SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES YOGYAKARTA

NOMOR : HK.01.07/I.1/4688/2021

TENTANG

PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN APLIKASI

SISTEM LAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (SILAYAK)
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES YOGYAKARTA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DIREKTUR POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES YOGYAKARTA

Menimbang : a. bahwa untuk tertib administrasi dan efektifitas kelancaran pelaksanaan

sistem layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan (SILAYAK)
Poltekkes Kemenkes Yogyakarta perlu dibuat petunjuk teknis;
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf
b. a, perlu menetapkan keputusan Direktur tentang Petunjuk Teknis
Penggunaan Aplikasi Layanan Akademik dan Kemahasiswaan
(SILAYAK).

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

2. Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
3. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi
4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 62
Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

M E M U T US K A N

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR POLTEKKES KEMENKES YOGYAKARTA TENTANG

PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN SISTEM LAYANAN ADMINISTRASI
AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (SILAYAK)
KESATU : Petunjuk teknis penggunaan Penggunaan Aplikasi Layanan Akademik dan
Kemahasiswaan (SILAYAK) adalah sebagaimana tercantum dalam lampiran
keputusan yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam
keputusan ini;
KEDUA : Keputusan ini mulai berlaku sejak ditetapkan

Ditetapkan di Yogyakarta
Pada tanggal : 30 Agustus 2021
Direktur,

Joko Susilo

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON -2-

DISKRIPSI LAYANAN
Silayak merupakan aplikasi yang digunakan untuk memberikan pelayanan di bidang
administrasi akademik dan kemahasiswaan di Poltekkes Kemenkes Yogyakarta. Aplikasi
layanan ini berbasis website dan android yang diharapkan memberi kemudahan dan
kecepatan di era adaptasi kebiasaan baru Covid-19 bagi pemohon untuk mendapatkan
layanan terkait administrasi akademik dan kemahasiswaan dimanapun berada.
Layanan yang diberikan meliputi:
1. Surat keterangan aktif kuliah
2. Surat Keterangan Penganti KTM
3. Surat Pengembalian Lulusan
4. Surat Klarifikasi Alumni
5. Surat Keterangan Salah Tulis Ijasah/Transkrip
6. Surat Tugas (Dosen/Mahasiswa)

A. PERSYARATAN LAYANAN
Pemohon sebelum mengajukan layanan menggunakan aplikasi Silayak,
diharapkan telah mempersiapkan persyaratan-persyaratan yang harus
dilampiri/diupload agar dalam pengajuan layanan administrasi akademik dan
kemahasiswaan berjalan lancar.

No Login Jenis Layanan Data Dukung Pengesah

1 Mahasiswa Surat keterangan Yang mengajukan Direktur
aktif kuliah Mahasiswa:
Scan Surat permohonan,
KRS Semester Berjalan, dan
Bukti Registrasi
2 Mahasiswa Surat Keterangan Yang mengajukan Direktur
Penganti KTM Mahasiswa:
Scan Surat Permohonan,
KRS, dan Bukti Registrasi
3 Alumni Surat Pengembalian Yang mengajukan Alumni: Direktur
Lulusan Scan Surat Permohonan,
dan ijasah

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON -3-

 No Login Jenis Layanan Data Dukung Pengesah
4 Alumni Surat Klarifikasi Yang mengajukan Wadir I
Alumni Alumni/Fasyankes:
Scan Surat Permohonan,
dan ijazah
5 Alumni Surat Keterangan Yang mengajukan Alumni: Direktur
Salah Tulis Scan surat permohonan
Ijasah/Transkrip dari bermaterai (10.000)
dan ijazah
6 Mahasiswa/ Surat Tugas Yang mengajukan Sekjur Direktur
Alumni/ (Dosen/Mahasiswa) /Dosen/mahasiswa:
dosen/pegawai Scan surat
disposisi/undangan/acara
kegiatan

Semua file yang diupload wajib berbentuk pdf dan maksimal besaran untuk
semua syarat adalah 5 MB.

B. CARA PENGGUNAAN SILAYAK MELALUI LAPTOP/PC

a. Pastikan laptop atau komputer telah terhubung dengan internet (jaringan data
ponsel atau Wifi).
b. Buka web browser seperti google chrome, mozzila firefox atau internet
explorer yang ada di laptop atau komputer.

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON -4-

 c. Ketikkan alamat url http://silayak.poltekkesjogja.ac.id/ dan klik enter

Atau dapat melalui alamat url website Poltekkes Kemenkes Yogyakarta

https://poltekkesjogja.ac.id, menuju ke bagian aplikasi online dan pilih icon
SILAYAK

d. Akan tampil halaman awal SILAYAK

e. Penggunaan user dalam aplikasi ini terhubung dengan user di Sistem

Administrasi Akademik, Sistem Tracer Study dan Sistem e-kinerja.
f. Bagi Mahasiswa dan Alumni yang ingin masuk ke sistem Silayak silahkan
masukkan NIM sebagai username dan tanggal lahir sebagai password dengan
format Hari-Bulan-Tahun (contoh: 31031990). Segera ubah kata sandi agar
akun aman.

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON -5-

 g. Bagi alumni sebelum tahun 2012, silahkan melakukan Registrasi Alumni
terlebih dahulu.

Dan akan tampil formulir registrasi tracer study Polkesyo, selanjutnya

melakukan pengisian secara lengkap dan klik daftar.

h. Isi kolom Username , Password dan Kode Captcha secara benar kemudian klik
‘’Masuk’’

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON -6-

 i. Akan tampil halaman dashboard dan tampak nama pengguna

C. AKSES FITUR ATAU MENU SILAYAK

Adapun menu yang tersedia di dalam akun
pemohon adalah
a. Home, halaman dashboard yang
menunjukan nama user pemohon.
b. Surat, menu yang digunakan untuk
melakukan pengajuan pemohonan atau
permintaan layanan.
c. Update akun, digunakan untuk merubah
alamat email dan password pengguna.
d. Keluar, menu untuk mengakiri penggunaan
SILAYAK.

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON -7-

D. JENIS LAYANAN DALAM SILAYAK
1. Surat Keterangan Aktif Kuliah
a. Layanan ini hanya dapat diakses oleh user mahasiswa
b. Setelah berhasil Masuk dalam Aplikasi Silayak, pemohon memilih menu
surat, kemudian klik buat surat.

c. Selanjutnya akan tampil pilih tipe surat yaitu surat keterangan aktif kuliah
(Tunjangan PNS) dan klik lanjutkan.

Tipe surat yang akan tampil sesuai dengan login pemohon. Jika sebagai
mahasiswa maka yang akan tampil adalah layanan untuk mahasiswa, jika
sebagai alumni maka yang akan tampil adalah layanan sebagai alumni
begitu juga sebagai dosen/pegawai.

d. Akan tampil halaman formulir untuk permohonan layanan surat keterangan

aktif kuliah (Tunjangan PNS)

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON -8-

 e. Selanjutnnya pemohon melengkapi isian Formulir tersebut dengan cara
1) Pemohon upload file hasil scan surat permohonan (bermaterai), KRS
dan bukti registrasi semester berjalan dengan cara klik choose file lalu
memilih file yang dituju kemudian klik open. Pastikan semua syarat
dokumen telah terupload.

2) isikan dengan benar data sebagai berikut:

- Semester: data semester yang sedang ditempuh dalam bentuk
angka dan untuk kelas alih jenjang dimulai dari semester 7
- Tahun akademik: data tahun akademik yang sedang berjalan

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON -9-

 - Nama, NIP, pangkat, jabatan dan instansi kerja orang tua
- Keperluan: isikan maksud/tujuan pembuatan surat
Sebelum klik kirim pastikan data yang diinput sudah benar, kemudian
klik kirim .

2. Surat Keterangan Penganti KTM

a. Layanan ini hanya dapat diakses oleh user mahasiswa
b. Setelah berhasil Masuk dalam Aplikasi Silayak, pemohon memilih menu
surat, kemudian klik buat surat.
c. Selanjutnya pilih tipe surat yaitu surat keterangan pengganti KTM dan klik
lanjutkan.
d. Akan tampil halaman formular untuk permohonan layanan surat
keterangan pengganti KTM

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 10 -

 e. Selanjutnnya pemohon melengkapi isian Formulir tersebut
1) Pemohon upload file hasil scan surat permohonan, KRS dan bukti
registrasi semester berjalan dengan cara klik choose file lalu memilih
file yang dituju kemudian klik open. Pastikan semua syarat dokumen
telah terupload.
2) Isikan dengan benar data isikan dengan benar data sebagai berikut:
- Semester: data semester yang sedang ditempuh
- Nama Prodi: tuliskan secara lengkap nama prodi sesuai dengan
nomenklatur terbaru. Contoh: Diploma Tiga Teknologi
Laboratorium Medis atau Sarjana Terapan Keperawatan)
- Jenis kelas: isikan reguler atau alih jenjang (jika lanjutan dari DIII ke
STr)
Sebelum klik kirim pastikan data yang diinput sudah benar. Kemudian
klik kirim .

3. Surat Pengembalian Lulusan

a. Layanan ini hanya dapat diakses oleh user alumni
b. Setelah berhasil Masuk dalam Aplikasi Silayak, pemohon memilih menu
surat, kemudian klik buat surat.
c. Selanjutnya pilih tipe surat yaitu surat Pengembalian lulusan dan klik
lanjutkan.

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 11 -

 d. Akan tampil halaman formulir untuk permohonan layanan surat
Pengembalian lulusan

e. Selanjutnnya pemohon melengkapi isian Formulir tersebut

1) Pemohon upload file hasil scan surat permohonan, dan ijasah dengan
cara klik choose file lalu memilih file yang dituju kemudian klik open.
Pastikan semua syarat dokumen telah terupload.
2) isikan dengan benar data isikan dengan benar data sebagai berikut:
- Nama pejabat: isikan data nama pejabat surat ini ditujukan
- Alamat tujuan: isikan alamat kantor dari pejabat tersebut

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 12 -

 - Nama prodi dan nama jurusan : isikan nama prodi dan jurusan
sesuai dengan yang tertera di ijasah
- Nama dengan titel: isikan nama dan title yang telah didapatkan
(dapat di lihat di ijazah)
- NIM: isikan NIM sesuai dengan yang tertera di ijasah
- Tempat Lahir: isikan tempat lahir sesuai dengan yang tertera di
ijasah
- Tanggal lahir: isikan tanggal lahir sesuai dengan yang tertera di
ijazah
- Instansi kerja: isikan nama instansi tempat bekerja
- Judul tugas akhir: isikan judul tugas akhir yang tertera di transkrip
nilai
- Tembusan1 Pejabat1: isikan daftar tembusan dari surat ini (sesuai
kebutuhan)
Sebelum klik kirim pastikan data yang diinput sudah benar. Kemudian
klik kirim .

4. Surat Klarifikasi Alumi

a. Layanan ini hanya dapat diakses oleh user alumni
b. Setelah berhasil Masuk dalam Aplikasi Silayak, pemohon memilih menu
surat, kemudian klik buat surat.
c. Selanjutnya pilih tipe surat yaitu surat Pengembalian lulusan dan klik
lanjutkan.

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 13 -

 d. Akan tampil halaman formulir untuk permohonan layanan surat Klarifikasi
Alumni

e. Selanjutnnya pemohon melengkapi isian Formulir tersebut

1) Pemohon upload file hasil scan surat permohonan dari faskes/Alumni,
dan ijasah dengan cara klik choose file lalu memilih file yang dituju
kemudian klik open. Pastikan semua syarat dokumen telah terupload.
2) isikan dengan benar data isikan dengan benar data sebagai berikut:
- Tempat Lahir: isikan tempat lahir sesuai dengan yang tertera di
ijasah
- Tanggal lahir: isikan tanggal lahir sesuai dengan yang tertera di
ijazah
- Akreditasi Prodi: isikan nilai akreditasi prodi saat lulus
- Tahun lulus: isikan tahun lulus sesuai tahun saat wisuda yang
tertera pada ijazah
- Nomor ijasah: isikan nomor ijasah
Sebelum klik kirim pastikan data yang diinput sudah benar. Kemudian
klik kirim.

5. Surat Keterangan Salah Tulis Ijasah/Transkrip

a. Layanan ini hanya dapat diakses oleh user alumni
b. Setelah berhasil Masuk dalam Aplikasi Silayak, pemohon memilih menu
surat, kemudian klik buat surat.

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 14 -

 c. Selanjutnya pilih tipe surat yaitu surat keterangan salah tulis
ijazah/transkrip dan klik lanjutkan.

d. Akan tampil halaman formulir untuk permohonan layanan surat keterangan

salah tulis ijazah/transkrip

e. Selanjutnnya pemohon melengkapi isian Formulir tersebut

1) Pemohon upload file hasil scan surat permohonan dan scan
ijazah/transkrip dengan cara klik choose file lalu memilih file yang dituju
kemudian klik open. Pastikan semua syarat dokumen telah terupload.
2) isikan dengan benar data isikan dengan benar data sebagai berikut:
- Tempat Lahir: isikan tempat lahir sesuai dengan yang tertera di
ijasah
- Tanggal lahir: isikan tanggal lahir sesuai dengan yang tertera di

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 15 -

 ijazah
- Nomor ijasah: isikan nomor ijasah
- Data tertulis: isikan data yang salah dan akan direvisi
- Data seaharusnya: isikan data yang benar
Sebelum klik kirim pastikan data yang diinput sudah benar. Kemudian
klik kirim.

6. Surat Tugas bagi Dosen/mahasiswa/alumni/pegawai

a. Layanan ini hanya dapat diakses oleh user
Dosen/mahasiswa/alumni/pegawai
b. Setelah berhasil Masuk dalam Aplikasi Silayak, pemohon memilih menu
surat, kemudian klik buat surat.
Selanjutnya pilih tipe surat yaitu surat tugas (individual-Dalam DIY) dan klik
lanjutkan.

c. Akan tampil halaman formulir untuk permohonan layanan surat tugas

(individual-Dalam DIY)

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 16 -

 d. Selanjutnnya pemohon melengkapi isian Formulir tersebut
1) Pemohon upload file hasil scan surat permohonan dan scan
ijazah/transkrip dengan cara klik choose file lalu memilih file yang dituju
kemudian klik open. Pastikan semua syarat dokumen telah terupload.
2) isikan dengan benar data isikan dengan benar data sebagai berikut:
- Tempat Lahir: isikan tempat lahir sesuai dengan yang tertera di
ijasah
- Tanggal lahir: isikan tanggal lahir sesuai dengan yang tertera di
ijazah
- Nomor ijasah: isikan nomor ijasah
- Data tertulis: isikan data yang salah dan akan direvisi
- Data seaharusnya: isikan data yang benar
Sebelum klik kirim pastikan data yang diinput sudah benar. Kemudian
klik kirim.

E. PROSES PENYELESAIAN STATUS SURAT

Setelah selesai mengirimkan permohonan layanan, pemohon dapat melihat status
proses permohonan suratnya pada menu surat tersebut. Akan tampil surat yang
baru saja dibuat dan perhatikan progress yang ada di dalam kolom status, ada 4

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 17 -

 macam informasi yaitu
a. Belum diproses, surat baru diusulkan

b. Dokumen syarat tidak lengkap lengkap, pemohon harus melengkapi

kekurangan dokumen dan mengupload ulang dengan memilih kirim syarat,
upload dokumen sesuai dengan catatan dan klik kirim

c. Sedang diproses, surat sedang di proses oleh admin layanan (admin, arsip,
kabag, pengesahan)

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 18 -

 d. Selesai, proses surat telah selesai dan dapat di unduh.

Jika proses telah selesai, pemohon akan mendapatkan notifikasi melalui

smartphone (jika menginstal aplikasi SILAYAK di android) atau notifikasi melalui
email. Pemohon dapat mengunduh surat yang telah selesai di aplikasi Silayak
melalui website atau smartphone.

Notifikasi di Smartphone Notifikasi di email

Contoh hasil unduhan

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 19 -

F. CARA PENGGUNAAN SILAYAK MELALUI SMARTPHONE
a. Pastikan smartphone telah terhubung dengan internet (jaringan data ponsel
atau Wifi).
b. Buka playstore dari layar smartphone, selanjutnya ketikan silayak dan klik enter,
tampil icon Silayak. Lakukan proses instalasi di smartphone

c. Setelah selesai proses instalasi, icon silayak akan tampil di layer smartphone,
klik open untuk dapat menggunakan aplikasi silayak berbasis android.
Selanjutnya tampil halaman awal layar Aplikasi Silayak

d. Isi kolom Username , Password secara benar kemudian klik ‘’Masuk’’

e. Setelah berhasil Masuk dalam Aplikasi Silayak, selanjutnya tampil halaman
dashboard dan tampak nama pengguna, kemudian klik tanda “tambah” untuk
membuat surat permohonan baru.

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 20 -

 f. Selanjutnya akan tampil pilih tipe surat dan pilihsalah satu tipe surat yaitu surat
keterangan aktif kuliah (Tunjangan PNS) dan klik lanjutkan. Akan tampil
halaman formulir untuk permohonan layanan surat keterangan aktif kuliah
(Tunjangan PNS)

g. Selanjutnnya pemohon melengkapi isian Formulir tersebut dengan cara yang

sama seperti yang dilakukan di Laptop/PC. Sebelum klik kirim pastikan data
yang diinput sudah benar, kemudian klik kirim.

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 21 -

 h. Setelah selesai mengirimkan permohonan layanan, pemohon dapat melihat
status proses permohonan suratnya pada tampilan layar Silayak. Akan tampil
surat yang baru saja dibuat dan perhatikan progress dibagian bawah usulan
surat.

i. Jika proses telah selesai, pemohon akan mendapatkan notifikasi melalui

smartphone (jika menginstal aplikasi SILAYAK di android) atau notifikasi melalui
email. Pemohon dapat mengunduh surat yang telah selesai di aplikasi Silayak
melalui website atau smartphone.

Notifikasi di Smartphone Notifikasi di email

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 22 -

 j. Proses unduh surat

G. ALUR PENGAJUAN PERMOHONAN SURAT

Pemohon

Pilih tipe surat ajuan, lengkapi

dakung dan isi form

Validasi admin

proses penomoran Arsip, verifikasi

kabag dan Pengesahan Pimpinan

Surat dapat diunduh

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 23 -

H. Waktu Penyelesaian
1. Proses penyelesaian layanan surat administrasi akademik dan
kemahasiswaan dilakukan apabila memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan.
2. Permohonan yang diterima sebelum Pukul 12.00 WIB dapat
diunduh/diterima pada hari yang sama, sedangkan permohonan yang
diterima setelah pukul 12.00 surat dapat diunduh/diterima pada hari
berikutnya. Petugas dapat memperpanjang waktu paling lambat 1 (satu) hari
kerja.

I. Pengaduan terkait Layanan dapat dikirim Melalui email:

silayak@poltekkesjogja.ac.id

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON - 24 -

 SOP PENGAJUAN PERMOHONAN SURAT

Pelaksanaan Mutu Baku

No Kegiatan Pemo Kabag/ Pejabat Keleng Keterangan
Admin Arsip Waktu Output
hon Sub bag pengesah kapan
1. Login Silayak memilih tipe surat layanan Surat 15 Menit
dan upload dokumen pendukung permohonan
dan syarat
pendukung
2. Validasi dokumen pendukung dan isian data T 15 Menit Draft Surat

3. Pemberian nomor arsip Y 3 Menit Nomor Surat

4. Verifikasi data dan memberikan nama 3 Menit Draft surat

pejabat pengesah

5. Proses pengesahan 3 Menit Surat

6. Centang selesai dan upload arsip di gdrive 3 Menit Arsip Surat

7. Unduh surat 3 Menit Surat

PANDUAN PENGGUNAAN SILAYAK BAGI PEMOHON