USER MANUAL SISTEM DATABASE PERSONIL

1. Pendahuluan
1. Latar Belakang
Sistem Database Personil (SDP) merupakan aplikasi manajemen data pegawai yang
berada pada Direktorat Kepolisian Perairan dan Udara (DITPOLAIRUD). Aplikasi ini
menjadi penyimpanan data terpusat (data center) sistem pesawat khususnya pada
pengelolaan data-data sumber daya manusia (SDM).

2. Tujuan
Adapun tujuannya untuk mempermudah pegawai maupun administrator untuk
dapat memahami dan mengoperasikan aplikasi sesuai dengan proses bisnis yang sudah
dijalankan

2. Pembahasan Sistem & Modul

2.1. Stakeholder & Design Sistem
2.1.1. Stakeholder
Terdapat dua jenis pengguna yang dapat mengakses / menggunakan aplikasi
Sistem Data Personil diantaranya :
a. Administrator
Administrator adalah pengguna yang memiliki hak akases dalam mengelola data
pegawai dan aplikasi pada Sistem Data Personil.
b. Pegawai
Pegawai adalah pengguna yang dapat melakukan pengajuan data pada Sistem
Data Personil
2.1.2. Diagram
2.1.2.1. Diagram Use Case
Diagram Use Case dalah notasi yang menggambarkan perilaku atau
fungsi yang dapat dilakukan oleh setiap pengguna.

Gambar xxx

Keterangan :
No Perilaku / Fungsi Keterangan
User : Administrator
1. Login Pengguna dapat melakukan autentikasi /
login kedalam aplikasi Sistem Data Personil
dengan dua metode :
1. Login menggunakan Google Email
2. Login menggunakan Email/Username
dan password yang sudah terintegrasi
oleh database
2. View Grafik Data dan Pengguna dapat me-monitoring informasi
Statistik Data data pegawai yang disajikan dalam bentuk
grafik & statistic data
3. View List Pengajuan Pengguna dapat melihat daftar pengajuan
dari pegawai terhadap data – data riwayat
pegawai, diantaranya :
 1. Riwayat Pendidikan Umum
2. Riwayat Pendidikan Kepolisian
3. Riwayat Pelatihan & Pengembangan
4. Riwayat Pangkat Pegawai
5. Riwayat Data Jabatan Pegawai
6. Riwayat Tanda Kehormatan
7. Riwayat Kemampuan Bahasa
8. Riwayat Penugasan Luar Struktur
9. Riwayat Keluarga Pegawai
10. Riwayat Rating Pegawai
11. Riwayat Lisensi Pegawai
4. View Profil Pengguna dapat melihat informasi profil
5. View Dokumen Pengajuan Pengguna dapat melihat kumpulan dokumen
riwayat pengajuan dari pegawai
Verifikasi Pengajuan Pengguna pada level administrator dapat
melakukan verifikasi terhadap pengajuan
yang dilakukan oleh pegawai dengan output,
diterima / ditolak;
6. View Daftar Pegawai Pengguna dapat melihat daftar pegawai
yang telah terdaftar didalam Sistem Data
Personil
7. Tambah Data Pegawai Pengguna dapat menambah / mendaftarkan
data pegawai kedalam sistem
8. View Early Warning Pengguna dapat melihat informasi data
pegawai berdasarkan jenis status pegawai,
dalam hal ini adalah pegawai yang telah
masuk masa persiapan pensiun maupun
yang telah pensiun
9. View List Administrator Pengguna pada level administrator mampu
melihat dan menambahkan data terhadap
level yang sama
User : Pegawai
1. Login Pengguna dapat melakukan autentikasi /
login kedalam aplikasi Sistem Data Personil
dengan dua metode :
1. Login menggunakan Google Email
 2. Login menggunakan Email/Username
dan password yang sudah terintegrasi
oleh database
2. View Data Pegawai Pengguna yang telah melakukan autentikasi
dapat melihat informasi data yang dimiliki
3. View Detail Data Pegawai Pengguna dapat melihat informasi data
detail yang dimiliki
4. View Pengajuan Pengguna dapat melihat daftar pengajuan
dari yang telah dilakukan dengan klasifikasi
jenis daftar sebagai berikut :
1. Daftar Draft, yaitu daftar pengajuan yang
dibuat oleh pegawai sebelum dilakukan
pengajuan
2. Daftar Diajukan, yaitu daftar pengajuan
yang sedang dtinjau oleh administrator
3. Daftar Ditolak, yaitu daftar pengajuan
yang sudah diverifikasi oleh
administrator dengan status ditolak
4. Daftar Diterima, yaitu daftar pengajuan
yang sudah diverifikasi oleh
administrator dengan status diterima
5. Buat Pengajuan Pengguna dapat melakukan pengajuan
terhadap data – data riwayat dimiliki,
diantaranya :
1. Riwayat Pendidikan Umum
2. Riwayat Pendidikan Kepolisian
3. Riwayat Pelatihan & Pengembangan
4. Riwayat Pangkat Pegawai
5. Riwayat Data Jabatan Pegawai
6. Riwayat Tanda Kehormatan
7. Riwayat Kemampuan Bahasa
8. Riwayat Penugasan Luar Struktur
9. Riwayat Keluarga Pegawai
10. Riwayat Rating Pegawai
11. Riwayat Lisensi Pegawai
2.1.2.2. Diagram Struktur Menu
 Diagram Struktur Menu adalah pendekatan model sistem yang
menggambarkan rancangan menu pada aplikasi Sistem Data Personil. Pada
aplikasi Sistem Database personil menu dibagi berdasarkan stakeholder
yaitu pengguna pada level Administrator dan Pegawai

Gambar xxx

2.2. Pembahasan Modul

2.2.1. Modul Login
Modul login digunakan oleh setiap pengguna untuk melakukan autentikasi
kedalam sistem.

2.2.1.1. Alur Login (Activity Diagram)

Gambar xxx

Keterangan :
  Pengguna mulai dengan membuka halaman website aplikasi Sistem Database
Personil.
 Saat memilih login menggunakan google account maka sistem akan
melakukan check terhadap ketersediaan akun, dilanjutkan oleh sistem untuk
check tahap ke 2 (dua) pada database untuk kemudian pengguna akan
diarahkan kehalaman utama / dashboard.
 Saat memilih login menggunakan email dan password, maka sistem akan
langsung melakukan check terhadap ketersediaan akun untuk kemudian
pengguna akan diarahkan kehalaman utama / dashboard.

2.2.1.2. Squence Diagram

1.
2.
3.
4.
4.1.
4.1.1.
4.1.2.
2.2.1.2.1. Login menggunakan email & password

Gambar xxx

Keterangan :
 Pada langkah awal pengguna melakukan input informasi email & password pada
form login
 Sistem pada form login akan mengirim data pada database
 Database akan melakukan check atas ketersediaan akun dari informasi email /
password yang telah di input dengan kondisi
- Jika akun tidak tersedia maka sistem database akan mengembalikan data
dengan nilai false, untuk kemudian sistem form login akan menampilkan
notifikasi informasi gagal login.
- Jika akun tersedia maka sistem database akan mengembalikan data dengan nilai
true, untuk kemudian sistem form login akan memuat data untuk melakukan
pengalihan kehalaman utama / dashboard

2.2.1.2.2. Login menggunakan Google Service

Gambar xxx
Keterangan :
 Pengguna menekan tombol login menggunakan google akun
 Sistem form login akan mengirim data email pada google service secara

online
 Sistem google service akan melakukan check terhadap ketersediaan akun
 - Jika akun tersedia maka sistem google service akan melakukan check
pada sistem database aplikasi, untuk kemudian :
1. Jika akun tersedia pada sistem database aplikasi maka akan
mengembalikan data nilai TRUE dan pada sistem form login akan
memuat data untuk memuat halaman utama / dashboard
2. Jika akun tidak tersedia pada sistem database aplikasi maka akan
mengembalikan data nilai FALSE dan pada sistem form login akan
menampilkan notifikasi gagal login
- Jika akun tidak tersedia pada sistem google service maka akan mengembalikan
data nilai FALSE dan pada sistem form login akan menampilkan notifikasi
gagal login

2.2.2. Modul Early Warning

Modul Early Warning merupakan sub sistem data pegawai yang dapat
digunakan pada level administrator, berfungsi untuk meng-klasifikasi data pegawai
berdasarkan status ke-aktifan yang terdiri dari 3 jenis diantaranya :
1. Pegawai Aktif,
2. Pegawai dalam masa persiapan pensiun, dan
3. Pegawai yang sudah pensiun

2.2.2.1. Alur Login (Activity Diagram)

 Gambar xxx

Keterangan :
 Sebagai tahap awal administrator memilih menu Early Warning pada aplikasi
Sistem Database Personil
 Sistem database akan otomatis melakukan pencarian data pegawai berdasarkan
data tanggal lahir pegawai yang dibandingkan dengan waktu saat ini untuk meng-
klasifikasi jenis status ke-aktifan pegawai
 Aplikasi Sistem Database Personil akan menampilkan hasil query / filtering yang
telah dilakukan oleh sistem database pada antarmuka pengguna.

2.2.2.2. Squence Diagram

Gambar xxx

Keterangan :
 Administrator membuka menu early warning
 Sistem aplikasi melakukan permintaan data pegawai
 Sistem database melakukan query filtering terhadap data pegawai yang masuk
dalam masa persiapan pensiun/aktif/sudah pensiun
  Sistem database mengirim hasil data pegawai ke sistem aplikasi untuk kemudian
dilakukan penataan terhadap klasifikasi data berdasarkan status ke-aktifan dan
ditampilkan pada antarmuka pengguna

2.2.3. Modul Pengajuan

Modul pengajuan merupakan sistem utama dari pengelolaan data pegawai
terhadap data riwayat pegawai yang diajukan oleh pegawai dan diverifikasi oleh
level administrator.

2.2.3.1. Alur Pengajuan (Activity Diagram)

Gambar xxx
Keterangan :
  Pegawai membuka menu pengajuan
 Pegawai melakukan pengisian form pengajuan dengan memilih salah satu
riwayat yang akan di ajukan
 Sistem aplikasi akan menyimpan pada daftar draft
 Pegawai melakukan submit pengajuan pada data yang sudah tersimpan
didalam daftar draft
 Administrator mendapat notifikasi terhadap pengajuan baru
 Administrator melakukan verifikasi data pengajuan pegawai
 Pegawai menerima notifikasi hasil verifikasi

2.2.3.2. Squence Diagram

Gambar xxx

Keterangan :
 Pegawai membuka menu pengajuan
 Sistem aplikasi menampilkan daftar keseluruhan daftar pengajuan
 Pegawai membuat pengajuan baru
 Sistem aplikasi menampilkan form pengajuan
 Pegawai mengisi form pengajuan dan menyimpan pada draft
 Sistem aplikasi mengirim notifikasi kepada administrator
 Administrator menerima notifikasi
 Administrator melakukan verifikasi data pengajuan yang telah dilakukan oleh
pegawai
 Sistem aplikasi mengirim notifikasi pada pegawai yang bersangkutan
 Pegawai menerima notif dan dapat melihat hasil verifikasi dari administrator