Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi merupakan aplikasi alat
bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit yang mengikuti program Akreditasi yang
diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). SISMADAK berguna bagi RS dalam
persiapan akreditasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen bukti
yang berhubungan dengan akreditasi.
Aplikasi SISMADAK dioperasikan sendiri oleh pihak RS, sehingga perlu kerjasama dan
koordinasi dengan staf TI Rumah Sakit dan penanggung jawab (PJ) Akreditasi RS, terutama
dalam penyediaan Server, Jaringan dan proses maintenance.
Salah satu kendala terbesar yang dialami oleh pihak RS dalam kegiatan akreditasi adalah
masalah persiapan dokumen. Hampir 80% Rumah Sakit melakukan pengelolaan dokumen
secara manual, sehingga proses pencarian menjadi lambat, dan sering dokumennya hilang atau
tercecer dan rusak. Hal ini juga berdampak pada penilaian oleh Surveior, karena keterbatasan
waktu dalam pengecekan semua dokumen yang dimiliki oleh Rumah Sakit.
Beberapa hal yang perlu disiapkan oleh Rumah Sakit adalah Server dan infrastruktur
jaringan, agar aplikasi SISMADAK dapat diakses secara sentral oleh semua pengguna. Juga perlu
mempersiapkan Sistem Operasi yang akan digunakan, apakah Linux atau Windows. Berdasarkan
pengalaman, penggunaan SISMADAK pada Linux jauh lebih stabil.
A. PERSIAPAN
Aplikasi SISMADAK pada dasarnya dapat dipasang di semua Sistem Operasi, baik
Windows maupun Linux. Pastikan syarat minimum versi aplikasi di bawah ini:
Khusus pada Sistem Operasi Windows, installer SISMADAK sudah tersedia Apache PHP
dan MySQL (karena menggunakan XAMPP) sehingga tinggal melakukan penyetingan.
Infrastruktur Hardware yang perlu disiapkan adalah: Server atau PC acting Server,
tersedia jaringan agar unit lain bisa mengakses aplikasi SISMADAK dari Server yang
terpasang. Jika menggunakan PC acting Server, sebaiknya, minimal RAM 8Gb dan HDD
200Gb. Semakin besar spesifikasi server dan jaringan maka aksesnya akan semakin baik
dan lancar.
Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, karena
aplikasi tersebut dibangun menggunakan pemrograman berbasis web. Jika pihak RS
membutuhkan layanan pengembangan jaringan, maka pihak RS dapat berkonsultasi
dengan kami.
2 (dua) minggu sebelum dilakukan survei dan 1 (satu) minggu setelah disurvei oleh Surveior
KARS, aplikasi SISMADAK wajib diberi akses kepada Surveior untuk melakukan penelusuran
dokumen. Karena itu, RS perlu menginformasikan akun user dan password yang digunakan
khusus untuk Surveior. Agar server SISMADAK bisa diakses dari luar RS oleh Surveior, maka perlu
dilakukan penyetingan Server dengan menggunakan IP Public. IP Public dapat diperoleh dengan
menghubungi ISP atau penyedia jasa layanan internet.
B. INSTALASI
- Dasboard
- Tersedia Standard 2012 dan SNARS Ed.1
- Pengisian Self Assessment
- Upload Dokumen
- File Manager untuk mnyimpan dokumen
- Pendataan indikator Mutu dan Bancmark
- Garfik Indikator Mutu
- Pendataan Profil Staf RS
- Pengaturan Modul dan Hak Akses Pengguna
- Pelaporan IKP (Laporan Insiden Keselamatan Pasien)
Perbedaan yang mendasar antara versi Gratis dengan Enterprise adalah seperti pada
tabel berikut ini.
Setiap perubahan versi aplikasi akan dikirimkan melalui email, dan dapat didownload melalui
link GoogleDrive untuk mengunduh versi sebelumnya.
Versi Enterprise dapat diunduh melalui https://goo.gl/W556YT dan versi Gratis dapat diunduh
melalui https://goo.gl/TbpFwl
Perlu diperhatikan bahwa sebelum melakukan update aplikasi, silakan melakukan backup data
terlebih dahulu. Data yang harus dibackup adalah:
Jika ada kesulitan atau saran dan pertanyaan, silakan menghubungi Tim SISMADAK/Sekretariat
KARS melalui:
Email: sismadak@kars.or.id
Aplikasi SISMADAK terus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan Rumah Sakit dalam
pelaksanaan akreditasi. KARS mendukung penerapan aplikasi ini, baik melalui training secara
onsite dan melalui kegiatan workshop, baik secara nasional maupun melalui kerjasama dengan
asosiasi rumah sakit. Training secara onsite merupakan dukungan untuk memberikan training ke
Rumah Sakit, yang dilakukan setelah ada permintaan dari pihak Rumah Sakit untuk
mendatangkan nara sumber dari KARS sebanyak 1 (satu) orang. Training diberikan selama 1
(satu) hari atau tergantung dari permintaan RS. Diharapkan peserta training adalah semua pokja
dan unit/divisi yang terkait dengan akreditasi, tim TI dan dukungan penuh dari pimpinan RS.
Selain itu, KARS akan membantu pihak Rumah Sakit untuk melakukan instalasi secara
remot melalui pemanfaatan aplikasi seperti TeamViewer. Jika ada perbaikan dan penambahan
fitur aplikasi, maka dikirimkan pemberitahuan melalui pesan email.
Untuk mendapatkan aplikasi SISMADAK, dapat dilakukan dengan mengisi formulir online
melalui website KARS http://www.kars.or.id menu Download-> Permohonan SISMADAK.
Setiap permohonan yang diisi dengan lengkap akan dibalas secara otomatis, termasuk informasi
tata cara instalasi dan informasi akun
Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, baik
menggunakan Komputer/Laptop maupun melalui smarthphone. Tampilan yang terbaik adalah
melalui penggunaan browser Mozilla Firefox atau Google Chrome. Berikut ini adalah urutan
penggunaan aplikasinya.
1. Login
Untuk masuk ke sistem sismadak, silakan ketik alamat: http://localhost/ dan akan
tampil halaman seperti Gambar 11 berikut ini:
Jika ingin menyeleksi indikator yang ditampilkan per masing-masing unit, klik pada
Imut Nasional atau Imut Lokal, dan akan tampil form untuk menambahkan indikator
apa saja yang akan diisi atau didatakan per masing-masing unit.
Profil Staf yang sudah didatakan akan terekap dan diperlihatkan bagi Surveior untuk
memastikan bahwa tenaga medis yang bekerja di RS telah memenuhi kriteria dan masa izin
masih berlaku.
5. Pendataan Pengguna
Setiap pengguna aplikasi SISMADAK, perlu dibuatkan akun per masing-masing Pokja
atau Unit/Bagian. Masing-masing akun dapat dilakukan penyetingan hak akses.
Pendataan pengguna dapat dilakukan melalui menu STAF -> Daftar Pengguna
Penjelasan :
a. Nama : adalah nama pengguna
b. Tempat Lahir: adalah tempat lahir pengguna
c. Tgl Lahir: adalah tanggal lahir pengguna. Silakan pilih toggle yang tersedia.
d. Email: adalah alamat email pengguna
e. Nomor HP: adalah nomor Handphone pengguna
f. Group user, yaitu: Ada banyak Group pengguna, untuk tipe aplikasi sismadak ada 4
group, silahkan dipilih : Tim Pokja, Kendali Mutu, Kendali Mutu dan Tim Pokja, dan
Surveior. Masing-masing memiliki hak akses modul sendiri-sendiri.
g. Nama Poli : Nama Poli pengguna (untuk modul aplikasi SIRSAK)
h. Nama Ruangan : Nama ruangan pengguna (untuk modul aplikasi SIRSAK)
i. Mapping tindakan : Penandaan apakah pengguna tersebut dipetakan dengan
tindakan (untuk modul aplikasi SIRSAK)
j. Bagian: adalah unit kerja/bagianpengguna.
Username untuk login adalah menggunakan alamat email dan password adalah
tanggal lahir dengan format ddmmyyyy. Jika ingin menggantinya, silakan update
pada akun masing-masing setelah berhasil login di Sismadak.
Setiap melakukan perubahan data pengguna, password akan berubah menjadi
tanggal lahir.
Kemudian, akan muncul tampilan modul yang sudah diberikan hak akses kepada
group yang dituju, seperti terlihat pada Gambar 18.
Profil RS perlu dilakukan pembaharuan, karena data yang dimiliki belum lengkap.
Profil RS hanya dapat diubah jika Server SISMADAK sudah terhubung dengan koneksi
internet.
Profil RS akan menjadi patokan bagi KARS untuk menentukan kelayakan dan penjadwalan
survei, dan menjadi bahan bagi Surveior untuk mengenal RS.
8. Kegiatan Survei
Pendataan kegiatan Survei hanya dilakukan oleh administrator. Seharusnya kegiatan
tersebut didatakan untuk 1 (satu) kali dalam masa 3 tahun, sesuai masa belakunya
sertifikasi akreditasi Rumah Sakit. Silakan masuk melalui menu AKREDITASI ->
Akreditasi Regular Klik tanda + untuk menambahkan kegiatan baru.
Penjelasan:
a. Nama Kegiatan : adalah nama kegiatan akreditasi
Setelah selesai melakukan pendataan kegiatan, klik pada nama kegiatan untuk
menampilkan standar Bab.
Kemudian, akan muncul sejumlah standar Bab seperti terlihat pada gambar berikut
ini. Jika sudah dilakukan pengisian nilai Self Assesment, maka perlu dilakukan
verifikasi dengan menekan tombol “Verifikasi” untuk masing-masing standar Bab.
Semua standar Bab akan muncul, dan dapat dilihat oleh semua pengguna. Namun
demikian, hanya standar Bab yang diberi hak akses kepada pengguna tertentu yang
bisa melakukan perubahan pada nilai dan dokumen.
Klik pada “Dokumen” untuk mengunggah dokumen pendukung untuk setiap EP.
Jika diklik pada “Dokumen” akan muncul tampilan seperti pada Gambar 14 berikut
ini. Semua dokumen yang sudah diunggah akan ditampilkan di halaman tersebut.
Klik pada tombol “Browse” untuk mencari file yang telah disiapkan untuk diunggah
dan yang tersimpan di hard disk komputer. Pastikan untuk melakukan pengisian
keterangan mengenai isi dari dokumen yang diunggah. Hal ini akan sangat membantu
pada saat melakukan pencarian dokumen.
Untuk menampilkan dokumen yang telah diunggah, dapat dilakukan dengan cara
menggklik pada nama file. Jika ada dokumen yang ingin diperbaiki, silakan dihapus
terlebih dahulu dokumen sebelumnya dengan cara mengklik pada baris dokumen
yang ingin dihapus, kemudian tekan ikon “Delete” pada toolbar. Klik tanda “X” pada
pojok kanan atas.
Setelah dokumen selesai diunggah, akan terlihat berapa banyak dokumen yang sudah
diupload. Jika jumlah dokumen yang ditampilkan belum sesuai dengan jumlah
dokumen yang diunggah, silakan tekan tombol “Refresh” pada toolbaryang
Jika kembali ke halaman yang menampilkan list kegiatan, silakan klik pada
“Dashboard” dan akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini.
Tampilan Dashboard ini akan tampil setelah dibuat kegiatan dan telah melakukan
verifikasi nilai pada setiap Standar Bab.
Tujuan Sesuatu hasil yang ingin dicapai dengan melakukan pengukuran terhadap
indikator.
Sampel Jabaran metode sampling dan besar sampel. Besar sampel disesuaikan
dengan kaidah – kaidah statistik.
Rencana Analisis Metode/cara yang dilakukan untuk mengubah data yang dikumpulkan
menjadi informasi yang berguna untuk menentukan langkah tindak lanjut
pemecahan masalah dan pembuatan keputusan. Bisa berbentuk diagram
garis, diagram batang, diagram pie, dan lain – lain sesuai karakteristik
data.
- Diagram garis digunakan untuk menampilkan data dari waktu ke
waktu.
- Diagram batang digunakan untuk menampilkan data pembanding
beberapa kategori.
- Diagram pie digunakan untuk menampilkan proporsi.
Setelah mengklik pada menu Indikator Mutu, maka akan tampil halaman seperti
berikut ini. Pengisian data dapat dilakukan secara harian, namun pengisiannya paling
lama 7 hari.
Klik pada angka 0 untuk tanggal pengisian, sehingga tampil halaman pengisian pada
variabel seperti pada tampilan Gambar 30 berikut ini.
Jika datanya sudah diisi, maka persentasenya akan dihitung secara otomatis.
Tampilan pendataan nilai dari variabel indicator tersebut adalah seperti pada Gambar
31 berikut ini.
Nilai yang dimasukkan dalam laporan ini adalah berupa angka. Kemudian, untuk
mendukung sistem pelaporan tersebut, silakan mengupload dokumen pendukung
dengan cara mengklik “Dokumen” dan akan tampil halaman untuk mengunggah
dokumen.
b. Benchmark
Setelah itu, akan muncul tampilan seperti pada Gambar 30 berikut ini.
Jika ingin melakukan melihat dan melakukan validasi data dari masing-masing unit,
silakan klik pada judul Indikator.
Tampilan halaman yang menampilkan data RS lainnya adalah seperti pada gambar
berikut ini.
Silakan dipilih salah satu wilayah propinsi yang ingin dibandingkan datanya dan akan
tampil grafik seperti pada tampilan berikut ini.
Indikator Lokal merupakan indikator yang bisa dikustom untuk keperluan internal RS.
Instrumen indikator ini didatakan sendiri sesuai keperluan, namun tidak bisa dibandingkan
dengan RS lainnya.
Untuk mendatakan nilai capaian dari indicator mutu lokal, dapat dilakukan dengan cara
mengklik menu INDIKATOR MUTU -> IMUT Lokal dan klik pada tanggal pengisian seperti
pendataan IMUT Nasional.
Untuk menambahkan variabel Numerator dan Denumerator pada setiap indicator, silakan
klik pada judul indikator yang sudah dibuat dan akan muncul tampilan seperti pada gambar
berikut ini. Klik tanda + untuk menambahkan variable baru.
Cara menyampaikan laporannya adalah dengan cara klik LAPORAN -> Laporan IKP
File Manager adalah sebuah pengelola berkas sederhana, antar muka yang nyaman
dan mudah digunakan, serta dioptimalkan khusus untuk pengguna browser. Sangat
mirip seperti melakukannya pada komputer desktop. Misalnya: memotong,
melekatkan serta menyalin berkas dan folder
File Manager sangat bermanfaat dan membantu pihak RS untuk melakukan sharing
data atau dokumen sebelum diunggah di setiap elemen penilaian akreditasi. Juga
dapat berfungsi sebagai media untuk melakukan backup data, sebagai salah satu
komponen dalam disaster and recovery data. Jadi, pengguna tidak perlu bertukar
data melalui flashdisk atau sharing dokumen melalui jaringan, karena melalui
Filemanager bisa diakses dimana saja, baik melalui Smartphone maupun Laptop/PC
Pengaturan hak akses pada Filemanager dapat dilakukan melalui menu SYSTEM ->
Hak Akses Filemanager
Penjelasan:
a. Root Directory : Folder yang diperkenankan untuk dibaca atau diakses, termasuk
sub folder yang ada didalamnya. Contoh penulisannya: D:/Data
b.View Style: Bentuk tampilan pada folder, bisa dengan icon atau detail file c.
Hide Directory: Folder yang tidak ditampilkan bagi pengguna. Misalnya:
secure,cgi-bin
d. Upload: Hak akses untuk mengunggah file atau dokumen.
e.Download: Hak akses untuk mengunduh file atau dokumen. f.
g. Bulk Download: Hak akses untuk mengunduh semua file atau dokumen sekaligus
h. Edit: Hak akses untuk mengedit file text
i. Delete: Hak akses untuk menghapus file atau dokumen.
Restore: Hak akses untuk mengembalikan dokumen yang sudah terhapus dan
yang masih ada di recycle bin
j. Rename: Hak akses untuk mengubah nama file atau dokumen.
k. Permission: Hak akses untuk mengubah hak akses pada file atau dokumen, dan
ini hanya berlaku pada Linux
l. Move: Hak akses untuk memindahkan file atau folder ke folder yang lain
m. Copy: Hak akses untuk menyalin file atau folder ke folder yang lain
n. New Directory: Hak akses untuk membuat direktori yang baru
o. Search: Hak akses untuk melakukan pencarian file atau dokumen.
31 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Dengan menggunakan aplikasi Filemanager, maka tingkat keamanan data lebih
terjamin karena dikelola sendiri oleh pihak RS, dan tidak seperti halnya pemanfaatan
Dropbox, Google Drive atau fasilitas gratis lainnya.
Jika sebelumnya sudah memiliki data dari sistem atau format yang lain, maka tidak
perlu didatakan ulang secara manual, sehingga menghemat waktu. Contoh data
yang bisa diimport adalah data profil staf.
Data yang bisa diimport adalah data dalam bentuk *.csv atau comma delimited.
Modul ini dapat diakses melalui menu STAF -> Daftar Staf, seperti terlihat pada
gambar 39.
Siapkan data yang diimport dalam format CSV, dan tekan tombol “Browse” seperti pada
gambar di atas. Setelah itu, akan tampil data yang akan diimport.
Sesuaikan judul kolom dengan memilih jenis dari kolom tersebut kemuadian Klik tombol
“Next” untuk melanjutkan.
Gambar 45. Tampilan Layar Proses Import Data – Step 2 hingga Finish
Jika sukses maka akan tampil pesan seperti gambar di atas. Klik tombol “Close” untuk
melanjutkan.
Berikut ini adalah permasalahan yang sering terjadi dan cara penanganannya.
Jika lupa terhadap akun login atau password admin, maka dapat dilakukan dengan
melakukan reset password melalui database.
klik pada menu SQL dan jalankan perintah SQL sebagai berikut:
Jika sebelumnya sudah menggunakan aplikasi SISMADAK v4.x, maka perlu untuk
melakukan update ke v5.0. Dampaknya adalah:
User: admin@kars.or.id
Pass: admin
Perubahan ini didasarkan pada alasan sistem yang sudah menjadi satu dengan
SIRSAK
2. Akun login harus dilakukan entri ulang, karena dasar pembuatan akun
pengguna adalah dari Profil Staf. Jadi, yang harus dilakukan adalah pendataan
profil staf.
Sebelum menggunakan aplikasi ini, ada baiknya mempelajari versi demonya terlebih
dahulu.