CHAPTER 13

Hal 499
AP/CD process adalah interaksi antara pegawai bagian cash disbursement, equipment,
aktivitas proses mencatat hutang dan melakukan pembayaran (mengleuarkan uang, mencatat
hutang) dan control yang menyelesaikan hal2 di bawah ini:
1. menghandle pekerjaan2 rutin dalam bidang memverifikasi vendor dan di bidang
pengeluaran pembayaran
2. mensupport kenutuhan2 manajer terutama staf yg memanage akun payable, mencatat kartu
hutang dan juga membantu bendahara departemen perusahaan
3. membantu menyiapkan internal dan eksternal report seperti kas requirements forecast
(peramalan permintaan kas), faktur yang terbuka (umur faktur yg blm terbayar), dan
pengeluaran yg terjadi dibandingkan dengan anggaran
Hal 502
Entitas luar (vendor) dan dalam (vice president finance)  membawahi controller dan
treasure. AP/CD process horizontal:
1. vendor memberikan faktor dan diterima ke akun payable
2. bagian akun payable mengirim invoice notice dan dikirim ke bagian GL
3. akun payable akan membuat dokumen payment request (voucher) dan dikirim ke
bendahara
4. payment request notice (permintaan pemmbayaran) dikirim ke bagian GL
5. setelah dibuat payment request notice di kasir (bawahan bendahara) kasir akan membayar
ke GL
Hal 503
Vertical Perspective AP/CD process:
VP finance membawah treasure, controller (bagian yg mengontrol akun2 spt kartu utang,
piutang). Bawah treasure ada kasir dan controller membawahi supervisor, acc payable
department
VP logistic membawahi warehouse manager (membawahi supervisor, receiving department)
dan purchasing manager (membawahi buyers)
Garis horizontal infromation flows spt bagian supervisor meminta uang ke kasir (antar level),
kalo verticle spr kasir ke bendahara (atasan bawahan)
Notes:
1. gambar ini bukan keseluruhan dari fungsi logistic dan finance, hanya sebagian
2. garis putus2 merupakan aliran informasi yg didasari atas data2 yg telah di gerakkan
Hal 505
Entitas2 luar ada purchasing process, vendor, GL process
Level 0 diagram:
Proses 1 adalah Establish payable (mendirikan/mencatat/mengakui utang). Purchasing
process mengirimkan PO accounts payable notfication, receiving report ke Establish payable,
dan vendor invoice (inputan), kemudian diproses. Dalam proses ini akan menerima data dari
vendor master data (file vendor spt alamt vendor, no tlp vendor), purchase events data, dan
inventory master data. Output dari establish payable adalah GL payable update (updatean ke
GL utang dagang pada pembelian (periodk) utang dagang pada persediaan (perpetual).
Kemudian ouput nya mencatat di acc payable master data. Proses 2 make payment dibayar ke
vendor dan kemudian disimpan dalam cash disbursement events data, setelah membayar GL
akan terupdate (GL berupa utang dagang pada kas).
Level 1 diagram dari establish payable:
PO acc payable notification (berasal dari purchasing process), receiving report (dari
pruchasing process bagian penerimaan barang), dan vendor invoice (faktur dari vendor).
Ketiga ini akan divalidasi kebenarannya, kalo salah tidak cocok dengan ketiga faktur dengan
vendor master data (lebih/kurang) akan di reject. Setelah tervalidasi terecord lah utang di
kartu utang masing2 dan berubahlah ke acc payable master data (kartu utang) saldo nya akan
terupdate, melihat inventory master data, lalu GL payable akan terupdate (pembelian pada
utang dagang- periodik) (persediaan pada utang dagang-perpetual).
Hal 507
Level 2 diagram
Dalam melakukan pembayaran ada 3 proses: membuat pengajuan pembayaran, select
pembayaran, pencatatan pengeluaran.
1. prepare proposed payments, setelah utang jatuh tempo akan menghasilkan output yaitu
pengajuan pembayaran dengan melihat acc payable master data terlebih dahulu kemudian
keluar proposed payment dan masukke proses berikutnya
2. select and record payments (memilih pembayaran) yg mana yg jatuh tempo dan mana yg
kalo ga dibayar kena denda setelah itu kartu Account Payable akan terupdate. Pembayaran yg
dsudah di approved akan terjadi pencatatan pengeluaran kas
3. issue and record disbursements. Cash disburseemnt event data (Pencatatan2 kejadian2
pengeluaran kas). GL disbursement update akan terupdate (buku besar utang) dan vendor
payment langsung dibayar ke vendor (?)
Hal 509 processing non invoiced disbursement (faktur yg ditagih dari perusahaan)
Ada 2 asumsi untuk pembayaran non invoice disbursement (contoh bayar gaji, langganan
listrik, tlp, pembayaran pembelian2 kontrak2 jasa) hanya berbentuk tagihan tidak ada faktur.
1. asumsi sistem voucher. Originating department yaitu Departmen yg meminta pelatihan dia
mengajukan payment request (pengajuan pembayaran) dan masuk ke proses menyiapkan
voucher pengeluaran lalu lanjut ke proses record disbursement voucher (dicatat voucher
disbursement) dicatat ke database purchase event data kemudian terupdate di GL payable
(kalo blm bayar) dan terupdate di acc payable master data. Setelah itu lanjut ke prses
beirkutnya ke issue and record payment dan bayar langsung ke payee dan terupdate ke cash
disbursement events data
2. asumsi non voucher. Langsung approved dan diterbitkan record payment (uang langsung
dibayarkan ke pembayar) dan GL langsung terupdate hanya 1x jurnal (biaya pelatihan pada
kas)
Hal 518 flowchart
Entitas cash disbursement setiap hari bagian kasir pengeluaran kas
VAN jalur khusus yg mengantarkan EDI [electronic data intercharge] (sebuah aplikasi yg
merubah data dari data awalnya di koding sehingga tidak bisa di hacker org).
Dari VAN sampe ke perusahaan kita. Selanjutnya mentranslate dari EDI ke faktur dan
merecord faktur yg datang setelah itu faktur akan disimpan ke enterprise database. Setelah
faktur masuk ke enterprise database, komputer akan membandingkan antara faktur yg datang
dengan PO. Bila sudah cocok acc payable akan terecord dan GL akan terupdate (inv pada
utang dagang) (kerjaan acc payable akan menghandle jika ada pengecualian/ketidakcocokan)
Setelah terupdate, komputer akan menampilkan proposal pembayaran (mana aja yg mau
dibayar) dilakukan oleh komputer
Pegawai cash disbursement setiap hari akan melihat tampilan yg akan dibayar dan akan
memilih mana yg akan dibayar.
Payment dan RA akan terupdate sebagai pembayaran. Pembayaran lewat EDI dan VAN agar
terlindungi aman
Hal 524 - Internal Control
Tujuan kontrol dari operasi proses: menjamin efektif operasi diadakan kontrol di acc payable
disbursement proses:
-Efektif operasi A: mengoptimalkan diskon
-Efektif operasi B: untuk menjamin total kas itu cukup tapi ga lebih juga, investasi di kas itu
jgn terlalu banyak/sedikit. Kalo sedikit nanti ada kesempatan2 membayar tagihan/hutang
gaada dan ga dapat diskon karna baayar nya lama dan dapat denda kalo bayar telat karna gada
uang, kebanyakan uang tersimpan di bank juga ga boleh karna ada waktu (?),bisa kita
gunakan untuk inves
-Menjamin efisiensi karyawan dan komputer
-Menjamin keamanan sumber daya (keamanan cash) dan SD akun payable master data
-untuk menjamin input faktur itu valid
-untuk menjamin kartu utang itu terupdate nya lengkap
-menjamin inputan pembayaran
-menjamin master data
 Recommended control plans:
1. yg memvalidasi faktur yg datang dari supplier harus dilakukan secara independen
(dilakukan oleh orang yg tidak memiliki kepentingan/independen)
2. mempertemukan (matching) antara faktur yg datang dari supplier, PO yg dulu dibuat, dan
receiving report sudah cocok atau belum
3. cek/ceklis file2 pembayaran yg mau jatuh tempo
4. ketika terjadi pembayran harus ada yg otorisasi dan orang yg mengotorisasi adalah orang
yg independen
5. pencocokan batch total
6. tanda tangan digital