat Lahir: adalah tempat lahir pengguna
c. Tgl Lahir: adalah tanggal lahir pengguna. Silakan pilih toggle yang
tersedia.

Halaman 6/21
 d. Email: adalah alamat email pengguna
e. Nomor HP: adalah nomor Handphone pengguna
f. Bagian: adalah unit/bagian pengguna.
g. Standar Bab: adalah standar Bab yang diberikan hak akses ke
pengguna untuk mengedit data. List standar Bab yang muncul
adalah Standar akreditasi versi
2012 dan SNARS Ed.1. Karena itu, silakan dipilih berdasarkan
kebutuhan.

Gambar 6. Tampilan Layar Pendataan Pengguna

Username untuk login adalah menggunakan alamat email dan password

adalah tanggal lahir dengan format ddmmyyyy. Jika ingin menggantinya,
silakan update pada alamat email. Setiap melakukan perubahan data pengguna,
password akan berubah menjadi tanggal lahir

Halaman 7/21
5. Profil Rumah Sakit

Profil RS perlu dilakukan pembaharuan, karena data yang dimiliki belum

lengkap. Juga pendataan Staf Rumah Sakit, baik medis maupun non medis.
Profil RS hanya dapat diubah jika Server SISMADAK sudah terhubung dengan
koneksi internet. Apabila terjadi perbedaan antara jumah Staf RS dengan hasil
rekap, maka setiap datanya harus dilakukan pengecekan dan menyimpannya
kembali.

Gambar 7. Tampilan Halaman Menu Perawatan

6. Kegiatan Survei

Pendataan kegiatan Survei hanya dilakukan oleh administrator.

Seharusnya kegiatan tersebut didatakan untuk 1 (satu) kali dalam masa 3
tahun, sesuai masa berlakunya sertifikasi akreditasi Rumah Sakit. Silakan
masuk melalui menu KEGIATAN ‐> SURVEI REGULER DAN PROGSUS
‐> Akreditasi Reguler. Klik tanda + untuk menambahkan kegiatan baru.
Penjelasan:
a. Nama Kegiatan : adalah nama kegiatan akreditasi
b. Standar Akreditasi : adalah jenis standar yang diinginkan, versi 2017
atau SNARS Ed.1

Halaman 8/21
 c. Kode KARS : kode kegiatan yang dijadwalkan di KARS dan yang dapat
dilihat melalui http://akreditasi.kars.or.id
d. Tanggal mulai : tanggal mulainya kegiatan pelaksanaan akreditasi.
e. Tanggal selesai : adalah tanggal selesainya kegiatan pelaksanaan
akreditasi

Gambar 8. Tampilan Halaman Pendataan Kegiatan Survei

Setelah selesai melakukan pendataan kegiatan, klik pada nama

kegiatan untuk menampilkan standar Bab.

Halaman 9/21
 Gambar 9. Tampilan List Kegiatan

Kemudian, akan muncul sejumlah standar Bab seperti terlihat pada gambar
berikut ini. Jika sudah dilakukan pengisian nilai Self Assessment, maka perlu
dilakukan verifikasi dengan menekan tombol “Verifikasi” untuk masing‐masing
standar Bab. Semua standar Bab akan muncul, dan dapat dilihat oleh semua
pengguna. Namun demikian, hanya standar Bab yang diberi hak akses kepada
pengguna tertentu yang bisa melakukan perubahan pada nilai dan dokumen.

Gambar 10. Tampilan Halaman Standar Bab

Untuk menampilkan ekemen penilaian, silakan diklik pada nama

standar Bab. Tampilan EP akan muncul seperti pada gambar berikut ini.

Halaman 10/21
 Gambar 11. Tampilan Halaman Elemen Penilaian

Klik pada “Dokumen” untuk mengunggah dokumen pendukung untuk setiap

EP.
Jika di klik pada “Dokumen” akan muncul tampilan seperti pada Gambar 12
berikut ini. Semua dokumen yang sudah diunggah akan ditampilkan di
halaman tersebut.

Gambar 12. Tampilan Halaman Dokumen EP

Klik pada tombol bertanda "+" pada pojok kiri atas. Kemudian, silakan klik
tombol "Browse" untuk mencari dokumen file yang telah disiapkan untuk
diunggah, dan klik tombol Submit . Ulangi langkah tersebut untuk mengupload
dokumen lainnya

Halaman 11/21
 Gambar 13. Tampilan Halaman Unggah Dokumen

Klik pada tombol “Browse” untuk mencari file yang telah disiapkan untuk
diunggah dan yang tersimpan di hard disk komputer. Pastikan untuk melakukan
pengisian keterangan mengenai isi dari dokumen yang diunggah. Hal ini akan
sangat membantu pada saat melakukan pencarian dokumen.

Gambar 14. Tampilan List Dokumen

Untuk menampilkan dokumen yang telah diunggah, dapat dilakukan

dengan cara menggklik pada nama file. Jika ada dokumen yang ingin diperbaiki,

Halaman 12/21
silakan dihapus terlebih dahulu dokumen sebelumnya dengan cara mengklik
pada baris dokumen yang ingin dihapus, kemudian tekan ikon “Delete” pada
toolbar. Klik tanda “X” pada pojok kanan atas.

Gambar 15. Tampilan Halaman Elemen Penilaian

Setelah dokumen selesai diunggah, akan terlihat berapa banyak dokumen

yang sudah diupload. Jika jumlah dokumen yang ditampilkan belum sesuai
dengan jumlah dokumen yang diunggah, silakan tekan tombol “Refresh” pada
toolbar yang ada di pojok kiri bawah. Selanjutnya, lakukan penilaian terhadap
kesiapan dokumen tersebut. Penilaian ada 3 (tiga) pilihan yaitu nilai 0, 5, dan
10. Sebaiknya, yang melakukan penilaian adalah pimpinan RS atau
penanggung jawab akreditasi.
Setelah semuanya selesai, silakan kembali ke halaman yang menampilkan
standar Bab akreditasi, dan silakan menekan tombol verifikasi dan pastikan
nilai setiap Bab akan muncul.

Halaman 13/21
 Gambar 16. Tampilan Halaman Verifikasi Nilai Self Assessment

Jika kembali ke halaman yang menampilkan list kegiatan, silakan klik pada
“Dashboard” dan akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 17. Tampilan Halaman Dashboard

Halaman 14/21
 Melalui tampilan pada Dashboard ini, manajemen RS dapat melakukan
monitoring progress kegiatan akreditasi. Tampilan Dashboard ini akan tampil
setelah dibuat kegiatan dan telah melakukan verifikasi nilai pada setiap
Standar Bab.
7. Indikator Mutu
a) Pendataan Laporan Harian
Terkait dengan adanya ketentuan di Standar Akreditasi, bahwa setiap RS
wajib membandingkan hasil capaian indikator mutu dan data infeksi antar
RS. RS diwajibkan untuk melakukan pengisian laporan indikator mutu setiap
bulan melalui aplikasi SISMADAK. Untuk mempermudah penanggung jawab
(PJ) akreditasi dalam pengumpulan indikator dari setiap unit, maka masing‐
masing unit melakukan pengisian nilai beserta bukti‐bukti pendukung,
sehingga PJ dapat melakukan proses validasi. Yang bisa melakukan
pengisian indikator adalah pengguna yang sudah mendapatkan hak akses,
sedangkan user administrator tidak dapat melakukannya. Untuk memulai
pengisian laporan indikator, dapat dilakukan melalui menu KEGIATAN ‐>
INDIKATOR ‐> Indikator Mutu Setelah mengklik pada menu Indikator Mutu,
maka akan tampil halaman seperti berikut ini. Pengisian data dapat
dilakukan secara harian, namun pengisiannya paling lama 2 hari. Klik pada
angka 0 untuk tanggal pengisian, sehingga tampil halaman pengisian pada
variabel seperti pada tampilan Gambar 20 berikut ini.

Gambar 18. Tampilan Halaman Indikator Mutu

Halaman 15/21
 Jika datanya sudah diisi, maka persentasenya akan dihitung secara otomatis.

Tampilan pendataan nilai dari variabel indicator tersebut adalah seperti pada
Gambar 19 berikut ini:

Gambar 19. Tampilan Halaman Pendataan Indikator

Mutu

Nilai yang dimasukkan dalam laporan ini adalah berupa angka. Kemudian,
untuk medukung sistem pelaporan tersebut, silakan mengupload dokumen
pendukung dengan cara mengklik “Dokumen” dan akan tampil halaman
untuk mengunggah dokumen.

b) Benchmark
Yang bisa melakukan Benchmark adalah Administrator. Klik menu
KEGIATAN ‐> INDIKATOR ‐> Rekap Laporan Indikator Mutu

Gambar 20. Tampilan Halaman Menu Kegiatan

Halaman 16/21
 Setelah itu, akan muncul tampilan sepertipada Gambar 21 berikut ini.

Gambar 21. Tampilan Halaman Rekapitulasi Laporan Indikator Bulanan

Jika ingin melakukan melihat dan melakukan validasi data dari masing‐masing
unit, silakan klik pada judul Indikator. Sebelum melakukan benchmark, silakan
klik “Sync” untuk mengecek koneksi internet, karena benchmark data hanya
bisa dilakukan jika Server terhubung dengan koneksi internet.

Tampilan halaman yang menampilkan data RS lainnya adalah seperti pada

gambar berikut ini.

Halaman 17/21
 Gambar 22. Tampilan Halaman List RS Yang Dibandingkan

Silakan dipilih salah satu RS yang ingin dibandingkan datanya, yang

didasarkan pada kelas dan wilayah. Klik pada “Detil” untuk menampilkan
datanya dalam bentuk grafik, seperti tampilan berikut ini.

Gambar 23. Tampilan Grafik Persentase Capaian

Indikator Mutu

8. File Manager
File Manager adalah sebuah pengelola berkas sederhana, antar muka
yang nyaman dan mudah digunakan, serta dioptimalkan khusus untuk
pengguna browser. Sangat mirip seperti melakukannya pada komputer
desktop. Misalnya: memotong, melekatkan serta menyalin berkas dan
folder.File Manager sangat bermanfaat dan membantu pihak RS untuk
melakukan sharing data atau dokumen sebelum diunggah di setiap
elemen penilaian akreditasi. Juga dapat berfungsi sebagai media untuk
melakukan backup data, sebagai salah satu komponen dalam disaster
and recovery data. Jadi, pengguna tidak perlu bertukar data melalui
flashdisk atau sharing dokumen melalui jaringan, karena melalui

Halaman 18/21
Filemanager bisa diakses dimana saja, baik melalui Smartphone
maupun Laptop/PC .

Gambar 24. Tampilan Halaman Filemanager

Pengaturan hak akses pada Filemanager dapat dilakukan melalui menu

PERAWATAN ‐> SYSTEM ‐> Hak Akses Filemanager
Untuk melakukan pengaturan hak akses, sebaiknya dirancang terlebih
dahulu siapa saja yang berhak dikasih hak akses, dan folder apa saja yang
diizinkan untuk diakses.

Halaman 19/21
 Gambar 30. Tampilan Halaman Pengaturan Hak Akses Pada
Filemanager

Penjelasan:
a. Root Directory : Folder yang diperkenankan untuk dibaca atau
diakses, termasuk sub folder yang ada didalamnya. Contoh
penulisannya: D:/Data
b. View Style: Bentuk tampilan pada folder, bisa dengan icon atau detail
file
c. Hide Directory: Folder yang tidak ditampilkan bagi pengguna.
d. Upload: Hak akses untuk mengunggah file atau dokumen.
e. Download: Hak akses untuk mengunduh file atau dokumen.
f. Bulk Download: Hak akses untuk mengunduh semua file atau
dokumen sekaligus
g. Edit: Hak akses untuk mengedit file text
h. Delete: Hak akses untuk menghapus file atau dokumen.
i. Restore: Hak akses untuk mengembalikan dokumen yang sudah
terhapus dan yang masih ada di recycle bin
j. Rename: Hak akses untuk mengubah nama file atau dokumen.
k. Permission: Hak akses untuk mengubah hak akses pada file atau
dokumen, dan ini hanya berlaku pada Linux
l. Move: Hak akses untuk memindahkan file atau folder ke folder yang
lain
m. Copy: Hak akses untuk menyalin file atau folder ke folder yang lain
n. New Directory: Hak akses untuk membuat direktori yang baru
o. Search: Hak akses untuk melakukan pencarian file atau dokumen.

Dengan menggunakan aplikasi Filemanager, maka tingkat keamanan

data lebih terjamin karena dikelola sendiri oleh pihak RS, dan tidak seperti
halnya pemanfaatan aplikasi lain yang ada di internet yang tingkat
keamanannya belum terjamin.

Halaman 20/21
 BAB III
PENUTUP

Pedoman SISMADAK ini dibuat khusus untuk penggunaan di internal RSUD Raja
Ahmad Tabib Provinsi Kepulauan Riau diharapkan dengan adanya SISMADAK ini
maka progress persipan survey akreditasi, pelaksanaan survey dan pasca survey
keberadaan dan kelengkapan dokumen lebih mudah terkontrol. Peminjaman dan
penggadaan dokumen oleh pihak luar hanya dapat dilakukan melalui sub bagian tata
usaha dan hanya bisa menggandakan dokumen yang ada di File Manager (soft copy
yang di upload) bukan hard copy dengan tanda tangan asli. Pokja diharapkan secara
rutin meng-upload dokumen sesuai dengan elemen penilaian dan berkoordinasi
dengan Tim Document Control.

PEMIMPIN BLUD RSUD RAJA AHMAD TABIB

PROVINSI KEPULAUAN RIAU

dr. MUCHTAR LUTFI MUNAWAR, Sp.P

Halaman 21/21