BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Proses di dalam sebuah system informasi terdiri atas banyak prosedur dan
melibatkan berbagai entitas (misalnya bagian penjualan, kasir, dan manajemen) serta
dokumen, sehingga sulit bagi seseorang untuk dapat segera memahami dan
mengevalusi suatu system. Agar system mudah dipahami, maka diperlukan model
dan alat bantu, yang dapat menggambarkan suatu system dengan sederhana dan
mudah dimengerti .

Dalam mengembangkan system baru, para perancang system banyak

berkomunikasi dengan manajemen, dengan para user, maupun dengan anggota tim
sendiri. Komunikasi akan berjalan dengan mudah bila di antara mereka digunakan
suatu bentuk komunikasi yang standar. Meskipun penggunaan narasi atau kata-kata
sudah merupakan kebiasaan kita sehari-hari, tetapi tetap saja tidak mudah
menggunakan narasi untuk menguraikan suatu system. Oleh karenanya diperlukan
suatu alat atau media untuk menggambarkan suatu system.

Untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tadi, diperlukan alat bantu

pengembangan dan pendokumentasian system. Ada beberapa di antaranya adalah
bagian aliran (flowchart), bagian aliran data (data flow diagram), table keputusan
(decision table), diagram gantt (gant chart), dan program computer (CASE atau
computer aided software engineering). Semua alat bantu tersebut akan dibahas dalam
makalah ini.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Bagan Aliran (flowchart)

Flowchart (bagian aliran) adalah gambar yang menggunakan lambang-

lambang baku untuk menggambarkan system atau proses. Flowchart memiliki
beberapa lambang yang sudah digunakan dalam pengembangan system, baik dalam
system manual maupun system komputerisasian. Beberapa lambang tersebut tampak
pada gambar berikut.

Berdasarkan hal yang di gambarkan, flowchart ada 3 macam, yaitu:

1. Flowchart dokumen
2. Flowchart system atau prosedur
3. Flowchart program

Data Sumber data Input manual

proses keputusan bersyarat proses manual

2
documenter cetak tampilan layar struk/kertas

terminal (mulai-selesai) penghubung satu halaman penghubung halaman lain

memori internal data sequential data on-line

Gambar 10.1 berbagai lambang flowchart

Flowchart Dokumen

Flowchart dokumen adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan

aliran dokumen dalam suatu proses. Flowchart system menunjukan asal dokumen,
tujuan dokumen, kegunaan dokumen, dan berbagai tindakan yang diperlukan
sehubungan dengan aliran dokumen tersebut. flowchart ini hanya menggunakan
lambang dokumen.

Flowchart dokumen bermanfaat untuk menganalisis pengendalian suatu

system atau menganalisis pemisahan wewenang dan tanggung jawab.

Flowchat dokumen dibuat secara berkolom dan masing-masing kolom

mewakili suatu unit atau entitas. Hubungan antar unit yang sekaligus menunjukkan
arus dokumen ditunjukkan dengan tanda panah.

pembeli Bagian penjualan Bagian gudang

3
 Purchase Purchase
order order
PO

Permintaan
Permintaan barang
barang

Faktur Purchase
penjualan order

Gambar 10.2 flowchart dokumen, hanya menggambarkan aliran dokumen

Flowchart Sistem Atau Prosedur

Flowchart system adalah diagram yang menggambarkan urut-urutan kegiatan

dalam menjalankan suatu prosedur, misalnya prosedur penjualan, prosedur
pembelian, dan prosedur penagihan.

Flowchart system mirip dengan flowchart dokumen, terutama dalam

penggunaan kolom yang mewakili masing-masing entitas atau unit yang terkait dalam
system. Perbedaannya terletak pada lambang yang digunakan, sudah lebih bervariasi,
karena tidak hanya lambang dokumen yang dilibatkan dalam flowchart ini.

pemasok Bagian akuntansi Bagian keuangan bendahara

4
 Invoice Invoice
(tagihan) (tagihan)

cocok
Perintah Cek/bukti
membayar pembayara
nnnn

Permintaan
barang

Gambar 10.3 flowchart system, dapat menggunkan berbagai lambang flowchart.

Flowchart Program Atau Data

Flowchart program adalah serangkaian gambar yang menggambarkan arus

data dan proses yang ada dalam suatu program computer. Flowchart ini biasanya
diawali dan diakhiri dengan tanda terminal flowchart program dapat menggunakan
berbagai lambang yang diperlukan.

mulai

5
 Input barang
unit

Jumlah=

unit x harga

Jumlah> 50.000
Diskon = 10%

Fakturpenj
ualan

selesai

Gambar 10.4 contoh flowchart program

Program untuk menggambarkan flowchart (rata-rata dapat didownload Cuma-Cuma

dari internet) adalah:

 Microsoft visio
 Smartdraw (www.smartdraw)
 Patton-patton (www.patton-patton.com)
 Pacestar (www.pacestar.com/edge)

6
 Pedoman menggambar flowchart
a. Pahami system yang akan digambar flowchartnya. Hal ini bisa
dilakukan dengan membaca buku prosedur, mewawancarai para
pemakai, atau ikut melihat jalannya system.
b. Identifikasi unit atau satuan usaha yang akan digambar flowchartnya.
Unit ini dapat berupa departemen, fungsi tertentu, atau bahkan pihak
luar. Perhatikan juga berbagai proses dan dokumen yang dilibatkan
dalam system.
c. Bila melibatkan beberapa entitas, bagian, atau cara orang, buatlah
beberapa kolom dan masing-masing kolom digunakan untuk satu
entitas, bagian, atau orang.
d. Gambarlah proses normal suatu siste. Bila ada pengecualian,
gambarkan di tempat terpisah.
e. Gambarlah flowchart dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
f. Gambarkan awal dan akhir yang jelas.
g. Pelajari ulang dan bila perlu, adakan perubahan agar flowchart
menjadi mudah dimengerti dan terlihat baik.

Flowchart memliki manfaat bagi penggambaran suatu system atau prosedur.

Berbagai manfaat flowchart adalah sebagai berikut:

1. Lebih meringkas daripada menggunakan kata-kata, karena suatu system

merupakan kumpulan prosedur yang apabila diceritakan dengan kata-kata
akan cukup panjang.
2. Sudah banyak dikenal orang, terutama dalam lingkungan system. Lambang-
lambang flowchart sudah mulai dikenal orang sebelum tahun 1960-an.
3. Fleksibel, karena dapat digunakan untuk menggambarkan berbagai objek,
seperti yang sudah dicontohkan di atas, yaitu ada arus dokumen, arus program
dan data, dan arus kegiatan suatu system.

7
 Meskipun demikian, flowchart juga memiliki beberapa kelemahan. Beberapa
di antara kelemahan tersebut adalah:

1. Flowchart dapat digambar dalam beberapa halaman, sehingga kadang-

kadang sulit diikuti.
2. Flowchart harus dibaca saat urut, sejak mulai hingga selesai. Padahal bisa
saja seorang system analisis perlu melihat sebagian suatu proses saja.

2.2 Diagram Aliran Data (DFD)

Diagram aliran dara atau data flow diagram (DFD) adalah diagram yang
digunakan untuk menggambarkan aliran data dan informasi dalam suatu system. DFD
menggunakan lambang-lambang berikut ini :

Lambang proses atau sistem, bisa dipilih salah satu saja. Misalnya : sistem penjualan,
system penggajian.

Lambang entitas (bisa orang atau unit organisasi), misalnya manajer, kasir,
pelanggan.

8
Lambang file data atau table, misalnya table karyawan, table pelanggan.

Arus data, menunjukkan data yang dipindahkan dari satu lambang ke lambang yang
lain.

Langkah-langkah untuk menggambar DFD dapat dilihat pada bingkai berikut ini :

Pedoman Menggambarkan DFD

1. Pahamilah system secara keseluruhan, hal ini bisa dilakukan dengan membaca
buku prosedur, mewawancarai para pemakai, atau ikut melihat jalannya sistem.
2. Tentukan batas-batas dan komponen system.
3. Rancanglah diagram konteks (contexs diagram), yaitu hubungan antar satu
lambing proses dengan beberapa entitas.
4. Identifikasi aliran data, dari satu entitas ke system atau sebaliknya.
5. Identifikasi file penyimpanan data.
6. Identifikasi sumber data dan tujuan data.
7. Berilah nama semua elemen DFD.
8. Aturlah susunan DFD, apabila terpusat disatu bagian halaman saja.
9. Berilah nomer urut untuk masing-masing proses.
10. Buatlah desain akhir yang sepi.

Cara Menggambar DFD

9
Sebagai contoh cara menggambar DFD, kita gunakan contoh sebuah system
penjualan yang ada di supermarket.

Contoh sistem penjualan yang ada di supermarket kita gunakan sebagai contoh
pembuatan DFD. Dalam system penjualan tersebut, pembeli memilih barang yang
akan dibelinya. Setelah selesai pembeli akan menyerahkan kepada kasir untuk
diinput. Setelah input dan diketahui jumlah rupiah pembelanjaan, pembeli membayar
dan menerima nota penjualan. Pada sore atau malam hari, kasir dapat mencetak
laporan total penjualan hari tersebut untuk diserahkan kepada manajemen.

Langkah-langkah untuk menggambar DFD system penjualan tersebut adalah sebagai

berikut :

a. Mulailah menggambar sistem dibagian tengah. Berilah nama system yang

digambar, misalnya “sistem penjualan”.

Sistem
penjualan

b. Gambarlah entitas yang bertugas meng-input data ke dalam system di bagian

kiri gambar tersebut. Entitas yang menginput data ke dalam system adalah
kasir. Hubungkan dengan garis dan berilah nama terhadap aliran data ini,
misalnya “data_penj”. Pembeli hanya menyerahkan barang kepada kasir, tidak
“mengalirkan” data, sehingga tidak dianggap sebagai entitas yang meng-input
data. Gambarnya menjadi seperti berikut ini :

Data_penj Sistem
Kasir penjualan

10
 c. Gambarlah entitas yang menerima keluaran dari sistem disebelah kanan
lingkaran. Ada dua pihak yang menerima keluaran sistem, yaitu pembeli dan
manajemen. Masing-masing dihubungkan dengan garis dan masing-masing
diberi nama, misalnya “nota_penj” untuk pembeli “info_penj” untuk
manajemen.

nota_penj
Pembeli

data_penj Sistem
Kasir penjualan

info_penj

Manajeme
n

Diagram konteks adalah DFD yang paling awal dibuat. DFD ini sering juga
disebut dengan DFD level 0. Didalam DFD level 0, belum dimunculkan lambang
table atau file data.

DFD level 0 dapat dirinci lagi menjadi DFD level 1 dapat terdiri atas beberapa
lambing sistem dan beberapa hlaman. Sebagai contoh, DFD diatas dapat dirinci
menjadi seperti tampak pada gambar berikut :

11
 Nota_penj
Pembeli

1.1
Kasir Data_penj 1.2 info_penj
Input data
brang Input data Manajeme
brang n

Tabel barang Tabel penjualan

Level 0 sudah memasukkan lambang table atau file data.

d. Buatlah dilembar terpisah, sebuah kamus data (data dictionary), yaitu daftar
berbagai istilah yang digunakan dalam pembuatan DFD. Dalam contoh diatas
kamus data kurang lebih akan berisi data berikut ini.

12
Contoh kamus data

Nama aliran data :

Data_penj kode_brg

Unit_brg

Nota_penj tgl_transaksi,jam,nama_toko

kode_brg, nama barang

unit_brg, satuan, harga_total

jumlah

Info_penj kode_brg

Unit_brg

Nama variabel :

Kode_brg digunakan sebagai primary key data barang terdiri atas

9 digit, digit pertama menunjukkan kelompok barang

1= makanan dan minuman kalengan

2= buah-buahan dan sayuran segar

3= daging dan ikan

Unit_brg digunakan untuk menunjukkan banyaknya barang yang

dijual terdiri atas angka bialngan bulat, harus lebih besar

dari 0

13
Program Komputer

Program komputer untuk menggambarkan DFD, sebenarnya sama dengan

program komputer untuk membuat flowchat, karena memiliki kemampuan yang
sama. Program-program tersebut di antaranya adalah :

 Microsoft Visio
 Smartdraw
 Chartist

2.3 Tabel Keputusan

Tabel keputusan (decision table) adalah table yang digunakan untuk

menganalisis pembuatan keputusan dengan berbagai syarat. Table ini terdiri dari
beberapa baris dan kolom. Perhatikan contoh berikut ini :

Syarat Nilai Syarat

Karyawan tetap Y Y Y Y T T T T
Masa kerja 5 tahun lebih Y Y T T Y Y T T
Sudah berkeluarga Y T Y T Y T Y T
Fasilitas Nilai Keputusan
Pinjaman jangka panjang
Cuti panjang
Menempati rumah dinas
Gaji ke-14

Pada table keputusan diatas terlihat ada dua kelompok baris, yaitu kelompok
syarat dan kelompok fasilitas. Kelompok syarat terdiri atas syarat (dalam contoh di
atas ada tiga syarat, yaitu karyawan tetap, masa kerja 5 tahun lebih, dan sudah
berkeluarga) dan nilai syarat (berisi Y dan T) yang terdiri dari 8 kolom (berasal dari
2kolom atau 23).

14
 Dibaris fasilitas terdiri atas beberapa baris, yang berisi berbagai keputusan
yang harus diambil berdasarkan syarat-syarat yang ada di baris syarat. Di sebelah
kanan terdapat kolom-kolom yang berisi keputusan yang harus dibuat.

Langkah-langkah membuat tabel keputusan adalah sebagai berikut :

a. Buatlah tabel yang terdiri atas empat bagian. Bagian kiri diisi dengan syarat
dan fasilitas.

Syarat Nilai Syarat

Fasillitas Nilai Keputusan

b. Isilah syarat dan keputusan dengan syarat dan keputusan yang ada, sehingga
terisi semua, seperti tampak pada gambar berikut.

Syarat Nilai Syarat

Karyawan tetap
Masa kerja 5 tahun lebih
Sudah berkeluarga
Keputusan Nilai Keputusan
Pinjaman jangka panjang
Cuti panjang
Menempati rumah dinas
Gaji ke-14

c. Buatlah kolom di nilai syarat dan nilai keputusan sebanyak 2 pangkat syarat,
atau 2syarat. Dalam hal ini syarat ada 3, sehingga 23 = 8. Table tersebut akan
menjadi seperti table berikut.

Syarat Nilai Syarat

Karyawan tetap                
Masa kerja 5 tahun
lebih                
Sudah berkeluarga                
Keputusan Nilai Keputusan

15
 Pinjaman jangka
panjang                
Cuti panjang                
Menempati rumah
dinas                
Gaji ke-14                

d. Pilih baris pertama syarat, yaitu karyawan tetap. Pada separoh kolom yang
ada diisi dengan Y (untuk ya) dan separoh sisanya diisi dengan T (untuk
tidak).

Syarat Nilai Syarat

Karyawan tetap Y Y Y Y T T T T
Masa kerja 5 tahun
lebih                
Sudah berkeluarga                
Keputusan Nilai Keputusan
Pinjaman jangka
panjang                
Cuti panjang                
Menempati rumah
dinas                
Gaji ke-14                

e. Perhatikan baris kedua pada kelompok syarat. Di bawah isian Y, separo diisi
dengan Y, separo lagi diisi T. di bawah isian T, lakukan hal yang sama.
Sekarang table tampak sebagai berikut.

Syarat Nilai Syarat

Karyawan tetap Y Y Y Y T T T T
Masa kerja 5 tahun
lebih Y Y T T Y Y T T
Sudah berkeluarga                
Keputusan Nilai Keputusan
Pinjaman jangka
panjang                
Cuti panjang                
Menempati rumah                

16
 dinas
Gaji ke-14                

f. Lakukan hal yang sama pada baris ketiga, sehingga table tersebut akan
menjadi seperti berikut.

Syarat Nilai Syarat

Karyawan tetap Y Y Y Y T T T T
Masa kerja 5 tahun
lebih Y Y T T Y Y T T
Sudah berkeluarga Y T Y T Y T Y T
Keputusan Nilai Keputusan
Pinjaman jangka
panjang                
Cuti panjang                
Menempati rumah
dinas                
Gaji ke-14                

g. Terakhir, isikan berbagai isiandi kolom keputusan yang sesuai dengan syarat.
Sebagai contoh, table tersebut akan menjadi sebagai berikut.

Syarat Nilai Syarat

Karyawan tetap Y Y Y Y T T T T
Masa kerja 5 tahun
lebih Y Y T T Y Y T T
Sudah berkeluarga Y T Y T Y T Y T
Keputusan Nilai Keputusan
Pinjaman jangka
. .     . .    
panjang
Cuti panjang . .     . .    
Menempati rumah
.   .          
dinas
Gaji ke-14 . . . . .   .  

Dari table di atas kita dapat mengetahui hal-hal berikut:

17
  Karyawan tetap, dengan masa kerja 5 tahun lebih, dan sudah berkeluarga
(berada di kolom pertama nilai syarat), akan mendapat fasilitas yang diberi
tanda . , yaitu pinjaman jangka panjang, cuti panjang, menempati rumah
dinas, dan gaji ke-14.
 Karyawan yang boleh menempati rumah dinas adalah karyawan yang
memenuhi syarat pada kolom pertama dan kolom ketiga.

Table keputusan relative mudah dibuat dan mudah dipahami. Untuk membuatnya
dapat digunakan program spreadsheet seperti MS Excel®.

2.4 Diagram Gantt

Diagram Gantt (Gantt Chart) adalah diagram berkolom yang menggambarkan

jadwal pelaksanaan kegiatan. Diagram ini terdiri dari dua kelompok kolom,
kelompok kiri berisi pekerjaan atau kegiatan, dan kelompok kanan terdiri atas jadwal
kegiatan. Perhatikan pada contoh berikut ini.

JANUARI FEBRUARI MARET

N
PEKERJAAN M M M M M M
O
1 M2 3 M4 1 M2 3 M4 1 M2 3 M4
1 Bentuk tim                        
2 Identifikasi masalah                        
3 Susun rencana kerja                        
Wawancara dengan
4 user                        
5 Desain sistem baru                        
6 Desain database                        
7 Tulis program                        
8 Uji coba sistem baru                        

Tabel Gantt juga dapat dibuat dengan computer, bahkan dengan berbagai
kelebihan, misalnya dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk, dapat dihubungkan
dengan data biaya, dan dengan berbagai variasi informasi lainnya. Contoh berikut ini

18
adalah tampilan Gantt yang dibuat dengan program MinuteMan Project Management
Software versi 6.6.

Program computer yang dapat digunakan untuk membuat table Gantt ada
beberapa, dan kebanyakan tersedia di Internet, di antaranya adalah:

 Microsoft Project®
 MinuteMan Project Management Software (http://www.minuteman-
system.com/index.htm)
 Asprova (http://www.asprova.com/en/kaizen/words/gantt.html)
 Smartdraw (www.smartdraw.com)
 123-project (www.123-project.com)
 Chartist (www.novagraph.com)

2.5 CASE

CASE (singkatan dari computer aided software engineering atau perancangan

software berbantuan computer) adalah program computer yang digunakan untuk
merancang system. Dengan program ini, perancang system dapat bekerja dengan
lebih cepat dan lebih baik, karena berbagai pekerjaan yang biasanya ditangani manual
dapat ditangani dengan computer.

Dalam perancangan system secara konvensional, perancang system akan

memulai dengan pendekatan IPO (input-proses-output). Pertama, perancang system
akan menganalisis input, diikuti dengan menganalisis proses, dan terakhir akan
merancang output. Dengan program CASE, perancang system akan menggunakan
pendekatan sebaliknya, yaitu output-input-proses.

Perancang system akan menanyakan kepada manajemen, informasi apa saja

yang akan dihasilkan oleh system. Setelah keluaran system diketahui, perancang
system akan mempelajari apa saja bahan-bahan inputnya. Setelah input dan output
diketahui, barulah perancang system akan merancang prosesnya. Apabila

19
dianalogikan, perancang system mirip dengan orang memasak. Juru masak akan
menentukan dulu masakan apa (output), lalu akan menentukan bahan-bahannya
(input), barulah terakhir menentukan cara memasaknya (prosesnya) bagaimana.

Program CASE saat ini sudah mulai banyak tersedia di pasar, beberapa di
antaranya adalah:

 BriefCASE
 PowerDesigner (www.sybase.com)

BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Proses di dalam sebuah system informasi terdiri atas banyak prosedur dan
melibatkan berbagai entitas (misalnya bagian penjualan, kasir, dan manajemen) serta

20
dokumen, sehingga sulit bagi seseorang untuk dapat segera memahami dan
mengevalusi suatu system. Agar system mudah dipahami, maka diperlukan model
dan alat bantu, yang dapat menggabarkan suatu system dengan sederhana dan mudah
dimengerti .
Untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tadi, diperlukan alat bantu
pengembangan dan pendokumentasian system. Ada beberapa di antaranya adalah
bagian aliran (flowchart), bagian aliran data (data flow diagram), table keputusan
(decision table), diagram gantt (gant chart), dan program computer (CASE atau
computer aided software engineering).

DAFTAR PUSTAKA

Kenneth C Laudon, 2007. Sistem Informasi Manajemen

21