SISTEM DAN TEKNIS PENYEBARAN PROPOSAL SPONSORSHIP

PROGRAM BHAKTI MAHASISWA, BAKTI SOSIAL DAN KESEHATAN

MASYARAKAT
UKM BHAKTI KARYA MAHASISWA 2020

Sistem Sponsorship PBM, BAKSOS dan KESMAS (fix)

1. Membuat list sponsorship
a. Nama toko/perusahaan/pihak sponsor
b. Kontak dari pihak sponsor
2. Menghubungi pihak sponsorship menggunakan wa atau email milik BKM, kemudian
mengkonfirmasi bisa menerima pengajuan proposal sponsorship atau tidak.
3. Memahami isi dari proposal.
4. Penyebaran proposal dilakukan oleh OC berdasarkan jarak rumah yang dekat dengan
lokasi tujuan dan email, kemudian mengkomfirmasi ke pihak sponsorship
5. Barang – barang yang perlu dibawa pada saat memyebarkan proposal
a. Proposal Sponsorship
b. Surat Pengantar
c. Amplop Coklat
d. Amplop Putih
e. Bolpoin
Teknis Penyebaran Sponsorship PBM, BAKSOS dan KESMAS
1. Menghubungi pihak sponsorship via whatsapp, email dan telepon :
a. Mengucapkan salam
b. Perkenalan (Nama+BKM)
c. Menjelaskan tujuan dan kegiatan yang akan kita laksanakan
d. Mengkonfirmasi pihak sponsor apakah dapat menerima pengajuan sponsorship
atau tidak
f. Mengucapkan terima kasih
Format chat :

Perihal : Pengajuan Proposal Sponsorship

Assalamualaikum Wr. Wb.

Selamat pagi/siang/sore bapak/Ibu, mohon maaf mengganggu waktunya.

Perkenalkan nama saya ………. dari UKM Bhakti Karya Mahasiswa Politeknik
Negeri Malang akan mengadakan program kerja yang bernama " Program Bhakti
Mahasiswa, Bakti Sosial dan Kesehatan Masyarakat". Program kerja ini bertujuan
untuk memberikan bantuan penyaluran air bersih, serta meningkatkan taraf ekonomi
dan kesehatan untuk warga.
Program Kerja ini akan dilaksanakan di :
Tempat : Desa Druju, Kec. Sumbermanjing Wetan, Kab. Malang, Jawa Timur
Tanggal : 28 Desember 2020 - 2 Januari 2020

Program kerja ini terdiri dari beberapa kegiatan antara lain:

 1. Pengadaan Air Bersih, Berupa Tandon Air dan Pipanisasi

2. Pemberian Bantuan Berupa Sembako.

3. Sosialisasi Potensi dan Marketing.

4. Pemeriksaan Kesehatan Gratis, Berupa Pengecekan Mata dan Pengobatan .

Sehubungan dengan program kerja, kami bermaksud untuk mengajukan proposal

sponsorship/kerjasama untuk kegiatan tersebut. Apakah bisa kami mengajukan
proposal kerjasama/Sponsor di perusahaan (Nama perusahaan/toko/RM) yang
bapak/ibu pimpin ?
Jika bersedia proposal sponsorship dikirimkan berupa hardfile atau softfile ?
Kami menunggu konfirmasi dari bapak/ibu.
Terima Kasih banyak atas perhatiannya.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

NB :
Contact Person yang dapat dihubungi :
1. 082234702994 (a.n. Alfianita Fauzia)
Email : alfianita.fauzia@gmail.com
2. 85730298171 (a.n Devo Alfian)
Email : devoalfian87@gmail.com
3. Atau bisa juga langsung membalas melalui whatsapp/email ini.
2. Setelah dihubungi kemudian dikonfirmasi apakah menerima pengajuan proposal atau
tidak, apabila pihak sponsorship menerima proposal maka ditanyakan metode
pengiriman proposal.
3. Pj humas membuat list sponsorship kembali dari pihak sponsor yang telah menerima
pengajuan sponsorsip
4. Menghubungi pihak sponsor yang telah bersedia menjadi sponsorship kita untuk
membuat janji waktu penyerahan proposal, dan juga menanyakan proposalnya akan
diserahkan ke siapa.
5. Menyebarkan proposal :
a. Membagi kelompok sebanyak 2 anggota di setiap kelompoknya
b. Penyebaran Proposal dilakukan oleh anggota kelompok selama 2 hari
c. Memberikan waktu 2 hari kepada pihak sponsorship untuk mempertimbangkan
pengajuan proposal kita
d. Apabila pihak sponsor meminta perpanjangan waktu untuk mempertimbangkan
pengajuan proposal, maka akan diberikan waktu 1 Hari lagi.
e. Apabila tidak ada informasi lebih lanjut dari pihak sponsorship maka kita
mendatangi atau menghubungi kembali kepada pihak sponsor untuk bertanya
bagaimana kelanjutan sponsorshipnya apakah disetujui atau tidak, dan sebisa
mungkin pihak sponsor menerima proposal kita.
f. Apabila pihak sponsor benar-benar tidak menerima proposal kita maka kita
lanjutkan penyerahan proposalnya kepada pihak selanjutnya.
6. Datang ke pihak sponsorship jika diperlukan.
7. Jika bertemu dengan satpam toko/pihak sponsorship, maka
a. Mengucapkan salam
b. Perkenalan (Nama+BKM)
c. Menjelaskan tujuan
 d. Bertanya mengenai ruang bagian penerimaan sponsorship
8. Mendatangi bagian penerimaan sponsorship
a. Mengucapkan salam
b. Perkenalan (Nama+BKM)
c. Menjelaskan tujuan kita yaitu menyerahkan proposal sponsor
d. Menjelaskan isi dari proposal (Nama Kegiatan, Tema, Waktu, Tempat, Gambaran
Umum Kegiatan dan Manfaat untuk Pihak Sponsor)
e. Jika pihak sponsorship bertanya kita harus menjawab
f. Bertanya untuk keputusannya kira-kira bisa diinformasikan kapan, apakah bisa saat
itu juga atau tidak
g. Jika bisa saat itu juga, maka kita bertanya apakah butuh MoU dan materai atau
tidak
h. Jika butuh maka kita datang lagi besok untuk membuat kesepakatan dengan
materai
i. Jika tidak bisa saat itu juga maka kita memberikan waktu selama 2 hari untuk
pihak sponsorship membaca proposal kita. Jika sampai waktu tersebut tidak ada
pemberitahuan maka kita bertanya untuk kelanjutannya bagaimana? Apakah
disetujui atau tidak
j. apabila pihak sponsorship meminta tambahan waktu akan diberi tambahan waktu
selama 1 hari, jika sampai tenggat waktu yang disepakati pihak sponsorship tidak
memberi jawaban maka kita meminta proposalnya kembali dengan sopan dan
mengirimkan proposal ke pihak sponsor cadangan.
k. Meminta nomer telepon dari pihak sponsorsip, apabila pihak sponsor tidak bisa
memberikan.
l. Jika pihak sponsorship memberikan bantuan berupa barang maka kita
mengkonfirmasi kepada mereka bahwa kita akan merundingkan terlebih dahulu
kemudian besoknya kita konfirmasi apakah jadi kita ambil atau tidak
m. Mengucapkan terimakasih
9. Apabila Penyerahanya dilakukan melalui email
a. Mengucapkan salam
b. Perkenalan (Nama + BKM)
c. Menjelaskan maksud dan tujuan melaksanakan kegiatan
d. Mengirimkan Proposal
e. Bertanya untuk keputusannya kira-kira bisa diinformasikan kapan, apakah bisa
saat itu juga atau tidak.
f. Jika bisa saat itu juga, maka kita bertanya apakah butuh MoU atau tidak
g. Jika tidak bisa saat itu juga maka kita memberikan waktu selama 2 hari untuk
pihak sponsorship membaca proposal kita. Jika sampai waktu tersebut tidak ada
pemberitahuan maka kita bertanya untuk kelanjutannya bagaimana? Apakah
disetujui atau tidak
h. apabila pihak sponsorship meminta tambahan waktu akan diberi tambahan waktu
selama 1 hari, jika sampai tenggat waktu yang disepakati pihak sponsorship tidak
memberi jawaban maka kita mengirimkan proposal ke pihak sponsor cadangan.
i. Meminta nomer telepon dari pihak sponsorsip, apabila pihak sponsor tidak bisa
memberikan sponsor pada saat itu juga.
j. Memohon konfirmasinya kepada pihak sponsor
k. Mengucapkan terima kasih
 SISTEM DAN TEKNIS PENYEBARAN DONATUR
PROGRAM BHAKTI MAHASISWA, BAKTI SOSIAL DAN KESEHATAN
MASYARAKAT
UKM BHAKTI KARYA MAHASISWA 2020 (FIX)

1. Penyebaran Surat
Donatur
Sistem Internal
a. PJ Humas menunjuk PJ donatur untuk
setiap jurusan. PJ Donatur
 Jurusan T. Elektro : Rizki Hidayatillah
 Jurusan T. Kimia : Putri Dwi
 Jurusan T. Informasi : Abdur Rozak Junaidi
 Jurusan T. Mesin : Bagas Satriya Prayoga
 Jurusan T.Sipil : Jelita Rossa Ispratiwi
 Akuntansi : Santi Alieva Ramadhani
 Administrasi Niaga : Sefina Nur Laela
b. PJ Humas membuat list data dosen.
c. PJ Humas membagikan surat donatur dan pamflet dan menjelaskan teknis dari
penyebaran donatur kepada PJ setiap jurusan melalui grub WA.
d. PJ setiap jurusan membagikan surat donatur beserta pamflet dan menjelaskan teknis
dari penyebaran donatur ke anggota OC yang satu jurusan untuk dikirimkan kepada
dosen melalui grub WA.
e. Setiap oc menghubungi dosen minimal 20 dosen perhari.
f. PJ donatur bertugas untuk memfollowup OC sejurusan yang mengirimkan surat
donatur ke dosen.
g. PJ donatur mengumpulkan data dosen yang bersedia menjadi donatur dan mencatat
jumlah donasi setiap harinya dan melaporkan kepada pj humas setiap hari,
kemudian pj humas melaporkan kepada bendahara.
h. Barang yang dibawa pada saat memyebarkan donatur :
 Surat Donatur
 Pamflet
 Map
 Bolpoin

Teknisan

a. Anggota OC mengirimkan surat donatur dan pamflet kepada dosen secara bertahap.
Yang pertama mengirimkan pamflet sesuai dengan formatan chat. Kemudian
menunggu konfirmasi dari dosen selama 2 x 24jam, jika tidak ada balasan maka
anggota OC akan menghubungi kembali, jika bersedia menjadi donatur maka
anggota OC akan mengirimkan surat donatur kepada dosen. Jika ada dosen yang
menjanjikan akan berdonasi tetapi tidak segera transfer, maka akan ditunggu
sampai 2x24 jam, lalu anggota OC akan menghubungi kembali.
 Formatan chat :

Assalamualaikum Wr.Wb.
Selamat Pagi/Siang/Sore

Mohon maaf mengganggu waktu Bapak/Ibu.

Perkenalkan saya ……….. dari jurusan......Kami dari UKM Bhakti Karya

Mahasiswa Politeknik Negeri Malang akan mengadakan Program Kerja Program
Bhakti Mahasiswa, Bakti Sosial dan Kesehatan Masyarakat Tahun 2020. Program
Kerja ini bertujuan untuk membantu penyaluran air bersih, meningkatkan taraf
ekonomi dan taraf kesehatan untuk warga Desa Druju, Kec. Sumbermanjing Wetan,
Kab. Malang, Jawa Timur.
Program Kerja kami akan dilaksanakan di :
Tempat : Desa Druju, Kec. Sumbermanjing Wetan, Kab. Malang, Jawa Timur.
Tanggal : 28 Desember – 2 Januari 2021

Barangkali dari Bapak/Ibu ingin membagikan sedikit rejekinya untuk membantu

warga Desa Druju untuk mendapatkan air bersih, kami menerima donasi dalam
bentuk uang yang dapat dikirimkan melalui no rekening :
BNI : 0707736594 (a.n Mutiara Sinta Rahma)

BCA : 3151312291 (a.n. Windia Dinanti)

BRI : 3170-01-036497-53-0 (a.n. Fitriana Nur Salsabila)

Mandiri : 161-00-0368069-6 (a.n. Sekar Arum)

Dana : 08973202608 (a.n. Nur Cholifah)

Ovo : 085335975559 (a.n. Nabila Rizky Oktantia)

Link Aja : 081249240930 (a.n. Sitra Hasyira)

Uang ini nantinya akan disalurkan ke Desa Druju, Kec. Sumbermanjing Wetan,
Kab. Malang, Jawa Timur. Bantuan yang akan kami berikan berupa penyaluran air
bersih untuk warga setempat

Donasi berupa barang dapat dilihat di pamflet kami.

Terimakasih atas waktu Bapak/Ibu mohon maaf mengganggu waktunya.
Wassalamualaikum Wr.Wb
b. PJ donatur menanyai setiap anggota OC yang diamanahi untuk chat dosen apakah
sudah mengirimkan surat donatur kepada dosen atau belum dan meminta bukti
berupa screenshot chat.
c. PJ donatur mencatat daftar dosen yang bersedia menjadi donatur dan jumlah uang
donasinya lalu menyerahkan datanya pada Pj Humas.
d. Pj humas mencatat seluruh data donatur yang dilaporkan oleh Pj donatur setiap
 jurusan dan melaporkan kepada bendahara setiap harinya dan setiap rakor
dilaporkan dana yang sudah terkumpul.
Penyebaran donatur offline
a. Mengucapkan salam
b. meminta izin untuk berbicara
c. Perkenalan (Nama + BKM)
d. Menanyakan apakah sudah mendapat surat donatur atau belum
e. Menyampaikan tujuan untuk menawarkan bapak/ibu menyumbang untuk kegiatan
pbm, baksos dan kesmas.
f. Menyerahkan surat donatur.
g. Menjelaskan tujuan dan kegiatan dari pbm, baksos dan kesmas (Nama Kegiatan,
Tema, Waktu, Tempat, Gambaran Umum Kegiatan).
h. Megkonfirmasi kepada pihak Donatur apakah bisa memberikan donasi saat itu juga
i. Meminta untuk mengisi nama, alamat dan tanda tangan, apabila pihak donatur
bersedia memberikan donasi pada saat itu juga.
j. Meminta no. Telepon dan memberikan no. rekening apabila pihak donatur tidak
bisa memberikan donasi saat itu juga, kemudian dikonfirmasi kembali apakah telah
mengirimkan donasi atau belum.
k. Mengucapkan terima kasih.
2. Penyebaran Surat
Donatur
Sistem Eksternal
a. Seluruh anggota OC dapat menyebarkan surat donatur dan pamflet kepada kerabat,
tetangga.
b. Surat yang diberikan berupa soft file, jika ada yang meminta hard file bisa diprint
kan.
c. Anggota OC mencatat siapa saja yang bersedia menjadi donatur dan jumlah
donasinya.

Teknisan

a. Pj humas mengkoordinasi anggota OC untuk menyebarkan surat donatur dan pamflet

kepada kerabat, tetangga masing-masing.
b. Anggota OC dapat mengirimkan surat donatur kepada kerabat, tetangga, dapat
melalui WA atau menjelaskan secara langsung maksud dan tujuan dari program
kerja PBM, Baksos dan Kesmas ini, waktu dan tempat pelaksanaan, bentuk donasi,
dan penyaluran donasi. Jika ada yang meminta hard file surat donatur, maka OC
yang bersangkutan dapat mengeprintkan.
c. Anggota OC mencatat siapa saja yang bersedia menjadi donatur dan jumlah
donasinya, lalu melaporkan pada Pj humas.ra
d. Pj humas mencatat seluruh data donatur eksternal dan melaporkan kepada bendahara
setiap harinya.
 SISTEM DAN TEKNIS PAID PROMOTE
PROGRAM BHAKTI MAHASISWA, BAKTI SOSIAL DAN KESEHATAN
MASYARAKAT
UKM BHAKTI KARYA MAHASISWA 2020 (FIX)

Sistem Upload Paid Promote

1. Menentukan Pj di setiap departmen.
 BPH : Cholif
 Litbang : Chandra
 Pengabdian Masyarakat : Rosa
 Humas : Mutiara
 Rumah Tangga : Haliza
 Kesehatan : Irmayani
2. Membagikan file foto video dan caption lewat grup setiap departmen.
3. Pj Humas melaporkan pemasukan yang didapat dari paid promote kepada bendahara.
Teknis Upload Paid Promote
1. PJ Humas mengirim file foto/video dan aturan upload beserta caption ke grup PJ Paid
Promote.
2. PJ dept mengupload ke setiap departmen sesuai sesi yang ditentukan.
3. PJ dept membuat list anggota yang sudah upload.
4. PJ dept memfollow up anggota yang masih belum upload paid promote sesuai jadwal
melalui grub departmen, pc pribadi dan via telepon.
5. PJ Humas memfollow up pj setiap departmen.
6. Pj humas melaporkan pemasukan yang di dapat dari paid promote kepada bendahara
setiap harinya.
Rekening Pembayaran Paid Promote :
1. BNI : 0418531686 (a.n Detra Sifa Shalsabila)
2. BCA : 4680168631 (a.n. Nabila Rizki Oktania)
3. BRI : 017701043278500 (a.n. Novita Anggun Putri Cahyani)
4. Mandiri : 1410018053645 (a.n. Nabila Rizki Oktania)
5. Link Aja : 082334475412 (a.n. Widya Cayani)