LAPORAN KERJA

13 JUNI 2020 RENCANA KERJA PENERAPAN

QUALITY ASSURANCE

Oleh : WISBANG PURITANO / Management Trainee

DEPARTEMEN COR /
PT. UNTUNG BERSAMA SEJAHTERA
1. INTRODUCTION

1.1 Konsep Pemahaman Quality Assurance

Quality Assurance (QA) adalah Suatu kepastian atau kepercayaan terhadap
produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Intinya Quality Assurance menjamin
kualitas produk yang dihasilkan dan proses pembuatan produk sesuai dengan
standar dan persyaratan yang telah ditentukan. Erat kaitan dengan definisi Quality
Assurance, standar kualitas ini terbentuk dari sebuah kesepakatan antara kedua pihak
(Produsen dan Customer). Produsen di sini bertindak sebagai pihak yang membuat
atau melakukan produksi, sehingga mengetahui tingkat kesulitan selama proses
perancangan hingga finishing (produksi), sedangkan customer bertindak sebagai
pihak pemesan produk yang juga berhak menentukan kualitas hasil produk yang
diinginkan. Keduanya akan bertemu pada sebuah kesepakatan kualitas produk dan
Quality Assurance ini-lah yang menjamin kesepakatan tersebut selalu terpenuhi.

1.2 Pentingnya Penerapan Quality Assurance

QA akan memastikan bahwa produk perhiasan yang dikembangkan memiliki
kualitas yang baik serta terbebas dari masalah pada setiap tahapan proses. Tim QA
akan menguji, mengidentifikasi, serta memberikan solusi akan kekurangan yang
ditemukan sebelum dikirimkan ke departemen atau bagian lain dan pamungkasnya
sebelum produk ditawarkan ke publik/customer. Hal ini akan membantu perusahaan
terhindar dari image yang buruk karena produk perhiasan tidak sesuai dengan harapan
maupun kesepakatan.
 QA penting diterapkan sebelum adanya QC, sebagaimana sifatnya yang preventif
atau pencegahan sebelum suatu permasalahan ditemukan atau diidentifikasi. Ketika
permasalahan kualitas ditemukan saat proses QC, semua pihak tentu bisa mengetahui
kesalahan terjadi pada proses atau bagian yang mana, namun tentu memerlukan biaya
dan waktu yang lebih besar untuk diperbaiki. Sebagai contoh kesalahan terjadi setelah
proses KSM dikarenakan proses amplas yang salah dan akhirnya membuat 1 bon
harus reject karena tidak juga dapat dilakukan reparasi. Sehingga berikut ini adalah
gambaran pengeluaran biaya yang ditanggung.
Jika pekerjaan berlangsung Normal:
(Total Biaya keseluruhan proses ¾ + Biaya pada proses KSM)
Jika pekerjaan harus diulang karena barang reject saat selesai KSM:
(Total Biaya keseluruhan proses ¾ + Biaya pada proses KSM + Total Biaya
keseluruhan proses ¾ + Total Biaya Lebur + Sanksi Biaya keterlambatan).
Dengan adanya gambaran matematis yang sederhana ini maka seharusnya
perusahaan dapat menghemat biaya produksi hampir 2-3 kali jika menerapkan QA
pada tahap perancangan produk sehingga dapat dijamin proses telah standard dan
hasil sesuai dengan permintaan customer ditambah dengan bonusnya berupa Re-order
Plan sebagai keuntungan dari customer satisfaction.
2. OBJECTIVE

2.1 Goal Setelah Penerapan Quality Assurance

Goal atau tujuan dengan adanya penerapan Quality Assurance berdasarkan
harapan dari Departemen adalah Zero M-Complaint. Hal ini berarti ke depannya COR
tidak lagi mendapatkan complaint baik tentang kualitas produk yang dihasilkan
maupun kesalahan lain diluar kualitas produk. Dengan adanya Goal yang telah
ditetapkan tersebut, diharapkan semua pihak (baik ¾ dan finishing COR) dapat
bekerja sama dan kontribusi dalam mewujudkan Zero M-Complaint.

Gambar 2.1 Quality Metrics

 Pada Quality Metrics terdapat beberapa kriteria yang dapat dipilih dan
kemudian dibuat prioritas dalam pencapainnya nanti. Berkaitan dengan Goal yang
diinginkan Departemen COR dengan adanya Quality Assurance, maka tim QA
memilih kriteria Customer Satisfaction sebagai prioritas utama dikarenakan
berkaitan erat dengan materi M-Complaint dari customer.

3. DEFINITION & TERMS

3.1 KONSEP QUALITY
Kualitas adalah sesuatu yang sesuai atau memenuhi standar yang ditetapkan.
Dalam
kaitannya dengan dunia bisnis (untuk semua lini atau segmentasi perusahaan), kualitas
berarti sesuatu yang sesuai atau telah memenuhi standar yang disepakati bersama
dengan pelanggan sehingga timbul kepuasan pelanggan. Berikut ini definisi kualitas
menurut beberapa ahli.
Menurut Edwards W.Deming, kualitas adalah “satisfy customers needs”yang
berarti memuaskan kebutuhan dari konsumen. Deming juga yang mempelopori
gerakan Plan, Do, Check, Action (PDCA).
Menurut ISO 9000-2000, kualitas adalah derajat atau tingkat karakteristik yang
melekat pada produk yang mencukupi persyaratan atau keinginan.
Menurut Joseph M. Juran, Kualitas adalah “fitness for use” yang berarti
kesesuaian dengan pengguna.
Menurut Phillip B. Crosby, kualitas adalah “conformance to reguerements” yang
berarti kesesuaian terhadap persyaratan.

3.2 QCDSME
QCDSME atau kepanjangan dari Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale,
Enviroment adalah poin-poin penting yang diperhatikan dalam pencapaian sebuah
target, dalam hal ini target adalah peningkatan kualitas. Berikut ini merupakan
penjabaran target dari 6 sudut pandang.
1. Quality artinya kualitas dari produk atau jasa
2. Cost artinya biaya rendah-harga murah
3. Delivery artinya kualitas penyampaian produk (tepat waktu)
4. Safety artinya kualitas dari keamanan hasil pekerjaan
5. Morale artinya kualitas dari semangat pelayanan
 6. Environment artinya kualitas dari hal pendukung selain lima poin tersebut
3.3 Customer Expectation
Customer Expectation atau harapan dari pelanggan adalah salah satu tolok ukur
keberhasilan perusahaan membuat dan memasarkan sebuah produk. Dalam hal ini
secantik apapun perhiasan yang dibuat, sekalipun dikerjakan dengan spend lot of
money, namun jika tidak memenuhi atau sesuai dengan harapan dan keinginan pasar
serta daya beli pasar maka produk ini dapat dikatakan sia-sia. Perusahaan membuat
sebuah perhiasan tentunya based on customer. Jika harapan customer ini dapat
diterjemahkan dengan baik oleh PT UBS maka produk yang dibuat akan selalu ramai
diburu. Selanjutnya, customer expectation ini pun menjadi penentu bagi perusahaan
untuk menentukan standardisasi sebuah produk. QA bertugas untuk menjamin bahwa
produk yang dikerjakan sesuai dengan standard yang telah disepakati dengan
customer.

3.4 TUJUH PRINSIP MANAJEMEN MUTU

1. Fokus Pelanggan
Fokus utama dari manajemen mutu yaitu untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan dan berusaha untuk melebihi apa yang diharapkan oleh
pelanggan. Top-Management harus mengkomunikasikan kebutuhan dan
harapan pelanggan di seluruh bagian, mengukur tingkat kepuasan
pelanggan dan melakukan tindak lanjut dari hasil pengukuran tersebut.
Organisasi harus memastikan pendekatan yang seimbang antara
memuaskan pelanggan dengan pihak berkepentingan lainnya. Semua
kebutuhan sebagai Quality Assurance terkait dengan pelanggan disajikan
pada bagian Resource Need.
2. Kepemimpinan
Pentingnya peran pemimpin departemen, untuk menjadi figur yang
konsisten dalam menyelaraskan strategi, memperkuat kerjasama, dan
memiliki pemahaman yang sama terhadap target yang ingin dicapai.
Tujuannya adalah untuk mempermudah melakukan koordinasi,
komunikasi, dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Kepemimpinan
harus mempertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan
termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat
setempat dan masyarakat secara keseluruhan. Dengan selarasnya semua
 bagian sesuai dengan strategi dan kebijakan pemimpinnya maka langkah
kerja QA akan lebih mudah dan terarah dengan baik.

3. Keterlibatan Orang
Semua pihak yang bekerja pada Departemen tersebut harus terlibat dalam
mendukung perbaikan kualitas atau penjaminan kualitas. Pada Departemen
COR, diharapkan dapat dibentuknya tim QA untuk mempermudah tugas
kerja dan semua bagian baik dari ¾ dan finishing harus bersatu saling
mendukung dan memiliki andil dalam menjaga kualitas dan reputasi
Departemen.
4. Pendekatan Proses
Sistem Manajemen Mutu dibangun dengan menghubungkan proses yang
saling terkait satu sama lain untuk memberikan tujuan sistem yang
merupakan kepuasan pihak yang berkepentingan. Sebab hal ini membantu
kita dalam penataan sistem untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara
yang paling efektif dan efisien dan saling memahami ketergantungan
antara proses-proses dari sistem. Berkaitan dengan QA, bahwa dalam
ranah kerjanya QA memakai pendekatan proses. Setiap proses harus dapat
dijamin penuh tidak menjadi penyebab kegagalan, sehingga harus
mematangkan setiap proses.
5. Perbaikan
Ketika permasalahan dapat diidentifikasi dengan baik, maka langkah
dalam melakukan perbaikan akan lebih mudah. Langkah perbaikan ini
dapat terlihat lebih konkret jika identifikasi setiap masalah dilakukan
dengan tepat. Penting dalam menjamin kualitas suatu departemen, semua
pihak dapat memikirkan tindakan perbaikan terhadap kondisi lingkungan
kerjanya saat ini.
6. Pengambilan keputusan berdasarkan Fakta
Setiap keputusan atau tindakan yang diambil harus didasarkan pada data
fakta dan valid terlebih dahulu. Fakta dan informasi yang dapat dijadikan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan adalah berasal dari sumber
informasi yang valid, menggunakan data yang direpresentasikan dalam
bentuk angka. Subyektif boleh tetapi harus relevant dengan fakta yang
tersaji.
 7. Manajemen Relasi
Meningkatkan hubungan baik dengan pemasok akan membuat keduanya
memiliki nilai tambah dan tentunya mempermudah proses penjaminan
kualitas.

3.5 PERBEDAAN QC & QA

Penjelasan mengenai QC dan QA sudah sempat disinggung pada poin
sebelumnya. Berikut ini merupakan penjelasan lebih detail mengenai perbedaan antara
QC dengan QA.

Tabel 3.1 Perbedaan antara QC dan QA

Perbedaan Quality Assurance Quality Control

Definisi Kegiatan yang direncanakan dan Teknik Observasi dan kegiatan yang
sistematis diimplementasikan dalam digunakan untuk memenuhi
sistem mutu sehingga persyaratan persyaratan kualitas.
mutu produk terpenuhi

Fungsi dan Proaktif Korektif

Tujuan Memastikan bahwa proses-proses Identifikasi penyimpangan setelah
yang dilalui dalam pembuatan sebuah produk dikembangkan dan sebelum
produk telah dilakukan dengan cara dilepas ke pasar.
yang benar dan menghasilkan produk
yang sesuai dengan syarat
Orientasi Proses (process approach) Produk Jadi/Hasil dari setiap proses
Fokus Preventive Reactive
Kegiatan dan Corporate Image Product Image
Sifat Proses dan aturan yang bertujuan Deteksi kegagalan berguna untuk
untuk meramalkan potensi kegagalan memberikan langkah korektif jika
yang mungkin terjadi untuk mendapatkan produk yang tidak
mencegah kegagalan terjadi (tidak memenuhi persyaratan yang
memenuhi mutu yang ditetapkan). ditetapkan.
Lingkup Quality Auditor, Perencanaan Mutu, Inspeksi, Random Sampling, QC
Pekerjaan Sertifikasi ISO, Audit Sistem Seven tools
Manajemen

3.6 KONSEP STANDARISASI

Standardisasi adalah suatu ketetapan yang didapatkan dari sebuah kesepakatan
antara berbagai pihak yang terlibat dalam suatu perdagangan. Dalam dunia
manufaktur, Standar seperti ini perlu disusun dari kesepakatan-kesepakatan melalui
konsensus dari semua pihak yang berperan dalam sektor tersebut, terutama dari pihak
produsen, konsumen, dan seringkali juga pihak pemerintah. Mereka menyepakati
berbagai spesifikasi dan kriteria untuk diaplikasikan secara konsisten dalam memilih
dan mengklasifikasikan barang, sarana produksi, dan persyaratan dari jasa atau
produk yang ditawarkan.
Pada PT UBS juga terdapat berbagai macam bentuk standardisasi mengingat jenis
produknya yang juga sangat beragam. Standardisasi ini memberikan kemudahan bagi
pihak produksi untuk melakukan proses pembuatan perhiasan karena semua pihak
yang membuat akan berpedoman pada standard yang sama untuk pengerjaan barang
yang sama. Penting bagi Departemen untuk melakukan dokumentasi yang baik
terhadap semua standardisasi yang tersedia. Jika Departemen COR memiliki jenis
produk baru untuk diluncurkan, maka terlebih dahulu harus melakukan standardisasi
mulai dari standard kualitas, lead time, resource, serta toleransi atau allowances jika
terjadi penyimpangan. Setiap didapatkan produk yang tidak sesuai dengan harapan
customer semula, namun setelah ditawarkan dan customer menerima, maka harus
dilakukan pembaruan pada standardisasi saat ini. Perbarui dokumentasi dan begitu
seterusnya.
4. PLANNING IMPLEMENTATION
4.1 TIME TABLE

Gambar 4.1 Flowprocess Quality Assurance

Berdasarkan konsep yang telah dipaparkan di atas mengenai Quality Assurance,

naka kemudian dicoba untuk diterjemahkan dalam bentuk time table. Bentuk time
table tetap berpedoman pada siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action). Time Table QA
pada Departemen COR disajikan dalam bentuk Excel.

4.2 RESOURCES NEEDS

Sumber daya yang perlu dimiliki untuk mempermudah dan memperlancar proses
penjaminan kualitas dapat ditinjau berdasarkan konsep 4M + 1E (Man, Material,
Method, Machine, Environment).
 Man
Semua karyawan, operator dan semua pihak yang terlibat dalam proses produksi
memiliki andil dalam menentukan apakah langkah Quality Assurance akan
berjalan lancar. QA juga harus memiliki tim kerja. Berdasarkan konsep Man di
sini, terdapat tahapan kompetensi yang harus dilalui oleh tim. Tim juga perlu
mendapatkan latihan intensif materi ISO Manajemen Mutu dan QA.
 Gambar 4.2 Tahapan Kompetensi Staff

 Material
Melakukan pengecekan pada material yang digunakan baik yang disuplai oleh
departemen lain maupun yang second use dari proses pengecoran. Penting
dilakukan karena termasuk dalam tahapan persiapan pada Quality Assurance.
Maka pentingnya membuat sebuah standar input untu bahan baku / Raw Material
yang sesuai dengan kebutuhan internal organisasi.
 Machine
Melakukan pengecekan pada mesin yang digunakan, standardisasi mesin yang
digunakan. Mesin harus memiliki spesifikasi yang sesuai dan akurat sesuai dengan
permintaan produk karena harus fitting the machine to the product. Secara
periodic harus memastikan kelayakan mesin atau peralatan kerja sesuai dengan
spesifikasi yang dibutuhkan.
 Methods
Metode kerja ini sangat berpengaruh bagi terjaminnya kualitas suatu departemen.
Metode ini dapat berupa kebijakan, sistem yang digunakan, atau metode/cara
kerja. Metode kerja ini nantinya yang akan sering mengalami pembaruan
dikarenakan jenis produk yang beragam dan kondisi pasar yang dinamis. Perlu
adanya sistem yang fleksibel sehingga bisa mengikuti perkembangan pasar.
 Environment
Dibutuhkan kondisi lingkungan kerja yang mendukung untuk bisa menghasilkan
sebuah produk yang sesuai dengan standar sehingga dapat mennjamin kualitas
sebuah produk akan konsisten.
4.4 DATA & DOCUMENTATION NEEDS
 Data M-Complaint Dept. COR
 Survey kepuasan pelanggan internal
 Laporan kinerja Departemen COR
 Dokumentasi semua kegiatan QA
 Dokumentasi lengkap mengenai barang-barang baru atau barang dengan
perlakuan khusus.
 Form ketidaksesuaian pada setiap proses
 Data jam kerja efektif operator
 Data kerugian Departemen COR setiap periode