BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Pedagang Besar Farmasi

Definisi Pedagang Besar Farmasi

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No.1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), PBF adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,
penyaluran sediaan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.

Pedagang Besar Farmasi (PBF) merupakan salah satu unit terpenting dalam
kegiatan penyaluran sediaan farmasi ke fasilitas pelayanan kesehatan seperti apotek,
instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat agar dapat sampai ke
tangan masyarakat. Apoteker sebagai penanggung jawab di PBF harus mampu
melakukan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi di PBF dimulai dari pengadaan,
penyimpanan hingga pendistribusian sediaan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan
(Kementerian Kesehatan RI, 2011).

Kewajiban Pedagang Besar Farmasi

Adapun kewajiban pedagang besar farmasi menurut SK Menkes 1191 tahun 2002 :
1. PBF dan setiap cabangnya berkewajiban mengadakan, menyimpan dan
menyalurkan perbekalan farmasi yang memenuhi persyaratan mutu.

2. PBF wajib melaksanakan pengadaan obat, dan alat kesehatan dari sumber yang
sah.
3. Setiap pergantian penanggung jawab wajib lapor (max 6 bulan) kepada Ka
Kanwil setempat.
4. PBF dan setiap cabangnya wajib menguasai bangunan dan sarana yang
memadai untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsinya.
5. Gudang wajib dilengkapi dengan perlengkapan yang dapat menjamin mutu dan
keamanannya.
6. PBF wajib melaksanakan dokumentasi selama kegiatan berjalan.
7. Untuk PBF penyalur BBO wajib menguasai laboratorium pengujian.
8. Untuk setiap perubahan kemasan BBO dari kemasan aslinya, wajib dilakukan
 pengujian laboratorium.
9. Setiap pendirian cabang PBF di propinsi wajib lapor kepada Ka Kanwil
setempat dengan tembusan kepada Dit. Jend. Dan kepala BPOM.
Tugas Dan Fungsi Pedagang Besar Farmasi Menurut Permenkes No. 34 Tahun
2014

Tugas Pedagang Besar Farmasi (PBF)

a. Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang meliputi obat,

bahan obat, dan alat kesehatan.
b. Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke sarana pelayanan
kesehatan masyarakat yang meliputi : apotek, rumah sakit, toko obat berizin dan
sarana pelayanan kesehatan masyarakat lain serta PBF lainnya

c. Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan, penyaluran,

perbekalan farmasi sehingga dapat di pertanggung jawabkan setiap dilakukan
pemeriksaan. Untuk toko obat berizin, pendistribusian obat hanya pada obat-
obatan golongan obat bebas dan obat bebas terbatas, sedangkan untuk Apotek,
rumah sakit dan PBF lain melakukan pendistribusian obat bebas, obat bebas
terbatas, obat keras dan obat keras tertentu.
d. Untuk toko obat berizin,pendistribusian obat hanya pasa obat-obat golongan obat
bebas dab obat bebas terbatas, sedangkan untuk apotek,rumah sakit dan PBF lain
melakukan pendistribusian obat bebas obat bebas bebas terbatas dan obat keras
tertentu.
Fungsi Pedagang Besar Farmasi (PBF)

1. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.

2. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh tanah air
secara merata dan teratur guna mempermudah pelayanan kesehatan.
3. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan
penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.
4. Sebagai penyalur tunggal obat-obatan golongan narkotik dimana PBF khusus,
yang melakukannya adalah PT. Kimia Farma.
5. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.

6. Tempat menyediakan dan menyimpan sediaan farmasi yang meliputi obat,

bahan obat, obat tradisional dan kosmetik.
7. Sebagai sarana yang mendistribusikan sediaan farmasi ke fasilitas pelayanan
 kefarmasian meliputi apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas,
klinik dan toko obat berizin.
8. Sebagai sarana untuk mendistribusikan sediaan farmasi di wilayah sesuai
surat pengakuannya/surat izin edar.
9. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan

Pengertian SOP (Standar Operating Prosedur)

      SOP adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan
menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
      SOP  merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
      Jadi, SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta
proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang
memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut
haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku.
Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses
pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang
seimbang.
Tujuan SOP
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai
aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang
baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk
karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang
baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):
1.      Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan
lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2.      Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3.      Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi
konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4.      Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 
5.      Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 
6.      Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
7.      Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu
kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi
rumah sakit dan petugas.
8.      Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9.      Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

C.   Fungsi SOP
1.      Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2.      Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan.
3.      Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4.      Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5.      Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Jenis-Jenis SOP
  Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu
1.      SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu
orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan
sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya
dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci
atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan
administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh
pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan,
korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2.      SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau
jabatan.
Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:
1.      Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan
bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
2.      Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro
ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
3.      Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat
digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar
proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP administratif dalam
 lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi
pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi
yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

  SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu
1.      SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut
atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan
dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh
pelaksana kegiatan.
Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk,
SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.
2.      SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya
menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.

  SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu
1.      SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang
paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP
Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP
final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
2.      SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama
yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang
mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang
merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

  SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan
SOP Spesifik.
1.      SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki
kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.
Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP
 Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP
Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.
2.      SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki
perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP
tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik
tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya
berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.

Prinsip Penyusunan SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah dipahami
dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua
pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan membuat pegawai mengalami
kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya suatu perusahaan merujuk pada prinsip-
prinsip berikut ini.
1.      Prinsip Kemudahan dan Kejelasan
Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah
dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami kendala
dalam pelaksanaan tugasnya.
2.      Prinsip Efisiensi dan Efektivitas
Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini
mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat
pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.
3.      Prinsip Perhatian dan Keselarasan
Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan lainnya.
4.      Prinsip Keterukuran
Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang
terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
5.      Prinsip Dinamis
Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan
dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.
6.      Prinsip Berorientasi pada Konsumen
Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga
dapat memberikan kepuasan pada pengguna.
7.      Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum
Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku,
serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai
jika terjadi tuntutan hukum.
     
F.    Teknik Penyusunan SOP
      Berikut adalah teknik penyusunan SOP.
1.      Membentuk Tim dan Kelengkapannya
Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan
pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan
penyempurnaan, dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.
2.      Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim
Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan
yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan
SOP yang kelak dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.
3.      Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit
Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi
perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk
melakukan sosialisasi tersebut.

G.  Prinsip Penerapan SOP

      Dalam melaksanakan SOP, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi, yaitu sebagai berikut.
1.       Efisien
Setiap aktivitas kerja diharapkan bisa lebih cepat dan tepat. SOP dijadikan acuan agar karyawan
mampu melaksanakan pekerjaan seefisien mungkin dengan cermat dan tepat.
2.      Konsisten
SOP harus selalu dilaksanakan secara konsisten oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun dalam
suatu organisasi.
3.      Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan, mulai dari karyawan
yang posisinya paling tinggi hingga karyawan yang posisinya paling rendah.
4.      Mengikat
SOP harus mengikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan.
5.      Perbaikan berkelanjutan
Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat menerapkan
prosedur kerja lebih efisien dan efektif.
6.      Memiliki peran penting
Seluruh karyawan mempunyai peran penting. Karyawan yang tidak dapat melaksanakan perannya
dengan baik akan mengganggu proses kerja secara keseluruhan, bahkan dikhawatirkan akan
mengganggu perusahaan.
7.      Terdokumentasi
Seluruh prosedur kerja yang telah dibakukan harus didokumentasikan dengan baik sehingga akan
menjadi dokumen perusahaan/organisasi yang permanen.