Puskesma
s Wates
BAB I
DEFINISI
A. Pendahuluan
Puskesmas yang menerapkan prinsip keselamatan pasien/sasaran program
berkewajiban untuk mengidentifikasi dan mengendalikan seluruh risiko strategis dan
operasional yang penting. Hal ini mencakup seluruh area baik manajerial maupun
fungsional. Dalam perkembangannya penerapan manajemen risiko bukan hanya di
area pelayanan klinis (UKP) tetapi juga dalam pelaksanaan program (UKM), dan
dalam pengelolaan lingkungan dan manajerial Puskesmas.
Puskesmas perlu menjamin berjalannya sistem untuk mengendalikan dan
mengurangi risiko. Manajemen risiko berhubungan erat dengan pelaksanaan
pelayanan dan program Puskesmas dan berdampak kepada pencapaian sasaran
mutu Puskesmas. Ketiganya berkaitan erat dalam suatu rangkaian yang tidak dapat
dipisahkan.
Manajemen risiko meliputi dua hal:
Identifikasi proaktif dan pengelolaan potensi risiko utama yang dapat
mengancam pencapaian sasaran mutu pelayanan/programPuskesmas.
Reaktif atau responsif terhadap kerugian akibat dari keluhan, klaim dan insiden,
serta respon terhadap laporan atau audit internal dan eksternal.
Pedoman ini akan menjelaskan mekanisme dan tanggung jawab untuk:
Identifikasi risiko
Analisa risiko
Evaluasi risiko
Pengendalian risiko
Pencatatan risiko
B. Tujuan Pedoman
1. Memberikan panduan sistem manajemen risiko yang baku dan berlaku di UPT
Puskesmas Wates
2. Memastikan sistem manajemen risiko berjalan dengan baik agar proses
identifikasi, analisa dan pengelolaan risiko ini dapat memberikan manfaat bagi
keselamatan pasien dan peningkatan mutu UPT Puskesmas Wates secara
keseluruhan
3. Membangun sistem monitoring dan komunikasi serta konsultasi yang efektif
demi tercapainya tujuan diatas dan penerapannya yang berkesinambungan
1
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
C. Batasan Operasional
1. Risiko: peluang/probabilitas timbulnya suatu insiden (menurut WHO), yang
akan berdampak merugikan bagi pencapaian sasaran-sasaran keselamtan
pasien dan menurunkan mutu pelayanan.
2. Manajemen Risiko Puskesmas: merupakan upaya mengidentifikasi dan
mengelompokkan risiko (grading) dan mengendalikan/mengelola risiko tersebut
baik secara proaktif risiko yang mungkin terjadi maupun reaktif terhadap insiden
yang sudah terjadi agar memberikan dampak negatif seminimal mungkin bagi
keselamatan pasien dan mutu Puskesmas.
3. Insiden Keselamatan Pasien (IKP): setiap kejadian yang tidak disengaja dan
kondisi yang mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cidera pada
pasien. IKP terdiri dari Kejadian Tidak Diharapkan (KTD), Kejadian Nyaris
Cidera (KNC), Kejadian Tidak Cidera (KTC), Kejadian Potensial Cidera (KPC)
dan Kejadian Sentinel.
4. Kejadian Tidak Diharapkan (KTD): adalah insiden yang mengakibatkan cidera
pada pasien.
5. Kejadian Nyaris Cidera (KNC): adalah insiden yang berpotensi menimbulkan
cidera pada pasien tapi yang belum sampai terpapar ke pasien sehingga tidak
ada cidera pada pasien.
6. Kejadian Tidak Cidera (KTC): adalah insiden yang berpotensi mengakibatkan
cidera pada pasien dan sudah terpapar ke pasien, tetapi ternyata tidak
menimbulkan cidera pada pasien.
7. Kondisi Potensial Cidera (KPC): adalah kondisi yang sangat berpotensi untuk
menimbulkan cidera, tetapi belum terjadi.
8. Kejadian Sentinel: adalah suatu kejadian yang tidak diharapkan dan telah
mengakibatkan kematian atau cidera fisik/psikologis serius, atau kecacatan
pada pasien.
Termasuk di dalam kejadian sentinel antara lain: kematian yang tidak dapat
diantisipasi dan tidak berhubungan dengan penyebab alami dari penyakit pasien
atau kondisi medis dasar pasien; bunuh diri; kehilangan permanen dari sebagian
besar fungsi tubuh yang tidak berhubungan dengan penyakit dasar pasien;
salah lokasi tindakan/ salah prosedur/ salah pasien; penculikan bayi atau bayi
yang dibawa pulang oleh orang tua yang salah.
9. Pelaporan Insiden Keleamatan Pasien: adalah suatu sistem untuk
mendokumentasikan laporan insiden keselamatan pasien, menganlisa dan
mengantisipasi/mengelola/mengendalikan insiden secara berkesinam-bungan.
10. Risiko Sisa: adalah sisa risiko tingkat terendah yang dapat dicapai setelah
upaya pengendalian/ tindakan dilakukan.
11. Penilaian Risiko: adalah upaya identifikasi dari risiko yang terjadi atau
berpotensi terjadi dalam pelayanan di Puskesmas dengan mempertimbangkan
2
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
klasifikasi dan derajat (grading) kerugian yang mungkin terjadi sebagai akibat
dari terpapar risiko tersebut.
12. Penilai Risiko: adalah anggota dari staf (manajemen atau staf lainnya) yang
telah menghadiri pelatihan penilaian risiko. Hal ini adalah tanggung jawab
manajemen Puskesmas untuk memastikan bahwa tiap unit kerja memiliki paling
sedikit satu penilai risiko yang terlatih.
13. Internal: merujuk kepada aktivitas atau dokumen di dalam Puskesmas.
14. Eksternal: merujuk kepada aktivitas atau dokumen yang bukan berasal dari
Puskesmas.
Tahap persiapan mencakup: ruang lingkup kegiatan manajemen risiko, personil yang
terlibat, standar dalam penentuan kriteria risiko, prosedur/mekanisme pelaporan,
pemantauan serta review, dokumentasi yang terkait.
Identifikasi bahaya merupakan tahapan yang penting. Beberapa tehnik identifikasi
bahaya seperti observasi/survey, inspeksi, pemantauan, audit, kuesioner, data
statistik, konsultasi dengan pekerja/pelaksana, Fault Tree analysis, Walk through
survey.
Penilaian risiko merupakan acuan agar penilaian yang dilakukan seobjektif mungkin
berdasarkan data yang ada. Penilaian ini mencakup: informasi tentang suatu
aktifitas, tindakan pengendalian risiko yang ada, peralatan/mesin yang digunakan
untuk melakukan aktifitas. Data statistik kecelakaan/penyakit akibat kerja, hasil studi
atau survey, studi banding pada industri/kegiatan sejenis, penilaian dari tenaga ahli.
Analisa risiko adalah kegiatan analisa suatu risiko dengan cara menentukan
besarnya kemungkinan dan tingkat keparahan dari akibat atau konsekuensi suatu
risiko. Analisa ini dilakukan untuk membuat prioritas pengendalian risiko.
Kegiatan yang dilakukan berupa:
Mengidentifikasi besarnya risiko
Penetuan besarnya risiko: berapa besar bahaya dan kemungkinan terjadinya
3
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
BAB II
RUANG LINGKUP
4
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
5
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
kepada anggota tim yang telah menghadiri pelatihan penilaian risiko untuk
penilai.
b. Penanggung jawabunit kerja/programbertanggung jawab untuk:
1) Pelaksanaan strategi dan kebijakan manajemen risiko di area tanggung
jawab mereka.
2) Mengelola daftar risiko unit kerja/programmasing-masing. Hal ini
termasuk mengumpulkan, meninjau dan memutakhirkan data.
3) Menunjuk penilai risiko untuk area mereka, memastikan bahwa mereka
diijinkan untuk menghadiri pelatihan penilai risiko dan sesi
pemutakhiran.
4) Memastikan bahwa penilai risiko mempunyai alokasi waktu yang
memadai untuk melakukan penilaian risiko.
5) Melakukan validasi seluruh penilaian risiko yang dilakukan dan
melakukan tindakan untuk mengurangi risiko yang teridentifikasi sampai
pada tingkat terendah yang mungkin tercapai.
6) Melengkapi Form Penilaian Risiko (meninjau/menyetujui pemeringkatan
matriks; menyatakan tindakan apa yang diperlukan/diambil untuk
menurunkan risiko sampai pada tingkat terendah yang mungkin
dicapai).
7) Jadwal waktu untuk memulai/meningkatkan langkah
pengendalian(pada tingkat berapa risiko sisa tertinggal setelah
pelaksanaan tindakan/peningkatan langkah pengendalian: apakah
risiko perlu dimasukkan ke dalam daftar risiko unit kerja/program
Puskesmas)
8) Penyediaan informasi yang sesuai dan memadai, pelatihan dan
supervisi bagi staf untuk mendukung penurunan risiko. (hal ini
mencakup bahwa seluruh staf menghadiri training wajib yang terkait).
9) Memelihara catatan penilaian risiko yang dilaksanakan dan untuk
mencatat perkembangan dan kinerja dibandingkan tindakan perbaikan
yang direncanakan.
10) Kepala/penanggung jawab unit kerja/program harus mengingatkan tim
manajemen risiko jika penilai risiko meninggalkan/tidak lagi memenuhi
peranannya, sehingga tim manajemen risiko mempunyai tanggung
jawab untuk memutakhirkan data penilai risiko organiasasi.
11) Berkoordinasi dengan unit kerja/program lain di dalam Puskesmas.
12) Dalam keadaan dimana rencana untuk mengelola risiko berada diluar
kewenangan kepala/penanggung jawab unit kerja/program atau dimana
ada implikasi sumber daya yang besar, risiko akan diprioritaskan oleh
kepala Puskesmas.
6
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
13) Memastikan bahwa penilai risiko divalidasi ulang pada jangka waktu
yang sesuai atau mengikuti perubahan keadaan. Frekuensi peninjauan
akan bervariasi mengikuti tingkat risiko.
Berikut adalah yang disarankan:
Pelaksanaan
Tingkat Frekuensi
Kategori Risiko Warna Risiko Tinjauan Penilaian
Sisa Tinjauan
Risiko
Ekstrim Ekstrim (15-25) Merah Kepala Puskesmas Bulanan
Tinggi Tinggi (8-12) Kuning Pj. Unit Kerja/Program Tiap 2 bln
Koordinator Ruang /
Sedang Sedang (4-6) Hijau Tiap 3 bln
Pj. Program
Koordinator Ruang /
Rendah Rendah (1-3) Biru Tiap 6 bln
Pj. Program
7
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
BAB III
TATA LAKSANA
Menetapkan lingkup
Manajemen Risiko
Kajian Risiko
Identifikasi Resiko
Komunikasi Monitoring
dan audit
Konsultasi dan
pada stake Analisis Resiko Tinjauan
holders (review)
Dukungan
internal
Evaluasi Resiko
tidak
ya
Tindakan/treatment
terhadap Risiko
8
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
b. Analisis Risiko
9
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
10
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
Hal ini akan menentukan evaluasi dan tata laksana selanjutnya. Untuk
risiko/insiden dengan kategori biru dan hijau maka evaluasi cukup dengan
investigasi sederhana sedangkan untuk kategori kuning dan merah perlu
dilakukan evaluasi lebih mendalam dengan metode RCA (root cause
analysis - reaktif / responsive) atau FMEA (failure mode effect analysis –
proaktif).
c. Evaluasi Risiko
1) Risiko atau insiden yang sudah dianalisis akan di evaluasi lebih lanjut
sesuai dengan skor dan grading yang di dapat dalam analisis.
11
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
Alur tata kelola risiko berdasarkan Risk Grading dan jenis Insiden Keselamatan Pasien
(IKP)
12
RISK GRADING
BIRU MERAH
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
HIJAU KUNING Puskesma
s Wates
INVESTIGASI
SEDERHANA RCA
FMEA
a. Investigasi Sederhana
Dalam pengelolaan risiko/IKP (Insiden Keselamatan Pasien)yang masuk
dalam kategori biru atau hijau, maka tindak lanjut evaluasi dan
penyelesaiannya dilakukan dengan investigasi sderhana, melalui tahapan :
1) Identifikasi insiden dan di grading
2) Mengumpulkan data dan informasi :
a) observasi
b) telaah dokumen
c) wawancara
3) Kronologi kejadian
4) Analisa dan evaluasi sederhana :
a) Penyebab langsung :
- individu
- peralatan
- lingkungan tempat kerja
- prosedur kerja
b) penyebab tidak langsung :
- individu
- tempat kerja
5) Rekomendasi : jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
Manajemen
Risiko Diperlukan investigasi lebih lanjut : YA / TIDAK
Investigasi setelah Grading ulang : Hijau / Kuning / Merah
14
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
c) Analisis sebab
d) Menyusun rencana tindakan, dan
e) Melaporkan proses analisis dan temuan.
2) Mempelajari kejadian
a) menentukan masalah,
b) mengumpulkan bukti-bukti yang nyata,
c) melakukan wawancara,
d) meneliti lingkungan kejadian,
e) menggambarkan rantai terjadinya kejadian
f) mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya
kejadian,
g) mengenali kejadian-kejadian yang mengawali (trigger)
h) melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah/diagram
tulang ikan untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang
menyebabkan timbul kejadian,
i) lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang melatar belakangi
timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk
melanjutkan
j) mengidentifikasi akar-akar penyebab:
‒ Faktor manusia: kelalaian, incompetence, sistem pengelolaan
sumber daya manusia termasuk reward system
‒ Sistem breakdown, system failure, system incapability
‒ Sistem pengendalian
‒ Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber
daya
k) rumuskan pernyataan akar masalah
3) Menyusun rencana tindakan
a) menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang
diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan
kejadian.
b) Rencana tindakan disusun untuk tiap akar penyebab kejadian dan
pengukuran untuk menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab
c) Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi
4) Mencatat dan melaporkan
a) Proses dan alat yang digunakan
b) Biaya yang dibutuhkan
c) Ringkasan kejadian
d) Proses investigasi dan analisis
e) Temuan
5) Memahami penyebab kejadian
15
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
Langkah-langkah
1) Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:
‒ Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ)
0 : tidak pernah, 10 sangat sering
‒ Kegawatannya (severity): (SV)
0 : tidak gawat, 10 sangat gawat
‒ Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (DT)
0 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
2) Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan:
Occ x SV x DT
3) Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas
4) Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
5) Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
6) Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
7) Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan
16
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
17
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
BAB IV
PELAPORAN
A. Mekanisme Pelaporan
Alur Pelaporan
18
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
Insiden
Atasan
Investigasi sederhana yang
diberi
laporan
19
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
LAPORAN INSIDEN
( INTERNAL )
I. DATA PASIEN
Nama : ..................................................................................................
No RM : .....................................Unit Kerja : ..........................................
Umur* : 0 – 1 bulan > 1 bulan – 1 tahun
> 1 tahun – 5 tahun > 5 tahun – 15 tahun
> 15 tahun – 30 tahun > 30 tahun – 65 tahun
> 65 tahun
Jenis Kelamin : Laki – Laki Perempuan
Penanggung biaya pasien :
Pribadi Jamkesda Kota
BPJS
Tanggal Masuk Puskesmas :.................................Jam: ...................................
2. Insiden :
................................................................................................................................
..................................................................................................................
3. Kronologis Insiden
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
...............................................................................
4. Jenis Insiden* :
Kejadian Nyaris Cidera / KNC (Near Miss)
Kejadian Tidak Diharapkan / KTD (Adverse Event)
Kejadian Sentinel / (Sentinel Event)
20
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
21
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
22
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
Risiko Teridentifikasi :
Siapa (atau apa) yang terkena risiko dan bagaimana ? (misal : dokter, perawat, staf, pasien,
pengunjung, gedung, reputasi Puskesmas) :
Tindakan pengendalian risiko yang ada (jika ada) (misal : peralatan, kesiapan staff, lingkungan,
kebijakan / prosedur, pelatihan, dokumentasi) :
1. ......................................................................................................................................
2. .......................................................................................................................................
3. .......................................................................................................................................
1 2 3 4 5
Rencana tindakan untuk mencegah / mengurangi risiko (misal : perubahan dalam pelaksanaan,
peralatan, kesiapan staff, lingkungan, kebijakan / prosedur, pelatihan, dokumentasi ) :
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
..........................................................................................................................
23
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
BAB V
PENUTUP
24
Pedoman Manajemen Risiko 2016 UPT
Puskesma
s Wates
25