PT. IRAWAN PRIMA UTAMA No.

Dok : PSM-07
SOP Tgl. Terbit : 18/03/2018
Tgl. Revisi : -
KOMUNIKASI No. Revisi : 0.0

LEMBAR PENGESAHAN

NomorDokumen : PSM – 07

JudulDokumen : Komunikasi

TanggalTerbit : 18 Maret 2018

History Revisi :

No. Revisi Tgl. Revisi Alasan Perubahan

0.0 - Terbit Pertama

Disetujui Oleh : Dibuat Oleh :

Direktur Utama Management Representative

1.0 TUJUAN

Halaman 1 dari 7
 PT. IRAWAN PRIMA UTAMA No. Dok : PSM-07
SOP Tgl. Terbit : 18/03/2018
Tgl. Revisi : -
KOMUNIKASI No. Revisi : 0.0

Prosedur ini digunakan untuk mengatur mekanisme komunikasi terhadap masalah yang
terjadi dan memastikan bahwa setiap informasi yang ada di dalam perusahaan atau/dan
dari luar perusahaan diproses dan ditindak lanjuti dengan tindakan perbaikan untuk
menyelesaikan masalah dan melakukan perbaikan berkelanjutan.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedu ini berlaku untuk proses komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan dalam
mengendalikan informasi dari pihak – pihak terkait yang berhubungan dengan bisnis
perusahaan serta penerapan sistem manajemen mutu yang meliputi proses identifikasi
informasi, penyampaian informasi kepada pihak terkait, hingga tindakan penyelesaian.

3.0 DEFINISI

a. Komunikasi Internal : Komunikasi yang dilakukan antara berbagai tingkat /

fungsi di dalam perusahaan.
b. Komunikasi Eksternal : Komunikasi yang dilakukan perusahaan dengan pihak
luar, melalui lisan maupun tulisan.
c. Komunikasi Lisan : Komunikasi yang dilakukan melalui lisan seperti rapat,
diskusi, sosialisasi, seminar dan lainnya.
d. KomunikasiTulisan : Komunikasi yang dilakukan melalui suatu media tulis
seperti spanduk, poster, stiker, papan pengumuman,
surat, memo ,dan lain – lain.
e. Informasi : Semua hal – hal yang terkait permasalahan / isu /
usulan / informasi / instruksi terhadap penerapan
sistem manajemen mutu.
f. Pihak Eksternal : Bagian – bagian / fungsi / kelompok / individu di luar
perusahaan.
g. Pihak Internal : Bagian – bagian / fungsi / kelompok / individu di dalam
perusahaan.
h. Pihak – pihak terkait : Pihak yang mempunyai kepentingan dengan informasi
termasuk pihak internal & ekternal perusahaan.

4.0 REFERENSI
ISO 9001 : 2015 klausa 7.4 Komunikasi

5.0 PROSEDUR

Halaman 2 dari 7
PT. IRAWAN PRIMA UTAMA No. Dok : PSM-07
SOP Tgl. Terbit : 18/03/2018
Tgl. Revisi : -
KOMUNIKASI No. Revisi : 0.0

5.1 Flowchart / Diagram Alir

PROSEDUR KOMUNIKASI

Management Representative Pihak – Pihak Terkait

Mulai

Identifikasi Sumber
Informasi

Verifikasi Kesesuaian
Sesuai ?
Sumber Informasi

3
Tentukan Waktu &
Ya
Metode Komunikasi

4 5

Menyampaikan Informasi Tindak Lanjut

ke Pihak Terkait Informasi

Ada Perubahan
SMM ?

Ya Tidak

6
Merencanakan Perubahan
Tidak Penerapan Sistem
Manajemen Mutu

7
Distribusi Hasil
Tindak Lanjut
Informasi

Selesai

5.2 Uraian Prosedur

Halaman 3 dari 7
PT. IRAWAN PRIMA UTAMA No. Dok : PSM-07
SOP Tgl. Terbit : 18/03/2018
Tgl. Revisi : -
KOMUNIKASI No. Revisi : 0.0

PJ /
No Uraian Ukuran Proses Dokumen
Pelaksana
1. Melakukan Identifikasi sumber MR Informasi
informasi. teridentifikasi jelas

- Beberapa hal yang harus

diidentifikasi antara lain :
a. Isi Informasi
b. Tujuan Informasi
c. Asal Informasi
d. Kapan Informasi diterima & jatuh
tempo informasi tersebut (jika ada)

- Sumber informas iterkait penerapan

sistem manajemen mutu didapatkan
dari :
a. Badan Sertifikasi Sistem
Manajemen
b. Internet (website, forum diskusi, dll)
c. melalui pelatihan, seminar, dan
rapat – rapat terkait.
d. Badan Standarisasi Nasional
e. Perpustakaan
f. Pihak Konsultan / institusi / lembaga
terkait
g. Pihak pelanggan
h. Laboratorium pengujian terkait

Halaman 4 dari 7
PT. IRAWAN PRIMA UTAMA No. Dok : PSM-07
SOP Tgl. Terbit : 18/03/2018
Tgl. Revisi : -
KOMUNIKASI No. Revisi : 0.0

PJ /
No Uraian Ukuran Proses Dokumen
Pelaksana
2. Melakukan verifikasi kesesuaian MR Informasi sesuai
informasi kepada pihak – pihak terkait. dengan
operasional
- Jika informasi sesuai dengan perusahaan
aktifitas / operasional & bisnis
perusahaan, maka lanjut proses
nomor 3.

- Jika informas itidak sesuai dengan

aktifitas / operasional & bisnis
perusahaan, maka proses komunikas
iselesai.

3 Menentukan waktu & metode MR Waktu & metode

Komunikasi yang efektif sesuai komunikasi telah
dengan bentuk informasi yang ditentukan
teridentifikasi.

a. Metode komunikasi antara lain :

 Komunikas ilisan
 Komunikasi tulisan

b. Waktu penyampaian infomasi

berdasarkan tingkat kepentingannya
dapat dilakukan pada :
 Rapat rutin harian / mingguan /
bulanan
 Rapat Tinjauan Manajemen
 Rapat Insindentil (mendadak)

4 Menyampaikan informasi yang telah MR Ada bukti PSM – 08

diterima dari pihak eksternal / internal sosialisasi / Penanganan
perusahaan terkait kepada pihak – informasi Keluhan

Halaman 5 dari 7
PT. IRAWAN PRIMA UTAMA No. Dok : PSM-07
SOP Tgl. Terbit : 18/03/2018
Tgl. Revisi : -
KOMUNIKASI No. Revisi : 0.0

PJ /
No Uraian Ukuran Proses Dokumen
Pelaksana
pihakterkait. terdistribusi
kepada bagian
- Informasi yang sifatnya menjadi terkait
permasalahan dalam penerapan
sistem manajemen mutu perusahaan,
maka akan didiskusikan dengan pihak
terkait untuk mendapatkan solusi
penyelesaian masalahnya.

- Solusi permasalahan akan

disampaikan kepada pihak eksternal /
internal perusahaan untuk
memastikan bahwa isu /
permasalahan telah diselesaikan.

- Informasi dari pihak internal

perusahaan dapat disampaikan
melalui komunikasi lisan atau tulisan
melalui kotak saran untuk
mengembangkan penerapan sistem
manajemen mutu perusahaan.

5 Melakukan tindak lanjut terhadap Pihak Ada bentuk tindak

informasi yang diterima. Terkait lanjut

- Beberapa bentuk tindak lanjut yang

dilakukan antara lain :
a. Diskusi
b. Sosialisasi
c. Konfirmasi
d. Manajemen Perubahan
e. Bentuk lainnya

Halaman 6 dari 7
 PT. IRAWAN PRIMA UTAMA No. Dok : PSM-07
SOP Tgl. Terbit : 18/03/2018
Tgl. Revisi : -
KOMUNIKASI No. Revisi : 0.0

PJ /
No Uraian Ukuran Proses Dokumen
Pelaksana
6 Jika tindak lanjut informasi MR Ada bukti PSM – 09
membutuhkan perubahan dalam perubahan Manajemen
penerapan sistem manajemen mutu, penerapan Sistem Perubahan
maka, MR menyusun perencanaan Manajemen Mutu
perubahan – perubahan untuk
penerapan sistem manajemen mutu
yang lebih efektif dan efisien.

Bentuk perubahan antara lain :

a. Revisi Dokumen
b. Pengujian atau pengukuran
parameter untuk mengendalikan
proses
c. Perubahan / pengembangan proses
d. Pemenuhan peraturan perundang –
undangan
e. Penambahan / pengurangan ruang
lingkup sertifikasi

7 Distribusi hasil tindak lanjut informasi MR Ada bukti distribusi

kepada pihak – pihak terkait yang hasil perubahan
berhubungan dengan informasi informasi
tersebut.

6.0 CATATAN MUTU

Nama Catatan Mutu PIC Bentuk Catatan Mutu Masa Simpan

Surat masuk / Memo internal perusahaan MR Hardcopy 3 tahun

7.0 DISTRIBUSI DOKUMEN

Lihat daftar distribusi dokumen PSM – 07 Prosedur Komunikasi

Halaman 7 dari 7