BAB III

PELAYANAN KEFARMASIAN DI RSUD BANGIL

3.1 Gudang Obat, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
3.1.1 Gudang
Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
harus dikelola secara terkoordinir, multidisiplin, serta menggunakan proses yang
menjamin kendali mutu dan kendali biaya sehingga untuk pelaksanaannya dilakukan
oleh instalasi farmasi dengan sistem satu pintu. Hal tersebut didasarkan kepada
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 tahun 2016 tentang
Standar Pelayanan Kefarmassian di Rumah sakit. Proses pengelolaan perbekalan
farmasi di RSUD Bangil dilakukan oleh Instalasi Farmasi yaitu Gudang Farmasi,
demi tercapainya sistem satu pintu. Definisi gudang sendiri merupakan tempat
penyimpanan dan pemeliharaan barang seperti obat, alat kesehatan, bahan medis
habis pakai serta perbekalan medis lainnya sebelum dilakukannya pendistribusian
kepada unit-unit farmasi. Menurut PMK Nomor 72 tahun 2016, gudang farmasi
haruslah menjamin kualitas dan keamaan dari sediaan farmasi, alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan yang
dimaksud adalah berupa persyaratan stabilitas dan keamanan, cahaya, kelembaban,
sanitasi, ventilitas dan penggolongan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis
habis pakai.
3.1.2 Implementasi Gudang Instalasi Farmasi RSUD Bangil
Gudang Instalasi Farmasi RSUD Bangil terbagi menjadi 2 lantai yaitu lantai
satu dan lantai dua.
1. Gudang lantai satu digunakan sebagai tempat penerimaan barang dan
pendistribusian perbekalan farmasi selain sebagai tempat penyimpanan obat
berskala kecil dan alat kesehatan serta perbekalan farmasi lainnya. Pada gudang
lantai satu terdapat beberapa ruangan, yaitu ruang penerimaan obat, alat
kesehatan dan bahan medis habispakai; ruang administrasi; ruang Kepala
Instalasi Farmasi RSUD Bangil; ruang cairan infus; ruang obat kemasan kecil
serta ruang penyimanan B3. Denah ruangan dapat dilihat pada Gambar 3.1

R. ADM R. Ka. IFRS R.Pengeluara

R. Obat Kecil n Obat

R. Cairan Tempat Ruang

Infus istirahat Ruang B3
Wudhu

CCTV

Gambar 3.1 Gudang Lantai Satu Instalasi Farmasi RSUD Bangil

2. Gudang lantai dua digunakan sebagai tempat penyimpanan sediaan farmasi, alat
kesehatan dan bahan medis habis pakai dalam skala yang besar. Jika skala barang
yang diterima besar, maka langsung dibawa ke gudang lantai dua menggunakan
 lift barang atau Electric Hoist. Digudang lantai dua terdapat beberapa ruangan,
yaitu toilet; gudang; mushola; ruang Uranus (ruang diskusi); electric hoist; ruang
obat injeksi; ruang obat oral serta ruang alat kesehatan. Denah ruangan dapat
dilihat pada Gambar 3.2

toilet
Mushola
R. Obat Oral Gudang
R. ALKES

R. Obat R. Uranus
R. ALKES
Injeksi

CCTV

Gambar 3.2 Denah Lantai Dua Instalasi Farmasi RSUD Bangil

3.1.3 Alur Kegiatan Gudang Instalasi Farmasi RSUD Bangil

Berikut merupakan alur dari pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai di Instalasi Farmasi RSUD Bangil, yaitu :
1. Pemilihan
Kegiatan yang dilakukan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan kebutuhan. Dasar dari
pemilihan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dengan
menyesuaikan formularium dan standar pengobatan, pola penyakit, efektivitas
dan keamanan, mutu dan harga, serta ketersediaannya di pasaran dalam kurun
waktu tertentu.
Gudang Instalasi Farmasi RSUD Bangil melakukan pemilihan sediaan
farmasi didasarkan pada obat-obatan dari Formularium Nasional, e-catalog, dan
 Formularium Rumah Sakit yang telah disusun oleh Komite Farmasi dan Terapi
(KFT). Dalam pemilihan sediaan antibiotic, KFT meyesuaikan dengan data peta
kuman di RSUD Bangil yang diperoleh dari tim PPRA yang selanjutnya menjadi
Pedoman Penggunaan Antibiotik (PPAB) di RSUD Bangil. Sedangkan untuk
sediaan selain antibiotic pemilihannya berdasarkan clinical pathway yang telah
disepakati oleh masing-masing SMF yang kemudian disahkan oleh Komite
Medik. Tujuannya adalah untuk mengupayakan ketersediaan obat dan perbekalan
farmasi secara rasional, efektif, dan efisien serta untuk menghindari terjadinya
kekosongan perbekalan farmasi di RSUD Bangil.
2. Perencanaan
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui dan menentukan jumlah dan
periode pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai
sesuai dengan hasil pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat
jumlah, tepat jenis, tepak waktu dan efisien. Dasar perencanaan kebutuhan untuk
menentukan jumlah item sediaan obat, alat kesehatan dan BMHP menggunakan
metode konsumsi, metode epidemiologi dan metode kombinasi (yang meliputi
metode just in time) yang kemudian dianalisa menggunakan metode Analisa
ABC-VEN dan Analisa berdasarkan NIK (Nilai Indeks Kritis). Perencanaan
disesuaikan dengan sumber dana yang tersedia, dimana sumber dana di RSUD
Bangil diperoleh dari dana APBD dan dan BLUD.
Perencanaan dilakukan 1 tahun sekali dan dilakukan break down selama 2
bulan, hal ini dilakukan berdasarkan pola konsumsi tahun atau bulan
sebelumnnya. Berikut merupakan metode perencanaan yang digunakan oleh
Gudang Instalasi Farmasi RSUD Bangil dengan menentukan jumlah item yang
hendak direncanakan pengadaannya :
a. Metode Konsumsi
Metode ini diterapkan berdasarkan data riil konsumsi perbekalan
farmasi perode lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Hal yang
harus diperhatikan dalam menghitung jumlah perbekalan farmasi yang
 dibutuhkan, yaitu dengan melakukan pengumpulan dan pengolahan data,
analisis data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan
perbekalan farmasi, dan penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi
dengan alokasi dana. Pendekatan yang dilakukan oleh RSUD Bangil sebelum
merencanakan dengan metode konsumsi adalah:
1. Melakukan Evaluasi
a. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode tahun lalu
b. Evaluasi suplai perbekalan farmasi tahun lalu
c. Evaluasi data stok, distribusi dan penggunaan perbekalan farmasi
periode lalu. Pengamatan kecelakaan dan kehilangan perbekalan
farmasi.
2. Menghitung Jumlah Estimasi kebutuhan perbekalan farmasi periode
mendatang dengan memperhatikan:
a. Perubahan populasi cakupan pelayanan
b. Perubahan pola morbiditas
c. Perubahan fasilitan pelayanan
3. Penerapan perhitungan
a. Menetapkan periode konsumsi
b. Menghitung penggunaan tiap jenis sediaan farmasi dan perbekalan
kesehatan periode lalu
c. Melakukan koreksi terhadap kecelakaan dan kehilangan
d. Melakukan koreksi terhadap stock-out
e. Menghitung lead time untuk menentukan safety stock.
b. Metode Morbiditas/Epidemiologi
Metode ini diterapkan berdasarkan jumlah kebutuhan perbekalan
farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yang
didasarkan pada pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu
tunggu (lead time). Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas yang
dilakukan oleh
 RSUD Bangil adalah:
1. Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur
penyakit
2. Menyediakan data masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi
pada kelompok umur yang ada
3. Menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit/tahun untuk
seluruh populasi pada kelompok umur yang ada
4. Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi, dan lama pemberian obat
menggunakan pedoman pengobatan yang ada
5. Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan
datang
c. Metode Gabungan
Metode gabungan adalah gabungan dari konsumsi dan morbiditas.
Metode ini untuk menutupi kelemahan metode morbiditas dan konsumsi.
d. Metode JIT (Just In Time)
Merupakan suatu pengadaan yang dilakukan ketika suatu sediaan
farmasi tersebut mengalami slow moving, tetapi bersifat Vital (life saving).
Setelah jumlah item obat direncanakan menggunakan metode konsumsi,
epidemiologi dan gabungan maka dilakukan sistem Analisa menggunakan
ABC-VEN yang bertujuan untuk mengendalikan persediaan agar terencana
dengan baik. Metode Analisa tersebut meliputi:
a. Analisa ABC (Always Better Control)
Metode ABC atau analisis pareto menekankan pada persediaan
yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi dan mahal. Sistem
ABC ini berguna dalam sistem pengelolaan obat, yaitu dapat
menimbulkan frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas pemesanan
berdasarkan nilai atau harga obat. Dengan analisis ABC, jenis-jenis
perbekalan farmasi ini dapat diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan
evaluasi lebih lanjut. Analisis ini berguna pada setiap sistem suplai untuk
 menganalisis pola penggunaan dan nilai penggunaan total semua item
obat. Hal itu memungkinkan untuk mengklasifikasikan item-item
persediaan menjadi 3 kategori (A, B, dan C) sesuai dengan nilai
penggunaannya. Pembagian 3 kategori tersebut adalah sebagai berikut:
A: merupakan 10-20% jumlah item menggunakan 75-80% dana;
B: merupakan 10-20% jumlah item menggunakan 15-20% dana;
C: merupakan 60-80% jumlah item menggunakan 5-10% dana.
Langkah-langkah yang menentukan kelompok A, B, dan C:
1. Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat
dengan cara kuantum obat x harga obat;
2. Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil;
3. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan;
4. Hitung kumulasi persennya;
5. Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 75%;
6. Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi > 75% s.d. 95%;
7. Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi > 95% s.d. 100%.
b. Analisis VEN
Klasifikasi barang persediaan menjadi golongan VEN (Vital,
Esensial, dan Nonesensial) ditentukan oleh data epidemiologi wilayah
dan jenis pelayanan kesehatan yang tersedia di RSUD Bangil. Kategori
obat-obat dalam sistem VEN, yaitu:
1. V (Vital) adalah obat-obat yang termasuk dalam potensial life
saving drugs.
2. E (Esensial) adalah obat-obat yang efektif untuk mengurangi
kesakitan.
3. N (Nonesensial) adalah obat-obat yang digunakan untuk
penyakit minor atau penyakit tertentu yang efikasinya masih
diragukan,
c. Analisa kombinasi ABC dan VEN
 Analisa kombinasi VEN dan ABC dapat dilakukan dengan analisis
PUT (Prioritas, Utama, dan Tambahan), obat yang masuk:
 Prioritas: harus diadakan tanpa mempedulikan sumber anggaran.
Pada Analisa ABC dan VEN termasuk dalam kelompok AV, BV, dan
CV.
 Obat utama: dialokasikan pengadaannya dari sumber dana tertentu.
Pada analisis ABC dan VEN termasuk dalam kelompok AE, BE, CE,
dan
 Obat tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah obat prioritas dan
utama terpenuhi. Pada analisis ABC – VEN dalam kelompok AN,
BN, dan CN.
Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan
obat. Mekanismenya adalah obat yang termasuk kategori NA menjadi
prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari perencanaan
kebutuhan. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang
tersedia masih juga kurang, maka dilakukan langkah selanjutnya
Data yang berasal dari instalasi farmasi dikelompokkan berdasarkan
analisis ABC indeks kritis. Analisis ABC indeks kritis digunakan untuk
meningkatkan efisiensi penggunaan dana dengan pengelompokan obat
atau perbekalan farmasi, terutama obat-obatan yang digunakan
berdasarkan dampaknya terhadap kesehatan. Analisis data dilakukan
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menghitung nilai pakai
a. Menghitung total pemakaian obat
b. Data pemakaian obat dikelompokkan berdasarkan jumlah
pemakaian
c. Diurutkan dari pemakaian terbesar sampai yang terkecil
d. Kelompok A dengan pemakaian 70% dari keseluruhan pemakaian
 obat
e. Kelompok B dengan pemakaian 20% dari keseluruhan pemakaian
obat.
2. Menghitung nilai investasi
a. Menghitung total investasi setiap jenis obat.
b. Dikelompokkan berdasarkan nilai investasi obat
c. Diurutkan dari nilai investasi terbesar sampai yang terkecil
d. Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat
e. Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat
f. Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat.
3. Menentukan nilai kritis obat
a. Menyusun kriteria nilai kritis obat
b. Membagikan kuesioner berupa daftar obat kepada dokter untuk
mendapatkan nilai kritis obat, dengan kriteria yang telah
ditentukan.
c. Dokter yang mengisi kuesioner tersebut adalah dokter yang
berpengaruh terhadap peresepan dan pemakaian obat.
4. Menentukan nilai indeks kritis obat
Untuk mendapat NIK obat dengan menggunakan perhitungan
sebagai berikut:
NIK = Nilai Pakai + Nilai Investasi + (Nilai Kritis)
5. Pengelompokan obat ke dalam kelompok A, B, dan C dengan kriteria:
Kelompok A dengan NIK 9,5-12
Kelompok B dengan NIK 6,5-9,4
Kelompok C dengan NIK 4-6,4
Kelompok A dengan NIK tertinggi, yaitu 12, mempunyai arti bahwa
obat tersebut adalah obat dalam kategori kritis bagi sebagian besar
pemakainya, atau bagi satu atau dua pemakai, tetapi tetap juga
mempunyai nilai investasi dan turn over yang tinggi.
Alur perencanaan kebutuhan:

Melihat data pemakaian obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai

Mempertimbangkan pola penyakit, sisa stok, buffer stok, dan anggaran

Direncanakan oleh sub unit perbekalan

Dilaporkan ke Kepala IFRS

Dilaporkan ke Tim Farmasi dan Terapi

Dilanjutkan ke bagian bidang penunjang/PPK

Dilanjutkan ke tim pengadaan

Siap diadakan

Gambar 3.3 Alur Perencanaan Kebutuhan di Gudang Instalasi Farmasi RSUD Bangil

3. Pengadaan
Pengadaan diartikan sebagai kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan
yang sudah direncanakan dan disetujui melalui pembelian atau donasi.
Pengadaan harus menjamin ketersediaan, jumlah, waktu yang tepat dengan harga
yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP antara lain:
a. Bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa.
b. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet
(MSDS).
 c. Sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP harus mempunyai Nomor
Izin Edar (NIE).
d. Masa kadaluarsa minimal dua tahun kecuali untuk sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan BMHP tertentu (vaksin, reagensia, dll), atau pada
kondisi tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
Pengadaan obat, alkes dan BMHP gudang IFRS di Rumah Sakit Umum
Daerah Bangil Pasuruan dilakukan dengan menggunakan Sumber Dana dari
APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) dan BLUD (Dana Rumah
Sakit) dimana untuk APBD pengadannya melalui e- purchasing/e-catalog, dan
BLUD pengadaannya melalui pengadaan langsung atau melalui e-purchasing.
Pengadaan juga dilakukan dengan memproduksi sediaan farmasi (NS 0,45 %
dan obat kemoterapi) serta sumbangan/dropping/ hibah (Obat HIV ,TB, kusta
dan vaksin). Kebutuhan yang bersifat cito dimana ketersediaan diseluruh
YANFAR rumah sakit dan gudang mengalami kekosongan maka gudang Obat,
Alkes dan BMHP akan mengusulkan permintaan kepada Kepala IFRS RSUD
Bangil. Bagian pengadaan segera melakukan pengadaan obat cito tersebut.

Perencanaan perbekalan farmasi oleh gudang

Disetujui oleh Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Dilakukan rapat Tim Farmasi dan Terapi

Hasil rapat diserahkan kepada PPK

Dilakukan pengadaan perbekalan farmasi oleh tim pengadaan

Gambar 3.4 Alur Pengadaan di Gudang RSUD Bangil

4. Penerimaan
Penerimaan dimaksudkan sebagai kegiatan untuk menjamin kesesuaian
jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam
kontrak atau Surat Pesanan (SP) dengan kondisi fisik yang diterima. Tujuannya
untuk menjamin kualitas dan kuantitas obat, sehingga dapat dipergunakan dalam
penunjang pelayanan kesehatan di RSUD Bangil.
Petugas penerimaan Barang dan Jasa di Gudang akan menerima sediaan
perbekalan farmasi yang dikirim oleh distributor sesuai dengan nama dan jumlah
pesanan yang tercantum dalam SP/SPK. Penerimaan dilaksanakan langsung di
gudang instalasi farmasi RSUD Bangil dengan menggunakan sistem 1 (satu)
Pintu. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan pada saat
penerimaan dan agar obat dan alkes/BMHP terdistribusi secara merata ke semua
unit pelayanan sesuai dengan kebutuhan.
Pada proses penerimaan ada petugas penerimaan yang disebut Pj. PHP
(Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan). Pj. PHP adalah seorang apoteker atau tenaga
teknis kefarmasian kefarmasian. Untuk obat-obatan e-catalog nantinya obat akan
diterima langsung oleh satu orang, bisa apoteker penanggung jawab atau tenaga
teknis kefarmasian. Untuk obat-obatan yang sumber dananya dari anggaran
BLUD penerimaannya dibagi menjadi dua kategori yang pertama yaitu apabila
jumlah keuangan dalam pemesanan kurang dari 100 juta petugas yang menerima
adalah seorang apoteker atau tenaga teknis kesehatan. Untuk jumlah pemesanan
yang biaya anggarannya melebihi 100 juta, petugas penerima terdiri dari 3 orang
yaitu ketua, sekretaris, dan satu anggota. Dari ketiga petugas tersebut, salah
satunya harus dari pihak farmasi bisa seorang apoteker maupun tenaga teknis
yang telah memiliki Surat Ijin Kerja (SIK) untuk petugas lainnya bisa dari tenaga
non medis akan tetapi yang sudah menjabat sebagai pegawai negeri.
Setelah proses penerimaan selesai, maka petugas dibagian penerimaan
akan memasukkan data penambahan stok ke dalam program inventory. Apabila
barang yang datang tidak sesuai dengan SP atau SPK, maka barang langsung
 Barang/sediaan farmasi
datang digudang

Dilakukan pengecekan

FISIK :
Nama
dikembalikan
No Batch dan pada faktur diberi tanda retur. Adapun alur retur yakni:barang
FARMASETIK
Jumlah
yang telah ED disiapkan, selanjutnya melakukan Suhu saat pengiriman
kontak dengan sales atau
Harga Bentuk sediaan
penjualnya, lalu siapkan faktur sehingga terbit nota
Bentuk sediaan faktur.
Warna, bau,Aturan retur dapat
kejernihan
Tanggal
berupa uangkadaluarsa sediaandan EDnya dalam tahun
dan barang. Apabila barangnya fast moving
Keadaan fisik obat
yang sama,
Segel danmaka returnya dengan mengganti barang. Apabila barangnya slow
kemasan
moving dan EDnya dalam tahun yang berbeda (Sudah lama dibeli) maka returnya
diganti dengan uang.
Disesuaikan dengan SP dan Faktur Bila tidak cocok,
laporkan pada tim
pengadaan

Jika sudah selesai, faktur ditanda tangani oleh pejabat/petugas

penerimaan barang/sediaan farmasi

Penyimpanan barang/sediaan farmasi dalam gudang dan entri data ke

komputer

Gambar 3.5 Alur Penerimaan Barang di Gudang Instalasi Farmasi RSUD Bangil
 Barang/sediaan farmasi
datang digudang

5. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan
Dilakukan yang dapat menjamin kualitas dan
pengecekan
keamanaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai
dengan persyaratan Kefarmasian. Adapun kegiatan yang dilakukan adalah
FISIK :dan penataan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis
pengelompokan
Nama
Habis
No BatchPakai sesuai klasifikasinya di gudang FARMASETIK
farmasi sehingga aman dari
:
Jumlah
pencurian serta gangguan fisik yang dapatSuhu merusak mutunya. Penyimpanan
saat pengiriman
Harga Bentuk sediaan
dilakukan
Bentuk sebelum pendistribusian. Persyaratan penyimpanan meliputi:
sediaan Warna, bau, kejernihan
Tanggal kadaluarsa
persyaratan stabilitas, suhu ruang terkendali sediaan
(20-25°C), suhu lemari pendingin
Keadaan fisik obat
(2-8°C),
Segel keamanan, sanitasi, cahaya, kelembapan (70-75% RH), ventilasi dan
dan kemasan
penggolongan jenis perbekalan farmasi.
Penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP dibagi menjadi 2
tempat yaitu lantai 1 dan lantai 2. Gudang lantai 1 untuk sediaan obat dalam
kemasan kecil, sediaan obat dalam bentuk cairan, dan penyimpanan B3. Sediaan
obat cair seperti infus disimpan dalam ruangan tersendiri. Ditata diatas Floor
pallet dengan jarak 50 cm antar pallet dan jarak pallet dengan dinding 30 cm,
tinggi pallet 15 cm, kemudiaan infus dalam karton ditumpuk keatas ditata dengan
cara selang-seling setinggi 2 m. Pallet yang digunakan di gudang farmasi
terdapat beberapa jenis diantaranya yaitu pallet kayu, pallet galvanum dan pallet
plastik dimana setiap pallet mempunyai kelebihan dan kekurang masing-masing.
Pemantauan suhu lemari pendingin selalu diperhatikan, dicatat di formulir
pemantauan suhu, dan dibuat grafik. Apabila pemantauan suhu melebihi batas
rentang suhu standart penyimpanan, maka akan dilaporkan ke bagian
pemeliharaan gudang.
Metode penyimpanan sendiri dapat dilakukan berdasarkan prinsip first in
first out (FIFO) dan first expired first out (FEFO). Penyimpanan obat- obat high
alert dan obat sitostatika diberi penanda khusus dan dipisahkan dengan obat yang
lain. Untuk obat-obat look alike sound alike (LASA) dipisah antara satu dengan
yang lain kemudian diberi penanda khusus untuk mencegah kesalahan. Untuk
Barang Berbahaya Beracun (B3) harus di tempatkan di ruangan sendiri karena
dapat mencemarkan, membahayakan, bahkan merusak lingkungan hidup,
kesehatan, dan kelangsungan hidup makhluk hidup serta harus menyertakan
Material Safety Data Sheet (MSDS).
Penyimpanan Obat, Alkes dan BMHP di gudang IFRS di Rumah Sakit
Umum Daerah Bangil Pasuruan dilakukan secara baik dan teratur menurut
Standar Prosedur Operasional (SPO) penyimpanan Perbekalan Farmasi yaitu:
a) Sumber Dana (APBD dan BLUD)
b) Berdarkan Bentuk Sediaan,
c) Berdasarkan kestabilitan suhu,
d) Berdasarkan Alfabetis
e) Berdasarkan Sistem FIFO (barang yang datang terlebih dahulu digunakan
terlebih dahulu) dan FEFO (barang dengan waktu kadaluarsa terdekat
dikeluarkan terlebih dahulu),
f) Berdasarkan Hight Alert dan LASA
g) Berdasakan Lemari Narkotika, Psikotropika, Prekursor, Obat-obat Tertentu
(OOT)
Standar penyimpanan Barang Berbahaya Beracun (B3) di gudang IFRS di
RSUD Bangil di tempatkan di ruangan/gudang sendiri serta menyertakan
Material Safety Data Sheet (MSDS) karena perbekalan B3 memiliki sifat yang
mudah meledak, mudah teroksidasi, mudah terbakar, beracun dan korosif.
Setiap Penyimpanan perbekelan farmasi di gudang IFRS di RSUD Bangil
untuk Lemari penyimpanan Narkotika, Psikotropika disimpan dalam lemari yang
berpintu ganda dan terkunci ganda. Pemegang kunci adalah apoteker penanggung
jawab atau petugas kefarmasian yang telah diberi wewenang. Untuk obat-obat
tertentu dan prekursor disimpan pada sudut ruang penyimpanan terbatas dan pada
lemari khusus yang terkunci dengan pemegang kunci apoteker atau petugas
gudang yang telah diberi wewenang.
 Pelaksanaan gudang Obat, Alkes dan BMHP memasukkan data barang ke
dalam kartu stok. Petugas administrasi menginput barang masuk ke inventory
barang farmasi tersebut dengan bukti barang masuk. Petugas administrasi
mengarsipkan berkas berita acara penerimaan barang, surat perintah kerja, bukti
pengiriman barang.
6. Pendistribusian
Kegiatan dalam rangka menyalurkan sediaan farmasi, alkes dan BMHP
dari gudang tempat penyimpanan ke setiap Unit Pelayanan Farmasi (YANFAR)
dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu.
Pendistribusian perbekalan farmasi di RSUD Bangil menggunakan surat
permintaan manual dan kemudian diinput ke dalam SIM RS. Surat permintaan
manual diserahkan ke gudang. Setiap YANFAR memiliki jadwal pendistribusian,
berikut jadwal pendistribusiannya :
table 3. 1 Jadwal Distribusi Gudang Farmasi RSUD Bangil
Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
Rawat Rawat inap Floor Rawat inap Rawat Rawat inap
jalan stock jalan
IGD OK Rawat OK IGD OK
Central jalan Central Central
OK Cito OK Cito OK Cito

Setiap YANFAR dapat mengajukan permintaan obat, alat kesehatan dan

bahan medis habis pakai jika sudah habis sebelum jadwal permintaannya asal
jumlah dan sediaan yang diminta tersedia di gudang farmasi. Obat, alat kesehatan
dan BMHP dikeluarkan berdasarkan sistem FIFO dan FEFO. Alur
pendistribusian dapat dilihat paa Gambar 3.6.
Pada kondisi darurat, untuk mendapatkan perbekalan farmasi namun
gudang farmasi tutup atau hari libur, maka pemesanan dilakukan secara CITO
atau sesuai prosedur berikut :
a. Menanyakan pada YANFAR lain mengenaik obat atau alkes yang dibutuhkan
b. Jika ruangan tersebut memiliki obat, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai yang sedang dibutuhkan, maka dibuatlah surat pemesanan sesuai
dengan jumlah yang dibutuhkan.
c. Selanjutknya petugas akan meminta obat, alat kesehatan dan bahan medis
habis pakai kepada ruangan yang dituju melalui SIM RS
d. Kemudian petugasyang meminta akan mendatangi ruangan dan mengambil
obat dengan membawa surat permintaan.
e. Petugas ruangan akan menyerahkan barang/sediaan farmasi sesuai dengan
yang diminta. Terkadang jumlah stok barang/sediaan farmasi yang diminta
tidak sesuai dengan jumlah yang ada diruangan, maka jumlah permintaan obat
disesuaikan dengan yang ada diruangan.
f. Petugas ruangan akan menginput data melalui SIM RS sesuai dengan jumlah
yang dikeluarkan dan ruangan yang memintanya.
g. Petugas ruangan akan menginput data penerimaan obat pada SIM RS sesuai
dengan jumlah yang diberikan.

YANFAR membuat surat permintaan manual dan diinput ke SIM RS

Surat permintaan diserahkan ke gudang farmasi

Pengecekan ketersediaan barang dan penyiapan barang

Mencatat di kartu stok manual dan mengentri pengeluaran barang ke SIM RS

Pengecekan akhir oleh petugas gudang dan petugas YANFAR

Verifikasi barang telah diterima

Gambar 3.6 Alur Pendistribusian Gudang Farmasi RSUD Bangil

7. Penarikan dan Pemusnahan
Setiap prosedur penarikan dan pemusnahan harus dilakukan dengan cara
yang sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku. Penarikan sediaan
farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan perundangan
dilakukan oleh pemilik ijin edar (mandatory recall) berdasarkan perintah oleh
Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) atau berdasarkan sukarela oleh
pemilik ijin edar (voluntery recall) dengan tetap memberikan laporan kepada
kepala BPOM.
Pemusnahan merupakan kegiatan penghapusan barang dari nilai
persediaan dari aset daerah, setelah melewati batas waktu tertentu dan dilakukan
secara periodik. Barang adalah berkas dokumen dan atau perbekalan farmasi.
Tujuan dilakukannya pemusnahan yaitu mencegah penggunaan perbekalan
farmasi yang substandart dan memusnahkan berkas dan perbekalan farmasi yang
sudah tidak terpakai sehingga mengefisienkan tempat penyimpanan. Pemusnahan
dilakukan bila produk tidak sesuai persyaratan mutu, kadaluarsa, ijin edar, tidak
 memenuhi syarat untuk diergunakan dalam pelayanan kesehatan.

Dokumentasi obat
Mengirim daftar
yang akan
Barang yang nama obat yang akan
Stock dimusnahkan oleh
tidak bisa dimusnahkan dan
opname pihak gudang farmasi
diretur meminta persetujuan
dan disetujui kepala
bupati
instalasi

Tim sebagai Dimasukkan

Penimbangan
Bupati saksi pada ke alat
obat/alkes Dokumentasi
membentuk TIM saat proses insenerator
yang akan setiap proses
dalam bentuk SK pemusnahan sampai
dimusnahkan
berlangsung menjadi abu

Gambar 3.7 Alur Pemusnahan Gudang IFRS RSUD Bangil

Pemusnahan perbekalan farmasi di gudang IFRS Rumah Sakit Umum
Daerah Bangil Pasuruan disesuaikan dengan ketentuan perundangan yang
berlaku, syarat nya antara laian: Harus mendapatkan izin dari bupati, Laporan
dan perizinan kepada pemerintah, Pembuatan panitia pemusnahan, Pembuatan
berita acara dan Pelaporan kepada direktur RS dan pemerintah.
Kegiatan Penarikan di RSUD Bangil dikarenakan ada sediaan farmasi
yang
tidak memuhi peraturan perundang-undangan. Penarikan dilakukan oleh BPOM
atau inisiasi pemilik izin edar dengan melaporkan ke BPOM.
8. Pengendalian
Tujuan dari pengendalian untuk penggunaan obat sesuai dengan
formularium rumah sakit, sesuai dengan diagnosis dan terapi, dan memastikan
 persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan kekurangan,
kerusakan, kadaluarsa, dan kehilangan.
Pada pengendalian perbekalan farmasi di gudang Instalasi Farmasi di
Rumah Sakit Umum Daerah Bangil Pasuruan menggunakan kartu stok baik
manual maupun komputerisasi, dan tiap bulan dilakukan stock opname. Biasanya
stock opname dilakukan setiap awal bulan untuk mempermudah mengetahui
jumlah obat yang tersedia di instalasi farmasi RSUD Bangil.
9. Administrasi
Administrasi yang dilakukan di RSUD Bangil adalah pencatatan dan
pelaporan, administrasi keuangan, dan administrasi pengahapusan.
Pelaporan dibuat sesuai periodik yang dilakukan instalasi farmasi dalam
periode waktu tertentu (bulanan triwulan, semester atau pertahun). Pencatatan
dan pelaporan perbekalan farmasi di gudang IFRS Rumah Sakit Umum Daerah
Bangil Pasuruan dilakukan tiap bulan dan triwulan. Pelaporan pada RS berupa
stok akhir bulan, antara lain:
a. Mutasi Gudang dan Floor Stock
Keluar masuknya obat dalam bentuk stock ataupun uang
b. Psikotropika, Narkotika, Prekursor dan OOT
Laporan pemasukan dan pengeluaran obat-obatan digudang
c. FORNAS
Laporan kesesuaian penggunaan obat yang dirumah sakit dengan
FORNAS
d. Stock Opname
Laporan hasil Stock Opname setiap YANFAR/YANFAR
e. LP (Laporan Permintaan) & LPO (Laporan Penggunaan Obat)
Laporan penggunaan dan permintaan obat hibah ke Dinas Kesehatan
Selain pelaporan diatas, dilakukan juga pelaporan suhu penyimpanan B3,
Alkes dan BMHP, Narkotika, Psikotropika dan Obat Sitostatika. Laporan-lapora
tersebut diserahkan kepada kepala urusan gudang farmasi setiap awal bulan.
 Kemudian kepala urusan logistik farmasi akan menganalisa data masuk dan
menyerahkan hasil analisa kepada kepala urusan evaluasi dan managemen mutu
kemudian diserahkan ke kepala instalasi RS dan dilanjutkan ke direktur dan
kemudian pelaporan di serahkan ke provinsi.

LAMPIRAN

Lampiran 1 Sarana dan Prasarana di Gudang Farmasi

No Sarana dan Prasarana Gambar
.
1. Ruang Penerimaan Obat
dan Alkes

2. Ruang Administrasi

3. Ruang Floor Stock

4. Ruang Pengeluaran
obat/alkes

5. Ruang Cairan dan Infus

6. Ruang Obat Kemasan

Kecil
7. Penyimpanan High Alert

8. Penyimpanan LASA

9. Penyimpanan Obat
dengan Suhu Khusus
10. Box Pengiriman Obat
dengan Suhu Khusus

11. Lemari Penyimpanan

Narkotika dan
Psikotropika
12. Lemari Penyimpanan
Prekursor dan OOT

13. Ruang Penyimpanan B3

14. Termometer Ruangan

16. Grafik Suhu Ruang

17. Surat Pesanan E-katalog

Dokumentasi Pemusnahan
1. Obat/alkes ditimbang

2. Dimasukkan ke dalam
mobil pengangkut untuk
diantarkan ke tempat
pemusnahan

3. Obat/alkes sampai
ditempat pemusnahan,
kemudian dikeluarkan
dari mobil pengangkut
4. Obat/alkes dimasukkan
ke dalam insenerator

5. Obat/alkes dimusnahkan