SISTEM DAN TEKNIS SPONSORSHIP DIES NATALIS 2023

SISTEM
1. PJ Humas membuat list sponsorship dan mencari serta mendata nama, alamat, nomor (contact
person) dari perusahaan.
2. PJ Humas membagi tugas bersama dengan anggota sie humas melalui grup Sie Humas untuk
menghubungi pihak calon pemberi sponsor.
3. PJ Humas membuat dan membagikan formatan untuk menghubungi pihak sponsor kepada
anggota Sie Humas melalui grup Sie Humas.
4. Sie Humas menghubungi pihak calon pemberi sponsor via WhatsApp atau telepon.
5. Semua anggota Sie Humas wajib memahami isi dari proposal sponsorship.
6. Sie Humas Dies Natalis menyebarkan proposal sponsorship ke pihak calon pemberi sponsor.
7. Apabila anggota Sie Humas berhalangan hadir ke Malang, maka bisa digantikan oleh
anggota Sie lain yang sedang berada di Malang untuk menyebarkan proposal sponsorship.

TEKNIS
1. Sie Humas menghubungi pihak sponsorship sesuai dengan pembagian yang telah ditentukan.
2. Apabila terdapat nomor telepon (contact person), maka Sie Humas akan menghubungi pihak
sponsor melalui via Online terlebih dahulu, kemudian dilanjut dengan pertemuan Offline.
 Formatan via chat :
Assalamualaikum Wr. Wb.
Selamat pagi, mohon maaf menganggu waktunya. Apa ini benar dengan….?
Saya ... dari UKM Bhakti Karya Mahasiswa selaku Humas Program Kerja Dies Natalis
UKM Bhakti Karya Mahasiswa.
UKM Bhakti Karya Mahasiswa merupakan UKM yang bergerak di bidang sosial
kemasyarakatan dan sosial kesehatan serta untuk Dies Natalis merupakan acara yang
diselenggarakan setiap tahun oleh UKM Bhakti Karya Mahasiswa, Politeknik Negeri
Malang untuk merayakan hari jadi UKM Bhakti Karya Mahasiswa.
Sehubungan dengan program kerja kami yaitu Dies Natalis yang akan diadakan pada
tanggal 14 Mei 2023 maka kami ingin mengajak pihak .... untuk bekerja sama
sebagai sponsorship.
Apakah pihak ....bersedia bekerjasama sebagai sponsorship dalam acara kami dan
sehubungan dengan hal ini bagaimana prosedur untuk pengajuan sponsorship ke
pihak ...?
Terimakasih atas perhatian dan informasinya
sekian, Wassalamualaikum Wr.Wb.
  Formatan via telepon :
“Assalamualaikum Wr.Wb, mohon maaf mengganggu waktunya. Apa ini benar
dengan .....?”
“Sebelumnya, perkenalkan saya .... dari UKM Bhakti Karya Mahasiswa
Politeknik Negeri Malang. Kami sedang merencanakan acara dies natalis UKM
Bhakti Karya Mahasiswa yaitu acara yang dilaksanakan untuk merayakan hari jadi
UKM Bhakti Karya Mahasiswa. Acara tersebut akan diadakan pada tanggal 14
Mei 2023 secara offline. Sehubungan dengan kegiatan yang akan kami adakan,
kami ingin mengajak pihak .... untuk bekerja sama sebagai sponsorship. Apakah
pihak .... bersedia bekerja sama sebagai sponsorship dalam acara kami dan
sehubungan dengan hal ini bagaimana prosedur untuk pengajuan sponsorship ke
pihak .... ?”
“Baik, terimakasih atas waktu dan perhatiannya. Wassalamualaikum Wr.Wb”

- Apabila pihak calon pemberi sponsor bersedia bekerja sama, maka akan ditanyakan
untuk pengiriman proposal sponsorship dapat dikirimkan melalui apa.

3. Apabila tidak ada nomor telepon yang tersedia, maka Sie Humas mendatangi langsung
perusahaan dengan alamat yang sudah ada.

 Jika bertemu dengan satpam atau karyawan perusahaan :

- Mengucap salam terlebih dahulu.
(Assalamualaikum Wr. Wb / Selamat pagi/siang/sore).
- Lanjut dengan memperkenalkan diri.
(nama berasal dari UKM BKM Polinema).
- Menjelaskan mengenai tujuan datang ke tempat tersebut.
- Memohon diarahkan untuk bertemu pihak calon pemberi sponsor.
- Tidak lupa mengucapkan terima kasih.

 Jika bertemu dengan pihak calon pemberi sponsor:

- Mengucap salam terlebih dahulu.
(Assalamualaikum Wr. Wb / Selamat pagi/siang/sore).
- Lanjut dengan memperkenalkan diri.
(nama berasal dari UKM BKM Polinema).
- Menjelaskan mengenai tujuan datang ke tempat tersebut.
- Menyerahkan proposal dan menjelaskan isi dari proposal sponsorship.
(rencana kegiatan dan feedback).
- Menjawab setiap pertanyaan yang diajukan oleh pihak calon pemberi sponsor.
- Menanyakan keputusan mengenai proposal sponsorship yang telah diajukan.
- Apabila pihak calon pemberi sponsor membutuhkan waktu untuk menentukan
keputusan. Maka akan diberi waktu selama 2 hari setelah pengajuan proposal
 sponsorship jika sudah melebihi batas yang ditentukan, pihak calon akan dihubungi
kembali.
- Apabila pihak pemberi sponsor telah menerima pengajuan sponsorship maka
selanjutnya menanyakan paket sponsor yang akan dipilih.
- Menanyakan apakah pihak pemberi sponsor membutuhkan MoU atau tidak. Jika
iya, maka MoU diberikan H+1 setelah persetujuan sponsorship atau sesuai dengan
tanggal yang telah disepakati bersama.
- Menanyakan mengenai pembayaran, berkenan membayar melalui online atau offline.
Apabila melalui online, dapat melalui rekening yang telah disediakan pada proposal
sponsorship. Dan untuk offline dapat dilakukan di tempat yang sudah disepakati
bersama.
- Apabila pihak pemberi sponsor memberikan bantuan berupa barang/makanan/voucher
maka kami akan mengkonfirmasi kepada pihak pemberi sponsor bahwa kami akan
merundingkan terlebih dahulu dan akan memberikan konfirmasi H+1 setelah pengajuan
proposal apakah sponsor tersebut jadi untuk diambil atau tidak.
- Mengucapkan terima kasih atas kerjasamanya.

4. Apabila selama pengajuan proposal sponsorship tidak atau konfirmasi atau keputusan dari
pihak calon pemberi sponsor, maka proposal sponsorship diminta kembali dengan sopan
kemudian mengajukan sponsorship kepada pihak yang lain.