SALES ORDER PROCESSING AND INTERNAL CONTROLS

BodyBrace Inc., dibentuk pada Februari 1997 dengan misi untuk mendesain,
memproduksi dan menjual serangkaian pakaian olahraga kompresi khusus dengan nama
merek ‘BodyBraces’. Mr. Davis sebagai CEO dan Presiden, memiliki 85% saham dan
seorang pengacara bernama Williams memiliki sisanya. Kantor bisnis saat ini berlokasi di
rumah Mr. Davis. Dia adalah satu-satunya tenaga penjualan untuk perusahaan dan
bertanggung jawab atas semua operasi perusahaan; tidak ada karyawan lain. BodyBrace tidak
memiliki fasilitas manufaktur apa pun. Mr. Davis meneruskan pesanan yang diterimanya ke
fasilitas manufaktur dan produk dikirim oleh pabrikan langsung ke pelanggan. Produk
tersebut berupa bantalan sendi untuk ligamen yang sensitif, untuk membantu meminimalkan
kemungkinan cedera terkait olahraga dan untuk memungkinkan pemulihan cedera dengan
cepat.
Pada peluncuran 'BodyBraces', Mr. Davis percaya bahwa produk tersebut akan
menarik bagi setiap atlet dan memasuki pasar pakaian olahraga senilai $ 50 miliar. Rencana
bisnis awal proyeksi penjualan tahunan sebesar $ 5 juta pada tahun ketiga operasi. 10 tahun
kemudian yang penjualan tahunan yang diproyeksikan belum terealisasi. Bahkan pada tahun
fiskal 2005, total penjualan berada di bawah $ 250.000. Dalam pertemuan dengan konsultan
pemasaran yang baru direkrut,konsultan berpendapat bahwa BodyBraces harus membangun
kesadaran produk di pasar melalui produksi masal dan distribusi produk masal. BodyBrace
sekarang membutuhkan pembiayaan eksternal dan mengusulkan untuk membiayai ekspansi
ini dengan menggunakan jalur kredit dengan bank lokal. Namun semua bank menunjukkan
bahwa kemampuan Mr.Davis untuk memperoleh pendapatan tergantung pada bukti
pembentukan model bisnis dengan pendendalian intenal yang efektif. Dari sudut pandang
inilah BodyBrace Inc. sekarang mencari layanan dari seorang akuntan untuk mengatur sistem
pengendalian internal yang memadai untuk bisnisnya.

Sistem Pasar dan Akuntansi Saat ini

Awalnya target pasar BodyBrace hanya tim olahraga profesional. Pertama
BodyBraces dijual pada bulan April 1997 ke Washington Redskins. Saat ini 22 dari 32 tim
NFL gunakan BodyBraces untuk cedera otot. Mr. Davis mengembangkan hubungan khusus
dengan tim sepak bola profesional setelah punggungnya yang cedera sangat melukai pangkal
pahanya. Mr. Davis menghubungi pelatih pelatihan dan menawarkan BodyBrace untuk
memungkinkan pemain untuk pulih dengan cepat dan bermain di pertanidngan NFL.
Berdasarkan keberhasilan ini tim profesional telah menjadikan BodyBrace sebagai bagian
standar dari resimen pengurangan cidera sejak 2002 hingga saat ini. Berbagai Program
Pelatihan Atletik lainnya sudah mulai menggunakan BodyBraces sebagai perlengkapan
standar dalam resimen perawatan otot mereka. BodyBrace Inc juga telah memenangkan
kontrak dengan pemerintah yakni dengan Angkatan Bersenjata AS dan tim Olimpiade AS.
Perusahaan telah menggunakan berbagai metode untuk menjangkau pelanggan baru.
Mr. Davis melakukan penjualan langsung ke pelatih tim untuk ciptakan kesadaran akan
produknya. Dia juga menggunakan surat massal ke berbagai organisasi dan klub anggota dan
juga telah tampil di Real Sports TV bersama Brian Gumbel, tampil di Televisi Olahraga
Publik Brooklyn di New York dan di radio lokal Richmond. Dia juga memiliki artikel tentang
perusahaannya yang diterbitkan di Baltimore Business Jurnal. Sayangnya hal tersebut
memberikan hasil yang diinginkan. Pemeriksaan sistem akuntansi saat ini mengungkapkan
bahwa sistem akuntansi BodyBrace tidak mampu menangani pertumbuhan penjualan yang
cepat.
Strategi Pemasaran Baru dan Sistem Akuntansi yang Diusulkan
Kegagalan untuk mencapai volume penjualan yang diinginkan telah memaksa
perusahaan untuk mengubah strategi pemasarannya. Baru-baru ini Mr. Davis
mempertahankan konsultan pemasaran untuk mengembangkan dan menerapkan strategi
pemasaran yang lebih efektif dan fokus. Selain dibuat khusus produk, strategi baru juga untuk
produksi massal dari BodyBraces dan untuk dijual ke segmen pasar yang lebih besar. Target
pasar termasuk orang yang aktif secara fisik dari segala usia. Perusahaan akan mengejar
kampanye iklan yang agresif menggunakan beberapa saluran media untuk menciptakan
kesadaran produk. BodyBrace akan menampilkan produknya di berbagai sekolah, perguruan
tinggi, dan acara olahraga. Brosur akan ditempatkan di rumah sakit, pusat kebugaran, spa
kesehatan, kantor dokter, dan fasilitas medis lainnya. Proyeksi adalah untuk menjual
setidaknya 50.000 item pada tahun pertama (2007). Strateginya adalah membangun
pendapatan sambil menciptakan kesadaran produk dengan secara agresif menjual barang-
barang dengan harga lebih rendah. Penjualan diproyeksikan menjadi dua kali lipat untuk
tahun 2008 dan akan tumbuh setelah itu. Perusahaan akan terus melakukan outsourcing
pembuatan produk tetapi sekarang perlu menyimpan persediaan yang cukup untuk
memfasilitasi pengiriman produk yang tepat waktu kepada pelanggan. Kantor dan gudang
baru akan disewa di Richmond, Virginia. Diperkirakan total 10 hingga 12 karyawan akan
diminta untuk menjalankan bisnis. Semua karyawan akan mendapatkan gaji pokok. Pesanan
penjualan akan diterima sebagai berikut:
1. Oleh rekan penjualan dari pelanggan melalui telepon atau faks (hanya kartu kredit).
2. Melalui Internet (hanya kartu kredit). Situs web akan diperiksa untuk pesanan secara
berkala sepanjang hari, dicetak dan diproses oleh rekanan penjualan.
Proyeksi keuangan menunjukkan bahwa BodyBrace perlu mengamankan jalur kredit
$ 500.000 dari bank. Ini akan memungkinkan perusahaan untuk menyimpan persediaan serta
membeli beberapa aset tetap seperti furnitur dan peralatan yang diperlukan untuk mulai
beroperasi pada skala ini. Dana ini juga akan menutupi biaya operasional perusahaan untuk
jangka waktu enam bulan. Untuk mengimbangi pertumbuhan penjualan yang cepat,
perusahaan sekarang perlu membangun sistem yang lebih baik untuk melacak semua
transaksinya. Saat berkonsultasi dengan akuntannya, akuntan menyanggupi akan
membuatkan sistem informasi akuntansi untuk perusahaan Mr. Davis. sistem dirancang
secara akurat akan menangkap semua transaksi finansial dan nonfinansial dari bisnis untuk
memungkinkan operasi sehari-hari yang efisien serta membantu manajemen dalam membuat
keputusan untuk perusahaan. Sistem akan memberikan laporan keuangan bulanan dan
tahunan serta manajemen pendukung dengan memberikan laporan ringkasan rutin, laporan
pengecualian, dan laporan sementara yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem
akan membuat pengendalian internal yang memadai untuk perusahaan yang diminati
sebagian besar bank. Semua prosedur akan didokumentasikan dengan diagram alur yang
sesuai untuk memfasilitasi pelatihan karyawan baru.
Pernyataan Standar Audit (SAS) No. 78 mendefinisikan pengendalian internal sebagai
suatu proses yang dilakukan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lain entitas, yang
dirancang untuk memberikan jaminan yang wajar mengenai pencapaian tujuan berikut ini.
kategori: a) keandalan pelaporan keuangan, b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan c)
kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Istilah proses digunakan karena
pengendalian internal dipandang bukan sebagai satu peristiwa atau keadaan, tetapi sebagai
serangkaian tindakan yang dilakukan melalui manajemen dasar entitas. Pengendalian internal
adalah proses yang dinamis. Mr. Davis menyadari fakta bahwa bahkan karyawan terbaik pun
perlu dilatih dan diawasi. Dia tidak tahu pengendalian internal apa yang diperlukan untuk
menjaga aset perusahaannya dengan aman dan belum pernah mendengar SAS No. 78 hingga
saat ini