Manual Book - CQSMS BUMN Karya v0.1

Business Process - Aplikasi Pengadaan.
com – Vendor Onboarding System
User Manual – CQSMS

Aplikasi Pengadaan.com – Vendor Onboarding System
BUMN Karya
adw consulting +62 21 720 2630

+62 21 7279 3989
PT. Anggada Duta Wisesa
Graha ADW, Wijaya Graha Puri,
Blok H-33. Jalan Wijaya II, Jakarta
Value Creation | Innovation | Trustworthiness | Collaboration | Passion 12160 - INDONESIA
Aplikasi Pengadaan.com – Vendor Onboarding System
i
adw.co.id
Manual Book - Aplikasi Pengadaan.com – Vendor Onboarding System
1. Daftar Isi
1. Daftar Isi ........................................................................................................................................... 2

2. Pendahuluan Modul Vendor Management System .................................................................. 3
2.1 Tujuan ....................................................................................................................................... 3
2.2 Bisnis Proses ............................................................................................................................. 3
2.2.1 Level 0............................................................................................................................. 3
2.2.2 Alur Proses CQSMS ...................................................................................................... 4
2.3 Menu dan Sub Menu Modul Vendor Management System ............................................. 5
3. Modul Vendor Network ................................................................................................................ 5
3.1 Penggunaan Aplikasi .............................................................................................................. 5
4. Syarat dan Ketentuan CQSMS ...................................................................................................... 6
4.1 Passing Grade .......................................................................................................................... 6
4.2 Ketentuan CQSMS .................................................................................................................. 6
5. CQSMS ............................................................................................................................................. 6
5.1 Supplier – Non Perorangan ................................................................................................... 7
5.2 Sub Kontraktor – Non Perorangan ..................................................................................... 12
5.3 Sewa Alat – Non Perorangan .............................................................................................. 19
5.4 Mandor Borong – Perorangan ............................................................................................. 26
6. Keterangan User Manual ............................................................................................................. 32
2. Pendahuluan Modul Vendor Management System

2.1 Tujuan
Modul Vendor Management System merupakan satu modul yang disiapkan bagi vendor
untuk melakukan proses:
1. Registrasi Vendor pada Website pengadaan.com
2. Update Profile Registrasi Umum Vendor pada Website pengadaan.com
3. Lihat Profile Registrasi Umum Vendor pada Website pengadaan.com
4. Update Profile Registrasi Khusus Vendor BUMN Karya pada website pengadaan.com
5. Lihat Profile Registrasi Khusus Vendor BUMN Karya pada website pengadaan.com
Modul ini digunakan untuk keperluan external. Manual ini terdiri dari beberapa bagian yang
digunakan untuk mengelola data-data vendor dimulai dari proses registrasi sampai dengan
disetujui oleh pejabat berwenang.
2.2 Bisnis Proses
Dalam hal pengembangan merupakan proyek platform bersama BUMN Karya maka informasi
mencakup sekurang-kurangnya:
2.2.1 Level 0
Gambar 1. Level 0 Platform Bersama BUMN Karya
Menjelaskan level 0 dari proses onboarding vendor BUMN Karya yang terdiri dari 3 aktivitas
utama yaitu:
1. Registrasi Umum
Proses pertama yang harus dilakukan vendor yaitu registrasi umum, pada proses ini terdiri
dari 2 pelaku/pengguna utama yaitu Vendor dan Vendor Officer.
2. Registrasi Khusus BUMN Karya

Proses selanjutnya yaitu registrasi khusus vendor yang memilih BUMN karya, terdiri dari 2
pelaku/pengguna utama yaitu Vendor dan Vendor Officer.
3. CQSMS
Proses terakhir yang dilakukan oleh vendor yaitu CQSMS, proses ini terdiri dari 2
pelaku/pengguna utama yaitu Vendor dan Vendor Officer.
2.2.2 Alur Proses CQSMS
Gambar 2. Alur Proses CQSMS
Gambar tersebut menggambarkan proses pengisian dan verifikasi data CQSMS. Pengisian data
CQSMS dapat dilakukan oleh vendor dengan status Aktif Registrasi Umum dan/atau Aktif
Registrasi Khusus BUMN Karya. Vendor akan diminta untuk menjawab setiap pertanyaan dan
melampirkan dokumen jika dibutuhkan seperti Komitmen & Leadership, Perencanaan,
Dukungan/Support, Pengendalian Operasional, Pemantauan, Evaluasi dan Peningkatan Kerja dan
Umum. Vendor dengan status Aktif Registrasi Umum hanya bisa Simpan Sebagai Draft sedangkan
vendor dengan status Aktif Registrasi Khusus BUMN Karya dapat Submit sehingga proses akan
lanjut untuk verifikasi data CQSMS.
Setelah vendor melakukan submit maka Vendor Officer melakukan pemeriksaan atas data dan
dokumen yang telah diisi. Sesudah vendor officer selesai memeriksa maka aplikasi akan
mengeluarkan nilai CQSMS. Platform pengadaan.com hanya mengeluarkan total scoring dari
setiap vendor yang mendapat penilaian CQSMS, tidak membuat Kategori atau Klasifikasi Risiko.
Semua bidang lulus dibatas minimal >=31.
2.3 Menu dan Sub Menu Modul Vendor Management System
1. Menu Dashboard
2. Menu Vendor
• Sub Menu Profile Vendor Umum
➢ Subsub menu Lihat Profile
➢ Subsub menu Ubah Profile
• Sub Menu Pilih Buyer
3. Menu BUMN Karya
• Sub Menu Profile Vendor Khusus
➢ Subsub menu Lihat Profile
➢ Subsub menu Ubah Profile
• Sub Menu CQSMS
➢ Subsub Menu Tambah CQSMS
➢ Subsub Menu Lihat CQSMS
• SIGAP
3. Modul Vendor Network

Modul Vendor Management System dikhususkan untuk :
1. Pada Menu Dashboard : Digunakan untuk melihat ringkasan daftar buyer, dan
catatan untuk vendor.
2. Pada Menu Vendor : Digunakan untuk melakukan update profile dan lihat
profile Registrasi Umum serta submenu Pilih Buyer untuk
melakukan pemilihan Buyer.
3. Pada Menu BUMN Karya : Digunakan untuk melakukan update profile dan lihat
profile Registrasi Khusus, melakukan pengisian CQSMS, dan
men-generate SIGAP.
3.1 Penggunaan Aplikasi
Untuk mengakses aplikasi pengadaan.com silahkan ikuti langkah berikut ini :
1. Kunjungi aplikasi pengadaan.com melalui Web Browser dengan alamat URL sebagai berikut :
https://vendor.pengadaan.com/.
2. Kemudian klik Tombol Go pada Browser atau tekan Enter pada Keyboard.
3. Setelah itu akan ditampilkan halaman depan aplikasi pengadaan.com seperti berikut.
4. Syarat dan Ketentuan CQSMS

4.1 Passing Grade
Berikut merupakan passing grade dari CQSMS BUMN Karya :
Kategori Nilai
Tidak Lulus <30
Grade C 30 – 45
Grade B 46 – 60
Grade A 61 - 100
4.2 Ketentuan CQSMS

Berikut merupakan ketentuan-ketentuan dari CQSMS BUMN Karya
➢ Vendor diberikan kesempatan untuk memperbaiki dokumen yang diupload maksimal 3 kali
➢ Jika masih belum memenuhi passing grade vendor dapat mengajukan kembali CQSMS minimal 3
bulan kemudian
➢ Masa berlaku grade 3 tahun dan sesudahnya dilakukan upload dan penilaian ulang
➢ Vendor yang ingin meningkatkan gradenya boleh mengajukan CQSMS minimal 6 bulan sesudah
pengajuan pertama
5. CQSMS
Terdapat 4 kategori Bidang Usaha yang wajib mengisi CQSMS yaitu Supplier, Sub Kontraktor, Sewa
Alat, dan Mandor. Vendor yang memiliki bidang usaha tersebut wajib mengisi CQSMS agar dapat
aktif Registrasi Khusus dan dapat mengikuti pengadaan di BUMN Karya. Berikut penjelasan dari
masing-masing CQSMS :
5.1 Supplier – Non Perorangan

Untuk mengisi data CQSMS Supplier, login sebagai vendor Non Perorangan.
Setelah itu klik Menu BUMN Karya (2), klik Sub Menu CQSMS (3), lalu klik Subsub Menu Tambah
CQSMS (4).
Setalah klik Subsub Menu Tambah CQSMS (4), maka selanjutnya akan dialihkan ke halaman CQSMS
(5). Untuk menambahkan CQSMS Supplier, pada Tab Supplier (A) klik Tambah (6A).
6
A
6A
Setelah klik Tambah (6A), akan ditampilkan Form Tambah CQSMS (7). Didalam Form CQSMS
terdapat pertanyaan-pertanyaan mengenai Komitmen & Leadership, Perencanaan,
Dukungan/Sopport, Pengendalian Operasional, Pemantauan, Evaluasi, dan Peningkatan Kerja, dan
Umum. Vendor diminta untuk memilih jawaban “Yes/No” pada setiap pertanyaan. Jika vendor
memilih “Yes” maka terdapat field uploader yang akan muncul dan vendor wajib melampirkan
dokumen yang diminta.
8A
8B
8A
8B
9A
9B
10
10A
10B
11
11A
11B
11A
11B
11A
11B
12
12A
12B
13
13A
13B
13B
13C 15
16 14
Apabila vendor telah mengirim CQSMS, maka data CQSMS akan masuk ke dalam antrian verifikasi oleh
Vendor Officer. Data CQSMS yang sudah dikirim tidak dapat diubah/diperbarui seperti disimpan
sebagai draft. Vendor harus menunggu sampai data CQSMS tersebut telah diverifikasi atau selesai
diperiksa oleh Vendor Officer.
PENEJELASAN :
NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI
A Supplier CQSMS Supplier
1 Login Halaman Login vendor
2 BUMN Karya Menu BUMN Karya
3 CQSMS Sub Menu CQSMS
4 Tambah CQSMS Subsub Menu Tambah CQSMS
5 CQSMS Halaman CQSMS
6 Supplier Header CQSMS Supplier
6A Tambah Klik untuk menambahkan CQSMS

Supplier
7 Tambah CQSMS Form tambah CQSMS
8 Komitmen & Header Komitmen & Leadership –

Leadership – Supplier Supplier
8A Dropdown Jawaban Pilih jawaban 1. Yes

2. No
8B Lampiran Upload lampiran :
1. Dokumen Kebijakan SMK3L &

Mutu/QHSE dan Bukti
Komunikasi
2. Struktur Organisasi SMK3L &
Mutu/QHSE Termutakhir
9 Perencanaan – Header Perencanaan – Supplier

Supplier

2. No
9B Lampiran Upload lampiran Dokumen Rencana

K3LM (QHSE Plan) dan/atau SOP
Penanganan Barang yang pernah
dibuat
10 Dukungan / Support – Header Dukungan / Support –

Supplier Supplier

2. No
10B Lampiran Upload lampiran Sertifikat untuk

semua produk yang disuplai
11 Pengendalian Header Pengendalian Operasional –

Operasional – Supplier Supplier

2. No
1. Dokumen Jaminan Asuransi

Kesehatan dan/atau
Ketenagakerjaan yang dimiliki
2. Dokumen Bukti Pemeriksaan
Kesehatan Terakhir
3. Dokumen hasil inspeksi yang
pernah dilakukan
12 Pemantauan, Evaluasi, Header Pemantauan, Evaluasi, dan

dan Peningkatan Kerja Peningkatan Kerja – Supplier
– Supplier

2. No
12B Lampiran Upload lampiran Dokumen bukti

prosedur terkait dan bukti
implementasi pemantauan, evaluasi

dan peningkatan kinerja QHSE
13 Umum – Supplier Header Umum – Supplier

2. No
1. Dokumen Sertifikat Sistem

Manajemen Mutu dan K3L
2. Commitment Letter (*)
13C Template Klik untuk download template

Commitment Letter Commitment Letter
(*)
14 Kirim Klik untuk mengirim CQSMS
15 Simpan Draft Klik untuk menyimpan CQSMS

sebagai draft
16 Kembali Klik untuk kembali ke halaman

sebelumnya
5.2 Sub Kontraktor – Non Perorangan

Untuk mengisi data CQSMS Sub Kontraktor, login sebagai vendor Non Perorangan.
1
CQSMS (4).
(5). Untuk menambahkan CQSMS Sub Kontraktor, pada Tab Sub Kontraktor (B) klik Tambah (6A).
6 B
6A
8A
8B
8A
8B
9A
9B
9A
9B
10
10A
10B
10A
10B
10A
10B
10A
10B
11
11A
11B
11A
11B
11A
11B
11A
11B
11A
11B
11A
11B
12
12A
12B
13
13A
13B
13B
13C 15
16 14
Apabila vendor telah mengirim CQSMS, maka data CQSMS akan masuk ke dalam antrian verifikasi
oleh Vendor Officer. Data CQSMS yang sudah dikirim tidak dapat diubah/diperbarui seperti disimpan
PENJELASAN :
B Sub Kontraktor CQSMS Sub Kontraktor
6 Sub Kontraktor Header CQSMS Sub Kontraktor

Sub Kontraktor

Leadership – Subkon Subkon

2. No

Mutu/QHSE dan Bukti
Komunikasi
9 Perencanaan – Subkon Header Perencanaan – Subkon

2. No
1. Dokumen Rencana Mutu

(Quality Plan) yang pernah
dibuat
2. Dokumen Rencana K3L (HSE
Plan)

Subkon Subkon

2. No
1. Sertifikat Personil Terkait

Quality dan HSE
2. Sertifikat Peralatan yang
Dikeluarkan Oleh Instansi
Terkait/Berwenang
3. Dokumen Bukti Pelaksanaan
Pelatihan QHSE
4. Dokumen Bukti Implementasi
Komunikasi QHSE Kepada
Tenaga Kerja

Operasional – Subkon Subkon

2. No

(BPJS) Kesehatan dan
Ketenagakerjaan
Kesehatan Terakhir
3. Dokumen Standar APD yang
Digunakan dan Bukti Serah
Terima/Distribusi Kepada
Tenaga Kerja
4. Dokumen Prosedur Terkait dan
Bukti Implementasi Inspeksi
Mutu/K3L Di Lokasi Kerja
5. Dokumen Job Safety Analysis
(JSA)/Construction Safety
Analysis (CSA) yang pernah
dibuat
6. Dokumen prosedur dan bukti
pelaksanaan program 5R

dan Peningkatan Kerja Peningkatan Kerja – Subkon
– Subkon

2. No

dan peningkatan kinerja QHSE
13 Umum – Subkon Header Umum – Subkon

2. No


(*)

sebagai draft
16 Kembali Klik untuk embali ke halaman

sebelumnya
5.3 Sewa Alat – Non Perorangan

Untuk mengisi data CQSMS Sewa Alat, login sebagai vendor Non Perorangan.
CQSMS (4).
(5). Untuk menambahkan CQSMS Sewa Alat, pada Tab Sewa Alat © klik Tambah (6A).
6 C
6A
8A
8B
8A
8B
9A
9B
9A
9B
9A
9B
9A
9B
10
10A
10B
10A
10B
10A
10B
10A
10B
10A
10B
10A
10B
11
11A
11B
12
12A
12B
13
13A
13B
13C 15
16 14
PENJELASAN :
C Sewa Alat CQSMS Sewa Alat
6 Sewa Alat Header CQSMS Sewa Alat

Sewa Alat

Leadership – Sewa Sewa Alat
Alat

2. No

Mutu/QHSE dan Bukti
Komunikasi
9 Dukungan / Support – Header Dukungan / Support – Sewa

Sewa Alat Alat

2. No
1. Sertifikat personil terkait

operasional alat
2. Dokumen sertifikat peralatan
yang dikeluarkan oleh instansi
terkait/berwenang
3. Dokumen Bukti Pelaksanaan
Pelatihan QHSE
4. Dokumen Bukti Implementasi
Komunikasi QHSE Kepada
Tenaga Kerja

Operasional – Sewa Sewa Alat
Alat

2. No

Kesehatan dan/atau
Kesehatan Terakhir
3. Dokumen Standar APD yang
Digunakan dan Bukti Serah
Terima/Distribusi Kepada
Tenaga Kerja
4. Dokumen bukti hasil inspeksi
kelayakan alat
dibuat
6. Dokumen SOP dan bukti
pemeliharaan alat
11 Perencanaan – Sewa Header Perencanaan – Sewa Alat

Alat

2. No
1. Dokumen SOP pengoperasian,

mobilisasi dan maintenance
alat yang dimiliki

dan Peningkatan Kerja Peningkatan Kerja – Sewa Alat
– Sewa Alat

2. No

dan peningkatan kinerja operasional
alat
13 Umum – Sewa Alat Header Umum – Sewa Alat

2. No


(*)

sebagai draft

sebelumnya
5.4 Mandor Borong – Perorangan

Untuk mengisi data CQSMS Mandor Borong, login sebagai vendor Perorangan.
CQSMS (4).
(5). Untuk menambahkan CQSMS Mandor Borong, pada Tab Mandor Borong (D) klik Tambah (6A).
D
6
6A
8A
8B
8C
9A
9B
9C
10
10A
10B
10C
10A
10B
10A
10B
10C
10A
10B
11
11A
11B
11A
11B
11A
11B
11A
11B
11A
11B
12
12A
12B
13
13A
13B
15
16 14
PENJELASAN :
D Mandor Borong CQSMS Mandor Borong

6 Mandor Borong Header CQSMS Mandor Borong

Mandor Borong

Leadership – Mandor Mandor Borong
Borong

2. No
8B Lampiran Upload lampiran Dokumen

komitmen yang ditandatangan diatas
materai
8C Lampiran Download template dokumen
9 Perencanaan – Header Perencanaan – Mandor

Mandor Borong Borong

2. No

metode kerja
9C Lampiran Download template dokumen

Mandor Borong Mandor Borong

2. No
1. Data tenaga kerja, KTP Pekerja

dan contoh perjanjian kerja
dengan pekerja
2. Sertifikat yang dimiliki
3. Daftar alat kerja dilengkapi foto
4. Dokumen bukti pelaksanaan
tool box meeting yang pernah
Anda lakukan (absensi, foto,

notulen dan sebagainya)
10C Template Download template dokumen

Operasional – Mandor Mandor Borong
Borong

2. No

Kesehatan dan/atau
Kesehatan Terakhir
3. Dokumen bukti aturan dan
bukti penggunaan APD pekerja
Anda
dibuat
5. Dokumen bukti pelaksanaan
kegiatan general cleaning di
area kerja

dan Peningkatan Kerja Peningkatan Kerja – Mandor Borong
– Mandor Borong

2. No
12B Lampiran Upload lampiran Dokumen

program/aturan dan bukti
pelaksanaanya
13 Umum – Mandor Header Umum – Mandor Borong

Borong

2. No
13B Lampiran Upload lampiran Surat

keterangan/rekomendasi dari
pemberi kerja

sebagai draft

sebelumnya
6. Keterangan User Manual

Dalam user manual ini ada 3 identifikasi warna, berikut keterangan:
Putih Putih :Merupakan Nama field atau Judul yang tidak dapat di klik
Orange
Orange : Merupakan Nama Field atau Dropdown yang dapat di klik
Hijau
Hijau : Merupakan field yang berbentuk free text box untuk menginput tulisan

Manual Book - CQSMS BUMN Karya v0.1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Book - CQSMS BUMN Karya v0.1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Business Process - Aplikasi Pengadaan.

com – Vendor Onboarding System

User Manual – CQSMS

adw consulting +62 21 720 2630

1. Daftar Isi ........................................................................................................................................... 2

2. Pendahuluan Modul Vendor Management System

2.2 Bisnis Proses

Gambar 1. Level 0 Platform Bersama BUMN Karya

2. Registrasi Khusus BUMN Karya

2.2.2 Alur Proses CQSMS

Gambar 2. Alur Proses CQSMS

2.3 Menu dan Sub Menu Modul Vendor Management System

3. Modul Vendor Network

3.1 Penggunaan Aplikasi

Untuk mengakses aplikasi pengadaan.com silahkan ikuti langkah berikut ini :

4. Syarat dan Ketentuan CQSMS

4.2 Ketentuan CQSMS

5.1 Supplier – Non Perorangan

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

A Supplier CQSMS Supplier

1 Login Halaman Login vendor

2 BUMN Karya Menu BUMN Karya

3 CQSMS Sub Menu CQSMS

4 Tambah CQSMS Subsub Menu Tambah CQSMS

5 CQSMS Halaman CQSMS

6 Supplier Header CQSMS Supplier

6A Tambah Klik untuk menambahkan CQSMS

7 Tambah CQSMS Form tambah CQSMS

8 Komitmen & Header Komitmen & Leadership –

8A Dropdown Jawaban Pilih jawaban 1. Yes

8B Lampiran Upload lampiran :

1. Dokumen Kebijakan SMK3L &

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

9 Perencanaan – Header Perencanaan – Supplier

9A Dropdown Jawaban Pilih jawaban 1. Yes

9B Lampiran Upload lampiran Dokumen Rencana

10 Dukungan / Support – Header Dukungan / Support –

10A Dropdown Jawaban Pilih jawaban 1. Yes

10B Lampiran Upload lampiran Sertifikat untuk

11 Pengendalian Header Pengendalian Operasional –

11A Dropdown Jawaban Pilih jawaban 1. Yes

11B Lampiran Upload lampiran :

1. Dokumen Jaminan Asuransi

12 Pemantauan, Evaluasi, Header Pemantauan, Evaluasi, dan

12A Dropdown Jawaban Pilih jawaban 1. Yes

12B Lampiran Upload lampiran Dokumen bukti

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

implementasi pemantauan, evaluasi

13 Umum – Supplier Header Umum – Supplier

13A Dropdown Jawaban Pilih jawaban 1. Yes

13B Lampiran Upload lampiran :

1. Dokumen Sertifikat Sistem

13C Template Klik untuk download template

14 Kirim Klik untuk mengirim CQSMS

15 Simpan Draft Klik untuk menyimpan CQSMS

16 Kembali Klik untuk kembali ke halaman

5.2 Sub Kontraktor – Non Perorangan

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

B Sub Kontraktor CQSMS Sub Kontraktor

1 Login Halaman Login vendor

2 BUMN Karya Menu BUMN Karya

3 CQSMS Sub Menu CQSMS

4 Tambah CQSMS Subsub Menu Tambah CQSMS