MAKALAH

PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

DISUSUN

NAMA : LILI LESTARI

KELAS : XI OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

DINAS PENDIDIKAN PROPINSI JAMBI

SMK N 2 KABUPATEN TEBO
TAHUN AJARAN 2020

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala Rahmat-NYA sehingga makalah
ini dapat tersusun hingga selesai. Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas
bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi
maupun pikirannya, sehingga saya dapat menyelesaikan pembuatan makalah ini dengan
Judul “ Makalah Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor ”.

Dalam makalah ini membahas Definisi, Tujuan Dan Manfaat, Karakteristik, Prinsip-
Prinsip, Cara Atau Proses, Prosedur Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor. Akhirnya saya
sampaikan terima kasih atas perhatiannya terhadap makalah ini, dan penulis berharap
semoga makalah ini bermanfaat bagi diri saya sendiri dan khususnya pembaca pada
umumnya. Tak ada gading yang tak retak, begitulah adanya makalah ini.

Dengan segala kerendahan hati, saran-saran dan kritik yang konstruktif sangat saya
harapkan dari para pembaca guna peningkatan pembuatan makalah pada tugas yang lain dan
pada waktu mendatang.

Rimbo Bujang, 8 Mei 2020

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

Halaman judul ................................................................................................................. i

Kata pengantar................................................................................................................ ii
Daftar isi .......................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ............................................................................................... 1
1.2 Batasan Masalah ........................................................................................... 2
1.3 Tujuan ........................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi .......................................................................................................... 4
2.2 Tujuan Dan Manfaat ..................................................................................... 4
2.3 Karakteristik Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor ............................... 4
2.4 Prinsip-Prinsip Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor ............................ 5
2.5 Cara Atau Proses Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor ........................ 6
2.6 Prosedur Pengadaan Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor .................. 7
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan .................................................................................................... 9
3.2 Saran ............................................................................................................ 9
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................... .... 10

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Seperti yang dijelaskan dalam UU No.20 tahun 2003 Sisdiknas tepat BAB IX pasal
35 mengenai Standar Nasional Pendidikan meliputi kategori standarisasi. Terdiri atas isi,
proses, kompetensi lulusan, tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, pengelolaan,
pembiayaan, dan penilaian pendidikan yang harus ditingkatkan secara berencana dan
berkala. Khusus mengenai sarana prasarana ini menyangkut akan hal-hal yang berkaitan
dengan apa saja barang ataupun jasa baik itu yang bergerak, tidak bergerak, binatang
ternak ( hewan), serta meliputi persedian (stock). Kesemua hal itu harus diatur dan
dimanajemen agar bisa difungsikan dan ditempatkan sesuai dengan fungsinya.

Kemudian menyangkut hal manajemen sarana prasarana ini, mak tentu akan
dipenuhi beberapa langkah atau tahap fungsi sesuai juga beberapa aspek yang menajdi
pandangan fungsi dalam manajemen. Fungsi dalam manajemen sarana dan prasarana ini
dimulai dari perencanaan mengenai apa saja sarana prasarana ( sapras ) yang dibutuhkan
dengan menganalisa dan mengkaji hal-hal yang penting yang dibutuhkan untuk suatu
sekolah misalnya. Kegiatan atau fungsi manajemen sapras ini bisa diistilah dengan suatu
siklus, lalu siklus kedua yang akan ditempuh yakni melakukan pangadaan sapras itu
sendiri.

Pengadaan sapras pendidikan sendiri memiliki arti “ keseluruhan kegiatan yang

dilakukan untuk menghadirkan atau menyediakan ( dari tidak ada menjadi ada ) semua
sarana prasarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana
atau usul kebutuhan yang telah ditetapkan” Syahril (2012 : 39). Dapat dipahami bahwa
siklus kedua ini merupakan lanjutan dari siklus pertama, setelah data mengenai sapras
ini dianalisa apa yang benar-benar dibutuhkan oleh satuan pendidikan serta juga
menetapkan aturan yang berlaku, maka baru sapras itu diadakan untuk satuan
pendidikan.

1
1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa Definisi Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor?

2. Pengadaan Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor?
3. Tujuan Dan Manfaat Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor?
4. Bagaimana Karakteristik Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor?
5. Bagaiman Prinsip-Prinsip Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor?
6. Bagaimana Cara Atau Proses Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor?
7. Bagaimana Prosedur Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor?

1.3 TUJUAN

1. Mengetahui Definisi Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor.

2. Mengetahui Tujuan Dan Manfaat Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor
3. Mengetahui Karakteristik Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor
4. Mengetahui Prinsip-Prinsip Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor
5. Memahami Cara Atau Proses Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor

2
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 DEFINISI
Menurut gunawan, (1996:135) mengatakan bahwa pengadaan sarana dan
prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan
jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Sedangkan menurut daryanto, (2001:51) bahwa
prasarana berdasarkan etimologi berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan
pendidikan.
Menurut Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana
prasarana yang dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan
mengembangkan sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan
peralatan dapat memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap.
Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam
Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa
pemerintahan yakni menyatakan “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan
pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara
swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”.
2.2 TUJUAN DAN MANFAAT
Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan adalah
pengadaan sarana prasarana pendidikan. Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di suatu
sekolah menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab
lain yang dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk
menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan
perlengkapan pendidikan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua
pengadaan perlengkapan sekolah itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan di
sekolah.

2.3 KARAKTERISTIK PENGADAAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

KANTOR
Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat di
tegaskan bahwa perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah.
Perencanaan perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham,
melainkan upaya memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang akan datang
dan bagaimana pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan
realistis tentang kondisi sekolah.

3
 Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul terpenuhi, semua pihak yang di libatkan
atau di tunjuk sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu
mengetahui dan mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di
miliki, dana yang tersedia, dan harga pasar.
Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu di perhatikan adalah
organisasi kurikulum sekolah, metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.
Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu
sebagai berikut :

− Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.

− Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi
sarana prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.
− Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam
pengadaan perlengkapan sekolah.
2.4 PRINSIP-PRINSIP PENGADAAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA
KANTOR
Dalam rangka pengadaan atau memilih dan pemeliharaan alat-alat atau
perlengkapan sekolah sebagai satuan pendidikan merupakan tanggung jawab dari
pemimpin sekolah atau kepala sekolah. Maka kepala sekolah itu harus mampu untuk
mengetahui bukan saja ilmu yang berkenaan dengan prinsip-prinsip gedung serta
mempunyai ilmu yang cukup banyak berkenaan dengan alat-alat atau perkakas kantor
baik itu kursi, meja, bangku dan lain sebagainya. Menyangkut akan adanya prinsip dalam
pengadaan ini yang harus dipahami oleh pemimpin pendidikan serta dijadikan pedoman
yakni sebagai berikut :
1. Bahwa semua orang yang ikut menggunakan secara teratur mengenai peralatan
tersebut haruslah dilibatkan dalam proses pemilihan ( pengadaan ).
2. Peralatan sekolah hendaknya serasi dengan interest kebutuhan dan kematangan
anak. Peralatan tersebut haruslah mudah dipindahkan dan mudah diatur.
3. Ukuran peralatan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan murid, maka disini
dalam rangka pengadaan peralatan sekolah dibuat berbeda-beda setiap kelas
sehingga dapat disesuaikan dengan peradabaan besar kecilnya anak.
4. Lebih baik yang bervariasi maksudnya peralatan ini bentuk dan ukurannya
berbeda sehingga lebih menarik dan mudah disesuaikan dengan kenpentingan
kelas tersebut.
5. Semua kelas hendaknya tidak diberi peralatan yang sama persis. Maka semakin
berbeda tingkatnya maka berbeda pula tentang peralatannya ( misanya untuk
Sekolah Dasar berbeda dengan Sekola Menengah Pertama.
6. Kemungkinan dengan peralatan yang akan dibeli harsulah perhatian Hendra dan
Wasty ( 1982 )
Disamping itu ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk
proses pengadaan ini yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan
barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip :

4
 a) efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan
dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam
waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
b) efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah
ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan
sasaran yang ditetapkan.
c) terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia
barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang
sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria
tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
d) transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan
barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi,
hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi
peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada
umumnya;
e) adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua
calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan
kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;
f) akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat
bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan
masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam
pengadaan barang/jasa.
Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip
sebagai berikut:
a) Harus betul-betul merupakan proses intelektual;
b) Di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai
masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi
sekolah;
c) Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;
d) Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik
jumlah, jenis, merek, dan harganya.

2.5 CARA ATAU PROSES PENGADAAN PENGADAAN SARANA DAN

PRASARANA KANTOR
Kebutuhan akan sarana dan prasarana di sekolah haruslah direncanakan. Sebagai
manajer pendidikan, kepala sekolah haruslah mempunyai proyeksi kebutuhan sarana dan
prasarana untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Proyeksi kebutuhan
akan sarana dan prasana sekolah dibuat dengan mempertimbangkan dua aspek, ialah
kebutuhan aspek pendidikan di satu pihak dan kemampuan sekolah di pihak lain.

5
 Sarana dan prasarana yang berupa gedung, sangat bagus kalau dibuat maketnya,
agar dapat diproyeksikan arah pengembangannya. Arah pengembangan tersebut, tentu
sejalan dengan proyeksi kebutuhan di masa yang akan datang. Guna memproyeksikan
kebutuhan sarana dan prasarana sekolah di masa yang akan datang, data tentang
perkembangan peserta didik, data tentang kebutuhan layanan pendidikan terhadap
mereka, data tentang kebutuhan berbagai macam ruangan baik untuk teori maupun
praktik, haruslah dapat di identifikasi. Dengan menggunakan analisis regresi, proyeksi
kebutuhan 5 tahun, 10 tahun dan 25 tahun kedepan akan dibuat.
Imron dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan
bahwa ada sejumlah langkah-langkah perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana
sekolah sebagai berikut :

− Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh

setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
− Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu,
misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
− Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia sebelumnya.
− Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia.
bila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka
perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah
direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua
perlengkapan yang urgen segera di daftar
− Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau
anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka
perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.

2.6 PROSEDUR PENGADAAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

KANTOR
Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80
tahun 2003 yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007.
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur
sebagai berikut:
1. Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
2. Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada
pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.

6
4. Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat
persetujuan dari pihak yang dituju.
5. Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke
sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.
Contoh Implementasinya:
Sekolah melakukan analisis kebutuhan, kemudian mengklasifikasikan dan
membuat proposal yang ditujukan ke Pemerintah melalui Dinas Tingkat II. Bila
disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan
dari pihak yang dituju. Apabila sudah disetujui biasanya dinas mengirim barang
tersebut dengan sendirinya (dikirim dari Dinas Pendidikan Tk. II). Biasanya Dinas
Pendidikan Tk. II mengirim barang tersebut sesuai dengan laporan bulanan/berkala
yang dibuat oleh sekolah untuk KASI, namun untuk saat ini kadang sekolah mendapat
blangko daftar isian.
Pengadaan daftar isian pengadaan barang yang dibutuhkan sekolah terutama barang
atau sarana dan prasarana yang menunjang proses belajar mengajar seperti buku
pedoman, buku pelajaran. Setelah itu blangko dikirim kembali ke Dinas Pendidikan
Tk. II kemudian jika barang ada maka dengan cepat dikirim ke sekolah begitu juga
dengan alat peraga. Sedangkan sarana dan prasarana seperti perabot (meja, kursi,
lemari, dan bangku) dikirim langsung dari Pemerintah Pusat untuk beberapa tahun
sekali. Biasanya ada seorang guru yang ditunjuk khusus oleh Kepala Sekolah atau
Dinas Tk. II melalui pelatihan atau lokakarya. Selain bamtuan dari Pemerintah
sekolahpun kadang-kadang mengadakan dana swadaya dari masyarakat atau komite
sekolah atau ada lembaga yang menyerahkan bantuan berupa buku tulis atau
seragam siswa.

7
 BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa
yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun
oleh penyedia barang/jasa.
1. Sarana olahraga adalah sumber daya pendukung yang terdiri dari segala bentuk dan
jenis peralatan serta perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan olahraga.
Sedangkan prasarana olahraga adalah sumber daya pendukung yang terdiri dari
semua lapangan dan bangunan olahraga.
2. Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana
dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan dalam
rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yaitu berupa pembelian,
pembuatan sendiri, penerimaan hibah atau bantuan, penyewaan, pinjaman,
pendaurulangan, penukaran dan perbaikan.
4. Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun
2003 yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007.

3.2 SARAN
Semoga makalah ini dapat menjadi bahan penambah wawasan bagi para
mahasiswa dan dosen khususnya jurusan administrasi pendidikan. Sangat dibutuhkan
sekali kritik dan saran yang dapat membangun kesempurnaan makalah ini.

8
 DAFTAR PUSTAKA
https://www.academia.edu/35188440/makalah_Manajemen_pengadaan_Sarana_prasara
http://lsmnur.blogspot.com/2016/01/pengadaan-sarana-dan-prasarana.html
http://nadacuam.blogspot.com/2014/11/makalah-pengadaan-sarana-prasarana.html
http://makalahkuki.blogspot.com/2019/04/makalah-pengadaan-sarana-dan-prasarana.html