METODE ABC DAN VEN

“MANAJEMEN LOGISTIK DAN FARMASI”

1. METODE ABC

Definisi

Metode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Analisis
ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat
nilaidari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar
yangdisebut kelompok A, B dan C.

1. Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai
investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.
2. Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapimempunyai nilai
investasi sekitar 15% dari total nilai inventory.
3. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapimempunyai nilai
investasi sekitar 5% dari total nilai inventory (Suciati, 200).

Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbedaantara
perusahaan satu dengan yang lainnya . Kelompok A adalah kelompok yang sangat
kritis sehingga perlu pengontrolansecara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang
kritis, sedangkan kelompok Cmempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang
dan keuangan (Maimun,2008).

 Kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal, maka harus

dikendalikansecara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan
sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh
karena itu disimpan secararapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam
persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada
dalam penyimpanan.
 kelompok B tidak seketat kelompok A. Meskipun demikian laporan penggunaan
dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara
berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan
jenis obat dan perlakuannya.
  kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering
kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat
dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis
perlakuan obat.Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian,
inventory, penjualan dan sebagainya. Dalam organisasi penjualan, analisis ini
dapat memberikaninformasi terhadap produk-produk utama yang memberikan
revenue terbesar bagi perusahaan. Pihak manajemen dapat meneruskan
konsentrasi terhadap produk ini,sambil mencari strategi untuk mendongkrak
penjualan kelompok B (Maimun, 2008).

Prosedur analisis ABC

Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalanfarmasi

ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaranterbanyak.
Urutan langkah sebagai berikut :

1. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satumetode

perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yangdiperlukan untuk tiap nama
dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/katagori, dan jumlahkan biaya per jenis/
katagori perbekalan farmasi.
2. Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis perbekalanfarmasi
terhadap anggaran total.
3. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya
paling banyak.
4. Hitung prosentase kumulatif, dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya.
5. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan total.
6. Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70%
7. Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20%
8. Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10%

(DepKes RI, 2008).

 
Cara Perhitungan analisis ABC :

1)      Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan
caramengalikan jumlah obat dengan harga obat.

2)      Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil.

3)      Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

4)      Hitung kumulasi persennya.

5)      Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%.

6)      Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90%.

7)      Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-

100%                                                                                       (DepKes RI, 2008).

Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoftexcel

adalah sebagai berikut :

a.       Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya

b.      Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu.

c.       Kalikan harga dan jumlah kebutuhan.

d.      Hitung persentase harga dari masing-masing item.

e.       Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas.

f.       Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga.

g.      Tentukan klasifikasinya A, B atau C.

Analisis klasifikasi ABC memiliki beberapa manfaat, diantaranya sebagai berikut:

1. Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang efisien

2. Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost
benefit yang besar bagi perusahaan
3. Dapat memanfaatkan modal kerja (workingcapital) sebaik-baiknya sehingga  dapat
memacu pertumbuhan perusahaan
 4. Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien yang pada akhirnya
dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi fungsi-fungsi produksi

2. Metode VEN

Metode VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis
obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan kedalam
tiga kategori yakni (Maimun, 2008) :

1. Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam
kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk
pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit penyebab
kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk  jenis obat Vital adalah adrenalin,
antitoksin, insulin, obat jantung,
2. Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan
penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obatyang termasuk jenis obat
Essensial adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID dan lain lain.
3. Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakanuntuk
penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease), perbekalanfarmasi yang diragukan
manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namuntidak mempunyai kelebihan manfaat
disbanding perbekalan farmasi lainnya.Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-
essensial adalah vitamin, suplemen dan lain-lain.

Penggolongan Obat Sistem VEN dapat digunakan :

1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.

2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital agar diusahakan
tidak terjadi kekosongan obat
3. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuan VEN.
Dlm penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing spesialisasi.

Langkah-langkah menentukan VEN.

1. Menyusun kriteria menentukan VEN

2. Menyediakan data pola penyakit
3. Standar pengobatan
3. KOMBINASI ABC DAN VEN

Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar
yangdiperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya
harus Edan sebagain V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N
harusnyamasuk dalam kategori C (Maimun, 2008).

Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang

adatidak sesuai kebutuhan.

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya

adalah sebagai berikut:

1. Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi ataudihilangkan
dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi
prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya.
Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yangtersedia masih juga kurang
lakukan langkah selanjutnya.
2. Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NAdimulai
dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA (Maimun, 2008).

3. Model ABC (Always Better Control)

              Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-

bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu
pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini
menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal,
seperti pada bagan berikut ini  :

ABC mengelompokkan berdasarkan kebutuhan dana yaitu:

A = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 75%

B = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 20%

C = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 5%

Langkah- langkah menentukan kelompok A, B dan C :

1. Hitung  jumlah dana yg dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan
kwantum obat dengan harga obat.
2. Tentukan ranking mulai yg terbesar dana sampai yg terkecil.
3. Hitung persentase thdp total dana yg dibutuhkan
4. Hit kumulasi persennya.
5. Obat kel A termasuk dlm kumulasi 75%
6. Obat kel B termasuk dlm kumulasi > 75% s/d 95%
7. Obat kel C termausk dlm kumulasi > 95% – 100%
Contoh Soal :
Suatu Rumah Sakit ingin melakukan perencanaan pengadaan obat, dengan melihat data
penggunaan obat periode sebelumnya, data tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Langkah selanjutnya :
4.
5. Selanjutnya dapat dilihat :

6. Analisa VEN
Pengelompokan obat berdasarkan dampak tiap jenis obat pd kes.

Kel V:   (SSE)  Kel obat yg sangat sangat esensial (vital), mis:

                  -  Life saving drug

                  -  Obt unt pel kes pokok
                  -  Obt unt mengatasi peny penyebab kematian terbesar.
Kel E:  (SE)

Kel obat yg bekerja pd sumber peny (kausal)

Kel N:  (E)

Obat-2 penunjang (kerjanya ringan dan biasanya utk menimbulkan kenyamanan / mengatasi
keluhan ringan

Sistem VEN digunakan untuk:

     -Penyesuaian rencana kebutuhan obat dg alokasi dana yg tersedia.
     -Dalam penyusunan kebut obat yg masuk kel V diusahakan tidak terjadi kekosongan.
Kriteria penentuan VEN dpt mencakup berbagai aspek:

   -Klinis
   -Konsumsi
   -Target kondisi
   -Biaya
Langkah-2 menentukan VEN:

   -Menyusun kriteria menentukan VEN

   -Menyediakan data pola peny
   -Standar Px