Latar Belakang
Terbentuknya Sahabat Custom Samarinda pada tahun 2010 yang berdasarkan niat dan hobi
dari penggiat motor custom di wilayah Samarinda, Kalimantan Timur yang ingin mewujudkan sebuah
tali persaudaraan. Tepat di bulan Desember 2019 nanti, Sahabat Custom berencana (on schedule)
mengadakan event custom motor exhibition. Kegiatan ini tentu sebagai wadah pengembangan
kreativitas terhadap dunia otomotif.
Keluarga besar Sahabat Custom Samarinda berniat melaksanakan kegiatan custom motor
exhibition dengan bantuan dan kerjasama dari berbagai pihak dan dari pihak sponsorship pada
khususnya, kami berharap kegiatan acara ini dapat berjalan dengan lancer sesuai dengan yang
diharapkan. Kegiatan acara ini rencananya melibatkan seluruh member Keluarga besar Sahabat
Custom untuk berkumpul dan mempererat tali silaturahmi dengan club-club motor lainnya yang
berada di kota Samarinda pada khususnya dan Kota – kota lainnya di Kaltim dengan tujuan ingin
memperkenalkan kepada masyarakat diluar Sahabat Custom Samarinda dan club otomotif se-
Indonesia bahwa Sahabat Custom Samarinda merupakan bengkel otomotif yang resmi berada di
daerah Samarinda, Kalimantan Timur dan senantiasa membawa nama baik brand yang menseponsori
kami.
Kegiatan ini diperkirakan akan membutuhkan biaya dan fasilitas, maka kami berharap besar
kepada pihak sponsor dapat membantu acara/kegiatan-kegiatan kami.
B. Bentuk Kegiatan
Sahabat Custom Motorcycle Exhibition 2019 adalah sebuah event yang akan mengajak
masyarakat Samarinda khususnya penggemar otomotif roda 2 untuk Bersama menikmati kemeriahan
dan mengikuti secara langsung hasil kreatifitas otomotif kepada masyarakat Samarinda dari kalangan
remaja hingga dewasa.
Visi
- Memajukan perekonomian daerah dengan memberikan wadah bagi brand local untuk berjualan
di area event (kuliner, food truck, distro dan sebagainya)
Kegiatan untuk mendorong perkembangan pariwisata daerah dengan memberikan wadah kuliner
dan brand lokal untuk berjualan dalam acara.
- Menampilkan entertainment yang menarik dan berkualitas kepada masyarakat kota Samarinda
pada umumnya dan peserta event pad khususnya
Memberikan wadah kepada band dan komunitas lokal serta modificatory custom untuk
menampilkan skill.
D. Tema Acara
Waktu dan pelaksanaan event Sahabat Custom Motorcycle Exhibition 2019, akan
diselengarakan pada :
Hari : Sabtu
Tanggal : 28 Desember 2019
Venue : GOR Segiri (lapangan parkir depan Gedung serbaguna)
Alamat : Jl. Kusuma Bangsa, Samarinda
Durasi Event : 06.00 – 23.45 WITA
1. Tactical Promo
Pihak Sponshorship setempat melakukan kegiatan promosi melalui media cetak dan
elektronik ( sebaiknya H -7 )
Media Sosial*
Spanduk*
Baliho*
In and out side venue kegiatan
- spanduk
- umbul - umbul
(*Materi branding di sediakan oleh pihak sponsorship, untuk pemasangan spanduk
dan baleho akan di lakukan oleh pihak IMS sebagai pihak penyelenggara dan
mengutus pihak panitia pelaksana yang telah ditunjuk oleh pihak penyelenggara (
tidak termasuk pajak dan lain - lain, hanya sebatas untuk pemasangan saja).
H. Teknis Pelaksanaan
1. Pemilihan Venue
Pemilihan tempat / venue untuk kegiatan Sahabat Custom Motocycle Exhibiton 2019”
dilakukan oleh pihak Sahabat Custom Samarinda dengan menunjuk team panitia sebagai
team pelaksana, Adapun mengenai layout pihak Sponsorship akan memberi masukan (
input ) kepada pihak panitia sebagai activation agency untuk membuat blocking venue
layout, sehingga apabila spesifikasi venue layout tidak sesuai / tidak menunjang situasi dan
kondisi konsep acara Sahabat Custom Motorcycle Exhibition 2019 ini maka perlu adanya
solusi :
Mencari alternatif venue apabila hal tersebut dimungkinkan (pertimbangan keamanan,
jumlah audience, dan lain -lain ).
Layout menyesuaikan venue yang sudah ada.
Perlunya koordinasi antara pihak Sponsorship area dan panitia untuk mencegah timbulnya
masalah menyangkut venue persiapan maupun pelaksanaan
2. Perijinan
Pihak panitia akan mengurus ijin keramaian dan bantuan personil dari pihak Kepolisian pada
saat acara sesuai standar pelaksanaan event ini setelah mendapatkan kepastian tanggal,
venue dan pendukung lainnya ( Apabila di perlukan )
3. Keamanan
Pihak panitia hanya menyediakan keamanan internal secara umum, sedangkan khusus untuk
barang-barang / peralatan dan properti milik tamu undangan dan Sponsorship tetap menjadi
tanggung jawab pihak Sponsorship dan tamu undangan sendiri - sendiri dengan menempatkan
petugasnya sendiri atau membuat pengaman tambahan bagi kendaraan.
4. Production Team
Pihak panitia akan membentuk production team & supporting team ( supervisi maupun
implementasi ).
5. Pelaksanaan Kegiatan Acara
Pelaksanaan kegiatan acara berjalan sesuai dengan template konsep yang telah disetujui oleh
pihak Sponsorship apabila ada perubahan dan pengembangan acara atas permintaan
Sponsorship, maka pihak Sponsorship harus berkoordinasi dengan pihak panitia pelaksana
yang ditunjuk langsung oleh IMS ( avtivation agency ) terlebih dahulu.
6. Dokumentasi Kegiatan
Pihak Sponsorship membuat dokumentasi kegiatan baik pada saat persiapan dan pada saat
acara berlangsung selain dokumentasi yang dilakukan oleh pihak panitia hanya sebatas untuk
materi report internal.
7. Report Kegiatan
Pihak panitia akan melakukan report secara harian atas kegiatan yang sedang berlangsung
kepada pihak Sponsorship baik yang berkaitan dengan persiapan maupun pada saat
penyelenggaraan acara berlangsung.
I. Jenis Penawaran Sponsorhip
Berkaitan dengan event ini, kami selaku panitia menawarkan kerjasama pada perusahaan
maupun instansi untuk mendukung terselenggaranya dan demi kesuksesan acara tersebut. Adapun
pilihan sponsor yang kamitawarkan adalah sebagai berikut :
1. Gold
Sponsor tunggal diharap dapat membiayai minimal 80% dari jumlah anggaran dana yang
dibutuhkan dalam kegiatan ini. Pengukuhan perjanjian dilakukan dalam bentuk tertulis
dantidak dapat di ganti tanpa persetujuan kedua belah pihak, sponsor tunggal nantinya
berhakatas pilihan sebagai berikut :
- Logo perusahaan/instansi yang ada pada spanduk dan benner kegiatan.
- Penyebutan nama perusahaan oleh MC
- Logo perusahaan/instansi yang ada pada undangan dan sertifikat.
- Tempat pendirian stand promosi.
- Merchandaise , hadiah game
2. Silver
Sponsor utama di harapkan dapat membiayai minimal 60% dari jumlah anggaran dana yang
di butuhkan dalam kegiatan ini. Pengukuhan perjanjian dilaksanakan secara tertulis dan tidak
dapat di ubah tanpa persetujuan kedua pihak. Dalam pelaksanaannya bila perusahaan yang
telah bersedia menjadi sponsor utama maka tak menutup kemungkinan penyelenggara
menerima sposor lain. Pihak sponsor di prioritaskan dan berhak mencantumkan nama dan
logo perusahaan dalam media promosi dan publikasi yang telah di tentukan oleh panitia
meliputi :
- Logo perusahaan/instansi yang ada pada spanduk dan benner kegiatan.
- Penyebutan nama perusahaan oleh MC
- Logo perusahaan/instansi yang ada pada undangan dan sertifikat.
- Tempat pendirian stand promosi.
- Merchandaise , hadiah game
3. Bronze
Sponsor pendukung adalah sponsor yang bersedia mengadakan kerjasama dengan pihak
penyelenggara dalam bentuk pemberian pendanaan dan penyelidikan fasilitas bagi
terselenggaranya kegiatan tersebut,bentuk kerjasama :
a. Konsumsi panitia
b. Dokumentasi
c. Perlengkapan kegiatan
d. Merchandaise , hadiah game
Dan pihak sponsor mencantumkan nama dan logo perusahaan dalam media promosi dan
publikasi yang telah di tentukan oleh panitia :
- Logo perusahaan/instansi yang ada pada spanduk dan benner kegiatan
- Logo perusahaan/instansi yang ada pada undangan dan sertifikat
- Penyebutan nama perusahaan oleh MC
- Tempat pendirian stand promosi.
Media sponsor ini diharapkan dapat menjelaskan secara terperinci imbal balik yang diberikan
panitia kepada pihak-pihak yang turut berpartisipasi dalam kegiatan ini. Adapun partisipasi dan
imbal baliknya ditawarkan adalah sebagai berikut :
1. Spanduk/banner
- Ukuran 5 X 1 meter
2. Bendera /umbul-umbul
- Jumlah umbul-umbul ditentukan dengan kesepakatan antara pihak sponsor dengan panitia ditempat
kegiatan * (diluar pajak pemasangan)
Peserta kegiatan Sahabat Custom Motorcycle Exhibition 2019 ini akan diikuti dan dihadiri
dari berbagai komunitas dan club kendaraan roda 2 dan roda 4 dari berbagai macam latar
belakang konsentrasi kegemaran mulai dari Balikpapan, kota Tenggarong, kota Sengatta, kota
Berau, kota Bontang dan kota Samarinda sendiri sebagai tuan rumah pada khususnya
K. Anggaran Event
L. Lay Out
Lay out menyesuaikan dengan Lokasi lapangan parkir GOR Sempaja Kota Samarinda,
Kalimantan Timur
Contact Person :
- Ferry : 0821 5815 3900 (Phone, WA)
- Yono : 0813 4783 4939 (Phone, WA)
- Eri : 0813 4737 1117 (Phone, WA)
N. Penutup
HORMAT KAMI
Ketua Panitia,
Ferry Aditya
LAMPIRAN
Roundown Acara 1 Hari
1. SEKSI KESEKRETARIATAN
TOTAL Rp 5.530.000,-
2. SEKSI ACARA
TOTAL Rp 84.790.000,-
TOTAL Rp 29.400.000,-
3. SEKSI DOKUMENTASI
1 Model lokal 2 orang @ Rp.1.000.000,- Rp. 2.000.000,-
2 Guest model 1 orang @ Rp.1.200.000 Rp. 1.200.000,-
3 Set plywood 4 @ Rp.600.000 Rp. 2.400.000,-
4 Fee dewan juri 2 @ Rp. 1.000.000 Rp. 2.000.000,-
5 Fogging @ Rp. 1.000.000 Rp. 1.000.000,-
6 Wardobe 3 set @ Rp. 750.000 Rp. 2.250.000,-
7 Tattoo temporary @ Rp. 500.000 Rp. 500.000,-
8 Sewa kamera dan alat 3 unit @ Rp. 400.000 Rp. 1.200.000,-
9 Kabel terminal 2 roll @ Rp. 150.000 Rp. 300.000,-
10 Drone + pilot Rp. 2.000.000,-
11 Baterai drone Rp. 500.000,-
12 Tali + paku dll Rp. 300.000,-
13 Biaya pasang set Rp. 300.000,-
14 MUA Rp. 1.500.000,-
TOTAL Rp 17.450.000,-
TOTAL Rp 59.000.000,-
5 . SEKSI KONSUMSI
REKAPITULASI DANA
PENGELUARAN:
1 Seksi Kesekretariatan Rp. 5.530.000,-
2 Seksi Acara Rp. 84.750.000,-
3 Seksi Humas dan Sponsorship Rp. 29.400.000,-
4 Seksi Dokumentasi Rp. 17.450.000,-
4 Seksi Perlengkapan Dan Tranportasi Rp. 59.000.000,-
5 Seksi Konsumsi Rp. 8.700.000,-
SUSUNAN KEPANITIAAN
Sekretaris : Sandi
Bendahara : Noviani
Anggota : Daud
PJ Acara : Dika
PJ Hiburan : Bima
PJ Media : Nurul
PJ Dekorasi : Pria
Anggota : Ika
Anggota : William
Anggota : Indra
BENTUK KEGIATAN
…………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………….
SAMARINDA,
Materai
Rp. 6.000,-
TERBILANG : ………………………………………………………………….