KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN

UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

NOTULA
RAPAT INTERNAL PENGURUS
UNIT KEGIATAN MAHASISWA KADER ANTI NARKOTIKA
UNIVERSITAS SILIWANGI
2021

A. WAKTU PELAKSANAAN
Hari : Minggu
Tanggal : 24 Januari 2021
Waktu : 19.40 - 21.00 WIB
Tempat : Google Meet

B. PESERTA RAPAT
Hadir : 18 Orang
Tidak Hadir : 2 Orang

C. PELAKSANAAN
Pimpinan Rapat : Ketua Umum UKM KAN
(Popong Puspitasari)

D. AGENDA RAPAT
1. Pembukaan
2. Pemaparan dari Wakil Ketua Umum
3. Pemaparan dari Ketua Umum
4. Pemaparan dari Bendahara Umum
5. Pemaparan dari Sekretaris Umum
6. Sesi Tanya Jawab
7. Penutup

E. JALANNYA RAPAT
1. Pemaparan dari Wakil Ketua Umum
Yang pertama itu ada pembahasan tentang POA, jadi untuk SOP-
nya itu kita buatnya sekarang-sekarang karena Popong selaku Ketua
Umum akan diskusi dengan Pak Andik sekitar bulan Februari. Jadi
SOP-nya akan dibuat sekarang-sekarang ini sambil menunggu biar
nggak terlalu lama, terus juga berkas SOP POA-nya ini untuk berkas
tahun lalu dari setiap departemen diminta ke sekretaris I dan II minta
ke sekretaris tahun lalu.
Yang kedua ada konsep pelantikan, konsepnya itu belum ada.
Nanti didiskusiin lagi. Kalo dari temen-temen ada saran nggak untuk
 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

konsep pelantikan mau online, offline atau digabung online dan

offline?
Tanggapan Fahmi: Kalo diliat kondisi sekarang kan masih pada
dirumah masing-masing, jadi kemungkinan besar bakal online gitu
pelantikannya. Paling kalo mau offline gitu harus ada pengurus yang di
Tasik, kalo mau ada offline-nya juga. Tapi tetep pasti online, karena
melihat kondisi sekarang terus juga pada dirumah masing-masing.
Ok makasih fahmi, jadi begini ya maksud Fahmi ada pelantikan
online (yang dirumah) dan ada juga offline (buat koordinasi dan buat
nyiapin segala keperluan).
Tanggapan Shafira: Iya setuju yang ada di Tasik dan sekitarnya
diusahakan ngumpul disuatu tempat untuk mempersiapin dan untuk
yang diluar kota bisa ikut secara online.

2. Pemaparan dari Ketua Umum

Jadi untuk masalah pelatikan, kan kita belum tau jadwal pelantikan
sesi pertama dan sesi kedua itu kapan. Dari rektoratnya belum ada
kejelasan, tapi alhamdulillahnya juga dari rektorat udah ngeshare
bahwasanya kita udah harus segera mengajukan surat permohonan
kepengurusan yang baru, nah Alhamdulillah besok saya share ke
rektorat langsung dikasih via online. Dan mungkin saya juga akan
sekaligus menanyakan kapan pelatikan pertama maupun pelatikan
kedua karena sebelum pelatikan kepengurusan juga ada sumpah
jabatan dulu untuk seluruh UKM. Jadi kemungkinan benar ga jauh dari
tangapan Fahmi dan Shafira bahwasanya sepertinya kita akan
mengadakan pelatikan online dan offline, jadi teman-teman yang ada
di Tasik sambil kita melakukan pelantikan kita juga bisa sekalian
beres-beres sekre. Nah sedangkan untuk diluar kota yang nggak bisa
memungkinkan untuk datang ke Tasik dirumah masing-masing, namun
juga belum ada kepastian untuk pelantikan akan bagaimana
pelaksanannya.
Nah mungkin sebagai gambaran sudah pasti kita semua
pelantikannya akan online tapi yang saya pikir konsepan secara
onlinenya ini yang belum ada. Hanya gambaran kita akan adain online
dan offline, untuk yang diTasik secara offine bisa datang langsung ke
sekre.
Mungkin disini temen-temen apabila ada kenalan temen di UKM
lain bisa ditanyakan konsepan UKM yang lain untuk pelantikan seperti
apa, soalnya kita juga harus mengonsep sendiri mau itu plan A nya
online atau plan B nya offline. Tapi tetep kita juga perlu tanya ke
 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

UKM lain agar kita punya gambaran yang pasti. Dan tentunya untuk
undangan, biasanya kita akan mengundang Wakil Rektor III dan
Pembina. Mungkin itu masukannya mengenai pelantikan, yang belum
ada kejelasan,
Untuk masalah POA yang tadi sudah dipaparkan Wakil Ketua,
saya dan Lia selaku Wakil Ketua sudah meminta izin ke Pembina
untuk membahas POA ini dan beliau bisa meluangkan waktunya itu
awal Februari karena mengingat teman-teman disini semuanya
melakukan UAS dan beliau juga mempunyai kesibukan yaitu
mengurus UAS dan lain sebagainya. Jadi pengen diskusinya nanti awal
Februari saja. Target pelatikan juga pengennya kami awal Februari
atau pertengahan Februari biar nanti pelaksanaan program kerjanya itu
bisa dilaksanakan pada bulan Maret.
Untuk POA sendiri nanti teman-teman akan dibagi setiap
departemen-nya, agar temen-temen mempunyai gambaran akan tetapi
tidak melenceng dari grand design yang saya buat. Jika temen-temen
nggak paham dnegan grand design yang saya buat karena disana juga
memat program kerja program kerja juga, temen0-temen nanti tinggal
kembangkan. Jika tidak ada POA nya yang sama dengan tahun
kemarin temen-temen harus bisa kreatif terus bertanya kepada saya,
karena yang membuat grand design-nyakan saya. Untuk grand design
yang saya buat tidak beda jauh juga sebenernya dengan grand design
ketua sebelumnya.
Sebenarnya kan seharusnya POA dibuat setelah diskusi dengan
Pembina karena persetujuan mengenai program kerja dan grand design
ada ditangan Pembina. Karena kita itu nggak mau keteteran atau
kelamaan harus nunggu, jadi alangkah baiknya kita mengambil
langkah ita membuat POA terlebih dahulu sesuai grand design Ketua
buat walaupun itu belum dikoreksi oleh Pembina. Jadi nanti misalnya
harus ada yang dihilangkan, teman-teman tinggal hilangkan dari POA
yang temen-temen udah buat.
Jadi untuk POA sekarang dibuat setelah diskusi dengan
kepengurusan sebelumnya, maka dari itu yang udah diskusi sama
pengurus sebelumnya itu baru Departemen Bina Usaha dengan
Departemen Riset dan yang lainnya belum. Nanti dikasih tau lagi bagi
yang belum kapan waktunya karena harus menyesuaikan dengan
kesibukan kepengurusan sebelumnya kapan bisa diajak diskusi.
Diskusi dengan kepengurusan sebelumnya nanti teman-teman bisa
bertanya jika ada yang belum paham dengan grand design atau POA
 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

departemen kepengurusan sebelumnya, kekurangan kelebihan nya apa

biar ada perbaikan.
Jadi untuk minggu depan seluruh departemen udah harus diskusi
sama departemen periode sebelumnya. Jadi nanti kalo kepengurusan
sebelumnya sudah ada waktu luang, temen-temen wajib berpartisipasi
dalam diskusi.

3. Pemaparan dari Bendahara Umum

Untuk mengenai baju PDH, untuk pembayarannya udah bisa dari
sekarang. Kemarin kan udah dikasih tau juga digrup bahwa harganya
130.000 dan segitu udah dapet harga yang paling murah. Jadi untuk
pembayarannya teman-teman bisa sampai bulan Maret. Diusahakan
akhir Maret itu udah pada lunas sebelumnya, silahkan teman-teman
jika ingin menyicil, dicicil dari sekarang biar nggak berat juga
nantinya.
Untuk KAS juga bisa dari sekarang bayarnya, kalo untuk KAS itu
60.000 untuk satu tahun periode. Usahakan juga untuk KAS bulan
Maret itu udah selesai atau pada lunas.

4. Pemaparan dari Sekretaris Umum

Jadi untuk mempemudah pengecekan BPH juga, tiap departemen
apabila mengadakan rapat itu harus membuat notula. Fungsinya untuk
mengecek sejauh mana perkembangan departemen untuk
melaksanakan program kerjanya. Untuk notula nanti sama aku dishare
untuk contohnya. Dan untuk departemen setiap mengadakan acara
jangan lupa berita acaranya dibuat, untuk berita acara nanti dibuat
dengan format yang disesuaikan dari BLM US. Dan juga bikin laporan
pertanggungjawaban. Misanya menggunakan dana dari lembaga maka
harus membuat LK (Laporan Kegiatan). Nanti untuk teknis dan segala
macamnya akan dishare lagi.
Ada tambahan lagi mengenai contoh notula, notula ini berfungsi
bagi departemen setiap melakukan rapat, baik rapat dengan
departemennya ataupun dengan BPH. Notula ini juga untuk
pengecekkan BPH agar lebih gampang, jadi bisa diliat dari notulanya.
Notula dishare paling lambat setelah satu minggu rapat dilaksanakan.
Nanti formatnya akan dikirim untuk lebih jelasnya.
Lalu tiap departemen harus ada sekretaris departemen, fungsinya
untuk membuat proposal, notula, laporan pertanggungjawaban.
Laporan pertanggungjawaban dibuat kalo departemen sudah
melaksanakan program kerjanya. Jika tidak menggunakan dana dari
 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

Lembaga hanya membuat Laporan Pertanggungjawaban, tetapi kalo

menggunakan dana dari Lembaga kalian membuat Laporan Kegiatan
yang nantinya dilaporkan ke Lembaga.
Terus untuk notula dibuat dari sekarang, jadi departemen yang
telah melakukan rapat atau sharing dengan pengurus sebelumnya atau
BPH itu diharapkan segera membuat notulanya, maksimal 7 hari
setelah rapat.

5. Sesi Tanya Jawab

1) Terkait POA, mungkin temen-temen disini ada yang belum
mengerti apa itu POA, mugkin bisa dijelasin karena masih ada
yang nanya POA itu apa. Jadi bisa jelasin terlebih dahulu POA itu
apa?
Jawaban:
Jadi POA itu mengenai Plan Of Action, jadi rencana usulan
kegiatan. Jadi kegiatan-kegiatan yang kita adakan dibuat sesuai
dengan tanggalnya, tujuannya siapa, cakupannya umum atau untuk
kader atau hanya untuk pengurus, jadi enak kalo udah ada POA itu
kita udah menentukan tanggal yang udah disesuaikan atau dibuat
oleh teman-teman sendiri. Tambahan juga jadi di POA itu isinya
ada mau apa, tanggal berapa, sasarannya siapa, anggarannya
berapa, lalu ada indikator keberhasilannya bagaimana.
Bisa diliat dicontoh ini ada nama kegiatan, tujuannya apa nanti
diisi sama penanggung jawabnya, sasarannya siapa untuk kader
atau umum, waktu pelalsanaan kapan, anggarannya berapa,
deskripsi kegiatannya bagaimana. Nah kalo misalkan kita disituasi
pandemi gini bikin plan yang online dan yang offline. Jadi
misalkan pandemi gini harus ke kampus kita ga perlu mikirin
konsepnya lagi. Lalu ada indikator keberhasilan kita bisa ambil
contohnya dari pretest posttest atau kehadiran peserta. Terus nanti
perdepartemen itu udah ada POA nya masing-masing, setelah itu
bisa langsung dibikin susunan panitianya.
Izin menambahkan juga karena kita nggak tau pandemi ini
sampai kapan, kuliah online sampai kapan, setiap departemen
diharapkan membuat POA online dan offline. Tapi ga masalah
sebenernya online dan offline juga bisa dibuat satu aja POAnya
cuman nantinya ketika nanti udah dekat ke tanggal pelaksanaannya
untuk melakukan program kerja, teman-teman harus membuat dua
konsepan bagaimana kalo mengadakan program kerja secara
offline ataupun online.
 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

2) Untuk anggaran yang nentuin itu, emang dari bendaharanya yang

udah nargetin atau dari penanggung jawabnya? Kalo dari
penanggung jawabnya itu ada kayak ada batas maksimal atau ada
panduan-panduan, karena kan penanggung jawabnya belum tentu
tau pasti kebutuhan-kebutuhan?
Jawaban:
Jadi kita ngajuin dulu ke bendahara umum, terus nanti sama
bendahara umumnya nanti disesuaikan lagi. Jadi misalnya saya
mau ajuin zoom nanti harganya berapa lalu diajuin ke bendahara
umum, lalu bendahara umum menyesuaikan lagi dengan anggaran
yang ada.
3) Terkait anggaran udah ada omonga belum dari rektorat ke UKM?
Jawaban:
Semua UKM kan sekarang masih pada open recruitment
pengurus, jadi otomatis untuk anggaran ini belum ada
pembahasannya tahun sekarang akan dikasihkan atau diturunkan
berapa ke tiap UKM, jadi untuk sementara ini mungkin sambil
menungu keputusan atau anggaran yang disediakan oleh rektorat
untuk UKM per UKM nya berapa, jadi saat ini kita mengandalkan
KAS terlebih dahulu untuk dana talang. Karena periode tahun lalu
juga sedikit telat untuk anggarannya yang diturunkan ke setiap
UKM.
4) Saya ingin meluruskan pemahaman saya, jadi nanti untuk
penyusunan POA itu disesuaikan sama yang tahun sebelumnya
atau bagaimana?
Jawaban:
POA yang dibikin nanti harus disesuaikan dulu dengan grand
design yang Ketua Umum buat tapi nggak beda juah dengan POA
tahun lalu karena grand design yang Ketua Umum sekarang buat
juga tidak beda jauh dengan grand design yang dibuat Ketua
sebelumnya. Untuk konsepan bagaimana POA dibuat, teman-
teman departemen harus kreatif sendiri, bisa membuat konsepan
dengan online dan offline. Pokoknya setelah minggu diskusi,
minggu selanjutnya sudah harus membuat POA-nya.
5) Paling nanti minta file POA-nya
Jawaban:
Iya nanti bisa minta ke Shafira atau Alma.
6) Minta tampilin POA dari departemen pengmas
Jawaban:
 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

Teman-teman nanti akan dikasih POA tiap departemennya

untuk dikaji sendiri dan juga jangan lupa untuk mengkaji grand
design yang ketua buat. Jadi jangan khawatir teman-teman, nanti
akan dishare POA tiap departemen bagaimana.
7) Untuk timeline pembuatan POA sendiri kapan, itukan dibuat oleh
departemen masing-masing, untuk memperjelas lagi jadi
pembuatan POA itu dibuat dengan konsepan online dan juga
offline kan?
Jawaban:
Jadi untuk satu minggu kedepan digunakan untuk diskusi
dengan kepengurusan departemen sebelumnya, dan diminggu
selanjutnya dilakukan pembuatan POA atau kurang lebih jadi
setelah minggu diskusi dengan departemen tahun lalu baru
membuat POA. Dan POA yang dibuat harus melihat grand design
yang ketua buat, karena grand design yang dibuat didalamnya ada
program kerja yang akan dijalankan tapi juga sebenernya grand
design sekarang tidak beda jauh dengan grand design yang ketua
sebelumnya buat. Jadi untuk sekarang mungkin temen-temen bisa
lebih dikembangkan saja POA-nya akan seperti apa.
POA dibuat satu aja, sedangkan konsepan sebaiknya dibuat
secara online dan offline. Dan untuk grand design tahun
sebelumnya nanti akan dishare juga.
8) Untuk pelantikan kapan? Karena saya tadi telat hadir rapat
Jawaban:
Konsepan pelantikan kan kita sudah diskusikan, jadi nanti
mungkin akan tetap offline (untuk koordinasi) namun yang diluar
Tasik kemungkinan akan online. Untuk tanggalnya belum tau,
karena kita juga baru diskusi dengan pak Andik nya (Pembina)
bulan februari, jadi kemungkinan pelantikan Februari awal atau
pertengahan Februari. Dan dari rektorat juga belum ada info lagi.
9) Kalo misalkan diskusi pembuatan POA itu kan sama yang
kepengurusan tahun kemarin juga, itu medianya bebas kan? Ga
harus zoom kan? Boleh di whatsapp saja?
Jawaban:
Iya nanti disesuaikan saja sama kepengurusan tahun lalu,
mereka maunya bagaimana. Kalo yang sudah seperti departemen
binus dan riset tadi mereka diskusi melalui zoom. Jadi kesepakatan
antara kalian dengan kepengurusan tahun lalu aja, enaknya mau
seperti apa diskusinya.
 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

Izin menambahkan juga, untuk diskusi dengan kepengurusan

departemen sebelumnya hanya diskusi mengenai departemen-
departemen aja ga menyangkutkan dengan pembuatan POA, kalo
pembuatan POA ya dibuat oleh kepengurusan sekarang tidak
melibatkan kepengurusan sebelumnya. Diskusinya juga
menyesuaikan waktu mereka (kepengurusan sebelumnya). Temen-
temen ga usah khawatir nanti dikasih jadwalnya kapan, tapi
kemungkinan malem karena memang biasanya free-nya malem.
Nanti saat diskusi itu lebih ke sharing kekurangan dan kelebihan
departemen sebelumnya dan bagaimana caranya kepengurusan
sekarang harus lebih baik.
Buat temen-temen semua, saya harap juga tidak hanya
memanfaatkan waktu saat emang ada waktu diskusi melainkan
temen-temen juga harus aktif bertanya dengan kepengurusan tahun
lalu, jadi temen-temen jangan malu untuk bertanya.
Tambahan satu lagi, jikalau temen-temen mempunyai
kreatifitas terutama untuk pengembangan media UKM KAN bisa
diskusi dengan Silvia. Nanti Silvia tinggal mewadahi atau
menyaring, karena sekarang media menjadi hal terpenting untuk
pengembangan UKM KAN kedepannya. Lalu juga banyakin relasi
dengan UKM lain dan tanya-tanya biar saat kita pengen diskusi
kita udah punya kenalan.
10) Boleh apa enggak kita punya nama kabinet, kalo di UKM KAN
sendiri ada apa enggak?
Jawaban:
Di tiap organisasi pasti ada nama kabinet, tahun lalu juga UKM
KAN ada nama kabinet namun juga tidak terlalu diperlihatkan.
Untuk di kepngurusan sekarang kami belum mendiskusikan akan
memakai nama kabinet apa, karena menurut saya nama kabinet itu
tidak terlalu berpengaruh terhadap UKM kita, bagi saya hanya
sebagai panjangan saja. Jadi untuk UKM KAN sendiri
dikepengurusan tahun ini belum ada diskusi untuk nama
kabinetnya. Temen-temen jangan khawatir akan hal itu, karena itu
akan menjadi pemikiran dari BPH. Yang penting sekarang kita
fokus dengan yang terdekat yaitu pemahaman program kerja dan
grand design yang ketua buat.
11) Sekretaris departemen bikin proposal? dalam kepanitian kan ada
sekretaris kegiatan, jadi dibuat oleh sekretaris kegiatan atau
sekretaris departemen?
Jawaban:
 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
UNIVERSITAS SILIWANGI
UKM KADER ANTI NARKOTIKA
Sekretariat: Gedung Mandala Lt. 2
JL.Siliwangi No.24 Kotak Pos 165 Tlp. (0265)339159
Fax.(0265)325812 Tasikmalaya 46115

Kalo dari sekretaris umum, sekretaris kegiatan diserahkan ke

departemennya. Misalkan departemen PSDM mau ngadain acara,
nah si departemen itu sekretarisnya membuat notula, proposal, LPJ
sama sekretaris departemen. Jadi sekretaris departemen itu
fungsinya untuk pengadministasian departemen itu sendiri.
12) Berarti mislanya sekretaris kegiatan di setiap program kerja
departemen PSDM, sekretarisnya satu aja yang dinamain sekretaris
departemen atau mungkin sekretaris departemen hanya ngerekap
aja nanti sama sekretaris kegiatan dari departemen itu yang bikin
laporannya?
Jawaban:
Jadi gini tiap departemen itu kan punya satu sekretaris, satu
sekretaris itu fungsinya untuk mengatur pengadministrasian di
departemen itu atau program kerja yang ada didepartemen itu.
13) Tapi untuk yang membuat tetap sekretaris kegiatan dari
departemen itu?
Jawaban:
Iya.

Bogor, 25 Januari 2021

Ketua Umum, Wakil Sekretaris Umum,

Popong Puspitasari Muzniati Alma

NPM. 183507015 NPM. 184101074