BUKU JAWABAN UJIAN (BJU)

UAS TAKE HOME EXAM (THE)

SEMESTER 2020/21.1 (2020.2)

Nama Mahasiswa : Marifatul Azizah

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 022343955

Tanggal Lahir : 9 Januari 1984

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4432 / Otomasi dalam Kearsipan

Kode/Nama Program Studi : 310/Ilmu Perpustakaan (S1)

Kode/Nama UPBJJ : Surabaya

Hari/Tanggal UAS THE : Selasa / 15 Desember 2020

Tanda Tangan Peserta Ujian

Marifatul Azizah

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
 Surat Pernyataan
Mahasiswa
Kejujuran Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Marifatul azizah

NIM : 022343955

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4432 / Otomasi dalam Kearsipan

Fakultas : Fakultas Hukum Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

UPBJJ-UT : Surabaya

1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada
laman https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.
3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal
ujian UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai
pekerjaan saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan
aturan akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan
tidak melakukan kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media
apapun, serta tindakan tidak terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik
Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat
pelanggaran atas pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik
yang ditetapkan oleh Universitas Terbuka.

Surabaya, 15 Desember 2020

Yang Membuat Pernyataan

Marifatul Azizah
NIM. 022343955
1. Risiko-risiko yang berpengaruh dalam penyimpanan data melalui komputasi
awan yaitu:
a. Aksesbilitas. Banyak penyedia yang mungkin menyatakan memiliki akses
24/7. Hl ini sulit menjamin. Cari tau apa yang penyedia lakukan untuk
mencegah gangguan akses.
b. Keamanan data. Keamanan data organisasi dan akses terhadap aplikasi
tersebut sangat tergantung pada kebijakan penyedia layanan, kontrol
dan staf.
c. Lokasi data. Karena banyak penyedia cloud adalah perusahan global,
mereka memiliki kemampuan untuk berbgai sumber daya dan data
dalam lokasi fisik di seluruh dunia.
d. Segregasi data. Pencampuran data dapat membuat segregasi berikutnya
bermasalah, dan data rahasia bisa secara tidak sengaja berbagi dengan
orang lain.
e. Integritas data. Back up dan pemulihan seluruh aplikasi, bukan hanya
data, harus dimasukan dalam layanan penyedia. Dari perspektif arsip,
adalah sama penting bahwa backup data dimusnahkan ketika diminta
oleh jadwal retensi.
f. Kepemilikan data. Banyak organisasi yang merasa sudah memiliki data
mereka sendiri tanpa memepertimbangkan jika kontrak dibatalkan,
penyedia layanan mengalami kebangkrutan atau diakuisisi orang lain
apakah data mereka tetap dapat dimiliki kembali.

Sistem Cloud bekerja menggunakan internet sebagai server dalam mengolah

data. Sistem ini memungkinkan pengguna untuk login ke internet yang
tersambung ke program untuk menjalankan aplikasi yang dibutuhkan tanpa
melakukan instalasi. Dalam menunjang kegiatan sehari-hari contoh aplikasi
dari sistem cloud yaitu lewat penggunaan email seperti Yahoo ataupun
Gmail. Data di beberapa server diintegrasikan secara global tanpa harus
mendownload software untuk menggunakannya. Pengguna hanya
memerlukan koneksi internet dan semua data dikelola langsung oleh Yahoo
dan juga Google. Software dan juga memori atas data pengguna tidak
berada di komputer tetapi terintegrasi secara langsung melalui sistem Cloud
menggunakan komputer yang terhubung ke internet. Cloud computing
melepaskan institusi dari manajemen data, memastikan bahwa pengguna
selalu memiliki dokumen terbaru dan mengurangi biaya.

2. ERMS adalah suatu bagian dari BIS yang fungsi utamanya adalah untuk
 mengkaptur dan mengatur arsip digital. Pada prinsipnya, ERMS adalah
sistem yang dirancang secara khusus untuk mengatuur penciptaan,
penggunaan, perawatan, dan pembuangan arsip digir penciptaan,
penggunaan, perawatan, dan pembuangan arsip digital dengan tujuan
menyediakan bukti aktivitas bisnis. ERMS memberikan metode terbaik
untuk menjaga arsip digital sepanjang waktu. Biasanya ERMS berkenaan
dengan manajemen arsip digital, tetapi ERMS juga dapat memasukkan
fungsionalitas manajemen dokumen.

3. prinsip-prinsip dalam keamanan jaringan yang berhubungan dengan

keamanan arsip elektronik dibedakan menjadi 6, yaitu:
a. kerahasiaan (secrecy), berhubungan dengan hak akses untuk membaca
data atau informasi dari suatu sistem informasi. Sistem komputer
dikatakan aman jika data atau informasi haya dapat dibaca oleh pihak
yang telah diberi hak secara legal
b. Intgritas (Integrity), berhubungan dengan hak akses untuk mengubah
data atau informasi dari suatu sistem informasi. Sistem komputer
dikatakan aman jika data atau informasi haya dapat diubah oleh pihak
yang telah diberi hak.
c. Ketersediaan (Availability), dengan ketersediaan data atau informasi
pada saat yang dibutuhkan. Sistem komputer dikatakan aman jika data
atau informasi dapat diakses dan dimanfaatkan oleh pihak yang berhak.
d. Authentication, berhubungan dengan metode untuk menyatakan bahwa
informasi benar-benar asli, orang yang mengakses atau memberikan
informasi adalah orang yang dimaksud, dan server yang kita hubungi
benar-benar server asli.
e. Akses kontrol, merupakan aspek yang berupa fitur-fitur keamanan yang
mengontrol bagian user dan sistem berkomunikasi dan berko
sumbmunikasi dan berinteraksi dengan sistem dan sumber daya lainnya.
Fungsinya untuk melindungi sistem dan sumber mendaya dari akses
ayang tidak berhak dan menentukan tingkat otorisasi.
f. Nonrepudiation, menjaga agar seseorang tidaka dapat menyangkal telah
melakukan transaksi. Penggunaa digital signature, certificates, dan
teknologi kraptografi secara umum dapat menja aspek ini.

Teknologi VPN menyediakan tiga fungsi utama untuk penggunanyayaitu

kerahasiaan, keutuhan data, dan autentikasi sumber. VPN merupakan suatu
cara memanfaatkan jaringan publik sebagai jaringan private secara aman
 melaluai internet. Pada VPN terdapat banyak protokol untuk mendukung
keamanan data, salah satu protokol yang sering digunakan yaitu IPSec
(Internet Protocol Security) yang menyediakan transmisi data terenkripsi
yang aman pada network layer dalam jaringan. Banyak perusahaan yang
beralih menggunakan internet sebagai bagian dari jaringan mereka untuk
menghemat biaya. Dengan menggunakan Site to Site Virtual Private
Network (VPN) yang memungkinkan adanya koneksi jaringan data private
pada jaringan publik untuk menghubungkan antara 2 kantor atau lebih yang
letaknya berjauhan, dengan menerapkan sistem enkripsi pada jaringan VPN
tersebut. Dalam menggunakan VPN Site to Site, pegawai perusahaan
maupun para pekerja lainnya dengan mobile bisa akses data dimana saja
dengan aman.

4. Ketentuan fungsional dalam pengelolaan Arsip Elektronik disesuaikan

dengan kebutuhan masing-masing intansi ataupun lembaga, yang terdiri
atas:
a. Penciptaan
1) Kaptur, menyediakan fungsionalitas untuk menciptakan arsip baru
dengan menggunakan konten, struktur, dan konteks arsip pada saat
dikaptur.
2) Metadata pengelolaan arsip, digunakan untuk mengidentifikasi,
mengotentikasi, dan kontekstualisasi arsip serta orang, proses dan
sistem yang menciptakan, mengelola, memelihara, dan
menggunakannya, serta kebijakan yang mengaturnya.
3) Kelompok (agregasi) arsip, mencerminkan hubungan sebagai
karakteristik atau atribut bersama, atau eksistensi hubungan yang
berurutan antara arsip digital terkait.
4) Mendukung ekspor, impor, dan interoperabilitas. Kemampuan untuk
mengimpor dan mengekspor arsip, serta interoperabilitas dengan
sistem lain atau versi baru dari sistem pengelolaan arsip digital yang
ada, yang merupakan satu paket fungsionalitas yang dibutuhkan.
5) Identifikasi, pengenal unik. Untuk memverifikasi keberadaan arsip
dalam sistem, setiap arsip dan agregasi yang terkait harus memiliki
pengenal unik yang terus menerus terhubung.
6) Klasifikasi. Skema klasifikasi berbasis subyek arsip terhubung dengan
bidang subjek yang luas yang dikelompokkan bersama yakni yakni
transaksi dan aktivitas yang terjadi di bawah suatu subyek tunggal
seperti properti dan klien tertentu
7) Skema klasifikasi bisnis, perangkat klasifikasi hierarki konseptual yang
 memfasilitasi pengapturan, pemberian judul penemuan kembali,
pemeliharaan dan penyusutan arsip.
b. Pemeliharaan, memfasilitasi kegunaan arsip agar mampu memelihara
arsip secara otentik dan handal, mengontrol dan meberikan sistem aman,
serta retensi dan penyusutan
1) Pemeliharaan arsip yang otentik dan handal. Arsip yang dikaptur ke
dalam sistem pengelolaan arsip digital harus secara aktif dipelihara
untuk menjamin kelangsungan aksesbilitasnya. Penetapan kontrol
keamanan yang sesuai, pembangunan hasil penyusutan, dan
memungkinkan pengolahan arsip hibrida memfasilitasi pengelolaan
arsip yang komprehensif, otentik, dapat digunakan, tahan rusak dan
sesuai.
2) Kontrol dan keamanan. Sistem pengelolaan arsip harus mengontrol
akses dan perubahan terhadap metadata. Sistem pengelolaan arsip
digital harus secara otomatis memperingatkan administrator bahwa
perubahan telah terjadi dan memiliki cukup redudansi dalam backup.
3) Tindakan-tindakan otentikasi, enkripsi, dan perlindungan teknologi.
Memiliki dampak signifikan pada reabilitas arsip. Memungkinkan arsip
secara efektif dikelola ketika mendapatkan perlindungan teknologi,
tanda tangan digital, dan watermark digital atau protokol pengelolaan
hak digital lainnya.
4) Pengelolaan arsip hibrida. Sistem pengelolaan arsip digital harus
mengkaptur dan memelihara metadata yang berkaitan dengan fisik
arsip.
5) Retensi dan penyusutan. Kebijakan yang mengizinkan penyusutan
arsip, apakah dengan pemusnahan, pemindahan kontrol, penerapan
metode reviu atau tindakan penyusutan lainnya.
c. Penyebarluasan, memfasilitasi kegunaan arsip agar mampu mencari,
menemukan kembali, dan memberikan arsip yang dipelihara.
1) Pencarian, proses mengidentifikasi arsip atau kelompok melalui
parameter definisi pengguna sehingga arsip, agregasi, dan/atau
metadata pengelolaan arsip yang terkait dapat ditentukan kembali.
2) Pemberian, reproduksi representasi arsip yang dapat dibaca manusia,
biasanya untuk tampilan layar visual atau dalam format hardcopy.
d. Pelaksanaan, kebutuhan administrator sistem untuk melakukan
pemeliharaan sistem dan fungsi-fungsi pendukung lainnya, seperti
pemeliharaan akses grup, serta mempebaharui sistem klasifikasi bisnis.
Bagian standar internasional ini hanya mengacu pada administrasi sistem
dalam arti fungsionalitas pengelolaan arsip dan aplikai rutin dari prosedur
pengelolaan arsip.