PRAKTEK PENGELOLAAN OBAT DAN PERBEKALAN KESEHATAN

“POB PENGIRIMAN OBAT DAN BAHAN OBAT”

Dosen Pengampu: apt. Ign. Danang Setiyanto, M.Si

Kelas C - Kelompok 8

Disusun Oleh :
Ratna Fikriyah 2120414657
Refa Arinda Putri 2120414658
Risma Mustika Dari 2120414663
Septiana Aulia Anggraeni 2120414670
Sri Winarni Sofya 2120414674

PROFESI APOTEKER ANGKATAN 41

UNIVERSITAS SETIA BUDI
SURAKARTA
2021
 POB Pengiriman Obat dan Bahan Obat

Prosedur Operasional Baku Hal. 1 dari 4

NAMA PERUSAHAAN PENGIRIMAN OBAT DAN BAHAN OBAT Nomor:
Seksi
Departemen
Operasional Tanggal berlaku

PJ PBF Wakil Direktur Mengganti No. 01

Direktur

Tanggal Tanggal Tanggal

1. Tujuan
Untuk memperoleh kepastian bahwa:
 Produk yang dikirim sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan.
 Pemesanan produk psikotropik harus disertai dengan Surat Pesanan yang ditandatangani oleh
penanggung jawab pelanggan.
 Produk yang dikirim ke pelanggan mencantumkan yang dilengkapi dengan nomor bets dan
expire date.

2. Ruang Lingkup
Proses pengiriman barang ke pelanggan, atau industri farmasi yang meliputi penerimaan faktur
dan BKB/Surat Jalan sampai dengan pengumpulan faktur atau Dokumen Tanda Terima.

3. Tanggung Jawab
Kepala Ekspedisi bertanggungjawab atas keberhasilan pengiriman sesuai CDOB.

4. Prosedur
Proses pengiriman barang terbagi menjadi 2 (dua) yaitu:
 Kiriman ke Industri Farmasi
 Kiriman ke pelanggan
Kiriman ke Industri Farmasi dan pelanggan:
a. Kriteria kiriman ke Industri Farmasi:
 Recall
 Pengiriman Barang Retur ke Gudang Barang Retur
b. Kriteria kiriman ke pelanggan:
 Pesanan regular yang diterima melalui Customer Service/Salesman
 Prosedur Operasional Baku Hal. 2 dari 4
Nama perusahaan PENGIRIMAN OBAT DAN BAHAN OBAT Nomor:

Seksi
Departemen
Operasional Tanggal berlaku

Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Mengganti No. …
PJ PBF Wakil Direktur Direktur
Tanggal Tanggal Tanggal
Tanggal

4.1. Petugas ekspedisi (Pihak ke 3/Pengantar ekspedisi) menerima barang dari petugas gudang
berupa fisik barang serta dokumen. Petugas ekspedisi melakukan verifikasi dengan cara:
a. Pengecekan Nomor Surat Jalan/BKB/Faktur.
b. Pengecekan jumlah fisik barang vs dokumen.
c. Pengecekan jenis pengiriman produk bersuhu dingin atau regular; pengemasan barang,
kemasan.
d. Pengecekan tujuan pengiriman (kepelanggan atau ke Industri Farmasi).
4.2 Jika barang vs dokumen tidak sesuai maka petugas ekspedisi (3 rd Party/Pengantar ekpedisi)
mengkonfirmasikan hal tersebut kepada Ka Bagian agar dapat dilakukan koreksi fisik barang
yang sesuai dengan dokumen.
4.3 Untuk pengiriman ke Industri Farmasi /antar sarana distribusi melalui ekspedisi rekanan,
maka dokumen serah terima barang harus ditandatangani kedua belah pihak.
4.4 Adm Ekspedisi/Ka Ekspedisi menginput Dokumen melalui sistem untuk konfirmasi
keberangkatan Armada.
4.5 Untuk pengiriman ke pelanggan, Adm Ekspedisi membagi faktur berdasarkan Dok
Pengiriman (DP) kepada petugas ekspedisi pihak ke 3/Driver & Pengantar ekpedisi dan copy
DP disimpan oleh Adm. Ekspedisi. Kemudian Ka Ekspdisi melakukan cross check faktur
untukmelihat apakah sesuai dengan barang yang telah diterima dari petugas gudang dengan
menggunakan SPB/Surat jalan yang kemudian di tanda tangani dan diberi nama jelas.
4.6 Adm. Ekspedisi menyerahkan dokumen ke Petugas Pengantar Barang untuk melakukan
proses pengiriman ke pelanggan berupa:
a. Faktur.
b. Daftar Pengiriman (DP).
c. PO Pelanggan/Surat Pesanan (Contoh: Supermarket dan Rumah Sakit).
4.7 Faktur tersebut harus ditandatangani dan dicantumkan tanggal, jam terima barang dan
distempel pelanggan sebagai konfirmasi penerimaan barang.
4.8 Khusus untuk pelanggan Pharma non psikotropika yang pesan melalui telpon, maka Surat
Pesanan harus diambil oleh Petugas ekspedisi/Delivery.
4.9 Jika pihak pelanggan tidak dapat memberikan Surat Pesanan, maka barang dibawa kembali ke
Gudang.
4.10. Khusus untuk barang yang harus disimpan pada suhu 2 – 8 0C, harus dicantumkan suhu pada
saat terima barang dari Gudang dan suhu pada saat diterima oleh pelanggan dalam “Form
 Serah Terima Barang Bersuhu 2 – 80C”.

Prosedur Operasional Baku Hal. 3 dari 4

PENGIRIMAN OBAT DAN BAHAN OBAT Nomor:

Seksi
Nama perusahaan Departemen
Operasional Tanggal berlaku

Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Mengganti No. 01
PJ PBF Wakil Direktur Direktur

Tanggal
Tanggal Tanggal Tanggal

5 Pengiriman di luar jam kerja

Jika dalam keadaan darurat dibutuhkan pengiriman diluar jam kerja agar dilakukan sebagai
berikut:
5.1. Pesanan harus ada persetujuan dari pimpinan.
5.2. Adanya petugas yang diberikan wewenang melakukan proses ini.
5.3. Membuat Surat Jalan Manual dilengkapi dengan nomor urut Surat Jalan.
5.4. Mencatat Unit, no batch dan ED produk yang dikirim.
5.5. Mengirim ke pelanggan dan meminta tanda tangan nama jelas serta no SIPA penanggung
jawab di pelanggan.
5.6. Keesokan harinya segera menyerahkan Surat jalan Asli ke Kepala Gudang untuk proses
difakturkan.
5.7. Ka Gudang, proses faktur dan mengirimkan faktur bersama surat jalan manual untuk
dimintakan tanda tangan dan cap pelanggan.
6 Dokumentasi

7 Riwayat
Versi Nomor Tanggal Alasan Perubahan
1. Baru
2. Tambahan
8 Distribusi
Asli : Penanggung Jawab
Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi
No.2: Kepala Bagian Departemen Terkait
No.3: Kepala Bagian Logistik/Gudang
 Halaman 4 dari 4
Prosedur Operasional Baku
PENGIRIMAN PRODUK SUHU DINGIN
Nama perusahaan
Departemen Seksi Tanggal berlaku
Operasional

Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti

. No. 01
PJ PBF Wakil Direktur Direktur
Tanggal

Tanggal
Tanggal Tanggal

Lampiran 1
 NAMA PERUSAHAAN ProsedurOperasional Baku Halaman 1 dari 3
PENANGANAN PENCURIAN DI Nomor 01
GUDANG DAN PENGIRIMAN
--
Departemen Seksi Tanggal berlaku
Operasional ..........................

PJ PBF Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti** No.1

Wakil Direktur Direktur Tanggal
.......................... ..................... ............................
Tanggal ............................. Tanggal
...................... Tanggal ......................
......................
1. Tujuan
Perusahaan Distribusi dengan banyak produk membutuhkan suatu sistem pencegahan,
penanganan yang cepat dan tepat ketika terjadi pencurian di dalam gudang dan pada saat
pengiriman.
Penanganan dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan sesuai aturan yang berlaku dari Institusi
Pemerintah dan internal perusahaan.
a) Kerugian yang terjadi dapat dikembalikan atau diminimalisir.
b) Tidak terjadi tuntutan hukum dari yang diberikan sanksi baik pihak internal maupun pihak
eksternal.

2. Ruang Lingkup
Proses pengamanan area gudang sekitarnya, kendaraan dan yang digunakan serta personil
dengan memblokir semua akses pintu keluar masuk sampai dengan proses penyelidikan
selesai sampai dengan proses penyelesaian penggantian kerugian oleh pihak yang terlibat.

3. Tanggung Jawab
Pimpinan bertanggung jawab atas proses penanganan pencurian dan pelaporannya kepada
pihak berwenang

4. Prosedur dan Proses

4.1 Pencegahan pencurian :
a) Kontainer /Box kendaraan harus mempunyai kunci ganda
b) Tidak bocor atau rusak
c) Pembatasan akses supaya dilakukan untuk mencegah orang yang tidak
berkepentingan untuk masuk dan atau dapat merusak kendaraan
d) Mempunyai dokumen yang lengkap mengenai produk yang ada di dalam
kendaaraan
e) Pengendara dan kendaraan mempunyai surat ijin yang lengkap dan tercatat.

NAMA PERUSAHAAN ProsedurOperasional Baku Halaman 2 dari 3

PENANGANAN PENCURIAN DI Nomor 02
GUDANG DAN PENGIRIMAN
--
Departemen Seksi Tanggal berlaku
Operasional ........................ ..........................

PJ PBF Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti** No.

.......................... Wakil direktur Direktur 02
Tanggal Tanggal
...................... ............................. ..................... ............................
Tanggal Tanggal
...................... ......................
 4.2 Penanganan Pencurian
A. Terjadi pada area gudang dan sekitarnya:
4.2.1. Setelah diketahui terjadinya pencurian maka lakukan blocking area, stock
opname dan penelusuran melalui data.
4.2.2. Kepala Gudang segera melaporkan ke Pimpinan sambil melakukan
pemeriksaan atas semua personil di area gudang dan area lainnya yang
dicurigai seperti locker, tempat pembuangan sampah, toilet, pos satpam
dan armada pengiriman.
4.2.3. Kemudian Pimpinan sesegera mungkin melaporkan kejadian pencurian
kepada pihak Polisi setempat untuk diperiksa dan dibuatkan Berita Acara
kehilangan secara detail.
4.2.4. Copy Berita Acara dari pihak Kepolisian di file dan 1 (satu) copy dikirimkan ke
Pimpinan

B. Terjadi pada saat pengiriman

4.2.5. Segera melaporkan ke Pimpinan dan Ka Ekspedisi melakukan penggeledahan
atas personil dan armada pengirimannya.
4.2.6. Melakukan konfirmasi ke pelanggan jika terjadi di area pelanggan.
4.2.7. Melakukan interogasi kepada pelaku.
4.2.8. Jika outsourcing dilaporkan kepada koordinator lapangan.
4.2.9. Jika petugas pengantar barang adalah karyawan, maka Pimpinan segera
mungkin melaporkan kejadian kecurian kepada Pejabat internal yang
berwenang dan kepada pihak Polisi setempat untuk diperiksa dan
dibuatkan Berita Acara kehilangan secara detail.
4.2.10. Copy Berita Acara dari pihak Kepolisian di file dan 1 (satu) copy dikirimkan ke
Pimpinan.

C. Jika diketemukan pelaku pencurian

4.2.11. Pelaku sanggup melakukan penggantian kerugian :
4.2.11.1. Pelaku membuat surat pengakuan dengan tulisan tangan
dan diberi meterai Rp. 6.000,-
4.2.11.2. Pelaku diharuskan mengganti kerugian dalam waktu 1 x 24
jam dan ada jaminan dari pihak keluarga.
NAMA PERUSAHAAN ProsedurOperasional Baku Halaman 3 dari 3
PENANGANAN PENCURIAN DI Nomor 03
GUDANG DAN PENGIRIMAN
--
Departemen Seksi Tanggal berlaku
Operasional ........................ ..........................

Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti** No.

PJ PBF Wakil direktur Direktur 03
.......................... Tanggal
Tanggal ............................. ..................... ............................
...................... Tanggal Tanggal
...................... ......................
4.2.12. Diproses PHK sesuai dengan aturan yang berlaku
4.2.13. Pelaku tidak sanggup melakukan penggantian kerugian maka diproses secara hukum
melalui pihak yang berwenang.

5. Dokumentasi

6. Riwayat
Versi Nomor Tanggal Alasan Perubahan
1. Xxxxx .......... Baru
2. Yyyyy .......... Tambahan ..............................
7. Distribusi
Asli : Penanggung Jawab
Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi No.2: Kepala
Bagian Departemen Terkait
No.3: Kepala Bagian Logistik/Gudang

NAMA PERUSAHAAN ProsedurOperasional Baku Halaman 1 dari 2

PENANGANAN PENYIMPANGAN SUHU Nomor 01
SELAMA PENGIRIMAN

Departemen Seksi Tanggal berlaku

Operasional ........................ ..........................
.............................
........
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti** No.
Wakil Direktur Direktur 01
PJ PBF ............................. ..................... Tanggal
Tanggal Tanggal ............................
..........................
...................... ......................
Tanggal
......................
1. Tujuan
Memastikan proses penanganan penyimpangan suhu dilakukan sesuai agar prosedur yang
dijalankan sesuai ketentuan

2. Ruang Lingkup
Kondisi produk dingin yang tidak sesuai dan penanganan serta penempatan nya selama
pengiriman

3. Tanggung Jawab
Ka Bagian dan Apoteker penanggung jawab, mempunyai tanggung jawab agar penanganan
yang dilakukan sesuai ketentuan dari industri farmasi produk yang bersangkutan

4. Prosedur dan Proses

Saat diketahui suhu produk tidak sesuai agar dilakukan hal-hal sebagai berikut:
4.1. Periksa suhu terakhir
4.2. Buatkan berita acara
4.3. Beri tanda pada kemasan (produk tidak bisa diserahkan)
4.4. Laporkan kepada Ka Ekspedisi
4.5. Usahakan untuk segera kembali ke Gudang, segera laporkan kejadian dan
menyerahkan produk ke Gudang

Gudang setelah menerima produk ;

4.6.
Segera masukkan ke dalam pendingin bersuhu 2-8 °C lalu dikarantina
4.7.
Laporkan ke personal yang bertanggung jawab (QA) tentang rincian deviasi yang
terjadi, diantaranya : Lamanya, suhu pada saat penyimpangan (direkomendasikan agar
selama pengiriman menggunakan Data loger (alat perekam suhu) sehingga lama
deviasi dapat terecord dengan baik.
4.8. QA-akan segera menindak lanjuti diantaranya sebagai berikut :
4.8.1. Mengevaluasi kondisi fisik selama pengiriman
4.8.2. Mengevaluasi prosedur selama pengiriman
4.8.3. Mengevaluasi sumber deviasi, dimana dan bila terjadi deviasi.
NAMA PERUSAHAAN ProsedurOperasional Baku Halaman 2 dari 2
PENANGANAN PENYIMPANGAN SUHU Nomor 02
SELAMA PENGIRIMAN

Departemen Seksi Tanggal berlaku

Operasional ........................ ..........................
.............................
........
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti** No.
Wakil direktur Direktur 2
PJ PBF Tanggal
............................. ..................... ............................
.......................... Tanggal Tanggal
Tanggal ...................... ......................
......................
 4.8.4. Produk akan dikarantina hingga ditetapkan keputusan akhir apakah akan
merelease produk tersebut.
Semua aktivitas yang berkaitan dengan proses pengiriman produk harus
disimpan pada suhu 2 – 8 °C.
Semua aktivitas yang berkaitan dengan proses pengiriman produk, mulai
dari penyerahan dari gudang ke expedisi sampai ke outlet harus
dipertahankan pada suhu 2 – 8 °C.

5. Dokumentasi
Semua kertas kerja yang terkait dengan pengendalian perubahan
didokumentasikan di Bagian Pemastian Mutu dan bila perlu di Bagian lain yang terkait.

6. Riwayat
Versi Nomor Tanggal Alasan Perubahan
1. Xxxxx .......... Baru
2. Yyyyy .......... Tambahan ..............................
7. Distribusi
Asli : Penanggung Jawab/Kepala Bagian Pemastian Mutu
Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi No.2: Kepala
Bagian Departemen Terkait
No.3: Kepala Bagian Logistik/Gudang

NAMA PERUSAHAAN Prosedur Operasional Baku Halaman 1 dari 2

PENGIRIMAN PRODUK SUHU DINGIN Nomor 01

Departemen Seksi Tanggal berlaku

Operasional ........................ ..........................
.............................
........
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti** No.
Wakil Direktur Direktur 01
PJ PBF Tanggal
............................. ..................... ............................
.......................... Tanggal Tanggal
Tanggal ...................... ......................
......................
1. Tujuan
Memastikan pengiriman barang sesuai dengan jenis dan jumlah (sesuai faktur), kualitas
(sesuai ketentuan produk dingin), tujuan (sesuai alamat di faktur) dan tepat waktu.

2. Ruang Lingkup
Serah terima produk dari Gudang kepada petugas ekspedisi sampai diterima pelanggan

3. Tanggung Jawab
Kepala Ekspedisi bertanggung jawab atas keberhasilan pengiriman produk dingin, diterima
pelanggan sesuai kondisi yang ditentukan

4. Prosedur dan Proses

4.1.Petugas ekspedisi (Pihak ke 3/Petugas ekspedisi) menerima barang dari petugas gudang
berupa fisik barang serta dokumen.
4.2.Petugas ekspedisi melakukan verifikasi dengan cara:
4.2.1. Pengecekan Nomor Surat Jalan/BKB/STO/Faktur
4.2.2. Pengecekan jumlah fisik barang vs dokumen
4.2.3. Pengecekan jenis pengiriman produk bersuhu dingin atau regular packing barang,
kemasan.
4.2.4. Pengecekan tujuan pengiriman (alamat kirim)
4.3.Jika barang vs dokumen tidak sesuai maka petugas ekspedisi mengkonfirmasikan hal tersebut
kepada Ka Gudang agar dapat dilakukan koreksi fisik barang yang sesuai dengan dokumen.
4.4.Adm. Ekspedisi menyerahkan dokumen ke Petugas Ekspedisi untuk melakukan proses
pengiriman ke pelanggan berupa :
4.4.1.Faktur
4.4.2.DP (Daftar Pengiriman).
4.4.3.PO Pelanggan / Surat Pesanan (Contoh: Supermarket dan Rumah Sakit)
Faktur tersebut harus ditandatangani dan dicantumkan tanggal, jam terima
barang dan distempel pelanggan sebagai konfirmasi penerimaan barang dan
cantumkan suhu pada saat terima barang dari Gudang dan suhu pada saat
diterima oleh pelanggan dalam
“Form Serah Terima Barang Bersuhu 2 – 8°C (Lampiran 1)

NAMA PERUSAHAAN Prosedur Operasional Baku Halaman 2 dari 2

PENGIRIMAN PRODUK SUHU DINGIN Nomor 02

Departemen Seksi Tanggal berlaku

Operasional ........................ ..........................
.............................
........
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti** No.
Wakil direktur Direktur 01
PJ PBF Tanggal
............................. ..................... ............................
.......................... Tanggal Tanggal
Tanggal ...................... ......................
......................
 4.5.Penolakan Kiriman dan Tidak Terkirim
Jika pada saat dikirim, Pelanggan menolak menerima barang, lakukan hal-hal sebagai
berikut:
4.5.1. Periksa kemasan masih original
4.5.2. Periksa suhu produk
4.5.3. Jika masih sesuai dengan ketentuan produk dingin segera proses pengembalian
4.5.4. Tempatkan produk pada penyimpanan suhu dingin yang sesuai
4.6.Jika suhu produk tidak sesuai agar dibuatkan Berita Acara dan kronologi pengiriman (data
pencatatan suhu mulai dari penerimaan sampai kembali)
4.7.Jika tidak sesuai agar segera membuatkan laporan kepada Industri Farmasi dengan
melampirkan Berita Acara
4. 8.Produk disimpan di tempat penyimpanan produk dingin, menunggu keputusan dari Industri
Farmasi

5. Riwayat
Versi Nomor Tanggal Alasan Perubahan
1. Xxxxx .......... Baru
2. Yyyyy .......... Tambahan ..............................
6. Distribusi
Asli : Penanggung Jawab/Kepala Bagian Pemastian Mutu
Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi No.2: Kepala
Bagian Departemen Terkait
No.3: Kepala Bagian Logistik/Gudang