PELAKSANAAN PENATAAN SURAT MASUK

PADA SUBBAGIAN TATA USAHA SUKU DINAS

PENANGGULANGAN KEBAKARAN DAN
PENYELAMATAN JAKARTA SELATAN

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan

Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh :
Elfita Pamuji Rahayu
150113150019

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2018

11
PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR

ii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN

iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

iv
 ABSTRAK

Pelaksanaan Penataan Surat Masuk Pada Subbagian Tata Usaha

Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Jakarta
Selatan.

Dosen Pembimbing :
Indra Iman Sumantri, S.E., M.M.

Dalam Laporan Tugas Akhir ini penulis memiliki tujuan penelitian yaitu
untuk mengetahui Pelaksanaan Penataan Surat Masuk yang dilakukan
Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Jakarta
Selatan, untuk mengetahui penataan surat masuk yang diterapkan dan
untuk mengetahui pelaksanaan penataan surat masuk. Hasil penelitian
menunjukan bahwa Pelaksanaan Penataan Surat Masuk Pada Suku
Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Jakarta Selatan
telah melakukan penataan surat masuk dengan menggunakan sistem
numerik yang sudah disesuaikan dengan kondisi instansi, akan tetapi
pelaksanaan penataan surat masuk belum optimal karena kurangnya
pengetahuan petugas surat masuk mengenai sistem penataan surat.
Untuk itu, sebaiknya instansi dapat mengikut sertakan pegawai dalam
seminar maupun pelatihan mengenai penataan sura

v
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN

vi
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas segala berkat dan rahmat-Nya sehingga Penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa

mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas
Akhir (TA) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan
Politeknik LP3I Jakarta Program D3. Untuk itu penulis melakukan
observasi dari 31 Juli sampai 13 Oktober 2107 di Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan Jakarta Selatan
kemudian menyusun laporan hasil pengamatan tersebut dalam bentuk TA
ini di bawah bimbingan Indra Iman Sumantri, S.E., M.M.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada

semua pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis
dalam pelaksanaan pengamatan dan penyusunan pelaporan Tugas Akhir,
khususnya kepada:

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta

Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M., M.Pd.
2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Rony Setiawan, M.Kom.
3. Wakil Direktur II Bidang Keuangan dan Personalia,
D. Purnomo, S.E., M.M.
4. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama,
Arifin Setiabudi, S.Kom., M.M.
5. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Dra. Euis Winarti, M.M.
6. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Isti Nuraini, S.E.
7. Kepala Kampus LP3I Jakarta Kampus Pondok Cabe,
Dedi Miswar, S.E.

vii
8. Bapak Indra Iman Sumantri, S.E., M.M. selaku dosen pembimbing
Tugas Akhir, yang bersedia membimbing penulis dalam menyusun
Tugas Akhir ditengah kesibukannya.
9. Kepala Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan
Jakarta Selatan.
10. Semua dosen Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pondok Cabe yang
telah mengajarkan penulis banyak pengetahuan tentang ilmu
administrasi bisnis.
11. Orangtua penulis, yang selalu memberikan dukungan moriil maupun
spiritual beserta doanya.
12. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas akhir
ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.

Untuk semua bimbingan dan petunjuk yang telah diberikan, penulis

mengucapkan terimakasih. Semoga kebaikan Bapak/Ibu mendapat
balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT. Aamiin.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semuanya, khususnya bagi perusahaan terkait dan mahasiswa
Politeknik LP3I.

Jakarta, 30 Juni 2018

Elfita Pamuji Rahayu

Penulis

viii
 DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .............................................................................. i

HALAMAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR ....................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN UJIAN ..................................................... iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ......................... iv
ABSTRAK ........................................................................................... v
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN ........................................... vi
KATA PENGANTAR ........................................................................... vii
DAFTAR ISI ....................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................ xi
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ............................................................... 1
1.2 Alasan Pemilihan Objek ................................................. 2
1.3 Tujuan .......................................................................... 3
1.3.1 Tujuan Penulisan ............................................... 3
1.3.2 Manfaat Penulisan .............................................. 3
1.4 Rumusan Masalah ........................................................ 4
1.5 Batasan Masalah........................................................... 5
1.6 Metodologi Penulisan .................................................... 5
1.6.1 Studi Penelitian ................................................... 5
1.7 Sistematika Penulisan .................................................... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Pelaksanaan ................................................ 8
2.2 Pengertian Penataan ...................................................... 8

ix
 2.2.1 Sistem Penataan Surat Kantor .......................... 9
2.3 Pengertian Surat ............................................................ 9
2.4 Pengertian Surat Masuk ................................................ 10
2.5 Pengertian Tata Usaha .................................................. 11

BAB III PROFIL INSTANSI

3.1 Sejarah Singkat Instansi ................................................. 12
3.2 Visi dan Misi Instansi ...................................................... 12
3.2.1 Visi ....................................................................... 12
3.2.2 Misi ...................................................................... 13
3.3 Tugas dan Fungsi Instansi.............................................. 13
3.4. Logo Instansi .................................................................. 16
3.4.1 Makna Logo Instansi ........................................... 16
3.5 Struktur Organisasi Instansi ........................................... 19
3.6 Deskripsi Kerja .............................................................. 20

BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Pelaksanaan Penataan Surat Masuk ............................. 26
4.2 Hambatan-Hambatan yang Dihadapi ............................. 39
4.3 Upaya Penyelesaian Kendala yang Dihadapi ................. 40

Bab V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ..................................................................... 41
5.2 Saran ............................................................................. 41

DAFTAR PUSTAKA
BIODATA PENULIS
LAMPIRAN

x
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar 3.1: Logo Dinas Pemadam Kebakaran .................................. 16
Gambar 3.2: Struktur Organisasi ......................................................... 19
Gambar 4.1: Pelaksanaan Penataan Surat Masuk .............................. 26
Gambar 4.2: Mesin Fax........................................................................ 27
Gambar 4.3: Lembar Disposisi............................................................. 28
Gambar 4.4: Pemberian Nomor ........................................................... 29
Gambar 4.5: Agenda Surat Masuk ....................................................... 30
Gambar 4.6: Mesin Fotocopy ............................................................... 31
Gambar 4.7: Lembar Disposisi............................................................. 31
Gambar 4.8: Lembar Disposisi ............................................................ 32
Gambar 4.9: Proses Penyortiran Surat Masuk .................................... 33
Gambar 4.10: Surat Dimasukan Kedalam Akademik .......................... 35
Gambar 4.11: Lemari Penyimpanan Surat Masuk ............................... 36
Gambar 4.12: Mesin Penghancur Kertas ............................................. 38

xi
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Contoh Surat Masuk

Lampiran 2 : Lembar Disposisi

xii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak
lain (orang, instansi, atau organisasi). Surat memiliki peranan penting
dalam kegiatan administratif sehingga isi informasi yang terkandung
didalam surat harus mewakili penulis, isinya harus jelas maksud dan
tujuan membuat surat serta surat harus bisa dijadikan sebagai alat
bukti tertulis hitam diatas putih. Surat juga memiliki fungsi sebagai
bukti tertulis, bukti historis, pedoman kerja, alat pengingat, jaminan
keamanan, serta sebagai barometer maju mundurnya suatu
organisasi.

Oleh sebab itu, surat merupakan bukti otentik yang harus dijaga oleh
instansi pencipta arsip baik pemerintah swasta maupun perorangan.
Surat berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan
keputusan, alat komunikasi untuk kepentingan organisasi salah satu
keberhasilan suatu organisasi pemerintah sangan ditentukan oleh
kemampuan organisasi dalam mengelola surat secara baik dan
benar sehingga isi informasinya dapat digunakan untuk kegiatan
administrasi.

Kantor atau organisasi pasti setiap harinya melakukan kegiatan

pelaksanaan penataan surat. Pelaksanaan penataan surat yang baik
akan memberikan manfaat positif bagi organisasi, begitu pula
sebaliknya surat yang tidak dikelola dengan baik akan memberikan
dampak buruk bagi organisasi, bahkan dapat menimbulkan kerugian
yang fatal. Setiap surat masuk yang diterima oleh suatu organisasi
pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting baik

11
 sebagai alat komunikasi. Oleh karena itu pelaksanaan penataan
surat masuk harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat
diikuti proses perkembangannya.

Kegiatan pelaksanaan penataan surat dipandang sebagai kegiatan

yang mudah dan sederhana hingga sebagian masyarakat
menganggap mudah kegiatan ini. Banyak organisasi yang belum
menerapkan pelaksanaan penataan surat yang baik dan benar.
Pelaksanaan penataan surat dianggap hal mudah yang dapat
dilakukan oleh setiap pegawai, sehingga tidak perlu pengetahuan
dan keterampilan khusus untuk melaksanakannya. Padahal
pelaksanaan penataan surat yang buruk dapat menimbulkan
kerugian bagi organisasi seperti hilangnya surat dan informasi yang
terkandung didalamnya, kantor menjadi tidak rapi akibat tumpukan
surat yang terbengkalai, serta sulit untuk menemukan kembali
informasi dalam surat yang lalu. Begitu pentingnya surat bagi
kemajuan organisasi maka perlu dilaksanakan pelaksanaan
penataan surat yang baik dan benar.

Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan diatas maka

penulis tertarik untuk meneliti pelaksanaan penataan surat di Suku
Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan Jakarta
Selatan dengan judul “PELAKSANAAN PENATAAN SURAT
MASUK PADA SUBBAGIAN TATA USAHA SUKU DINAS
PENANGGULANGAN KEBAKARAN DAN PENYELAMATAN
JAKARTA SELATAN.”

1.2 Alasan Pemilihan Objek

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan oleh penulis diatas,
penulis melakukan penelitian mengenai Pelaksanaan Penataan
Surat Masuk Pada Subbagian Tata Usaha Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Jakarta Selatan,

2
 penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bermanfaat
bagi perusahaan dan membantu perusahaan dalam pengambilan
keputusan.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai penulis sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan penataan
surat masuk pada subbagian tata usaha Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan Kota
Administrasi Jakarta Selatan.
2. Untuk lebih mengetahui hambatan yang ada dalam
pelaksanaan penataan surat masuk pada subbagian tata
usaha Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan.
3. Untuk mengetahui usaha yang dilakukan dalam
menanggulangi hambatan-hambatan yang dihadapi
dalam pelaksanaan penataan surat masuk pada
subbagian tata usaha Suku Dinas Penanggulangan
Kebakaran dan Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta
Selatan.
1.3.2 Manfaat Penulisan
Penulis berharap agar penulisan Tugas Akhir ini dapat
memberikan kontribusi kepada berbagai pihak antara lain :
1. Bagi penulis
Laporan Tugas Akhir ini merupakan implementasi dan
teori yang telah didapatkan semasa perkuliahan di
Politeknik LP3I Jakarta, selain itu penulis juga dapat
mengembangkan wawasan dan pengetahuan tentang
pelaksanaan penataan surat masuk pada Subbagian
Tata Usaha Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran

3
 Dan Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan,
yang tidak didapatkan dibangku perkuliahan serta untuk
melatih penulis agar dapat menerapkan ilmu yang sudah
diperoleh ditempat kerja dan dibangku perkuliahan.
2. Bagi Instansi
Laporan ini dapat dijadikan sebagai masukan yang dapat
dikembangkan dan juga dapat dijadikan referensi bagi
instansi.

3. Bagi Dunia Pendidikan

Laporan ini dapat dijadikan sebagai tambahan informasi
dan penambah wawasan serta sumber bagi pihak yang
berkompeten terhadap pelaksanaan penataan surat
masuk, sekaligus sebagai bahan referensi/acuan atas
perbandingan dari laporan sejenis yang pernah ada dan
diharapkan dapat memberikan kontribusi sebagai
penelitian sumber ilmiah, terutama bagi mahasiswa/I
Politeknik LP3I Jakarta kampus Pondok Cabe.

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis di Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan Jakarta Selatan,
maka penulis merumuskan masalah yang dapat dirincikan sebagai
berikut :
1.4.1 Bagaimana pelaksanaan penataan surat masuk pada
subbagian tata usaha suku dinas penanggulangan kebakaran
dan penyelamatan Jakarta Selatan?
1.4.2 Apa saja hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan
penataan surat masuk pada subbagian tata usaha suku dinas
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan kota
administrasi Jakarta Selatan?

4
 1.4.3 Apa saja usaha yang dilakukan dalam menanggulangi
hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan
penataan surat masuk pada subbagian tata usaha suku dinas
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan kota
administrasi Jakarta Selatan?

1.5 Batasan Penulisan

Dalam kajian ini penulis hanya membatasi pada masalah
pelaksanaan penataan surat masuk pada Subbagian Tata Usaha
Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Kota
Administrasi Jakarta Selatan, hal ini dikarenakan penulis hanya
melakukan observasi pada bagian tersebut saja.

1.6 Metodologi Penulisan

Metode penulisan adalah suatu cabang ilmu pengetahuan yang
membicarakan tentang cara-cara melaksanakan penelitian meliputi
kegiatan-kegiatan mencari, mencatat, merumuskan, menganalisa,
sampai menyusun laporannya berdasarkan fakta atau gejala ilmiah.
Data-data dalam Tugas Akhir ini merupakan hasil pengamatan yang
dilakukan oleh penulis dengan metode penulisan sebagai berikut :
1.6.1 Studi Penelitian
Dalam pembuatan Tugas Akhir penulis membutuhkan data-
data yang berhubungan dengan permasalahan yang ada di
dalam Tugas Akhir ini. Untuk itu dalam mendapatkan data-
data tersebut Penulis menggunakan dua studi penelitian,
yaitu :
1. Studi Lapangan (Field Research)
Menurut Sugiyono dalam bukunya yang berjudul
“Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D”
(2013: 145) mengemukakan bahwa observasi
merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses

5
 yang tersusun dari berbagai biologi dan psikhologis. Dua
diantara yang terpenting adalah proses-proses
pengamatan dan ingatan.
Pada studi ini penulis melakukan pengamatan langsung
ke Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan Jakarta Selatan untuk mendapatkan data,
dokumen, dan informasi mengenai pelaksanaan
penataan surat masuk.

2. Studi Pustaka (Library Research)

Menurut Sugiyono dalam bukunya yang berjudul
“Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D”
(2013: 291) mengemukakan bahwa studi pustaka
berkaitan dengan kajian teoritis dan referensi lain yang
berkaitan dengan nilai, budaya dan norma yang
berkembang pada situasi yang diteliti, selain itu studi
kepustakaan sangat penting dalam melakukan
penelitian, hal ini dikarenakan penelitian tidak akan lepas
dari literatur-literatur Ilmiah.
Selain melakukan observasi, penulis juga
mengumpulkan data dengan cara studi pustaka, dimana
metode pustaka digunakan untuk memperoleh informasi
dari beberapa buku dalam pencarian jurnal-jurnal yang
berhubungan dengan judul yang diambil.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini pembahasan/penjelasan dan
penganalisaannya diklasifikasikan secara sistematis kedalam 5
(Lima) bab yaitu :

6
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang latar
belakang masalah, alasan pemilihan objek, tujuan dan
manfaat penulisan, rumusan masalah, batasan masalah,
metodologi penulisan dan sistematika penulisan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang pengertian
pelaksanaan, pengertian penataan, pengertian surat,
pengertian surat masuk dan pengertian tata usaha.

BAB III : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang segala
sesuatu yang berkaitan dengan sejarah berdiri Instansi, visi
dan misi, aspek kegiatan, struktur organisasi, deskripsi
kerja.

BAB IV : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang pelaksanaan
penataan surat masuk, hambatan-hambatan yang dihadapi
serta usaha yang dilakukan dalam menanggulangi
hambatan-hambatan yang dihadapi.

BAB V : PENUTUP
Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran
yang berguna bagi instansi sebagai bahan masukan.

7
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Pelaksanaan

Menurut Bintoro Tjokroadmudjoyo, dalam bukunya yang berjudul

Pengelolaan Pendapatan Anggaran Daerah (2013: 24).
mengemukakan bahwa :
"Pelaksanaan sebagai proses dapat kita pahami dalam bentuk
rangkaian kegiatan yakni berawal dari kebijakan guna
mencapai suatu tujuan maka kebijakan itu diturunkan dalam
suatu program atau proyek."
Menurut Westra, dalam bukunya yang berjudul Pengelolaan
Administrasi Modern (2014: 13) mengemukakan bahwa :
“Pelaksanaan sebagai usaha-usaha yang dilakukan untuk
melaksanakan semua rencana dan kebijaksanaan yang telah
dirumuskan dan ditetapkan dengan melengkapi segala
kebutuhan alat-alat yang akan melaksanakan, siapa yang akan
melaksanakan, dimana tempat pelaksanannya dan kapan
waktu dimulainya.”

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pelaksanaan adalah

proses, cara, perbuatan melaksanakan (rancangan, keputusan, dan
sebagainya).

Menurut Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

merumuskan pengertian pelaksanaan adalah upaya agar tiap
pegawai atau tiap anggota organisasi berkeinginan dan berusaha
mencapai tujuan yang telah direncanakan.

2.2 Pengertian Penataan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) penataan adalah

proses, cara, perbuatan menata, pengaturan, dan penyusunan.

11
 2.2.1 Sistem Penataan Surat Kantor
Sistem Penataan Surat menurut Haryadi dalam bukunya
yang berjudul Manajemen Kearsipan (2013: 49)
mengemukakan bahwa sistem penataan surat terdiri dari :
1. Sistem Alfabet (Abjad)
Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang
diberikan untuk nama orang, organisai, perusahaan, atau
subjeknya.
2. Sistem Numerik
Arsip disimpan berdasarkan urutan satu arsip yang
bersifat rahasia sehingga kodenya hanya diketahui oleh
orang-orang tertentu.
3. Sistem Geografis
Arsip disimpan berdasarkan pengelompokan menurut
nama tempat, seperti nama Negara, wilayah administrasi,
wilayah setingkat, administrasi khusus atau kabupaten.
4. Sistem Subjek
Arsip disimpan berdasarkan isi dari dokumen yang
bersangkutan, seperti pokok masalah atau pokok surat.
Sistem ini biasanya disebut dengan topical filing atau
data filing. Dalam pelaksanaannya, pengarsipan dengan
sistem ini sulit dalam pengelolaannya.
5. Sistem Kronologis
Arsip disimpan berdasarkan kronologis tanggal, bulan
dan tahun. Biasanya arsip ini bersifat sementara,
sebelum diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi
yang lain.

2.3 Pengertian Surat

Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya yang berjudul Kearsipan I

(2014: 120) mengatakan bahwa :

9
 “Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai
sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak
lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu.”
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Surat adalah Tanda
atau keterangan tertulis yang dibuat dalam secarik kertas,
sedangkan jika surat diartikan dalam ruang lingkup administrasi
berupa alat komunikasi tertulis yang memuat sebuah informasi dari
pihak pertama ke pihak lainnya.

Menurut O.Setiawan Djuharie, Suharie, dan Teddy

Sutandi Komaruddin dalam bukunya Surat Menyurat Serbaguna
(2014: 89) mengatakan bahwa :
“Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang
mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak
tertentu.”

Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Dasar-Dasar Pengetahuan

Tentang Manajemen Perkantoran (2016: 162) mengatakan bahwa :
“Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
berita.”

2.4 Pengertian Surat Masuk

Menurut Agus Sugiarto dalam bukunya yang berjudul Surat Dalam

Bisnis (2014: 2), mengemukakan bahwa :
“Surat masuk adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain.”

Menurut I. G. Warsanto dalam bukunya yang berjudul Kearsipan I

(2014: 108).
“Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari
instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima
melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kulir
(penerima surat) dengan mempergunakan buku pengiriman
(ekspedisi).

10
2.5 Pengertian Tata Usaha
Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan
penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-
keterangan itu dapat dipergunakan langsung sebagai bahan
informasi bagi pemimpin instansi atau perusahaan yang
bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja yang memerlukan.
Berikut ini pengertian tata usaha menurut beberapa ahli :

Menurut Supriyanto dalam bukunya yang berjudul "Restopektif Ilmu

Administrasi Bisnis" (2016: 154) mengemukakan bahwa :
"Tata usaha adalah serangkaian kegiatan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan serta menghapus berbagai keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja sama uantuk mencapai
tujuan."

Menurut The Liang Gie 1996 yang dikutip oleh Khaerul Umam dalam
bukunya yang berjudul "Manajemen Perkantoran" (2014: 40)
mengemukakan bahwa :
"Tata usaha adalah tugas pelayanan sekitar keterangan yang
berwujud enam pola perbuatan yang diperlukan dalam setiap
usaha kerja sama".

Menurut Subrata 1980 yang dikutip oleh Supriyanto bukunya yang

berjudul "Restopektif Ilmu Administrasi Bisnis" (2016: 154)
mengemukakan bahwa Tata Usaha adalah kegiatan pembukuan
atau pengurusan warkat dalam rangkaian pelaksanaan pekerjaan
pokok (operatif).

Menurut Mamat R. Iramansyah yang dikutip oleh Supriyanto bukunya

yang berjudul "Restopektif Ilmu Administrasi Bisnis" (2016: 154)
mengemukakan bahwa :
"Tata usaha adalah kegiatan yang berhubungan dengan
pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat, ketik-mengetik,
kearsipan dan kegiatan lain yang terbatas pada kegiatan
kantor."

11
 BAB III

PROFIL INSTANSI

3.1 Sejarah Singkat Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan

Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan
Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan merupakan
unsur pelaksana yang menyelenggarakan urusan Pemerintahan
Daerah bidang ketentraman dan ketertiban umum serta perlindungan
masyarakat sub bidang kebakaran.

Masa sebelum kemerdekaan:

Menurut buku "DARI BRANDWEER BATAVIA KE DINAS
KEBAKARAN DKI JAKARTA" urusan pemadam kebakaran di kota
jakarta mulai diorganisir pada tahun 1873 oleh pemerintah Hindia
Belanda. Urusan pemadaman kebakaran ini secara hukum dibentuk
oleh Resident op Batavia melalui ketentuan yang disebut sebagai:
"Reglement dop de Brandweer in de Afdeeling stad Vorsteden Van
Batavia"
Suatu kejadian penting yang patut dicatat adalah terjadinya
kebakaran besar di kampung Kramat-Kwitang. Kebakaran tersebut
tak dapat teratasi oleh pemerintah kota pada saat itu. Peristiwa itu
mendorong pemerintah atau Gemeente of de Brandweer, pada
tanggal 25 Januari 1915 mengeluarkan "Reglement of de Brandweer
(Peraturan tentang Pemadam Kebakaran) namun tak lama
kemudian, yakni pada tanggal 04 Oktober 1917, pemerintah
mengeluarkan peraturan baru yakni melalui ketentuan yang disebut
staadsblad 1917 No. 602. Hal penting yang perlu dicatat dari
ketentuan ini adalah pembagian urusan pemadam kebakaran, yakni
menjadi Pemadam Kebakaran Sipil dan Pemadam Kebakaran
Militer.
 Masa setelah kemerdekaan :
Perubahan nomenklatur organisasi pemadam kebakaran berikutnya
terjadi pada tahun 1980, yakni dengan terbitnya Peraturan Daerah
Nomor 9 Tahun 1980, tentang struktur Organisasi dan Tata Kerja
Dinas Kebakaran DKI Jakarta. Perubahan penting pada periode ini,
selain semakin dikembangkannya aspek pencegahan dan
pemberdayaan masyarakat melalui keberadaan Sudinas
Pencegahan, Sudinas Peran Serta masyarakat, Pusat Latihan
Kebakaran, dan Unit Laboratorium, adalah juga mengenai
pembagian wilayah pelayanan Dinas kebakaran ke dalam 5 wilayah
administratif Jakarta Pusat, Jakarta Utara, Jakarta Barat, Jakarta
Selatan, dan Jakarta Timur. Kemudian terjadi revisi melalui Surat
Keputusan Gubernur DKI Jakarta No.11 tahun 1986,dengan judul
sama, hanya terdapat perubahan pada nomenklatur Markas Wilayah
menjadi Nomenklatur Suku Dinas.
Masa tahun 2002 ditandai dengan terbitnya Surat Keputusan
Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 9 tahun 2002, tanggal 15
Januari 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pemadam
Kebakaran Propinsi DKI Jakarta. Hingga diperbaharui tahun 2016
dengan dikeluarkanya Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta
Nomor 264 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Penanggulangan Kebakarandan Penyelamatan Provinsi DKI Jakarta.
Kantor Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan
beralamat di : Jl. Raya Pasar Jum’at Jakarta Selatan 12310
Telp.7515054–7694519 Fax. 7690825

3.2 Visi dan Misi Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan

Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan
3.2.1 Visi
Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan
Kota Administrasi Jakarta Selatan memiliki visi :

13
 ”Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan
Yang Profesional Dan Berorientasi Pada Pelayanan Publik”
3.2.2 Misi
Adapun Misi Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan adalah:
1. Menyelenggarakan pengelolaan pencegahan kebakaran
dan penyelamatan yang efektif, efisien, terarah dan
modern dengan mengoptimalkan pemberdayaan
masyarakat.
2. Menyelenggarakan peningkatan kapasitas aparatur
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan di
masyarakat serta melaksanakan penelitaan dan
pengembangan.
3. Menyelenggarakan pengelolaan sarana dan prasarana
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan.

3.3 Tugas Dan Fungsi Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan

Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan
Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Pernyelamatan Kota
Administrasi Jakarta Selatan mempunyai tugas melaksanakan
pencegahan, pemadaman kebakaran dan penyelamatan. Untuk
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, sesuai dengan yang diatur
dalam Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 264 Tahun 2016
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan Provinsi DKI Jakarta, Suku Dinas Penanggulangan
Kebakaran dan Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan
mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Penyusunan, dan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran Suku
Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan.
2. Pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Suku
Dinas.
3. Penyusunan petarawan kebakarandan bencana diwilayahnya.

14
4. Pendataan dan pemerikasaan kesiapan bangunan dan lingkungan
wilayahnya dari ancaman bahaya kebakaran dan bencana.
5. Pelaksanaan kegiatan peningkatan ketahanan lingkungan hunian
terhadap bahaya kebakaran dan bencana.
6. Pelaksanaan kegiatan pelayanan informasi dan pengaduan
masyarakat.
7. Pelaksanaan kegiatan penanggulangan kebakaran, termasuk
komando operasional pemadaman kebakaran dan
penanggulangan bencana.
8. Pemeliharaan sumber-sumber air dan bahan-bahan lain dalam
rangka pemadaman kebakaran dan penanggulangan bencana.
9. Pelaksanaan pendataan, penyelidikan dan pemeriksaan sebab
kebakaran, bekerjasama dengan instansi terkait.
10. Pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
11. Pembinaan keterampilan petugas pemadam kebakaran dan
penanggulangan bencana.
12. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka
operasi pemadaman kebakaran dan penanggulangan kebakaran.
13. Pelaksanaan koordinasi, bimbingan dan konsultasi teknis
pemadaman kebakaran dan penanggulangan bencana terhadap
Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) dan/atau instansi
pemerintah/swasta/masyarakat pada lingkup Kota Administrasi.
14. Pelaksanaan tugas bantuan sesuai dengan permintaan dari
daerah lain seizin Kepala Dinas.
15. Pelaksanaan pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang
Suku Dinas.
16. Pelaksanaan kegiatan kerumahtanggaan dan ketatausahaan Suku
Dinas.
17. Pelaksanaan kegiatan publikasi dan pengaturan acara Suku
Dinas.
18. Melakukan pendataan dan inventarisasi asset Dinas diwilayahnya.

15
 19. Penyiapan bahan laporan dinas yang berkaitan dengan tugas dan
fungsi Suku Dinas.
20. Pelaporan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas dan
fungsi Suku Dinas.
3.4 Logo Instansi
Gambar 3.1 : Logo Dinas Pemadam Kebakaran

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan

Kota Administrasi Jakarta Selatan.

3.4.1 Makna Logo

Lambang Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan terdiri
beberapa bagian yaitu :
1. 5 (Lima) Kelopak Bunga Wijaya
Melambang kemenangan pada tiap pelaksanaan tugas
pemadaman dan tiap penyelamatan. 5 (Lima) kelopak
juga menggambarkan 5 (Lima) sila Pancasila.
2. Tali Melingkar dan Lingkaran
Tali melingkar dan lingkaran menerangkan bahwa tugas
pemadam kebakaran bagaikan lingkaran yang tak
berujung dan tak berpangkal. Tali pada logo pemadam
kebakaran menggambarkan peralatan penyelamatan
sebagai kesiagaan dan kesiapan member pertolongan
kepada korban kebakaran.

16
 3. 2 Tangkai 19 Lidah Api Menyala
Hal ini melambangkan bahwa bahaya kebakaranselalu
mengintai. Dan 19 lidah api melukiskan lahirnya instansi
Pemadam Kebakaran padatanggal 01 maret 1919.
4. Air
Jelas adanya air melambangkan terpenuhinya bahan
pokok dalam pemadaman kebakaran.
5. Perlengkapan Kerja Pemadam
Kelengkapan kerja berupa helm, pemancar, kampak,
dan selang pemadam melambangkan
perlengkapan/peralatan kerja Pemadam Kebakaran
dalam menjalankan tugas pokoknya.
6. Pita Bertuliskan YUDHA BRAMA JAYA
YUDHA dapat diartikan sebagai perang, BRAMA berarti
api, JAYA berarti menang. Maka YUDHA BRAMA JAYA
bermakna kemenangan dan keberhasilan dalam perang
melawan api kebakaran.
7. Arti Warna
Warna putih bermakna kesucian dan kebenaran, warna
merah bermakna keberanian atau semangat yang
membara, warna kuning bermakna kemuliaan dan
keluhuran hati, dan warna biru bermakna kesetiaan.

3.5 Struktur Organisasi Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran

Dan Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan

Dalam rangka memudahkan pencapaian tujuan dan sasaran

organisasi, maka perlu adanya struktur organisasi yang baik. Struktur
organisasi mempunyai peranan penting dalam pembagian tugas,
tanggung jawab, dan wewenang kepada masing-masing elemen
dalam organisasi tersebut. Sehingga akan tercipta kejelasan atas

17
hak dan kewajiban atas suatu jabatan di dalam organisasi. Suku
Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Kota
Administrasi Jakarta Selatan dipimpin oleh seorang Kepala Suku
Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Dinas serta secara operasional dikoordinasikan oleh
Walikota.

18
STRUKTUR ORGANISASI SUKU DINAS PENANGGULANGAN KEBAKARAN DAN
PENYELAMATAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN

Kepala Suku Dinas

Subbagian Tata Usaha

Sektor Seksi Seksi Seksi Prasarana

Penanggulangan Pengendalian Pencegahan dan Sarana
Kebakaran dan Kebakaran dan
Penyelamatan Penyelamatan
Kecamatan Kota
Administrasi

Jabatan Jabatan Jabatan

Jabatan Pelaksana Pelaksana Pelaksana
Pelaksana

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran

dan Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan

Sumber: Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan

Kota Administrasi Jakarta Selatan

19
3.6 Deskripsi Kerja Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan
3.6.1 Kepala Suku Dinas
Uraian tugas:
1. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan
fungsi Suku Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33.
2. Mengoordinasikan pelaksanaan tugas Subbagian, Seksi,
Sektor Kecamatan dan Subkelompok Jabatan Fungsional.
3. Melaksanakan kerjasama dan koordinasi dengan
SKPD/UKPD dan/atau Instansi Pemerintah/swasta dan
masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi
Suku Dinas Kota.
4. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugas dan fungsi Suku Dinas Kota.
Suku Dinas Kota dipimpin oleh seorang Kepala Suku Dinas
yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Dinas serta secara operasional dikoordinasikan oleh
Walikota.

3.6.2 Subbagian Tata Usaha

Uraian tugas:
1. Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan
anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup
tugasnya.
2. Melaksanakan rencana strategis dan dokumen
pelaksanaan anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan
lingkup tugasnya.
3. Melaksanakan monitoring, pengendalian, dan evaluasi
pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan
anggaran Suku Dinas.

20
4. Melaksanakan pengelolaan kepegawaian, keuangan,
barang Suku Dinas Kota.
5. Melaksanakan pengelolaan ketatausahaan dan
kerumahtanggaan Suku Dinas Kota.
6. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan kebersihan,
keindahan, keamanan dan ketertiban kantor Suku Dinas
Kota.
7. Mengatur dan mengendalikan penggunaan kendaraan
operasional perkantoran Suku Dinas Kota.
8. Melaksanakan pengelolaan ruang rapat/pertemuan Suku
Dinas Kota.
9. Melaksanakan publikasi kegiatan dan pengaturan acara
Suku Dinas Kota.
10. Menghimpun, menganalisa dan mengajukan peralatan
kantor Suku Dinas Kota.
11. Menerima, menyimpan dan mendistribusikan peralatan
kantor Suku Dinas Kota.
12. Menyampaikan dokumen penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, dan penghapusan barang kepada
Subbagian Keuangan untuk dibukukan.
13. Mengoordinasikan penyusunan rencana strategis dan
rencana kerja dan anggaran Suku Dinas Kota.
14. Mengoordinasikan penyusunan laporan keuangan, kinerja
kegiatan dan akuntabilitas Suku Dinas Kota dan
15. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugas Subbagian Tata Usaha.
Subbagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala
Subbagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung
jawab kepada Kepala Suku Dinas.

21
3.6.3 Seksi Pengendalian Kebakaran dan Penyelamatan
Uraian tugas:
1. Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan
anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup
tugasnya.
2. Melaksanakan rencana strategis dan dokumen
pelaksanaan anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan
lingkup tugasnya.
3. Melaksanakan kegiatan penyusunan rencana operasi
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan.
4. Mengoordinasikan pelaksanaan operasi penanggulangan
kebakaran dan penyelamatan di wilayah lain seizin kepala
Suku Dinas Kota.
5. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan perangkat
komunikasi dan sistem informasi manajemen kebakaran
dan penyelamatan.
6. Mengelola sub pusat kendali operasi dan menyajikan data
dan informasi terhadap kegiatan pelaksanaan
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan jiwa.
7. Memberikan informasi dan saran tindak, taktik, dan strategi
operasi kepada Kepala Suku Dinas Kota pada saat
pelaksanaan penanggulangan kebakaran dan
penyelamatan jiwa.
8. Melaksanakan kegiatan koordinasi dengan UKPD dan/atau
instansi pemerintah/swasta dalam rangka pemadaman
kebakaran.
9. Membantu pelaksanaan kegiatan penyelidikan dan
pemeriksaan sebab kebakaran.
10. Melaksanakan kegiatan pembinaan fisik dan keterampilan
petugas operasional.
11. Mengoordinasikan pemberian bantuan hukum kepada

22
 petugas operasional yang mengalami musibah/kecelakaan
saat bertugas dengan instansi terkait.
12. Melaksanakan pemantauan kesiapan unit, peralatan dan
petugas operasional pemadam kebakaran, penyelamatan
dan darurat medis.
13. Menyusun dan menetapkan peta rawan kebakaran lingkup
Kota Administrasi dan
14. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugas Seksi Operasi.
Seksi Pengendalian Kebakaran dan Penyelamatan dipimpin
oleh seorang Kepala Seksi yang berkedudukan di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Suku Dinas Kota.

3.6.4 Seksi Prasarana Dan Sarana

Uraian tugas:
1. Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan
anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup
tugasnya.
2. Melaksanakan rencana strategis dan dokumen
pelaksanaan anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan
lingkup tugasnya.
3. Melaksanakan penyediaan, penerimaan,penyaluran dan
perawatan/pemeliharaan prasarana dan sarana
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan di tingkat
Kota Administrasi.
4. Mengendalikan pemakaian prasarana dan sarana
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan di tingkat
Kota Administrasi.
5. Mengevaluasi, dan menganalisa kebutuhan prasarana dan
sarana penanggulangan kebakaran dan penyelamatan di
tingkat Kota Administrasi.

23
 6. Menghimpun, mencatat dan mengusulkan mutasi dan
penghapusan prasarana dan sarana penanggulangan
kebakaran dan penyelamatan.
7. Memberikan dukungan penyediaan sarana pada saat
operasi pemadaman kebakaran dan penyelamatan.
8. Menyajikan data dan informasi ketersediaan dan kelaikan
prasarana dan sarana penanggulangan kebakaran dan
penyelamatan dalam lingkup Suku Dinas Kota.
9. Mengurus dokumen peralatan teknis operasional
penanggulangan kebakaran dan penyelamatan dan
10. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
Seksi Prasarana dan Sarana dipimpin oleh seorang Kepala
Seksi yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
kepada kepala Suku Dinas.

3.6.5 Sektor Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan

Kecamatan Kota Administrasi
Uraian tugas:
1. Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan
anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup
tugasnya.
2. Melaksanakan rencana strategis dan dokumen
pelaksanaan anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan
lingkup tugasnya
3. Melaksanakan kegiatan operasi penanggulangan
kebakaran dan penyelamatan.
4. Melaksanakan kegiatan penyampaian informasi kepada
Kepala Suku Dinas Kota tentang situasi dan kondisi pada
saat operasi penanggulangan kebakaran dan
penyelamatan.

24
5. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan peralatan teknis
operasional dalam lingkup tugasnya.
6. Melaksanakan kegiatan pendataan dan pemantauan
kesiapan prasarana dan sarana penanggulangan
kebakaran dan penyelamatan lingkup kecamatan.
7. Membuat laporan operasi penanggulangan kebakaran dan
penyelamatan.
8. Melaksanakan kegiatan pembinaan fisik dan keterampilan
petugas operasional.
9. Melaksanakan kegiatan pembinaan sistem ketahanan
kebakaran berbasis lingkungan di lingkup Kecamatan.
10. Melaksanakan kegiatan sosialisasi tatap muka pada
kawasan permukiman.
11. Menyusun bahan peta rawan kebakaran lingkup
Kecamatan.
12. Membantu Suku Dinas Kota dalam pelaksanaan tugas
pemeriksaan berkala.
13. Membantu Suku Dinas Kota dalam pelaksanaan gladi
rencana operasi di lingkup Kecamatan dan
14. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugas Sektor Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan Kecamatan pada Kota Administrasi.
Sektor Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan
Kecamatan Kota Administrasi dipimpin oleh seorang Kepala.
Sektor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Suku Dinas Kota.

25
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Pelaksanaan Penataan Surat Masuk Pada Subbagian Tata

Usaha Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Selatan
Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan
memiliki prosedur dalam penataan surat masuk. Dalam bagian Tata
Usaha, baik dalam instansi pemerintah maupun perusahaan, tentu
tidak asing dengan kata penataan surat.

Penataan surat adalah suatu rangkaian pekerjaan yang

berhubungan dengan penyimpanan suatu informasi secara tertulis
dari suatu pihak ke pihak lainnya, dilakukan oleh sekelompok orang
untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan
tertentu.

Adapun pelaksanaan penataan surat masuk yang dilakukan pada

Subbagian Tata Usaha Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran
dan Penyelamatan yaitu sebagai berikut :

4.1.1 Surat Masuk

Surat Masuk adalah semua surat yang diterima oleh
petugas surat masuk. Untuk mempermudah dalam hal
pengawasan, pengendalian dan penyimpanan maka
sebaiknya petugas surat masuk harus lebih menguasi
penataan surat masuk yang ada agar surat yang ada dapat
disimpan secara baik dan benar. Adapun pelaksanaan
penataan surat masuk di Suku Dinas Penanggulangan
Kebakaran dan Penyelamatan dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut :
 Surat Masuk Diterima

Pencatatan Hal Pokok Pada Lembar Disposisi

Pemberian Nomor Pada Surat Masuk

Hal Pokok dicatat dalam Agenda Surat Masuk

Penggandaan Surat Masuk

Surat Masuk diserahkan Kepada Kepala Suku Dinas

Pengambilan Surat dari Kepala Suku Dinas

Pendistribusian Surat Masuk

Penyusunan Surat Masuk

Surat Dilubangi

Surat Dimasukan Kedalam Ordner

Ordner Disimpan Kedalam Filing Kabinet

Selesai

Penyusutan Surat

Gambar 4.1 Pelaksanaan Penataan Surat Masuk

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

27
1. Surat Masuk Diterima
Surat yang akan masuk terlebih dahulu diterima oleh bagian
security pos. Kemudian bagian security pos mengantarkan
surat masuk kepada petugas surat masuk dan selanjutnya
petugas surat masuk dapat memproses surat masuk tersebut.
Surat yang masuk tidak hanya melalui Security pos namun
surat masuk dapat dikirimkan melalui mesin fax.

Gambar 4.2 Mesin Fax

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

2. Pencatatan Hal Pokok Pada Lembar Disposisi

Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan
kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Bila surat
masuk sudah diterima oleh petugas surat masuk maka
selanjutnya adalah pencatatan hal pokok pada lembar
disposisi, hal tersebut yaitu : Asal Surat, Tanggal Masuk,
Perihal Surat, Tanggal Surat dan Nomor Surat. Pencatatan Hal

28
 Pokok pada lembar disposisi harus dilakukan agar Kepala Suku
Dinas dapat mengetahui secara ringkas isi surat tersebut
sehingga memudahkan Kepala Suku Dinas dalam pemberian
instruksi atau perintah.

Gambar 4.3 Lembar Disposisi

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

3. Pemberian Nomor Pada Surat Masuk dan Lembar Disposisi

Pemberian nomor pada surat masuk perlu dilakukan agar pada
saat penataan surat masuk dapat tersusun dengan rapi.
Pemberian Nomor pada surat masuk dibubuhkan pada pojok
kanan atas, dan pada lembar disposisi pun dibubuhkan pojok
kanan atas. Sehingga pemberian nomor surat masuk dan
lembar disposisi terdapat nomor yang sama.

29
 Gambar 4.4 Pemberian Nomor Pada Surat Masuk dan Lembar
Disposisi
Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

4. Pencatatan Hal Pokok Dalam Agenda Surat Masuk

Bila surat tersebut sudah diberikan nomor maka tahap
selanjutnya adalah melakukan pencatatan hal pokok dalam
agenda surat masuk, hal pokok yang dicatat didalam agenda
yaitu : Nomor Penyusunan Surat, Tanggal Masuk, Nomor
Surat, Asal Surat, Tanggal Surat, Perihal Surat, Keterangan
lain-lain. Hal Pokok tersebut perlu dilakukan pencatatan agar

30
 petugas surat masuk dapat mengetahui
secara ringkas isi surat tersebut.

Gambar 4.5 Agenda Surat Masuk

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

5. Penggandaan Surat Masuk

Penggandaan merupakan kegiatan memperbanyak warkat
ataupun surat. Hal tersebut perlu dilakukan apabila terdapat
surat masuk yang harus dibagikan kepada seluruh sektor yang
ada, seperti surat tugas untuk upacara Hari Besar maka perlu
digandakan agar seluruh pegawai dapat mengetahui dengan
jelas surat tugas yang diperintahkan. Apabila surat masuk
mengenai hal umum maka surat tersebut cukup digandakan
menjadi 2 rangkap saja. Surat masuk yang Asli diserahkan
kepada bagian yang diberikan instruksi dan surat masuk yang
sudah digandakan digunakan sebagai arsip oleh petugas surat
masuk.

31
 Gambar 4.6 Mesin Fotocopy
Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

6. Surat Masuk Diserahkan Kepada Kepala Suku Dinas

Surat yang sudah digandakan untuk selanjutnya diserahkan
kepada Kepala Suku Dinas karena Kepala Suku Dinas yang
berhak memberikan intruksi untuk surat tersebut.

Gambar 4.7 Lembar Disposisi

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

32
7. Pengambilan Surat Dari Kepala Suku Dinas
Bila Surat sudah selesai diberikan instruksi maka Kepala Suku
Dinas akan menghubungi petugas surat masuk untuk
mengambil surat masuk yang telah diberikan instruksi hal
tersebut dilakukan agar instruksi Kepala Suku DInas dapat
cepat terlaksana dan tidak terjadi penumpukan tugas yang
berlebihan.

8. Pendistribusian Surat Masuk

Pendistribusian surat adalah menyampaikan surat-surat ke
bagian yang dituju sesuai dengan instruksi yang tertera pada
lembar disposisi yang ditulis oleh kepala Suku Dinas. Bagian
yang dituju harus bertanggung jawab terhadap perintah yang
sudah diberikan oleh kepala Suku Dinas Penanggulangan
Kebakaran Dan Penyelamatan dan melaksanakan tugasnya
dengan baik sesuai dengan prosedur kerja.

Gambar 4.8 Lembar Disposisi

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

33
9. Penyusunan Surat Masuk
Rak Sortir adalah alat yang digunakan untuk memisah-
misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk
menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan. Penyusunan
Surat adalah tahap untuk menata surat masuk berdasarkan
nomor yang tertera pada lembar disposisi.
Dalam tahap ini surat disusun berdasarkan nomor yang tertera
pada lembar disposisi, nomor pada lembar disposisi merupakan
acuan yang digunakan oleh petugas surat masuk untuk
mengarsipkan surat masuk tersebut. Surat disimpan mulai dari
nomor terkecil hingga yang terbesar.
Petugas menggunakan nomor pada lembar disposisi sebagai
acuan agar pada saat proses penemuan kembali dapat mudah
ditemukan hanya dengan melihat buku agenda surat masuk
yang ada. Karena nomor yang tertera pada lembar disposisi
adalah nomor urutan surat sesuai dengan nomor di buku
agenda surat masuk.

Gambar 4.9 Proses Penyortiran Surat masuk

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

34
10. Surat Dilubangi
Bila surat tersebut sudah disusun berdasarkan nomor pada
lembar disposisi terkecil hingga terbesar dilihat dari nomor yang
terdapat pada pojok kanan atas pada lembar disposisi maka
tahap yang selanjutnya adalah melubangi surat masuk tersebut
dengan menggunakan perforator agar surat tersebut dapat
dimasukkan kedalam ordner .

11. Surat Dimasukan Kedalam Ordner

Surat yang sudah dilubangi harus segera disimpan karena
penyimpanan surat instansi tidak sedikit melainkan banyak
sekali, dan cocok sekali menggunakan ordner sebagai tempat
penyimpanan, karena ketebalan ordner mencapai 5 cm. Ordner
adalah map besar yang memiliki warna sangat banyak dengan
bahan karton tebal yang berfungsi menyimpan arsip penting.
Map ini memiliki bentuk seperti buku besar tetapi di dalamnya
hanya ada sebuah penjepit besi. Ada dua sisi yaitu depan dan
belakang yang fungsinya untuk menahan dan menutup
dokumen. Saat memasukkan surat ke dalam ordner pastikan
untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu
masukkan surat satu persatu dengan pasti. Jangan
memasukkan surat secara tergesa-gesa karena menyebabkan
letak surat tidak rapi dan surat yang akan dimasukkan juga
dapat sobek yang mengakibatkan rusaknya surat tersebut.
Pastikan menata surat dengan urut dan rapi. Lalu tutup kembali
penjepitnya dan kembali letakkan ordner pada lemari. Surat
disusun didalam ordner sesuai dengan nomor yang terkecil
hingga yang terbesar pada lembar disposisi. Sistem
penyimpanan yang dipakai oleh suku dinas Penanggulangan
Kebakaran dan Penyelamatan yang ada yaitu :

35
 Sistem nomor yaitu sistem penyimpanan surat yang
berdasarkan dengan nomor yang dibubuhi pada pojok
kanan atas pada lembar disposisi.
Penyimpanan surat ke dalam ordner perlu dilakukan mengingat
pentingnya surat tersebut dikemudian hari maka surat perlu
dimasukkan kedalam ordner sebagai pelindung surat masuk,
dan bila surat tersebut sudah dimasukkan ke dalam ordner
maka kemudian ordner tersebut disimpan ke dalam almari
arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

Gambar 4.10 Surat dimasukkan ke dalam ordner

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

12. Ordner Disimpan Kedalam Filing Kabinet

Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting
dalam kegiatan kantor, yaitu menempatkan berkas di dalam
tempat penyimpanannya sesuai dengan sistem penyimpanan.
Penyimpanan akan lebih efektif apabila didukung oleh
peralatan yang sesuai dan memadai. Penyimpanan surat
adalah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filing

36
dapat diartikan suatu proses penciptaan, pengumpulan,
pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusun dan
penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga
warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat ditemukan
kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Surat masuk yang sudah digandakan harus disimpan pada
ordner akan dimasukkan pada lemari arsip sehingga arsip
surat masuk dapat tersimpan dengan rapi, dapat ditemukan
kembali. Pada Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
penyelamatan menggunakan almari arsip atau filing cabinet
yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk
lemari yang terbuat dari besi baja tahan karat/api agar ordner
yang disimpan tidak mudah rusak dan almari arsip tersebut
dapat digunakan untuk jangka panjang.

Gambar 4.11 Lemari penyimpanan Surat Masuk

Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

37
13. Penyusutan Surat
Penyusutan arsip adalah tindakan mengurangi jumlah arsip.
Biasanya dilakukan dengan 3 cara yaitu pemindahan,
pemusnahan, penyerahan. Namun penyusutan arsip yang
dilakukan di Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan menerapkan cara pemusnahan hal tersebut
dilakukan guna mengurangi jumlah dokumen yang menumpuk
di ruang penyimpanan.
Memusnahkan arsip yang tidak bernilai sesuai ketentuan.
Tujuan Penyusutan yaitu menghemat penggunaan sarana dan
prasarana penyimpanan arsip, menekan biaya serendah
mungkin dalam pengelolaan arsip instansi, mewujudkan
efisiensi dan efektifitas instansi, memudahkan dalam
penemuan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan, dan
terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilai guna dan
sebagai bahan pertanggungjawaban nasional.
Pada Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan dalam proses Penyusutan Arsip Dibedakan
menjadi dua (2) yaitu Arsip yang diperlukan merupakan arsip
yang mempunyai nilai guna, tetapi sifatnya sementara namun
terkadang surat tersebut masih digunakan atau diperlukan.
Oleh karena itu, arsip tersebut masih perlu disimpan selama
lebih kurang 2 sampai 3 tahun, dan arsip penting yaitu arsip
yang memiliki nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi
dan sejarah. Arsip tersebut masih diperlukan untuk membantu
kelancaran pekerjaan.

38
 Gambar 4.12 Mesin Penghancur Kertas
Sumber : Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan
Penyelamatan

4.2 Hambatan yang dihadapi dalam Pelaksanaan Penataan Surat

Masuk pada Subbagian Tata Usaha Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan
Hambatan yang dihadapi pada Pelaksanaan Penataan Surat
Masuk pada Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan adalah sebagai berikut :
1. Ketersediaan perlengkapan atau peralatan arsip kurang
memadai sehingga proses penanganan arsip tidak berjalan
sebagaimana mestinya.
2. Mesin fotocopy error merupakan hambatan yang sering
dihadapi oleh petugas surat masuk.

39
 3. Surat masuk yang sudah lama harus dilakukan penyusutan
maka akan ada surat yang hilang karena sudah dimusnahkan,
bila diperlukan akan sulit untuk menemukan kembali.

4.3 Usaha yang dilakukan dalam menanggulangi hambatan-

hambatan yang dihadapi dalam Pelaksanaan Penataan Surat
Masuk pada Subbagian Tata Usaha Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran dan penyelamatan
Usaha yang dilakukan dalam menanggulangi hambatan-hambatan
yang dihadapi pada saat Pelaksanaan Penataan Surat Masuk
Pada Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan
sebagai berikut:
1. Bila mesin fotocopy yang ada mengalami error maka surat
masuk yang ada harus segera digandakan dengan memakai
mesin scanner agar surat tersebut dapat segera diproses lebih
lanjut dan memanggil orang yang ahli dibidang mesin.
2. Saat akan dilaksanakan penyusutan surat masuk maka
petugas surat masuk juga menyimpan data surat masuk pada
laptop dan flashdisk sehingga data surat masuk yang ada tidak
mudah hilang.

40
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan
pada bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. Penataan surat masuk pada subbagian Tata Usaha Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan peralatan
penataan surat belum optimal, penemuan kembali arsip yang
kurang optimal, dan belum ada tindakan khusus yang dilakukan
untuk melakukan perawatan dan pemeliharaan arsip yang ada.

2. Hambatan-hambatan yang dihadapi pada saat Pelaksanaan

Penatan Surat Masuk Dibagian Tata Usaha Pada Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan adalah sebagai
berikut yaitu : Surat masuk yang dikirimkan melalui fax
mengalami kerusakan sehingga petugas surat masuk tidak dapat
membaca perihal surat tersebut, mesin fotocopy yang error maka
surat tersebut tidak dapat diproses karena belum digandakan,
surat masuk yang sudah lama harus dilakukan penyusutan maka
akan ada surat yang hilang karena sudah dimusnahkan, bila
diperlukan sewaktu-waktu akan sulit untuk menemukan kembali.

3. Usaha yang dilakukan untuk menanggulangi hambatan-hambatan

dihadapi pada saat Pelaksanaan Penataan Surat Masuk Pada
Dibagian Tata Usaha Suku Dinas Penanggulangan Kebakaran
Dan Penyelamatan sebagai berikut, yaitu bila Surat yang diterima
melalui fax mengalami kerusakan maka petugas surat masuk
menghubungi pengirim surat untuk segera mengirimkan ulang

41
 surat tersebut agar dapat segera diproses, bila mesin fotocopy
yang ada mengalami error maka surat masuk yang ada harus
segera digandakan dengan memakai mesin scanner agar surat
tersebut dapat segera diproses lebih lanjut dan memanggil orang
yang ahli dibidang mesin, saat akan dilaksanakan penyusutan
surat masuk maka petugas surat masuk juga menyimpan data
surat masuk pada laptop dan flashdisk sehingga data surat
masuk yang ada tidak mudah hilang.

5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas demi lebih optimalnya
Pelaksanaan Penataan Surat Masuk di Suku Dinas
Penanggulangan Kebakaran Dan Penyelamatan, maka dapat
diberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Banyaknya dokumen atau surat masuk yang diterima dan sudah
memenuhi tempat penyimpanan, maka sebaiknya dilakukan
penyusutan surat yang lebih optimal lagi untuk surat yang sudah
tidak dipergunakan lagi agar surat tidak memenuhi Filing cabinet
serta tidak mengganggu dalam kegiatan kerja.
2. Kurangnya pengetahuan petugas penataan surat masuk dalam
hal kearsipan membuat tidak optimalnya penataan dokumen
sebaiknya pegawai yang menangani penataan surat
diikutsertakan dalam seminar ataupun pelatihan mengenai
Penataan dokumen yang optimal bagi instasi terkait.
3. Perlunya penambahan peralatan arsip untuk menunjang sistem
penyimpanan arsip seperti filing cabinet, perforator dan ordner
maka petugas surat masuk mengajukan pembelian peralatan
penyimpanan surat ke Subbagian sarana dan prasarana.
4. Perlunya sistem elektonik filing yaitu sebuah sistem yang
mengelola arsip atau file secara digital yang di kelola
menggunakan perangkat digital baik itu komputer ataupun

42
gadget. Hal tersebut dikarenakan efektifitas, efisiensi waktu dan
penggunaan serta pencariannya yang mudah dalam managerial
arsip, dengan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan
arsip, akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan,
kehematan. dan dengan penggunaan media elektronik kita bisa
menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan juga biaya yang
diperlukan dalam pengelolaan arsip.

43
 DAFTAR PUSTAKA

Djuharie, O. Setiawan., Suharie., dan Sutandy, Teddy. Surat Menyurat

Serbaguna. Bandung: Djambatan, 2014

Haryadi. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,

2014

Sedarmayanti. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju, 2016

Sugiarto, Agus. Surat Dalam Bisnis. Jakarta: Gunung Agung, 2014

Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

Alfabeta, 2013

Supriyanto. Restopektif Ilmu Administrasi Bisnis. Jakarta: Gunung Agung,

2016

The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat (Dengan

Tambahan). Yogyakarta: Liberty, 2007

Tjokroadmudjoyo, Bintoro. Pengelolaan Pendapatan Anggaran Daerah.

Bandung: CV Pustaka Setia, 2014

Umam, Khaerul. Manajemen Perkantoran. Bandung: CV. Pustaka Setia,

2014

Westra. Pengelolaan Administrasi Modern. Jakarta: Graha Ilmu, 2014

Warsanto, I.G. Kearsipan I. Yogyakarta: Ikanisius, 2014

44
BIODATA PENULIS

45
LAMPIRAN I

46
LAMPIRAN II

47